Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute

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1 Evatic AS Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute Wie automatisierte Prozesse Kosten reduzieren und die Marge steigern können

2 Inhalt Zusammenfassung.. 4 An wen wendet sich dieses White Paper?.. 5 Original Equipment Manufacturers (OEMs)..5 Wiederverkäufer/Händler... 5 Systemintegratoren.. 5 Anbieter von Verbrauchsmaterial.. 5 Das Problem mit dem Gewinn.. 6 Weniger Nachfrage Technologische Vorteile. 6 Umweltbewusstsein... 7 Explodierende Kosten Service den Markterfordernissen anpassen... 7 Kein Wert = Verschwendung....7 Ineffizienz = Verluste Keine Automatisierung = höhere Kosten. 8 Keine Berichte = verpasste Chancen Wie man Kosten reduziert und die Marge erhöht. 10 Optimierung von Prozessen Automatisierte Prozesse Managed Print Services Evatic MPS 12 Evatic Mobile Service. 12 Die Vorteile von Evatic MPS Intelligentes Toner Management.. 13 Einsparungen Toner. 14 Einsparungen - Verwaltung Management Reporting Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

3 Inhalt (Fortsetzung) Zählerstand- und Vertrags-Management Vertriebsunterstützung.. 17 Rechnungsstellung Überblick und Kontrolle Vertragsprofitabilität Erlöse Kosten Schnelle und leichte Installation Einbindungsprozess Fazit Kontakt Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

4 1) Zusammenfassung Hersteller und/oder Anbieter von Druckern, Kopierern, Faxgeräten sowie anderen Produkten mit Serviceverträgen stehen vor einem Profit-Problem. Kurz gesagt: Es wird weniger gedruckt, gleichzeitig steigen aber die Kosten. Dass dieser Umstand dazu führt, den notwendigen Service nicht im gewohnten Maße zu leisten, überrascht niemanden. Viele dieser Unternehmen verlieren dabei den Überblick über ihre Prozessabläufe ein Ergebnis des Umstandes, dass Management und Mitarbeiter ständig Feuerwehr spielen müssen, um die Probleme im Tagesgeschäft zu bewältigen. Anders ausgedrückt: Der Schwerpunkt liegt mehr auf dem Handeln in der Gegenwart und weniger auf den Strategien für die Zukunft. Es gilt also herauszufinden, wie man die Kosten senken und die Margen steigern kann, indem man bessere Informationen und Erkenntnisse über die Prozesse bekommt. Nach sorgfältiger Betrachtung schaffen es viele Firmen, einzelne Abläufe zu optimieren. Allerdings könnten sie dies weitaus effektiver und umfassender tun, wenn sie ihre Strukturen anpassen und Managed Print Services (MPS) einführen würden. Gute MPS Lösungen sollten handgemachte Abläufe ebenso überflüssig machen wie das mehrfache Anfassen identischer Arbeiten (z.b. Eingabe gleicher Daten in verschiedene Systeme). Ebenso wünschenswert ist ein aufschlussreiches Berichtswesen. Denn solche Berichte führen zu strukturierteren Prozessen und letztlich zu besserem Kundenservice und mehr Zufriedenheit. Und darüber hinaus führt MPS zu einem intelligenteren Toner-Management, einer genaueren Datenübermittlung und zu einem besseren Vertragswesen. Zusammengefasst soll eine MPS Lösung die Kosten, die Datenverwaltung und das Zeitmanagement optimieren. Gleichzeitig soll sie zu einem mehr vorausschauenden Kundenservice verhelfen. Das sind keine leichten Aufgaben. Wenn es also eine solche Software-Lösung gibt, die all diese Kriterien erfüllt, würde es sicherlich die dringendsten Anforderungen der Kopierer/Drucker-Branche erfüllen. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

5 An wen wendet sich dieses White Paper? Original Equipment Manufacturers (OEMs) Diese Firmen entwickeln und produzieren Geräte, die das Rückgrat der Kopierer/Drucker-Branche bilden. Seitdem Drucker, Kopierer, Fax- und Multifunktionsgeräte (MFPs) im privaten wie geschäftlichen Umfeld derart alltäglich sind, wurden aus vielen OEMs bekannte Markennamen. Canon, Epson, HP, Konica Minolta, Kyocera, Lexmark, Océ, OKI, Ricoh, Samsung, Sharp, Toshiba und Xerox sie alle produzieren Endgeräte, mit denen die Menschen gleichermaßen beruflich wie privat arbeiten. Wiederverkäufer/Händler Diese Firmen konzentrieren sich auf das B2B-Geschäft und bleiben, im Gegensatz zu den OEMs, der breiten Öffentlichkeit meist verborgen. Um ihre Geschäftsfelder zu erweitern und den Kundenstamm zu vergrößern, bieten viele dieser Reseller mittlerweile einen After-Sales-Service an und sichern sich damit feste Einnahmequellen, auch nach dem Verkauf größerer Gerätekontingente. Systemintegratoren Diese Firmen sind durch ihre umfassenden IT-Kompetenzen bekannt geworden, so z.b. Accenture, Capgemini, Computacenter, Fujitsu Services oder HCL Technologies. Als Teil ihrer bestehenden und neu abgeschlossenen IT- Serviceverträge bieten auch sie mittlerweile Serviceleistungen für Kopierer/Drucker an. Anbieter von Verbrauchsmaterial In diesem Marktsegment tummeln sich heute bereits einige Big-Player wie z.b. Staples. Es existiert aber auch eine sehr große Anzahl von kleinen bis mittelgroßen Händlern, die Toner, Kartuschen und anderes Verbrauchsmaterial für Kopierer/Drucker anbieten. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

6 2. Das Problem mit dem Gewinn Während die Zahl der Druckvorgänge weiter sinkt und die Kosten steigen, wird das Business für Firmen, die Drucker, Kopierer, Fax- und andere Geräte mit Serviceverträgen anbieten, immer härter. Der zunehmende Wettbewerb macht es diesen Firmen immer schwerer, gegenüber den mit den Kunden abgeschlossenen Service Level Agreements (SLAs) bzw. Serviceverträgen weiterhin profitabel zu sein. Wie gehen OEMs, Reseller und andere Marktteilnehmer damit um? Kann ihre Suche nach Profitabilität zum Erfolg führen? Um Antworten zu finden, schauen wir uns die notwendigen Anforderungen einmal im Detail an. Weniger Ausdrucke Jeder in der der Kopierer/Drucker-Branche weiß, dass die Klick-Preise (Kosten für Einzelausdrucke) und das Druckvolumen (Gesamtzahl der Ausdrucke) zurückgehen. Aber warum ist das so und hält dieser Trend an? Ein Grund für sinkende Klick-Preise ist einerseits der Wettbewerbsdruck am Markt. OEMs, Anbieter von Verbrauchsmaterial und all die anderen Firmen, die auf diesem Gebiet tätig sind, sind ständig dazu gezwungen, ihre Kosten zu senken, ihre Konkurrenten bei den Endpreisen zu unterbieten und ihre Profitabilität zu steigern. Andererseits muss man den Umstand erkennen, dass die Kunden und das gilt für den gesamten Markt zunehmend preissensibel reagieren. Sie versuchen den niedrigsten Stückpreis für ihre Kopien und Ausdrucke zu erzielen, besonders bei hohen Gesamtstückzahlen. Und all das geschieht unter der Berücksichtigung, dass das Druckaufkommen weltweit sinkt, wofür es zwei Erklärungen gibt: i) Technologische Vorteile Aufgrund verbesserter IT-Infrastrukturenen und des Voranschreitens digitaler Lösungen in Unternehmen jedweder Größe besteht heute kaum mehr die Notwendigkeit von Ausdrucken, um diese irgendwo zu archivieren. Der flexible PC für jedermann und überall scheint die Voraussagen über das papierlose Büro wahr werden lassen. Wo sich ein papierloses Arbeitsumfeld noch nicht etabliert hat, sorgen interaktive Vollfarb-Monitore und immer bessere Software dafür, dass sich die Anzahl der benötigten Ausdrucke verändert. Waren früher noch Ausdrucke notwendig, um Dokumente zu lesen, zu korrigieren oder auf Farbechtheit zu prüfen, geschieht das heute viel schneller und effektiver am Bildschirm. Hinzu kommt, dass eine moderne Archivierungssoftware die schnelle Speicherung und das Abrufen von Informationen sehr einfach macht. Das wird besonders deutlich, wenn man das mit dem Zeitaufwand bei physischer Arbeit vergleicht, um Register, Ablagen, Karteikästen oder andere traditionelle Ablagemöglichkeiten zu nutzen. Und alles in allem nehmen die elektronischen Daten bei der Speicherung viel weniger Platz ein als ihre klassischen Gegenstücke, was zu geringeren Kosten in Bezug auf benötigten Platz und dessen Anmietung oder Kauf führt. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

7 ii) Umweltbewusstsein Gestiegene Erkenntnisse zum Umweltschutz im geschäftlichen Umfeld und in unserer Gesellschaft haben zu einem verantwortungsbewussten Verhalten bzgl. Papierverbrauch und Druckeinsatz geführt. Für Unternehmen ist mittlerweile beides wichtig: Reduzierung der Umwelt-Belastung und ein dadurch positives öffentliches Image. Die Vermeidung von Papierverschwendung ist ein relativ einfacher Weg, um beide Ziele zu erreichen. Um als grün angesehen zu werden, bedarf es bisweilen nur einer Fußnote unter jeder ausgehenden Firmenmail: Denken Sie nach, bevor Sie diese Mail ausdrucken. Überflüssige Ausdrucke verschwenden Papier und belasten unsere Umwelt." Die meisten Unternehmen tun aber viel mehr für den Umweltschutz und für eine positive Wahrnehmung seiner Aktivitäten in der Öffentlichkeit. Außerdem stellt das Einsparen von Papier und Ausdrucken schließlich einen finanziellen Anreiz dar. Explodierende Kosten Es ist mittlerweile ein breites Spektrum an steigenden Kosten, das die Kopierer/Drucker- Branche heimsucht. Immer höhere Ausgaben für Arbeitskräfte, Energie und Logistik führen dazu, dass die Firmen in diesen Bereichen Einsparungen suchen, indem sie die Effizienz verbessern oder Umstrukturierungen vornehmen. Um z.b. effizienter zu arbeiten, versucht man Arbeitsabläufe zu optimieren und neue Technologien stärker (oder intelligenter) einzusetzen. Eine radikalere Herangehensweise ist das mögliche Auslagern von einzelnen (wenn nicht sogar allen) Unternehmensbereichen an preisgünstigere Sub-Unternehmen im Ausland. So oder so führen solche Einsparungen allesamt zu dem Ergebnis, dass Mitarbeiter am Firmenstandort eingespart werden. Und meistens sind es diejenigen Mitarbeiter, die mit administrativen und/oder manuellen Tätigkeiten betraut sind, die die meisten Sorgen um den Erhalt des Arbeitsplatzes haben müssen. Service den Markterfordernissen anpassen Auch wenn Unternehmen in verschiedenen Ländern einen jeweils lokalen Anspruch hinsichtlich der Serviceleistungen haben, gibt es doch mehr Gemeinsamkeiten als Unterschiede in den Serviceverträgen in Europa, Südafrika und Asien (z.b. Singapur). Grundsätzlich sind die Kunden bereit, für einen bestimmten Servicestandard im Voraus zu zahlen, der sich auf die Maschinenanschaffung, die Verbrauchsmaterialien und auf die laufende Wartung bezieht. Dazu gehört aber auch, dass Toner und Kartuschen nicht extra berechnet werden und Reparaturen und regelmäßige Servicearbeiten abgedeckt sind. Solche Abmachungen führen zu den folgenden Situationen: i) Kein Wert = Verschwendung Toner und Kartuschen stellen für den Kunden keinen Wert dar, bzw. er verbindet keine Geldausgabe damit. Dies kann entweder zu übermäßiger Verschwendung führen (viel zu früher Toner-Wechsel bei über 20% Restmenge anstatt unter 20%) oder man bevorratet viel mehr Toner als benötigt. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

8 Im letzteren Fall versucht man damit verspätete Lieferungen und Ausfallzeiten zu vermeiden. Dabei übersieht man aber die versteckten Kosten für Lagerung und Materialalterung. ii) Ineffizienz = Verluste Der Service-Anbieter ist verantwortlich für die korrekte Ablesung der Zählerstände, damit die vertraglichen Berechnungen als Basis für den Servicevertrag stimmen. Fordert der Kunde aber fortlaufend mehr Toner/Kartuschen als geplant an, erleidet der Dienstleister Verluste und wird dies bei nächster Gelegenheit vertraglich anpassen müssen. Auch kommt es vor, dass der Provider seine Servicetechniker zu einzelnen Maschinenstandorten des Kunden schickt, um Wartungsarbeiten und Reparaturen durchzuführen, den Lagerbestand zu kontrollieren und Ersatzteile zu liefern. Dabei geht es nicht nur um die Kosten für Fahrzeiten und Mannstunden. Vielmehr geht es um die Unwirtschaftlichkeit des ganzen Materialaufwands des Technikers, den er für das Auffüllen des Lagerbestandes benötigt, im Vergleich zu dem Aufwand für einen routinemäßigen Service-Check beim Kunden. iii) Keine Automatisierung = höhere Kosten Ganz gleich, ob der Kunde oder der Dienstleister die Zählerstände abliest und den Lagerbestand kontrolliert: Solange dahinter kein automatisiertes System steht, bedeutet das eine Menge an zeitraubender Handarbeit. Selbst wenn für einige (wenn nicht für alle) dieser administrativen Aufgaben Automatisierungen möglich wären, werden sie meistens doch manuell ausgeführt. Oftmals kümmern sich im Unternehmen relativ gering bezahlte Bürokräfte um diese Aufgaben. Es gibt aber auch Zeiten, da zählen solche Aufgaben zum Tätigkeitsbereich hochqualifizierter und besser bezahlter Techniker und Ingenieure. Eine klare Verschwendung von Ressourcen. Selbst wenn Sachbearbeiter den ganzen Papierkram erledigen, wird der gesamte Prozess vermutlich ineffizient bleiben. Wer auch immer für das Ablesen der Zählerstände, Kontrollieren des Tonerlagers etc. zuständig ist, wird diese Daten aufzeichnen müssen. Meistens wird ein Formular/Excel-Sheet ausgefüllt, danach archiviert oder als Kopie versendet, sodass beide Parteien (Kunde und Dienstleister) einen Beleg haben. Der Service-Anbieter muss darüber hinaus eine Quittung oder Rechnung ausstellen. Bei diesen arbeitsintensiven Prozessen schleicht sich bei den beteiligten Personen schnell der Fehlerteufel ein, was wiederum zu höheren Bearbeitungskosten und zu Gewinneinbußen führt. iv) Keine Berichte = verpasste Chancen Nur mit einem korrekt ausgestellten und aussagefähigen Berichtswesen können die Entscheidungsträger des Service-Anbieters den Überblick behalten. Ohne dies sind die Verantwortlichen nicht in der Lage, negative Trends (langfristig) zu erkennen und zu korrigieren. Gleiches gilt aber auch für Probleme im Tagesgeschäft (kurzfristig). Solange man nicht erkennen kann, welcher Vertrag oder welches Objekt in Kürze ausläuft, wird dies den Ablöseprozess deutlich verzögern. Sie werden Geld verlieren, Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

9 denn mit Vertragsende finden keine Zahlungen mehr statt, neues Geld fließt erst dann, wenn ein neues Abkommen mit dem Kunden abgeschlossen wird. Nun kann man der Meinung sein, dass es auch in der Verantwortung des Kunden liegt, darauf hinzuweisen, einen auslaufenden Vertrag rechtzeitig zu erneuern oder ein Gerät auszutauschen. Es muss aber jedem klar sein, dass das nicht zu einer hohen Kundenzufriedenheit führt oder den Eindruck eines professionellen Services vermittelt. Also ist ein Berichtswesen, das genau die vertraglichen Belange und die Gerätesituation beschreibt, für einen Service-Anbieter von unschätzbarem Wert. Sämtliche geschäftlichen Möglichkeiten lassen sich so erkennen und man vermittelt dem Kunden gegenüber einen proaktiven und professionellen Service-Auftritt. Wie gelingt es nun den Marktführern in der Kopierer/Drucker-Branche ihre Kosten zu senken, ihre Probleme beim Datenmanagement und Berichtswesen zu lösen, den Überblick zu behalten und ihre Wirtschaftlichkeit zu maximieren? Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

10 3. Wie man Kosten reduziert und die Marge erhöht Während die OEMs, Händler und all die anderen Branchenteilnehmer recht wenig gegen die rückläufige Nachfrage ausrichten können, bestehen doch genügend Möglichkeiten an anderer Stelle. Das eine führt zum anderen: Firmen, die ihre Kosten in den Griff bekommen, sehen nicht nur den Vorteil der geringeren Ausgaben, sondern sind auch in der Lage, passendere und damit profitablere Serviceverträge auszuhandeln. Wie lassen sich also Einsparungen vornehmen, ohne den Kundenservice zu schmälern? Um Kosten zu senken ist die Optimierung von Prozessen die beste Herangehensweise. Für einen profitablen Service sollten sich Unternehmen mit Managed Print Service-Lösungen befassen. Optimierung von Prozessen Es beginnt mit einer Kundenanfrage oder einem Akquiseanruf und endet mit einer Gerätelieferung nebst Servicevertrag: Dazwischen liegt eine große Menge einzelner Aufgaben, Aktivitäten und Abläufe mit völlig unterschiedlichen Komplexitäten. Damit variiert auch die Qualifikation der Mitarbeiter für die jeweiligen Aufgaben und die dazu benötigte Ausbildungszeit. Betreut man die falschen Personen mit den falschen Pflichten, entsteht Ineffizienz. Daher sollte folgendes vermieden werden: Überforderung die Aufgabenerfüllung dauert länger und/oder die Aufgabe wird nicht zufriedenstellend ausgeführt und/oder es werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt Unterforderung die Aufgabenerfüllung ist teurer als notwendig, da der Mitarbeiter überqualifiziert/überbezahlt ist in Relation zur gestellten Anforderung Automatisierte Prozesse Um die Gesamtsituation zu verbessern, müssen Unternehmen ihre Prozessabläufe in einzelne Abschnitte unterteilen. Danach wird entschieden, welche Fähigkeiten der jeweilige Mitarbeiter haben muss, um seinen Teil erfolgreich zu bearbeiten. Abschließend werden diese Personen ausführlich bewertet und in die Matrix von Fähigkeiten/Anforderungen eingegliedert. Die richtige Person auf dem passenden Job zu haben, führt ganz klar zu einer höheren Unternehmenseffizienz. Einen deutlich höheren Gewinn erzielt man jedoch, indem man sog. manuelle Prozesse automatisiert. Manchmal führt aber auch die optimale Stellenbesetzung zu vermehrten Zeit- und Kosteneinsparungen. Wenn dazu noch automatisierte Prozesse vormals manuelle ablösen, führt das zu weiteren deutlichen Einsparungen. In der Kopierer/Drucker-Branche lässt sich eine Reihe von Datenerfassungen und Prozessabläufen automatisieren: Gerätewartung Fehlermeldungen können direkt einen Servicebesuch auslösen und entlasten den Kunden in Bezug auf Eigenverantwortung für Fehlerberichte. Das Zeit- und Aufgabenmanagement für die Servicetechniker wird optimiert (pro-aktiver Service) Verbrauchsmaterial Der Füllstand und der Verbrauch von Toner/Kartuschen werden direkt an den Lieferanten übermittelt, damit rechtzeitige Bestellungen und Lieferungen zum Standard werden. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

11 Zählerstände Die automatische Übermittlung dieser Daten an den Lieferanten löst eine Rechnungsstellung nebst Versand an den Kunden aus (passend zum jeweiligen Servicevertrag). Das spart Zeit im Innen- wie im Außendienst. Es ist beeindruckend, welche Software Lösungen es heute für die Branche gibt, die Prozessautomatisierung mit Extra-Funktionen bieten. Da gibt es Berichtswesen in Echtzeit, Analyse-Anlagen, Vertrags- und Kundenbindungs-Management (CRM) Module sowie Finanz- und Rechnungsfunktionen, die sich in vorhandene Buchhaltungsprogramme einbinden lassen. Managed Print Services Die Managed Print Services Association (MPSA) ist eine internationale, unabhängige, nicht profitorientierte Vereinigung für den Bereich der Diensteverwaltung in der Kopierer/Drucker- Branche. Auf ihrer Website definiert die Vereinigung den Begriff MPS als das aktive Management und die Optimierung von Druckausgabegeräten und den dazugehörenden Geschäftsabläufen. Lt. MPSA umfasst die Definition allerdings auch das Management von Druckausgabegeräten im Flottenverband (Kopierer, Drucker, Multifunktions- und Faxgeräte) in einheitlicher Weise. Die Kern-Elemente von MPS sind: i) Information zur Entscheidungsfindung und nahtlose Anbindung an bestehende Buchhaltungs-Software (z.b. DATEV, SAP, MS Dynamics NAV und AX vormals Navision und Axapta) ii) Pro-aktive Wartung der Geräteflotte iii) Automatische Bestellung und Lieferung von Verbrauchsgütern iv) Ständige Optimierung des gesamten Umfeldes während der Vertragsdauer Um allen 4 Bereichen gerecht zu werden, muss eine MPS Lösung nicht nur eine Software für Unternehmensressourcenplanung mit entsprechendem Service kombinieren, sondern MPS muss auch eine Schnittstelle zu einer Vielzahl von Standard Finanzapplikationen der Industrie bilden. Nur so ist ein Serviceanbieter in der Lage, eine gesamte Geräteflotte mit allen dazugehörenden Ressourcen zu betreuen im Zusammenspiel mit den Logistik- und Abrechnungsprozessen. Wo also finden Service-Provider eine Lösung, die alles optimiert: Datenverwaltung, Zeitmanagement und Kosten? Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

12 Evatic MPS Seit seiner Gründung 1991 in Norwegen verfügt Evatic AS über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Kopierer/Drucker-Branche und auf dem Gebiet der Managed Services. Speziell für diesen Markt wurde Evatic MPS entwickelt und vereint Ressourcenplanung und Servicesoftware mit schnellen Logistik- und Abrechnungsprozessen. Evatic Service unterstützt mit einer effektiven Lösung zum Zeit- und Kostenmanagement Firmen darin, ihre Kopierer/Drucker-Flotten viel effizienter zu nutzen, indem sämtliche notwendigen Aufgaben bei der Datenverwaltung optimiert werden. Evatic MPS automatisiert all diejenigen Abläufe, die für viele Unternehmen eine tägliche Herausforderung darstellen: Die Kalkulation, Vorbereitung, Ausfertigung und Abwicklung präziser Serviceverträge automatisierte Datenübermittlung in vordefinierten Intervallen inkl. Auslesen der Zählerstände Die Abwicklung automatisch generierter Service-Anfragen minimaler Verwaltungsaufwand Einteilung und Planung von Arbeitskräften größtmögliche Effizienz Lagerung und Auslieferung von Verbrauchsmaterial automatische Lieferung von Toner und Kartuschen Rechnungsstellung für alle erledigten Vorgänge kein manuelles Eingeben oder Versenden Evatic Mobile Service Mit Evatic Mobile Service haben die Service Techniker jederzeit Zugriff auf die zentrale Datenbank, können Kundeninformationen abrufen und/oder ändern, aktualisieren und Berichte eingeben über geleistete Arbeiten, verbaute Ersatzteile usw. Außerdem kann eine umfangreiche Checkliste hinterlegt werden, damit jeder Techniker in der Lage ist, seine Servicearbeiten auf dem höchsten Qualitätsniveau durchzuführen. Diese mobile Lösung erhöht auch die Produktivität der Mitarbeiter. Sie können während ihrer Tätigkeit nicht nur die gesamte Service-Historie und Geräteliste sehen und aktualisieren, sie bekommen auch direkt neue Aufträge zugestellt. Um ihre Serviceaufträge zu dokumentieren oder um neue Aufträge zu erhalten, brauchen die Techniker nicht mehr zwischendurch in die Zentrale zurück zu fahren. Das spart enorm viel Zeit und nebenbei wird auch die Rechnungsstellung an den Kunden viel schneller ausgelöst. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

13 Evatic Mobile Service läuft unter ios (Apple), Android und Windows und benötigt nicht nur ein kurzes Training der Servicetechniker, auch die Anschaffung neuer Hardware hält sich in Grenzen. Die Vorteile von Evatic MPS Evatic MPS bietet folgende Vorteile: 1) Intelligentes Toner Management Die Evatic MPS Lösung berücksichtigt die jeweilige Gerätekonfiguration: Zählertyp und verwendete Toner/Farben jeder Maschine und Vertrages im Flottenverband. Gerätekonfiguration Füllstand pro Farbe Die Software ermittelt sowohl die verbleibende Zahl an Tagen bis zur nächsten Tiefstandsmeldung, als auch die Dauer bis der Toner vollständig aufgebraucht ist, damit eine zeitgenaue Ersatzlieferung sichergestellt ist. Nach eigenen Berechnungen führt eine zeitgenaue (just-in-time) Ersatzlieferung zu einer um 30% geringeren Lagerhaltung und effektiveren Toner-Nutzung. Evatic ist davon überzeugt, dass durch diese optimierte Nutzung die Tonerkartuschen erst bei 5-8 % verbleibender Füllung ausgetauscht werden, anstatt bei in der Branche üblichen 14-18%. Das vermeidet Verschwendung und spart Kosten. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

14 Zeitgenaue Lieferungen Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Evatic die gesamte Lieferkette vereinfacht. Die Software ordnet verschiedene Toner einer Maschine und verschiedene Maschinen einem Standort zu. Das reduziert das Verpackungsmaterial, die Anzahl der Lieferungen und die Kosten für die gesamte Konfektionierung. Die möglichen Einsparungen im Zusammenhang mit zeitgenauen Prozessen erscheinen beeindruckend, obgleich Evatic darauf hinweist, dass die Zahlen von Fall zu Fall unterschiedlich ausfallen. Daher sind die folgenden Berechnungen für Einsparungen lediglich als Beispiele anzusehen. Einsparungen Toner Wir gehen davon aus, dass der Toner erst bei 5% Restfüllung gewechselt wird, anstatt bei 15%: Maschinen (davon 500 Farbe) Tonerkartuschen/Jahr Verbrauch Durchschn. Tonerpreis = 100 EUR/Stk. 15% - 5% = 10% Einsparung = EUR/Jahr Ungeachtet dessen gehen auch alle anderen diesbezüglichen Kosten um 10% zurück (Versand, Administration, Lagerung usw.) allein durch zeitgenaue Bestellung und Lieferung. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

15 Die Händler oder Vertragseigentümer profitieren von just-in-time, denn deren Toner- Bevorratung beim Endkunden sinkt ebenfalls. Wir gehen von durchschnittlich 2 Tonern/Maschine aus: Maschinen (davon 500 Farbe) Toner (2 Stk./Maschine) im Kundenlager Durchschn. Tonerpreis = 100 EUR/Stk. 1,4 Toner im Kundenlager anstelle von 2 = Toner anstelle von Eine um EUR höhere Liquidität Einsparungen Verwaltung Im Durchschnitt bewegt sich heutzutage die Bearbeitung für Tonerlieferungen und Zählerabrechnungen bei 80 Std./Quartal: Maschinen (davon 500 Farbe) 750 Rechnungen für Zählerstand-Ablesungen Durchschn. Stundenlohn = 50 EUR Mit Evatic MPS dauert die Bearbeitung nur noch 4 Std. anstelle von 320 Std. bei Handarbeit. Bei 4 Quartalen = 4 Std. anstelle von 320 Std. Einsparungen von EUR/Jahr Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

16 2) Management Reporting Die Evatic MPS Datenbank speichert sämtliche Flotteninformationen und bildet damit die Grundlage für alle Managementberichte und -analysen. Evatic MPS Datenbank Diese Datenbank beeinflusst auch den gesamten Servicevertragsprozess. Sie liefert alle benötigten Berichte, wenn Serviceanbieter ihre Verträge dem Kunden gegenüber ggfls. anpassen oder erneuern müssen. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

17 3) Zählerstand- und Vertragsmanagement Mit Evatic MPS ist es den Serviceanbietern möglich, die gesamten Aspekte des Zählerstandund Vertragsmanagements zu kontrollieren, von der Vertriebsunterstützung bis hin zur automatisierten Rechnungsstellung. Vertriebsunterstützung Mit dem Evatic Sales Calc Modul lassen sich Verkaufspreise, Rabatte, Provisionen und Angebote kalkulieren. Sämtliche Daten aus einer Kalkulation z.b. Kundeninformationen, Bestellvorgänge, Verträge und Rechnungen werden automatisch und gleichzeitig im System angelegt. Durch Herstellen einer Verbindung zwischen den einzelnen Prozessen für Vertrieb, Service, Einkauf und Buchhaltung wird der gesamte Ablauf zwischen den zuständigen Abteilungen mit Evatic Sales Calc deutlich vereinfacht. Das führt zu geringeren administrativen Belastungen und Mannkosten sowie zu einem besseren Ablauf im Servicefall dem Kunden gegenüber. Rechnungsstellung Mit Evatic MPS lassen sich Zählerstandabrechnungen für Verträge generieren in gerade mal 5 Minuten. Dieser automatisierte Prozess spart den Service Providern eine Menge an Arbeitsstunden gegenüber der manuellen Methode mit all ihren möglichen menschlichen Fehlerquellen. Unter dem Strich führt dies, neben den finanziellen Einsparungen durch die Automatisierung, zu einer höheren Servicequalität und zu mehr Kundenzufriedenheit. Und auch das Versenden von Rechnungen per über das System spart gegenüber dem Postversand in der Bearbeitung und beim Porto Geld ein. Überblick und Kontrolle Die automatisierten Abläufe in Evatic MPS überwachen jeden Schritt im gesamten Vertragsmanagement. Von der ersten Kalkulation, über Angebot und Annahme bis hin zum Vertragsende lässt Evatic MPS den Dienstleister sich um den Service für den Kunden kümmern und nicht um dessen Verwaltung. Die Anwender können darauf vertrauen, dass das System den Überblick behält über: Registrierung und Verwaltung sämtlicher Daten für - Maschinen - Zubehör - Vertrag - Die zugehörigen SLAs Rechnungsstellung für - Festgelegte Pauschalen - Zählerstände - Spezielle Konditionen - Pre-Paid Einheiten Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

18 Der Ablauf berücksichtigt auch verschiedene Finanzierungsmodelle, mit denen der Anwender folgende Optionen verwalten kann: Leasing Miete Eigenmiete Miete gebrauchter Maschinen Kauf Der Anwender hat Einblick in die detaillierten Rechnungsdaten im unteren Beispiel- Screenshot für Leasing Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

19 Preise können zu jeder Zeit eingegeben oder geändert werden, wie die beiden unteren Beispiele zeigen: Mit Evatic MPS kann der Anwender folgende Vertragskonstellationen beobachten, prüfen und analysieren: Einzelmaschine, ein Zähler (schwarz) Einzelmaschine, mehrere Zähler (Farbe, Scan, schwarz) Mehrere Maschinen, ein Zähler (Poolvertrag) Mehrere Maschinen, mehrere Zähler (Poolvertrag) Sammelverträge mit Ein-Zähler Kalkulation und Berechnung Sammelverträge mit Mehr-Zähler Kalkulation und Berechnung SLA und Vertragsversionen Vorauszahlung; Rückstände für unterschiedliche Zeiträume, mit unterschiedlichen Rechnungslayouts Die Software bietet 8 unterschiedliche Methoden zur Vertragskalkulation, obwohl der Kunde meist nur eine oder zwei benötigt. Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

20 Der Anwender kann regelmäßige Berichte selbst definieren s. untenstehenden Screenshot in Abhängigkeit von im Vertrag festgehaltenen Maschinen und den Zählerständen: Vertragsprofitabilität Mit Evatic MPS hat der Anwender die Möglichkeit, seine Profitabilität aus einem Vertrag zu maximieren, indem er Erlöse und Kosten ständig vergleichen kann. Erlöse: Die automatische Rechnungsstellung im Rahmen des Vertrages senkt die Verwaltungskosten bezogen auf die angesammelten Erlöse. Ohne weiteres Zutun des Anwenders bietet das System folgende Funktionen: Festgelegte Gebühren, variabel 1-12 Monate im Voraus Erlöse aus Zählerständen pro Quartal / Halbjahr / Jahr / im Rückstand Managed Print Services Die Suche nach Profitabilität im Markt von heute - Evatic AS

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