Kursdokumentation. Excel Grundlagen. Versionsverzeichnis Version: Datum: Revisionsgrund: Version 1.0 Mai 03 Erste Ausgabe Cetec Babé-Informatik

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1 Kursdokumentation Excel n Versionsverzeichnis Version: Datum: Revisionsgrund: Version 1.0 Mai 03 Erste Ausgabe Cetec Babé-Informatik 1/28

2 INHALT 1 Vorbereitung Zellen markieren Zeilen markieren Spalten markieren Dito Zeilen Zellen Kopieren über die Markierfunktion Verschieben Kopieren Verschieben allgemein Textausrichtung Zeilen-Breite und Spalten-Höhe Zeile oder Spalte einfügen Die Struktur der Zellen im Tabellenblatt Die Zelle im Excel Die 4 verschiedenen Datenformate einer Zelle Formatieren der einzelnen Zellen Zellen formatieren Register Zahlen Zellen formatieren; Zahl Zellen formatieren; Währung Zellen formatieren; Buchhaltung Zellen formatieren; Datum Zellen formatieren; Uhrzeit Zellen formatieren; Prozent Zellen formatieren; Benutzerdefiniert Zellen formatieren Register Ausrichtung Zellen formatieren Register Schrift Zellen formatieren Register Rahmen Zellen formatieren Register Ausfüllen Rechnen mit Excel Rechnen und Arbeiten mit Funktionen Die bedingten Formate Arbeitsmappe Tabellenblatt Excel Mappe Excel Tabelle Tabellenübergreifend arbeiten Seiteneinstellungen in den Tabellen-Blätter Papierformat Seitenränder Kopfzeile/Fusszeile Kopfzeile Fusszeile Tabelle Mit Daten-Tabellen arbeiten Struktur einer Tabelle Daten Sortieren oder Filtern Zeilen und Spalten fixieren Tabellenfenster in Ausschnitte Teilen Indexverzeichnis: /28

3 1 Vorbereitung Arbeiten Sie dieses Dokument durch, indem Sie alle Beispiele und Erklärungen ausprobieren 1.1 Zellen markieren Zum markieren drücken Sie die linke Maustaste im oberen linken Feld, halten sie gedrückt und ziehen sie nach unten und nach rechts. Wenn Sie die Taste loslassen, erscheint dieses Feld. So ein erzeugtes Feld kann man auch als begrenztes Eingabe-Feld verwenden. 1.2 Zeilen markieren Eine oder mehrere Zeilen markieren Sie indem Sie auf der linken Seite in den Bereich der Zahlen klicken. Um mehrere Seiten zu markieren, Maustaste gedrückt halten 1.3 Spalten markieren Dito Zeilen 3/28

4 1.4 Zellen Kopieren über die Markierfunktion Zum Kopieren ziehen Sie mit der Maus, den kleinen Punkt nach unten. Auf der linken Seite kopiert sich der Inhalt einfach nach unten. Auf der rechten Seite aktivieren Sie beim Kopieren eine Funktion, die den Inhalt gemäss dem vorgegenen Muster weiterführt. Probieren Sie folgende Eingaben aus. Kopieren sie die Eingaben, durch Ziehen am Punkt, nach unten und schauen Sie sich die Ergebnisse genau an. Versuchen Sie auch eigene Variationen, uns ziehen Sie sie auch über mehrere Spalten Verwenden Sie diese Symbole. 1.5 Verschieben Um einen Zellenbereich verschieben zu können, müssen Sie die Maus auf den Rand der Markierung führen, die linke Maustaste drücken und gedrückt halten, und so den ganzen Block verschieben. 1.6 Kopieren Verschieben allgemein Natürlich können sie auch Zellen markieren und kopieren und irgendwo im Excelbereich wieder einfügen. Dazu verwenden Sie das Menü oder die altbewährten: Ctrl.+C kopieren; Ctrl+V einfügen 4/28

5 1.7 Textausrichtung Text Linksbündig Text oben Text Zentriert Text Mitte Text Rechtsbündig Text unten Siehe auch Punkt Zeilen-Breite und Spalten-Höhe Um eine Spalte breiter zu machen, müssen Sie mit der Maus auf die Kante zwischen den Spalten gehen, die linke Maustaste drücken und die Spalte nach rechts aufziehen. Wenn sich die Maus auf das oben stehende Symbol verändert, dann ist es möglich, die Spalten zu verbreitern. Wenn Sie mehrere Spalten miteinander vergrössern wollen, dann müssen Sie die betreffenden Spalten vorher markieren und eine von den markierten Spalten verbreitern. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste im Spaltenkopf das Kontextmenu dann können Sie den Punkt Spaltenbreite wählen. Genau gleich funktioniert es auch bei den Zeilen auf der linken Seite. 1.9 Zeile oder Spalte einfügen Sie können jederzeit und irgendwo eine Spalte oder eine Zeile einfügen. Markieren Sie die Spalte oder Zeile dort wo die die neue Spalte oder Zeile haben wollen. Wenn Sie die Zeile 5 markiert haben, rutscht die Zeile 5 auf Zeile 6 und an ihrer Stelle wird eine neue Zeile eingefügt. Eine Spalte einfügen funktioniert genau gleich, nur dass sich die Tabelle nicht von oben nach unten ausdehnt sondern von links nach rechts. 5/28

6 2 Die Struktur der Zellen im Tabellenblatt 2.1 Die Zelle im Excel Wenn Sie Excel öffnen, dann fällt Ihnen sofort auf, dass sie ein sogenanntes Tabellenblatt vor sich haben. Ein Tabellenblatt zeichnet sich dadurch aus, das es unzählige Zellen enthält. Jedes Tabellenblatt besteht aus Zeilen und Spalten. Die Zeilen werden mit Nummern gekennzeichnet und verlaufen horizontal und die Spalten werden mit Buchstaben gekennzeichnet und verlaufen vertikal. Zeile Spalte Jede Zelle in diesem System verfügt über eine eindeutige Adresse. Horizontal über das Alphabet (A,B,C usw.) und vertikal nummerisch (1,2,3, usw.) So ist es uns möglich einen Bezug zu einer bestimmten Zelle herzustellen, wenn ich den Inhalt verwenden will. Es fällte es Ihnen jetzt leicht, in der Tabelle unten, z.b. die Zelle C7 zu finden. 6/28

7 2.2 Die 4 verschiedenen Datenformate einer Zelle Eine Zelle unterscheidet bei der Eingabe von Text, 4 unterschiedliche Formate 1. Text(-Format), 2. Zahl(-Fomat) 3. Datum(s-Format) 4. Zeit(-Format) Text Unter Text-Format versteht man alle Zeichen die sie Eingeben können, die nicht als Zahl, als Datum oder als Zeitformat erkannt werden. Texte werden standardmässig, ohne dass Sie etwas verändern, linksbündig dargestellt. Sie erscheinen links in der Zelle. Manchmal gibt es Gründe, eine Zahl oder ein Datum als einen Text darzustellen. Wollen Sie eine Zahl als einen Text darstellen, dann müssen Sie die Eingabe mit einem Hochkomma beginnen (') also '3100. Im linken Feld ist 300 eine Zahl Links ist die 300 ein Zahl und im rechten Feld ein Text Die Zahl 300 im oberen Beispiel ist in der Zelle A1 eine normale Zahl, mit dieser Zahl kann man rechnen. In der Zelle B1 ist es keine Zahl sondern ein Text. Diese Zahl kann man nicht für eine Berechnung verwenden. Sie wird in Funktionen nicht berücksichtigt. Versuchen Sie die Zahl so darzustellen, dass die erste Null stehen bleibt. Zahl Excel unterscheidet bei Zahlen zwischen einer Ganzzahl (Zahl ohne einen Punkt) und einer Dezimalzahl. Wenn eine Zahl zusammenhängend, mit einem Punkt dazwischen eingegeben wird, dann ist es für Excel eine Dezimal-Zahl und ohne Punkt eine Ganzzahl. Zahlen werden standardmässig, ohne dass Sie etwas verändern, rechtsbündig dargestellt Eine Zahl wie eine Telefonnummer ist für Excel keine Zahl. Eine Zahl muss zusammenhängend sein mit oder ohne Punkt. Datum Excel als Tabellenkalkulationsprogramm, muss eine Zahl klar als eine solche identifizieren können. Eine Zahl wird im Standardmodus rechtsbündig dargestellt. Diese Zahl ist als Text (') formatiert und Excel rechnet nicht damit, in einer Funktion. Damit Excel eine Eingabe als Datum erkennt braucht es 3 Zahlengruppen getrennt mit 2 Punkten. Die einzelnen Zahlengruppen müssen als gültiges Datum umsetzbar sein. Zum Beispiel Excel kann mit Datumsangaben rechnen, deshalb muss es auch als Datum erkennbar sein. Eine gültiges Datum wird im Standardmodus rechtsbündig dargestellt. 7/28

8 Zeit Für das Zeitformat gilt dasselbe wie für das Datumformat. Excel kann mit dem Zeitformat rechnen, deshalb muss die Eingabe auch als Zeit erkennbar sein. Zeitangaben werden durch einen Doppelpunkt (:) getrennt und müssen eine gültig Zeitangabe beinhalten. Wollen Sie die Sekunden auch darstellen, muss ein zweiter Doppelpunk (:) bei gültiger Zeitangabe vorhanden sein. Zeitangaben werden im Standardmodus rechtsbündig dargestellt. 2.3 Formatieren der einzelnen Zellen Eine Zelle kann man unterschiedlich formatieren. Beim Formatieren legen wir ein Format auf einer Zelle fest und dieses Format bestimmt die Darstellung von einem Text, einer Zahl, einem Datum oder der Uhrzeit. Das Zellenformatierungsmenu finden wir im Menü Start Das Menu öffnet man über Schriftart, Ausrichtung oder Zahl Es erscheint das Fenster Zellen formatieren, welches aus 6 Registern besteht, die wir genauer anschauen. Zahlen, Ausrichtung Schrift Rahmen, Muster und Schutz. 2.4 Zellen formatieren Register Zahlen Im Register Zahlen werden die Zellen mit einem Format zur Darstellung belegt. Standard Die Standard-Einstellung ist immer jene, die Gültigkeit hat, wenn man keine Formate verwendet oder ein Format zurücksetzen will. Text Wenn Sie eine Zelle explizit als Text formatieren, dann zwingen sie jede Eingabe in diesem Feld zu einem Textformat. Zahlen und Datum werden nicht mehr erkannt. Die Formatauswahl gilt immer für alle von Ihnen markierten Felder 8/28

9 2.4.1 Zellen formatieren; Zahl Zellen formatieren; Währung Zahl Bei Zahlen können Sie die Anzahl Dezimalstellen fest definieren und das 1000er-Trennzeichen(') einschalten. Negative Zahlen: Wählen Sie auch für die Darstellung von Negativzahlen ein entsprechendes Format. Währung Währung ist ähnlich wie Zahl, es kann aber zusätzlich noch ein Währungssymbohl angezeigt werden. Die Zahl wird mit einem Hochkomma für Tausendertrennzeichen dargestellt Zellen formatieren; Buchhaltung Buchaltung Im Fomat Buchhaltung kann eine Währungszeigen gewählt werden, welches links dargestellt wird. Die Zahl wird mit einem Hochkomma für Tausendertrennzeichen dargestellt Zellen formatieren; Datum Excel speichert ein Datum im Hintergrund immer als Zahl ab. Der ist dabei die Zahl Die Zahlen hinter dem Punkt stellen die Sekunden dar. Für jeden weiteren Tag zählt Excel um eins hoch. Damit kann Excel perfekt mit Datum rechnen. Probieren Sie das aus, indem Sie ein Datum eingeben und es nachher als Zahl formatieren. Datum Wählen Sie ein vorgefertigtes Format aus! Beachten Sie besonders für Datums-Formate die Benutzerdefinierten Formate. 9/28

10 2.4.5 Zellen formatieren; Uhrzeit Uhrzeit Dito Datum Die Auswahl mit dem Sternchen übernehmen die Formate von der Betriebssystemeinstellung, gemäss Gebietsschema. Ändert das Gebietsschema, ändert die Einstellung. Gilt auch für Datum Zellen formatieren; Prozent Prozent Wenn Sie mit Prozentfelder rechnen, wird die Rechnung durch 100 geteilt. Sie rechnen: Zahl *(InhaltEinerProzentzelle) anstelle Zahl / 100 * InhaltEinerZelle Beim Belegen der Zelle ist zu beachten, dass der Inhalt mit 100 multipliziert wird Zellen formatieren; Benutzerdefiniert Benutzerdefiniert Die Möglichkeiten zum benutzerdefiniert Formatieren sind sehr vielfältig. Beispiel Die einzelnen Zellen können Benutzerdefiniert formatiert werden, indem man unter Typ ein entsprechendes Format eingibt. Bevor Sie ein Benutzerdefiniertes Format eingeben, wählen Sie ein bereits bestehendes Format aus Dann haben Sie schon eine Vorgabe, die Sie nur noch abändern können. 10/28

11 Weitere wichtigen Formate sind im unteren Beispiel aufgeführt. 2.5 Zellen formatieren Register Ausrichtung Textausrichtung Horizontal Symbol Vetikal Symbol Orientierung Mit Orientierung ist es möglich ein Feld auch von unten nach oben, oder von oben nach unten zu beschreiben. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den roten Punkt und ziehen sie ihn in die entsprechende Richtung Symbol 11/28

12 Textsteuerung Den Zeilenumbruch in einer Zelle schalten Sie auch ein, wenn Sie beim Schreiben für den Zeilenumbruch die Taste Alt + Enter drücken Mit Zellen verbinden können sie aus mehreren Zellen eine einzige Zelle machen. Für diese Aktion verwenden Sie folgendes Symbol Symbol 2.6 Zellen formatieren Register Schrift Im Register Schrift geht es um die normale Auswahl von Schriften, Fett, Kursiv usw. Sie können die Schriftart für die ganze Zelle bestimmen oder nur für einen Teil des Textes. 12/28

13 2.7 Zellen formatieren Register Rahmen Beim formatieren von Rahmen um und zwischen den Zellen sollte man folgendes beachten: Man unterscheidet zwischen einem Äusseren Rahmen um die markierten Zellen und dem Inneren Rahmenteil innerhalb der markierten Zellen. 2.8 Zellen formatieren Register Ausfüllen Im Register Muster kann man jeder einzelnen Zelle oder mehreren Zellen zusammen eine Hintergrundfarbe mit Muster hinzufügen. Das Menu Zellen formatieren Schutz kommt zum Tragen, wenn man seine Tabellen vor Änderungen schützen möchte. 13/28

14 3 Rechnen mit Excel Normalerweise rechnet man mit Zellen. Zelle A1 + Zelle A2 und der Inhalt dieser Zellen wird in diesem Beispiel zusammengezählt in Zelle C2. Zelladressen werden immer in Spalte/Zeile angegben. (Spalte A und Zeile 1 = A1) Damit Excel weiss, dass jetzt eine Berechnung kommt, muss man mit einem Gleichzeichen (=) beginnen Eingabe im Feld C2: =A1+A2 Die 4 Rechenoperationen werden wie folgt angewendet: Addition (Plus +), Subtraktion (Minus -),Multiplikation (Mal *), Division (Geteilt /) 3.1 Rechnen und Arbeiten mit Funktionen Excel bietet viele Funktionen an, die einen Wert liefern. An folgenden 3 Beispielen wollen wir die Arbeitsweise von Funktionen anschauen. Eine Funktion muss wie eine Berechnung mit dem Gleichzeichen (=) beginnen. Mit diesem Vorzeichen weiss Excel, dass jetzt eine Berechnung oder eine Funktion kommt. Eine Funktion ist ein kleines Programm. Es führt eine Aktion durch und gibt ein Resultat zurück. Das was zwischen den Klammern definiert werden muss, ist ein Argument. Hier geben wir die Argumente an, mit welchen die Funktion arbeiten soll. Funktion: =Summe() Die Funktion Summe() addiert alle Zahlen, innerhalb des angegebenen Bereich. Text wird ignoriert. Ein Datum zählt Excel auch dazu, weil ein Datum im Hintergrund eine Zahl ist. 14/28

15 =Summe(Zelle bis Zelle) wobei für bis ein (:) steht. Beispiele die Sie ausprobieren sollten: Eine Spalte von oben nach unten: =Summe(A1:A4) Ein Zellenbereich von oben links bis unten rechts =Summe(A1:C4) Mehrere Zellenbereiche =Summe(A1:A4;C1:D4) Spalte von oben nach unten Ein Zellenbereich von oben links bis unten rechts Verschiedene Zellbereiche Die Funktion Summe hat mindestens 1 Argument, nämlich Zelle bis Zelle. Bei mehreren Zellenbereiche gibt es auch mehrere Argumente, die man mit Semikolon (Strichpunkt(;)) trennt. Zellbereiche werden in allen Funktionen gleich angegeben. Funktion; =Ganzzahl(Zahl) Die Funktion =Ganzzahl() schneidet die Dezimalstellen einer Zahl ab. Die Funktion =Ganzzahl() rundet eine Zahl nach unten ab auf eine Ganzzahl. Sie schneidet einfach die Dezimalstellen weg Einsatz-Möglichkeit: Die Funktion =Ganzzahl() braucht man um Zahlen zu runden. In diesem Beispiel auf 5 Rappen. Versuchen sie das Beispiel nach zu stellen und zu verstehen. 15/28

16 Funktion; =Wenn( ; ; ) Die Funktion =Wenn( ; ; ) ist eine anspruchsvolle Funktion. Wenn man diese Funktion versteht, dann kann man auch mit allen anderen Funktionen umgehen. Die Funktion hat 3 Argumente: =Wenn(Prüfung ; PrüfungIstWahr ; PrüfungIstFalsch) =Wenn(Prüfung ; Wahr ; Falsch) Die Argumente werden wieder getrennt mit einem Semikolon (;). Sie können beliebig mit Text, Zahlen und Datums arbeiten, wobei Text mit Hochkomma("Text") gekennzeichnet werden muss, und weitere Funktionen einbauen. Beispiele: Alle unbedingt ausprobieren Hier wird gefragt, ob der Wert in Zelle A1 grösser als 30 ist. Wenn Ja, wird "Grösser 30" eingefügt Wenn Nein wird "Kleiner 30" eingefügt Unschön an diesem Beispiel ist, dass der Wert 30 als kleiner eingestuft wird, denn, Grösser 30 ist bei 30 nicht erfüllt Ein wenig Kompliziert: Hier wird eine =WENN()-Funktion mit einer Wenn()-Funktion erweitert. Ist A1=30 dann Argument Richtig Im Argument Falsch ist eine zweite Wenn()-Funktion Beispiel mit Textabfrage Analysieren Sie diesen Wenn()-Funktion 16/28

17 3.2 Die bedingten Formate Die bedingten Formate funktionieren wie eine Wenn()-Funktion. Man kann Formatierungen wie Schrift, Grösse, Farbe usw. vom Inhalt einer Zelle abhängig machen. Sind die Bedingungen durch den Wert der Zelle erfüllt, wird eine bestimmte Formatierung (eine Farbe), angewendet. Für diese Funktion gibt es einen Assistenten. Eine bekannte und einfache Anwendung ist, bei Darstellung von Minuszahlen die Hintergrundfarbe zu ändern. Wir ändern sie in ROT. Die Bedingten Formate finden Sie unter Start Formatvorlagen Markieren Sie die Felder, die Sie verändern wollen. Wählen Sie Neue Regel Treffen Sie folgende Auswahl Um die Hintergrundfarbe einzustellen klicken Sie auf Formatieren Im Register Ausfüllen können Sie ein Farbe wählen Sie sehen dass es relativ einfach ist, eine bedingte Formatierung zu erhalten. Komplizierter wir es die vielen Möglichkeiten zu Erkennen die es gibt. In der Regel werden immer etwas die Gleichen verwendet. 17/28

18 4 Arbeitsmappe Tabellenblatt Excel unterscheidet zwei Begriffen die man erkennen sollte Excel Mappe Als eine Mappe bezeichnet Excel die eigentliche Excel-Datei, die wir mit einem Namen versehen und auf der Festplatte abspeichern können. Öffnen wir Excel, dann sehen wir vor uns eine neue leere Mappe die Excel Mappe1 nennt Excel Tabelle Jede neue Mappe enthält mit den Standardeinstellungen drei Tabellenblätter und die nennt Excel Tabelle1, Tabelle2 und Tabelle3 In einer Excel-Mappe können viele Tabellenblätter verwaltet werden. Führen Sie die Maus zum Tabellennahmen Tabelle1 und klicken Sie auf die rechte Maustaste um das Kontext-Menü zu öffnen. Einfügen Blatt schützen Seien Sie vorsichtig mit Passwortvergabe. Über Jahre gehen Sie vergessen. Um eine neues Tabellen-Blatt hinzuzufügen wählen Sie Einfügen. Es erscheint ein Fenster, wo Sie eine neue Tabelle auswählen können. Die Tabelle wird links von der aktiven Tabelle eingefügt. Verschieben/kopieren... Es erscheint ein Menü, mit welchem Sie das Tabellenblatt verschieben und kopieren können. Achten Sie auf die Option Kopie erstellen, die zum kopieren eingeschaltet werden muss. 18/28

19 4.2 Tabellenübergreifend arbeiten Excel kann Bezüge von einer Zelle zur andern nicht nur im gleichen Tabellen- Blatt vornehmen, sonder auch Blattübergreifend, ja sogar Arbeitsmappen- Übergreifend. Im Beispiel links sehen wir, dass der Inhalt der Zelle A1 aus dem Tabellenblatt Pavian stammt. So geht s: 1. Klicken Sie die gewünschte Zelle an. 2. Geben Sie ein Gleichzeichen (=) ein. 3. Jetzt wechseln Sie das Tabellen-Blatt oder wechseln in eine bereits geöffnete Arbeitsmappe. 4. Sie klicken wieder in die Ziel-Zelle und drücken auf die Enter-Taste Bezüge in andere Arbeitsmappen bedingen, dass die Mappen immer im gleichen Verzeichnis liegen. Wechselt der Name der Mappe oder das Verzeichnis, muss die Verknüpfung neu erstellt werden. Texte zusammen führen In unteren Beispiel werden zwei Zellen mit Text, miteinander verbunden. Im Unterschied zu den Zahlen, die man einfach mit einem (+) zusammenzählen kann, muss ich zwei Texte aneinander reihen. Anstelle vom (+) bei Zahlen verwendet man bei Text (String) das kaufmännische (&). In diesem Beispiel wird noch zusätzlich der Textteil (" UND ") zwischen die beiden Zelladressen gelegt. Textteile müssen immer mit Hochkomma eingeschlossen sein. 19/28

20 5 Seiteneinstellungen in den Tabellen-Blätter Seiteneinstellung sind Einstellungen die für das jeweilige Tabellen-Blatt Gültigkeit haben. Jedes Tabellen-Blatt kann individuell gestaltet werden. Das Fachwort dafür ist Seitenformatierung, im Gegensatz zu den Zellenformatierungen, die sich nur auf einzelne Zellen beschränken. Das Menu für die Seitenformatierungen finden wir unter: Seitenlayout Seite einrichten Papierformat Orientierung Hoch- oder Querformat Skalierung In Excel ist es möglich, Seiten die grösser sind als ein A4-Blatt, so zu verkleinern, dass sie beim Drucken auf eine Seite passten. Zuerst Individuell Testen mit Seitenansicht. 20/28

21 5.2 Seitenränder Seitenränder werden in cm angegeben. Der Abstand der Kopfzeile vom unteren bzw. oberen Seitenrand, sollte natürlich kleiner sein als der Seitenrand selber. Auf der Seite zenterieren Hier können Sie den Text Einmitten in die definierten Seitenränder 5.3 Kopfzeile/Fusszeile In jedem Tabellen-Blatt kann man separat eine Kopf- oder Fusszeile definieren. Um jeweils das Eine oder Andere benutzerdefiniert zu bearbeiten, klicken Sie auf die entsprechenden Ikons. Wenn Sie alle Tabellen mit der gleichen Kopfzeile haben wollen, dann definieren Sie die erste Tabelle und kopieren dann die Blätter 21/28

22 5.3.1 Kopfzeile In der Kopf- und Fusszeile, kann man einen Text eingeben, wie im Bild oben, oder Funktionen verwenden wie Seitennummerierung, Datum oder Zeitangaben, siehe unten in der Fusszeile. Linker-, Mittlerer- und Rechter Abschnitt bezieht sich auf die Positionierung der Darstellung. Mit dem Fusszeile -Button können Sie die Schriftgrösse, -Farbe usw. formatieren (vorher markieren). 5.4 Tabelle Die Einstellungen in der Registerkarte Tabelle, wirken sich nur beim Drucken aus. Druckbereich Mit Druckbereich legt man einen Zell-Bereich fest, den man ausdrucken will. Solange ein Zellbereich definiert ist, kann man nur noch diesen Bereich ausdrucken. Klicken Sie auf das rot eingerahmte Feld und markieren Sie den gewünschten Zellbereich und drücken dann Enter. Um ihn wieder aufzuheben löschen Sie einfach den Eintrag. 22/28

23 Drucktitel Der in dieser Zeile angegebener Bereich wird auf jeder Seite ausgedruckt. Eignet sich in einer Tabelle, damit die Überschriftzeile auf jeder Seite mitgedruckt wird. Sie können eine Zeile oder/und ein Spalte, die auf jeder Seite gedruckt werden soll, definieren Drucken Gitternetzlinie Normalerweise wird die Zellenstruktur von Excel nicht mitgedruckt. Dies bleibt dem Menü für Zellenformatierungen unter Start Zahl Rahmen vorbehalten. Man kann hier aber die Gitternetzlinie zum Mitdrucken einschalten. Schwarzweissdruck schaltet alle Farben aus. Entwurfsqualitätist eine Schnelldruckform, die vor allem bei Tintenstrahldruckern zum Tragen kommt. Die Schnelldruckform braucht weniger Tinte. Zeilen- und Spaltenüberschriften werden mit gedruckt. Seitenreihenfolge In diesem Abschnitt können Sie bestimmen, ob Sie wie auf dem Bild, Seitenweise von oben nach unten drucken wollen oder von rechts nach links. 23/28

24 6 Mit Daten-Tabellen arbeiten 6.1 Struktur einer Tabelle Eine Tabelle ist eine Sammlung von Daten vergleichbar mit einer Datenbank. Eine Excel-Tabelle ist ein gutes Hilfsmittel um Daten die alle gleich sind zu sammeln. Eine Zeile ist immer ein kompletter Datensatz. Also eine ganze Adresse. Nennen wir so eine Adressdatenzeile einfache eine Datenzeile. In einer Datenbank nennt man eine Datenzeile, einen Datensatz. Jede Zeile enthält eine ganze Adresse. Jede Spalte steht für einen Teil der Adresse. Gleiche Spalte gleicher Inhalt Spalte (siehe Bild). Der Unterschied zu einer Datenbank ist der, dass in einer Datenbank so eine Adresszeile eine Einheit ist. Die einzelnen Informationen einer Adresszeile sind untrennbar miteinander verbunden, man kann Zeilen nicht vermischen. In Excel kann man das sehr wohl und hier muss man vorsichtig sein, sonst mischt man die Adressdaten untereinander aus und dann wohnt die Ingrid Steger plötzlich an der Poststrasse. Der Grund dafür ist, dass man in Excel die Spalten einzeln sortieren kann und das wäre für die Tabelle fatal. In der ersten Zeile befinden sich die Spaltenüberschriften. Das ist wichtig, weil in allen Funktionen, die mit Tabellen zu tun haben, man davon ausgeht, dass sich in der ersten Zeile die Überschriften der einzelnen Spalten befindet. Möchten Sie der Tabelle noch einen Titel geben, dann müssen Sie das in der Kopfzeile tun (siehe Kapitel 5.3). 6.2 Daten Sortieren oder Filtern Daten können Aufsteigend oder Absteigend nach einzelnen Spalten sortiert werden. Zum Sortieren der Spalten verwenden wir den Menüpunkt: Daten VORSICHT: Verwenden Sie für die Datensortierung nur den Menu-Punkt Sortieren oder Filtern. Bevor Sie Sortieren, Markieren Sie sicherheitshalber die Tabelle Natürlich können Sie auch diese Symbole verwenden. Tabelle markieren und dann auf Aufsteigend oder auf Absteigend klicken. Mit diesen Symbolen ist es möglich, wenn Sie vergessen alles zu markieren und die Warnung nicht beachten, dass sie die Tabelle durcheinander bringen. 24/28

25 Daten Sortieren Wenn Sie Sortieren einsetzen, wird die ganze Tabelle automatisch markiert und Sie können über ein Assistent die Spalte auswählen, nach der Sie sortieren wollen In Sortieren nach wählen Sie die entsprechende Spalte aus. Wenn Sie auf OK klicken wird die ganze Tabelle nach dieser Spalte auf- oder absteigend sortiert. Filtern Ein Filter ist keine Sortierung. Obwohl man mit dem neuen Excel-Filter auch sortieren kann. Ein Filter zeigt nur die Datenzeilen an, die der Filter aufgrund unserer Definition durchlässt. Bevor Sie den Filter aktivieren, müssen Sie die ganze Tabelle markieren Klicken Sie auf das Filter-Symbol Excel richtet sofort für jede Spalte eine Filter ein, den man verwenden kann. Der Filter wirkt immer für die entsprechende Spalte Von A bis Z sortieren Von Z bis A sortieren Hier kann man auch sortieren. Sortieren wird einmal ausgeführt. Ein Filter bleibt bestehen, bis man ihn löscht. Nach Farbe sortieren braucht entsprechende Farbtabellen Textfilter: Egal was Sie hier wählen das Auswahl-Menu ist immer gleich. Es schlägt nur eine ander Auswahl vor Zu erwähnen wäre, dass man auch Text als Grösser oder Kleiner definieren kann. A ist kleiner als B Sie können nach Zahlen, nach Datums, nach Text oder nach Teile von Text Filtern. Ein Filter den man gesetzt hat, muss man wieder löschen. 25/28

26 Was wir hier machen, sind Bedingungen setzen. Wenn ein Feld unsere Bedingung erfüllt, wird die ganze Datenzeile angezeigt. Es ist möglich, zwei Bedingungen zu setzen, die mit Und oder Oder verknüpft sind Und: Beide Bedingungen müssen erfüllt sein um eine Datenzeile zu zeigen. Die untere und die Obere Bedingung. Oder: Nur eine der beiden Bedingung muss erfüllt sein, um die Datenzeile zu zeigen Wenn nur die obere Zeile ausgefüllt wurde, fällt das Und und Oder weg. Bedeutung: Jede Bedeutung "könnte" für Zahlen, Datum und Text verwendet werden. entspricht: Muss genau der Eingabe entsprechen. Gilt für alle Werte. entspricht nicht: Alle Werte die anders sind. Gilt für alle Werte. ist grösser als: Zahl oder Datum muss grösser sein, für Text nicht brauchbar. ist grösser oder gleich: Der Wert selber gehört auch dazu ist kleiner: Zahl oder Datum muss kleiner sein, für Text nicht brauchbar. ist Grösser oder gleich: Der Wert selber gehört auch dazu. beginnt mit Nur für Text: Am Anfang der Zeile. beginnt nicht mit Nur für Text: Am Anfang der Zeile. endet mit Nur für Text: Am Ende der Zeile. endet nicht mit Nur für Text: Am Ende der Zeile. enthält Nur für Text: Textteil innerhalb der Zeile. enthält nicht Nur für Text: Textteil innerhalb der Zeile. 6.3 Zeilen und Spalten fixieren Menu Ansicht Fenster fixieren Bei der Arbeit mit grossen Tabellen ist es sinnvoll, die Überschriften-Zeilen zu fixieren. Beim Bewegen in der Tabelle, bleibt dann die Überschrift dauerhaft eingeblendet. Wählen Sie im Manu Ansicht: Fenster fixieren 26/28

27 6.4 Tabellenfenster in Ausschnitte Teilen Menu Ansicht Fenster fixieren Tabellenfenster kann man horizontal oder vertikal teilen. Ziehen Sie mit der Maus an den Haltepunkten. Wenn Sie die Spaltenzeile fixiert haben, müssen Sie zuerst auf Teilen klicken, sonst sehen Sie die Haltepunkte nicht. Beides zusammen geht nicht Horizontal Horizontal und Vertikal. Nur Vertikal geht auch. 27/28

28 7 Indexverzeichnis: = =Ganzzahl() 15 =Summe() 14 =Wenn( ;;) 16 B Bedingten Formate 17 D Daten Filtern 25 Daten Sortieren 24 Datenformat der Zellen 7 Datenformat; Datum 7 Datenformat; Text 7 Datenformat; Zahl 7 Datenformat; Zeit 8 Daten-Tabelle 24 Druckbereich Festlegen 22 Drucken Drucktitel 23 Drucken Entwurfsqualität 23 Drucken Gitternetzlinie 23 Drucken Schwarzweissdruck 23 Drucken Seitenreihenfolge 23 E Excel-Mappe 18 Excel-Tabelle 18 F Formatieren der einzelnen Zellen 8 Fusszeile erstellen 22 K Kopfzeile erstellen 22 Kopieren 4 M Markieren 3 R Rechnen mit Funktionen 14 Rechnen mit Zellen 14 Rechnen und arbeiten mit Funktionen 14 S Seiteneinstellungen; Tabellen-Blätter 20 Seitenformatierung; Kopfzeile/Fusszeile 21 Seitenformatierung; Papierformat 20 Seitenformatierung; Seitenränder 21 Seitenformatierung; Tabelle 22 Spalte einfügen 5 Spalten markieren 3 Spaltenbreite definieren 5 T Tabellenfenster Teilen 27 Tabellenübergreifend arbeiten 19 Textausrichtung 5 U Überschriften-Zeilen fixieren 26 Z Zeile einfügen 5 Zeilen markieren 3 Zeilen und Spalten fixieren 26 Zeilenhöhe definieren 5 Zelle im Excel 6 Zellen Datenformat 7 Zellen formatieren; Benutzerdefiniert 10 Zellen formatieren; Buchhaltung 9 Zellen formatieren; Datum 9 Zellen formatieren; Farbe, Muster 13 Zellen formatieren; Prozent 10 Zellen formatieren; Rahmen 13 Zellen formatieren; Register Zahlen 8 Zellen formatieren; Schrift 12 Zellen formatieren; Uhrzeit 10 Zellen formatieren; Währung 9 Zellen formatieren; Zahl 9 Zellen kopieren 4 Zellen Textausrichtung 11 Zellen verschieben 4 Zellenbereich markieren 3 Zellenstruktur Spalte/Zeile /28