Erfahrungen mit CIRS-Labor: Eine Erfolgsgeschichte

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1 Critical Incident Reporting Systems (CIRS Labor) Erfahrungen mit CIRS-Labor: Eine Erfolgsgeschichte Ruth Urbinelli, MSc Zentrum für Labormedizin Kantonsspital Aarau AG

2 Inhalt Ausgangssituation Einführung cirs LABOR Erfahrung nach 7 Jahren Weiterentwicklung Grundlagen eines Veränderungsprozesses

3 Arbeitsumfeld Labor ca. 110 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ca. 1,8 Mio. Laboruntersuchungen pro Jahr Aufgeteilt in die Fachbereiche: Hämatologie, Pädiatrische Hämatologie und Hämoglobinopathien Immunologie und Immunphänotypisierung Klinische Chemie und Spezialanalytik Mikrobiologie und Infektionsserologie (seit 2008) Molekularbiologie (Med. Gen. Analytik)

4 Ausgangssituation ISO15189 ISO17025 cirs LABOR 2000 Akkreditierung ISO17025 ISO-Zertifizierung vor 1999 Qualitätsmanagementsystem Akkreditierung EN45001 Qualitätssicherung Qualitätspyramide tspyramide ZfLM

5 QM-Grundsätze des ZfLM act Anpassen plan Planen Lernkultur Fehler als Chance Kundenzufriedenheit, ja aber nicht auf Kosten der Qualität check Überprüfen do Ausführen

6 QM-Ziel 2002 Für den Laborbereich spezifisches Fehlerdokumentations- und Fehleranalysierungssystem entwickeln und einführen Hypothese 5% der falschen Laborresultate sind analytische Messfehler, die restlichen 95% entstehen während der Prä- und Postanalytik

7 Projektplanung Start Planungsschritte Dauer Start Ende Meilensteine Projekt CIRS 196 day Fri Fri Informationsbeschaffung 54 day Fri Wed Meilenstein 1 Situationsanalyse ZfLM 40 day Wed Tue Umfrage Spital 1 40 day Wed Tue Umfrage Spital 2 40 day Wed Tue Umfrage Spital 3 40 day Wed Tue Situationsanalyse andere Kliniken/KSA 4 days Wed Mon Meilenstein 2 Erstellen des Formularinhaltes 24 day Mon Thu Sitzung H-Informatik Risk-Tool 1 day Fri Fri Entscheid: Wie wird erfasst? 2 days Fri Mon Meilenstein 3 Porgrammierung des Formulares 14 day Mon Thu Problematik Anonym-Rückverfolgbark 5 days Mon Fri Form der Auswertung festlegen 5 days Mon Fri Auswertungs-Periodizität festlegen 1 day Fri Fri Massnahmen der Auswertung festlege 1 day Fri Fri Information der Auswertung festlegen 1 day Fri Fri Archivierung festlegen 1 day Fri Fri Vernehmlassung durch Kader 6 days Fri Fri Vernehmlassung durch Team 6 days Fri Fri Informationsveranstaltung 1 day Thu Thu QSRL schreiben 6 days Fri Fri neue QSRL in Kraft setzten 1 day Fri Fri Meilenstein 4 Einführung/ Schulung 6 days Tue Tue Evaluation 21 day Fri Fri Meilenstein 5 1. Verbesserungen/Anpassungen 21 day Fri Fri Qtr 1, 2002 Qtr 2, 2002 Qtr 3, 2002 Qtr 4, 2002 Qtr 1, 2003 Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec Jan Feb Mar Meilenstein 1 Meilenstein 2 Meilenstein 3 Meilenstein 4 Ende Meilenstein 5

8 Meilenstein: Informationsbeschaffung 1954 John C. Flanagan Critical Incident Analyse Ergebnis von psychol. Studien der amerikanischen Luftwaffe aus dem 2. Weltkrieg 1975 ASRS Aviation Safety Reporting System In Zusammenarbeit mit der NASA und der zivilen Luftfahrt ASRS realisiert 1991 TW Van der Schaaf Near Miss Management System Chemische Prozess Industrie 1997 S. Staender et al. CIRS Anästhesie Internet Datenbankbasierendes Erfassungsformular

9 Definition: Fehler/Ereignis oder Zwischenfall Van der Schaaf TW, Lucas DA, Hale AR, eds (1991) Near Miss reporting as a safety tool. Oxford

10 Meilenstein Situationsanalyse andere Kliniken Fachspezifische Meldesysteme (EDV / Papier) CIRS-medical (Laborteil nicht vorhanden) andere med. Laboratorien kein EDV-Erfassungsmodul keine systematische Erfassung von near misses ZfLM

11 Voraussetzungen sind: Einfachheit Vertrauen Anonymität

12 Flussdiagramm near miss adverse event Erkennung Bearbeitung Ursachenanalyse Massnahmen cirs-dokumentation

13 Erfassung

14 QM-Bearbeitung

15 QM-Bearbeitung Fehler/ereignis-Klassifikation (near miss/adverse event) Relevanz Wiederholbarkeit Klinische Konsequenzen für Patienten Fehler/Ereignis-Identifikation Präanalytik, Laboranalytik, Postanalytik, Laborinterne Abläufe, Kommunikation, Kompetenz / Verantwortung, Spitalumfeld, etc. Verbesserungsmassnahmen umgesetzt, nicht umgesetzt, nicht notwendig QM System-Anpassungen Abarbeitung gemäss ISO15189 Dokumentation

16 Bearbeitung

17 Gemäss ISO 15189

18 Dokumentation

19 Besprechung am ZfLM Fachabteilung: Nach Bedarf an der Teamsitzung Ganzes ZfLM: Trimester Beschwerde Verbesserungsvorschläge CIRS Labor Dokumentation

20 Meilenstein Anpassungen Evaluation Beurteilung

21 Veränderter Umgang mit Fehlern/Ereignissen Fehler/Ereignisse werden strukturiert und transparent zum voneinander Lernen zugänglich gemacht. Damit Fehler/Ereignisse sich nicht mehr wiederholen, sollen sie zu einem wirksamen Lernereignis führen. Aus der Fehler- bzw. Ereignisanalyse können neue, bessere und sichere Prozessabläufe bestimmt bzw. eingeführt werden. Beinahe-Zwischenfälle geben Hinweise wie sich tatsächlich Fehler/Ereignisse entwickeln. Sie ermöglichen deshalb rechtzeitige präventive Massnahmen.

22 Übersichts-Auswertung: Fehler/Ereignis Kategorien

23 Übersichts-Auswertung: System Faktoren

24 Übersichts-Auswertung: Persönliche Faktoren

25 Hypothese zu Verteilung 5% der falschen Laborresultate sind analytische Messfehler, die restlichen 95% entstehen während der Prä- und Postanalytik

26 Fehlerverteilung: Metaanalyse Errors in Laboratory Medicine, Bonini P. Plebani M. Clin Chemistry.2002;48(5) Stand nach 7 Jahren Near miss: im Labor entdeckt -> 46% Adverse event: Fehler hat Labor verlassen -> 53% Adverse event mit schwerwiegenden Folgen für den Patienten: -> 1% Artikel Autoren Journal Postanalytik Präanalytik Analytik Periode n Analyse n Errors near miss adverse events Mittelwert=1,93 Ereignisse/Woche Mistakes in a stat laboratory: types and frequency Laboratory blunders revisited Gross errors and work flow analysis in the clinical laboratory Problems in laboratory testing in primary care Reasons for a laboratory's inability to report results for requested analytical tests Plebani M. Carraro P. Lapworth R. Teal TK Goldschmidt HMJ. Lent RW. Nutting PA. Main DS Stahl M. Lundt ED ZfLM 61.0% 7.0% 32.0% 7 Jahre 10,1 Mio % 53% Clin Chemistry. 1997;43(8): Ann Clin Bioch 1994,31: Klin Bioch Metab 1995;3: JAMA 1996; Clin Chemistry 1998;44: % 31.6% 53.0% 55.6% 75.0% 13.3% 31.6% 23.0% 4.4% 16.0% 18.5% 30.8% 24.0% 30.0% 9.0% 3 Monate 1 Jahr 6 Jahre 6 Monate 3 Jahre KA KA % KA 43.0% 13.0% KA 26.0% KA 57.0% 13.0% KA

27 Verlaufs Auswertung: Near miss / adverse event Umbau ZfLM 4/501 = 0.8% 266/501 = 53.1 % 231/501 = 46.1 % Adverse events Adverse events Near misses

28 Beurteilung Offenes, tolerantes Fehler- / Ereignismanagement mit: Fehler/Ereignisse werden nicht Verschwiegen Entwicklung von Toleranz gegenüber den Fehler/Ereignisse der Anderen Sensibilisierung über Fehlermöglichkeiten während der Arbeit Nutzen daraus besteht aus: systematischer Ursachenanalyse und Massnahmenplanung systematischer Auswertung kontinuierlicher Information der Mitarbeitenden

29 Weiterentwicklung im KSA Rückmeldung an Mitarbeitende KSA Erstellung eines Melde-Berichtes

30 Weiterentwicklung Labormedizin CIRS-Labor CH CIRS-Labor wird bereits in anderen Labors angewendet (Papierformular oder Webapplikation). CIRS-Labor auf der SULM-Homepage.

31 Behauptung CIRS-Labor: Eine Erfolgsgeschichte Es gibt vier Ebenen eines Veränderungsprozesses: Information / Wissen / Einsicht Organisation Strukturen Prozesse Verhalten / Einstellungen Unternehmenskultur Böning & Fritschle, 1997

32 Information / Wissen / Einsicht Ausmass der Veränderung Gute und geschickte Informationspolitik Schnell viel Aufmerksamkeit Geht aber auch schnell wieder verloren Zeit Böning & Fritschle, 1997, Abbildung S. 37 modifiziert

33 Organisation (Strukturen, Prozesse) Ausmass der Veränderung Zeit Organisationsveränderung Anpassung der Strukturen Neue Prozesse Alte Prozesse müssen angepasst werden Organisationsveränderung ist nur möglich, wenn alle Beteiligten kompromissbereit sind Böning & Fritschle, 1997, Abbildung S. 37 modifiziert

34 Verhalten / Einstellung Ausmass der Veränderung Zeit Böning & Fritschle, 1997, Abbildung S. 37 modifiziert Bereitschaft um Verhalten zu verändern. Verändertes Verhalten geschieht nicht sofort. Das Rollenverhalten jedes einzelnen muss angepasst werden. Rückfall in die alte Rolle ist immer wieder möglich. Aussage: Wer hat den Fehler gemacht?

35 Unternehmenskultur Ausmass der Veränderung Zeit Böning & Fritschle, 1997, Abbildung S. 37 modifiziert Die Unternehmenskultur verändern, ist noch viel schwieriger: CIRS-KSA Die Beachtung der Unternehmenskultur für den dauerhaften Erfolg eines Veränderungsprojektes ist ausschlaggebend Kultur beeinflusst das menschliche Verhalten Ist schwer von Aussenstehenden zu fassen

36 Fazit Zwischen Führung und Mitarbeitern gibt es eine Zeitverschiebung beim Wandel. Während sich die Führung bereits mit den nächsten Themen und Veränderungen beschäftigt, stecken die Mitarbeiter/- innen noch mitten im Umsetzungsprozess. In ihrer Dauerhaftigkeit liegt der Erfolg der Veränderung. Die Grundhaltung, dass Fehler da sind um daraus zu lernen stellt einen dauerhaften Prozess dar.

37 Literatur / Publikationen Flanagan JC: The critical incident technique. Psychol Bull, 1954;51: Reason J: Human Error. Cambridge University Press, 1990 Schaaf TW van der: Development of a Near Miss Management System at a Chemical Process Plant. In: Schaaf TW van der Lucas DA and Hale AR (eds) Near Miss Reporting as a safety tool. Oxford: Butterworth-Heinemann, 1991 Böning U and Fritschle B: Veränderungsmanagement auf dem Prüfstand. Eine Zwischenbilanz aus der Unternehmenspraxis. Freiburg Verlag Haufe,1997 Staender S, Davies J, Helmreich B, Sexton B and Kaufmann M: The anaesthesia critical incident reporting system: an experience based database. Int J Med Int,1997;47:87-90 Frieling E, Sonntag K: Lehrbuch Arbeitspsychologie, Bern Verlag Hans Huber, 1999 Bonini P, Plebani M, Ceriotti F and Rubboli F: Errors in Laboratory Medicine. Clin Chem, 2002;58: Huber A.R, Urbinelli R: Critical Incident Reporting: Weshalb nicht von den Erfahrungen der Industrie und Luftfahrt lernen? Qualitätsmanagement in Klinik und Praxis Q-med 2003;2:30-33 Urbinelli R, Huber A.R: Entwicklung eines laborspezifischen Critical Incident Reporting Systems als Teilkomponente eines umfassenden Qualitätsmanagement-Systems. Qualitätsmanagement in Klinik und Praxis Q-med 2003;3:53-59 Urbinelli R, Huber A.R: Leitfaden H+: Risikomanagement und Patientensicherheit in der Behandlung, 2003; Urbinelli R, Huber A.R: Entwicklung eines laborspezifischen Critical Incidents Reporting Systems (CIRS) die Erfahrungen nach einem Jahr. Labmed, 2004;31: Huber A.R, Urbinelli R: Patientensicherheit: facultas Verlag, 2005; Fernandez P, Urbinelli R, Burger J, Huber A.R.: Erfolge und Fallstricke beim Aufbau eines Hämovigilanzsystems. Swiss Medical Forum, 2007; 7:

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