8.3 - Dokumentvorlage erstellen und benutzen

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1 8.3 - Dokumentvorlage erstellen und benutzen Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie Dokumentvorlagen erstellen und in moveon für personalisierte Dokumente wie Briefe, Bescheinigungen, Learning Agreements, Auszahlungsanordnungen usw. für einen oder mehrere Empfänger verwenden. 1- Grundsätzliche Bemerkungen zur Funktionsweise Die in moveon verwendeten Dokumentvorlagen sind MS Word Seriendruck-Dokumente. Ein MS Word Seriendruck- Dokument ist ein Dokument, das mit einer Datenquelle verknüpft wird, die die Daten von einem oder mehreren Empfängern enthält (im Fall von moveon handelt es sich um eine MS Excel Datei, in die die moveon Daten übernommen wurden). Dieses Dokument enthält Seriendruckfelder, die mit Feldern der Datenquelle verknüpft sind (im Rahmen von moveon sind dies zum Beispiel Name und Adresse des Empfängers, der Name der Hochschule usw.). Beim Ausführen des Seriendrucks wird für jeden Empfänger ein Dokument erstellt, wobei die Seriendruckfelder automatisch für den jeweiligen Empfänger mit den Daten aus der Datenquelle personalisiert werden. Die Seriendruck-Dokumente werden mit MS Word erstellt und anschließend in moveon als Dokumentevorlagen referenziert. In moveon kann mit der Schaltfläche Dokument erstellen in verschiedenen Formularen eine der Dokumentvorlagen geöffnet werden, die für einen oder mehrere Empfänger referenziert sind. Beim Öffnen erstellt moveon automatisch eine MS Excel Datei mit den Daten der ausgewählten Empfänger, öffnet die Dokumentvorlage und konfiguriert automatisch die MS Excel Datei als Datenquelle des Seriendruck-Dokuments. Die Seriendruckfelder müssen anschließend in das Dokument eingefügt werden. Bei einer späteren Verwendung werden die Daten des oder der Empfänger automatisch beim Öffnen der Dokumentvorlage in MS Word angezeigt. Sie können die Seriendruckfunktionen entsprechend auch zum Erstellen von Umschlägen, Etiketten oder personalisierten -Nachrichten nutzen. Dazu wählen Sie im ersten Schritt des Seriendruck-Assistenten von MS Word einfach den gewünschten Dokumenttyp und lassen sich vom Assistenten führen. 2- Erstellen einer neuen Dokumentvorlage Um eine neue Dokumentvorlage zu erstellen und sie direkt aus moveon zu nutzen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen: 1. Erstellen eines MS-Word-Dokuments 2. Referenzieren dieses Dokuments als Dokumentvorlage in moveon 3. Öffnen der Dokumentvorlage aus moveon mit der Schaltfläche Dokumentvorlage 4. Einfügen der Seriendruckfelder in die Dokumentvorlage Schritt 1 - Erstellen eines MS Word Dokuments Erstellen Sie als Erstes ein Dokument in MS Word. Erstellen und formatieren Sie dazu entweder ein neues Dokument, oder verwenden Sie ein vorhandenes. Verwenden Sie in dieser ersten Phase nicht die Seriendruck-Funktionen. Wenn Ihr Dokument fertig ist, speichern Sie es im Format.doc, danach schließen das Dokument. Um die in moveon verwendeten Dokumente leicht wiederzufinden, und damit diese Dokumente von allen moveon Benutzern verwendet werden können, empfiehlt es sich, alle diese Dokumente in einem Ordner auf einem allgemeinen File Server zu speichern, auf den alle Benutzer Zugriff haben, zum Beispiel unter M:/Dokumente/, wobei M:/ der für moveon reservierte gemeinsame Ordner ist. Der Dokumente-Ordner kann seinerseits in mehrere Unterordner für die verschiedenen Empfängertypen unterteilt werden (Studenten Outgoing, externe Kontakte usw.). Schritt 2 - Referenzieren des Dokuments als Dokumentvorlage in moveon Nachdem das MS Word Dokument erstellt ist, müssen Sie es im Formular zum Konfigurieren von Dokumentvorlagen als Dokumentvorlage in moveon referenzieren Dokumentvorlage erstellen und benutzen page 1

2 Abb. 1: Formular Dokumentvorlagen Um dieses Formular zu öffnen, klicken Sie im Hauptmenü auf Konfiguration und danach auf Dokumentvorlagen. Um eine Dokumentvorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, die das Fenster zum Hinzufügen von Dokumentvorlagen öffnet. Abb. 2: Fenster zum Hinzufügen/Ändern von Dokumentvorlagen Für jede Dokumentvorlage können Sie folgende Daten definieren (die mit einem Sternchen gekennzeichneten Daten sind Pflichtfelder): - Empfänger (*) (auszuwählen aus einer Dropdown-Liste) - Name der Dokumentvorlage in moveon (*) (kann frei gewählt werden) - Dateipfad zur MS Word Datei MS Word (*) (Auswahl erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Datei auswählen) Schritt 3 - Öffnen der Dokumentvorlage aus moveon Vor dem Einfügen der Seriendruckfelder in die Dokumentvorlage muss zunächst ein erstes Mal die Dokumentvorlage aus moveon geöffnet werden, damit moveon automatisch die MS Excel Datei mit den Empfängern erzeugt und sie als Datenquelle der Dokumentvorlage konfiguriert. page Dokumentvorlage erstellen und benutzen

3 In Teil 3 dieses Kapitels wird ausführlich beschrieben, wie Sie eine Dokumentvorlage aus moveon öffnen. Verwenden Sie hierfür die Schaltfläche Dokumentvorlage erstellen im entsprechenden Daten- oder Auswahlformular für den Empfängertyp der zuvor erstellten Dokumentvorlage. Dazu kann ein beliebiger Empfänger ausgewählt werden. Beim Öffnen des Dokuments wird die MS Excel Datei automatisch als Datenquelle der Dokumentvorlage konfiguriert. Die Seriendruck-Symbolleiste wird im oberen Teil des Bildschirms angezeigt. Sollte dies nicht der Fall sein, können Sie sie aktivieren, indem Sie im Menü Ansicht den Punkt Symbolleisten und danach Seriendruck auswählen. Abb. 3: Seriendruck-Symbolleiste in MS Word Schritt 4 - Einfügen von Seriendruckfeldern in die Dokumentvorlage Nun müssen Sie die Seriendruckfelder in das Seriendruckdokument einfügen. Bewegen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle, klicken Sie danach in der Seriendruck-Symbolleiste auf die Schaltfläche Seriendruckfelder einfügen. Eine Liste erscheint, aus der Sie das auszuwählende Feld von moveon auswählen können. Nachdem das Feld ausgewählt und die Auswahl bestätigt wurde, wird das Feld an der gewünschten Stelle eingefügt. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft wie nötig, bis alle gewünschten Felder eingefügt sind. Kapitel 10.1 enthält die detaillierte Liste der Seriendruckfelder in moveon. Abb. 4: Auswahlfenster der Seriendruckfelder Mit der Schaltfläche ABC (Seriendruck-Vorschau) kann von den Namen der Seriendruckfelder zu den Daten der Datenquelle gewechselt werden. So erhalten Sie eine Vorschau des Dokuments mit den tatsächlichen Daten aus moveon. Abb. 5: Schaltfläche ABC (Seriendruck-Vorschau) Speichern Sie das Dokument, legen Sie danach einen Schreibschutz fest, damit Format oder Inhalt bei der Verwendung des Dokuments nicht verändert werden können. Um den Schreibschutz zu aktivieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibgeschützt in den Eigenschaften der Datei. 3- Öffnen einer Dokumentvorlage aus moveon Dokumentvorlagen können zum Erstellen und Drucken eines personalisierten Dokuments für einen Empfänger (bei Verwendung von Datenformularen) oder für mehrere Empfänger (bei Verwendung von Auswahlformularen) verwendet werden Dokumentvorlage erstellen und benutzen page 3

4 Verwenden von Dokumentvorlagen für einen einzigen Empfänger Wenn Sie eine Dokumentvorlage für einen einzigen Empfänger öffnen möchten, öffnen Sie das zum gewünschten Empfängertyp gehörende Datenformular. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Dokumentvorlage erstellen, die das Auswahlfenster für die Dokumentvorlage öffnet. Wählen Sie aus allen für diesen Empfängertyp verfügbaren Dokumentvorlagen die gewünschte Vorlage aus. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Dokumentvorlage ausdrucken, um das Dokument in MS Word zu öffnen. Beispiel : Dokumentvorlage für einen externen Kontakt Öffnen Sie das Formular Institutionen, wählen Sie eine Institution aus; klicken Sie anschließend in der Registerkarte Kontakte bei einem der angezeigten Kontakte auf die Schaltfläche Dokument erstellen. Abb. 6: Formular Institutionen, Registerkarte Kontakte Wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus, klicken Sie danach auf die Schaltfläche Dokumentvorlage erstellen, um das Dokument in MS Word zu öffnen. Abb. 7: Auswahlfenster für Dokumentvorlagen Verwenden von Dokumentvorlagen für mehrere Empfänger Wenn Sie eine Dokumentvorlage für mehrere Empfänger bearbeiten möchten, verwenden Sie das zum gewünschten Empfängertyp gehörende Auswahlformular. Wählen Sie die Empfänger der Dokumentvorlage über Auswahlkriterien aus. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um das Formular Aktionen zu öffnen. Wählen Sie im Formular Aktionen in der Registerkarte Korrespondenz aus den für diesen Empfängertyp verfügbaren Dokumenten das gewünschte Dokument aus. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Dokumentvorlage öffnen, um das Dokument in MS Word zu öffnen. Beispiel : Dokumentvorlage für mehrere externe Kontakte page Dokumentvorlage erstellen und benutzen

5 Öffnen Sie das Formular Auswahlliste der externen Kontakte, indem Sie aus dem Hauptmenü auf Institutionen und danach auf Auswahlliste der externen Kontakte klicken. Wählen Sie die gewünschten externen Kontakte aus, klicken Sie danach auf die Schaltfläche Weiter. Abb. 8: Formular Auswahlliste der externen Kontakte Wählen Sie im Formular Aktionen in der Registerkarte Korrespondenz die gewünschte Dokumentvorlage aus, klicken Sie danach auf die Schaltfläche Dokumentvorlage erstellen, um das Dokument in MS Word zu öffnen. Abb. 9: Formular Aktionen, Registerkarte Korrespondenz 4- Arbeiten mit der Seriendruck-Symbolleiste in MS Word In diesem Teil werden die wichtigsten Funktionen der Seriendruck-Symbolleiste beschrieben Dokumentvorlage erstellen und benutzen page 5

6 Abb. 10: Seriendruck-Symbolleiste in MS Word Schaltfläche ABC (Seriendruck-Vorschau): Mit dieser Schaltfläche können Sie von den Namen der Seriendruckfelder zu den tatsächlichen Daten aus moveon wechseln. Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen : Mit dieser Schaltfläche können Sie auf mehrere erweiterte Funktionen zugreifen. Mit der Funktion Wenn Dann Sonst können Sie zum Beispiel vom Geschlecht des Empfängers abhängige Formulierungen einfügen, zum Beispiel die Anrede in einem Brief. Mit dieser Funktion können Sie testen, ob der Inhalt des Feldes für das Geschlecht des Empfängers gleich M (männlich) ist, und Sie können je nach Ergebnis zwei Werte festlegen (z. B. Sehr geehrter Herr oder Sehr geehrte Frau). Navigationsschaltflächen: Wenn mehrere Empfänger ausgewählt wurden, können Sie mit diesen Schaltflächen zwischen diesen verschiedenen Empfängern navigieren. Schaltfläche Seriendruck in ein neues Dokument : Mit dieser Schaltfläche können Sie das Seriendruckergebnis in einem neuen Dokument speichern. Dieses Dokument ist dann nicht mehr mit der Datenbank verknüpft. Durch diesen Vorgang wird die Dokumentvorlage nicht verändert, sodass Sie z. B. die Möglichkeit haben, diesen Brief individuell je nach Empfänger weiter anzupassen. Schaltfläche Seriendruck an Drucker : Mit dieser Schaltfläche wird die Druckvorlage für alle Empfänger gedruckt. Mit der Standard-Schaltfläche zum Drucken wird dagegen nur das Dokument für den angezeigten Empfänger gedruckt. 5- Konfiguration des Dateipfads zum Speichern der MS Excel Dateien (optional) Sollte die automatische Speicherung der MS Excel Datei in Ihrer Hochschule nicht richtig funktionieren, können Sie in der Konfiguration von moveon den Dateipfad zu einem lokalen oder persönlichen Verzeichnis angeben, in dem die MS Excel Dateien gespeichert werden. Dieser Parameter muss im Bereich Dokumentvorlagen des Formulars Allgemeine Einstellungen konfiguriert werden (siehe Kapitel 2.1). Dieses Verzeichnis muss für alle moveon Benutzer identisch sein und auf jedem Arbeitsplatz angelegt werden (zum Beispiel: C:/Programme/moveon/xls/). Wenn die automatische Speicherung funktioniert, können Sie diese Feld leer lassen. 6- Formatierung von Seriendruckfeldern Sie können die Anzeige von Seriendruckfeldern in Ihren Seriendruckdokumenten mittels sogenannter Formatschalter beeinflussen. Sinnvoll ist dies vor allem für Felder, die Zahlen, Geldbeträge oder Datumsangaben enthalten. Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie den Code des Seriendruckfeldes direkt in Ihrem Word-Dokument bearbeiten können, und zum besseren Verständnis erhalten Sie Beispiele für die Verwendung dieser Formatschalter. Änderung der Formatierung von Seriendruckfeldern mit MS Word XP/2003 Öffnen Sie die Dokumentvorlage, die Sie ändern möchten. Ggf. müssen Sie in der Seriendruck-Symbolleiste noch auf ABC klicken, damit Ihnen die Seriendruckfelder angezeigt werden. Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Seriendruckfeld und einen weiteren Klick auf den Eintrag Feldfunktionen ein/aus im nun erscheinenden Menü blenden Sie den Code des Seriendruckfeldes ein. Platzieren Sie nun die Einfügemarke hinter dem Namen des Seriendruckfeldes, aber innerhalb der angezeigten geschweiften Klammern, und ergänzen Sie den Feldcode durch ein Leerzeichen und den gewünschten Formatschalter \# etc.). Verwenden Sie dafür eines der unten abgebildeten Beispiele. Durch erneuten Klick auf Feldfunktionen ein/aus wird der Feldcode wieder verborgen, und das Ergebnis der Feldfunktion wird angezeigt. Ggf. müssen Sie die Anzeige noch durch einen Klick auf Aktualisieren aktualisieren und durch einen erneuten Klick auf ABC in der Seriendruck-Symbolleiste die Feldinhalte wieder einblenden. So sieht die Seriendruck-Vorschau vor der Formatänderung aus: 2004/12/25 So sieht die Anzeige des Feldes aus, wenn der Feldcode nicht angezeigt wird: «mobilities#mobility_startdate» So sollte die Anzeige des Feldes aussehen, wenn Sie den Feldcode eingeblendet haben: {Mergefield mobilities#mobility_startdate} page Dokumentvorlage erstellen und benutzen

7 So sollte die Anzeige des Feldes aussehen, wenn Sie den gewünschten Formatschalter eingefügt haben: {Mergefield mobilities#mobility_startdate "dd/mm/yyyy" } So sollte die Seriendruck-Vorschau nach der Formatänderung aussehen: 25/12/2004 Beachten Sie, dass abhängig vom Land, das Sie in der Windows-Systemsteuerung gewählt haben, unterschiedliche Symbole oder Formate für numerische Felder (Ziffergruppierung, Dezimaltrennzeichen), Geldbeträge oder Datumsangaben verwendet werden. Welche Zeichen oder Formate für das von Ihnen gewählte Land verwendet werden, können Sie im Zweifelsfall in MS Windows unter: Start Systemsteuerung Regional- und Spracheinstellungen prüfen. Beispiele zur Formatierung von Seriendruckfeldern Numerische Felder «3» : { Mergefield grantsgrant_duration} «03» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "00"} «6.50» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "0.00"} «6,5» : { Mergefield grantsgrant_duration \# "0,0"} Geldbeträge «EUR 1.234,50» : { Mergefield entriesentry_amount \# "EUR ###.##0,00" } «1.234,50» : { Mergefield entriesentry_amount \# "###.##0,00" } Sie können die Formatierung eines Betrages auch davon abhängig machen, ob der Ausdruck positiv, negativ oder aber genau Null ist: { Mergefield entriesentry_amount \# "0,00;-0,00;''" } Der Text für den Formatschalter besteht dann aus drei Teilen. Der erste Teil kommt bei positiven Beträgen zum Tragen, der zweite bei negativen Werten. Der dritte Teil, der aus zwei Hochkommas besteht, entfernt die Null, falls das Ergebnis exakt 0 ist. Die ganze Formatdefinition muss dann noch in Gänsefüßchen eingeschlossen werden. Datumsangaben Die Platzhalter sind jeweils d (day) für Tag, y (year) für Jahr, M (month) für Monat. Die Groß- und Kleinschreibung muss hier zwingend eingehalten werden, da z. B. ein kleines m (minute) für Minute steht. Wie die Anzeige der ausgeschriebenen Monate oder Wochentage dann erscheint, hängt von den Regionaleinstellungen Ihres Computers ab, die Sie in der Windows-Systemsteuerung (s. o.) anpassen können. «25/12/2004» : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "dd/mm/yyyy" } « » : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "dd.mm.yyyy" } « » : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "yyyy-mm-dd" } 25. Dez : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "d MMM. yyyy" } 25. Dezember 2004 : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "d MMMM yyyy" } Dezember : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "MMMM" } Samstag : { Mergefield mobilitiesmobility_startdate "dddd" } Fehler in MS Word XP: Vertauschung von Tag und Monat in Seriendruckfeldern MS Word XP liefert leider teilweise bei Datumsfeldern falsche Ergebnisse. Tag und Monat werden bei einem als Datum formatierten Feld vertauscht, wenn Sie unter MS Windows in der Systemsteuerung ein Kurzdatum gewählt haben, also z.b. d.m.yyyy (im Gegensatz zu dd.mm.yyyy), und der Tag der Datumsangabe kleiner oder gleich 12 ist. Dies führt dazu, dass immer dann, wenn der Tag größer als 12 ist, die Datumsangabe korrekt ist und ansonsten Tag und Monat vertauscht sind Dokumentvorlage erstellen und benutzen page 7

8 Dieses Problem ist in MS Office XP Service Pack 3 korrigiert. Um das Problem zu beheben, müssen Sie das letzte Service Pack von Microsoft Office XP auf Ihrem Rechner installieren oder installieren lassen. page Dokumentvorlage erstellen und benutzen

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