Grundlagen Tabellenkalkulation- Microsoft Excel

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1 BBZ Gera GmbH Grundlagen Tabellenkalkulation- Microsoft Excel Inhalt Grundlagen Tabellenkalkulation- Microsoft Excel Vor dem Start Tastatur...2 Die Kontrolllampen der Tastatur...2 Die Schreibmaschinentastatur...3 Der Ziffernblock...3 Die Funktionstasten...3 Die Sondertasten...3 Tabellenbearbeitung Bildschirm (Benutzeroberfläche) Symbolleisten und Menüs Los geht s Speichern/Öffnen Eingaben und Korrekturen...6 Aktive Zelle, Schreibmarke Automatisches Ausfüllen Ändern von Schriftart, Schriftgrad und anderen Eigenschaften Arbeitserleichterungen Zellen einfügen und löschen Kopieren, Verschieben und Einfügen Rückgängig und Wiederherstellen Fenster unterteilen Gestaltung Rahmen, Ausrichtung Grafiken Zeichnungselemente Seite einrichten Kopf- und Fußzeile Seitenansicht und Drucken Berechnungen mit Excel Formeln einfügen und bearbeiten Verwenden von Operatoren in Formeln Werte und Zellen Relative und absolute Bezüge Zahlen und Formelergebnisse formatieren Rahmen formatieren Kopier- und Verschiebefunktionen nutzen Zellenbereiche identisch übertragen Formeln kopieren Weitere Merkmale der Zellen einzeln kopieren...16 Verknüpfung Arbeitsmappen und Tabellenblätter...17 Arbeitsblätter kopieren und verschieben Diagrammerstellung Sonstige Funktionen Makros Tabellenschutz...19 Zellen schützen...19 Schutz der Arbeitsmappe...20 Datei schützen...20 BBZ Gera GmbH 1/1

2 by Computer & mehr Schäfer Tel.: Vor dem Start 1.1 Tastatur Die Kontrolllampen der Tastatur Die Num-Lock LED Diese Lampe leuchtet auf, wenn die mit NUM beschriftete Taste oben links auf dem abgesetzten Tastaturblock gedrückt wurde. Nur dann ist der Ziffernblock aktiv. Die Caps-Lock LED Die Caps-Lock Taste befindet sich links außen in der mittleren Tastenreihe der Schreibmaschinentastatur. Wenn sie gedrückt wird, bewirkt sie, dass nur Großbuchstaben ausgegeben werden. Die Scroll-Lock LED Diese Lampe leuchtet nach Betätigung der Rollen (Scroll Lock) Taste. Sie befindet sich links neben den Kontrollleuchten. BBZ Gera GmbH 2/2

3 by Computer & mehr Schäfer Tel.: Die Schreibmaschinentastatur Diese Sektion hat die gleiche Funktion wie die Tastatur einer Schreibmaschine. Die Return- (oder Enter-) Taste hat die Funktion der Wagenrücklauftaste einer Schreibmaschine, d. h. Sie verursacht einen Zeilenwechsel oder bestätigt eine Eingabe. Der Ziffernblock Der abgesetzte Ziffernblock befindet sich rechts neben der Schreibmaschinentastatur. Er wird meistens benutzt, wenn große Zahlenmengen eingegeben werden müssen. Die Funktionen, die zusätzlich auf den Tasten aufgedruckt sind, erreichen Sie, indem Sie das numerische Tastenfeld ausschalten. Die Funktionstasten In vielen Anwendungsprogrammen sind Sie mit diversen Funktionen belegt. Die Sondertasten Diese Taste wird als Steuerungs- oder Kontroll- Taste bezeichnet. Allein hat sie keine Funktion, in Verbindung mit anderen Tasten löst sie bestimmte Funktionen aus. BBZ Gera GmbH 3/3

4 Die Alt- Taste hat, allein betätigt, ebenfalls keine Funktion, in Anwendungsprogrammen eine Bedeutung. Unter Windows dient sie z. B. dem Aufrufen von Menübefehlen. Die Alt Gr- Taste existiert auch auf einer deutschen Tastatur. Sie dient dazu, die teilweise vorhandenen dritten Tastaturbelegungen abzurufen. Die ESC- Taste wird benutzt, um z. B. den Ausdruck eines Dokuments abzubrechen. Sie ersetzt z. B. in Windows einen Mausklick auf einen Abbrechen-Button. Manuelle Zeilenschaltung, Befehl: OK. Ist auf der Tastatur mit einem Winkelpfeil gekennzeichnet. Sprungtaste, Tabulator. Kennzeichnung mit zwei entgegengesetzten Pfeilen. Zeichen werden in der Zeile von der Schreibmarke rückwärts laufend gelöscht. Zeichen hinter der Schreibmarke werden gelöscht. Tabellenbearbeitung Die Tastatur des PC s, auf dem man mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel 97 arbeitet, basiert auf der Schreibmaschinentastatur. Wie man Text eingibt, braucht wohl nicht näher erläutert zu werden. Dennoch sei an dieser Stelle auf einige Besonderheiten hingewiesen. Großbuchstaben schreibt man, indem man die Taste Umschalt drückt, festhält und erst wieder loslässt, nachdem man die Taste mit dem Buchstaben gedrückt hat. Die zeichenerzeugenden Tasten arbeiten i. a. repetierend, d. h. wird die Taste länger als ca. ½ Sekunde gedrückt, so wird das Zeichen noch einmal und nun in schneller Folge ausgegeben. Einige Tasten sind mit einer Drittbelegung versehen, diese Zeichen erreicht man in Kombination mit der Taste AltGr. Beispiel: [ ] \ Buchstaben mit den Akzentzeichen erzeugt man, indem man zuerst die Taste mit dem Akzentzeichen betätigt und anschließend den Buchstaben eintippt. Das Akzentzeichen wird zuerst nicht angezeigt: Rene oder Andre Excel Bedienungsanleitung /4

5 1.2 Bildschirm (Benutzeroberfläche) 1.3 Symbolleisten und Menüs Menü Datei - Speichern unter: Vorhandene Dokumente werden nach Änderung unter anderen Namengespeichert. - Seite einrichten: Seitenränder, Papierformate (Hoch-, Quer...) - Seitenansicht: Druckvorschau - Drucken: Einstellung des Druckers Menü Bearbeiten: - Kopieren des markierten Bereiches - Einfügen an vorher kopierten Bereiches Menü Ansicht: - Symbolleisten: es dürfen nur Standard und Format gekennzeichnet sein - Kopf- und Fußzeile Menü Einfügen: - Zeilen - Spalten - Grafik => Clipart Menü Format: - Zellen - Zeilen/Spalten Menü Extras: - Rechtschreibung, Detektiv Menü Daten - Sortieren - Filter Menü Fenster: - Mehrere Tabellen können auf dem Bildschirm dargestellt werden bzw. ein Wechsel ist möglich Excel Bedienungsanleitung /5

6 2. Los geht s 2.1 Speichern/Öffnen Sie speichern ein Dokument auf dem Datenträger, indem Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche für Speichern klicken oder wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Speichern. Wenn Sie ein Dokument das erste Mal speichern, zeigt Word das Dialogfeld Speichern unter an, in das Sie für das Dokument einen Namen eingeben müssen. Sie öffnen ein Dokument, indem Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche für Öffnen klicken oder wählen Sie aus dem Menü Datei den Befehl Öffnen. Wenn das Dialogfeld Öffnen auf dem Bildschirm erscheint, klicken Sie den gesuchten Dateinamen an und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch Öffnen. 2.2 Eingaben und Korrekturen Aktive Zelle, Schreibmarke Eine Excel-Arbeitsmappe kann aus mehreren Tabellen (Reiter am unteren Bildende) bestehen. Die Eingabe erfolgt in der aktiven Zelle oder der Bearbeitungszeile. Die aktive Zelle ist umrahmt. Diese zeigt die Stelle an, an die das nächste eingegebene Zeichen geschrieben wird.. Mit dem Tabulator, mit den Pfeiltasten oder mit der Maus kann man die Zellen wechseln. Eine Korrektur des Inhaltes erfolgt in der Bearbeitungszeile oder mit einem Doppelklick. Mit der Taste F2 kann in der aktiven Zelle ebenfalls eine direkte Bearbeitung erfolgen. Ist der Inhalt länger als die Breite der Spalte, ist er sichtbar. Wird die Nachbarzelle benutzt, werden die Zeichen optisch abgeschnitten, bleiben aber in der linken Zelle erhalten. Eine Verbreiterung der Spalte bringt den Inhalt wieder zum Vorschein. Die Änderung der Breite erfolgt über das Menü Format Spalte Breite oder mit der Maus zwischen zwei Spaltenköpfen (der Mauszeiger ändert die Form in einen Doppelpfeil), klicken und ziehen. Das Markieren der Zellen erfolgt, indem mit gedrückter linker Maustaste über den Bereich gefahren wird. Mit Hilfe der gedrückten Shift-Taste (Großschreibtaste) und den Pfeiltasten kann ebenfalls eine Bereich markiert werden. Excel Bedienungsanleitung /6

7 2.3 Automatisches Ausfüllen Logische Folgen werden von Excel erkannt und fortgeführt. Wird die Zelle A4 markiert, befindet sich an der unteren, rechten Ecke ein schwarzes Quadrat, der Anfasser. Die Maustaste verwandelt sich an dieser Stelle in ein kleines +. Mit der linken Maustaste kann man jetzt die Folge vervollständigen (Jahreszahlen...) Werden die Zellen C4 und C5 markiert, erkennt Excel die Folge und die nächsten Zellen werden ausgefüllt. Diese Funktion kann auch zum Kopieren von Formeln genutzt werden. 2.4 Ändern von Schriftart, Schriftgrad und anderen Eigenschaften Dies Einstellungen erfolgen im Menü Format unter dem Befehl Zellen. Durchgestrichen Tiefgestellt Hoch stellung Excel Bedienungsanleitung /7

8 3. Arbeitserleichterungen 3.1 Zellen einfügen und löschen Zum Einfügen von Zeilen oder Spalten wird entweder der Zeilenkopf (Zahlen links) oder der Spaltenkopf (Buchstaben oben) markiert und im Menü Einfügen die entsprechende Funktion gewählt. Zum Löschen wird genauso verfahren, aber im Menü Bearbeiten dann Zellen löschen gewählt. Ist nur eine Zelle markiert, erfolgt nebenstehende Abfrage. 3.2 Kopieren, Verschieben und Einfügen Sie können in einer Tabelle jedes beliebige Element verschieben und kopieren. Hierzu gehören Text, Grafiken oder aus einem anderen Anwendungsprogramm eingefügte Elemente: Verschieben bedeutet einen markierten Wert oder eine markierte Grafik von einer Stelle entfernen (ausschneiden) und an einer anderen Stelle einfügen. Gehen Sie dazu mit der Maus an den Rand der markierten Zelle, der Zeiger verwandelt sich von dem dicken + zu einem nach links zeigenden Pfeil. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Zelle. Kopieren bedeutet einen markierten Wert oder eine markierte Grafik von einer Stelle zu einer anderen Stelle kopieren, wobei das Original unverändert bleibt. Es erfolgt entweder mit Strg + C oder mit dem Menü Bearbeiten. Der Kursor wird an die entsprechende Stelle gesetzt und mit Strg + V (oder dem Menü) erfolgt das Einfügen. Ausschneiden bedeutet das Entfernen in der aktiven Zelle (Strg + X oder Menü) und das Einfügen an anderer Position (Strg + V) 3.3 Rückgängig und Wiederherstellen Ein Fehler in der Eingabe oder Bearbeitung kann man schnell mit dem Menü Bearbeiten/Rückgängig korrigieren oder dann auch wiederherstellen. 3.4 Fenster unterteilen Um bei größeren Tabellen den Kopf im Sichtbereich zu behalten, kann das Fenster im Menü Fenster fixiert werden. Dazu wird die Zelle markiert (aktiviert) und Fenster fixieren ausgewählt. Links und über der Zelle bleibt jetzt der Fensterinhalt auch beim Scrollen sichtbar. Mehrere Tabellen können auch zusammen auf dem Bildschirm angeordnet werden, um z.b. leichter Kopieren zu können. Excel Bedienungsanleitung /8

9 4. Gestaltung 4.1 Rahmen, Ausrichtung Mit dem Tabellenkalkulationsprogramm ist das Erstellen von Formularen sehr einfach. Das Verändern von Breite und Höhe der Zellen erfolgt mit der Maus in den Zeilen- oder Spaltenköpfen oder im Menü Format Zeile oder Spalte. Die Umrahmung erfolgt nach Markierung des Bereiches über das Symbol Rahmenlinienpalette oder über das Menü Format, Zelle, Rahmen. Die Ausrichtung der Werte/Texte erfolgt ebenfalls über das Menü Format, Zelle. 4.2 Grafiken Das Menü Einfügen Grafik verschönert Ihre Texte über Bilder, Formen, Schriftgestaltung, Diagramme und stellt somit nahezu sämtliche Gestaltungsmöglichkeiten von Word zur Verfügung. Cliparts enthält eine Vielzahl vorgefertigter Abbildungen. Aus Datei können vorgefertigte Grafiken aus jedem beliebigen Datenträger ausgewählt, angesehen und eingebunden werden. Autoformen enthält eine Menge Formen und Symbole. WordArt macht das Einfügen von gestalteten Schriftzügen möglich. 4.3 Zeichnungselemente Zur Gestaltung des Textes kann man verschiedene Zeichnungselemente einsetzen. Über die Schaltfläche Zeichnen der Symbolleiste Standard oder über das Menü Ansicht Symbolleisten, kann man die Symbolleiste Zeichnung am Bildschirm anzeigen lassen. Per Tastenklick auf die Schaltfläche Linie, Rechteck, Textfeld, AutoFormen oder Legende erhält man die Möglichkeit, diese graphischen Elemente über die Maus im Dokument zu platzieren. Excel Bedienungsanleitung /9

10 4.4 Seite einrichten Unter Menü Datei Seite einrichten Seitenränder legt man die Abstände des bedruckten Bereichs zum Papierrand RECHTS; LINKS; OBEN und UNTEN fest. In den vier entsprechenden Dialogfeldern kann man die Zahlenangabe entweder direkt oder durch Betätigen der jeweiligen Pfeilsymbole mit der Maus vergrößern oder verkleinern. Im Register Papierformat können große Tabellen zum Ausdruck auf Seitengröße angepasst werden. Der Register Tabelle bietet die Möglichkeiten, Gitternetzlinien aus-/einzublenden oder die Spalten- und Zeilenköpfe (Spaltenbuchstaben/Zeilennummern) mit zu drucken. 4.5 Kopf- und Fußzeile Bei einer Kopf- oder Fußzeile handelt es sich um Textelemente oder Grafiken, die gewöhnlich am Anfang oder am Ende jeder Seite in einem Dokument eingefügt werden. Eine Kopfzeile wird im oberen Seitenrand, und eine Fußzeile wird im unterem Seitenrand gedruckt. Kopf- und Fußzeilen können ganz einfach sein und lediglich den Dokumentennamen und die Seitenzahl enthalten. Zum Erstellen einer Kopf- oder Fußzeile wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Kopf- und Fußzeile oder Menü Datei Seite einrichten Kopf- und Fußzeile. Excel Bedienungsanleitung /10

11 4.6 Seitenansicht und Drucken Die Seitenansicht zeigt eine Vorschau auf das voraussichtliche Druckergebnis. In dieser Betriebsart kann man sich das Dokument ansehen und bearbeiten. Auf diese Weise kann man sich eine Übersicht über das (auch mehrseitige) Dokument verschaffen und nach Rückkehr in den Bearbeitungsmodus daran Korrekturen vornehmen. Zu dieser Ansicht gelangen Sie über die Schaltfläche Seitenansicht in der Symbolleiste Standard. In der neuen Ansicht wandelt sich der Mauszeiger in eine Lupe, durch Anklicken des Textes wird dieser entweder in der Größe 100% oder als ganze Seite dargestellt. Über die Schaltfläche Schließen verlässt man die Seitenansicht. Man gelangt auch über den Befehl Seitenansicht aus dem Menü Datei zu dieser Ansicht. Der einfachste und schnellste Weg um das Geschriebene auf Papier zu bringen, ist indem man mit der Maus die Schaltfläche Drucken auf der Symbolleiste anklickt. Im Datei-Menü finden Sie den Befehl Drucken, über den Sie Ihren Ausdruck genauer bestimmen können (Anzahl der Exemplare, Druck von Einzelseiten etc.). Excel Bedienungsanleitung /11

12 5. Berechnungen mit Excel 5.1 Formeln einfügen und bearbeiten In dem Tabellenkalkulationsprogramm können komplexe Berechnungen durchgeführt werde. Nach dem Erstellen der Tabelle mit den Werten kann mit dem Aufbau der Formeln begonnen werden. Diese beginnen prinzipiell mit einem =. Es ist mit nicht mit absoluten Zahlen (2100, 6160), sondern mit dem Zellbezug (C4, C5) zu rechnen. Damit erreicht man bei einer nachträglichen Korrektur eine automatische Aktualisierung des Ergebnisses. Die Formel wird mit der Enter-Taste abgeschlossen. Für komplexere Formeln steht der Assistent unter Einfügen, Funktion bereit. 5.2 Verwenden von Operatoren in Formeln Operatoren legen die Art der Berechnung fest, die mit den Elementen einer Formel durchgeführt werden soll. Microsoft Excel enthält vier verschiedene Operatoren für die Durchführung von Berechnungen: arithmetische Operatoren, Vergleichs-, Text- und Bezugsoperatoren. Arithmetische Operatoren Um elementare mathematische Operationen (z. B. Addition, Subtraktion oder Multiplikation) durchzuführen, Zahlen zu verknüpfen und numerische Ergebnisse zu erzeugen, verwenden Sie die folgenden arithmetischen Operatoren: Excel Bedienungsanleitung /12

13 Arithmetischer Operator Bedeutung Beispiel + (Pluszeichen) Addition 3+3 (Minuszeichen) Subtraktion Negation * (Sternchen) Multiplikation 3*3 / (Schrägstrich) Division 3/3 % (Prozentzeichen) Prozent 20% ^ (Caret-Zeichen) Potenzierung 3^2 (entspricht 3*3) Vergleichsoperatoren Sie können zwei Werte mit den folgenden Operatoren vergleichen. Wenn zwei Werte mit diesen Operatoren verglichen werden, ist das Ergebnis ein logischer Wert: WAHR oder FALSCH. Vergleichsoperator Bedeutung Beispiel = (Gleichheitszeichen) Gleich A1=B1 > (Größer-als-Zeichen) Größer als A1>B1 < (Kleiner-als-Zeichen) Kleiner als A1<B1 >= (Größer-gleich-Zeichen) Größer oder gleich A1>=B1 <= (Kleiner-gleich-Zeichen) Kleiner oder gleich A1<=B1 <> (Ungleich-Zeichen) Ungleich A1<>B1 Excel Bedienungsanleitung /13

14 6. Werte und Zellen 6.1 Relative und absolute Bezüge Wird z. B. bei einer Formeleingabe die Zelle C12 einbezogen, wird dieser RELATIVE Bezug bei einer Veränderung der Formel automatisch angepasst (Kopieren, Verschieben aus C12 wird beispielsweise D12). Soll das verhindert und C12 als ABSOLUTER (fester) Bezug verwendet werden, muss $C$12 geschrieben werden (oder Taste F4 betätigen). 6.2 Zahlen und Formelergebnisse formatieren Zellen markieren (Einzelzellen mit gedrückter Strg Taste) Menü Format, Zellen bzw. Kontextmenü und Zellen formatieren Register Zahlen öffnen unter Kategorie den gewünschten Zahlentyp auswählen neben Dezimalstellen die Anzahl der gewünschten Nachkommastellen eintragen (rundet die Anzeige gemäß dem eingetragenen Wert) ggf. ein Symbol mit dem Listenschalter auswählen ggf. eine Darstellungsvariante für negative Zahlen wählen OK Hinweis: Zellenformate bleiben auch dann gespeichert, wenn der Zellinhalt mit der Entf-Taste gelöscht wurde. Soll ein Zahlenformat gelöscht werden, muss unter Kategorie Standard ausgewählt und die betreffende Zelle so formatiert werden. Zahlenwerte, mit denen gerechnet werden soll, dürfen nie mit Einheit eingegeben werden! Die gemischt eingegebenen Daten erhalten immer ein Datentyp Text. Ist die Angabe der Einheit in der Zelle erforderlich, muss ein benutzerdefiniertes Format erstellt werden: Zahl eingeben Zelle markieren Zellenformatmenü aufrufen Unter Kategorie Benutzerdefiniert wählen aus der Liste rechts ein passendes Ausgangsformat wählen in der kleinen Bearbeitungsleiste die Einheit in Anführung eingeben Excel Bedienungsanleitung /14

15 6.3 Rahmen formatieren Tabellenbereich, der umrahmt werden soll, markieren unter Linien die gewünschte Linienart anklicken ggf. mit den Schaltflächen unter Voreinstellungen die Außenlinie des markierten Bereiches (Kontur) oder die Innenlinien (Innen) wählen individuelle Einstellungen unter Rahmen vornehmen, indem die Schalter für die gewünschte Linie gedrückt werden (anklicken) Linienfarbe ggf. unter Farbe: wählen OK 7. Kopier- und Verschiebefunktionen nutzen Kalkulationen werden nicht selten in mehreren Varianten benötigt. Die beteiligten Formeln sind dabei vom Aufbau her identisch, unterscheiden sich nur in Spaltenbuchstabe oder Zeilennummer. 7.1 Zellenbereiche identisch übertragen Für die Untersuchung verschiedener Einflussfaktoren in einer Kalkulation ist eine identische Kopie gegebener Größen erforderlich. Diese kann wie folgt erstellt werden: zu kopierenden Bereich markieren im Kontextmenü der Markierung Kopieren wählen oder die Tastenkombination Strg + C benutzen den Einfügebereich (erste Zeile) markieren in der Symbolleiste Standard das Symbol Einfügen anklicken oder die Tastenkombination Strg + V benutzen Excel Bedienungsanleitung /15

16 7.2 Formeln kopieren Sollen nur die Formeln, nicht aber die Zellenformate kopiert werden, dann muss folgendermaßen vorgegangen werden: Zellbereich markieren, der kopiert werden soll im Kontextmenü Kopieren wählen oder Strg + C den Bereich markieren, in welchen die Formeln eingefügt werden sollen Menü Bearbeiten, Inhalte einfügen oder Inhalte einfügen aus dem Kontextmenü wählen Option Formeln aktivieren OK 7.3 Weitere Merkmale der Zellen einzeln kopieren Über das Menü Bearbeiten, Inhalte einfügen kann festgelegt werden, welche Merkmale des Inhaltes der Zwischenablage eingefügt werden sollen. Verknüpfung Sollen Werte aus anderen Mappen/Tabellen übernommen werden: Diese Kopieren, dann nicht Einfügen sondern Inhalte einfügen und Verknüpfen auswählen. Es erfolgt bei Änderung des Ausgangswertes anschließend eine Aktualisierung in der Arbeitstabelle. Excel Bedienungsanleitung /16

17 7.4 Arbeitsmappen und Tabellenblätter In einer neu angelegten Arbeitsmappe sind standardmäßig eine bestimmte Anzahl von Arbeitsblättern vorhanden. Diese können folgendermaßen benannt werden: Arbeitsblätter kopieren und verschieben Kalkulationen, die sich in festen Zeitabständen wiederholen, können mit Kopien der Arbeitsblätter effektiv einheitlich gestaltet werden: Mausklick rechts auf Registerauswahl der entsprechenden Tabelle Kontextmenü: Verschieben und Kopieren!Kopieren markieren! Hier können auch Tabellenblätter umbenannt, gelöscht, eingefügt... werden. Mehrere Arbeitsblätter gemeinsam bearbeiten Strg - Taste gedrückt halten und mit der Maus die Tabellen-Register anklicken, die z. B. alle gedruckt werden sollen. Excel Bedienungsanleitung /17

18 8. Diagrammerstellung Soll aus einer Tabelle ein Diagramm erstellt werden, müssen zuerst die Datenreihen ausgewählt und markiert werden (als Rechteck, einzelne Spalten oder Zeilen mit gedrückter Strg Taste) 1. Die Daten aus einem Arbeitsblatt werden einem Diagramm zugeordnet und automatisch miteinander Verknüpft. Ein ausgewählter Datenpunkt aus dem Arbeitsblatt entspricht exakt jeder Datendarstellung im Diagramm (z.b. einer Säule im Säulendiagramm). Jede Änderung in den Daten führt automatisch zu einer Änderung im Diagramm und umgekehrt. Es stehen verschiedene unterschiedliche Diagrammarten zur Auswahl. Alle einzelnen Bestandteile eines Diagramms können für sich alleine in unterschiedlicher Weise formatiert werden. Nachträgliche Änderungen der Diagrammart sowie der Formatierungen der einzelnen Diagrammbestandteile sind jederzeit möglich. Nach dem Starten des Diagrammassistenten erfolgt die Abfrage nach dem Typ. Bei vielen Werten empfiehlt sich ein Linien- oder Säulendiagramm. Im Punkt Diagrammoption können einzelne Bestandteile (Legenden, Titel, Achsen...) formatiert werden. Ein einmal mit dem Assistenten erstelltes Diagramm ist jederzeit abänderbar! Über eine Symbolleiste Diagramm lassen sich die einzelnen Bestandteile eines Diagramms aufrufen und hinsichtlich Inhalt und Formatierung verändern. So können Sie auch ohne die Symbolleiste Diagramm einzelne Elemente schnell verändern: 1. Markieren Sie jeweils das zu ändernde Element (z.b. Achse, Legende, Diagrammtitel, Diagrammfläche) durch Anklicken mit der linken Maustaste. 2. Anschließend mit der rechten Maustaste die Option <... formatieren > auswählen. 3. Veränderungen vornehmen und bestätigen. Excel Bedienungsanleitung /18

19 9 Sonstige Funktionen 9.1 Makros Bei einem Makro handelt es sich um eine Folge von Befehlen, die in einem einzigen Befehl zusammengefasst sind. Ein solches Makro kann der Anwender erstellen, bearbeiten, anwenden und löschen. Damit lassen sich wiederkehrende und unter Umständen schwierige Abläufe innerhalb der Textverarbeitung automatisieren und erleichtern. Was kann man mit Makros tun? Häufig anfallende Editier- und Formatierungsaufgaben beschleunigen Mehrere Befehle in einem Befehl zusammenfassen Leichteren Zugriff auf eine Option in einem Dialogfeld gewinnen Eine Folge von komplexen Aufgaben automatisieren Die einfachste Art ein Makro zu erstellen, ist zweifellos das Aufzeichnen. Über die Anwahl Extras Makro Aufzeichnen... benennt man das Makro, ordnet es einer Vorlage zu und beschreibt seine Funktion (die für ein späteres Auffinden bei vielen existierenden Makros wichtig ist). Ein Makro kann beliebig oft ausgeführt werden. Der Aufruf erfolgt über die Anwahl Extras Makro Makros. Über die Schaltfläche Ausführen veranlasst man die Abarbeitung des Makros. 9.2 Tabellenschutz Zellen schützen Es sollen alle Formeln und Beschriftungen gegen versehentliches oder mutwilliges Ändern geschützt werden. Standard ist, das alle Zellen als gesperrt voreingestellt sind. Für die Zellen, welche die gegebenen Größen beinhalten, sollte die Sperrung entfernt werden. So ist es möglich, trotz Schutz die Kalkulation zu benutzen. Excel Bedienungsanleitung /19

20 Zellen markieren in denen die gegebenen Zahlen stehen Menü Format, Zellen formatieren Registerblatt Schutz" Option gesperrt deaktivieren Menü Extras, Schutz Blatt schützen aktiviert den Zellenschutz -Änderungen sind dann nur noch in den Zellen möglich, in denen das gesperrt Attribut entfernt wurde im nächsten Dialogfeld wählen, welche Bestandteile der Kalkulation geschützt werden sollen das Kennwort verhindert, dass unbefugte den Schutz wieder aufheben können OK Jeder Versuch der Änderung geschützter Zellen wir verhindert Schutz der Arbeitsmappe Sind in einer Arbeitsmappe mehrere Arbeitsblätter belegt, kann der Aufbau der Arbeitsmappe geschützt werden: Menü Extras, Schutz, Arbeitsmappe schützen Datei schützen Kalkulation enthalten oft sensible Daten, die nicht jedermann zugänglich sein sollen. In diesem Fall muss die Kalkulationsdatei geschützt werden: Menü Datei, Speichern unter im Speicherfenster das Menü Extras, Allgemeine Optionen öffnen Lese-/Schreibkennwort bewirkt, dass nur der Nutzer die Datei öffnen kann der das richtige Passwort eingegeben hat Excel Bedienungsanleitung /20