1 Text mischen (Serienbriefe)

Transkript

1 1 Text mischen (Serienbriefe) Es kommt immer wieder vor, dass Sie einen gleichlautenden Brief an verschiedene Empfänger schreiben müssen. Die meisten Teile des Textes bleiben gleich, nur einige Wörter verändern sich, sind also variabel. Bei einer Schreibmaschine müssen Sie alle Briefe komplett neu schreiben. Mit dem Programm Office Writer schreiben Sie nur die variablen Textstellen neu, z.b. die Empfängeranschrift. Bei der Erstellung dieser so genannten Serienbriefe benötigen Sie in der Regel zwei verschiedene Dateien: Datenquelle Darin stehen die Textteile, die sich bei jedem Brief verändern, z.b. die Anschriften. Ausgangsdokument Diese Datei besteht aus dem Brief mit seinen gleichlautenden Textstellen. Für die veränderlichen (variablen) Teile werden Platzhalter (Variablennamen) eingesetzt. Beim Seriendruck werden diese beiden Dateien verbunden, zusammengemischt. 1.1 Datenquelle (Datenbank) Die Adressen für das Einladungsschreiben können Sie nicht nur in Office neu eingeben, sondern auch bestehende Adressen verwenden. Es kommen Adressbestände der Datenbanktypen HSQL, Adabas D, dbase, MS-Outlook, MS-Access oder aus anderen Programmen zum Einsatz. Dafür können Sie den Adressdatenquelle-Assistenten benutzen (Menü Datei, Assistenten, Adress-Datenquelle). Bei unserem Einladungsschreiben wollen wir aber ein Office Tabellendokument als Datenquelle verwenden. Variable und Variablenname Der Begriff Variable taucht immer wieder im Computerwesen auf. Stellen Sie sich eine kleine Schachtel vor, in der etwas aufbewahrt wird. Der Inhalt der Schachtel ist aber veränderlich, er ist variabel. Nun geben Sie der Schachtel einen Namen, den Variablenname. Da der Name immer gleich bleibt, sprechen Sie die Variable (Schachtel) über ihren Namen an. Sie können beliebig viele Variablen anlegen, z.b. für: Anrede Datum Vorname Euro-Beträge Nachname Zahlen, usw. Falls Sie die Datenquelle (Datenbank) auch in anderen Programmen verwenden möchten (Daten Im- und Export), beachten Sie bitte, dass es zu Problemen führen kann, wenn ein Variablenname nicht mit einem Buchstaben beginnt oder Leerzeichen oder Sonderzeichen enthält.

2 Feldname und Seriendruck-Feld Die variablen Textteile, z.b. eine Anschrift, werden in der Datenbank in eine Tabelle geschrieben. Eine Datenbanktabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Jede Spalte bekommt eine Spaltenüberschrift. Diese Spaltenüberschrift verwenden wir als Variablenname. In Office Writer und in anderen Programmen finden Sie dafür auch die Begriffe Feldname oder Seriendruck-Feld. Die erste Zeile dieser Tabelle mit den Spaltenüberschriften ist der Steuersatz. Ab der zweiten Zeile werden die einzelnen Datensätze abgelegt: die Anschriften. Wenn Sie nun den Brief von vorne an verschiedene Empfänger als Serienbrief mit Office Writer schreiben wollen, sind folgende Teile variabel zu gestalten: Anrede Strasse Vorname Plz Nachname Ort. Wie bereits angedeutet, kann es für einen Datenaustausch manchmal nachteilig sein, wenn in den Feldnamen nationale Sonderzeichen (ä ü ö ss, hier bei Strasse) verwendet werden. In einer Datenbanktabelle sind mindestens alle Platzhalternamen des Ausgangsdokuments aufzunehmen. Sie können aber darüber hinaus in der Tabelle beliebig viele Felder eintragen. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie die weiteren Felder für den aktuellen Serienbrief zwar nicht benötigen, sie aber für eine spätere Aktion bereitstellen wollen. 1.2 Datenquelle erstellen Als Datenquelle für die veränderlichen Textteile unserer Serienbriefe legen wir nun ein Tabellendokument in Office an. Das Tabellendokument Öffnen Sie über den Menüweg Datei, Neu ein Tabellendokument: Neue Office Tabelle

3 Speichern Sie das Tabellendokument unter dem Namen Adressen ab: Tabellendokument speichern Eine Tabelle besteht aus einer Anzahl von Zeilen und Spalten. Die Spalten werden mit Grossbuchstaben A, B, C,, die Zeilen mit Nummern 1, 2, 3, benannt. Durch die Kombination eines Grossbuchstabens mit einer Nummer sind die Tabellenzellen eindeutig festgelegt. In dem Bild vorher ist die Zelle D4 markiert. Ein Tabellendokument in Office besteht standardmässig aus drei Tabellen. Sie können zwischen diesen Tabellen durch Anklicken der Tabellenregister am unteren linken Rand des Dokumentes hin- und herschalten. Wir arbeiten jetzt nur mit der Tabelle1. Klicken Sie in verschiedene Tabellenzellen und beachten Sie wie die Spalten- und Zeilenbenennung optisch hervorgehoben werden. Aufgabe 1 Daten in eine Tabelle eingeben 1. Klicken Sie in die Zelle A1 und geben Sie Anrede1 ein. 2. Durch Drücken der ( )-Returntaste schliessen Sie eine Eingabe ab. Der Zellcursor springt in die darunter liegende Zelle A2. Aber auch mit einer Cursor-(Pfeil)-Taste können Sie die Dateneingabe abschliessen, beispielsweise mit der (Æ)-Taste. 3. Geben Sie auch die anderen Daten in Ihre Tabelle ein: Anrede1 Vorname Name Strasse Plz Ort Anrede2 Frau Lore Reuter Bauerstr Burghausen e Frau Herrn Klaus Weber Hauptstr Berlin er Herr Frau Anita Heintz Bachweg Bielefeld e Frau

4 4. Speichern Sie die fertige Tabelle über Datei, Speichern oder (Strg)+(S): Das fertige Tabellendokument 1.3 Ausgangsdokument Schliessen Sie alle geöffneten Dokumentfenster über Menü Datei, Schliessen. Als Ausgangsdokument können Sie jedes bestehende oder ein neues Textdokument verwenden Erstellen Sie ein neues leeres Dokument über den Menüweg: Datei, Neu, Textdokument. Schreiben Sie jetzt den ersten Teil des Serienbriefes, und speichern Sie ihn unter dem Namen Serienbrief-Dokument, Einladung zur Mitternachtsfeier ab: Karl Kirschbauer Leopoldstr München Tel Einschreiben (Datum)

5 Der erste Teil des Serienbriefes 1.4 Serienbrief-Assistent Für das weitere Vorgehen rufen Sie den Menüweg Extras, Serienbrief-Assistent auf. Menüweg Schritt 1 Dieser Assistent bietet eine grosse Fülle der verschiedensten Möglichkeiten an. Für diesen Einführungskurs wurde ein möglichst einfacher Weg gewählt: 1. Übernehmen Sie im ersten Schritt die Standardoption Aktuelles Dokument verwenden, und klicken Sie auf [Weiter].

6 2. Auch im Schritt 2 klicken Sie auf [Weiter]. Schritt 2 Schritt 3 3. Jetzt soll die Datenquelle mit dem Ausgangsdokument verbunden werden. Klicken Sie im Schritt 3 auf die Schaltfläche [Adressenliste_auswählen]. Die Dialogbox Empfängerliste auswählen wird geöffnet.

7 4. In der rechts stehenden Dialogbox klicken Sie auf [Hinzufügen] und 5. wählen in dem Öffnen-Fenster das Laufwerk, den Ordner und die Datei Adressen.ods aus. Die Datenquellen verwalten Das Tabellendokument markieren und öffnen 6. Nach dem Klick auf [Öffnen] ist in der rechts stehenden Dialogbox die Kalkulationstabelle als Empfängerliste eingetragen. 7. Mit einem Klick auf [_OK_] erscheint wieder der dritte Schritt des Serienbrief-Assistenten: Das Tabellendokument ist als Empfängerliste eingetragen

8 Schritt 3 8. Deaktivieren Sie im Schritt 3 das Kontrollfeld Dieses Dokument soll einen Adressblock enthalten, und klicken Sie wieder auf [Weiter]: Schritt 4 9. Auch im Schritt 4 deaktivieren Sie das Kontrollfeld Eine Briefanrede in das Dokument einfügen und klicken wieder auf [Weiter]. 10. Da Sie in den Schritten 3 und 4 die Kontrollfelder deaktiviert haben, erscheint der 5. Schritt nicht, es geht gleich zum Schritt 6:

9 Schritt Im sechsten Schritt klicken Sie auf die Schaltfläche [Dokument_bearbeiten]. Sie sind zurück im Ausgangsdokument. Zum Serienbrief-Assistenten kommen Sie wieder mit einem Klick auf die nachfolgende Schaltfläche: Schaltfläche Sie können im Serienbrief-Assistenten über die Schaltfläche [Zurück] oder links über die Leiste einen oder mehrere Schritte wieder zurückgehen. Über die Leiste Schritte wieder zurückgehen 1.5 Datenquellenansicht Ein Werkzeug zum Arbeiten mit einer Datenbank ist die Datenquellenansicht. Über verschiedene Wege schalten Sie oberhalb des Dokumentenfensters diesen zusätzlichen Rahmen ein und aus: Symbol Datenquellen in der Standard-Symbolleiste oder Menüweg Ansicht, Datenquellen. Auch mit der (F4)-Taste können Sie das Fenster ein- und ausblenden.

10 Datenquellenansicht oberhalb des Dokumentenfensters. Die Maus zeigt auf die Aus- / Einblenden-Schaltfläche. Wenn Sie die Datenquellenansicht aktiviert haben, können Sie die Datenquelle über die Aus- /Einblenden-Schaltfläche in der Trennzeile zwischen dem oberen und dem unteren Bereich aus- und einschalten. Der Vorteil dieser Schaltfläche, die zwischen der Navigationsleiste und dem Lineal liegt: Auch beim Ausblenden der Datenquellenansicht bleiben Sie bei der aktuellen Datenquelle angemeldet. Bei grossen Datenbanken kann dies eine gewisse Zeitersparnis bedeuten, und ausserdem bleiben gesetzte Sortierungen, Filter etc. aktiv. In der Datenquellenansicht ist links der Explorer platziert. Einen Datenbankeintrag im Explorer erkennen Sie an dem Datenbank-Symbol. Auch Ihr neu angelegtes Tabellendokument Adressen finden Sie jetzt dort. Wenn Sie auf das Symbol [+] links neben dem Eintrag klicken, sehen Sie die Standardobjekte einer Datenbank: Abfragen und Tabellen. Über das Symbol Objekte im Explorer in der Datenquellenansicht schalten Sie den Explorer ein und aus. Die aktuellen Objekte sind im Explorer jeweils fett hervorgehoben. Falls mehrere Datenbanken im Explorer angeordnet sind, wechseln Sie mit Mausklick das aktuelle Objekt. 1.6 Datenfelder in das Ausgangsdokument einfügen Für die variablen Textstellen sind jetzt die Datenfelder (Seriendruck-Felder) in das Ausgangsdokument einzufügen. 1. Die Datei Serienbrief-Dokument, Einladung zur Mitternachtsfeier ist geöffnet und die Datenbanktabelle Adressen ist oberhalb des Briefes sichtbar.

11 2. Klicken Sie in der Datenquellenansicht auf den Feldnamen Anrede1 im Spaltenkopf, und ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste an die entsprechende Stelle im Ausgangsdokument (Drag&Drop). Der Mauszeiger wechselt beim Ziehen sein Aussehen. Den Feldnamen bei gedrückter linker Maustaste an die entsprechende Stelle im Ausgangsdokument ziehen (Drag&Drop) 3. Wenn Sie die linke Maustaste loslassen, sehen Sie als Ergebnis im Dokument: Seriendruck-Feld an der Einfügestelle Jedes Feld wird im Dokument grau hinterlegt. Die Seriendruck-Feldzeichen können nicht ersetzt werden durch die Zeichen "kleiner als" (<) und "grösser als" (>). Eventuell sehen Sie auf Ihrem Bildschirm das Feld aber auch in der folgenden Form:

12 Die Anzeige der Feldbefehle ist eingeschaltet In diesem Fall ist das Anzeigen der Feldbefehle eingeschaltet. Über den Menüweg Ansicht, Feldnamen können Sie die Darstellung verändern. 4. Wenn Sie mit der Maus auf ein Seriendruck-Feld zeigen, sehen Sie den Feldnamen mit der Datenquelle als Tipp. Voraussetzung ist allerdings, dass die Tipp- Anzeige in den Optionen eingeschaltet ist. Seriendruck-Feld mit dem Feldnamen und der Datenquelle als Tipp 5. Fügen Sie auch die anderen Felder auf diese Weise ein. Aber Sie können ein Feld nur in eine Zeile einfügen, die bereits besteht. Geben Sie also im Ausgangsdokument die notwendige Anzahl an Leerzeilen mit der ( )-Taste ein. Sie können ein Feld auch wie ein einzelnes Zeichen mit den üblichen Befehlen löschen, kopieren und versetzen. 6. Achten Sie auch auf die Leerzeichen zwischen den Datenfeldern Vorname und Name, zwischen Plz und Ort und zwischen Anrede2 und Name! Es gibt noch einen anderen Weg ein Seriendruck-Feld einzufügen: Positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Einfügestelle (!), und wählen Sie den Menüweg Einfügen, Feldbefehl, Andere. In dem nachfolgenden Dialogfenster klicken Sie auf die Registerkarte Datenbank und auf den Feldtyp Seriendruck-Feld. Markieren Sie in der Tabelle Adressen den Feldnamen, und klicken Sie auf die Schaltfläche [Einfügen]: Seriendruck-Felder einfügen 7. Schreiben Sie den Brief zu Ende, und speichern Sie das Dokument ab:

13 Alle Seriendruck-Felder sind eingefügt 1.7 Die fertigen Serienbriefe Bitte überprüfen Sie noch einmal: Die Dateien wurden in der neuesten Version abgespeichert. Das aktuelle Fenster ist das Ausgangsdokument. Die Datenquellenansicht enthält Ihre Datenbanktabelle. Wenn das Ausgangsdokument komplett fertig ist, klicken Sie auf die rechts stehende Schaltfläche. Sie kommen zurück zum Schritt 6:

14 Schritt 6 Bei Klick auf [Weiter] kommt Assistent Schritt 7. Falls die Schaltfläche auf dem Bildschirm fehlt, weil beispielsweise das Ausgangsdokument zwischendurch geschlossen war, rufen Sie wieder den Menüweg Extras, Serienbrief-Assistent auf. Aber auch mit einem Klick auf das Symbol in der Datenquellenansicht öffnen Sie den Serienbrief-Assistenten. Klicken Sie im Assistenten solange auf [Weiter], bis Sie bei dem gewünschten Schritt sind. Sie können auch wieder [Zurück] gehen. Oder Sie klicken links in der Leiste Schritte sofort auf den gewünschten Schritt. Schritt 7

15 Bei einem Klick auf die Schaltfläche [Individuelles_Dokument_bearbeiten] erscheinen die einzelnen fertigen Serienbriefe in einem neuen, ungespeicherten Dokument: Die einzelnen fertigen Serienbriefe Kurzer Hinweis: Wie bereits erwähnt, erkennen Sie an der dünnen blauen Linie am oberen Druckrand einer neuen Seite den festen Seitenumbruch. Überprüfen Sie die einzelnen Serienbriefe am Bildschirm. Sie können auch noch bei bestimmten Empfängern zusätzliche, individuelle Texte dazuschreiben. Sollten Sie aber in den Briefen einen Fehler feststellen, z.b. ein fehlendes Leerzeichen zwischen den Seriendruck-Feldern, dann klicken Sie im Assistenten links in der Leiste Schritte auf den Schritt 6 und dort wieder auf die Schaltfläche [Dokument_bearbeiten]. Beheben Sie die Fehler im Ausgangsdokument und gehen Sie dann wie beschrieben [Weiter]. Bei einem Fehler wieder zurückgehen

16 1.8 Serienbriefe speichern In dem Fenster mit den fertigen Serienbriefen kommen Sie über die Schaltflächen und [Weiter] zum achten und letzten Schritt des Assistenten: Achter und letzter Schritt Je nach gewählter Option im oberen Teil des Dialogfensters, ändert sich der mittlere Bereich. Um das nun fertige Serienbriefdokument zu speichern, 1. klicken Sie oben auf Serienbriefdokument speichern, 2. wählen eine der drei darunter liegenden Optionen aus 3. und klicken auf die Schaltfläche [Dokumente_speichern]: Die Optionen wählen und speichern 4. In dem Dialogfenster Speichern unter wählen Sie den Speicherort aus, geben einen Dateinamen ein und klicken auf [Speichern].

17 1.9 Serienbriefe drucken Noch ein kleiner Tipp, der für alle Programme gilt: Speichern Sie möglichst vor jedem Ausdruck ab, wenn Sie vor dem Druck an den Dateien etwas geändert haben. Um das nun fertige Serienbriefdokument zu drucken, 1. klicken Sie im Serienbrief-Assistenten oben auf die Option Serienbriefdokument drucken. 2. Überprüfen Sie in dem Listenfeld, dass der richtige Drucker eingestellt ist. 3. Wählen Sie eine der beiden darunter liegenden Optionen aus. Falls ausgewählt, tragen Sie bei der zweiten Option noch die zu druckenden Seitennummern ein: Alle Dokumente drucken 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Dokumente_drucken]. 5. Nach dem Drucken schliessen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche [Fertig_stellen] den Serienbrief-Assistenten. Zusammenfassung Serienbrief Um Serienbriefe zu erstellen, sind zwei getrennte Dateien notwendig: Datenquelle Mit den veränderlichen Textteilen, z.b. den Anschriften. Es können verschiedene Datenquellen verwendet werden. Ausgangsdokument Mit dem festen, gleichlautenden Text und den Seriendruck-Feldern.

18 Neue Datenquelle mit einem Office Tabellendokument 1. Menüweg Datei, Neu, Tabellendokument. 2. In die erste Zeile als Spaltenüberschrift die Feldnamen eingeben. 3. Ab der zweiten Zeile die Anschriften (Datensätze) eingeben. 4. Das Tabellendokument speichern und schliessen. Neues oder vorhandenes Ausgangsdokument 1. Menü Datei, Neu, Textdokument oder vorhandenes Dokument öffnen. 2. In dieses Ausgangsdokument den festen, gleichlautenden Text eintippen. 3. Das Ausgangsdokument speichern, aber nicht schliessen. Serienbrief-Assistent Vorbemerkung: Der Serienbrief-Assistent bietet verschiedene Möglichkeiten an. Hier wird nur der Weg kurz zusammengefasst, der vorher in dieser Unterlage beschrieben wurde. 1. Menüweg Extras, Serienbrief-Assistent. 2. Schritte 1 und 2: Standardoptionen nicht ändern und jeweils [Weiter]. 3. Schritt 3: Kontrollfeld Dieses Dokument soll einen Adressblock enthalten deaktivieren. 4. noch Schritt 3: Schaltfläche [Adressenliste_auswählen] anklicken. 5. noch Schritt 3: In der Dialogbox Empfängerliste auswählen die Schaltfläche [Hinzufügen] anklicken, Tabellendokument öffnen und Dialogbox mit [_OK_] schliessen. Im Assistent auf [Weiter] klicken. 6. Schritt 4: Kontrollfeld Eine Briefanrede in das Dokument einfügen deaktivieren und [Weiter], dabei wird Schritt 5 übersprungen. 7. Schritt 6: Schaltfläche [Dokument_bearbeiten] anklicken. Datenfelder einfügen in das Ausgangsdokument 1. Die Datenquellenansicht über Menü Ansicht, Datenquellen öffnen. 2. Feldnamen (Spaltenköpfe) mittels Drag&Drop aus der Tabelle in der Datenquellenansicht in das Ausgangsdokument ziehen oder Menüweg Einfügen, Feldbefehl, Andere, Registerkarte Datenbank, Feldtyp Seriendruck-Feld. 3. Wenn das Ausgangsdokument fertig ist: auf klicken und im Assistenten auf [Weiter]. Fertige Serienbriefe anschauen und bearbeiten 1. Schritt 7: Im Assistenten auf [Individuelles_Dokument_bearbeiten] klicken und am Bildschirm die fertigen Serienbriefe anschauen und eventuell bearbeiten. 2. Mit Klick auf zurück zum Assistenten und [Weiter].

19 Serienbriefe speichern 1. Schritt 8: Option Serienbriefdokument speichern wählen, 2. auf [Dokumente_speichern] klicken, 3. Speicherort wählen, 4. Dateinamen eingeben und 5. [Speichern]. Serienbriefe drucken 1. Schritt 8: Option Serienbriefdokument drucken wählen und 2. auf [Dokumente_drucken] klicken. Serienbriefe 1. Verwenden Sie die folgenden Daten als Datenquelle für einen Serienbrief, und speichern Sie das Office Tabellen-Dokument unter dem Namen Adressen für Rundschreiben ab: Gebiet Name Anrede Schwerpunkte Ost Schuh e Frau Dresden und Leipzig West Mayer er Herr Essen und Köln Nord Müller er Herr Hamburg und Kiel Süd Weber e Frau München und Ulm 2. Erstellen Sie das folgende Hauptdokument, und speichern Sie es unter dem Namen Rundschreiben ab: RUNDSCHREIBEN an unsere Vertretungen Vertretungsgebiet Ost Sehr geehrte Frau Schuh, wir bitten um Zusendung Ihres Berichtes für das zweite Quartal. Besonders interessant sind für uns die Analysen Ihrer Kundenbesuche in Dresden und Leipzig. Unsere Aktivitäten basieren auf den Zahlen und Erkenntnissen Ihrer Arbeit. Durch Ihre Berichtsunterlagen können wir schnell und effizient handeln und die Kundenwünsche fristgerecht bearbeiten. Mit freundlichen Grüssen 3. Ersetzen Sie die entsprechenden Textteile im Hauptdokument durch die Seriendruckfelder Gebiet, Name, Anrede und Schwerpunkte. 4. Speichern Sie das Hauptdokument ab. 5. Führen Sie den Seriendruck in ein neues Dokument mit dem Befehl [Individuelles_Dokument_bearbeiten] durch, und schauen Sie sich die vier Serienbriefe am Bildschirm an.