Qualitätsmanagementhandbuch Kurzfassung

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1 Seite 1 von 7 Qualitätsmanagement AMG-Gruppe () Qualitätspolitik Die AMG Gruppe steht für ein seriöses und leistungsfähiges Unternehmen, das seinen Kunden hochwertige Dienstleistungen in den Bereichen Arbeitnehmerüberlassung und Arbeitsvermittlung bietet. Der Arbeits- und Gesundheitsschutz und der Umweltschutz sind dabei grundlegende Bestandteile unserer Zusammenarbeit. Der hohe Qualitätsanspruch wird dokumentiert durch die SGU - Managementsystem Zertifizierung gemäß SCP. Durch die Aufrechterhaltung und eine ständige Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements sehen wir zum einen die Chance, unseren derzeit hohen Qualitätsstandard zu halten, zum anderen wollen wir einer kontinuierlichen Verbesserung den Weg bereiten. Unser Qualitätsmanagement-System entspricht den Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015. Aufbauorganisation Die gesamte Aufbauorganisation ist in Form eines Organigramms dargestellt. Dieses wiederum basiert auf Funktionsbeschreibungen, welche eindeutig die Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Aufgabenverteilungen festlegen. Ablauforganisation Die internen Abläufe werden ggf. über Prozessbeschreibungen geregelt. Wenn es die Geschäftsführung für notwendig erachtet, werden für bestimmte Abläufe detaillierte Aufgabenbeschreibungen erstellt. Prozessbeschreibungen und Aufgabenbeschreibungen geben den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Handwerkszeug für eine ordnungsgemäße Durchführung der qualitätsrelevanten Arbeiten an die Hand. Management Review In einer von der Geschäftsführung und dem QM-Beauftragten terminierten Revision wird das Funktionieren des QM-Systems regelmäßig überprüft. Im Rahmen der internen Audits werden alle Funktionsbereiche und Verfahrensabläufe dahingehend überprüft, ob die Verantwortlichkeiten geregelt sind und während des laufenden Prozesses beachtet werden. Die Auditergebnisse werden in Berichten dokumentiert und fließen zusammen mit anderen Qualitätsaufzeichnungen in das regelmäßig stattfindende Management Review ein.

2 Seite 2 von 7 Die Struktur der AMG Gruppe Geschäftsführung Sicherheitsbevollmächtigte Externe Arbeitsmedizinische Betreuung Betreuung Kaufmännische Leitung, IT-Verantwortung Marketing, Aus- u. Weiterbildung, Kommunikation Qualitätsmanagement QMB Arbeitssicherheit Gesundheitsschutz Umweltschutz AMG Niederlassungen AMG Personal Management GmbH, Berlin ENVIRO Personal Management GmbH amg Consulting & Engineering GmbH Dokumentation unseres QM-Systems Unser QM-System ist in seinen relevanten Teilen dokumentiert. Die Dokumentation besteht aus 7 Teilen 0-Allgemeiner Teil 1-QM-Leitfaden 2-Aufbauorganisation

3 Seite 3 von 7 3-Prozessbeschreibungen 4-Aufgabenbeschreibungen 5-Management-Review 6-Qualitätsrelevante Dokumente Der QM-Leitfaden beinhaltet die Punkte Verantwortung der Geschäftsführung Prozessmanagement Qualitätsrelevante Prozesse Verantwortung und Verpflichtung der Geschäftsführung Die Geschäftsführung, die Führungskräfte und alle Mitarbeiter/innen tragen die Verantwortung für die Qualität im Unternehmen; demnach auch für das eingeführte Qualitätsmanagement-System (QMS). Die Qualitätspolitik ist allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern durch Informationsgespräche nahegebracht worden und heute im ganzen Unternehmen bekannt. Neue Mitarbeiter/innen werden durch die Geschäftsführung, die Standortleitungen oder den QMB in wichtige Grundlagen des QM-Systems eingewiesen. Darüber hinaus verfügen alle Mitarbeiter/innen über die notwendige Qualifikation, um den täglichen Aufgaben qualitätsgerecht nachkommen zu können. Die Geschäftsführung ist dafür verantwortlich, die notwendige Kompetenz des Personals zu erhalten und evtl. vorhandenen Weiterbildungsbedarf zu erkennen und ggf. geeignete Schulungsmaßnahmen durchzuführen. Durchgeführte Schulungsmaßnahmen werden mitarbeiterbezogen in einer Fortbildungsliste dokumentiert. Trotz aller ergriffenen Maßnahmen können im Unternehmen Fehler auftreten. Grundsätzlich ist jede/r Mitarbeiter/in, die/der eine Abweichung oder einen Fehler feststellt dafür verantwortlich, schützende Maßnahmen zu ergreifen und die Fehlerbeseitigung zu veranlassen. In diesem Zusammenhang sind Verbesserungsvorschläge sehr erwünscht, und die Bereitschaft dazu wird gefördert. Prozessmanagement Wir verfolgen das Ziel, eine gleichbleibende Qualität bei der Erstellung unserer Leistungen sicherzustellen. Alle an der Leistungserstellung beteiligten Bereiche sind die mit dem Kunden spezifizierten Qualitätsanforderungen im jeweils notwendigen Umfang bekannt. Um sicherzustellen, dass qualitätsrelevante Prozesse kontrolliert abgewickelt werden, haben wir für uns relevante Abläufe in angemessener Form durch Prozess- und Aufgabenbeschreibungen dokumentiert.

4 Seite 4 von 7 Vertriebsstandards Der Vertrieb erstellt kontinuierlich Maßnahmenpläne und überwacht deren Einhaltung auf Basis der zwischen Vertriebsleitung und Geschäftsführung festgelegten Vertriebsstandards. Ausgegliederte Prozesse Die arbeitsmedizinische Betreuung unserer Mitarbeiter/innen wird durch qualifizierte externe Betriebsärzte durchgeführt. Die Arbeitsmedizinischen Dienste werden nach 2 des Gesetzes über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit - Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG) in Verbindung mit 2 der Berufsgenossenschaftlichen Vorschrift Betriebsärzte u. Fachkräfte für Arbeitssicherheit (DGUV Vorschrift 2) bestellt. Einstellung und Disposition externer Mitarbeiter/innen Als externe Mitarbeiter/innen definieren wir Personal, welches von uns eingestellt und später unseren Kunden im Rahmen eines Arbeitnehmer-Überlassungsvertrages (AÜV) überlassen wird oder in Werk- und Dienstverträgen eingesetzt wird. Das Verfahren der Anwerbung und die Auswahl externer Mitarbeiter liegen in der Verantwortung der Niederlassungen. Die Personalentscheidungsträger/innen (PET) stellen dabei sicher, dass Vorschriften aus dem Arbeitnehmer-Überlassungsgesetz (AÜG) und Forderungen an die Arbeitssicherheit, den Gesundheitsschutz und Umweltschutz in jeder Phase eingehalten werden. Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von Mitarbeitereinsätzen Die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit von externen Personaleinsätzen spielt eine wichtige Rolle und ist in erster Linie über unsere in allen Niederlassungen einheitlich geführten Personalakten gewährleistet. Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen und von Dokumenten und Daten In den betroffenen Funktionsbereichen werden Aufzeichnungen und Qualitätsmessungen archiviert und gepflegt: Management Review Berichte über interne und externe Audits Personalakten Messungen und Analysen zu unseren Dienstleistungen Messungen zum QM-System Um die Wirksamkeit und Angemessenheit des Systems sicherzustellen, werden alle Funktionsbereiche des Unternehmens regelmäßig auditiert.

5 Seite 5 von 7 Die Auditergebnisse fließen in das Management Review ein. Messungen der Kundenzufriedenheit Um Informationen über die Kundenzufriedenheit zu erhalten, befragen wir unsere Kunden während eines laufenden Auftrags und/oder nach Beendigung eines Projektes. Risikomanagement Der risikobasierte Ansatz im Rahmen von Planungen sichert das Unternehmen vor negativen Einflüssen von innen und außen. Durch die aktive Beteiligung in einflussreichen Gremien der bundesweiten Unternehmerpolitik ergibt sich frühzeitig die Möglichkeit, sich auf Veränderungen in der Branche Zeitarbeit einzustellen. Risiken durch den Ausfall von Führungskräften werden durch Motivationsschulungen und intensive Einzelgespräche minimiert. Risiken durch Ausfall der externen Mitarbeiter/innen werden durch planmäßige Krankenrückkehrgespräche und Nachunterweisungen minimiert. Im Umkehrschluss werden identifizierte Chancen zur Qualitätsverbesserung unmittelbar genutzt. Außerdem haben wir den Umgang mit qualitätsrelevanten Dokumenten und Daten geregelt. Durch diese Regelung ist sichergestellt, dass alle relevanten Dokumente stets in einer aktuellen Revision vorliegen und den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung stehen. Informationen zur Lenkung externer Dokumente (Gesetze, Verordnungen etc.), die wesentlichen Einfluss auf unsere Abläufe haben, erhalten wir z. B. über Rechtsberater, Externe Berater in Sachen AÜG, Externe/Interne Berater für Arbeitssicherheit, Internes Qualitätsmanagement, Ergänzungslieferungen von Verlagen, die verschiedenen Berufsgenossenschaften und die Bundesagentur für Arbeit. Im Prozess der EDV-Organisation finden Berücksichtigung Zugriffsberechtigungen, Datensicherung und Archivierung von Daten abgeschlossener Projekte. Serviceleistungen der AMG Zentrale Lohn- und Gehaltsabrechnungen für alle internen und externen Mitarbeiter Fakturierung Finanzbuchhaltung Geldverkehr Mahnwesen Einkauf von Verbrauchs- und Mitarbeitermaterialien online zentral Zentrale Administration Marketingkonzepte Literatur und Information Rechtliche Beratung zu Fragen des Arbeitsrechtes Steuerliche Beratung bei gruppenübergreifenden Themen

6 Seite 6 von 7 EDV-Koordination Client-Server Lösung Unterstützung in Fragen der Finanzierung Aus- und Weiterbildung Stellung des Qualitätsmanagement-Beauftragten Betriebswirtschaftliche Beratung Zentrales Controlling Koordination, Rechnungswesen (Steuerberater) Koordination Kreditmanagement Gruppenübergreifende Auftrags- und Personalkoordinierung Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Umweltschutz Prozessbeschreibungen und Verfahrensanweisungen Wir haben qualitätsrelevante Prozesse beschrieben. Hinsichtlich des Umfangs dieser Dokumentationen lassen wir uns strikt von betrieblichen Notwendigkeiten leiten. Die zurzeit verbindlichen Prozessbeschreibungen (PB) und Verfahrensanweisungen (VA) wurden von der Geschäftsführung festgelegt und von den Standortleitungen vor Ort in Kraft gesetzt. Die Beschreibungen sind mit ihren Ordnungsmerkmalen nachfolgend aufgezählt: Prozessbeschreibungen PB Lenkung qualitätsrelevanter Dokumente PB Kompetenzerhalt und Schulungsnachweise PB Überlassung Teil: Auftrag PB Überlassung Teil: Mitarbeiter PB Überlassung Flussdiagramm PB Forderungsmanagement PB Kundenrückmeldung PB Bearbeitung von Arbeits- und Wegeunfällen PB Abwicklung von Projekten PB Interne Qualitätsaudits

7 Seite 7 von 7 Verfahrensanweisungen VA Verfahrensanweisung Bearbeitung Stundennachweis VA Verfahrensanweisung Eingangsrechnung VA Verfahrensanweisung Reisekostenabrechnung VA Verfahrensanweisung Urlaubsantrag VA Verfahrensanweisung Kundenakte VA Verfahrensanweisung Einarbeitung Mitarbeiter Münster, im Januar 2016 Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB)

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