LEISTUNGSBESCHREIBUNG ABAS BUSINESS SUITE

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1 LEISTUNGSBESCHREIBUNG ABAS BUSINESS SUITE FÜR FERTIGUNGSUNTERNEHMEN

2 2014 Inhalt 2/156

3 Inhalt 2014 Inhaltsverzeichnis 1. abas Software AG 6 2. abas Business Suite abas Fertigung - die ERP-Lösung für Fertigungsunternehmen 8 3. abas - das internationale ERP-Komplettpaket mit Kompetenz und Methode Software Mehr als ERP: Komplettpaket für den Mittelstand Funktionalität schafft Nutzen: Breites Leistungsspektrum Punktgenaue Lösungen: Einzigartige Flexibilität Einfach zu bedienen: Effizientes Arbeiten leicht gemacht Der individuelle Arbeitsplatz: Rollenbasiertes Bedienkonzept Grenzenlose Möglichkeiten: International und mehrsprachig Technologien Kompetenz Globaler Wissenstransfer: Partnernetzwerk von abas Auf Augenhöhe: Vom Mittelstand für den Mittelstand Branchen-Know-how & Best Practices Herausragende Kundenzufriedenheit Innovation durch engagierte Zusammenarbeit mit vielen Verbänden und Netzwerken Methode abas GIM - Globale Implementierungsmethode Basissystem Datenbank Variablentabellen Volltextsuche Stammdaten Kundenstamm Interessentenstamm Lieferantenstamm Teilestamm 31 3/156

4 2014 Inhalt Kapazitätsstamm und Arbeitsgänge Mitarbeiterstamm Firmenstamm Regionen/Länder/Wirtschaftsräume Banken und Bankverbindungen Kalender Dokumentenverwaltung Adressenprüfung gegen Sperrlisten Bürokommunikation Grafische Benutzeroberfläche (GUI) Charts Bilder Baumansichten Online-Hilfe Infosysteme Aktion-Aufruf Drucken Sachmerkmal- und Selektionsleiste Leistungsspektrum der abas Business Suite ERP (Enterprise Ressource Planning) CRM Verkauf Einkauf Preisfindungen für Ein- und Verkauf Intrahandelsstatistik Materialwirtschaft Disposition Absatzplanung Fertigung Serviceabwicklung Kalkulation Materialbewertung Finanzbuchhaltung Kostenrechnung Konzernrechnungslegung Rechnungswesenübergreifende Auswertungen Anlagenbuchhaltung Corridor Controlling EDI 134 4/156

5 Inhalt Webshop - optional Mobile Apps ERP-Zugriff mit ipad, iphone & Co Mobile Sales Mobile Service Mobile Purchase Mobile Shop Floor Automotive & Supply - optional Weitere Produktkomponenten Dokumentenmanagement-System (DMS) - optional Business Intelligence (BI) - optional Feinplanung/APS - optional Projektmanagement - optional Add-On-Lösungen Schnittstellen DDE Dynamic Data Exchange ODBC Open Database Connectivity SQL-Schnittstelle Multi-Site EDP ERP-Datenzugriffs-Protokoll abas Java-Objects Service Vor-Ort-Service mit Vertriebs- und Implementierungspartnern Kommunikation mit abas Kontakt 156 5/156

6 2014 abas Software AG 1. abas Software AG abas bietet dem Mittelstand die besten internationalen ERP-Projekte. Um dieses Ziel zu erreichen, arbeiten 360 IT-Spezialisten unter dem Dach der abas Software AG und mehr als 600 bei den 41 abas Vertriebs- und Implementierungspartnern an passgenauen IT-Lösungen für ihre Kunden. Die ERP- Software von abas ist unicodefähig und mehrsprachig, sowohl in der Bedienerführung als auch in der Korrespondenz. Die Betreuung während und nach der Implementierung erfolgt in 28 Ländern vor Ort in Landessprache und durch einen abas Vertriebs- und Implementierungspartner, der die lokalen, rechtlichen und kulturellen Besonderheiten in den einzelnen Märkten und Regionen kennt. Mehr als Kunden mit rund Anwendern arbeiten mit der abas Business Suite. abas ist selbst ein Mittelstandsunternehmen, kennt die Herausforderungen des Mittelstands aus eigener Erfahrung und begegnet seinen Kunden dadurch auf Augenhöhe. Produkte und Lösungen werden in enger Kommunikation mit Kunden und Partnern entwickelt. Um eine verlässliche Basis für die ERP-Entscheidung zu gewinnen, unterstützt abas Interessenten schon bei der Software-Auswahl mit effizienten Methoden. Sämtliche im Auswahlprozess gewonnenen Ergebnisse werden bei der Einführung der abas Business Suite berücksichtigt. Im Mittelpunkt der globalen Implementierungsmethodik abas GIM stehen die mit der Einführung der Software erwarteten Ziele. abas GIM hilft, diese Ziele im Einklang mit den verfügbaren personellen und wirtschaftlichen Ressourcen, im vorgegebenen Budget und Zeitrahmen zu erreichen. Dies geschieht, indem Stärken und Schwächen des Unternehmens analysiert, individuelle Anforderungen berücksichtigt, Gutes bewahrt und Optimierungspotenziale gehoben werden. Auch nach dem Echtstart betreut abas seine Kunden dauerhaft. Die Unternehmenssoftware entfaltet so permanent ihren Nutzen und Entwicklungs- und Veränderungsprozesse werden unterstützt. Durch die permanente Qualifizierung seiner Vertriebs-, Implementierungspartner und Mitarbeiter sichert abas seinen Anwendern weltweit einheitliche, höchstmögliche Qualitätsstandards hinsichtlich Software, Projektmanagement und Customer Service. Produkte und innovative Lösungen werden in enger Kommunikation mit Kunden und Partnern entwickelt. Die Zufriedenheit der Anwender steht bei abas permanent im Fokus. Bei der aktuellen Anwenderzufriedenheitsstudie des Züricher Beratungshauses i2s hat abas unter den internationalen ERP-Anbietern die zufriedensten Anwender. abas ist nach ISO 9001 : 2008 zertifiziert und setzt ein TÜV SÜD geprüftes Qualitätsmanagementsystem ein. Der Bundesverband IT-Mittelstand e.v. (BITMi) hat abas mit dem Gütesiegel "Software Made in Germany" ausgezeichnet. 6/156

7 abas Business Suite abas Business Suite Umfangreiche Funktionen sind die Basis für die Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse. Die ERP-Komplettlösung abas Business Suite unterstützt Sie dabei optimal in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette. Produktvarianten der abas Business Suite abas Fertigung abas Handel abas Automobil- und Zulieferindustrie 7/156

8 2014 ERP-Lösung für Fertigungsunternehmen 2.1 abas Fertigung - die ERP-Lösung für Fertigungsunternehmen Wachsende Kundenanforderungen, Schnelligkeit, hohe Qualitätsansprüche und Preise, die dem Weltmarkt standhalten, gewinnen in Produktionsbetrieben immer mehr an Bedeutung. Um wettbewerbsfähig zu agieren, wird ein flexibles ERP-System benötigt, das die immer komplexeren Fertigungsvorgaben handlen kann. Die abas Business Suite für Fertigungsunternehmen unterstützt als umfassende ERP-Lösung sämtliche Geschäftsbereiche Ihres Unternehmens, wie Einkauf, Verkauf, Lager/Logistik, Disposition, Absatzplanung, Fertigung, Serviceabwicklung, Kalkulation, Materialbewertung, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung. Darüber hinaus stehen eine Mobile-Lösung und eine ecommerce-integration zur Verfügung. 8/156

9 ERP-Komplettpaket abas - das internationale ERP-Komplettpaket mit Kompetenz und Methode Erfolgreiche ERP-Projekte erfordern neben einer verlässlichen und leistungsstarken Software-Lösung auch qualifizierte Ansprechpartner durch kompetentes Partnernetzwerk sowie eine sichere Einführungsmethode. Sie sind ein mittelständisches Fertigungsunternehmen, Ihr Unternehmen wächst und Ihr bislang eingesetztes ERP-System ist veraltet oder hat funktionale Defizite? Neue Anforderungen können nicht flexibel in Ihrer Software abgebildet werden und Sie möchten schneller auf Informationen zugreifen und mehr Transparenz im Unternehmen erreichen? Es gibt viele Gründe, um auf ein neues ERP- System umzusteigen. Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine wichtige Aufgabe denn es geht dabei nicht nur um hohe Investitionen, sondern vor allem auch um die Optimierung der Geschäftsprozesse. Marktanteil oder Funktionsumfang eines ERP-Software- Pakets sind noch lange keine Garanten für eine hohe Kundenzufriedenheit. Die Zufriedenheit mit dem eingesetzten ERP-System wird durch verschiedene Kriterien beeinflusst. Dabei geht es zum einen um funktionale Aspekte, doch verstärkt spielen auch sogenannte weiche Faktoren eine wichtige Rolle beispielsweise das dem Software-Anbieter entgegengebrachte Vertrauen und seine Zuverlässigkeit. Erfolgreiche ERP-Projekte erfordern neben einer verlässlichen und leistungsstarken Software-Lösung auch qualifizierte Ansprechpartner sowie eine sichere Einführungsmethode. Bei abas gehen diese drei Erfolgsfaktoren Hand in Hand und führen Ihr ERP- Projekt dadurch zum Erfolg! Erfolgsfaktoren für ERP-Projekte 9/156

10 2014 Software 3.1 Software Mehr als ERP: Komplettpaket für den Mittelstand Umfangreiche Funktionen sind die Basis für die Abbildung Ihrer Unternehmensprozesse. Die ERP-Komplettlösung abas Business Suite unterstützt Sie dabei optimal in allen Bereichen entlang der Wertschöpfungskette. Ergänzend zur reinen ERP-Kernfunktionalität erweitern der B2B-Webshop und eine B2C-Webshop-Schnittstelle das umfangreiche Portfolio von abas. Weitere, Produktkomponenten, wie z.b. Business Intelligence (BI) und Feinplanung, werden zusätzlich im Standardlieferumfang von abas bereitgestellt. Aufgrund der immer vernetzteren IT-Welt nutzen immer mehr Anwender den umfangreichen Funktionsumfang mobiler Zugriffe. Anwendungen wie Dokumenten-Management-System (DMS) und Projektmanagement sind ebenfalls erhältlich. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Produktkomponenten« Funktionalität schafft Nutzen: Breites Leistungsspektrum Mit dem breiten Leistungsspektrum der abas Business Suite - von Vertrieb über Kalkulation, Beschaffung oder Produktion bis hin zur Supply-Chain-Abwicklung - haben Sie mit der abas Business Suite alle Prozesse durchgängig und transparent im Griff. Sie sparen dadurch Zeit und steigern gleichzeitig die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens. Mit abas können Sie sich auf das konzentrieren, was für Sie am wichtigsten ist: Ihr Kerngeschäft. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Funktionen« Punktgenaue Lösungen: Einzigartige Flexibilität Die abas Business Suite zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Flexibilität aus, wenn es darum geht, sich mit Ihrer Organisation zu verändern oder auf neue strategische Anforderungen zu reagieren. Und das Wichtigste: Auch nach einem Upgrade bleiben individuelle Modifikationen erhalten. Egal, ob betriebliche Abläufe, Masken, individuelle Felder, Makros, eigene Reports, Datenbankstrukturen oder neue Funktionen mit geringem Aufwand lassen sich Ihre spezifischen Anforderungen in die ERP-Software integrieren. Die abas Business Suite passt sich Ihrer Organisationsstruktur punktgenau an. Einfache Individualisierung Infosysteme ermöglichen die Individualisierung von Unternehmensbereichen. Auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnitten können schnell und effizient abteilungsübergreifend individuelle Dialogmasken erstellt werden. Innerhalb dieser Dialogmasken lassen sich Vorgänge erstellen, verwalten und steuern. 10/156

11 Software 2014 Flexibilität in einer neuen Dimension Die abas Business Suite zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Flexibilität aus, wenn es darum geht, sich mit Ihrer Organisation zu verändern oder auf neue strategische Anforderungen zu reagieren. Und das Wichtigste: Auch nach einem Upgrade bleiben individuelle Modifikationen erhalten. Diese Flexibilität bei voller Upgradefähigkeit zeichnet abas aus und ist im Markt einzigartig. Langjährige abas Anwender, wie u.a. die J. Schmalz GmbH, beweisen: Auch in Zukunft ist Ihr Unternehmen mit der einzigartigen abas Flexibilität sicher. Nationale und internationale Expansion, veränderte Marktbedürfnisse oder organisatorische und technische Neuerungen die abas Business Suite stellt sich neuen Herausforderungen mit Erfolg. Sicher in die Zukunft: Kontinuierliche Upgrade-Strategie Jedes Jahr wird eine neue Version der abas Business Suite angeboten. Mit dem Upgrade erhalten Sie neue Funktionen und Technologien, Ihre Software bleibt stets up-to-date. Das bedeutet: Der Nutzen und Wert Ihrer Unternehmenssoftware steigt von Jahr zu Jahr. Ihre individuellen Anpassungen bleiben dabei erhalten, aufwändige Dienstleistungen für Datenmigration oder Nacharbeiten sind bei abas nicht notwendig. Mit regelmäßigen Upgrades bleiben Sie immer auf dem aktuellsten Stand und erhöhen kontinuierlich die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens. Stets aktuell durch Upgrades Nutzen Sie die vielfältigen Neuerungen und Erweiterungen, die Jahr für Jahr in die abas Business Suite einfließen, für Ihren Geschäftserfolg. Um zu gewährleisten, dass Sie auch in Zukunft auf eine zuverlässige Unternehmenssoftware setzen können, verfolgt die abas Software AG eine kontinuierliche Upgrade-Strategie, der Software-Standard wird um neue Funktionen und Technologien aufgestockt. Jede neue Version der abas Business Suite enthält in allen Funktionsbereichen viele nützliche Neuerungen. Sie ist somit ein technisch aktuelles Produkt, das immer wertvoller für das Unternehmen wird. 11/156

12 2014 Software Aufgrund der Software-Architektur von abas ist ein Upgrade schnell eingespielt, ohne dass daraus ein neues Projekt wird. Und das in kürzester Zeit: in 1 bis 2 Tagen wird ein Upgrade durchgeführt. Upgrade heißt also: Neue Version mit neuen Eigenschaften und Funktionen, nicht nur ein facelift und bugfix, sondern Upgrade auf eine komplett neue Version, ohne vorhandene Anpassungen zu verlieren. Jedes Upgrade bietet Ihnen die Chance, auch organisatorische Abläufe im Unternehmen zu optimieren. abas und die abas Partner stehen Ihnen hier beratend und unterstützend zur Seite Einfach zu bedienen: Effizientes Arbeiten leicht gemacht In nur kurzer Zeit ist der sichere und effektive Umgang mit der abas Business Suite zu erlernen dadurch ist die Akzeptanz für die ERP-Lösung bei den Anwendern sofort gegeben und die Effizienz in der Bearbeitung der Arbeitsprozesse steigt. Die durchgängig einheitliche Bedienoberfläche, die systematische Struktur der Masken und die kontextsensitive Online-Hilfe sorgen für eine klare und intuitive Bedienbarkeit Der individuelle Arbeitsplatz: Rollenbasiertes Bedienkonzept Jeder Nutzer eines IT-Arbeitsplatzes hat seine eigenen Anforderungen in Bezug auf benötigte Informationen, Funktionen oder Systeme. Mit der abas Business Suite wird die tägliche Arbeit hierbei einfacher und effizienter: Denn mit wenig Aufwand lässt sich die ERP-Software feintunen, ganz auf die individuellen Anforderungen und Prozesse eines Arbeitsplatzes zugeschnitten. Rollenbasiert erhält der Anwender so den maßgeschneiderten Arbeitsplatz. Alles auf einen Blick: Mitarbeiterbezogene abas Business Apps Mit Hilfe der abas Business Apps haben Sie in einer rollenbasierten Übersicht alle für Sie relevanten Vorgänge und Informationen im Blick. Der individuelle Arbeitsplatz entsteht, indem Informationen aus verschiedenen internen und externen Quellen logisch aufbereitet und übersichtlich zur Verfügung gestellt werden. Anfallende Aufgaben können so zentral gemanagt werden. abas bietet im Standardlieferumfang bereits viele vorkonfigurierte Business Apps, wie beispielsweise eine Artikel-, Lieferanten- und Kundenakte an. Die abas Business Apps können in unterschiedlichen Umgebungen, wie z. B. GUI, Web und Portale eingesetzt werden. 12/156

13 Software 2014 Rollenbasiertes Bedienkonzept Mit abas erhält der Anwender den individuell auf seine Anforderungen zugeschnittenen Arbeitsplatz. So kann sich beispielsweise ein CEO auf Knopfdruck alles Relevante zu Außenständen, Verbindlichkeiten, Absatz- und Produktionskennzahlen geben lassen. In abas hinterlegte Informationen zu Kunden, Umsatzstatus oder Verkaufsvorgängen lassen sich auch direkt auf das Tablet oder Smartphone ausgeben. Im Einkauf unterstützt abas den gesamten Beschaffungsprozess. In der für jeden Einkäufer maßgeschneiderten»einkaufsübersicht«werden relevante Informationen in einer Ansicht gebündelt. Der Einkäufer kann per Klick in verschiedene Anwendungen wechseln, um beispielsweise Informationen über Preisentwicklung, Liefertreue, Einkaufsstatistik und Bestellbestand zu erhalten. Auch ein rollenbasierter, personenbezogener Blick auf alle laufenden Vertriebsvorgänge ist mit der abas Business Suite möglich. BI-Standardberichte, wie»chancen-, Angebots- und Auftragsbestand«sowie»Umsatz«und»Top-10-Umsatz«, sind in der Software vorinstalliert und können sofort genutzt werden. Zudem werden mit der ebenfalls in abas integrierten»kundenakte«wichtige Vorgänge zu einem Kunden oder Interessenten visualisiert. Eine durch maßgeschneiderte Masken gestiegene Prozesseffizienz entlastet auch die Finanzabteilung. Ein Mitarbeiter im Rechnungswesen kann direkt auf alle relevanten Geschäftszahlen zugreifen und wird effektiv beim Erstellen eines Monats- oder Jahresabschlusses unterstützt auch international. Die Fertigung kann mit Hilfe von abas schnell auf kurzfristige Produktionsänderungen reagieren. Aus der Software gewonnene Kennzahlen helfen, unnötig hohe Lagerbestände an Zwischen-, End- und Vorprodukten ausfindig zu machen und abzubauen. Die Stärke der abas Business Suite ist ihre Flexibilität. Upgrades können über alle Funktionsbereiche hinweg und mit allen Individualisierungen eingespielt werden. Masken und Prozesse lassen sich auf den einzelnen Arbeitsplatz zuschneiden Grenzenlose Möglichkeiten: International und mehrsprachig Die Globalisierung macht auch vor mittelständischen Unternehmen nicht halt. Für bereits bestehende oder zukünftige internationale Anforderungen treffen Sie mit abas die richtige Entscheidung. Sie wollen die Zusammenarbeit mit Ihren ausländischen Niederlassungen vereinfachen oder auf eine Expansion ins Ausland vorbereitet sein? Die abas Business Suite ist für mehr als 20 Länder lokalisiert. Sie ist unicodefähig und mehrsprachig, sowohl in der Bedienerführung als auch in der Korrespondenz. Durch Verwendung des Unicode-Zeichensatzes sind auch chinesische oder kyrillische Schriften darstellbar. Da zum internationalen Einsatz mehr als nur die jeweilige Sprache notwendig ist, sind in den Landesversionen von abas auch rechtliche, steuerrechtliche sowie finanzbuchhalterische lokale Anforderungen berücksichtige. 13/156

14 2014 Software Technologien abas Schichten-Architektur als Basis abas erreicht seine Flexibilität, Upgradesicherheit und Offenheit durch eine schichtenförmige Software-Architektur. Das Fundament der Software bildet die Datenbank. Auf dieser setzt die Anwendungsschicht auf. Sie enthält die Kernfunktionen der Software. Als oberste Schicht fügt sich die Flexible Oberfläche (FO), die Präsentationsschicht, als sichtbare und veränderbare Schnittstelle zum Anwender an. Sie besteht aus der Flexiblen Standardoberfläche und der Individuellen Oberfläche mit den unternehmensspezifischen Anpassungen. Um die Kriterien Flexibilität und Upgradekompatibilität zur Zufriedenheit der Anwender zu erfüllen, entwickelt sich abas stetig funktional, technologisch und vor allem ohne Technologiebrüche weiter. abas Datenbank Die von abas von Beginn an genutzte, selbstentwickelte Datenbank ist der Grund für die herausragende Flexibilität der Software und die hohe Geschwindigkeit, mit denen im ERP-System einerseits Anpassungen und andererseits Upgrades durchgeführt werden können. Das Besondere an diesem Ansatz ist die Kapselung der Datenbank und die Einheit von ERP-Software und Datenbank. Es ist auch diese Kapselung, die die Datenbank durch sogenannte Methoden vor Eingriffen und Veränderungen durch den Anwender schützt, da die Methoden gewährleisten, dass der Softwarekern und die Datenbank nur durch die Entwicklungsabteilung von abas verändert werden können. abas garantiert so die Konsistenz der Datenbank mit der Anwendung, denn mit jedem Software-Upgrade wird die Datenbank ebenfalls aktualisiert. Gleiche Release-Stände von Anwendung und Datenbank sind sichergestellt. Durch dieses geschlossene System aus Datenbank und ERP-Programm hält abas darüber hinaus die technologische Weiterentwicklung in der eigenen Hand und hat alle Gestaltungsmöglichkeiten, neue Technologien in das ERP-System zu integrieren. 14/156

15 Software 2014 Sicher in die Zukunft: Kontinuierliche Upgrade-Strategie Ein weiterer großer Vorteil gegenüber anderen ERP-Systemen ist die upgradefeste Anpassbarkeit von abas. Für das Customizing sieht die Datenbank Tabellen vor und bietet mit dem Software Development KIT (FOP) eine leicht zu erlernende Programmiersprache an, die auch von einem Nicht-ITler schnell angewendet werden kann. Ungeachtet dessen, dass sich die Code-Basis bei abas pro Jahr um rund 20% verändert beziehungsweise erweitert, ist die Abwärtskompatibilität der Software programmiertechnisch gesichert. Bereits bestehende Individualisierungen, die die Kunden in abas abgebildet haben, werden bei einem Upgrade automatisch in das neue Release übernommen. Mit jedem Upgrade erhält der Anwender neue Funktionen und Technologien. abas verzichtet ganz bewusst auf die Unterscheidung von Upgrade und Update. Das Upgrade bei abas kann man eher einem Release-Wechsel bei anderen ERP- Herstellern gleichsetzen. Es kommt also wirklich etwas Neues, trotzdem bleiben die kundenindividuellen Anpassungen und Einstellungen erhalten. abas Anwender können jedes Jahr davon profitieren, da nicht wie sonst im ERP-Markt üblich, der immense Dienstleistungsaufwand eines Release-Wechsels anfällt. Offenheit auf allen Ebenen Die Flexibilität und Offenheit von abas erlaubt die einfache und sichere Zusammenarbeit mit Fremdsystemen. abas unterstützt das auf allen Ebenen: Vom Datenabgleich über die Einbindung von Services bis zur Integration an der Bedienoberfläche. Gängige Standardformate werden in der abas Business Suite verarbeitet: Von klassischen Dateiformaten wie CSV und XML, Datenbankzugriffen über ODBC oder über den inkrementellen Datenexport bis hin zu Web- Services. 3.2 Kompetenz Globaler Wissenstransfer: Partnernetzwerk von abas Die ERP-Software ist ein wichtiges Werkzeug zur Realisierung Ihrer Anforderungen. Aber wie bei allen Werkzeugen entscheidet die Erfahrung im Umgang damit über den Erfolg. Daher ist es wichtig, einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite zu wissen: Bei abas werden Sie von einem starken Netzwerk autorisierter abas Vertriebs- und Implementierungspartnern betreut. Sie profitieren von dem umfangreichen Fachwissen des gesamten abas Netzwerks, das momentan aus ca. 50 Partnern in etwa 30 Ländern weltweit besteht und stetig erweitert wird. Die abas Software AG stellt durch ein umfangreiches Qualifizierungs- und Zertifizierungsprogramm die Qualität und das Know-how dieser Partner sicher. Dazu gehören neben den Erfahrungen in betriebswirtschaftlichen, informationstechnologischen oder branchenspezifischen Aufgabenstellungen auch das Wissen um lokale rechtliche und kulturelle Besonderheiten in einzelnen Märkten und Regionen. Durch eine offene Kommunikation untereinander und eine ausgeprägte Kundenorientierung entsteht ein globales Wissensnetz, welches eine der Grundlagen für die stete Kundenzufriedenheit bildet. 15/156

16 2014 Kompetenz Weltweites Partnernetzwerk von abas 360 IT-Profis unter dem Dach der abas Software AG und mehr als 600 bei den 41 abas Vertriebs- und Implementierungspartnern realisieren für Anwender in 28 Ländern kundenorientierte abas ERP-Lösungen - unter Berücksichtigung der lokalen, rechtlichen, kulturellen sowie sprachlichen Besonderheiten in den einzelnen Märkten und Regionen Auf Augenhöhe: Vom Mittelstand für den Mittelstand Nur wer Jahr für Jahr an innovativen Lösungen für seine Kunden arbeitet, kann dauerhaft im Markt bestehen. Dies gilt insbesondere für eine Unternehmenssoftware, die naturgemäß einem ständigen Entwicklungsprozess unterliegt. Die abas Software AG ist selbst ein Mittelstandsunternehmen, das für den Mittelstand denkt und lebt. Produkte und innovative Lösungen werden in enger Kommunikation mit Ihnen weiterentwickelt und erarbeitet. Die Zufriedenheit der Anwender von abas steht jederzeit im Fokus. Der Dialog mit allen beteiligten Geschäftspartnern ist der abas Software AG wichtig mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Denn Zufriedenheit, Qualität und Service hängen untrennbar zusammen daran orientiert sich abas bei der täglichen Arbeit. Die abas Software AG ist nach ISO 9001:2008 zertifiziert und setzt ein TÜV SÜD geprüftes Qualitätsmanagementsystem ein Branchen-Know-how & Best Practices Der Erfolg eines ERP-Projektes hängt größtenteils davon ab, wie Ihr Implementierungspartner Ihre Anforderungen versteht bzw. ob er die Spezialitäten Ihrer Branche kennt. Hier bietet Ihnen abas durch die Kombination aus den Erfahrungen der abas Vertriebs- und Implementierungspartner aus mehr als ERP- Projekten und den Möglichkeiten der abas Business Suite einen unschätzbaren Wert. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in verschiedensten Branchen und daraus resultierenden Best Practices kennt abas diese Anforderungen und steht Fertigungsunternehmen mit diesem Wissen und Lösungen zur Seite. 16/156

17 Kompetenz 2014 Profitieren Sie als mittelständisches oder kleines Unternehmen von diesen weitreichenden Kenntnissen in Branchen, wie zum Beispiel: Maschinenbau/Anlagenbau Automotive Metallindustrie Elektroindustrie/High-Tech Kunststoffindustrie Handel- und Dienstleistung Medizintechnik Prozessindustrie Referenzen aus verschiedenen Branchen finden Sie unter: Herausragende Kundenzufriedenheit Die Auswahl eines ERP-Systems ist eine wichtige Aufgabe. Marktanteil oder Funktionsumfang eines ERP-Software-Pakets sind hierbei noch lange keine Garanten für hohe Kundenzufriedenheit. Ergebnisse aus Marktstudien können Ihnen auf der Suche nach einer neuen ERP-Software Orientierung bieten und so helfen, die Entscheidung bestmöglich abzusichern. Die Ergebnisse belegen: Mit abas treffen Sie die richtige Entscheidung. i2s: Globale ERP-Zufriedenheitsstudie Die Auswahl eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen eine herausfordernde und nicht alltägliche Aufgabe. ERP-Studien, wie die Global ERP User Satisfaction Survey des Züricher Beratungs- und Analystenhauses i2s helfen, einen ersten Überblick über am Markt befindliche Systeme zu erhalten. An der aktuellen Studie haben sich mehr als Unternehmen aus 35 Ländern beteiligt. Um die globale Präsenz zu gewährleisten, arbeitet i2s mit einem Partnernetzwerk und anderen Analysten u.a. aus Deutschland, Frankreich und den USA eng zusammen. Nur wenige echte Global Player Ein überraschendes Ergebnis der Studie ist, dass sich in der Liga der globalen Anbieter nur relativ wenige Softwarepakete platzieren konnten. Die i2s nahm dort ausschließlich solche ERP-Systeme auf, die international über viele regionale Märkte hinweg präsent sind und bei denen im Rahmen der Erhebung Daten aus zahlreichen Ländern gewonnen werden konnten. abas wird als einziger Anbieter aus dem Mittelstand in das Globale Portfolio aufgenommen, weil das ERP-System in zahlreichen Ländern Lokalisierungen aufweisen kann. 17/156

18 2014 Kompetenz Bei lokalisierten Versionen der Software wird neben den zahlreichen Bedien- und Korrespondenzsprachen die Finanzbuchhaltung an die jeweiligen Länder angepasst. Die Implementierungs-Partner vor Ort achten proaktiv darauf, dass geänderte regionale gesetzliche Anforderungen in der Software abgebildet werden. X-Achse: Zufriedenheit mit der Software (Je weiter rechts auf der Achse, desto zufriedener die Anwender) Y-Achse: Zufriedenheit mit dem Partner (Je höher auf der Achse, desto zufriedener die Anwender) X-Achse: Je weiter rechts auf der Achse, desto mehr Software-Weiterempfehlungen Y-Achse: Je höher auf der Achse, desto mehr Partner-Weiterempfehlungen 18/156

19 Kompetenz 2014 Trovarit-Studie: Vergleich ERP-Software-Lösungen ERP in der Praxis 2012/2013 Wie sieht die ERP-Realität in deutschen Unternehmen aus? Wie zufrieden sind Anwender mit ihrer Lösung? Welchen Nutzen bringt ihnen die ERP-Unterstützung? Wie entwickeln sich ERP-Einsatz und -Markt? Um Antworten auf diese Fragen zu erhalten, hat die Trovarit AG gemeinsam mit ihren Partnern zum sechsten Mal seit 2004 die Nutzung von ERP-Lösungen auf einer breiten empirischen Basis genauer untersucht. Die Studie beleuchtet detailliert, welche Systeme in den Unternehmen wirklich installiert sind und die tatsächliche Zufriedenheit der Anwenderunternehmen in der Praxis des Tagesgeschäfts. Basis für die Studie ist eine Erhebung, die zwischen Ende März und Mitte Juli 2012 durchgeführt wurde Unternehmen nahmen teil. Nach intensiver Qualitätsprüfung wurden insgesamt Bewertungen zur Auswertung zugelassen. Gesamtzufriedenheit mit dem Vertriebs- und Implementierungspartner (Software Partner) und mit dem System: Im zentralen Zufriedenheitsportfolio werden die verschiedenen Systeme nach dem Schwerpunkt der Installationen nach Unternehmensgröße klassifiziert. Diese Klassifizierung basiert auf der Struktur der Teilnehmer, die ein System bewertet haben. abas belegt im Zufriedenheitsportfolio 2012/2013 in der Peergroup Industrieller Mittelstand ( Mitarbeiter) sowohl bei der Gesamtzufriedenheit mit dem Software Partner als auch bei der Gesamtzufriedenheit mit dem System einen Spitzenplatz. Gesamtzufriedenheit Software-Partner (1,0 - mangelhaft ; 5,0 - sehr gut ) 4,50 4,30 4,10 3,90 3,70 Zufriedenheitsportfolio 2012/2013 in der Peergroup Industrieller Mittelstand ( Mitarbeiter) Legende Einsatzschwerpunkt Größere Unternehmen (500+ MA) Mittlere Unternehmen ( MA) Kleinere Unternehmen (< 100 MA) n 10 infra:net Infor LN Dynamics NAV Infor COM SAP ERP oxaion GUS OS IN:ERP GODYO P/4 Infor Blending CANIAS FOSS APplus PSIpenta ams.erp IFS Applications FEPA Dynamics AX Infor AS abas SIVAS proalpha Comarch ERP Enterprise 2012, Trovarit AG, Aachen 3,50 3,50 3,70 3,90 4,10 4,30 4,50 Gesamtzufriedenheit System (1,0 - mangelhaft ; 5,0 - sehr gut ) FEPA SIVAS abas abas: Bestnoten für Gesamtzufriedenheit System und Gesamtzufriedenheit Software Partner Y-Achse: Zufriedenheit mit Software Partner X-Achse: Zufriedenheit mit ERP-System Bewertung: 1 = Mangelhaft bis 5 = Sehr gut 19/156

20 2014 Kompetenz Handlungsbedarf aus der Sicht von Anwendern: Auszug aus der Studie:...Darüber hinaus zählen die Release-Fähigkeit der ERP- Installation, Defizite im Bereich der Bedienerfreundlichkeit und mangelnde Flexibilität der ERP-Software zu den Hauptkritikpunkten der Anwender. Dabei wird der Aufwand für Updates bzw. Release-Wechsel im Vergleich zu 2010 stärker kritisiert.... Flexibilität und Release-Fähigkeit Bestnoten für die abas Business Suite: Die abas Business Suite wird bei der Zufriedenheit im Zusammenspiel von Flexibilität und Release-Fähigkeit als bestes System bewertet. Y-Achse: Release-Fähigkeit X-Achse: Anpassbarkeit/Flexibilität Bewertung: 1 = Mangelhaft bis 5 = Sehr gut 20/156

21 Kompetenz Innovation durch engagierte Zusammenarbeit mit vielen Verbänden und Netzwerken Engagierte Zusammenarbeit: Aktiv für Sie in vielen Bereichen Viele Branchen haben sich in Verbänden, Vereinen oder Netzwerken organisiert. Diese Gremien sammeln und verdichten die Wünsche ihrer Mitglieder, auch in Bezug auf die Anforderungen an die Informationstechnologie, und sind dadurch oftmals Innovationstreiber. Die abas Software AG beteiligt sich als Mitglied an der Arbeit zahlreicher Verbände, Zusammenschlüsse und Branchennetzwerke und ist so immer am Puls der Zeit. Aktuell ist abas in folgenden Verbänden aktives Mitglied (Auszug) VDMA Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau Nerd-Zone Technologieregion Karlsruhe ITA Informationstechnologie für die Automobilindustrie (Assoziiertes Gremium des VDA) CyberForum e.v. Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.v. Open Source Business Alliance e.v. Initiative Pro Standort Deutschland Verbandsarbeit im internationalen abas Partnernetzwerk FIESP Federation of Industries of São Paulo State Unindustria Bologna Informest Consulting China CIO Research Center Mobility Cluster Vienna of the Vienna Business Agency Syntec Association of IT Companies in FR Chambre Franco-Allemande de Commerce et d Industrie First Automotive Cluster Györ Association of the Hungarian Vehicle Component Manufacturers Regional Economic Development in ALSACES Hong Kong Electronics & Technologies Association Hong Kong Critical Components Manufacturers Association Hong Kong Linux Industry Association 21/156

22 2014 Methode 3.3 Methode abas GIM - Globale Implementierungsmethode abas GIM: Die 7 Stufen zum Erfolg Es gibt Vorgehensweisen, die sich bewährt haben. So baut man seit jeher ein Haus so, indem zuerst das Fundament und zuletzt das Dach erstellt wird. Ähnlich verhält es sich mit der ERP-Einführung, denn diese stellt das gesamte Unternehmen vor eine große Herausforderung. Sie ist viel mehr als nur ein technischer Vorgang: Ihre Mitarbeiter sind in der Regel nicht geübt darin, solche Projekte umzusetzen bzw. durch das Tagesgeschäft zeitlich kaum in der Lage, den Anforderungen eines derartigen Projektes gerecht zu werden. Daher ist es extrem wichtig, dass Ihr Implementierungspartner Sie mit seiner Erfahrung und einer 100-fach bewährten Methode an die Hand nimmt. Um Ihnen während der Einführung der abas Business Suite ein größtmögliches Maß an Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, hat abas eine weltweit erfolgreich eingesetzte Methode entwickelt: die Globale Implementierungsmethode abas GIM. Im Mittelpunkt dieser Stufen-Methode stehen Ihre mit der ERP-Einführung erwarteten Ziele. abas GIM hilft dabei, diese Ziele im Einklang mit Ihren verfügbaren personellen und wirtschaftlichen Ressourcen im vorgegebenen Budget und Zeitrahmen zu erreichen. Dabei werden individuelle Anforderungen berücksichtigt, Stärken sowie Schwächen analysiert. Gutes wird bewahrt, Optimierungspotenziale werden gehoben. 22/156

23 Methode 2014 Ihre Vorteile: Reibungslose und effiziente Einführung nah am Standard Einführungszeit um ca. 30% unter dem üblichen Marktdurchschnitt Kostentransparenz und Budgeteinhaltung Schneller Return on Investment Internationale ERP-Projekte Auch bei internationalen Projekten können Sie sicher sein, dass diese Methodik an allen Ihren Standorten Anwendung findet. Darüber hinaus wird hier durch eine übergeordnete Projektorganisation der gesamtheitliche Aspekt eines standortübergreifenden Vorhabens sichergestellt, indem Ziele, Kommunikation und Vorgehen rund um den Globus synchronisiert und koordiniert werden. Start: Das Kennenlernen Der erste Schritt zu einer erfolgreichen ERP-Einführung ist das gegenseitige Kennenlernen. Der Projekt Kick-off Termin bildet dazu die Grundlage. Zunächst werden die Projekt-Gremien mit ihren Funktionen sowie die entsprechende personelle Besetzung festgelegt. Dem daraus resultierenden Projekt- Team Ihres Hauses werden dann abas GIM und die genaue Projektorganisation (Ablauf, Aufgaben, Verantwortungen, Regelwerke) erläutert. Die bereits bekannten, geplanten Projektziele, Aufgabenstellungen und Rahmenbedingungen werden noch einmal visualisiert. Die Verabschiedung eines groben Zeit- und Kapazitätsplanes für das Gesamtprojekt rundet die Startphase ab. Smart Check: Bereit für ERP? Im Smart Check, dem zweiten Schritt von abas GIM, wird gemeinsam und ganz pragmatisch mit Ihren Mitarbeitern überprüft, wie ERP-fähig Ihre Organisation und Infrastruktur ist. Zum Beispiel werden aussagekräftige Mengengerüste zu Stamm- und Bewegungsdaten ermittelt. Darüber hinaus werden allgemeingültige strategische sowie organisatorische Anforderungen und Rahmenbedingungen für die zukünftige Systemauslegung und -einführung herausgearbeitet. Je nach Bedarf bzw. Status der Vorqualifikation des Projektes, kann optional auch eine Darstellung der IST-Prozesse erfolgen, bei der Schwachstellen und Handlungsbedarfe abgeleitet sowie Projektschwerpunkte definiert werden. 23/156

24 2014 Methode Qualifizierung: Wissen erlangen, um Möglichkeiten zu erkennen In der Qualifizierungsphase lernen die Mitglieder des Projekt-Teams aus allen Unternehmensbereichen in Präsenzschulungen die Standard-Prozesse und -Funktionen der abas Business Suite kennen. Dies ist ein elementar wichtiger Baustein zur Vorbereitung einer späteren, effizienten Konzeptions- und Organisationsphase. Denn nur wer um die Möglichkeiten des zukünftigen Systems weiß, ist in der Lage, seine Anforderungen so zu definieren, dass vorhandene Standards genutzt werden können. So wird nur dort Individualität erzeugt, wo Anforderungen vom Standard abweichen und zwingend notwendig sind. Das in den Schulungen erlangte Wissen wird in einer nachgelagerten Übungsphase vertieft. Ziel ist es, das Erlernte zu festigen und mit den Anforderungen aus dem Tagesgeschäft zu vergleichen. Dazu werden kundenindividuelle Übungsaufgaben und -szenarien erstellt. Ein abas Coach unterstützt Sie während dieser Zeit. Darüber hinaus werden modernste Blended-Learning-Schulungsmethoden durch den Einsatz eines Inhouse-Testsystems und E-Learning- Einheiten angewendet. Organisation: Das Realisierungskonzept Die Qualifizierungsphase hat dafür gesorgt, dass Ihr Projekt-Team und Ihr Implementierungspartner die gleiche abas Sprache sprechen. Jetzt geht es daran, eine transparente Ausarbeitung der SOLL-Abläufe und -Anwendungen vorzunehmen. Danach erfolgt die strukturierte Beschreibung der konkreten Anforderungen und des zu realisierenden Funktionsumfangs. Diese Maßnahmen bilden zusammen die Grundlage für die Erstellung des Realisierungskonzeptes, welches das Ergebnis dieser Organisationsphase darstellt. Dieses Konzept beinhaltet sowohl die strukturierte Beschreibung der organisatorischen und technischen Realisierung, als auch die umzusetzenden Konfigurationsanforderungen innerhalb der abas Business Suite sowie die Layout-Gestaltung des Druckmanagements. Konfiguration: Die Umsetzung In der Konfigurationsphase geht es nun um die Umsetzung der im Realisierungskonzept beschriebenen Maßnahmen. In der abas Business Suite werden die notwendigen Modifikationen und Einstellungen vorgenommen. Nach Fertigstellung der jeweiligen Maßnahme wird im Dialog mit dem zuständigen Projektteam-Mitglied geprüft, ob dies gemäß dem Realisierungskonzept umgesetzt wurde und darüber hinaus auch noch dem aktuellen Stand der Dinge entspricht. Falls sich Anforderungen während der Projektlaufzeit geändert haben oder in der Organisationsphase anders eingeschätzt wurden, kann so bei Bedarf frühzeitig eine Kurskorrektur vorgenommen werden. Ein wichtiger, in vielen ERP-Projekten oftmals unterschätzter Teil der Konfigurationsphase stellt die Aufbereitung und Migration von Daten aus vorhandenen Alt-Systemen in das neue Zielsystem dar. abas weiß um diese Herausforderung und begleitet Sie daher aktiv, sowohl konzeptionell als auch bei der Umsetzung. 24/156

25 Methode 2014 Training: Fit für den Go Live Nach erfolgreicher Umsetzung der organisatorischen und softwaretechnischen Maßnahmen ist es jetzt an der Zeit, Ihre Anwender mit dem System und der eventuell neuen Unternehmensorganisation bzw. prozesse vertraut zu machen. Anders als in den Schulungen für das Projekt-Team werden aus Gründen der zeitlichen Ressourcenschonung hier nur die für den jeweiligen Fachbereich bzw. arbeitsplatzabhängige Inhalte geschult. Dazu werden projektbezogene Schulungs- und Testszenarien erstellt. Hierbei stehen Ihnen das Inhouse-Testsystem und das elearning-system von abas zur Verfügung. Go Live: Jetzt geht es los! Jetzt geht es bald los. Durch umfangreiche Checklisten und Tests wird sichergestellt, dass alle zum Go Live notwendigen Rahmenbedingungen erfüllt sind. Dazu gehören neben der Überprüfung Ihres Qualifizierungsstands auch banal erscheinende Kontrollen der Infrastruktur, wie z. B.: Stehen überall dort Drucker, wo Papier-Dokumente erzeugt werden sollen? Hat jeder Anwender auch einen technischen Zugriff auf das System? Unsere "Go Live"-erfahrenen abas Partner nehmen Sie dabei an die Hand. Am Ende dieser Tests und Überprüfungen wird durch alle Beteiligten die "Go Live"- Bereitschaft angezeigt. Denn durch abas GIM ist sichergestellt, dass die sonstigen Rahmenparameter richtig gesetzt sind und der Start mit der abas Business Suite so zu einem vollen Erfolg wird! 25/156

26 2014 Basissystem 4. Basissystem Das Basissystem beinhaltet Datenbank, Stammdatenverwaltung, Dokumentenverwaltung, Adressenprüfung, Kommunikationskomponenten, grafische Benutzeroberfläche, Online-Hilfe, Infosysteme, Auswertungen und Berichte, Sachmerkmal- und Selektionsleiste. 4.1 Datenbank Die Datenbank bildet das Herzstück des ERP-Systems von abas. Sie ermöglicht das sichere Verwalten, Bearbeiten und Verarbeiten von unterschiedlichen Daten. Die Datenbank besteht aus drei Schichten: Das Fundament ist die objektorientierte Datenbank. Darauf setzt die Anwendungsschicht mit den Kernfunktionen der Software auf. Die oberste Schicht bildet die»flexible Oberfläche«(FO), die Präsentationsschicht. Diese Schicht ist die sichtbare und veränderbare Schnittstelle zum Anwender. Die abas eigene Datenbank hat folgende Eigenschaften: Gewährleistung eines 24-Stunden-Betriebs an 7 Tagen der Woche Datensicherung im laufenden Betrieb Praktisch wartungsfreie Datenhaltung Erweiterbarkeit durch Integration benutzerdefinierter Felder und Tabellen Hohe Datensicherheit Als minutenaktuelle Kopie der Produktiv-Datenbank kann eine Schattendatenbank z. B. für die Datenbereitstellung im Web dienen. Im laufenden Betrieb sind Online-Sicherungen oder das Kopieren von Mandanten realisierbar. Der schreibende Schattenmandant bietet die Möglichkeit, in die Schattendatenbank zu schreiben und die dort erfassten Daten vor dem nächsten Abgleich in die Echt-Datenbank zu übernehmen. Mit dem Schattenmandant und den Webanwendungen von abas können Sie Ihre ERP-Daten online verfügbar machen. Individuelle Anpassungen der abas Datenbank Die Verwaltung von Daten erfordert unternehmensspezifische Anpassungen. Sie können die abas Datenbank speziell für Ihr Unternehmen optimieren z. B. durch eigene Erweiterungen oder die Definition von Suchschlüsseln Variablentabellen Die Variablentabelle zeigt Namen und Eigenschaften von Datenbankfeldern an. Sie haben die Möglichkeit, bestehende Datenbanktabellen durch individuelle Felder zu erweitern. 26/156

27 Basissystem 2014 Zusatztabellen In Zusatztabellen können weitere projektspezifisch benötigte Daten verwaltet werden, wie z. B. firmenspezifische Preisfindungsalgorithmen. Suchschlüssel Der Zugriff auf Datensätze erfolgt über Suchschlüssel, z. B. Identnummer oder Suchwort. Diese Suchschlüssel sorgen für eine schnelle und effiziente Selektion der Datensätze. Es gibt im Standard vordefinierte Suchschlüssel. Für spezielle Erweiterungen lassen sich auch eigene Suchschlüssel frei definieren, beispielsweise eine ehemalige, nicht mehr gebräuchliche Artikelnummer, die aber immer noch von einigen Kunden genutzt wird. 4.2 Volltextsuche Die Volltextsuche ist integraler Bestandteil von abas und unterstützt Sie bei dem zielgerichteten Suchen und Finden von Daten. Dazu gibt es 3 vorkonfigurierte Suchschemata mit entsprechend formatierter Ergebnisdarstellung, inklusive Trefferhighlighting, die sofort verwendet werden können für: Teile (Artikel, Zusatzpositionen, Dienstleistungen) Adressen (Interessenten, Kunden, Lieferanten und alle zugeh. Kontakte) Allgemeines (komplette Datenbestand). Für Adressen sowie Teile durchsucht die Volltextsuche auch die Freitexte des Kunden- bzw. Artikelstamms. 27/156

28 2014 Basissystem 4.3 Stammdaten Zu den Stammdaten gehören Kunden-, Lieferanten-, Teile-, Konten-, Arbeits gänge-, Maschinengruppen-/Abteilungs-, Mitarbeiter- und Firmenstamm daten. Alle ERP-Funktionen in abas greifen auf diese Daten zu. Allgemeine Funktionen zur Stammdatenverwaltung: Anlegen, Ändern und Anzeigen von Stammdatensätzen Anlegen neuer Stammdatensätze durch Kopieren vorhandener Zugriff auf vorhandene Textbausteine aus den Masken Umfangreiche Suchfunktionen über: Identnummer Identnummernbereiche Selbst definierte Suchkriterien Suchwörter, Suchwortbereiche, Wildcards Zusätzliche individuelle Kriterien Anwendung eines Matchcodes Individuelle Selektionsmasken In allen Stammdatensätzen werden Erfassungsdatum, Bearbeiterkennzeichen und Datum der letzten Änderung gespeichert und angezeigt. 28/156

29 Basissystem Kundenstamm Im Kundenstamm werden alle Daten rund um Kunden und Kunden-Kontakte erfasst und gepflegt. Neben der reinen Adressenverwaltung ist es möglich, detaillierte Informationen zu hinterlegen: Daten für den Verkauf, z. B. Versandanschrift, Liefer- und Zahlungsbedingungen, Rechnungsstellungen usw. Korrespondenzsprache alle verfügbaren Bediensprachen stehen auch als unternehmensinterne Korrespondenzsprache zur Verfügung Daten für die Finanzbuchhaltung alle Eigenschaften des Personenkontos (Debitor) Vertreter, die nicht Lohn- und Gehaltsempfänger sind, zur Unterstützung der Provisionsermittlung Kunden-Kontakt und Kunden-Abteilungen Die Daten des Kundenstamms nutzen Sie auch für die Korrespondenz mit den Kunden. Einsatzmöglichkeiten sind z. B. die verschiedenen Verkaufsvorgänge (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen), die Intrastat-Meldung, die Finanzbuchhaltung sowie ggf. die elektronische Datenübertragung (EDI). Je Kunde und Geschäftsjahr können Sie, wie bei allen Konten, die Umsatzzahlen als Plan- und Istwerte pflegen bzw. anzeigen. abas Business Apps»Teilestamm«abas Business App»Kundenakte«Mit der abas Business App»Kundenakte«lassen sich alle wichtigen Vorgänge zu einem Kunden oder einem Interessenten visualisieren. Von hier aus ist der direkte Zugriff auf Informationen zu einem Kunden, wie z. B. Umsätze, offene Posten, offene Vorgänge und Aufgaben möglich. Auch Notizen, archivierte Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System, Servicegeräte und laufende Servicevorgänge werden in der Kundenakte visualisiert. Verkauf 29/156

30 2014 Basissystem Die grafische Darstellung von Chancen und Angeboten sorgt für Durchblick und zeigt Vertriebspotentiale auf. Detaillierte Informationen finden Sie auch im Kapitel»Verkauf« Interessentenstamm Interessenten und Interessenten-Kontakte erfassen Sie als eigenständige Objekte im Kundenstamm. Interessenten haben dieselbe Feldstruktur wie Kunden. Interessenten-Kontakte haben dieselbe Feldstruktur wie Kunden-Kontakte, inklusive kundenindividueller Felder. Für Interessenten legen Sie nur Chancen, Angebote oder Webaufträge an, keine Aufträge, Lieferscheine oder Rechnungen. Wird aus einem Interessenten ein Kunde, wandeln Sie die vorhandenen Interessenten sowie zugehörige Kontakte einfach in Kunden-Daten um. Bereits erfasste Vorgänge sind dann automatisch dem Kunden zugeordnet Lieferantenstamm Der Lieferantenstamm ist analog zum Kundenstamm aufgebaut. Zu den Lieferanten lassen sich beliebig viele Kontakte führen. Detaillierte Informationen im Lieferantenstamm: Daten für den Einkauf, z. B. Liefer- und Zahlungsbedingungen, Preisstellungen, Rechnungsstellungen usw. Daten für die Finanzbuchhaltung mit allen Eigenschaften des Personenkontos (Kreditor) Fremdfertiger Spediteure Die Daten des Lieferantenstamms nutzen Sie für die Korrespondenz mit den Lieferanten. Einsatzmöglichkeiten sind die verschiedenen Einkaufsvorgänge (Anfragen, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen), die Disposition, die Intrastat- Meldung, die Finanzbuchhaltung sowie ggf. die elektronische Daten übertragung (EDI) und ATLAS. Je Lieferant und Geschäftsjahr können Sie, wie bei allen Konten, die Umsatzzahlen als Plan- und Istwerte pflegen bzw. anzeigen. abas Business App»Lieferantenakte«Mit der abas Business App»Lieferantenakte«beurteilen Sie schnell die aktuelle Situation eines Lieferanten und treffen darauf basierend Entscheidungen, weil alle notwendigen Informationen kompakt in einer Übersicht dargestellt sind. Von hier aus ist auch der direkte Zugriff auf die zum Lieferanten gehörigen aktuell laufenden Vorgänge, Beschaffungsvorschläge und Aktivitäten möglich. Ebenso werden Notizen und archivierte Dokumente aus dem Dokumenten-Management-System in der Lieferantenakte visualisiert. Detaillierte Informationen finden Sie auch im Kapitel»Einkauf«. 30/156

31 Basissystem Teilestamm Im Teilestamm werden alle Daten rund um die Verkaufs- bzw. Einkaufsartikel geführt. Zusätzlich können Fertigungsmittel, Zusatzpositionen und Dienstleistungen verwaltet werden. Artikel umfassen bestandsgeführte Waren, die für die Disposition zur Verfügung stehen. Im Artikel hinterlegen Sie alle Angaben zu Beschaffung und Verkauf. Alle Angaben zu Einkauf, Verkauf und Fertigung lassen sich ebenfalls im Artikel hinterlegen. Die Fertigungsliste enthält sowohl den Arbeitsplan als auch die Stückliste und die Fertigungsmittel. 31/156

32 2014 Basissystem Dienstleistungen erlauben im Ein- und Verkauf die Behandlung besonderer Positionen ohne Bestandsführung. Dazu gehören Pauschalen, wie z. B. Porto, Verpackung, Versand und Versicherung sowie Textbausteine, Gesamtrechnungsrabatte oder -zuschläge, Steuerpositionen, Zwischen- und Endsummen etc. Fertigungsmittel werden als Hilfsmittel in der Fertigung verwendet (z. B. Werkzeuge, Schablonen). Sie können in Fertigungslisten eingetragen werden und erscheinen in den Arbeitspapieren. Sie unterliegen weder der Disposition noch der Lagerführung, werden aber bei der Kalkulation berücksichtigt. Zusatzpositionen erlauben im Ein- und Verkauf die Behandlung besonderer Positionen ohne Lagerführung. Dazu gehören Pauschalen und Dienstleistungen (Porto, Verpackung, Versand, Versicherung) sowie Textbausteine, Gesamtrechnungsrabatte oder -zuschläge, Steuerpositionen, Zwischen- und Endsummen etc. Fertigungsliste Zu einem Artikel können verschiedene Fertigungslisten hinterlegt werden, in denen Sie z. B. standort- oder fertigungsspezifische Eigenheiten berücksichtigen können. Es ist möglich, auftragsbezogene Fertigungslisten direkt in der Auftragsbearbeitung oder in der Arbeitsvorbereitung komfortabel auszutauschen. Abhängig vom Standort schlägt Ihnen die Disposition die für diesen Standort zugeordnete Fertigungsliste vor. Artikelbereiche Mit Artikelbereichen werden hierarchische Strukturen über Artikel aufgebaut. Ein Artikelbereich verweist auf weitere Artikelbereiche und/oder Artikel. Eine spezielle Ausprägung einer solchen Hierarchie kann ein Produktkatalog sein. Alle Felder zur Erstellung eines Produktkatalogs (z. B. für einen Webshop) stehen zur Verfügung. Artikelbereiche lassen sich aber auch für die Absatzplanung und für BI-Auswertungen verwenden. 32/156

33 Basissystem 2014 abas Business App»Artikelakte«Die abas Business App»Artikelakte«sammelt aus verschiedenen Funktionsbereichen der abas Business Suite alle wichtigen Informationen zu einem Artikel und stellt sie grafisch aufbereitet in nur einer Ansicht zur Verfügung. Eine umfassende Übersicht über die Bedarfs- und Beschaffungssituation und die Versandinformationen wird so möglich. Auch Kundenartikelnummern werden miteinbezogen. Folgende Informationen stehen Ihnen zur Verfügung: Anzeige der offenen Auftragspositionen mit Versandplanungsnummer Noch nicht gebuchte Lieferscheine Anzeige der bereits gelieferten Positionen Bestandsinformation Anzeige der Betriebsaufträge Offene Bestellungen Verkauf 33/156

34 2014 Basissystem Kapazitätsstamm und Arbeitsgänge Im Kapazitätsstamm werden Abteilungen und Maschinengruppen gepflegt. Mit diesen Daten bilden Sie Ihre Fertigungsorganisation ab. Im Arbeitsgangstamm werden die Arbeitsschritte beschrieben. Jedem Arbeitsgang ist eine Maschinengruppe zugeordnet. Maschinengruppen sind die kleinsten von der Disposition planbaren Einheiten. Sie sind zu Abteilungen zusammengefasst. Abteilungsdatensätze und Maschinengruppen enthalten Angaben zur Kapazitätsberechnung, -planung und Disposition. Durch Kapazitätszu- und Kapazitätsabschläge wird das Kapazitätsangebot tagesgenau erfasst. In Arbeitsgängen werden alle Daten gepflegt, die erforderlich zur Durchführung eines Arbeitsschrittes sind. Der genaue Kapazitätsbedarf für die eingetragene Maschinengruppe des Arbeitsgangs wird in der Fertigungsliste artikelspezifisch festgelegt Mitarbeiterstamm Im Mitarbeiterstamm werden alle Daten rund um die Mitarbeiter des Unternehmens erfasst und gepflegt. Folgende Informationen können hinterlegt werden: Persönliche Daten des Mitarbeiters (Personalakte) Daten für die Finanzbuchhaltung (Lohn und Gehalt) Verkehrszahlen des Personenkontos Organisatorische Daten (Schichtplan und Vertretung) Arbeitstagekalender 34/156

35 Basissystem Firmenstamm Im Firmenstamm werden die allgemeinen, bereichsübergreifenden Stamm daten verwaltet und installationsspezifische Einstellungen definiert. Hier können Sie folgende Daten verwalten und definieren: Kurztexte für die Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten, wie z. B. Anreden, Gewährleistungen, Lieferbedingungen, Preisstellungen: Zahlungsbedingungen, Zahlungsbedingungsschlüssel und Zahlungsverteiler für den Ein- und Verkauf Rechnungsstellungen für den Ein- und Verkauf Werkstoffe für die Werkstoffangaben im Schriftverkehr des Ein- und Verkaufs und für die Kalkulation Tagespläne für die Hinterlegung eines tagesspezifischen Arbeitszeitmodells für die Betriebsdatenerfassung (BDE) Schichtplan zur Festlegung von Schichtmodellen für die Zuordnung von Tagesplänen einzelner Wochentage je Schicht Verfahren der Materialbewertung mit Bewertungsarten für Lagerab- und Lagerzugänge Währungen und Währungskurse / Tagesgenaue Währungkurse / Währungshistorie Zusätzlich zur währungsspezifischen Rundung Konfigurationsmög lichkeit für die Rundung von Preisen auf zwei oder drei Nachkommastellen genau Kurstabelle für aktuelle und historische Währungskurse für die Umrechnung in Fremdwährungen in Ein- und Verkaufsvorgängen sowie der Finanzbuchhaltung Daten für die Datenbank-Konfiguration, zur Pflege der Nummernkreise, der Selektions- und Sachmerkmalsleisten sowie der Variablen- und Schlüsseltabellen Daten zur System-Konfiguration, zur Verwaltung der Benutzer-Passwörter und Zugriffsberechtigungen sowie zur benutzerspezifischen Konfiguration des Mandanten Gemeinkostensätze für die Kalkulation Zoll-Tabelle für die Hinterlegung der Zoll-Kennzeichen für die Intrastat-Meldung Betriebsdaten zur Pflege von firmenspezifischen Daten und Einstel lungen Termine zur Pflege wichtiger Abschlusstermine der Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie des Lagerwesens Lohngruppen zur Pflege der Lohngruppentabelle Standardkontierungen zur Hinterlegung der aktuellen Steuersätze und Angabe der Standardkonten der Finanzbuchhaltung Verwaltung der Materialzuschläge/DEL-Notierungen Einheitentabelle mit gebräuchlichen Maßangaben und Definition von eigenen Einheiten 35/156

36 2014 Basissystem Regionen/Länder/Wirtschaftsräume Unter»Regionen/Länder/Wirtschaftsräume«werden Datenobjekte gepflegt, mit denen geografische oder wirtschaftliche Zusammenhänge beschrieben werden. Ein Datenobjekt ist als Wirtschaftsraum, Land oder Region zu kennzeichnen. Ein zusätzliches Textfeld hilft, die Stufe zu beschreiben, z. B. Staat, Land, Bezirk, Steuerbezirk etc. Wirtschaftsräume sind die größten, übergeordneten Einheiten. Den Wirtschaftsräumen können andere Wirtschaftsräume oder Länder untergeordnet sein. Einem Land untergeordnet sind Regionen, denen wiederum Regionen untergeordnet sein können. So ist z. B. Europa ein Wirtschaftsraum. Diesem Wirtschaftsraum ist beispielsweise das Land Deutschland untergeordnet. Dem Land Deutschland ist das Bundesland Bayern als Region untergeordnet. Je Region oder Land ist es möglich, das Adressformat zum Drucken der Postadresse zu hinterlegen. Die Adresse kann aus Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Ländername, -kürzel, Regionenkennzeichen und -bezeichnung in beliebiger Reihenfolge zusammengesetzt werden. Jeder Adresse im ERP-System, z. B. der Kundenanschrift, wird eine Region oder ein Land zugeordnet. Damit wird neben dem Adressformat für die Korrespondenz auch dessen geografische und wirtschaftliche Zuordnung beschrieben. Im Lieferumfang sind bereits alle Länder enthalten sowie zahlreiche Regionen zugeordnet. Für jedes Land kann ein Adressformat festgelegt werden, das angibt, wie Adressen geschrieben werden sollen. Sie erscheinen in diesem Format in Briefen, Vorgängen des Ein- und Verkaufs, beim Etikettendruck, ggf. in Auswertungen und Berichten Banken und Bankverbindungen Unter»Banken und Bankverbindungen«verwalten Sie bankspezifische Daten. Banken und Bankverbindungen sind eigene Datenbankobjekte. Pro Konto können beliebig viele Bankverbindungen angelegt werden. Das System unterstützt Sie bei der Erfassung von Bankverbindungsdaten. Zudem kann die IBAN automatisch geprüft werden. Im Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterstamm ist es möglich, jeweils eine Bankverbindung als Standardvorschlag für dieses Konto zu hinterlegen. 36/156

37 Basissystem Kalender Die Kalender der abas Business Suite unterstützen die Definition von Dispokalendern für Länder, Regionen, Wirtschaftsräume, Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Firmen und Kapazitätsangebote für Abteilungen und Maschinengruppen. Sie können die Kalender unabhängig von der Lagergruppe oder pro Lagergruppe definieren. Der Dispokalender definiert Arbeitstage, Liefertage und Anliefertage. Die landund firmenspezifischen arbeitsfreien Tage lassen sich den einzelnen Objekten zuordnen. Es ist möglich, die Kalender für jeden beliebigen Zeitraum auszuwerten. Kapazitätsangebote werden Maschinengruppen und Abteilungen zugeordnet. Ein Arbeitsstundenkalender lässt sich durch Zuordnen der Arbeitsstunden auf die Arbeitstage erstellen. Im Arbeitsstundenkalender geben Sie Ab- und Zuschläge in Arbeitsstunden an. Die Funktion»Kalenderhierarchie«verknüpft mehrere Kalender miteinander. 4.4 Dokumentenverwaltung Die Dokumentenverwaltung von abas bietet Ihnen die Möglichkeit, interne und externe Dokumente zu verwalten. Interne Dokumente:... Archivierte Vorgänge aus der Verkaufsabwicklung Gescannte oder bearbeitete Reparaturberichte von Servicemitarbeitern Gescannte Überweisungsträger CAD-Zeichnungen der Produkte Externe Dokumente:... Zeichnungen von zu fertigenden Produkten zu Verkaufsaufträgen Einkaufslieferscheine und -rechnungen Detaillierte Informationen zum Dokumentenmanagement-System finden Sie im Kapitel»Weitere Poduktkomponenten«. 37/156

38 2014 Basissystem 4.5 Adressenprüfung gegen Sperrlisten abas bietet die Möglichkeit, Adressen gegen Sperrlisten zu prüfen. Mit dieser Funktion realisieren Sie die Überprüfungspflicht von Geschäftspartneradressen entsprechend der Antiterror-Verordnung. Es gibt die Möglichkeit, die Adressenprüfung sowohl bei Stammdaten (z. B. Kunden oder Lieferanten) als auch bei Bewegungsdaten (z. B. Liefer- oder Rechnungsanschriften) im Ein- und Verkauf einzusetzen. Funktionen: Verwalten von versionierten Sperrlisten Direkte Prüfung beim Erfassen von Adressen Automatische Prüfung für eine festgelegte Menge von Adressfeldern Automatisch erstellte Adressdatenbank mit geprüften Adressen Effiziente Prüfung unter Einbeziehung von Ergebnissen früherer Prüfläufe Umfangreiche Protokollierung der Prüfläufe 4.6 Bürokommunikation Das ERP-System beinhaltet eine eigene Komponente für die Erstellung und Bearbeitung von Texten. Diese Texte verschicken Sie direkt aus dem System heraus, z. B. als oder Fax. Die Bürokommunikationskomponente erleichtert den Austausch von Dokumenten im Unternehmen und mit Kunden und Lieferanten. Eine -Anbindung sorgt, direkt aus abas heraus, für den Versand von Dokumenten. Beispielsweise tauschen Sie Lieferscheine und Rechnungen mit Kunden und Lieferanten per EDI aus. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Briefprogramm Rundschreiben an Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter Fax-Druck auf Papier Fax-Rundschreiben auf Papier Automatisches Faxen vom Arbeitsplatz -Anbindung EDI-Komponente 38/156

39 Basissystem Grafische Benutzeroberfläche (GUI) Der benutzerfreundliche Aufbau der GUI ermöglicht eine einfache Bedienung. Zahlreiche Details erleichtern den Arbeitsalltag. Ansicht Um Zeit zu sparen, legen Sie fest, welche Kommandos nach dem Anmelden in abas automatisch gestartet werden sollen. Die Kommando- und Objekthistorie ermöglicht den schnellen und einfachen Zugriff auf die zuletzt bearbeiteten Masken und Objekte. Eine eigene, konfigurierbare Kommandoübersicht je Benutzer oder je Arbeitsgruppe bietet direkten Zugriff auf häufig verwendete Kommandos. Die Veränderung von Logo, Symbol, Schrift- und Hintergrundfarbe, Einstellungen für Maskentabellen und Trennlinien ermöglicht z. B. die Unterscheidung von mehreren Mandanten. Vorlagen (Themes) ermöglichen mandantenspezifische Design-Einstellungen. Der grafische Maskeneditor bietet ein vertrautes Arbeitsumfeld durch seine What-you-see-is-what-you-get -Funktion (WYSIWYG). Die grafische Benutzeroberfläche ist für Microsoft Windows und für Linux verfügbar. Bedienung Nahezu alle Funktionen lassen sich sowohl mit der Maus als auch mit der Tastatur bedienen. Objekte aus der Objektwahl können Sie z. B. per Drag und Drop zur Ansicht in Masken ziehen bzw. in Maskenfelder eintragen. Tabellen und Selektionsergebnisse aus abas können Sie in Microsoft Excel, OpenOffice oder andere Programme übertragen. Verweise auf andere Datenobjekte lassen sich komfortabel verfolgen und direkt öffnen. Zusatzinformationen wie Webseiten, Filme, PDF, Word-, Exceldateien etc. werden innerhalb von Masken angezeigt. Integration und Ausgabe von Daten Die Integration anderer Programme ist möglich: Zusammen mit einer Telefonie-Software lassen sich z. B. ausgehende Telefonanrufe auslösen. Ebenso kann bei eingehenden Anrufen der Anrufer automatisch im Datenbestand gesucht und mit den offenen Vorgängen angezeigt werden. Daten aus Infosystemen und Listen geben Sie direkt in OpenOffice Calc, Microsoft Excel oder einem Webbrowser aus. 39/156

40 2014 Basissystem 4.8 Charts Masken mit Charts machen die Abwicklung der Geschäftsprozesse transparenter. Daten können ausdrucksvoll visualisiert werden: Verteilung der Umsätze auf Produkte und Kunden, Zu- und Abbuchungen von Lagerbeständen, Abschreibungsverläufe, Planung von zukünftigen Zahlungen etc. Sie wählen zwischen verschiedenen Diagrammtypen, die jeweils auch Detailinformationen beinhalten. Details liefert ein Doppelklick oder das Führen des Mauszeigers über einen Balken oder eine Linie. Die beiden nachfolgend vorgestellten Diagrammtypen sind nur eine kleine Auswahl. Ablaufdiagramm (Gantt-Chart) In Ablaufdiagrammen verschieben Sie Balken mit der Maus. Die geänderten Werte werden automatisch in die Datenbank übernommen (z. B. in»maschinengruppe«). 40/156

41 Basissystem 2014 OpenHighLowClose-Diagramm Mit Hilfe dieses Diagrammtyps stellen Sie zum Beispiel Kursverläufe dar. Zu jedem x-wert müssen die folgenden y-werte angegeben werden: Erster Wert (Eröffnungswert) Höchster Wert Niedrigster Wert Letzter Wert (Schlusswert) 4.9 Bilder Bilder, wie z. B. Fotos von Artikeln oder Konstruktionszeichnungen, können Sie direkt in Masken anzeigen. Ein Bild lässt sich per Doppelklick öffnen. Es wird in einem separaten Fenster angezeigt. Ein weiterer Doppelklick startet ein passendes Programm zur Bearbeitung des Bildes. 41/156

42 2014 Basissystem 4.10 Baumansichten Die Baumansicht in Infosystemen ermöglicht eine strukturierte, übersichtliche Darstellung - beispielsweise in Strukturstücklisten Online-Hilfe Die kontextsensitive Online-Hilfe unterstützt Sie bei der Bedienung des Systems. Sie kann erweitert und ergänzt werden. Individuelle Erweiterungen lassen sich für alle Mandanten der Installation gemeinsam oder mandantenspezifisch erstellen. Alternativ können Sie die Standardhilfe auch durch eine eigene Online- Hilfe ersetzen Infosysteme Infosysteme bilden eine Navigationsplattform zur effizienten Abwicklung von Geschäftsprozessen. Die Verknüpfung von Dialogmaske und Auswertung bietet umfassende Informationen, um Entscheidungen zielgenau und zeitnah treffen zu können. Auswertungen bis ins Detail Ein Pool vorkonfigurierter Infosysteme ermöglicht zahlreiche Auswertungen. Dazu gehören zum Beispiel»Umsatzstatistik«,»Verkehrszahlen«,»Plankarte«,»Maschinenbelegung«und»Kapazitätsübersicht«. Im Standard enthaltene Infosysteme lassen sich einfach an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen oder mit der Infosystemtechnik komplett neu erstellen. Einfache Individualisierung Infosysteme ermöglichen die Individualisierung von Unternehmensbereichen. Auf den jeweiligen Arbeitsplatz zugeschnitten, erstellen Sie schnell und effizient abteilungsübergreifend individuelle Dialogmasken. Innerhalb dieser Dialogmasken lassen sich Vorgänge erstellen, verwalten und steuern. 42/156

43 Basissystem Aktion-Aufruf Über den Aktions-Button kann in allen Masken ein feststehendes Menü aufgerufen werden. Über dieses Menü können sowohl Aufgaben, Notizen und DMS- Dokumente eingesehen als auch neu angelegt werden, die (automatisch) mit dem gerade bearbeiteten Objekt verknüpft sind. Abhängig von der Maske, enthält das Aktionsmaskenmenü kontextspezifische Aktionsaufrufe. Damit können Folgeprozesse direkt aus einer Maske angestoßen werden. Diese maskenspezifischen Aktionen lassen sich jederzeit einfach um weitere, den individuellen Prozessen des jeweiligen Unternehmens entsprechende Aktionen ergänzen. Optional können Sie die Menüstruktur des Aktions-Buttons für jede Maske auch dynamisch erzeugen. Je nach Anforderung erstellen Sie Abrufparameter mit und ohne Kontext. Die Abläufe eines jeden Arbeitsplatzes sind so einfach im ERP- System zu konfigurieren und können maßgeschneidert in der Software abgebildet werden. Zusätzlich steht die Funktion zum Versenden einer zur Verfügung. 43/156

44 2014 Basissystem 4.14 Drucken Jeder Bildschirmmaske sind Ausgabemöglichkeiten zugeordnet, die bei Bedarf konfiguriert werden können. Druckausgabe In der Standardversion sind folgende Ausgabemöglichkeiten integriert: PDF-Dokumente FO-Kompatibilitätskanal JasperReports XMLPrint XMLDaten CrystalReports Browser und MS Excel OpenOffice-Ausgabe Mit dem integrierten ireport-designer können Sie das Layout an individuelle Bedürfnisse anpassen. Drucken im Überblick Vorkonfigurierte Ausgabemöglichkeiten passend zur Bildschirmmaske Druckaufbereitung auf zentralem Server-Rechner Unterstützung von Netzwerkdruckern und Arbeitsplatzdruckern Anbindung von beliebig weiteren externen Druck-Generator-Produkten Automatisierte Generierung von Druck-Layouts für Bildschirmmasken und Infosysteme Drucken im Hintergrund Druck von Sammellayouts Ausdruck von Dokumenten in unterschiedlichen Sprachen Layouts einer bestimmten Sprache zuordnen Ausdruck von Adressen im Weltpostformat Durch Unicode sind alle gängigen Schriftzeichen der Welt druckbar Einbinden von Grafiken und Barcodes Druckausgabe als direkt aus dem Druckdialog Lese- und Empfangsbestätigung bei -Versand Anbindung von Archivierungssoftware Konfigurierbare Vorlagen für Layoutgenerierung von Infosystemen Universeller abas Font zum Ausdrucken von Sonderzeichen ireport-designer für Layoutanpassungen 44/156

45 Basissystem Sachmerkmal- und Selektionsleiste Mit Sachmerkmal- und Selektionsleisten wählen Sie bestimmte Daten mit zahlreichen Kriterien aus der Datenbank. In die Sachmerkmalleisten werden zu einzelnen Artikeln oder Artikelgruppen zusätzliche Daten eingetragen, die nicht im Teilestamm enthalten sind. In den Artikelstammdaten werden diesen Merkmalen die entsprechenden Ausprägungen zugewiesen. Selektionsleisten lassen sich in beliebiger Anzahl für Stamm- und Bewegungsdaten festlegen. Über die Selektionsleisten erstellen Sie dialogorientierte Datenbankrecherchen über beliebige Datenbankfelder. Alle Leistenarten können Sie zur Selektion von Datensätzen nutzen. Hierfür steht das Dialogfenster»Objektauswahl«zur Verfügung. Die gefundenen Datensätze werden in einer Liste angezeigt. 45/156

46 2014 Basissystem 5. Leistungsspektrum der abas Business Suite abas bietet umfangreichen Funktionen von Vertrieb über Kalkulation, Beschaffung oder Produktion, über Supply-Chain-Abwicklung und Servicemanagement bis hin zu Rechnungswesen und Controlling. Ein B2B-Webshop und eine B2C- Webshopschnittstelle ergänzen das umfangreiche Portfolio von abas. Weitere, über die reine ERP-Kernfunktionalität hinausgehende Produktkomponenten, z.b. Business Intelligence (BI) und Feinplanung, werden zusätzlich im Standardlieferumfang von abas bereitgestellt. Anwendungen wie Dokumenten-Management- System (DMS) und Projektmanagement sind ebenfalls erhältlich. 5.1 ERP (Enterprise Ressource Planning) Die ERP-Software von abas unterstützt Sie mit einem breiten Funktionsumfang effizient bei der Planung und Verwaltung Ihrer Ressourcen und bei der optimalen Steuerung Ihrer Geschäftsprozesse CRM Relevante Informationen zu Interessenten und Kunden werden in der abas Business Suite vorgehalten. Sie bilden die vertrieblichen Möglichkeiten, sogenannte Chancen. Je nach Bewertung des Vertriebsprojektes kann Ihr Vertriebsbeauftragter die Wahrscheinlichkeit angeben, mit der ein Auftrag zustande kommt. Durch vertriebliche Aktivitäten können Sie die Chancen weiter präzisieren und verdichten. Verfügen Sie bereits über genaue Kenntnisse zu den gewünschten Artikeln und Mengen, greift die Preisfindung von abas. Basierend auf einer Vertriebschance können automatisch Angebote generiert werden. 46/156

47 Leistungsspektrum der abas Business Suite - CRM 2014 Interessenten CRM Kunden Notiz Aufgabe Notiz Chance Vertrieb Chance Chance Chance DMS* DMS* Chance Chance Aufgabe Chance Angebot Notiz Aufgabe Auftrag Lieferschein Rechnung Verkauf *optional abas Business App»Aufgabenübersicht«Was sind meine heutigen Aufgaben? Welchen Status haben von mir initiierte Aufgaben? Mit Hilfe der Aufgabenübersicht können Sie einfach zwischen den beiden Sichten»Meine Aufgaben«und»Von mir erstellte Aufgaben«wechseln und so z. B. Prioritäten sowie den aktuellen Aufgabenstatus einfach erkennen und Ihre Aktivitäten entsprechend steuern. 47/156

48 2014 CRM BI-Standardberichte»CRM«Mit den BI-Standardberichten für den Bereich CRM können Sie Ihre Vertriebsaktivitäten beurteilen und damit eine fundierte Grundlage für zu treffende Entscheidungen schaffen. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Business Intelligence« Überblick aller Vertriebsprojekte Über das Infosystem»Vertriebspipeline«erhalten Sie einen kompletten Überblick aller Ihrer Vertriebsprojekte. Diese können nach Wahrscheinlichkeit, Datum oder Zuständigkeit sortiert und grafisch dargestellt werden. Von hier aus kann ein Angebot oder Auftrag veranlasst werden. Damit schließt sich der Vertriebskreis. 48/156

49 Verkauf 2014 Sie können Aufgaben an Mitarbeiter weiterleiten, Aktivitätsnotizen zu Kunden und Interessenten erfassen sowie nach bestimmten Kriterien klassifizieren. Mit einer optionalen Dokumentenverwaltung wird Ihre Geschäftskorrespondenz archiviert. Damit ist ein schneller Zugriff auf alle Informationen rund um Ihre Kunden und Interessenten sichergestellt Verkauf Um den gesamten Verkaufsprozess durchgängig und komfortabel abzuwickeln, stellt abas Anwendern eine integrierte Verkaufssteuerung zur Verfügung, die die Prozesse von der Angebotserstellung über die Auftragsverwaltung bis hin zum Erfassen von Lieferscheinen und Rechnungen unterstützt. Flexibel und schnell: In abas richten Sie neue Mandanten schnell ein. Einzelne Mandanten haben häufig die gleiche Datenbasis, sind aber je nach Geschäftsbereich oder Standort spezifisch angepasst. Beispielsweise werden sie bei einer Fertigung in mehreren Ländern in unterschiedlichen Bediensprachen betrieben. Im Verkauf sind mandantenspezifische Feldvorbesetzungen mit Vorschlagswerten eingerichtet, es kann in Fremdwährungen fakturiert werden. Das Anlegen von beliebig langen Textbausteinen ist ebenso möglich wie das Berücksichtigen von kunden- und produktspezifischen Rabatten und Staffelpreisen. 49/156

50 2014 Verkauf Werden Rechnungen, Aufträge oder Angebote erstellt, greift der Verkauf auf den Datenpool des Kunden-, Teile- und Firmenstamms zu. Hier kommen dann die Vorteile eines integrierten Gesamtsystems zum Tragen, denn die Software hat direkte Verknüpfungen zu allen Funktionen der Materialwirtschaft, Fertigung, Disposition, Kalkulation und Finanzbuchhaltung. Doppelte und dreifache Dateneingabe ist nicht nötig. Dadurch realisieren Sie eine Reduktion von Fehlern und eine deutliche Zeitersparnis. Ihr Vorteil: Transparenz bei Ihren Geschäftsbeziehungen Stets aktuelle Umsätze zu Artikeln oder Kunden Keine Sicherheitsbestände mehr. Liquidität und optimaler Lagerbestand bei hoher Liefertreue Schneller Rechnungsausgang Verbesserte Rentabilität 50/156

51 Verkauf abas Business Apps»Verkauf«Folgende abas Business Apps stehen Ihnen im Bereich Verkauf zur Verfügung: abas Business App»Verkaufsübersicht«Mit der abas Business App»Verkaufsübersicht«lassen sich alle im Verkauf anfallenden Aufgaben zentral managen. In einer rollenbasierten Übersicht haben Sie alle zugeordneten Vorgänge vom Angebot bis zur Rechnung im Blick. Sie analysieren beispielsweise Ihre Vorgänge über einen bestimmten Zeitraum und wechseln per Klick in verschiedene Anwendungen, um weitere Aktionen, wie z. B. das Erstellen eines Lieferscheines oder einer Rechnung, auszuführen. Business Apps Verkauf abas Business App»Kundenakte«Mit der abas Business App»Kundenakte«lassen sich alle wichtigen Vorgänge zu einem Kunden oder einem Interessenten visualisieren. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Stammdaten«. abas Business App»Artikelakte«Die abas Business App»Artikelakte«sammelt aus verschiedenen Funktionsbereichen der abas Business Suite alle wichtigen Informationen zu einem Artikel und stellt sie grafisch aufbereitet in nur einer Ansicht zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Stammdaten«. 51/156

52 2014 Verkauf Verkaufszentrale Im Infosystem»Verkaufszentrale«steuert ein zentrales Dialogfenster alle Verkaufsprozesse. Von hier aus werden Verkaufsvorgänge vom Angebot bis zur Rechnung bearbeitet, eingesehen und neu erstellt. Aktuelle oder bereits archivierte Verkaufsvorgänge können Sie nach verschiedenen Kriterien selektieren, erfassen, freigeben oder bearbeiten. Durch die Anbindung von Infosystemen, wie beispielsweise»plankarte«,»beschaffungsstatus«oder»lagerbestände«, stellen Sie gezielte Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung. Die»Verkaufszentrale«steuert interaktiv auch die komplette Versandplanung BI-Standardberichte»Verkauf«In der abas Business Suite stehen Ihnen diverse BI-Berichte zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden Sie in Kapitel»Business Intelligence« Angebot Aus den im ERP-System erfassten Daten erstellen Sie mit wenig Aufwand Angebote. Durch Wiedervorlagefristen fassen Sie termingerecht nach. Einen Überblick über laufende oder abgeschlossene Angebote liefern Ihnen Listen und Auswertungstabellen, die im Systemstandard enthalten sind. Abgeschlossene Angebote werden im Originalzustand im Angebotsarchiv abgelegt. Der Zugriff ist bei Bedarf möglich. 52/156

53 Verkauf 2014 Angebot im Überblick Erfassen eingehender Anfragen Erstellen und Ändern von Angeboten über die Angebotsmaske Kopieren von Angeboten aus aktuellen oder archivierten Angeboten Kalkulation von Angeboten über Angebotsstücklisten Mandantenspezifische Feldvorbesetzungen mit Vorschlagswerten Verwenden von Wiedervorlagefristen und Terminen im Angebot Beliebig langer Text im Angebotskopf Beliebig langer Text zu jeder einzelnen Angebotsposition Angabe eines Wunschtermins Ausdruck des Angebots in der beim Kunden/Interessenten hinterlegten Korrespondenzsprache Ausdruck über Formulargenerator Beliebiger Wiederholdruck, auch von bereits archivierten Angeboten Eingabe von Angebotspreisen und -werten in Fremdwährung Angebotsüberwachung mit den Listen»Angebotsobligo«Übergabe eines Angebots an einen Auftrag Angebotsarchiv für alle erledigten Angebote im Originalzustand Aufträge Die Auftragsverwaltung ist in vielen Unternehmen stark durch individuelle Anforderungen geprägt. Das ERP-Komplettpaket von abas unterstützt Sie hier durch seine hohe Flexibilität. Komplexe Kundenstrukturen lassen sich einfach im System abbilden. Auch die Übermittlung von Bestelldaten des Kunden über das Internet bzw. EDI oder die kundenbezogene Ermittlung von Preisen sind im Standard abgebildet. 53/156

54 2014 Verkauf Verwaltung von Aufträgen Ähnlich wie beim Bearbeiten von Angeboten erfolgt das Erstellen und Ändern von Aufträgen in einer speziellen Maske. Durch das direkte Zuordnen von Angebotsdaten zu einem Auftrag beschleunigt sich die Auftragserstellung deutlich. Darüber hinaus verwalten Sie auch Rahmenaufträge zu speziellen Produkten, Lieferungen, Rabatten und Staffelpreisen im System. Material- und Terminplanung Aufträge planen Sie jederzeit ein, auch sofort nach dem Erfassen. Die Disposition löst dabei die Produktstrukturen der Auftragspositionen mehrstufig und automatisch auf, ermittelt Termine und Mengen für alle Material- und Kapazitätsbedarfe und aktualisiert termingenau die Beschaffungsvorschläge für alle noch fehlenden Teile. Aufträge im Überblick Erstellen und Ändern von Aufträgen über die Auftragsmaske Möglichkeit, einen Auftrag zu ändern und gleichzeitig das Auftragsobligo zu erstellen Erstellen eines Auftrags durch Übernahme von Angebotsdaten Mandantenspezifische Feldvorbesetzungen mit Vorschlagswerten Material- und Terminplanung Verwendung von Wiedervorlagefristen und -terminen im Auftrag Übernahme von Kundenstammdaten in den Auftrag mit Änderungsmöglichkeit: Konditionen, Versandvorschriften, Fremdwährung, Preise, Rabatte Verwaltung von Rahmenaufträgen Zuordnung von Kostenträgern Beliebig langer Text in den Auftragskopfdaten Beliebig langer Text für jede einzelne Auftragsposition Auftragsüberwachung mit dem»auftragsobligo«auftragsstatusbericht für Auftragspositionen, die gefertigt oder beschafft werden müssen Optionale Rahmenauftragsbearbeitung für die Kfz-Zulieferindustrie nach VDA-Richtlinien Markierung in EK/VK-Positionen: nicht liefern / nicht berechnen Webauftrag 54/156

55 Verkauf Rahmenauftrag Konditionen und Abnahmemengen von Artikeln verwalten Sie im ERP-System von abas in kundenbezogenen Rahmenaufträgen. Die Rahmenvereinbarungen werden unabhängig von den Aufträgen verwaltet. Sie bilden das Rahmenauftragsobligo. Die Rahmenaufträge führen und verwalten Fortschrittszahlen, wie beispielsweise gelieferte und abgerufene Mengen oder Restbestände je Artikel. Die mit den Kunden geschlossenen Verträge können Sie so jederzeit kontrollieren und überwachen. Rahmenauftrag im Überblick Verwalten der Rahmenaufträge, Kontrakte, Verträge Erfassen der Abrufaufträge Überwachung der Rahmenaufträge, Mengen und Gültigkeitsdauer Fortschrittszahlen im Rahmenauftrag Obligo aus Rahmenaufträgen Versand Eine effiziente Bearbeitung und Abwicklung des Versands erreicht abas durch die Kombination aller benötigten Arbeitsschritte. Die Versandabwicklung in abas stellt hierfür Funktionen für die Versandplanung, die Packmittelverwaltung, die Kommissionierung und die Zoll- und Exportabwicklung zur Verfügung. Aktuelle und übersichtliche Dialoginformationen der lieferfähigen Aufträge, deren Bearbeitungsstatus und der Zugriff auf Liefer- und Versandbedingungen sorgen dafür, dass Ihre Versandabteilung immer bestens informiert ist. Versandplanung Versandplanung kombiniert alle Arbeitsschritte für Ihren Versand Eine effiziente Versandplanung garantiert Ihnen die schnellstmögliche Lieferung zum Kunden. Die Versandplanung in abas erreicht dies, indem sie die logistischen Prozesse durch eine größere Transparenz und die Schaffung eines besseren Transportumfelds in Einklang bringt. Darüber hinaus kann durch die Verkürzung der Lagerhaltung eine Kosten- und Zeitersparnis realisiert werden. Mit der Versandplanung bearbeiten Sie Gesamtlieferungen, Teillieferungen, Restlieferungen und Sammellieferungen. Splitten von Auftragspositionen in der Versandplanung Lieferabrufe in der Versandplanung können Sie in mehrere Teillieferungen splitten. Dadurch ist es möglich, die Teillieferungen auf mehrere Chargen zu verteilen. Dabei gelten die Regeln, dass beim Abbuchen der Liefermenge aus dem Lager zuerst vorhandene Materialzuordnungen berücksichtigt werden und nur die Restmenge von der in der Position benannten Charge abgebucht wird. Detaillierte Informationen finden Sie auch im Kapitel»Automotive«und in der Leistungsbeschreibung»abas Business Suite für die Automotive- und Zulieferindustrie«. 55/156

56 2014 Verkauf Kommissionierliste Mit Hilfe von abas wird im Lager eine Kommissionierliste für eine Lieferung zusammengestellt. Die Ladeliste legt dabei fest, wie die Ware verpackt und dem Logistikdienstleister übergeben werden soll. Einen Überblick über aktuelle Bestände liefert die in der Software integrierte Anzeige der Bestände. Gibt es kurzfristige Änderungen, können sie auch noch nach dem Erstellen des Lieferscheins berücksichtigt werden. Bei einer Änderung der Liefermenge im Lieferschein wird die Anzahl der Verpackungen automatisch aktualisiert. Nicht benötigte Packmittel werden gelöscht. Verfügbarkeitsprüfung Mit abas prüfen Sie die Verfügbarkeit von mindestbestands- und bedarfsbezogenen Artikeln. Neben Bestellungen berücksichtigt das ERP-System auch Reservierungen. Den Zeitraum, in dem eine Reservierung bindend ist, können Sie in der Software einstellen. Die erweiterte Verfügbarkeitsprüfung im Verkauf ermöglicht eine schnelle Auskunft zur Lieferfähigkeit bei der Auftragserfassung und zeigt verfügbare (Teil-) Mengen chronologisch an. Eine schnelle Auskunft zur maximalen Freigabemenge auf Basis der Verfügbarkeit von benötigten Vormaterialien sowie eine Anzeige möglicher Freigabestückelungen in chronologischer Reihenfolge erhalten Sie mit Hilfe der Verfügbarkeitsprüfung für Fertigungsaufträge. Konsignationslager Das abas ERP-System unterstützt die Verwaltung von Konsignationslagern. Die Lager beliefern Sie direkt. Eine Abwicklung über Speditionen ist in abas ebenso möglich wie Bestandsführung, Überwachung von Mindestbeständen und eine Entnahme-Abrechnung der Lager mit dem Kunden. Packmittelverwaltung und Behältermanagement Für den Transport von Material werden Packmittel benötigt. Besonders im Bereich der Konsumgüter- oder Automobilzulieferindustrie muss das Material mit Packmittel gemäß den von den Kunden vorgegebenen Packanweisungen verpackt und mit speziellen Informationen versehen werden. 56/156

57 Verkauf 2014 In abas können wiederverwendbare Packmittel, wie z. B. Gitterboxen, Paletten und ähnliches, verwaltet werden. Die Packmittelanweisungen werden in einer Datenbank hinterlegt. Einzelne Bewegungen werden erfasst, so dass aktuelle Bestände jederzeit ausgewiesen werden können. Versandabwicklung im Überblick Versandavis Versandvorschlagsliste Abfrage und Analyse des Lieferobligos Selektion und Gruppierung von Lieferpositionen nach verschiedenen Kriterien Gesamtlieferungen, Teillieferungen, Restlieferungen, Sammellieferungen Rückstandsverwaltung Retouren Verfügbarkeitsprüfung Erstellen von Lieferscheinen und Speditionsaufträgen Versandplanung Erstellen von Sammellieferscheinen und Sammelspeditionsaufträgen Laden und Speichern von Versandplänen Nachträgliches Ändern bereits erstellter Lieferscheine Automatische Verbuchung im Lager Umlagerungen an andere Lager Automatisches Ermitteln der benötigten Packmittel laut Packanweisung Packmittel-Plausibilitätsprüfung Ändern der Packanweisungen Drucken der benötigten Papiere Kommissionierlisten (Picklisten) Versandpapiere, wie z. B.: Lieferscheine Speditionsaufträge Paketaufkleber Frachtbriefe Versandetiketten Warenbegleitschein Warenanhänger inkl. Barcode Fakturierung Auch bei der Fakturierung bildet abas alle unternehmensspezifischen Prozesse äußerst flexibel ab. So ist es möglich, Anzahlungen zu verwalten, Barverkäufe zu tätigen sowie Einzel-, Teil- und Sammelrechnungen zu erstellen. Auch Gutschriften und Stornierungen können Sie im System vornehmen. Kostenträger und Erlöskonten werden von abas zugeordnet. Eine Verbindung mit anderen Funktionen entsteht durch die automatische Verbuchung in Finanz- und Lagerbuchhaltung. Detaillierte Informationen zum Thema Mahnwesen finden Sie im Kapitel»Finanzbuchhaltung«. 57/156

58 2014 Verkauf Fakturierung im Überblick Barverkäufe (mit Verbuchung im Lager und Buchung in der Finanzbuchhaltung auf das Kassenkonto) Einzel- und Teilrechnungen Anzahlungsverwaltung (Anzahlungsanforderungen, Schlussrechnung) Sammelrechnungen, Proforma-Rechnungen Gutschriften und Stornierungen Fakturierung in Fremdwährung Berücksichtigung von Nebenkosten aller Art Rabatte, Staffelpreise, usw. Belegdatum, Buchungsdatum und Valutadatum Zuordnung von Kostenträgern Automatische Erlöskontierungen Automatische Verbuchung in die Finanzbuchhaltung und Lagerbuchhaltung Journalisierung Rechnungsobligo Rechnungsausgangsliste Ausstellung von Rechnungen an Zentralzahlungsregulierer Zuordnung von Vertreter und Provisionssätze auf Positionsebene Provisionsabrechnung Da sich die Provisionsmodelle der Unternehmen unterscheiden, bietet abas die Möglichkeit, unternehmensspezifische Abrechnungsverfahren zu hinterlegen. Die Regeln für die Berechnung werden in einem Provisionsdatenobjekt verwaltet. Hier legen Sie beispielsweise fest, welche Grundprovision ein Vertreter erhält oder ob es für bestimmte Artikel bzw. Produktgruppen abweichende Provisionssätze gibt. Auf diese Weise pflegen Sie die unternehmensspezifischen Provisionsvereinbarungen einfach und flexibel. Provisionsabrechnung im Überblick Provisionsermittlung nach definierten Regeln und Formeln Provisionskonditionen für Vertreter/Artikel/Produktgruppen/Mengenstaffeln Beliebige Kombinationen möglich, z. B. Konditionen für Vertreter und Artikel Provisionsstellungen Individuelle Gestaltung des Abrechnungsformulars Editierbare Auftragsfertigungsliste Die editierbare Auftragsfertigungsliste lässt auftragsbezogene Änderungen auf allen Stufen der Fertigungslisten zu. Bei Material- oder Maschinenengpässen können Sie beispielsweise einfach umplanen, Fertigungslisten lassen sich schrittweise verfeinern, Varianten schnell erzeugen. Somit ist der Überblick über die Zusammensetzung eines Artikels jederzeit gegeben. Infosysteme von abas unterstützen punktgenau beim Auswerten der Fertigungslisten. Detaillierte Informationen zur Editierbaren Auftragsfertigungsliste finden Sie im Kapitel»Fertigung«. 58/156

59 Verkauf Zusatzfunktionen Mit der Funktion»Vorgangshistorie«lassen sich Zusammenhänge zwischen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen einfacher verfolgen. So können Sie im Verkauf beispielsweise Fragen, wie Zu welchem Auftrag gehört die Lieferscheinposition? oder Aus welchem Angebot ist die Auftragsposition hervorgegangen? schnell beantworten. Abgeschlossene Verkaufsvorgänge werden in Originalform in einem Archiv verwaltet, auf das direkt zugegriffen werden kann. Im Archiv drucken Sie z. B. einen Vorgang als Formular aus oder verwenden ihn als Kopiervorlage für einen neuen Vorgang. Auch statistische Auswertungen über archivierte Verkaufsvorgänge sind möglich. Mehr zum Thema Zusatzfunktionen lesen Sie im Kapitel»CRM«. Die ERP-Funktion»Speditionsauftrag«gibt Ihnen einen Überblick über die Ware, die per Spedition verschickt werden soll. Mehrere Lieferscheine können zu einem einzigen Speditionsauftrag zusammengefasst werden, aus dem dann ein Speditionsauftragspapier generiert werden kann. Wird im Lieferschein der Speditionsauftrag angegeben, sind sie dadurch miteinander verknüpft ATLAS Zoll- und Exportabwicklung ATLAS ist ein EDV-Verfahren der deutschen Zollverwaltung zur Automatisierung und Beschleunigung der Zollabwicklung. Damit werden schriftliche Dokumente der Zollabwicklung durch elektronische Nachrichten im EDIFACT- Format ersetzt. Die abas Business Suite unterstützt mit ATLAS das vereinfachte Verfahren der Ausfuhranmeldung. Die Pflege der dafür benötigten Daten erfolgt im ERP-System. In einem Infosystem werden die Daten gesammelt und können auf Wunsch ergänzt oder korrigiert und analog den EDI-Nachrichten zur Übermittlung bereitgestellt werden. Die Konvertierung in EDIFACT-Nachrichten, die elektronische Datenübermittlung an das zuständige Zollamt und die Archivierung der Ausfuhranmeldungen, erfolgt durch zertifizierte Software für Export- und Versandabwicklung von verschiedenen Anbietern, die zur Konvertierung und Übermittlung der Nachrichten an das Zollamt dient und nicht Bestandteil der ERP-Software ist. 59/156

60 2014 Einkauf Einkauf Von der Anfrage über Bestellvorschläge und Bestellungen, dem Erfassen von Wareneingängen bis hin zur Rechnungsprüfung das Bestellwesen bietet als zentrale Komponente in abas eine durchgängige und integrierte Vorgangsbearbeitung. Auch Rahmenverträge können im ERP Einkauf bearbeitet werden. Einkaufsvorgang Anfragen erstellen Bestellvorschläge und Bestellungen erzeugen Wareneingang Rechnungsprüfung Anfrage Bestellungen Lieferschein Rechnung Datenfluss Firmendaten Artikeldaten Kundendaten Im Einkauf stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Anfrage Bestellvorschläge Bestellverwaltung Rahmenaufträge Wareneingang Rechnungsprüfung Lohnfertigungsvorschläge Beistellungen Umlagerungsvorschläge Lieferabrufverwaltung Liefermahnungen und Liefererinnerungen Zusatzfunktionen Ablage, Archiv Standardlisten Standardauswertungen 60/156

61 Einkauf abas Business Apps»Einkauf«Folgende abas Business Apps stehen Ihnen im Bereich Einkauf zur Verfügung: abas Business App»Lieferantenakte«Mit der abas Business App»Lieferantenakte«beurteilen Sie schnell die aktuelle Situation eines Lieferanten und treffen darauf basierend Entscheidungen, weil alle notwendigen Informationen kompakt in einer Übersicht dargestellt sind. Von hier aus ist auch der direkte Zugriff auf die zum Lieferanten gehörigen, aktuell laufenden Vorgänge, Beschaffungsvorschläge und Aktivitäten möglich. Ebenso werden Notizen und archivierte Dokumente aus dem Dokumenten-Management- System in der Lieferantenakte visualisiert. abas Business App»Artikelakte«Die abas Business App»Artikelakte«sammelt aus verschiedenen Funktionsbereichen der abas Business Suite alle wichtigen Informationen zu einem Artikel und stellt sie grafisch aufbereitet in nur einer Ansicht zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Stammdaten«. abas Business App»Einkaufsübersicht«Die abas Business App»Einkaufsübersicht«zeigt alle relevanten Informationen für den Einkäufer in einer Ansicht. In einer rollenbasierten Übersicht hat der Sachbearbeiter alle ihm zugeordneten Vorgänge im Blick. Er kann seine Vorgänge über einen bestimmten Zeitraum analysieren und per Klick in verschiedene Anwendungen wechseln, um weitere Aktionen auszuführen. Dazu gehört z. B. die Bearbeitung von Bestellvorgängen. 61/156

62 2014 Einkauf Einkaufszentrale Im Infosystem»Einkaufszentrale«steuert ein zentrales Dialogfenster alle Einkaufsprozesse. Von hier haben Sie die Möglichkeiten, Einkaufsvorgänge vom Angebot bis zur Rechnung zu bearbeiten, einzusehen und neu zu erstellen. Aktuelle oder bereits archivierte Einkaufsvorgänge können Sie nach verschiedenen Kriterien selektieren, erfassen, freigeben oder bearbeiten. Durch Anbinden von Infosystemen, wie beispielsweise»verkaufsvorgänge«,»plankarte«,»beschaffungsstatus«oder»lagerbestände«, werden gezielte Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt. 62/156

63 Einkauf BI-Standardberichte»Einkauf«In der abas Business Suite stehen Ihnen diverse BI-Berichte zur Verfügung. Detaillierte Informationen finden Sie im Kapitel»Business Intelligence« Anfrage Anfragen an Lieferanten lassen sich komfortabel in der zugehörigen Bildschirmmaske des Einkaufs in abas erstellen und per EDI elektronisch übermitteln. Nach dem Auswählen der Lieferanten generiert das System Anfragen, denen später die eingegangenen Angebote zugeordnet werden. Bei einem im ERP-System durchgeführten Angebotsvergleich werden Preise, Lieferzeiten und Konditionen gegenübergestellt. Dies ist für Sie eine gute Basis, um sichere Kaufentscheidungen zu treffen. Ist die Wahl auf einen Anbieter gefallen, kann aus dem Anfragevorgang automatisch eine Bestellung generiert werden. Alle Anfragen werden in einem Anfragenarchiv gespeichert. Aus den Archivdaten ist ersichtlich, ob eine Anfrage zur Bestellung führte oder nicht. Anfrage im Überblick Einzelanfragen Mehrfachanfragen Anfragenüberwachung Anfragenvergleich Archivierung der Anfragen mit der Möglichkeit, Detailinformationen zu hinterlegen Umwandlung einer Anfrage in eine Bestellung Recherche im Anfragenarchiv nach frei definierbaren Kriterien Bestellvorschläge Zentrale Komponente des Einkaufs ist das Bestellwesen. In der Disposition werden durch die Nettobedarfsermittlung oder bei Unterschreiten von Mindestbeständen Bestellvorschläge generiert. Diese Bestellvorschläge fließen dann in Bestellungen ein. Wie im Verkauf können auch im Einkauf Rahmenaufträge mit Lieferanten bearbeitet werden. Sie beziehen sich auf bestimmte Artikel und beinhalten unter anderem definierte Abrufmengen, Staffelpreise und Rabatte. 63/156

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