Word 2003 Serienbriefe

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1 Landratsamt Dachau Schulungsunterlagen Word 2003 Serienbriefe 2009 Landratsamt Dachau, EDV

2 Seite 2 Inhalt 1 DER SERIENBRIEF DIE STEUERDATEI ERSTELLEN EINER STEUERDATEI MIT DEM DATENQUELLENASSISTENTEN STEUERDATEI MIT HILFE EINER WORD-TABELLE ANLEGEN STEUERDATEI MIT HILFE EINER EXCEL-TABELLE ANLEGEN Spaltenbreite in Excel anpassen Formatierungen in einer Excel-Tabelle Überschriftenzeile fixieren VORHANDENE STEUERDATEI VERWENDEN OUTLOOK ALS STEUERDATEI VERWENDEN DATEN IN DER STEUERDATEI EINGEBEN / ÄNDERN / LÖSCHEN TIPPS FÜR DIE ERSTELLUNG / PFLEGE EINER DATENQUELLE DAS HAUPTDOKUMENT EINFÜGEN VON SERIENDRUCKFELDERN Bedingungen formulieren Kopieren von Bedingungen Fehler in Bedingungen Unterdrücken von Leerzeichen Weitere Schalter INCLUDE TEXT Feld einfügen ADRESSETIKETTEN ALS HAUPTDOKUMENT SERIENBRIEF UND FORMULARFELDER AUSGABE EINES SERIENBRIEFES BEARBEITUNG DER DATENQUELLE EINGRENZEN DER DATENQUELLE SORTIEREN DER DATENQUELLE AUSGABE AN NEUES DOKUMENT AUSGABE AN DRUCKER FEHLERMELDUNG...23

3 Seite 3 1 Der Serienbrief Die Serienbrief-Funktion von WORD ermöglicht den Versand eines Schreibens an mehrere Adressaten. Voraussetzungen für ein solches Vorhaben sind: Ein Dokument, der eigentliche Brief (das Hauptdokument), das die festen Bestandteile des Textes bildet, und ein Dokument, welches die variablen Daten in Tabellenform enthält (die Quelldatei). Beides miteinander verknüpft erzeugt persönliche Anschreiben, die, geschickt angewendet, eine gewisse Intelligenz offenbarrn. Beim Druck des Serienbriefes werden die Platzhalter im Hauptdokument dann durch die Daten aus der Steuerdatei ersetzt. Um einen Serienbrief zu erstellen sollte zunächst der Briefkopf bestimmt und der Inhalt formuliert werden. In Ihrem Schüler-Ordner finden Sie die Vorlage BK LRA Serie.DOT. Dies ist ein Standard-Briefkopf des LRA, der bereits für Serienbriefe ausgelegt wurde. Bitte mit dem Windows-Explorer in das Verzeichnis G:\_Daten\Schülern wechseln (n=schülernummer) und BK LRA Serie.DOT doppelklicken. Alle Formularfelder wurden entfernt, das Feld mit dem Druckdatum bleibt bestehen. Tragen Sie nun an den Stellen Sachbearbeiter bis Schülern, U19, 176, und schuelern@lra-dah.bayern.de ein. Speichern Sie diesen Stand unter BK Serie1. Nun wählen Sie bitte den Befehl EXTRAS / BRIEFE UND SENDUNGEN / SERIENBRIEFERSTELLUNG. Am rechten Fensterrand öffnet sich der Seriendruckassistent:

4 Seite 4 Schritt 1: Wir wählen zunächst den Dokumententyp BRIEFE. Hier finden Sie eine Kurzerläuterung des ausgewählten Dokumententyps. Weiter Schritt 2: Wir haben ja bereits das Dokument, das der Serienbrief werden soll, geöffnet, und wählen daher Aktuelles Dokument. Existiert dafür eine Word-Vorlage, wählen Sie Punkt 2 3 Existiert der Serienbrief schon wählen Sie Punkt Weiter

5 Seite 5 2 Die Steuerdatei In der Steuerdatei stehen die Daten, die später im Hauptdokument anstelle der Platzhalter ausgedruckt werden sollen. Eine Steuerdatei wird meist in Form einer Tabelle dargestellt. Dabei ist es egal, ob Sie die Tabelle in WORD, Excel oder mit Hilfe des Datenquellenassistenten in Access erzeugt haben oder die Daten aus einer anderen Anwendung übernommen werden. 2.1 Erstellen einer Steuerdatei mit dem Datenquellenassistenten Schritt 3: Da noch keine Quelldatei existiert nutzen wir den Assistenten zum Erstellen einer solchen. Eine bereits vorhandene Quelldatei kann mit Vorhanden Liste verwenden und Durchsuchen ausgewählt werden. Der Outlook-Kontakt-Ordner steht ebenfalls zur Verfügung. Klicken Sie auf ERSTELLEN Es werden hier eine Reihe möglicher Felder vorgeschlagen. Über die Schaltfläche ANPASSEN... können einzelne Felder aus der Liste entfernt, andere hinzugefügt sowie die Reihenfolge verändert werden.

6 Seite 6 Für diese Übung legen Sie bitte die Felder Geschl, Titel, Vorname, Nachname, Firmenname, Adresszeile 1, Adresszeile 2, Ort und Postleitzahl an. Bestätigen Sie mit OK. Nachdem Sie so bestimmt haben, welche Informationen in Ihrer Datenquelle vorhanden sein sollen, erfassen Sie einige Datensätze und beenden mit SCHLIESSEN... Die Datei soll im Schülerverzeichnis den Namen QuelleA erhalten. Letztlich haben Sie mit Hilfe des Assistenten eine Access-Datenbank erstellt mit einer Tabelle, die die angegebenen Felder enthält. Die Seriendruckempfänger werden jetzt angezeigt OK Die Schritte 4 bis 6 können wir überspringen. Das Hauptdokument ist jetzt verknüpft mit QuelleA.

7 Seite Steuerdatei mit Hilfe einer Word-Tabelle anlegen Eine Steuerdatei kann auch manuell erstellt werden. Hierbei müssen Sie lediglich ein neues, normales Word-Dokument öffnen und eine entsprechende Tabelle erzeugen. Achten Sie dabei darauf, dass vor der Tabelle kein Text (auch keine Leerzeile oder Absatz) stehen darf. Öffnen Sie ein neues Dokument über das Icon NEU und wählen Sie das Querformat. Rufen Sie mit dem Befehl TABELLE / EINFÜGEN / TABELLE den Dialog Tabelle einfügen auf Wenn wir die gleichen Felder wie in Kapitel 2.1 anlegen wollen müssen wir 9 Spalten und mindestens 2 Zeilen vorgeben. (1 Zeile Überschrift und 1 Zeile für den ersten Datensatz). Name Beschriften Sie anschließend die 1. Zeile mit den Feldnamen, so dass Ihre Tabelle dann etwa so aussieht: Vorname Ges chl Walkes Otto m Ottifant Titel FirmennameAdresszeile1 Adresszeile2 Am Deich 1 GmbH Leutheusser- Schnarrenberger PLZ Ort Emden Sabine w Dr. FDP Reichstag Berlin Für längere Listen sollten Sie die erste Zeile der Tabelle markieren und mit dem Befehl TABELLE / ÜBERSCHRIFTSZEILEN WIEDERHOLEN als Überschrift definieren. Zum Schluss müssen Sie das Dokument noch abspeichern im Schülerverzeichnis unter QuelleW.doc und schließen Sie das Dokument.

8 Seite Steuerdatei mit Hilfe einer Excel-Tabelle anlegen Die Steuerdatei kann auch mit Excel erstellt werden. Öffnen Sie EX- CEL und tragen Sie die Felder Name, Vorname, Geschl, Titel, Firmenname, Adresszeile 1, Adresszeile 2, PLZ und Ort, beginnend in Zelle A1 ein. Danach können sie wieder einige Datensätze eintragen. Da eine Excel-Arbeitsmappe mehrere Tabellenblätter enthalten kann, sollte für jede Datenquelle eine gesonderte Arbeitsmappe (*.xls) angelegt werden. Der Vorteil der Nutzung der Excel-Tabelle gegenüber einer Word-Tabelle ist die Nutzung aller 256 Spalten und Zeilen ohne Einschränkungen (z.b. auf die Seitenbreite). Außerdem lassen sich alle denkbaren Berechnungen anstellen, deren Ergebnisse in den Serienbrief eingesteuert werden können Spaltenbreite in Excel anpassen Wenn die Spaltenbreite per Hand verändert wurde, kann eingegebener Text u.u. auf dem Bildschirm nicht mehr vollständig lesbar sein. Doppelklick oder Maus ziehen In diesem Fall klicken Sie doppelt auf die Trennlinie zwischen den beiden Spalten (hier z.b. E und F) in diesem Bereich behoben werden. Dabei wird die Spalte auf die optimale Breite eingestellt. Zum Anpassen mehrerer Spalten werden diese zunächst markiert, anschließend erfolgt der Doppelklick in den Trennbereich zwischen zwei Spalten. Alternativ kann die Breite auch durch Ziehen mit der Maus (gedrückte linke Maustaste) individuell angepasst werden Formatierungen in einer Excel-Tabelle Ein Problem kann auftreten, wenn z.b. Postleitzahlen mit einer Null beginnen. In diesem Fall kann die Spalte Postleitzahl entweder als Text formatiert werden, oder das Sonderformat Postleitzahl erhalten, da ansonsten die führende Null nicht angezeigt wird.

9 Seite 9 Markieren sie dazu die betreffende Spalte und wählen Sie in Excel FORMAT / ZELLEN. Auf der Karteikarte ZAHLEN wählen Sie Text bzw. Sonderformat / Postleitzahl Überschriftenzeile fixieren Wenn die Anzahl der Datensätze eine Seite übersteigt ist es sinnvoll, die erste Zeile zu fixieren. Markieren sie dazu die Zeile unter den Überschriften, gehen Sie dann auf FENSTER / FENSTER FIXIEREN. Sollen die Daten auch gedruckt werden kann mit SEITE EINRICHTEN, Register Tabelle, die Zeile1 als Drucktitel angegeben werden: Speichern Sie nun bitte die Datei im Schülerverzeichnis unter QuelleX.xls ab und schließen Sie Excel. Besonderheiten beim Einsteuern von Excel-Quelldaten in das Hauptdokument siehe Kapitel

10 Seite Vorhandene Steuerdatei verwenden Wir haben jetzt 3 Steuerdateien erzeugt: 1 Access-Datenbank mit dem Assistenten 1 Word-Tabelle 1 Excel-Tabelle Das Hauptdokument, unser Briefkopf, ist noch verknüpft mit QuelleA. Für den Wechsel eines Quelldokumentes drücken Sie das Icon oder wie Kapitel 2.1 Schritt 3 und müssen so die gewünschte Quelldatei neu mit dem Serienbrief verbinden. Im Schritt 3 vorhandene Liste verwenden auswählen und auf durchsuchen klicken: In diesem Dialog müssen Sie das Laufwerk, die Datei und den ggf. den Dateityp auswählen, die Ihre Steuerdaten enthält. Wie bereits erwähnt kann es sich um Word-Dokumente, Excel-Arbeitsblätter oder Access-Datenbanken handeln. Wählen Sie hierzu die gewünschte Datei aus. 2.5 Outlook als Steuerdatei verwenden Viele Anwender nutzen die Funktion Kontakte von Microsoft Outlook als Adressverwaltung. Diese Adressen können ebenfalls als Steuerdatei für einen Serienbrief verwendet werden (Siehe Kapitel 2.1 Schritt 3). Im Schritt 3 Von Outlook-Kontakten wählen und Wählen Sie einen Kontakteordner auswählen.

11 Seite 11 Sofern Sie in Outlook über mehrere Adressbücher verfügen werden Sie noch nach dem gewünschten Adressbuch gefragt. Wählen Sie das gewünschte aus und bestätigen Sie mit OK. Die Verknüpfung mit Outlook ist Microsoft nicht sehr gut gelungen. Es werden nicht alle Felder, die im Adressbuch existieren, zum Einsteuern angeboten. Vor allem fehlt eine Anrede und ein Titel, was eine Personalisierung fast unmöglich macht. Es muss daher davon abgeraten werden. 2.6 Daten in der Steuerdatei eingeben / ändern / löschen Grundsätzlich können Sie die Daten entweder direkt mit dem jeweiligen Programm (Word, Excel oder Access) oder mit Hilfe der Datenmaske eingeben. Sobald Sie eine Steuerdatei eingebunden haben befinden Sie sich im Hauptdokument und haben eine zusätzliche Symbolleiste zur Verfügung. Über das ICON gelangen Sie in den Dialog Seriendruckempfänger.

12 Seite 12 Mit der Schaltfläche Bearbeiten... können Sie in einer Bildschirm-Maske alle Felder mit Daten befüllen, ändern, neue erzeugen bzw. bestehende wieder löschen. Ferner können Sie mit der Navigationsschaltfläche am unteren Rand des Fensters durch die einzelnen Datensätze durchblättern oder diese über die Schaltfläche SUCHEN nach Inhalten absuchen. 2.7 Tipps für die Erstellung / Pflege einer Datenquelle Sofern Daten in einen Briefkopf o.ä. eingesteuert werden sollen, empfiehlt es sich, lange Datensätze auf 2 Tabellenspalten zu verteilen, um keine Probleme mit Zeilenumbrüchen zu erhalten. Versuchen Sie, eine bereits vorhandene Datenquelle (ggf. auch die von anderen Kollegen) zu nutzen. Die Erstellung und Pflege eigener Datenbestände ist zeitaufwendig. Doppelarbeiten (Redundanzen) sind nicht sinnvoll. Bedenken Sie auch, dass Sie bei Erstellung einer Datei, die personenbezogene Daten enthält, eine datenschutzrechtliche Freigabe nach Art. 26 BayDSG benötigen. Vor Erstellung des Serienbriefes sollte geprüft werden, ob die Datei ggf. veraltete, unvollständige oder leere Datensätze enthält. Die fehlerhaften Daten müssen dann korrigiert werden. Ggf. kann die Datenquelle auch bereits vor dem Seriendruck sortiert werden. 3 Das Hauptdokument Nachdem Sie eine Steuerdatei mit Daten eingebunden haben, können Sie nun das Hauptdokument, d. h. den eigentlichen Text des Serienbriefes, bearbeiten. Das Vorgehen hierbei ist nicht anders als bei der bisherigen Erstellung von Dokumenten, nur dass Sie an den Stellen im Text, an denen die individuellen Daten aus dem Steuersatz abgedruckt werden sollen, die Feldnamen der Seriendruckfelder aus der Steuerdatei als sogenannte Platzhalter einfügen. Diese Platzhalter werden im Hauptdokument wie gewöhnlicher Text behandelt, sind aber durch französische Anführungszeichen besonders gekennzeichnet. Damit teilen Sie WORD mit, wo im Standardtext welche Informationen aus der Steuerdatei eingefügt werden und wie diese formatiert sein sollen.

13 Seite Einfügen von Seriendruckfeldern Um ein Seriendruckfeld einzufügen, bedienen Sie sich der Symbole aus der Seriendrucksymbolleiste, die WORD zur Bearbeitung des Hauptdokumentes automatisch zusätzlich einblendet. Seriendruckfelder einfügen Bedingungsfeld einfügen Seriendruckvorschau Navigationsschaltflächen Setzen Sie im Text den Cursor an die Stelle, an der das Feld eingefügt werden soll und betätigen Sie die Schaltfläche SERIENDRUCKFELDER EINFÜGEN. Sie erhalten eine Auswahlliste der zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder. Fügen Sie alle benötigten Felder ein und ordnen Sie sie wie folgt an: Über die Schaltfläche Seriendruckvorschau können Sie zwischen der Feldansicht und der Serienbriefvorschau wechseln. Zusätzlich befindet sich Navigationsschaltflächen in der Symbolleiste, mit derer Hilfe Sie zwischen den einzelnen Datensätzen hin und her springen können. Sicher ist Ihnen aufgefallen, dass zwischen Titel und Vorname, sowie zwischen Vorname und Name kein Leerzeichen eingefügt ist. Im Kapitel gehen wir näher darauf ein. Bedingungsfelder für den Seriendruck Bedingungen formulieren Eine zusätzliche Möglichkeit, individuelle Daten in einen Serienbrief zu bekommen, bietet Ihnen die Schaltfläche BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN. Hier können Sie, neben anderen Auswahlmöglichkeiten, mit Hilfe des WENN- DANN-SONST-Feldes Texte in Abhängigkeit von Feldinhalten erzeugen.

14 Seite 14 Wir wenden dieses Bedingungsfeld für die Formulierung der Anrede an: Das Feld Geschl nutzen wir zur Steuerung der Anrede. Denkbar sind 3 Varianten: (Wenn1) GESCHL = w (dann1) Sehr geehrte Frau Y (Sonst1) (Wenn2) GESCHL = m (dann2) Sehr geehrter Herr Y (Sonst2) Sehr geehrte Damen und Herren. Den Namen kennzeichnen wir mit Y, die zweite Abfrage mit X: Die Aufgabe besteht also darin, zwei WENN-DANN-SONST Felder zu verschachteln. Wechseln Sie mit der Tastenkombination ALT + F9 in die Feldfunktionsansicht. Das bisherige Ergebnis sieht dann so aus: { IF { MERGEFIELD Geschl } = w Sehr geehrte Frau Y X } Achtung: In dieser Ansicht ist die Syntax sehr wichtig! Löschen Sie also auf keinen Fall irgendwelche Zeichen oder Leerschritte!!! Markieren Sie in der Formel den Sonst Teil ( X ) und fügen Sie anschließend ein zweites WENN-DANN-SONST Feld ein, indem Sie den Rest der Formel eintragen.

15 Seite 15 Bis jetzt sieht s wie folgt aus: { IF { MERGEFIELD Geschl } = w Sehr geehrte Frau Y { IF { MER- GEFIELD Geschl } = m Sehr geehrter Herr Y Sehr geehrte Damen und Herren } }. Markieren Sie jetzt das Y für den Namen und fügen bei der weiblichen und männlichen Anrede das Seriendruckfeld Name ein, letztendlich noch das Komma - Fertig: Kopieren von Bedingungen Wenn Sie für einen Serienbrief eine Bedingung formuliert haben, können Sie diese auch in anderen Dokumenten verwenden. Ggf. müssen die Feldnamen angepasst werden. Markieren Sie die Bedingung und kopieren Sie diese in die Zwischenablage (Strg+C). Fügen Sie dann die Bedingung in das neue Dokument ein (Strg+V) Fehler in Bedingungen Fehler in Bedingungen können Sie über die Feldfunktionsansicht (ALT + F9) korrigieren. Einfacher ist es aber oft, die falsche Bedingung zu löschen und neu zu formulieren. Um die Feldfunktionsansicht wieder auszuschalten, müssen sie die Tastenkombination ALT + F9 erneut drücken Unterdrücken von Leerzeichen Ein solches Leerzeichen würde immer dann stören, wenn kein Titel und/oder kein Vorname vorhanden ist. Um trotzdem ein ordentliches Schriftbild zu erzielen setzten Sie den Cursor in das Feld, nach dem das Leerzeichen fehlt, und drücken die rechte Maustaste Auswahl Feld bearbeiten....

16 Seite 16 Die Dialogbox Feld erlaubt in der Rubrik Feldoptionen ein Häkchen bei Danach einzufügender Text:. In dem nachfolgenden Textfeld ist ein Leerzeichen einzugeben: Leerzeichen Weitere Schalter insbesondere beim Einfügen von Excel-Daten kann es zu einer unsauberen Darstellung kommen, wenn z.b. ein Datumsfeld eingesteuert werden soll. Obwohl in Excel richtig formatiert zeigt WORD das amerikanische Datumsformat. Erweitern Sie das Feld um { MERGEFIELD Datum \@ DD.MM.YY } Postleitzahlenfeld Ist das PLZ-Feld in Excel im PLZ-Format gespeichert, so werden dennoch die führenden Nullen unterdrückt. Erweitern Sie das Feld um { MERGEFIELD PLZ \# } Betragsfeld Ein im Währungs- oder Buchhaltungsformat gespeicherter Wert wird dennoch als einfache Zahl ohne -Kennzeichnung eingesteuert. Erweitern Sie das Feld um { MERGEFIELD Betrag \# #.##0,00 } INCLUDE TEXT Feld einfügen Für fortgeschrittene Benutzer möchte ich eine Funktion nicht unerwähnt lassen, die einem Serienbrief eine besondere Note geben kann: Anhand eines Feldinhalts der Quelldatei kann man Textbausteine be-

17 Seite 17 liebiger Größe in den Serienbrief einsteuern. So können zum Beispiel Erklärungen zu Sachverhalten nur dann eingefügt werden, wenn Sie erforderlich sind. Oder aufgrund von Berechnungsergebnissen Erläuterungen einsteuern usw. Wir erstellen zunächst 2 kleine Textbausteine BS01 und BS02 und speichern Sie im Schülerverzeichnis ab. Wechseln Sie wieder ins Hauptdokument an eine geeignete Stelle. Mit der Menüauswahl EINFÜGEN / FELD wählen Sie die Funktion INCLUDE TEXT aus. In den Feldeigenschaften geben Sie nun den Textbaustein BS01.doc ein. OK Der Inhalt des Textbausteins wird jetzt angezeigt. Nach drücken von Alt+F9 erkennen wir, dass nur der Aufruf im Text steht: { INCLUDETEXT BS01.doc..\* MERGEFORMAT } Eingebunden in ein Bedingungsfeld liese sich der Text nur dann einsteuern, wenn ein Bedingung zutrifft, z.b. Geschlecht = w { IF { MERGEFIELD Geschl } = w {INCLUDETEXT BS01.doc \* MERGEFORMAT } } 3.2 Adressetiketten als Hauptdokument Ein Hauptdokument muss nicht zwangsläufig ein ganzer Text sein. Häufig kommt es vor, dass man Aufkleber für alle Datensätze benötigt. Auch hierzu

18 Seite 18 eignet sich die Serienbrieffunktion, wenngleich Etiketten auch nur in den Fällen genutzt werden sollten, wo es keine Alternativen gibt. Im Schritt 1 wählen Sie ETIKETTEN aus. Weiter Schritt 2 Etikettenoptionen

19 Seite 19 Hier können Sie verschiedene Aufklebertypen der wichtigsten Hersteller auswählen oder über die Schaltfläche NEUES ETIKETT eine eigene Aufteilung erstellen. Nachdem Sie das Etikett ausgewählt haben schließen Sie Schritt 2 mit Weiter: ab. Wie beim Serienbrief wird jetzt die Verknüpfung zum Quelldokument hergestellt. Wählen Sie QuelleW.doc Die Etiketten werden nun dargestellt, ab dem 2. Etikett wird «Nächster Datensatz» bzw. { NEXT } angezeigt, was bewirkt das Word eben den nächsten Datensatz liest. Auf ähnliche Weise können auch Briefumschläge erstellt werden. Wählen Sie hierzu im ersten Schritt lediglich ERSTELLEN / UMSCHLÄGE. 3.3 Serienbrief und Formularfelder Die Verwendung von Formularfeldern in einem Serienbrief ist grundsätzlich nicht möglich, da Formularfelder nur verwendet werden können, wenn der Dokumentschutz aktiviert ist. Die Seriendruckfunktion kann aber nur bei deaktiviertem Dokumentschutz angewandt werden. Wenn Sie trotzdem eine Anwendung haben, in der Sie beide Optionen gemeinsam nutzen wollen, müssen Sie wie folgt vorgehen. Dokumentschutz aufheben Serienbriefdaten verknüpfen Dokument schützen Formularfelder ausfüllen Ausdruck starten

20 Seite 20 4 Ausgabe eines Serienbriefes Nachdem Sie sowohl die Steuerdatei als auch das Hauptdokument erstellt haben, können Sie den Serienbrief ausgeben. Fehlerprüfung Ausgabe in neues Dokument Ausgabe an Drucker Seriendruck an Datensatz suchen Seriendruck- Manager Hierbei können Sie wählen, ob die Ergebnisbriefe sofort an einen Drucker ausgegeben oder erst in einem neuen Dokument zwischengespeichert werden soll. Letzteres hat den Vorteil, dass man sich das Ergebnis noch anschauen und ggf. individuell ergänzen kann. Für die Unterdrückung von Leerzeilen gab es in Word2000 einen eigenen Dialog, der leider in Word2003 nicht mehr enthalten ist. Ersatzweise können wir über die Funktion Symbolleisten Anpassen aus der Kategorie Alle Befehle den Seriendruck-Manager wieder in die Serienbriefsymbolleiste ziehen.

21 Seite 21 Nach dem Aufruf desselben kann man dann unter 3 Schaltfläche Zusammenführen Zeilen, die keinen Inhalt haben, als Leerzeilen ausgeben lassen oder nicht 4.1 Bearbeitung der Datenquelle Sollten Sie während der Prüfung ihres Serienbriefes (z.b. in der Vorschau ) feststellen, dass ihre Datenquelle fehlerhaft bzw. unvollständig ist, können Sie über das Icon Seriendruckempfänger, Schaltfläche Bearbeiten in der Datenquelle Änderungen vornehmen (Nicht bei Excel!). Diese Änderungen werden dann beim (erneuten) Ausführen des Serienbriefes übernommen. 4.2 Eingrenzen der Datenquelle Bei etwas umfangreicheren Datenquellen macht es nicht immer Sinn alle Datensätze auszugeben. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, gibt es die Möglichkeit die gewünschten Datensätze vor dem Ausgeben einzugrenzen. Wechseln Sie dazu in den Seriendruck-Manager und wählen die Schaltfläche ABFRAGEOPTIONEN. In der Registerkarte DATENSÄTZE FILTERN können Sie Bedingungen formulieren, welche Datensätze ausgegeben werden sollen und welche nicht.

22 Seite 22 In diesem Beispiel werden alle Herren ausgegeben mit Ausnahme derer, die in Orten mit der Postleitzahl wohnen. Sobald Sie die Bedingung mit OK bestätigen, werden sowohl in der Vorschau, als auch in den Ergebnisbriefen nur noch entsprechende Datensätze angezeigt. Dies geschieht so lange, bis entweder eine neue Bedingung formuliert wird, oder alle Bedingungen mit der Schaltfläche ALLE LÖSCHEN zurückgesetzt werden. 4.3 Sortieren der Datenquelle Sie können die Reihenfolge der Ergebnisbriefe mit Hilfe der Sortierfunktion festlegen. Wechseln Sie dazu in den Seriendruck-Manager und wählen die Schaltfläche ABFRAGEOPTIONEN. Im Register DATENSÄTZE SORTIEREN können Sie nun bis zu drei Sortierfelder angeben, wobei zuerst nach dem ersten dann nach dem zweiten und dann nach dem dritten entsprechend sortiert wird.

23 Seite 23 Nachdem Sie die Sortierreihenfolge mit OK bestätigt haben, werden alle Ergebnisbriefe in der entsprechenden Reihenfolge ausgegeben, bis entweder eine neue Reihenfolge definiert wird oder mit der Schaltfläche ALLE LÖSCHEN die Sortierung aufgehoben wird. Die Sortierung ist nur in Verbindung mit einer Word-Tabelle als Datenquelle möglich. Dabei wird auch nur der Serienbrief, nicht die Datenquelle sortiert. Für die Sortierung mit anderen Datenquellen (z.b. Excel) müssen Sie die Sortierfunktionen dieser Programme nutzen). 4.4 Ausgabe an neues Dokument Sobald Sie im Hauptdokument alle Einstellung getroffen haben können Sie die Ergebnisbriefe erzeugen. Am besten fügen Sie diese mit dem Icon in ein neues Dokument ein, d. h. alle Briefe werden hintereinander in einem neuen Word- Dokument angezeigt. Das hat den Vorteil, dass man das Ergebnis kontrollieren oder korrigieren kann. Anschließend speichern Sie dieses Dokument ab oder drucken es aus. 4.5 Ausgabe an Drucker Sofern Sie die Ergebnisbriefe sofort ausdrucken möchten können Sie dies über das ICON tun. Anschließend öffnet sich noch der gewohnte Drucker-Dialog bei dem der Drucker und die Anzahl der Ausdrucke gewählt werden kann. Durch einen Klick auf OK wird der Ausdruck gestartet. Bitte beachten Sie dabei folgendes: Die Auswahloption Seiten wahlweise drucken steht nicht zur Verfügung. Sofern Sie Einschränkungen bezüglich des Druckauftrages treffen wollen (z.b. wg. geringem Druckerarbeitsspeicher), muss dies bereits bei der Auswahl der Datensätze erfolgen. Sofern bei einem mehrseitigen Dokument die Seriendruckfelder nur auf einer oder zwei Seiten sind, ist es kostengünstiger, nur diese als Serienbrief auszudrucken und den Rest des Dokumentes zu kopieren. 4.6 Fehlermeldung Eine Fehlermeldung tritt z.b. dann auf, wenn nachträglich an der Datenquelle die Überschriften geändert wurden. Damit stimmt die Bezeichnung mit den Seriendruckfeldern nicht mehr überein.

24 Seite 24 Im Serienbrief selbst kann es dann zu folgender Meldung kommen: Prüfen Sie in solchen Fällen die Übereinstimmung der Spaltenüberschriften mit den Bezeichnungen der Seriendruckfelder.