Serienbrief mit Works 7.0

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1 Serienbrief mit Works 7.0 Wie Sie die Kundendaten aus der JS Software exportieren können, ist in der Anleitungen Datenexport aus JS-Software beschrieben. Wir gehen davon aus, dass Sie im Programm Etikettendruck auf Einzelbogen, die Daten bereits in eine Datei mit der Endung.txt exportiert haben. Oeffnen Sie nun Ihr Word-Programm mit einem leeren Dokument. Klicken Sie auf Extras und dann Seriendruck und Datenquelle öffnen. Es erscheint folgendes Fenster Wählen Sie die Option Mit Informationen aus einen anderen Dateityp zusammenführen Seite 1 von 7

2 Es erscheint folgendes Suchfenster Suchen Sie das Verzeichnis, wo die exportierten Daten abgespeichert worden sind. z.b. c:\wabal oder J: Wählen Sie den Dateityp Textdateien.txt,.csv,.tab..asc Wählen Sie die exportierte Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche öffnen Beantworten Sie die Frage möchten Sie die Einträge in der ersten Datenzeile als Feldnamen verwenden mit ja Seite 2 von 7

3 Wählen Sie als Trennzeichen Tabstopp (Tabulator) Es erscheint ein Fenster mit der Auswahl der zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder. Positionieren Sie den Cursor in Ihrem Dokument an der Stelle, wo das entsprechende Seriendruckfeld eingefügt werden soll und klicken Sie dann auf Einfügen. Das Feld wird dann an dieser Stelle eingefügt. Wählen Sie die vorhandenen Datenfelder einzeln aus. Diese werden dann in den Brief eingefügt Seite 3 von 7

4 Wenn Sie die Adresse einfügen, sollten Sie zuerst ein Textfeld erstellen. Das Textfeld erlaubt Ihnen, die Funktion leere Zeilen nicht drucken zu verwenden. Wenn Sie kein Textfeld für die Adresse verwenden, so müssen Sie mit dem Tabulator die Adresse an die richtige Position bringen. Das bedeutet, wenn z.b. die Strasse bei einer Adresse fehlt, so wird eine leere Zeile gedruckt, weil das Programm nicht merkt, dass es eine leere Zeile ist, weil auf dieser Zeile noch ein oder mehrere Tabulatoren vorhanden sind. Mit dem Textfeld, sind auf dieser Zeile keine weiteren Steuerzeichen vorhanden und das Programm merkt, dass die Zeile leer ist. Fügen Sie das Textfeld ein und positionieren Sie es an der Stelle, wo Sie die Adresse haben möchten Seite 4 von 7

5 Wenn Sie eine andere Schrift für die Adresse wünschen, markieren Sie die Felder und wählen in der Kopfleiste die gewünschte Schriftart und die Grösse Um das Resultat zu überprüfen, klicken Sie auf Ergebnisse anzeigen. Jetzt sehen Sie die die ausgefüllte Adresse. Schreiben Sie Ihren Serienbrief. Ist dieser fertig, so klicken Sie in der Kopfleiste auf Datei und Drucken. Seite 5 von 7

6 Klicken Sie nicht auf das Druckersymbol, da sonst der Druck sofort beginnt. Nehmen Sie Datei und Druckern. Es erscheint wählen Sie den gewünschten Drucker Geben Sie an, welche Datensätze Sie drucken möchten. Alle oder von/bis Markieren Sie keine Zeilen mit leerem Feld drucken. In unserer Works-Version kann diese Vorgabe leider nicht gespeichert werden. Sie müssen diese Option bei jedem Druck wieder markieren Klicken Sie auf OK um den Druck zu beginnen. Mit der Schaltfläche Test können Sie einen Musterausdruck erstellen. Wenn Sie den Brief später für erneuten Ausdruck mit anderen Adressen wiederverwenden möchten, so speichern Sie das Dokument mit einem von Ihnen gewählten Titel (zum Beispiel Serienbrief an Kunden ) auf Ihrem PC ab. Wählen Sie den Namen des Dokumentes und den Ort so, dass Sie das Dokument zu jedem späteren Zeitpunkt wieder finden. Sie müssen später dann, nur noch die wenigen auf der folgenden Seite beschriebenen Schritte ausführen, um eine neue Serie zu drucken. Seite 6 von 7

7 Kurzbeschrieb Seriendruck (wenn der Brief schon einmal gedruckt worden ist) Diese Abfolge gilt nur, wenn Sie im Programm Kundenstamm Etikettendruck seit dem ersten Datenexport keine Aenderungen vorgenommen haben. Wenn Sie andere Felder zum Export ausgewählt haben, müssen Sie auch die Seriendruckfelder in Ihrem Dokument neu erstellen, da die Datenfelder sonst nicht mehr übereinstimmen. Folgende Schritte sind durchzuführen. Kundenverwaltung Adressetiketten Einzelblatt (Export) Wählen Sie die gewünschten Adressen mit Hilfe der Selektion auf der ersten und zweiten Seite des Programmes aus. (Beschrieb in der Anleitung für Datenexport aus der JS-Software). Aendern Sie die auf der 3. Seite aufgeführten Felder, die exportiert werden sollen auf keinen Fall ab, sonst müssen Sie die Etiketten, wie auf den vorstehenden 6 Seiten beschrieben wieder neu definieren. Exportieren Sie die Daten. Anschliessend rufen Sie Ihr Word wieder auf Works 7.0 öffnen Suchen Sie das gespeicherte Seriendruck-Dokument. Oeffnen Sie das Dokument. Wenn nötig, können Sie die Darstellung oder den Text korrigieren. Sie müssen jetzt nur noch auf die Schaltfläche Datei und Drucken klickenseriendruck klicken und es erscheint wieder das Druckmenu. Wähle Sie den Drucker und markieren Sie keine leeren Zeilen drucken erneut. Klicken Sie auf OK und der Seriendruck beginnt Hägendorf, 6. Juni 2005/js Seite 7 von 7

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