Dezernat I Finanzen, Personal und Recht Sachgebiet Aufgaben Zuständig/ Vertretung Grundsatzangelegenheiten der Abteilungen 4-5 Jutta Saphörster

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1 Dezernat I Finanzen, Personal und Recht Grundsatzangelegenheiten der Abteilungen 1-3 Grundsatzangelegenheiten der Abteilungen 4-5 Jochen Drescher Jochen Drescher Elke Steingräber Abteilung 1: Haushalt Leitung 1 Aufstellung des Haushaltsvoranschlags Aktualisierung von bestehenden Verfahren im Haushalt MBS-Zugangsberechtigung Verteilung der Haushaltsmittel Sollstellungen für alle Bereiche Überwachung der Mittelbewirtschaftung Betreuung von HISMBS und FIBU Verknüpfung MBS und FIBU Abstimmung mit den Buchungen in SVA Abrechnung der Handvorschüsse und der Barausgaben Einzelfragen des Haushalts Jahresabschluss Hochschulfinanzstatistik Mitarbeit bei den Berichten für den Hochschulrat Geschäftsführung der K III Zentrale Rücklage und Reformprojekte Bewirtschaftung der Budgets der Prorektoren, der Incentive Drittmitteleinwerbung und der HIFF- Projekte Buchen von Einnahmen (ohne Kapitel ) Haushalt der Studierendenschaft Haushaltsangelegenheiten allgemeiner Art Bearbeitung der Eingangspost Abrechnung der Geldannahmestellen Erfolgsbezogene Mittelverteilung (LOM) Mittelverteilungsverfahren einschl. 3-Säulen- Modell Bewilligungen nach Zuwendungsrecht Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen Kalkulation der Verbundangebote - 1 -

2 2 Buchen der Einnahmen der Kapitel und Abwicklung des Kassengeschäfts und Abstimmung mit der Universitätskasse Bochum Überprüfung von Unstimmigkeiten bei den Giro- Konten Auslandszahlungen Buchen verschiedener Zahlfälle des Haushalts, darüber hinaus Sonderfälle und Daueranordnungen Meldungen nach der Mitteilungsverordnung Aufbau des kaufmännischen Rechnungswesens: - Begleitende Arbeiten im Echtbetrieb der Software FIBU - Finanz- und Anlagenbuchhaltung - Buchen verschiedener Zahlfälle des Haushalts - Abschlüsse nach HGB - Mitarbeit bei der Bilanzerstellung Einzelprojekte des kaufmännischen Rechnungswesen Angelika Hißfeld Peter Meussen Kerstin Kamper Jutta Orth Belegerfassung und Vorkontierung Peter Meussen Angelika Hißfeld Abteilung 2: Beschaffung und Inventarisierung 1 Leitung, Grundsatzangelegenheiten der Beschaffung und der Inventarisierung Vergabeentscheidungen Allgemeine Vertragsangelegenheiten Beschaffungs- und Ersteinrichtungsprogramme Großgeräte Beschaffungen > 500 für alle Bereiche der Hochschule nach der VOL (Verdingungsordnung für Leistungen) Kerstin Kamper Claus Zimmermann Bearbeitung aller Kleinaufträge < 500 Rechnungsbearbeitung für Beschaffungen / Kleinaufträge Aufstellung und Ausführung von Beschaffungsprogrammen Rahmen- und Bezugsverträge, Werkverträge Betreuung von HISBES Bearbeitung von Zuwendungsbescheinigungen Bearbeitung aller Mahnungen Buchen von Vorträgen, Erstattung an Studierende und von Zahlfällen des Dezenats VI Öffnen von beschränkten Ausschreibungen - 2 -

3 2 Inventarisierung von Gegenständen und Software Erfassung von Reparaturen Bearbeitung der Aussonderungen Betreuung von HISIVS Sabine Kavlak Jutta Orth Abteilung 3: Forschung und Entwicklung, Drittmittelangelegenheiten Grundsatzangelegenheiten der Forschung, der Drittmittel und der Steuern Beratung und Betreuung der Antragsteller Kalkulation, Bewirtschaftung und Abrechnung der Projekte Projektüberwachung Verfahrensgrundsätze und Förderrichtlinien Klärung von Einzelfragen der Besteuerung Auswirkungen FIBU auf die Drittmittelprojekte Geschäftsführung der K II Bearbeitung von BMBF- und sonstigen Projekten Einzelfragen der Bewirtschaftung von Projekten Mithilfe bei Drittmittel- und Einzelprojekten Haushaltsmäßige Bearbeitung der Weiterbildungsangebote Buchen verschiedener Zahlfälle des Haushalts, insbesondere Steuerbuchungen Einrichtung von Betrieben gewerblicher Art haushaltsmäßige Umsetzung der Drittmittelbesteuerung Aufbau des neuen Steuer-Teams: Bearbeitung der Steueranmeldungen einschl. der monatlichen Umsatzsteueranmeldung Bearbeitung der Drittmittelprojekte der Verwaltung Redaktionelle Bearbeitung der Internetseiten der Abteilungen 1-3 Jutta Orth Kerstin Kamper - 3 -

4 Abteilung 4: Personal Leitung Elke Steingräber Mario Essig Grundsatzangelegenheiten: - Beamte und Tarifbeschäftigte - Personalbewirtschaftung/ Stellenplan - Berufungsverfahren - Lehrermäßigung und Lehraufträge - Honorarprofessuren - Disziplinarrecht Ausbildungsleitung Koordination HIS SVA Personalbewirtschaftung/Budgetierung Personalkostenkalkulation Erstellung und Weitergabe von Statistiken aus SVA Aufstellung der Beiträge zum Haushaltsvoranschlag für den Personalhaushalt Personalkosten Beamten- und Besoldungsrecht aller Beamten (bei Lehrenden auch tarifrechtliche Angelegenheiten) Nebentätigkeiten (Beamte u. Angestellte) Auszubildende Berufungsverfahren Unfall- und Schadensersatzanglegenheiten (Sonder-)Beurlaubungen, Freistellungen Forschungs- und Praxisfreisemester LBV-Änderungsdienst Angelegenheiten der Lehrbeauftragten (Erteilen von Lehr- und Unterrichtsaufträgen, Mittelverwaltung und Anweisung) Lehrermäßigung Arbeits/-Dienstjubiläen BDA, Dienstzeitberechnung Tarif- und Arbeitsrechtsangelegenheiten für das wiss. und nichtwiss. Personal einschließl. Drittmittelbeschäftigte inkl. Ausschreibungs- und Stellenbesetzungsverfahren, Tätigkeitsbewertungen Altersteilzeit Beendigungsverfahren inkl. Zeugnisse Haftungsangelegenheiten der Tarifbeschäftigten Lohn- u. vergütungsrechtliche Angelegenheiten mit Änderungsdienst LBV einschl. Sozialversicherung und Zusatzversorgung Angelegenheiten nach dem MuSchG und BerzGG Elke Steingräber Mario Essig Tarifbereich: Anja Beer Mario Essig Sabine Kloß FB e 1-4: Birte Schulthoff FB e 5-9 Bibliothek, Verwaltung: Birte Schulthoff Christel Böcker Anja Beer Hans-Peter Uschkamp Thomas Lindemann Christine Gesing Tarifbereich: Beamte u. Azubis: - 4 -

5 Arbeitnehmerweiterbildung Unfallangelegenheiten (Tarifbeschäftigte) Urlaubsangelegenheiten der Beschäftigten mit Ausnahme der Lehrenden, sonstige Abwesenheiten (Krankheit) inkl. Gleitzeitangelegenheiten Koordination Gleitzeitangelegenheiten Studentische/Wissenschaftliche Hilfskräfte (Vorbereitung der Dienstverträge, Änderungsdienst, Mittelverwaltung) Schwerbehindertenfürsorge u. sonstige Fürsorgeangelegenheiten Personalaktenführung Fortbildung Koordination von Frauenförderangelegenheiten Reisekosten für Dienst- und sonstige Reisen Exkursionen Trennungsentschädigung und Umzugskostenvergütung Mitarbeit im SG 2 Personalkostenbewirtschaftung, Erstellung und Weitergabe von Statistiken aus SVA Posteingang und -ausgang Personalaktenführung Mithilfe bei Ausschreibungen/ Eingangsbestätigungen Koordination der ärztl. Untersuchungen nach den Richtlinien über Bildschirmarbeitplätze sowie der Röntgenverordnung Abrechnung Gesundheitszeugnisse Personalentwicklung Sabine Kloß Dienstreisen: Christine Gesing Abteilung 5: Justitiariat Leitung 1 2 Rechtshilfe für Organe, Gremien, Funktionsträger und die Verwaltung einschließlich gutachterlicher Stellungnahmen Angelegenheiten des Hochschulrechts und Hochschulverfassungsrechts Führung von Rechtsstreitigkeiten generelle Vertragspüfung und bedarfsorientierte Vertragserstellung Schadensersatzangelegenheiten Angelegenheiten des Patent-, Urheber- und Arbeitnehmerfindungsrechts - 5 -

6 Datenschutzangelegenheiten der Hochschule - Datenschutzbeauftragte Verwaltungsmäßige Unterstützung der Datenschutzbeauftragten Erstellung und Pflege von Verfahrensverzeichnissen Vor- und Nachbereitung von Datenschutzschulungen und internen Datenschutzbesprechungen Mitwirkung in DV-Sicherheitsangelegenheiten Redaktionelle Bearbeitung der Internetseiten der Abteilungen 4-5 Hubert Meyer Hubert Meyer - 6 -