Microsoft Word Serienbriefe. Microsoft Word Serienbriefe

Transkript

1 Microsoft Word 2010 Serienbriefe Martina Hoffmann-Seidel Otto-Hirsch-Straße 34, Remseck Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Elemente eines Serienbriefes... 2 Serienbrief mit dem Seriendruck-Assistent erstellen... 4 Symbole des Menübands, Register Sendungen... 7 Serienbriefe Fragen zum Vorgehen... 8 Selektieren/Filtern von Datensätzen in der Datenquelle Aufgaben zum Sortieren und Filtern Verschiedene Anreden im Serienbrief: Bedingungsfeld Wenn Bedingungsfeld aufrufen Anrede für Herrn und Frau Anrede für Herrn, Frau und Familie Möglichkeit A: für jede Anrede ein Wenn-Feld Möglichkeit B: Wenn-Feld verschachteln Anrede für Herrn, Frau und Sehr geehrte Damen und Herren Möglichkeit A: Seriendruckfeld NAME in Wenn-Feld einfügen Möglichkeit B: Leerzeichen in die Wenn-Funktion mit eingeben Möglichkeit C: Leerzeichen in ein eigenes Wenn-Feld packen Seite 2

3 Elemente eines Serienbriefes Seite 3

4 Serienbrief mit dem Seriendruck-Assistent erstellen Wir gehen davon aus, dass eine Datenquelle bereits vorhanden ist. 1. Datei öffnen, die Hauptdokument werden soll 2. Seriendruckassistenten aufrufen: Register SENDUNGEN Gruppe SERIENDRUCK STARTEN Symbol SERIENDRUCK STARTEN SERIENDRUCK-ASSISTENT MIT SCHRITT-FÜR-SCHRITT-ANWEISUNGEN Der Seriendruckassistent - Schritt 1 von 6: Dokumenttyp wählen Was für ein Serienbrief soll erstellt werden? Briefe oder -Nachrichten oder Umschläge oder Etiketten oder Verzeichnis Der Seriendruckassistent - Schritt 2 von 6: Startdokument wählen Aktuelles Dokument verwenden (= das am Bildschirm angezeigte) oder Mit einer Dokumentvorlage beginnen oder Mit vorhandenem Dokument beginnen Der feststehende Text kann jetzt oder auch noch später eingegeben bzw. bearbeitet werden. Seite 4

5 Der Seriendruckassistent - Schritt 3 von 6: Empfänger wählen (= Datenquelle) Dazu entweder: eine vorhandene Liste verwenden (die die Empfängerdaten bereits enthält) DURCHSUCHEN gewünschte Liste auswählen oder eine neue Liste erstellen Der Seriendruckassistent - Schritt 4 von 6: Schreiben Sie Ihren Brief Falls noch nicht geschehen, geben Sie jetzt den Brieftext ein. Fügen Sie die Seriendruckfelder ein über WEITERE ELEMENTE: Seite 5

6 Der Seriendruckassistent - Schritt 5 von 6: Vorschau auf Briefe In der Vorschau werden die Seriendruckfelder probeweise mit den Datensätzen gefüllt. Zum Blättern: Um eventuelle Korrekturen an Datensätzen vorzunehmen: EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN Der Seriendruckassistent - Schritt 6 von 6: Beenden und Zusammenführen Zusammenführen des Hauptdokuments mit der Datenquelle: Um direkt auf dem Drucker auszudrucken: DRUCKEN Um in ein neues Dokument zu drucken, das weiterbearbeitet werden kann: INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN Seite 6

7 Symbole des Menübands, Register Sendungen Analog zum Seriendruck-Assistenten finden Sie alle benötigten Befehle auch im MENÜBAND Register SENDUNGEN: Wählen Sie hier aus, ob Sie einen Brief, -Nachrichten, Umschläge, Etiketten oder ein Verzeichnis erstellen wollen. Schritt 1 des Seriendruck- Assistenten Geben Sie an, welche Datenquelle Sie benutzen wollen. Wählen Sie dieses Symbol, wenn Sie die ausgewählte Datenquelle bearbeiten wollen, z. B. sortieren oder filtern. Enthält eine Liste mit allen Seriendruckfeldern der ausgewählten Datenquelle. Schritt 3 des Seriendruck- Assistenten Schritt 4 des Seriendruck- Assistenten Unterlegt die eingefügten Seriendruckfelder mit einer grauen Schattierung, die nur auf dem Bildschirm, nicht aber auf dem Ausdruck zu sehen ist. Zeigt eine Vorschau an, in dem bei den Seriendruckfeldern die entsprechenden Felder aus der Datenquelle eingeblendet werden. Bei eingeschalteter Vorschau können die eingeblendeten Datensätze hierüber ausgewählt werden. Schritt 5 des Seriendruck- Assistenten Hilft einen bestimmten Datensatz zu suchen und in der Vorschau anzuzeigen. Seriendruck beenden: Einzelne Dokumente bearbeiten (= Individuelle Briefe bearbeiten) oder Dokumente drucken Schritt 6 des Seriendruck- Assistenten Seite 7

8 Serienbriefe Fragen zum Vorgehen Fügen Sie bitte folgende Begriffe in den Lückentext ein: Datenformular Datenquelle Datensatz Hauptdokument Register Sendungen - Seriendruckfelder Seriendruck-Assistent Steuersatz. 1. Das enthält den in jedem Brief gleichbleibenden Standardtext sowie Seriendruckfelder an den Stellen, an denen variabler Text eingefügt werden soll. 2. Die Platzhalter für den variablen Text, die im Hauptdokument eingefügt werden, heißen. 3. Die Datei, die die variablen Informationen (also z. B. Adressen) enthält, nennt man. 4. Die variablen Informationen sind in Form einer Tabelle angelegt, wobei jede Tabellenzeile einem entspricht. 5. Die erste Tabellenzeile der Datenquelle wird genannt. Sie enthält die Namen der Seriendruckfelder. 6. In dem sogenannten wird jeder Datensatz als eine Art Karteikarte zu Verfügung gestellt. Dies erleichtert das Eingeben und Korrigieren der variablen Informationen. 7. Der hilft Ihnen beim Erstellen eines Serienbriefes. Sie erreichen ihn über das Register SENDUNGEN Gruppe SERIENDRUCK STARTEN Symbol SERIENDRUCKASSISTENTEN MIT SCHRITT-FÜR- SCHRITT-ANWEISUNGEN. 8. Im Register des Menübands finden Sie auch Symbole für die wichtigsten Befehle, die Sie zur Erstellung eines Serienbriefes benötigen. Seite 8

9 Setzen Sie folgende Begriffe ein: Datensätze Datenquelle - gemischter/verbundener Serienbrief - Seriendruck- Hauptdokument Seriendruckfelder - Steuersatz mit Feldnamen <Vorname> <Nachname> <Straße> <Plz> <Ort> Einladung <Anrede>, wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass Sie Ihre bestellte Waren nun lieferbar sind... Adam Müller Hauptstraße Renate 12 Schmidt Großstadt Dorstraße Josef 23 Graf Berlin Schillerstraße Köln Einladung Einladung Einladung Seite 9

10 Selektieren/Filtern von Datensätzen in der Datenquelle Im Seriendruck-Assistenten im Schritt 3 oder 5 auf EMPFÄNGERLISTE BEARBEITEN klicken (oder im Register SENDUNGEN Gruppe SERIENDRUCK STARTEN), damit die Datenquelle angezeigt wird. a) Filtern mit Hilfe der Filterpfeile Um nach einem bestimmten Eintrag zu filtern, auf den Filterpfeil der entsprechenden Spaltenüberschrift klicken. Es öffnet sich eine Auswahlliste mit allen vorhandenen Einträgen, so dass der gewünschte Eintrag ausgewählt werden kann. Ausnahme: Gibt es zu viele unterschiedliche Einträge, werden sie nicht angezeigt. Dann so verfahren, wie unter b) beschrieben. [1] b) Filtern mit Hilfe des Dialogfensters Abfrageoptionen Wenn nach mehreren Bedingungen selektiert werden soll (z. B. alle Kunden aus Lindau oder Tübingen) oder der gewünschte Eintrag wird in der Auswahlliste nicht angezeigt: In der Datenquelle m Bereich EMPFÄNGERLISTE VERFEINERN auf den Link FILTERN klicken oder in einer beliebigen Spalte auf den Filterpfeil klicken (es muss nicht in der Spalte sein, nach der selektiert werden soll!) und in der Auswahlliste auf Weitere Optionen [1] klicken. Das Dialogfenster ABFRAGEOPTIONEN öffnet sich: [2] Hier die gewünschten Optionen eingeben. c) Filter wieder aufheben Im Dialogfenster ABFRAGEOPTIONEN die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN [2] oder in der Datenquelle den Filterpfeil anklicken und in der Auswahlliste (ALLE) [3] auswählen [3] Hinweis: Eine bestehende Selektion erkennt man daran, dass der Filterpfeil in der betroffenen Spalte blau anstatt schwarz dargestellt wird. Seite 10

11 Aufgaben zum Sortieren und Filtern Benutzen Sie die Datei: Adressliste.doc a) Sortieren nach Name und Vorname nach Ort, Name und Vorname nach PLZ absteigend b) Filtern Filtern Sie alle Männer heraus und sortieren Sie sie nach dem Nachnamen. Wie heißt der erste und letzte Mann in der gefilterten Liste? Filtern Sie alle Frauen heraus und sortieren Sie sie absteigend nach dem Vornamen. Wie heißt die erste und letzte Frau in der gefilterten Liste? Filtern Sie alle Männer aus Lindau heraus. Wie viele sind es und wie heißen sie? Filtern Se alle Tübinger Adressen. Wie viele sind es? Filtern Sie alle Datensätze, deren Postleitzahl mit 8 beginnt. Wie viele sind es? Wie lautet der Befehl? Filtern Sie alle Frauen aus Rottenburg. Anzahl und Name: Filtern Sie alle Datensätze, deren Namen im Alphabet hinter M liegen. Wie lautet der Befehl? Filtern Sie alle Personen, deren Nachname mit B anfängt. Wie lautet der Befehl? Seite 11

12 Filtern Sie alle Personen aus Tübingen und Rottenburg, deren Note besser als 3 ist: Ergebnis: Seite 12

13 Verschiedene Anreden im Serienbrief: Bedingungsfeld Wenn Um innerhalb eines Serienbriefes verschiedene Anredevarianten (z. B. Sehr geehrter Herr und Sehr geehrte Frau ) komfortabel verwirklichen zu können, benötigen Sie das Bedingungsfeld WENN. Bedingungsfeld aufrufen Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Anrede stehen soll Fügen Sie das Bedingungsfeld WENN ein über: Register SENDUNGEN Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN Symbol REGELN WENN DANN SONST Folgendes Dialogfenster wird angezeigt: Machen Sie Ihre Eingaben und bestätigen Sie mit OK. Seite 13

14 Anrede für Herrn und Frau Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle und rufen Sie das Bedingungsfeld WENN DANN SONST auf. Machen Sie folgende Eingaben: und bestätigen Sie mit OK. Das Wenn-Feld wird daraufhin in den Text eingefügt. Feldfunktion und Feldergebnis des eingefügten Felds: Zu sehen ist das Feldergebnis: Falls Sie bei der Eingabe der Wenn-Funktion einen Fehler (z. B. einen Tippfehler) gemacht haben, können Sie diesen korrigieren, in dem Sie sich die Feldfunktion anzeigen lassen. Die Feldfunktionen können Sie über die Tastenkombination ALT + F9 anzeigen: [ IF {MERGEFIELD Anrede } = Herrn Sehr geehrter Herr Sehr geehrte Frau } Seite 14

15 Anrede für Herrn, Frau und Familie Möglichkeit A: für jede Anrede ein Wenn-Feld Drei Bedingungsfelder WENN hintereinander eingeben mit folgender Anweisung: WENN Anrede = Herrn DANN Sehr geehrter Herr SONST [bleibt leer] WENN Anrede = Frau DANN Sehr geehrte Frau SONST [bleibt leer] WENN Anrede = Familie DANN Sehr geehrte Familie SONST [bleibt leer] Achtung: Diese drei Wenn-Felder müssen hintereinander eingegeben werden ohne Absatzschaltung und ohne Leerzeichen zwischen den einzelnen Feldern, denn diese würden sonst zu überflüssigen Absätzen und Leerzeichen führen!!! Die Feldfunktionen (ALT + F9) sehen so aus: { If { MERGEFIELD Anrede } = "Herrn" "Sehr geehrter Herr" "" } { If { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Sehr geehrte Frau" "" } { If { MERGEFIELD Anrede } = "Familie" "Sehr geehrte Familie" "" } Direkt hinter dem letzten WENN-Feld ein Leerzeichen und das Seriendruckfeld Name sowie das Komma nicht vergessen! Möglichkeit B: Wenn-Feld verschachteln WENN Anrede = Herrn DANN Sehr geehrter Herr SONST Sehr geehrte {Seriendruckfeld Anrede} 1. Ein Bedingungsfeld mit folgendem Text einfügen: Da an dieser Stelle leider kein Seriendruckfeld eingefügt werden kann, geben wir zunächst das Wort ANREDE als Platzhalter ein. 2. Feldfunktion einschalten (über ALT + F9): { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herrn" "Sehr geehrter Herr" "Sehr geehrte ANREDE" } 3. Das Wort ANREDE löschen und das Seriendruckfeld Anrede hier einfügen: über WEITERE ELEMENTE im Seriendruck-Assistent Schritt 4 oder Register SENDUNGEN Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN) 4. Zum Schluss noch ein Leerzeichen sowie das Seriendruckfeld Name einfügen und evtl. die Feldfunktion wieder ausschalten. Mit eingeschalteter Feldfunktion sollte das Feld so aussehen: { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herrn" "Sehr geehrter Herr" "Sehr geehrte { MERGEFIELD Anrede }" } Seite 15

16 Anrede für Herrn, Frau und Sehr geehrte Damen und Herren Problem: Beim Herrn und bei der Frau wird der Nachname in der Anrede (plus einem Leerzeichen davor!) benötigt, dort wo kein Ansprechpartner vorhanden ist, ist dies nicht der Fall: Sehr geehrter Herr Nachname, Sehr geehrte Frau Nachname, Sehr geehrte Damen und Herren, Möglichkeit A: Seriendruckfeld NAME in Wenn-Feld einfügen 1. Drei Bedingungsfelder WENN hintereinander eingeben mit folgender Anweisung: WENN Anrede = "Herrn" DANN "Sehr geehrter Herr NAME" SONST "" WENN Anrede = "Frau" DANN "Sehr geehrte Frau NAME" SONST "" WENN Anrede = "" DANN "Sehr geehrte Damen und Herren" SONST "" Dabei beim Herrn und bei der Frau auf folgendes achten: Da an dieser Stelle leider kein Seriendruckfeld eingefügt werden kann, geben wir zunächst das Wort NAME als Platzhalter ein. 2. Feldfunktion einschalten (über ALT + F9) 3. Das Wort NAME löschen und das Seriendruckfeld Name hier einfügen: über WEITERE ELEMENTE im Seriendruck-Assistent Schritt 4 oder Register SENDUNGEN Gruppe FELDER SCHREIBEN UND EINFÜGEN SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN) Mit eingeschalteter Feldfunktion sollte das Feld so aussehen: WENN Anrede = "Herrn" DANN "Sehr geehrter Herr { MERGEFIELD Name }" SONST "" WENN Anrede = "Frau" DANN "Sehr geehrte Frau { MERGEFIELD Name }" SONST "" WENN Anrede = "" DANN "Sehr geehrte Damen und Herren" SONST "" Seite 16

17 Möglichkeit B: Leerzeichen in die Wenn-Funktion mit eingeben 1. Drei Bedingungsfelder WENN hintereinander eingeben mit folgender Anweisung: WENN Anrede = "Herrn" DANN "Sehr geehrter Herr " SONST "" WENN Anrede = "Frau" DANN "Sehr geehrte Frau " SONST "" WENN Anrede = "" DANN "Sehr geehrte Damen und Herren" SONST "" Achtung: Diese drei Wenn-Felder müssen hintereinander eingegeben werden ohne Absatzschaltung und ohne Leerzeichen zwischen den einzelnen Feldern, denn diese würden sonst zu überflüssigen Absätzen und Leerzeichen führen!!! 2. Zum Schluss das Seriendruckfeld Name nicht vergessen! Mit eingeschalteter Feldfunktion sollte das Feld so aussehen: { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herrn" "Sehr geehrter Herr "" } { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Sehr geehrte Frau "" } { IF { MERGEFIELD Anrede } = "" "Sehr geehrte Damen und Herren "" } { MERGEFIELD Name }, Möglichkeit C: Leerzeichen in ein eigenes Wenn-Feld packen 1. Drei Bedingungsfelder WENN hintereinander eingeben mit folgender Anweisung: WENN Anrede = "Herrn" DANN "Sehr geehrter Herr" SONST "" WENN Anrede = "Frau" DANN "Sehr geehrte Frau" SONST "" WENN Anrede = "" DANN "Sehr geehrte Damen und Herren" SONST "" 2. Ein viertes Bedingungsfelder einfügen, das dafür sorgt, dass in Leerzeichen eingegeben wird, falls das Seriendruckfeld Name nicht leer ist: WENN Name <> "" DANN " " SONST "" 3. Zum Schluss das Seriendruckfeld Name nicht vergessen! Achtung: Diese drei Wenn-Felder müssen hintereinander eingegeben werden ohne Absatzschaltung und ohne Leerzeichen zwischen den einzelnen Feldern, denn diese würden sonst zu überflüssigen Absätzen und Leerzeichen führen!!! Mit eingeschalteter Feldfunktion sollte das Feld so aussehen: { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Herrn" "Sehr geehrter Herr "" } { IF { MERGEFIELD Anrede } = "Frau" "Sehr geehrte Frau "" } { IF { MERGEFIELD Anrede } = "" "Sehr geehrte Damen und Herren "" } { IF { MERGEFIELD Name } <> "" " " "" }{ MERGEFIELD Name }, Seite 17