Accenture senkt Hotelkosten mit American Express

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1 Accenture senkt Hotelkosten mit American Express Management Informationen von American Express sind eine wichtige Grundlage, um Anbieter auszuwählen und unser globales Hotelprogramm zu verwalten. Sie ermöglichen uns jährliche Einsparungen von 3,5 Mio. US-Dollar. Kimberly Wolfe, Accenture, Leiterin des Global Hotel Programme

2 American Express Management Informationen Zusammenfassung: Accenture hat sich das strategische Ziel gesetzt, ein erstklassiges globales Hotelprogramm zu etablieren und zu verwalten. Dank Management Informationen von American Express spart Accenture weltweit 3,5 Mio. US-Dollar Hotelkosten. Die Herausforderungen die Hotelausgaben von Accenture analysieren detaillierte Management Informationen für die jährlichen Verhandlungen mit Hotels bereitstellen die Hotelkosten spürbar reduzieren Vorteile für Accenture jährlich 3,5 Mio. US-Dollar Hotel kosten weniger einfacher Abruf der Transaktions daten ohne zeitraubende Daten erfassung stärkere Verhandlungsposition gegenüber Anbietern Web-basierte Verwaltung der Ausschreibungen gut koordinierte Verhandlungsstrategie umfassende und lokale Hotel auswahl Lösung American Express Management Informationen

3 Unternehmensprofil Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing- Dienstleister. Mit nahezu Mitarbeitern in 49 Ländern hat das Unter nehmen im Finanzjahr 2005/2006 Nettoeinnahmen von 16,65 Milliarden US-Dollar erwirtschaftet. Seit 2002 setzt Accenture ein weltweites American Express Corporate Card Programm ein. Die Gesamtkosten für Reise- und Bewirtungs kosten (T&E) betrugen 2006 über 1,1 Milliarden US-Dollar. Ziele des Managements der Hotelkosten Accenture verfolgt das klare Ziel, mit einem innovativen, globalen Hotelprogramm ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erreichen. Strategisch heißt das: Accenture muss seine Verhandlungsposition gegenüber den Hotel anbietern erhalten oder weiter aus bauen. Zudem muss das Unternehmen die Vorausset zungen für weitere Einsparungen schaffen und sicherstellen, dass die Hotels ent sprechend der internen Reiserichtlinien gebucht werden. Diese Fallstudie zeigt, wie Kimberly Wolfe, Leiterin des Global Hotel Programme, und ihr Team diese Ziele mithilfe von American Express Management Information umsetzen. So setzt Accenture Management Informationen der American Express Corporate Card ein Diese Management Informationen nutzt Accenture weltweit dazu, die Ausgaben im Hotelbereich zu überblicken und zu analysieren. Informationen zu den Transaktionen können direkt von American Express abgefragt werden ohne die bisherigen zeitrau benden Datenerhebungen (z. B. Konsolidierung der Daten regionaler Reise büros). Accenture kann Daten zu allen Karteninhabern abrufen, die in Hotels übernachten (für deutsche Hotels wurden zuvor z. B. nur Ausgaben deutscher Rei sender berücksichtigt, nicht etwa auch französischer und US-amerikanischer Reisender, die in deutschen Hotels übernachten). American Express Consulting erstellt spezialisierte Berichte für Accenture. Beim jährlichen Aushandeln der Hotel verein barungen sind die Management Informationen von American Express an vier Ansatz punkten besonders wichtig: 1. Vorauswahl geeigneter Hotels Die Hotelausgaben werden mit einer Methode analysiert, die American Express Consulting speziell für Accenture entwickelt hat. Die Analyse setzt bei den einzelnen

4 Hotels an, wobei folgende Kenndaten isoliert und dann nach Städten und Ländern gruppiert werden: Gesamtausgaben pro Hotel (pro Jahr), Übernachtungen pro Hotel (pro Jahr). Auf dieser Grundlage wird die engere Auswahl der Anbieter getroffen, die um Einreichung eines Angebots gebeten werden. Zu den Auswahlkriterien gehören: Global: 100 Übernachtungen oder Ausgaben von US-Dollar. Nur US: 200 Übernachtungen oder Ausgaben von US-Dollar. Auf diese Weise werden aus allen im Vorjahr gebuchten Hotels schnell und gerecht die für Accenture wichtigsten Häuser ermittelt. So spart Accenture Zeit und Ressourcen im Aus schrei bungsprozess für die Hotelverhandlungen. 2. Internetgestützte Ausschreibungsverwaltung Im Zuge des Verhandlungsprozesses werden die gesamten Hotelausgaben nach Stadt und Bezirk in ein Web-basiertes, geschlossenes Ausschreibungsprogramm eingegeben. Die Daten dafür liefert American Express. American Express Consulting verwendet regionale Daten und Zuord nungs - Tools, um die Hotel ausgaben nach Bezirken aufzulisten. London etwa wird dabei in mehrere Bezirke aufgeteilt, ein schließ lich City und Heathrow Airport. Damit werden kurze Transferzeiten ohne Komfortverluste für die Mitarbeiter berücksichtigt. Nach Auswertung der eingegangenen Angebote werden ca Hotels ausgewählt. Während des Auswahlprozesses werden die Angebote von American Express Consulting mit Vergleichsdaten aus der weltweit größten Datenbank abgeglichen und entsprechende Empfehlungen ausgesprochen. 3. Anbieterkonferenzen vor Abgabe des Angebots Mit den wichtigsten Hotelketten (in der Regel weltweit operierende Ketten) hält Accenture vor der Angebotsabgabe gemein same Konferenzen ab. Im Zuge dieser Konferenzen werden die folgenden American Express Kenndaten für das Vorjahr präsentiert: Gesamthotelausgaben, Gesamtübernachtungen pro Land, wichtigste Städte (nach Ausgaben und Übernachtungen), Jahresanalyse zu allen obengenannten Daten. Dies vermittelt den Anbietern einen Eindruck des Umfangs, der wichtigsten Orte und der Trends. Die Hotels nutzen diese Informationen, um ihr Angebot entsprechend der geografischen oder geschäftsspezifischen Anforderungen zu gestalten. Dank der American Express Management Informationen aus unserem konsolidierten, globalen Corporate Card Programm haben wir einen wesentlich besseren Überblick über unsere Hotelausgaben. Kimberly Wolfe, Leiterin des Global Hotel Programme

5 4. Einzelgespräche mit Anbietern Mit einigen der wichtigsten Hotelketten hält Accenture jedes Jahr individuelle Besprechungen ab. Dabei kommen folgende Kenndaten von American Express zum Einsatz: Gesamtausgaben pro Hotel (pro Jahr), Übernachtungen pro Hotel (pro Jahr) berechnet wie zuvor. Diese Informationen werden mit den Zahlen des betreffenden Anbieters verglichen (ausgehend von Buchungen, die unter dem Accenture-Buchungscode erfolgt sind). In der Regel ergibt sich aus den Daten des Hotels eine geringere Gesamtsumme als aus den Corporate Card Daten; dies ist auf bestimmte Besonderheiten zurückzuführen, die mit Reisen von Mitarbeitern eines Beraterunternehmens verbunden sind. Häufig müssen Accenture-Mitarbeiter z. B. die Konditionen und Buchungsmethoden ihrer Kunden verwenden. Diese Buchungen werden dann von den Hotels nicht als Accenture-Ausgaben verbucht. American Express Management Informationen genießen ein hohes Ansehen die Hotels wissen um die Zuverlässigkeit der über die Karte abgerechneten Daten. Erreichte Kosteneinsparungen Ergebnis des jährlichen Verhandlungsprozesses von Accenture, der durch Management Informationen von American Express unterstützt und ermöglicht wird: Einsparungen von 3,5 Mio. US-Dollar bei den Hotelkosten und überdurchschnittlich günstige Konditionen. Auch qualitativ hat Accenture sein Hauptziel erreicht und ein innovatives, globales Hotelprogramm von Weltklasse installiert. Im Vergleich zu den Normaltarifen hat Accenture in den wichtigsten einbezogenen Hotels Einsparungen von 36,5 Mio. US-Dollar erzielt (American Express Compliance and Savings Reports). Es besteht ein ausgewogenes Verhältnis zwischen globalem Management und lokalen Erfahrungen in den Hotelverhandlungen individuellen Bedürfnissen und Unternehmensanforderungen wird gleichermaßen Rechnung getragen. Alles in allem stärken die American Express Management Informationen die Verhandlungsposition von Accenture gegenüber den Hotelanbietern deutlich. Von American Express erhalten wir gute Daten für die Auswahl, die Verhandlungen und die Festlegung bevorzugter Anbieter, erklärt Kimberly Wolfe, Leiterin des Global Hotel Programme von Accenture. CAM American Express Services Europe Limited, Zweigniederlassung Frankfurt am Main, Postfach , Frankfurt am Main,