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1 Wissen schaffen mit M.I.S. Informationen effektiv und kostengünstig zur Verfügung stellen. Whitepaper: Managed Information Services (M.I.S.)

2 2 Whitepaper Managed Information Services Inhaltsverzeichnis Executive Summary 3 Drucken und Scannen ist Chefsache 4-5 Chancen von M.I.S. im Unternehmen Warum man eine moderne Druckinfrastruktur braucht Was sind Managed Information Services? 6-7 Evolution von Managed Services im Druckbereich Stufe 1: Managed Print Services Stufe 2: Managed Document Services Stufe 3: Managed Information Services Was zeichnet M.I.S. aus? Vorteile von M.I.S. im Unternehmen 8-9 Sparpotenziale beim Einsatz von M.I.S. Wie lassen sich M.I.S. einführen? 10 Vorgehen zur Implementierung von M.I.S. Ausblick 11

3 Whitepaper Managed Information Services 3 Executive Summary Eine wachsende Anzahl an Standorten, mobile Mitarbeiter und Entwicklungen wie Bring Your Own Device stellen Unternehmen immer öfter vor große Herausforderungen. Um dabei wettbewerbsfähig zu bleiben, kommt es längst nicht mehr nur auf die schnellste und neueste Hardware an. Genauso entscheidend ist die Verfügbarkeit von Informationen. Sie müssen idealerweise innerhalb kürzester Zeit, weltweit und unabhängig vom Endgerät bereit stehen, gleichzeitig aber sicher und valide sein. Managed Print Services und Managed Document Services bieten gute Ansätze, um Prozesse in Unternehmen zu verbessern. Samsung geht noch einen Schritt weiter und bietet mit seinen Managed Information Services (M.I.S.) eine Strategie an, die auf einer konsequenten Weiterentwicklung beider Ansätze basiert. M.I.S. sind eine ganzheitliche Herangehensweise, die neben Erstellung und Druck von Dokumenten auch die Informationsverarbeitung innerhalb eines Unternehmens umfasst. So gehören zu M.I.S. auch die Ablage von Daten in Archivsystemen, die Verschlagwortung und Suche von Unterlagen, Cloud-Speicher mit Zugriff von mobilen Geräten aus, die Identifikation und Zuordnung von Kosten und Kostenstellen und die revisionssichere Nachverfolgung von Änderungen, unabhängig davon, über welches Medium sie getätigt wurden. Die Möglichkeiten, die sich daraus im Hinblick auf Mobilität, Effizienz, Kostenoptimierung und Kundenzufriedenheit ergeben, sind nahezu grenzenlos. Das vorliegende Whitepaper gibt einen Überblick über die Services und welchen Nutzen Unternehmen aus M.I.S. ziehen können.

4 4 Whitepaper Managed Information Services Drucken und Scannen ist Chefsache und gehört in die IT Auch wenn die grundlegende Technologie des Druckens sich kaum geändert hat, hat die aktuelle Druckhardware mit Geräten aus den 90er Jahren wenig gemein. Während noch vor 15 Jahren Analog-Kopierer weit verbreitet waren, verfügen heutige Geräte über leistungsfähige Prozessoren, ein eigenes Betriebssystem, häufig über einen Bildschirm mit Touch-Funktionalität und viele weitere Merkmale, die sie ideal zur Informationsverarbeitung machen. Dementsprechend spielt die Druckinfrastruktur eine zentrale Rolle im Informationsmanagement im Unternehmen und stellt darüber hinaus einen beträchtlichen Kostenfaktor oder eine Ertragschance dar. Daher sollte Drucken und Scannen in jedem Unternehmen auf der Agenda für Strategien weit oben stehen. Abbildung 1: Chancen von M.I.S. für Unternehmen (Bild: Samsung)

5 Whitepaper Managed Information Services 5 Moderne Druckinfrastruktur: Kostentransparenz und Anbindung an die mobile Arbeitswelt Welche Kosten genau für Ausdrucke und Kopien anfallen, also für Arbeitsaufwand, Betrieb der Infrastruktur und Produktion, ist in vielen Unternehmen kaum oder nur mangelhaft erfasst. Der einzige Indikator für die gedruckte Seitenanzahl ist häufig die Menge an eingekauftem Papier. Dabei ist der Papierbedarf eines Unternehmens kein ausreichendes Indiz für die tatsächlichen Dokumentenkosten. Stattdessen gehören in diese Rechnung eine Vielzahl an Indikatoren, etwa die Zahl der Drucker, deren Rentabilität, die Wartungskosten, mögliche Lizenzgebühren und der Aufwand für die Administration eines unter Umständen heterogenen Maschinenparks mit Druckern und Kopierern verschiedenster Hersteller und Klassen. 1 Aber nicht nur die Budgetplanung, auch die fortschreitende Mobilisierung der Hardware ist ein Grund, die Druck- und Scan-Infrastruktur im Unternehmen zu überdenken. Bei M.I.S.-Konzepten geht es nicht nur um die Ausgabegeräte, sondern auch um die Einbindung mobiler Geräte wie Smartphones oder Tablets. Diese schaffen völlig neue Möglichkeiten für die Arbeitsprozesse, da mobile Mitarbeiter vollständig in den digitalen Workflow eingebunden werden können. Anwender arbeiten heute immer mehr mobil, per Laptop, Tablet oder Smartphone, von zuhause, unterwegs und im Büro. Bereits ein Drittel der Teilnehmer an der Printerumfrage 13 2 druckt von ihrem mobilen Gerät aus. 3 Fast jeder zweite Smartphone- und Tablet-Anwender würde zwar gerne drucken, kann es aber aus technischen Gründen nicht. Als Grund für diesen Missstand geben 71 Prozent der Befragten an, sie würden keinen passenden Drucker haben. Genau dieser Entwicklung können Managed Information Services Rechnung tragen. 1 Vgl. Durch Managed Print Services Kosten sparen, Perspektive Mittelstand, 6. Juni Die unabhängige Printerumfrage, nach eigenen Angaben Europas größte Output-Management-Studie, ermittelt jedes Jahr anhand von Befragungen der Gruppen Einkäufer, Händler und IT-Mitarbeiter verschiedene Kennzahlen aus dem Printing-Umfeld. An der Printerumfrage 13 beteiligten sich rund Personen. Durchgeführt wird die Studie vom Beratungshaus Dokulife. 3 Nachholbedarf bei Mobile Printing, Computer Reseller News, 24. Mai 2013

6 6 Whitepaper Managed Information Services Was sind Managed Information Services? Managed Services allgemein adressieren in der Druckgerätebranche den Umstand, dass viele IT-Abteilungen in Unternehmen und Behörden für den Betrieb und die Optimierung von Druckund Scan-Infrastrukturen keine Zeit haben. Daher lagern sie das Management der Druckerflotte an Dienstleister aus, die daneben oft noch andere Services übernehmen. Grundsätzlich lassen sich Managed Services im Druckbereich in drei Ausbaustufen unterteilen, die im Folgenden vorgestellt werden. Managed Information Services (M.I.S.) Fokus auf Informationen Cloud Services Mobility Services Information Management Managed Document Services (MDS) Fokus auf Dokumenten Business Process Management Anbindung der Scan-To-Services Managed Print Services (MPS) Digitale Unterschrift Dokumenten Management Post-Eingang Fokus auf Druck Print-Optimierung Gerätestandortoptimierung Flottenmanagement Kostenkontrolle Abbildung 2: Evolution von Managed Services im Druckbereich (Quelle: Samsung)

7 Whitepaper Managed Information Services 7 Stufe 1: Managed Print Services Ein spezialisierter Dienstleister für Druckinfrastrukturen übernimmt die Wartung und den Betrieb von Informations- und Kommunikationsinfrastruktur im In- und Output-Bereich. Der Service-Vertrag enthält meist vereinbarte Service Level, Zeitrahmen und Pauschalen, etwa für das aktive Output Management, das permanente Überwachen und Verbessern der In- und Output- Infrastruktur. Dazu gehört häufig beispielsweise die Standortoptimierung der Geräte, Erhöhung der Geräteverfügbarkeit, Verbesserung von Druck- und Scan-Services innerhalb des Unternehmens und die Anbindung der Infrastruktur an die restliche IT-Welt. Durch das Outsourcing kann sich das Unternehmen auf die eigentliche Kernaufgabe konzentrieren und das Controlling erhält einen einfach zu kalkulierenden Kostenblock. Stufe 2: Managed Document Services In der Regel handelt es sich bei Managed Document Services um Managed Print Services, die um den Themenbereich elektronische Dokumentenverwaltung erweitert werden. Multifunktionsgeräte dienen nicht mehr nur zum Drucken (Output), sondern auch als Erfassungsgerät (Input). Scans können weiterverarbeitet werden (sogenannte Scan-To-Funktionen). Services von Samsung können Rechnungen sofort nach Eingang gescannt werden und dann digital für berechtigte Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Durch Schlagworte kann die Rechnung automatisch dem entsprechenden Kunden in der Unternehmenssoftware zugewiesen werden, zugehörige Daten etwa die passende Bestellung, Schriftverkehr, Reklamationen oder Zusatzvereinbarungen können ebenfalls im direkten Zusammenhang zum Abruf bereitgehalten werden. So gehen keine Informationen verloren. Die Rechnung steht zudem sofort elektronisch auf allen kompatiblen Endgeräten bereit und kann je nach Ausstattung des Endgeräts digital weiter bearbeitet werden in Kombination mit der aktuellen Samsung Galaxy Note-Serie sogar per TÜV-geprüfter Möglichkeit zur Unterschrift. Danach lässt sich das Dokument weiterleiten, ausdrucken oder automatisch in einem Dokumenten-Management-System (DMS) ablegen. Stufe 3: Managed Information Services Managed Information Services betrachten nicht nur den Outputund den Input von Dokumenten, sondern die Informationsverarbeitung innerhalb des Unternehmens. Dabei löst sich der Ansatz von der klassischen Druck- und Kopie- Infrastruktur und fügt neue Peripherie-Klassen hinzu, wie Mobile Devices, Displays und Workstations. Nicht mehr das Dokumentenformat und die -verarbeitung stehen im Vordergrund, sondern die grundsätzliche Verfügbarkeit von Informationen. Ziel ist es, den Mitarbeitern die passenden Informationen orts-, geräte- und formatunabhängig bereitzustellen. Und das zuverlässig mit einer einfach zu wartenden, homogenen Infrastruktur. So bieten M.I.S. von Samsung gegenüber reinen MPS oder MDS, beispielsweise bei einem Standard-Dokumentenprozess wie dem Rechnungseingang, viele Vorteile: Meist gehen Dokumente zentral in der Buchhaltung ein, werden dort verarbeitet und abgelegt. Das Problem dabei: Viele Informationen stehen nur der entsprechenden Abteilung zur Verfügung, eine Einsicht in die Dokumente ist kaum oder nur schwer möglich. Mit Managed Information Ganzheitliches Informationsmanagement für Unternehmen, die den Informationsfluss steuern und effizient verarbeiten möchten. M.I.S. umfassen alle informationsrelevanten Geschäftsbereiche. Was zeichnet M.I.S. aus? M.I.S. werden aus einer Hand angeboten und können dadurch effizient umgesetzt werden. Abbildung 3: Was zeichnet M.I.S. aus? (Quelle: Samsung)

8 8 Whitepaper Managed Information Services Vorteile von M.I.S. im Unternehmen Die Einführung von M.I.S. in Unternehmen, die bislang kein solches System haben, bietet zahlreiche Vorteile. Einer der offensichtlichsten ist sicherlich, dass man mit vergleichsweise geringen Investitionen seine Druck- und Scan-Infrastruktur auf den aktuellen Stand der Technik heben kann und in Zukunft Geld spart, das wiederum in andere IT-Bereiche investiert werden kann. Kaum eine andere Maßnahme im IT-Bereich kann sich so stark auf die Kosten auswirken wie das Einführen von M.I.S. rund um das Drucken. In der Regel ist eine Kostenersparnis von 10 bis 30 Prozent allein im Druckbereich möglich. Gespart werden kann beispielsweise durch eine bessere Vertragsgestaltung, eine Konsolidierung der Druckgerätelandschaft und durch weitere Optimierungen, die die Kosten pro bedruckter Seite verringern. valide Information hohe Sicherheit Mehrwerte von M.I.S. einfache Informationsbeschaffung mobiles Arbeiten Abbildung 4: Mehrwerte von M.I.S. (Quelle: Samsung)

9 Whitepaper Managed Information Services 9 Aber die Vorteile von M.I.S. gehen deutlich über die reine Möglichkeit von Kostenersparnissen im Druckbereich hinaus. So steht im Vordergrund beispielsweise die einfache und schnelle Informationsbeschaffung. Durch die immer stärkere Vernetzung unserer Arbeitswelt ist die Abhängigkeit von aktuellen Daten enorm. Für effektives Arbeiten genügt es meist nicht, Informationen vorzuhalten. Sie müssen häufig auch jederzeit verfügbar sein. Samsung M.I.S. werden diesem Umstand gerecht, indem Daten beinahe jederzeit und auf verschiedenen kompatiblen Endgeräten abgerufen werden können. Gleichzeitig bieten M.I.S. einen hohen Sicherheitsstandard, der den Zugriff auf Informationen für Außenstehende nahezu unmöglich macht, aber auch intern dafür Sorge trägt, dass Daten so geschützt werden können, dass sie nur von berechtigten Personen eingesehen werden können. So erhält jeder Mitarbeiter eine persönliche ID-Nummer, mit der er sich beispielsweise via kompatiblem Smartphone an einem Multifunktionsgerät anmeldet. Samsung bietet auch die Identifizierung per Near Field Communication (NFC) an. Statt eines Zahlencodes oder der Eingabe eines Passworts erkennt der Drucker den Anwender anhand seines kompatiblen Smartphones, das via NFC drahtlos seine ID an das Gerät meldet. So ist sichergestellt, dass Druckaufträge ausschließlich vom Auftraggeber entgegen genommen werden. Für Unternehmen, die mit sensiblen Daten agieren, etwa Banken und Versicherungen, ist diese Option hilfreich zum Schutz von Informationen. Neben NFC bieten Samsung M.I.S. die Möglichkeit, Druckaufträge innerhalb eines Netzwerks an beliebigen kompatiblen Druckern auszugeben. Dazu fotografiert der Nutzer einen QR-Code am Gerät seiner Wahl. Eine Software leitet den entsprechenden Druckauftrag an den gewählten Drucker weiter. Neben der Sicherheit spielen auch die Schnelligkeit und die Validität der Informationen eine große Rolle. Das Zusammenspiel von Endgeräten, Dokumentenverwaltung und Bearbeitung hilft dabei, Informationen innerhalb eines M.I.S.-Systems immer auf demselben Stand zu halten. Vertriebsmitarbeiter können so beispielsweise direkt beim Kunden Aufträge generieren, das Samsung Galaxy Note 10.1 erlaubt sogar eine Unterschrift direkt auf dem Tablet. Die Unterlagen können sofort nach der Unterzeichnung im System zur weiteren Bearbeitung und Fakturierung bereitgestellt werden. Eine Nachbearbeitung wird so überflüssig, ebenso der fehleranfällige Übertrag von handschriftlichen Notizen. So können mit M.I.S. nahezu alle gewünschten Informationen und Dokumente auch mobil und von verschiedenen kompatiblen Geräten abgerufen und weiterverarbeitet werden, etwa in einem Dokumenten Management System (DMS). Die DMS-Lösung sc_cube von sc synergy, einem Samsung-Lösungspartner, ist Bestandteil der M.I.S.-Lösung und nahtlos in die Druckumgebung integriert. Bei verschiedenen Geräten können Mitarbeiter per Knopfdruck direkt in das DMS-Archiv scannen. Rechnungen lassen sich beispielsweise anhand von Formularfeldern verschlagworten und über eine Schrifterkennungssoftware auch im Volltext durchsuchen und weiterverarbeiten. Mit M.I.S. kann das Unternehmen für nahezu sämtliche Informationen und Dokumente Prozesse etablieren, wie diese Informationen verarbeitet werden sollten, wo sie abrufbar sind und wer darauf Zugriff erhält. Gemeinsam mit verschiedenen Servicepartnern und Systemhäusern entwickelt Samsung für Unternehmen die passenden Routinen und Prozesse, die sich nahtlos in die Abläufe einfügen.

10 10 Whitepaper Managed Information Services Wie lassen sich M.I.S. im Unternehmen einführen? M.I.S. betreffen nahezu alle Unternehmensteile. Auch wenn am Ende eine homogene IT-Landschaft geplant ist, empfiehlt sich eine schrittweise Einführung. Eine grobe Struktur der von Samsung empfohlenen Vorgehensweise zeigt die folgende Grafik. Implementierung und laufende Verbesserung der M.I.S.-Prozesse im Unternehmen Verbesserungspotenziale identifizieren Projektziele definieren Soll-Konzept Roll-Out- Planung Erstgespräch Bedarfsanalyse Ist-Analyse Projektbeschluss Monitoring Roll-Out Abnahme Abbildung 5: Vorgehen zur Implementierung von M.I.S. (Quelle: Samsung) Den Beginn markiert immer ein Erstgespräch, bei dem der Ist-Zustand, also die aktuelle Situation aus Sicht des Unternehmens, erörtert wird. Dabei entwickeln die beteiligten Projektmitarbeiter bereits Ideen, welche Veränderungen gewünscht sind und welcher Bedarf vorhanden ist. Die Spezialisten von Samsung unterstützen in dieser Phase bereits mit Know-how und zeigen auf, welchen Nutzen eine Einführung von M.I.S. stiftet. In einem zweiten Schritt entstehen aus diesen Ideen reale Anforderungen. In der Bedarfsanalyse ermittelt das Team aus Mitarbeitern des Kunden und Spezialisten von Samsung die Ziele des Projekts, deren Erreichung später laufend kontrolliert werden sollte. Damit beginnt der Kreislauf der kontinuierlichen Prozessoptimierung: Von der Ist-Analyse über die Konzeption zum Roll-out und letztendlich zur Abnahme. Eine Evaluierung des Projekterfolges gleicht die tatsächlich erreichten Ergebnisse mit der Bedarfsplanung ab und überprüft die Zielerreichung. Hier schließt sich der Kreis, denn mit der Zielerreichung und dem erfolgreichen Betrieb beginnt automatisch die erneute Ist-Analyse. Daraus lassen sich wiederum Verbesserungspotenziale ableiten. Allein aus den Erkenntnissen des Roll-outs und des tatsächlichen Einsatzes ergeben sich meist neue Möglichkeiten, weitere Faktoren sind neue Technologien, strategische Veränderungen, um sich neuen Gegebenheiten anzupassen, oder auch neue Compliance-Richtlinien, die es einzuhalten gilt. Je nach Projektgröße sollte der Optimierungszyklus regelmäßig wiederholt werden. Idealerweise nehmen daran verschiedene Bereiche teil, die zu gleichen Teilen die Strategie überwachen und weiterentwickeln. Das ermöglicht eine stetige Optimierung.

11 Whitepaper Managed Information Services 11 Ausblick Wie auch immer sich die IT in den nächsten fünf Jahren entwickeln wird, die Grundtrends werden erhalten bleiben und somit der Bedarf an M.I.S.: Es wird weiterhin eine immer stärker werdende Mobilisierung der Arbeitswelt geben. Der feste Arbeitsplatz im Büro bleibt zwar weiterhin bestehen, aber Home Office oder Co-Working wachsen zu wichtigen Alternativen heran. Trends wie Bring Your Own Device gilt es in Zukunft genauso zu berücksichtigen wie exotische Geräteklassen (Google Glasses, Samsung Smart Watch). In Zukunft setzen Mitarbeiter und Anwender es als selbstverständlich voraus, dass sie orts-, zeit- und geräteunabhängig Informationen und Dokumente zur täglichen Arbeit abrufen und ausdrucken können. Genau diese Anforderungen helfen M.I.S. zu erfüllen. Haben Sie Fragen zu möglichen Anwendungsszenarien? Planen Sie den Einsatz von Managed Information Services oder möchten Sie Näheres zum Produktangebot von Samsung erfahren? Dann wenden Sie sich gerne an das Team von Samsung IT Solutions Printing: Telefon Weitere Informationen finden Sie unter business/solutions-services/printing-solutions/

12 12 Whitepaper Managed Information Services Mehr Informationen zu Samsung Produkten sowie dem Samsung Händler in ihrer Nähe finden Sie unter Jetzt Fan von Samsung Deutschland auf Facebook werden! facebook.com/samsungdeutschland Samsung Electronics GmbH Am Kronberger Hang Schwalbach/Taunus Info: * oder SAMSUNG* Fax: * 0,20 /Anruf aus dem dt. Festnetz, aus dem Mobilfunknetz max. 0,60 /Anruf (aus dem Ausland abweichend). Stand Januar 2014 Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Alle im Text aufgeführten Markennamen sind eingetragene Warenzeichen der Hersteller.

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