DTAEDIT.EXE - Dateien editieren/ändern/erstellen

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1 DTAEDIT.EXE - Dateien editieren/ändern/erstellen Installation Starten Sie die SETUP.EXE durch Doppelklick und folgen Sie der Anweisung. Auftraggeberdaten Falls Sie keine alten DTA-Dateien importieren empfiehlt es sich, zuerst unter Menüpunkt Empfänger-/ Auftraggeber die Auftraggeberdaten zu erfassen. Falls Sie eine bereits bestehende DTA-Datei importieren, werden deren Auftraggeberdaten übernommen, sofern noch keine erfasst wurden. neuer Beleg 1) IMPORT EINZELDATEI (bis Posten) Nach dem Importieren einer EINZELNEN DTA-Datei und dem Bearbeiten der Belege können jederzeit weitere neue Belege erfasst werden. Auch ohne Dateiimport kann sofort mit dem Erstellen eigener Belege begonnen werden. 2) IMPORT SAMMELDATEI (bis Posten) Wurde eine SAMMELDATEI importiert, die wiederum aus mehreren Dateien besteht, können KEINE neuen Belege erfaßt werden (Zuordnungsproblem!). Bei Bedarf bitte die neu zu erfassenden Belege in eine ganz neue Datei erfassen oder die Sammeldatei splitten in einzelne Dateien (z.b. mit Splitt.exe). 3) OHNE IMPORT - DIREKTERFASSUNG Nach dem Erfassen eines Beleges kann mit neuer Beleg ein neues Belegformular angefordert werden. Betragskopierfunktion Nach dem Anklicken des C (=Copy) hinter dem Betragsfeld werden Sie gefragt, ob Sie diesen Betrag von diesem Betragsfeld auch in alle anderen Betragsfelder derselben Datei kopieren wollen. Bei Anwort JA- werden alle Betragsfelder dieser Datei mit diesem Betrag überschrieben.

2 löschen Wird der momentan angezeigte Beleg in der neu zu erstellenden DTA-Datei nicht benötigt, klicken Sie einfach auf Beleg löschen und dieser Beleg wird entfernt. Um bei Sammeldateien mit mehreren logischen Dateien eine der Dateien ganz zu entfernen, gehen Sie zu einem Beleg dieser zu entfernenden Datei und klicken Sie auf diese Datei entfernen. Datei importieren (beliebige DTA-Datei) Jede korrekte DTA-Datei mit bis zu Posten kann mit Menüpunkt -Datei-importieren- eingelesen werden. Es darf sich sowohl um eine -Direktzugriffsdatei- (Endlossatz), als auch um eine -Textdatei- mit Zeilenschaltungen (mit Linefeed) handeln. Die Datei kann aus einer einzelnen DTA-Datei bestehen oder auch aus einer Sammeldatei mit bis zu 255 verschiedenen logischen Einzeldateien. Klicken Sie zum Importieren einfach den Dateinamen doppelt an. Nicht zur Datei gehörende Bytes vor oder nach der Datei werden automatisch entfernt. Datei importieren (zuletzt bearbeitete DTA-Datei) Während der Bearbeitung einer Datei am Bildschirm wird jede Veränderung zwischengespeichert in einer Datei namens -dta.tmp-. Das heißt: Auch falls zum Beispiel neue Belege erfaßt wurden und das Programm ohne Dateierstellung beendet wurde, kann nach Programmstart und Datei/importieren-zuletztbearbeitete-Datei die Bearbeitung fortgesetzt werden. Aber Vorsicht: Sobald das Programm neu gestartet und mit der Erfassung neuer Belege begonnen oder eine alte Datei importiert wird, wird die alte Zwischenspeicherung überschrieben durch die neu begonnene Datei.

3 Ausführungstermin erfassen / ändern (ohne Postenanzahl-Beschränkung) Ausführungstermin erfassen (Feld A11b) Der Ausführungstermin ist der Buchungstag, an dem die Datei von der Bank verarbeitet werden soll. Er kann auf 2 verschiedene Arten erfaßt werden: 1) mit Menüpunkt Datei/nur Ausführungstermin_ändern gleich dateiweise für je 1 Datei ändern - Quelldatei einlesen (Alle in der Sammeldatei enthaltenen Einzeldateien werden angezeigt) - entsprechende Datei in Aufstellung anklicken, Dateidaten werden in Rubrik Dateiwahl angezeigt - alten Ausführungstermin mit neuem Datum überschreiben und Änderung speichern - Ausführungstermin weiterer Dateien ändern und Zieldatei erstellen klicken 2) über einen Einzelbeleg (Änderung erfolgt für die momentan aktuell angezeigte Datei) Das Datum ist 8-stellig numerisch anzugeben im Format TTMMJJJJ. - für die ersten beiden Stellen (Tag) : für die mittleren beiden Stellen (Monat): für die letzten vier Stellen (Jahr) :

4 Suche beliebigen Inhalt suchen Wenn Sie einen bestimmten Beleg suchen, geben Sie einfach einen beliebigen bekannten Inhalt des Beleges ein. Das kann sein ein Namensteil, eine Kontonummer, Bankleitzahl, Verwendungszweckteil... Der gefundene Beleg wird daraufhin sofort angezeigt. Groß- und Kleinschreibung ist nicht wichtig. Suchen und Ersetzen Wollen Sie bestimmte Begriffe durch andere ersetzen, wird zuerst die Anzahl der gefundenen Suchbegriffe angezeigt. Dann haben Sie die Entscheidungsfreiheit, diese Änderung in dieser Anzahl vornehmen zu lassen oder nicht.

5 Auftraggeberdaten erfassen/ändern Beim IMPORT von DTA-Dateien werden die in der Datei bereits vorhandenen Auftraggeberdaten verwendet. Bei Sammel-DTA-Dateien bleiben auch verschiedene Auftraggeber je Datei erhalten. Beim nachträglichen Ändern von Auftraggeberdaten in einem Einzelbeleg wird diese Änderung automatisch nur in allen Einzeldatensätzen der aktuellen Datei mitgeändert. Beim Ändern von Auftraggeberdaten über den Menüpunkt Auftraggeberdaten wird diese Änderung in allen Belegen aller vorhandenen Dateien durchgeführt. Die manuell erfassten Auftraggeberdaten werden in der Datei DTAEDIT.CFG gespeichert und als Grundlage für die nächste Datei automatisch wieder zugrundegelegt. Wird im Belegformular ein leeres Feld Auftraggeberkonto, -BLZ oder Name angeklickt, wird die einmal gespeicherte Auftraggeberinfo sofort eingeblendet.

6 Empfängerdaten erfassen/ändern Erläuterungen siehe nächste Seite

7 Empfängerdatenbestand Alle erfaßten Empfänger werden automatisch in dem Unterverzeichnis, in dem sich auch diese Software befindet, in der Datei Empfaenger.txt gespeichert. Um Datenverluste zu vermeiden wird empfohlen, diese Datei nach Änderung gelegentlich in einem anderen Unterverzeichnis zu sichern (duplizieren). Bei der Datei -Empfaenger.txt- handelt sich um eine einfache Textdatei, in der je Empfänger die Felder... - NAME - Bankleitzahl - Kontonummer - Verwendungszweck einfach mittels Semikolon getrennt hintereinander abgelegt wurden. Neuzugang Wird Neuzugang angeklickt, werden die 4 Felder Name, BLZ, Kontonr. und Verwendungszweck geleert, sodass diese aufnahmefähig sind für neu dazukommende Daten. Nach Datenerfassung einfach Speichern klicken und der neue Empfänger wird automatisch alphabetisch aufsteigend eingereiht in den vorhandenen Datenbestand. Speichern Wird Speichern angeklickt, werden die 4 Felder Name, BLZ, Kontonr. und "Verwendungszweck automatisch als neuer Empfänger alphabetisch aufsteigend eingereiht in den vorhandenen Datenbestand. Falls lediglich alte Empfängerdaten überarbeitet wurden, dann bitte nach Speichern als zweiten Schritt die alte Empfängerzeile anklicken und Löschen drücken. Da der alte Empfänger bei Änderung/ Speicherung bestehen bleibt, kann bei Neuzugang eines ähnlichen Empfängers ein bestehender ausgewählt, in Teilen geändert und gespeichert werden. Dies erspart Ihnen Erfassungsaufwand und damit Zeit. Löschen Wird Löschen angeklickt, wird die momentan im Datenbestand angeklickte, blau hinterlegte Zeile aus dem Empfängerbestand gelöscht. Es empfiehlt sich, eine umfangreich erstellte Empfängerdatenbank (Datei: Empfaenger.txt) gelegentlich in einem anderen Unterverzeichnis oder auf Diskette zu sichern. Wurden zu viele Datensätze oder die ganze Datei gelöscht, brauchen Sie nur die Datensicherung der Empfaenger.txt in das Verzeichnis kopieren, in dem sich auch dieses Programm befindet. In Beleg übernehmen Wird in_beleg_übernehmen angeklickt, wird der aus obiger Liste ausgewählte Empfänger mit NAME, BLZ, KONTO und ggf. Verwendungszweck übernommen in den leeren Beleg des Belegformulares. Falls der Beleg nicht leer ist, sondern bereits Daten enthält, erfolgt automatisch eine Sicherheitsabfrage, ob der momentan aktuelle Beleg mit den Daten dieses ausgewählten Empfängers überschrieben werden soll. Soll der bereits belegte Beleg NICHT überschrieben werden, dann bitte den Button ZURÜCK drücken und im Belegformular auf neuer_beleg. Dann erneut den gewünschten Empfänger auswählen und übernehmen".

8 Referenznummer Das Referenzfeld ist 13 Stellen lang und darf nur Zahlen beinhalten. Buchstaben oder Sonderzeichen werden deshalb beim Verlassen des Feldes sofort entfernt. Von den 13 möglichen Stellen dürfen Sie 11 nutzen! Die erste und die letzte Stelle muss immer eine NULL sein. Diese werden bei Erfassung von kürzeren Nummern automatisch vom System eingesetzt. Im Referenzfeld können Sie eine für Sie wichtige Zahlenreihe in dem Datensatz ablegen. Diese dient jedoch nicht zur Weitergabe als Verwendungszweck an Ihre Zahlungsempfänger. Textschlüssel Textschlüssel muss immer 5-stellig dargestellt werden. Zwei Stellen Belegtext und drei Stellen Ergänzung: = individuelle Überweisung (Standard) = Lastschrift/Einzugsermächtigung (Standard) sonstige: = Gehaltsüberweisung = VL-Zahlung (letzte Stelle=Jahr, hier 2012) = Lastschrift/Abbuchungsauftrag Andere 5-stellige Textschlüssel im jeweiligen Gutschrifts-/Lastschriftbereich werden zwar akzeptiert, können bei der Bank jedoch, falls ungültig, abgewiesen werden. Valuta Eine Erfassung der Valuta pro Beleg ist nur sinnvoll nach Rücksprache mit Ihrer Hausbank, da üblicherweise die gesamte Datei mit einer einheitlichen Wertstellung gebucht wird, die Verarbeitung jeden Datensatzes mit einer individuellen Valuta aber nur einem begrenzten Kundenkreis für spezielle Buchungsvorgänge (z.b. Nachttresoreinzahlung) gestattet ist. Die Valuta ist 6-stellig numerisch einzugeben im Format TTMMJJ.: für die ersten beiden Stellen (Tag) : für die mittleren beiden Stellen (Monat): für die letzten beiden Stellen (Jahr) : Datensicherung Von jeder neu erstellten DTA-Datei wird im aktuellen Unterverzeichnis eine Sicherungsdatei erstellt. Der Dateiname wird auf dem neu erstellten Begleitzettel ausgewiesen und setzt sich zusammen aus Tag, Monat, Stunde und Minute (=Format TTMMSSMM). Beispiel: Wurde die Datei am um 17:48 erstellt, dann lautet der Dateiname sic

9 Datei erstellen (DTA-Datei) Erst wenn zumindest 1 Beleg erfaßt ist, kann eine fertige DTA-Datei erstellt werden. Nach Vergabe eines beliebigen Dateinamens (z.b. DTAUS1) wird eine DTA-Datei nach DTA- Conventionen erzeugt. Im Infofenster Info während Dateierstellung kann der Fortschritt der Dateierstellung laufend verfolgt werden. Ein vereinbarter Ausführungstermin wird auch hier je Datei nochmal angezeigt. Unzulässige Sonderzeichen sind entfernt und falsche Umlaute sind berichtigt. Inhaltsliste Ansicht aller Daten mit allen Verwendungszweckangaben am Bildschirm. Dann können Sie immer noch entscheiden, ob ein Ausdruck erforderlich ist. Die Liste ist ebenfalls im aktuellen Unterverzeichnis als Textdatei zu finden mit Dateiname LISTE.TMP. Begleitzettel drucken Ansicht und ggf. Ausdruck eines Datenträgerbegleitzettels gemäß den DTA-Clearing-Conventionen. Bei Sammeldateien wird je ein eigener Begleitzettel je Datei erstellt. Der Ausführungstermin je Datei ist auf dem Begleitzettel vermerkt. Er ist auch im aktuellen Unterverzeichnis als Textdatei zu finden mit Dateiname BGLZ.TMP. Softwarestudio U.Neumaier Windbauerstr. 3, München Neumaier@dtafit.de Homepage: Fax:

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