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1 13 Präsentationen vorführen In diesem Kapitel: Bildschirmpräsentationen starten und beenden Durch die Folien navigieren Mit Stift und Anmerkungen arbeiten Die Folien sind erstellt, die Präsentation eingerichtet, getestet und auf CD gespeichert. Jetzt naht die Stunde der Wahrheit die Vorführung der Präsentation vor Publikum. Wird die Präsentation moderiert (die Einstellungen dazu entnehmen Sie bitte Kapitel 12), sollte der Vortragende wissen, wie er die Präsentation startet und beendet, wie der Folienwechsel durchgeführt wird, wie er Anmerkungen in die Folien einträgt usw. PowerPoint offeriert verschiedene Möglichkeiten, um durch eine Präsentation zu navigieren, sowie Tools, mit denen Sie während der Präsentation Anmerkungen einzeichnen können. Wenn Ihre Präsentation interessante Ideen und Anregungen hervorruft oder Fragen aufwirft, denen Sie später nachgehen möchten, können Sie mit diesen Tools Notizen in die Präsentation einfügen und diese zusammen mit Ihrer Präsentation speichern. Sie können während Ihrer Präsentation sogar zu einem anderen Programm wechseln oder eine Verbindung mit dem Internet herstellen, um andere Dokumente oder Inhalte anzuzeigen. Kenntnis und geübte Handhabung dieser Tools und Techniken entscheiden möglicherweise darüber, ob die Präsentation reibungslos und professionell abläuft oder missglückt. 187

2 Bildschirmpräsentationen starten und beenden Um mit der Vorführung einer Präsentation zu beginnen, müssen Sie nichts weiter tun, als in die Ansicht Bildschirmpräsentation zu wechseln, in der die Folien im Vollbildschirmmodus angezeigt werden (es sei denn, Sie haben die Präsentation für die Ansicht durch ein Individuum (Fenster) konfiguriert). In Eine Präsentation starten der Bildschirmpräsentationsansicht sind weder die Notizen des Sprechers noch die Registerkarten zu sehen. Dafür gibt es links unten in der Ecke einige Präsentationstools, die beim Darüberfahren mit der Maus sichtbar werden. Wofür Sie diese Tools verwenden, erfahren Sie in den folgenden beiden Abschnitten. 1 Wenn Sie für die Vorführung einen LCD-Bildschirm oder ein anderes externes Anzeigegerät verwenden möchten, schließen Sie es an Ihren Computer an und schalten es ein. 2 Laden Sie die Präsentation, die Sie vorführen wollen. 3 Gehen Sie zu der Folie, ab der Sie mit der Vorführung beginnen wollen. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Bildschirmpräsentation. (Fortsetzung nächste Seite) 3 4 Siehe auch Wie Sie zwischen den verschiedenen PowerPoint- Ansichten wechseln, lesen Sie auf Seite 32. Siehe auch Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie man eine Präsentation für verschiedene Erfordernisse einrichtet, lesen Sie Seite Bildschirmpräsentationen starten und beenden

3 Präsentationen vorführen 5 Die Vorführung beginnt. 5 Wenn möglich, testen Sie die Anzeigegeräte und die Technik vor der Vorführung und halten Sie für den Fall der Fälle auch die zugehörigen Benutzerhandbücher bereit. Manchmal müssen Sie einen Schalter oder eine bestimmte Tastenkombination drücken, um die Anzeige einzuschalten oder mit Ihrem Computer zu verbinden. Klären Sie dies im Vorfeld. Sie können eine Präsentation auch von der Multifunktionsleiste aus starten. Klicken Sie auf die Registerkarte Ansicht und dann auf die Schaltfläche Bildschirmpräsentation. Bildschirmpräsentationen starten und beenden 189

4 Eine Präsentation beenden 1 Führen Sie während der Vorführung im Vollbildschirmmodus eine der folgenden Aktionen aus: Drücken Sie Esc. Klicken Sie auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie die Option Präsentation beenden. Drücken Sie Strg+Pause. Drücken Sie die Bindestrich- Taste (-). Springen Sie zur letzten Folie der Präsentation und drücken Sie die Taste Pfeil rechts auf Ihrer Tastatur. Es erscheint ein schwarzer Bildschirm mit der Meldung, dass Sie mit einem Mausklick die Präsen tation beenden. Das Symbol Bildschirmpräsentation Die letzte Folie Um die Präsentation vorübergehend auszublenden und den Bildschirm zu leeren, müssen Sie sie nicht unbedingt beenden. Klicken Sie stattdessen auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie im aufklappenden Menü einen der Befehle Bildschirm/ Weißer Bildschirm oder Bildschirm/Bildschirm ausblenden. Nutzen Sie diese Möglichkeit z.b., wenn Sie Ihre Präsentation für eine Diskussion unterbrechen wollen und befürchten, dass die Teilnehmer von dem Text und den Grafiken auf dem Bildschirm abgelenkt werden könnten. Sie haben vergessen, mit welcher Tastenkombination man zu einer anderen Folie springt oder wie die anderen Kombinationen lauten? Klicken Sie einfach auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie die Option Hilfe. Das daraufhin eingeblendete Dialogfeld Hilfe zur Bildschirmpräsentation listet die geläufigsten Tastaturbefehle auf. Hier finden Sie einige sehr nützliche Tastenkombinationen. So können Sie z.b. mit der Taste B einen schwarzen Bildschirm ein- und ausblenden. 190 Bildschirmpräsentationen starten und beenden

5 Durch Folien navigieren Viele Referenten tragen ihre Präsentation konsequent von der ersten bis zur letzten Folie der Reihe nach vor. Man kann aber auch zwischen Folien hin und her springen, um z.b. noch Präsentationen vorführen einmal zu einer bereits gezeigten Folie zurückzukehren oder mithilfe einer späteren Folie eine vorgreifende Frage zu beantworten. Zur nächsten oder vorherigen Folie gehen 1 Wechseln Sie zur Bildschirmpräsentationsansicht. 2 Gehen Sie mit einer der folgen den Methoden zur nächsten Folie: Drücken Sie Pfeil rechts auf Ihrer Tastatur. Drücken Sie die Maustaste. Klicken Sie auf den Weiter-Pfeil. Klicken Sie auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie Weiter. Drücken Sie die Leertaste auf Ihrer Tastatur. 3 Gehen Sie mit einer der folgen den Methoden zur vorherigen Folie: Drücken Sie Pfeil links auf Ihrer Tastatur. Klicken Sie auf den Zurück-Pfeil. Klicken Sie auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie Zurück. Drücken Sie Rück auf Ihrer Tastatur. Das Symbol Bildschirmpräsentation Der Weiter-Pfeil Der Zurück-Pfeil Und hier noch zwei weitere Navigationsmöglichkeiten via Tastatur: mit N springen Sie zur nächsten und mit P zur vorherigen Folie. Gewusst wie Wenn Sie während einer Bildschirmpräsentation mit der rechten Maustaste irgendwo auf den Bildschirm klicken, wird ebenfalls das Menü für die Bildschirmpräsentation mit den Befehlen Weiter oder Zurück eingeblendet. Durch Folien navigieren 191

6 Zu einer bestimmten Folie springen 1 Wechseln Sie zur Bildschirmpräsentationsansicht. 2 Wechseln Sie auf eine der folgenden Weisen zu einer bestimmten Folie in der Präsentation: Klicken Sie auf das Symbol Bildschirmpräsentation und dann auf Gehe zu Folie. Wählen Sie in dem Untermenü den Titel der anzusteuernden Folie aus. Geben Sie die Foliennummer ein und drücken Sie Eingabe. Rufen Sie mit Strg+S das Dialogfeld Alle Folien auf, wählen Sie aus der Liste der Folientitel die gewünschte Folie aus und klicken Sie auf Gehe zu. Das Symbol Bildschirmpräsentation Drücken Sie Strg+S, um das Dialogfeld Alle Folien aufzurufen. Mit den Tasten Pos1 und Ende können Sie direkt zur ersten oder zur letzten Folie Ihrer Präsentation springen. Oder halten Sie die linke und rechte Maustaste zusammen einige Sekunden lang gedrückt, um zur ersten Folie zu springen. Gewusst wie Um eine ausgeblendete Folie anzuzeigen, gehen Sie zu der vorhergehenden Folie und drücken H. PowerPoint zeigt die folgende, ausgeblendete Folie an. Um zur letzten angezeigten Folie zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen im Menü den Befehl Zuletzt angesehen. 192 Durch Folien navigieren

7 Eine benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation starten 3 2 Präsentationen vorführen 1 Öffnen Sie eine Präsentation, die eine benutzerdefinierte Präsentation enthält. 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Bildschirmpräsentation. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation. 4 Klicken Sie auf den Eintrag der gewünschten benutzerdefinierten Präsentation. 4 Gewusst wie Wenn Sie größere Präsentationen erstellen, sollten Sie jeden Hauptabschnitt mit einer Übersichtsfolie einleiten. Aus den Übersichtsfolien können Sie dann eine benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation erstellen, die Sie am Ende jeder Vorführung abspielen, um noch einmal die wesentlichen Punkte im Überblick vorzutragen. Siehe auch Wie Sie benutzerdefinierte Bildschirmpräsentationen erstellen, lesen Sie auf Seite 217. Durch Folien navigieren 193

8 Mit Stift und Anmerkungen arbeiten Mit dem Stift-Tool können Sie in der Bildschirmpräsentationsansicht auf Ihren Folien»schreiben«und zeichnen. Sie können unter den Stiftarten Kugelschreiber, Filzstift und Textmarker wählen und die Farbe ändern. Für Korrekturen oder zum Entfernen benutzen Sie das Radiergummi-Tool. Zum Entfernen sämtlicher Freihandanmerkungen auf einer Folie gibt es zudem einen eigenen Menübefehl. Wenn das Ende Ihrer Präsentation erreicht ist, werden Sie gefragt, ob Sie Ihre Anmerkungen speichern oder verwerfen wollen. Eine Stiftart und -farbe wählen 1 Wechseln Sie zur Bildschirmpräsentationsansicht. 2 Klicken Sie auf das Symbol Stift. 3 Wählen Sie eine Stiftart. 4 Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Stift und dann auf Freihandfarbe. 5 Klicken Sie auf eine Farbe in der eingeblendeten Palette. Gewusst wie Über das Stift-Menü können Sie auch den Zeiger konfigurieren, der angezeigt wird, wenn der Stift nicht aktiviert ist. Klicken Sie auf Stift und dann auf Pfeil, um nach der Verwendung des Stifts wieder zum Zeiger zurückzukehren. Öffnen Sie das Menü erneut, klicken Sie auf Pfeiloptionen und wählen Sie Sichtbar, Ausgeblendet oder Automatisch (der Mauszeiger ist nur sichtbar, wenn Sie die Maus bewegen) Siehe auch Wenn Sie eine neue Stiftfarbe wählen, sollten Sie beim Wechsel zur nächsten Folie wieder zur Standardstiftfarbe zurückkehren. Wie Sie eine Standardstiftfarbe einrichten, lesen Sie auf Seite Mit Stift und Anmerkungen arbeiten

9 Anmerkungen in Folien eintragen Präsentationen vorführen 1 Wechseln Sie zur Bildschirmpräsentationsansicht, klicken Sie auf das Symbol Stift und wählen Sie eine Stiftart. 2 Klicken Sie auf den Bildschirm und zeichnen oder schreiben Sie, wo immer Sie möchten. Wenn Sie als Stiftart Textmarker gewählt haben, klicken Sie auf das zu markierende Objekt und ziehen mit gedrückter Maustaste darüber, um das Objekt oder den Text hervorzuheben. 3 Um den Stift wieder auszuschalten, klicken Sie auf das Symbol Stift und wählen im Menü die Option Pfeil Mit Stift und Anmerkungen arbeiten 195

10 Anmerkungen von Folien entfernen 1 Klicken Sie auf das Stift-Symbol. 2 Wählen Sie Radierer. 3 Bewegen Sie den Radiergummi über die Anmerkung, die Sie entfernen wollen. 4 Um alle Anmerkungen auf einer Folie zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Stift und dann auf Alle Freihand auf Folie löschen Zum schnelleren Wechsel zwischen den Tools gibt es entsprechende Tastenkombinationen: Mit Strg+P wechseln Sie vom Mauszeiger zum Stift und mit Strg+E vom Mauszeiger zum Radiergummi. Um das Stift- oder Radiergummi-Tool zu deaktivieren und zum Mauszeiger zurückzukehren, drücken Sie einfach Esc. 196 Mit Stift und Anmerkungen arbeiten

11 Anmerkungen speichern Präsentationen vorführen 1 Springen Sie zum Ende der Präsentation, in die Sie Anmerkungen eingefügt haben. 2 Nachdem Sie die Präsentation beendet haben (Klick mit der Maus), wird ein Dialogfeld eingeblendet. 3 Klicken Sie auf Beibehalten, um die Anmerkungen zu speichern, oder auf Verwerfen, wenn Sie die Anmerkungen nicht speichern wollen. 4 Gespeicherte Anmerkungen werden in der Normalansicht auf der Folie angezeigt. 3 4 Beachten Sie, dass gespeicherte Anmerkungen in der Bildschirmpräsentationsansicht nicht mehr mit dem Radiergummi-Tool entfernt werden können. Das liegt daran, dass Freihandanmerkungen beim Speichern zu Objekten werden, die wie andere Objekte bearbeitet werden können (Größe ändern, drehen, verschieben etc.). Um Anmerkungen zu entfernen, müssen Sie zur Normalansicht wechseln, die Anmerkung anklicken und dann Entf drücken. Mit Stift und Anmerkungen arbeiten 197

12 Zu anderen Programmen wechseln Es gibt viele Gründe, während einer PowerPoint-Präsentation zu anderen Programmen zu wechseln. Vielleicht möchten Sie eine neue Software vorstellen oder ein Demo-Video zu Ihrem neuesten Produkt abspielen. Oder im Zuge der Präsentation wurde eine unerwartete Frage aufgeworfen und Sie möchten im Internet nach Informationen suchen. PowerPoint erlaubt Ihnen, Links in Ihre Präsentationen einzufügen, über die Sie Dokumente anderer Programme öffnen können. Sie können die Programme natürlich auch direkt öffnen, um darin zu arbeiten. Ein anderes Programm aufrufen 1 Klicken Sie in der Bildschirmpräsentationsansicht auf das Symbol Bildschirmpräsentation und wählen Sie Bildschirm. 2 Wählen Sie im Untermenü den Befehl Programme wechseln. 3 Klicken Sie in der eingeblendeten Windows-Taskleiste auf Start/Alle Programme und wählen Sie das gewünschte Programm aus. 4 Wenn Sie Ihre Arbeit in dem Programm beendet haben, klicken Sie einfach auf die Schließen-Schaltfläche und dann irgendwo in Ihre Bildschirmpräsentation, um die Taskleiste wieder auszublenden. 1 2 Um Zeit zu sparen, können Sie die Programme, die Sie während der Präsentation benötigen, schon vorab öffnen. Wenn Sie dann die Windows-Taskleiste anzeigen lassen, brauchen Sie nur noch die minimierten Programme in der Taskleiste anzuklicken. 3 Siehe auch Wie Sie interaktive Schaltflächen einrichten, mit denen Sie ebenfalls zu anderen Dokumenten oder Programmen springen können, lesen Sie auf Seite Zu anderen Programmen wechseln

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