Aus dem Scheitern von IT-Projekten für die nächste Vergabe lernen oder bei der nächsten Ausschreibung wird alles anders

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1 10. Fachtagung IT-Beschaffung Fachforum 6 Aus dem Scheitern von IT-Projekten für die nächste Vergabe lernen oder bei der nächsten Ausschreibung wird alles anders 18. September 2014 Berlin Prof. Dr. Manfred Mayer INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Willy-Brandt-Platz München Tel Fax

2 Ihr Referent Prof. Dr. Manfred Mayer Sonderbeauftragter Industrie 4.0 Messe München GmbH Tätigkeitsschwerpunkt im Vergabe- und IT-Recht Honorarprofessor an der Universität der Bundeswehr, Fakultät für Informatik wissenschaftlicher Mitarbeiter der INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbh 2

3 INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbh 3

4 Aus dem Scheitern von IT-Projekten für die nächste Vergabe lernen oder Bei der nächsten Ausschreibung wird alles anders 4

5 Ausschreibung Zuschlag Realisierung - Abnahme 5

6 Das erfolgreiche IT-Projekt 6

7 Das erfolgreiche IT-Projekt in time in quality in budget 7

8 Das folgenreiche IT-Projekt in time in quality in budget 8

9 Das folgenreiche IT-Projekt 9

10 Grundsätzliche Überlegungen professionelles Vertragsmanagement Schiedsklauseln Pattsituation und Kostenrisiko vermeintliche Vergütungsansprüche versus vermeintliche Schadenersatzansprüche weil 10

11 Typische Streitpunkte unklare Leistungsbeschreibung ungenügende Dokumentation des Projektablaufs nachträgliche kostenpflichtige Änderung des Leistungsbeschreibung (change request) oder kostenfreie Anpassung der Leistung an die Leistungsbeschreibung 11

12 Auftraggeber Verzug Klage auf Erfüllung Nacherfüllung: Nachbesserung oder Neulieferung Rücktritt mit der Folge Rückzahlung der geleisteten Abschläge Zug um Zug gegen Rückgabe der bereits erhaltenen Leistung Kündigung Minderung Schadenersatz 12

13 Auftragnehmer Klage auf Zahlung der Vergütung, weil AG die Abnahme zu Unrecht verweigert Klage auf Zahlung ausstehender Vergütung wegen unberechtigter Kündigung des AG nach 649 BGB Kündigung durch Auftragnehmer, weil AG Mitwirkung unterlassen hat 13

14 Beispiele Auftragnehmer hält A-Kriterien nicht ein Auftragnehmer beantragt ein CR nach dem anderen Auftragnehmer hält Fristen nicht ein Auftragnehmer erklärt Betriebsbereitschaft, Abnahme scheitert an A-Fehlern Auftragnehmer lässt Nachfristen verstreichen Auftraggeber reißt der Geduldsfaden plötzlich Auftragnehmer rügt fehlende Mitwirkung durch Auftraggeber 14

15 Das Beschaffungsvorhaben 15

16 Das Beschaffungsvorhaben 16

17 Das Beschaffungsvorhaben 17

18 Das Beschaffungsvorhaben 18

19 Das Beschaffungsvorhaben 19

20 Das Beschaffungsvorhaben 20

21 Das Beschaffungsvorhaben 21

22 Das Beschaffungsvorhaben 22

23 Das Beschaffungsvorhaben 23

24 Das Beschaffungsvorhaben 24

25 10 häufige Projektsünden 1. Unklare Vertragstypologie 2. Keine eindeutige Risikoverteilung 3. Fehlendes, unvollständiges Pflichtenheft 4. Keine Prüfung oder alleinige Erstellung/Ergänzung des Pflichtenhefts durch den Auftragnehmer 5. Fehlende Projektstruktur 6. Keine Regelung der Mitwirkung des Auftraggebers 7. Fehlende Abnahmekriterien 8. Fehlende projektbegleitende Qualitäts-, Termin- und Finanzpläne und -kontrollen 9. Fehlendes Änderungsmanagement 10. Fehlende Dokumentation 25

26 Was passt wozu? Typenberatung für den Vertrag ( Projektsünde Nr. 1 ) In sich konsistente Ausprägung des Vertragstyps im (schriftlichen) Vertrag Das gilt besonders in AGB Möglichst detaillierte Leistungsbeschreibung im Volltext (Verständnishorizont des Richters!) Achtung bei Rahmenverträgen mit sehr unterschiedlichen Leistungen: Typengemischte Verträge sind schwer handhabbar 26

27 Risikoverteilung bei Projektverantwortung und -leitung ( Projektsünde Nr. 2 ) Voraussetzung für die Einordnung eines Projektvertrages als Werkvertrag (= günstig für AG) ist grundsätzlich, dass die Gesamtverantwortung beim Auftragnehmer (AN) liegt Damit ist grds. unverträglich, wenn es eine (Mit-)Verantwortung des AG für den Projekterfolg gibt, wenn auch der AG einen "Gesamtprojektleiter" oder einen "Projektleiter" stellt, wenn (Lenkungs-) Gremien/-Ausschüsse u.ä. paritätisch durch AG und AN besetzt sind. 27

28 Vom Auftraggeber erstelltes und vom Auftragnehmer geprüftes Pflichtenheft ( Projektsünden Nr. 3 und Nr. 4 ) Grundsätzlich kann der Auftragnehmer das Pflichtenheft als Hauptleistung des Auftraggebers fordern als Umsetzung des vom Auftraggeber erstellten Lastenhefts Nur ausnahmsweise wird im Bedarfsfalle das Pflichtenheft, basierend auf Anforderungen des Auftraggebers, vom Auftragnehmer erstellt. Allerdings kann ein Pflichtenheft als gesondertes Projekt (Planungsprojekt) von AN erstellt werden ( Pflichtenhefterstellungsvertrag ). Nicht vergessen: vertragliche Regelung, wer das Pflichtenheft zu prüfen hat. 28

29 Strukturieren und Koordinieren von Projektschritten ( Projektsünde Nr. 5 ) Empfehlenswert für jeden Projektvertrag (wegen Beurteilung des Projektfortschritts, Fälligkeit, evtl. Abschlagszahlungen etc.) ist eine Grobeinteilung in Projektphasen, mindest.: 1. Phase: Planung, Analyse und Vorbereitung bis zur Erstellung einer fachlichen Feinspezifikation; evtl. noch Redaktion. 2. Phase: Umsetzung der fachlichen Feinspezifikation über technische Feinspezifikation bis zur Herstellung der Abnahmereife. 29

30 Regelung der Mitwirkung des Auftraggebers ( Projektsünde Nr. 6 ) Gewährleistung und Haftung mit Service Levels (Reaktions- und Beseitigungszeiten), Sicherheiten und Versicherungsnachweis regeln. Mitwirkung hins. Datenbeschaffung, parallele Testsysteme, Testdaten und Migration als grds. Aufgabe des Auftraggebers vereinbaren. Festlegung der Mitwirkungsleistungen Die Herrschaft über bzw. den Abruf von Rahmenbedingungen wie Datenmaterial, Mitarbeiter, Subunternehmer, Hilfsmittel klarstellen. Achtung: schriftliche Behinderungsanzeige durch AN möglich!! 30

31 Ablieferung/Abnahme, Abnahmekriterien, Abschlagszahlungen ( Projektsünde Nr. 7 ) Im Hinblick auf die Unterschiede Ablieferung/Abnahme empfiehlt es sich, bei Unklarheit, ob Kauf- oder Werkvertragsrecht zur Anwendung kommt, Leistungshandlungen und Kriterien im Sinne einer "vereinbarten Beschaffenheit" vertraglich festzuschreiben. Klausel, wonach sich die Parteien noch im Laufe des Projekts auf Abnahmekriterien einigen ist hoch riskant. Regelungen über Fälligkeit und Abschlagszahlungen in AGB und Individualverträgen unterschiedlich regelbar. 31

32 Ablieferung/Abnahme, Abnahmekriterien, Abschlagszahlungen ( Projektsünde Nr. 7 ) Abschlagszahlungen nach Projektfortschritt: (Meilensteine) 20% bei Vertragsschluss, je 20 % pro Phasen 1-3, 20% bei Abnahme Denkbare Grundstruktur einer Abnahme 1. Bereitstellung zur Abnahme (BzA) durch Auftragnehmer Aber: Mitwirkungspflichten des Auftraggebers 2. Test durch den Auftraggeber 2.1 Test mit Testmaterial, laufende oder anschließende Mängelbeseitigung (AN/AG) 2.2 Test mit Echtdaten, laufende Mängelbeseitigung (AG/AN) 2.3 (Parallel-) Echtbetrieb fester Zeitabschnitt, zwecks Feststellung der Freiheit von mehr als unwesentlichen Mängeln, ohne weitere Mängelbeseitigung, allerdings mit Mängelmeldungen, ggf. Wiederholung, wenn wesentlichen Mangel auftritt (AN). 3. Erklärung der Abnahme. 32

33 Projektbegleitende Qualitäts-, Termin-, Fristen- und Finanz-Pläne und Kontrollen ( Projektsünde Nr. 8 ) Bereits bei Vertragsschluss sollte eine adäquate, das Projekt kontinuierlich begleitende Kontroll- und Eskalationsprozedur ausgearbeitet werden. Neben der inhaltlichen Leistungsbestimmung (Fachliches Feinkonzept, Pflichtenheft ) empfiehlt es sich, das - evtl. gemeinsame - Vorgehen in einem Aktivitäten- und Fristenplan / Projektplan, festzulegen. 33

34 Änderungsmanagement (Change Request) ( Projektsünde Nr. 9 ) Ausdrückliche Regelung treffen, wie bei Änderungswünschen und Änderungsnotwendigkeiten zu verfahren ist. Regelung der Voraussetzungen hinsichtlich rechtsgeschäftlicher Vertretung und der Wirkungen (Kosten, Termine, Kompetenzen) Abgrenzung in-scope / out-scope durch detaillierte, konsistente und (auch) für Juristen verständliche Leistungsbeschreibung RAin Elke Bischof, Fachanwältin für Informationstechnologierecht 34 34

35 Dokumentation ( Projektsünde Nr.10 ) Sowohl der Auftragnehmer als auch der Auftraggeber müssen regelmäßig Nachweise über die Ordnungsmäßigkeit des Projekts erbringen. Befundsicherung bzw. Dokumentation aller wesentlichen Transaktionen und Verfahren 35

36 Zusammenfassung Projektsteuerung: Dokumentation, Dokumentation, Dokumentation Vertragsgestaltung Leistungsbeschreibung, Mitwirkungsleistungen, Lastenheft Abnahme Pflichtenheft Eskalationsmechanismen Mediation, Schiedsklauseln 36

37 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Prof. Dr. Manfred Mayer INFORA Rechtsanwaltsgesellschaft mbh Willy-Brandt-Platz München Tel Fax

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