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1 4 In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Datenbereiche benennen. wie Sie Formeln zur Berechnung von Werten schreiben. wie Sie Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, auswerten. wie Sie Fehler in Berechnungen suchen und korrigieren. Mit Microsoft Office Excel 2007 können Sie Ihre Daten nicht nur einfach und bequem speichern und verwalten, sondern auch für vielerlei Aufgaben verwenden, beispielsweise für die Summenberechnung von Werten in einem bestimmten Bereich zusammengehöriger Zellen. Auch die Berechnung von anderen Datenauswertungen einer Zellgruppe, wie Mittelwert, Maximum oder Minimum, ist selbstverständlich möglich. So finden Sie beispielsweise Ihre erfolgreichste Verkäuferin heraus, stellen fest, dass Sie sich um eine bestimmte Produktkategorie etwas intensiver kümmern sollten, erkennen den Zulieferer, der Ihnen die besten Konditionen bietet. Mit Excel 2007 können Sie sich stets die gewünschten Datenauswertungen verschaffen. Und wenn Sie bei Berechnungen einen Fehler machen, hilft Ihnen Excel 2007, ihn zu finden und zu korrigieren. Meist sind Auswertungen nur durch den Bezug auf mehrere Zellen möglich. Außerdem werden Sie sicherlich häufig mit ein und derselben Datengruppe verschiedene Berechnungen durchführen. Mit Excel 2007 ist der gleichzeitige Bezug auf mehrere Zellen kein Problem, sodass Sie Ihre Berechnungen schnell und einfach erstellen können. In diesem Kapitel erfahren Sie am Beispiel der Blitzkurier AG, wie Sie Bezüge auf Datenbereiche in Tabellenblättern einheitlich gestalten und wie Sie Formeln zum Auswerten von Geschäftsaktivitäten schreiben und korrigieren. Siehe auch Falls Sie nur eine kurze Wiederholung zu den Themen benötigen, die in diesem Kapitel behandelt werden, lesen Sie den Schnellüberblick zu Kapitel 4 am Anfang dieses Buches. 63

2 4 WICHTIG Bevor Sie mit den Übungsdateien zu diesem Kapitel arbeiten können, müssen Sie sie von der Begleit-CD in den vorgegebenen Standardordner installieren. Einzelheiten dazu finden Sie im Abschnitt Die Übungsdateien installieren am Anfang dieses Buches. Datenbereiche benennen Wenn Sie mit großen Datenmengen arbeiten, kann es sehr hilfreich sein, Zellbereiche mit zusammengehörigen Daten als Gruppe kenntlich zu machen und zu benennen. Angenommen, Sie erstellen ein Arbeitsblatt, das in den Zellen C4:I4 die Anzahl der Pakete enthält, die die Filiale Baden-Württemberg der Blitzkurier AG am vorherigen Tag zwischen 17:00 und 23:00 abgefertigt hat. Anstatt nun bei Bedarf immer wieder einzeln auf die Zellen Bezug zu nehmen, können Sie sie als Bereich, als so genannten benannten Bereich, definieren. So ließen sich die Elemente im obigen Beispiel zu einem Bereich mit dem Namen BadenWürttembergGestern gruppieren. Wenn Sie dann den Inhalt dieses Bereichs in einer Berechnung benötigen, geben Sie nicht die einzelnen Zellen, sondern den Bereichsnamen an. TIPP Je präziser der gewählte Bereichsname ist, umso einfacher können Sie auch in anderen Arbeitsmappen auf ihn Bezug nehmen. Um einen benannten Bereich zu erstellen, markieren Sie die Zellen des gewünschten Bereichs und klicken auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf die Schaltfläche Namen definieren. Das Dialogfeld Neuer Name wird 64

3 geöffnet. Geben Sie dort im Textfeld Name einen Namen ein, prüfen Sie, ob die markierten Zellen im Feld Bezieht sich auf korrekt angezeigt werden, und klicken Sie dann auf OK. Sie können auch einen Kommentar im Textfeld Kommentar eingeben und entscheiden, ob der Name der Formel in der gesamten Arbeitsmappe oder nur im aktuellen Arbeitsblatt zur Verfügung stehen soll. Wenn der zu benennende Bereich eine Beschriftung enthält, die Sie als Bereichsnamen verwenden möchten, klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf die Schaltfläche Aus Auswahl erstellen. Damit wird das Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen geöffnet. Aktivieren Sie dort das Kontrollkästchen, das der Position der Beschriftungen im Datenbereich entspricht, und klicken Sie dann auf OK. 4 Und dann gibt es noch ein Verfahren, Bereiche zu benennen: Markieren Sie die Zellen, die zum benannten Bereich gehören sollen, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste ganz links auf das Namenfeld und geben Sie den Bereichsnamen ein. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Namen klicken, wird eine Liste mit allen in der Arbeitsmappe verfügbaren Namen angezeigt. Die benannten Bereiche einer Arbeitsmappe verwalten Sie im Namens-Manager. Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf die Schaltfläche Namens-Manager, um das Dialogfeld Namens-Manager anzuzeigen. 65

4 4 Wenn Sie dort auf einen benannten Bereich klicken, wird der Zellbereich unten im Feld Bezieht sich auf angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten, um im Dialogfeld Name bearbeiten einer Art Doppelgänger des Dialogfeldes Neuer Name die Definition für den aktuell markierten benannten Bereich zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen, wenn Sie den Namen für einen Bereich löschen möchten, und bestätigen Sie mit OK. WICHTIG Wenn eine Arbeitsmappe sehr viele benannte Bereiche enthält und Sie den Überblick verlieren, können Sie im Dialogfeld Namens-Manager auf die Schaltfläche Filter klicken und ein Kriterium auswählen, mit dem die Anzeige der Namen im Dialogfeld eingeschränkt wird. In der folgenden Übung erstellen Sie benannte Bereiche, um einheitlich Bezug auf Zellbereiche nehmen zu können. VERWENDEN SIE für diese Übung die Datei KilometerProWagen, die Sie im Ordner Dokumente\Microsoft Press\Excel 2007 Training\04_Formeln finden. ACHTEN SIE DARAUF, dass Excel gestartet ist, bevor Sie mit der Übung beginnen. ÖFFNEN SIE die Datei KilometerProWagen. 1 Markieren Sie die Zellen C4:G4. 2 Geben Sie im Namenfeld ganz links in der Bearbeitungsleiste den Namen V101KW04 ein und drücken Sie ( ). Excel 2007 erstellt den benannten Bereich V101KW04. 3 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf die Schaltfläche Namens-Manager. Das Dialogfeld Namens-Manager wird geöffnet. 4 Klicken Sie auf den Namen V101KW04. Der Zellbereich, auf den sich der Name V101KW04 bezieht, wird im Feld Bezieht sich auf angezeigt. 5 Ändern Sie den Zellbereich im Feld Bezieht sich auf in =KilometerKW04!$C$4:$H$4 und klicken Sie auf das Häkchen links neben dem Feld. Die Definition des benannten Bereichs wird geändert. 66

5 4 6 Klicken Sie auf Schließen. Das Dialogfeld Namens-Manager wird geschlossen. 7 Markieren Sie den Zellbereich C5:H5. 8 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Definierte Namen auf die Schaltfläche Namen definieren. Das Dialogfeld Neuer Name wird geöffnet. 9 Geben Sie im Feld Name die Bezeichnung V102KW04 ein. 10 Achten Sie darauf, dass im Feld Bezieht sich auf der korrekte Bereich =KilometerKW04!$C$5:$H$5 steht. 11 Klicken Sie auf OK. Der neue benannte Bereich wird erstellt und das Dialogfeld Neuer Name geschlossen. SCHLIESSEN SIE die Datei KilometerProWagen und speichern Sie die Änderung. Formeln zum Berechnen von Werten erstellen Nach der Dateneingabe und der Bereichsdefinition zur einfacheren Bezugnahme auf Daten ist es an der Zeit, Formeln zu erstellen, mit denen Berechnungen mit Ihren Daten durchgeführt werden. So können Sie beispielsweise die Gesamtkosten für die Zustellung an einen Kunden berechnen, die durchschnittliche Paketanzahl an jedem Mittwoch im Januar ermitteln oder das höchste und das niedrigste Paketaufkommen pro Woche, Monat oder Jahr bestimmen. 67

6 4 Jede Formel von Excel 2007 beginnt mit einem Gleichheitszeichen (=). Anhand dieses Zeichens erkennt Excel 2007, dass Sie eine Formel eingeben möchten und keinen Text. Wenn Sie beispielsweise =C2+C3 schreiben, dann berechnen Sie die Summe der Werte in den beiden Zellen C2 und C3. Formeln können Sie, wie jeden anderen Wert auch, nachträglich bearbeiten, indem Sie auf die Zelle mit der betreffenden Formel klicken und Änderungen in der Bearbeitungsleiste vornehmen. Ändern Sie die obige kleine Formel z.b. in =C3-C2, um die Differenz zwischen C3 und C2 zu berechnen. ACHTUNG Sollte Excel 2007 Ihre Formel als Text interpretieren, dann haben Sie vermutlich das Gleichheitszeichen am Anfang der Formel vergessen oder vor dem Gleichheitszeichen ein Leerzeichen geschrieben. Denken Sie daran, dass das erste Zeichen in einer Formel stets das Gleichheitszeichen sein muss. Wenn Sie 15, 20 oder gar mehr Zellen in eine Formel selbst eingeben müssten, wäre dies ziemlich mühsam. Excel 2007 unterstützt Sie daher bei der Erstellung komplexerer Berechnungen. Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Funktionsbibliothek auf die Schaltfläche Funktion einfügen, um das Dialogfeld Funktion einfügen zu öffnen. In diesem Dialogfeld können Sie alle Funktionen von Excel 2007 wählen. In der folgenden Tabelle sind ein paar besonders nützliche Funktionen zusammengefasst. 68

7 4 Funktion SUMME MITTELWERT ANZAHL MAX MIN Beschreibung Berechnet die Summe der Zahlen in den angegebenen Zellen. Berechnet den Mittelwert der Zahlen in den angegebenen Zellen. Berechnet die Anzahl von Einträgen in den angegebenen Zellen. Berechnet den größten Wert in den angegebenen Zellen. Berechnet den kleinsten Wert in den angegebenen Zellen. Zwei andere Funktionen sind ebenfalls sehr hilfreich: JETZT und RMZ. Mit der Funktion JETZT wird angezeigt, wann die Arbeitsmappe zum letzten Mal geöffnet wurde. Das heißt, der Wert dieser Funktion ändert sich jedes Mal, wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen. Die komplette Formel lautet: =JETZT(). Um den Wert auf das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit zu aktualisieren, schließen Sie die Mappe und öffnen sie erneut. Die Funktion RMZ ist bereits etwas komplexer. Damit berechnen Sie die Rückzahlungsrate für ein Darlehen bei konstantem Zins und regelmäßigen Zahlungen. Für die Berechnung benötigen Sie einen Zinssatz, einen Zahlungszeitraum in Monaten und die Höhe des Darlehens. Diese Informationen, die Sie in eine Funktion eingeben müssen, nennt man Argumente. Sie müssen in einer festgelegten Reihenfolge eingegeben und durch Semikolon voneinander getrennt werden. Für die Funktion RMZ gilt folgende Reihenfolge: RMZ(Zins;Zzr;Bw;Zw;F). In der folgenden Tabelle werden die einzelnen Argumente für die Funktion RMZ beschrieben. Argument Zins Zzr Bw Zw F Beschreibung Der Jahreszins, der im Fall von monatlichen Zahlungen durch zwölf dividiert werden muss. Der Zahlungszeitraum, in dem das Darlehen zurückgezahlt werden soll. Der Barwert, d.h. die Darlehenshöhe. Der Zukunftswert, der bei Rückzahlung eines Darlehens in der Regel 0 beträgt. Wird das Argument nicht in der Funktion angegeben, bedeutet dies 0. Die Fälligkeit; geben Sie hier 0 oder 1 ein, um anzugeben, ob die Zahlungen am Anfang oder am Ende des Monats erfolgen; in der Regel wird dieses Argument weggelassen, was 0 oder Zahlungen am Monatsende entspricht. 69

8 4 Angenommen, die Blitzkurier AG möchte einen Kredit von Euro zu einem Jahreszins von 5 % aufnehmen und diesen innerhalb von 24 Monaten zurückzahlen. Die Berechnung der monatlichen Rückzahlungsrate sieht dann folgendermaßen aus: =RMZ(5 %/12;24; ). Diese Formel berechnet eine monatliche Rückzahlungsrate von ,78 Euro. Sie können in Funktionen auch benannte Bereiche eingeben, um die Formel mit Werten zu versorgen. Wenn sich der benannte Bereich BadenWürttembergGestern beispielsweise auf die Zellen C4:I4 bezieht, können Sie mit der Formel =MITTEL- WERT(BadenWürttembergGestern) den Mittelwert für die Zellen C4:I4 berechnen. In älteren Excel-Versionen mussten Sie benannte Bereiche selbst in die Formel schreiben. Excel 2007 verfügt über ein neues Feature, AutoVervollständigen-Formel, mit dem es Sie beim Einfügen von Funktionen, benannten Bereichen und Tabellenbezügen unterstützt. Etwa so, wie AutoVervollständigen bei der Texteingabe als ähnlich erkannte Werte für die Eingabe anbietet, listet AutoVervollständigen-Formel beim Schreiben von Formeln Funktionen, benannte Bereiche und Tabellenbezüge auf. Angenommen, Sie arbeiten mit einem Arbeitsblatt, das eine zweispaltige Tabelle mit der Bezeichnung Ausnahmen enthält. Die erste Spalte trägt die Bezeichnung Route, die zweite Anzahl. Sie können sich in Formeln auf Excel-Tabellen beziehen, indem Sie den Tabellennamen gefolgt von der in eckige Klammern gesetzten Spalten- und Zeilenbezeichnung eingeben. So bezieht sich z.b. der Tabellenbezug Ausnahmen[Anzahl] auf die Spalte Anzahl in der Tabelle Ausnahmen. 70

9 Um eine Formel zu schreiben, mit der die Summe der Ausnahmen mithilfe der Funktion SUMME berechnet wird, geben Sie =su ein. Sobald Sie s eingeben, werden alle Funktionen aufgelistet, die mit s beginnen. Bei der Eingabe von u wird die Liste auf die Funktionen reduziert, die mit su beginnen. 4 Um die Funktion SUMME mit geöffneter runder Klammer in die Formel zu übernehmen, klicken Sie auf den betreffenden Listeneintrag und drücken (ÿ). Wenn Sie au eingeben, bietet Excel 2007 in der Liste von AutoVervollständigen-Formel die Tabelle Ausnahmen an. Klicken Sie auf den betreffenden Listeneintrag und drücken Sie (ÿ). Da Sie die Werte in der Spalte Anzahl summieren möchten, geben Sie [Anzahl] direkt ein oder wählen den Eintrag in der Liste von AutoVervollständigen-Formel aus. Die vollständige Formel lautet dann: =SUMME(Ausnahmen[Anzahl]). Wenn Sie eine Reihe aneinandergrenzender Zellen in eine Formel übernehmen möchten, für die Sie keinen benannten Bereich definiert haben, dann klicken Sie auf die erste Zelle des Bereichs und ziehen mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Zelle des Bereichs. Sind die Zellen im Arbeitsblatt verstreut, halten Sie beim Markieren die (Strg)-Taste gedrückt. Sobald Sie in beiden Fällen die Maustaste loslassen, wird der Zellbezug der markierten Zellen in der Formel angezeigt. 71

10 4 Nach dem Erstellen einer Formel können Sie diese in eine andere Zelle kopieren. Beim Kopieren versucht Excel 2007, die Formel so anzupassen, dass sie in der neuen Zelle korrekt funktioniert. Angenommen, in Zelle D8 eines Arbeitsblattes steht die Formel =SUMME(C2:C6). Wenn Sie diese Formel kopieren und in Zelle D16 einfügen, dann lautet die Formel in Zelle D16 =SUMME(C10:C14). Excel interpretiert die Formel neu, da Sie in ihr einen so genannten relativen Zellbezug verwendet haben. Relative Zellbezüge enthalten Spaltenbuchstaben und Zeilennummern, z.b. C14, und werden beim Kopieren stets in Kopierrichtung angepasst. Soll beim Kopieren keine Anpassung erfolgen, müssen Sie so genannte absolute Zellbezüge in die Formel schreiben. Dazu fügen Sie vor dem Spaltenbuchstaben und der Zeilennummer das $-Zeichen ein. Wenn in der Formel aus Zelle D16 stets die Summe der Zellen C10:C14 stehen soll, unabhängig davon, wohin die Formel kopiert wird, dann geben Sie die Formel folgendermaßen ein: =SUMME($C$10:$C$14) TIPP Wenn Sie Formeln mit absoluten Zellbezügen oder benannten Bereichen kopieren, findet keine Anpassung der Zellbezüge statt. In der Bearbeitungsleiste von Excel 2007 können Sie relative Zellbezüge ganz schnell in absolute und umgekehrt umwandeln. Markieren Sie dazu den Zellbezug in der Bearbeitungsleiste und drücken Sie so oft (F4), bis die gewünschte Bezugsart angezeigt wird. Folgende vier Bezugsarten sind möglich: Relative Spalte und relative Zeile (z.b. C4) Absolute Spalte und absolute Zeile (z.b. $C$4) 72

11 Relative Spalte und absolute Zeile (z.b. C$4) Absolute Spalte und relative Zeile (z.b. $C4) 4 In der folgenden Übung geben Sie eine Formel ein und überarbeiten sie durch Hinzufügen weiterer Zellen. Außerdem erstellen Sie eine Formel mit einem Tabellenbezug sowie mit einem relativen Zellbezug und wandeln diesen in absolute Bezüge um. VERWENDEN SIE für diese Übung die Datei ITAusgaben, die Sie im Ordner Dokumente\Microsoft Press\Excel 2007 Training\04_Formeln finden. ÖFFNEN SIE die Datei ITAusgaben. 1 Zeigen Sie das Arbeitsblatt Zusammenfassung an, geben Sie in Zelle F9 =C4 ein und drücken Sie ( ). In F9 wird der Wert ,00 angezeigt. 2 Markieren Sie Zelle F9, löschen Sie in der Bearbeitungsleiste die vorhandene Formel und geben Sie =su ein. In der Liste von AutoVervollständigen-Formel werden die Funktionen angezeigt, deren Name mit su beginnt. 3 Klicken Sie in der Liste auf den Eintrag SUMME und drücken Sie (ÿ). In der Bearbeitungsleiste steht nun der Eintrag =SUMME(. 4 Markieren Sie den Zellbereich C3:C8, geben Sie eine schließende runde Klammer ein und drücken Sie ( ). Die Formel in der Bearbeitungsleiste lautet nun =SUMME(C3:C8), und in Zelle F9 wird der Wert ,00 angezeigt. 5 Geben Sie in Zelle F10 =SUMME(C4:C5) ein und drücken Sie ( ). 6 Markieren Sie Zelle F10 und anschließend in der Bearbeitungsleiste den Zellbezug C4 und drücken Sie dann (F4). Der Zellbezug wird in einen absoluten Bezug umgewandelt ($C$4). 7 Markieren Sie in der Bearbeitungsleiste den Zellbezug C5, drücken Sie (F4) und dann ( ). Der Zellbezug wird in einen absoluten Bezug umgewandelt ($C$5). 8 Klicken Sie unten in der Blattregisterleiste auf die Blattregisterkarte Juni. Das Arbeitsblatt Juni wird angezeigt. 9 Geben Sie in F13 =SUMME(J ein. In der Liste von AutoVervollständigen-Formel wird der Name der Tabelle JuniZusammenfassung angeboten. 73

12 4 10 Klicken Sie auf den Eintrag und drücken Sie (ÿ). Excel 2007 erweitert die Formel folgendermaßen: =SUMME(JuniZusammenfassung 11 Geben Sie [ ein, wählen Sie in der Liste von AutoVervollständigen-Formel den Eintrag Ausgaben und drücken Sie (ÿ). Excel 2007 erweitert die Formel folgendermaßen: =SUMME(JuniZusammenfassung[Ausgaben 12 Geben Sie ]) ein, um die Formel abzuschließen, und drücken Sie ( ). In Zelle F13 wird der Wert angezeigt. SCHLIESSEN SIE die Datei ITAusgaben und speichern Sie ggf. die Änderungen. Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen Eine weitere Einsatzmöglichkeit von Formeln ist die Anzeige von Meldungen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Angenommen, der Marketingleiter der Blitzkurier AG möchte die Zahlen der Kunden prüfen, deren Auftragsvolumen im letzten Jahr über lag. Hierzu benötigt er eine so genannte bedingte Formel, die mit der Funktion WENN erstellt wird. Klicken Sie hierzu auf die Zelle, die die Formel enthalten soll, und öffnen Sie das Dialogfeld Funktion einfügen. Wählen Sie dort aus den verfügbaren Funktionen die Funktion WENN aus und klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Funktionsargumente wird geöffnet. 74

13 4 Im Fall der Funktion WENN werden im Dialogfeld Funktionsargumente drei Felder angezeigt: Prüfung, Dann_Wert und Sonst_Wert. Im Feld Prüfung wird die Bedingung formuliert. Wenn die Rechnungen des Kunden in Zelle G8 addiert sind, so lautet die Bedingung G8> Nach der Bedingungsabfrage soll eine Meldung angezeigt werden, aus der hervorgeht, ob die Konditionen für das Unternehmen geprüft werden sollen oder nicht. Hierzu schreiben Sie je eine Meldung in Anführungszeichen in das Feld Dann_Wert und Sonst_Wert. Ist die Bedingung erfüllt, könnten Sie beispielsweise die Meldung Kunde mit hohem Auftragsvolumen Konditionen prüfen anzeigen lassen, ansonsten die Meldung Konditionen noch nicht prüfen. Excel 2007 enthält fünf neue bedingte Funktionen, mit denen Sie Daten auswerten können: WENNFEHLER zeigt einen bestimmten Wert an, wenn eine Formel als Ergebnis einen Fehlerwert enthält, und einen anderen Wert, wenn die Formel keinen Fehler verursacht. MITTELWERTWENN ermittelt den Mittelwert von Werten in einem Zellbereich, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. MITTELWERTWENNS ermittelt den Mittelwert von Werten in einem Zellbereich, die mehrere Bedingungen erfüllen. SUMMEWENNS ermittelt die Summe von Werten in einem Zellbereich, die mehrere Bedingungen erfüllen. ZÄHLENWENNS ermittelt die Anzahl von Werten in einem Zellbereich, die mehrere Bedingungen erfüllen. Mit der Funktion WENNFEHLER können Sie anstelle einer Standardfehlermeldung von Excel 2007 eine eigene Fehlermeldung anzeigen lassen. Angenommen, Sie möchten in Zelle G8 der Tabelle Kunden eine Kundennummer mit der Funktion SVER- WEIS nachschlagen. Die hierfür benötigte Formel könnte folgendermaßen aussehen: 75

14 4 =WENNFEHLER(SVERWEIS(G8;Kunden;2;falsch);"Kunde nicht gefunden"). Wenn die Funktion eine Übereinstimmung für die Kundennummer in Zelle G8 findet, wird der Kundenname ausgegeben, ansonsten die Meldung Kunde nicht gefunden. Die Funktion MITTELWERTWENN ist eine Variation aus den Funktionen ZÄHLEN- WENN und SUMMEWENN. Um eine Formel mit der Funktion MITTELWERTWENN zu erstellen, definieren Sie den zu prüfenden Bereich und legen die Bedingung sowie bei Bedarf den Bereich fest, aus dem die Werte entnommen werden sollen. Im Arbeitsblatt der folgenden Abbildung werden für jede Kundennummer der Kundenname, die Region und das Auftragsvolumen aufgelistet. Wenn Sie nun den Mittelwert des Auftragsvolumens von Kunden aus Hamburg ermitteln möchten, geben Sie die Formel =MITTELWERTWENN(D3:D6; "=Hamburg";E3:E6) ein. Mit den Funktionen MITTELWERTWENNS, SUMMENWENNS und ZÄHLENWENNS können im Unterschied zu den Funktionen MITTELWERTWENN, SUMMEWENN und ZÄHLENWENN mehrere Bedingungen definiert werden. Wenn Sie beispielsweise die Summe aller Aufträge, die oder mehr betragen, von Firmen in Hamburg berechnen möchten, schreiben Sie die folgende Formel: =SUMME- WENNS(E3:E6;D3:D6;"=Hamburg";E3:E6;">=100000") In den beiden Funktionen MITTELWERTWENNS und SUMMEWENNS wird zunächst der Datenbereich angegeben, mit dem gerechnet werden soll. Danach werden die Datenbereiche und die Bedingungen aufgelistet, die auf die Datenbereiche angewendet werden sollen. Die Syntax sieht also folgendermaßen aus: =MITTELWERT- WENNS(Datenbereich;Kriterienbereich1;Kriterien1; Kriterienbereich2;Kriterien2 ) 76

15 Die Funktion ZÄHLENWENNS, die keine Berechnung durchführt, benötigt keine Datenbereichsangabe; Sie definieren lediglich die Kriterienbereiche und ihre Kriterien. Angenommen, Sie möchten die Anzahl der Kunden aus Hamburg ausgeben lassen, deren Auftragsvolumen mindestens beträgt. Dies ist mit folgender Formel möglich: =ZÄHLENWENNS(D3:D6;"=Hamburg";E3:E6;">=100000") In der folgenden Übung erstellen Sie eine bedingte Formel, die eine Meldung ausgibt, wenn die Bedingung erfüllt ist. Außerdem berechnen Sie den Mittelwert von Werten, die eine Bedingung erfüllen, und summieren Werte, die zwei Bedingungen erfüllen. VERWENDEN SIE für diese Übung die Datei Paketkosten, die Sie im Ordner Dokumente\Microsoft Press\Excel 2007 Training\04_Formeln finden. ÖFFNEN SIE die Datei Paketkosten. 1 Geben Sie in der Zelle G3 die Formel =WENN(F3>=35000;"=Rabatt";"Kein Rabatt") ein und drücken Sie ( ). Wenn der Wert in Zelle F3 mindestens beträgt, wird in Zelle G3 der Eintrag Rabatt, ansonsten Kein Rabatt angezeigt. 2 Klicken Sie auf G3 und ziehen Sie das Ausfüllkästchen bis zu Zelle G14. Die Formel wird in den Zellbereich G4:G14 kopiert. Beim Kopieren werden die Zelladressen angepasst. 4 77

16 4 3 Geben Sie in Zelle I3 die Formel =MITTELWERTWENN(C3:C14;"=Paket";F3:F14) ein. Excel 2007 gibt als Wert für die durchschnittlichen Paketkosten ,50 aus. 4 Geben Sie in Zelle I6 die Formel =SUMMEWENNS(F3:F14;C3:C14;"=Umschlag"; E3:E14;"=International") ein. Excel 2007 gibt als Wert für die internationalen Briefkosten ,00 aus. SCHLIESSEN SIE die Datei Paketkosten und speichern Sie ggf. die Änderungen. Fehler in Berechnung suchen und korrigieren Mithilfe von Berechnungen können Sie, wie Sie weiter oben gesehen haben, Ihre Daten sinnvoll auswerten. Es ist zwar durchaus möglich, dass sich Fehler in Ihre Formeln einschleichen, Excel 2007 unterstützt Sie aber bei der Suche nach den Fehlerquellen, indem es die Zellen anzeigt, auf die sich eine Formel bezieht, und in einer Fehlermeldung die Fehlerart näher bezeichnet. Das Prüfen eines Arbeitsblattes auf Formelfehler wird als Überwachung bezeichnet. Excel 2007 kennzeichnet Fehler auf verschiedene Arten. Zum einen wird in der Zelle, in der die Formel steht, ein Fehlercode generiert. In der folgenden Abbildung wird beispielsweise in Zelle F13 der Fehlercode #NAME! angezeigt. 78

17 4 Wenn Sie auf eine Zelle mit Fehlercode klicken, wird die Fehlerschaltfläche angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste mit Optionen angezeigt, die Informationen über den Fehler liefern und Sie bei der Fehlerbehebung unterstützen. In der folgenden Tabelle sind die häufig auftretenden Fehlercodes zusammengefasst. Fehlercode Beschreibung ##### Die Spalte ist nicht breit genug zur Anzeige des Wertes. #WERT! #NAME? #BEZUG! #DIV/0! Die Formel enthält ein falsches Argument (etwa einen Text, wenn stattdessen der Wert WAHR oder FALSCH dort stehen sollte). Die Formel enthält Text, den Excel nicht erkennen kann (etwa einen unbekannten benannten Bereich). Die Formel verweist auf eine nicht vorhandene Zelle (was passieren kann, wenn eine Zelle gelöscht wurde). Die Formel versucht, durch 0 zu dividieren. 79

18 4 Sie können einen Formelfehler jedoch auch suchen, indem Sie prüfen, ob die richtigen Zellen die Werte für die Formel liefern. Angenommen, Sie möchten die Summe aller Zustellungen einer Serviceebene berechnen, nehmen in der Formel aber versehentlich Bezug auf die Bezeichnungen der Serviceebene und nicht auf die Mengen. In einem solchen Fall kann die Anzeige der so genannten Vorgänger der Zelle, nämlich der Zellen, die die Werte für das Ergebnis liefern, die Fehlerquelle aufzeigen. Um die Vorgänger anzuzeigen, zeichnet Excel 2007 eine blaue Linie von den Vorgängerzellen zu aktuellen Zelle. Wenn sich eine Formel auf einen Wert in einer bestimmten Zelle bezieht, können Sie alternativ dazu die Nachfolger anzeigen lassen. Angenommen, Sie möchten die Summe des täglichen Paketvolumens einer Region in einer Formel verwenden, die wiederum den Mittelwert für täglich zugestellte Pakete nach Region berechnet. In diesem Fall klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Spur zum Nachfolger. Excel 2007 zeichnet dann eine blaue Linie von der aktiven Zelle mit der Formel zu der Zelle, deren Formel sich auf einen Wert in der aktiven Zelle bezieht. Handelt es sich bei den Zellen, auf die Pfeile zeigen, nicht um die korrekten Zellen, blenden Sie die Pfeile wieder aus und korrigieren die Formel entsprechend. Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Pfeile entfernen. Manche Benutzer bevorzugen bei der Fehlersuche die Anzeige der Elemente eines Formelfehlers in Form von Text im Dialogfeld Fehlerüberprüfung. Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Fehlerüberprüfung, um dieses Dialogfeld anzuzeigen. Dort werden der 80

19 Fehler und die Formel der Zelle angezeigt, in der der Fehler auftritt. Mithilfe der Steuerelemente im Dialogfeld können Sie schrittweise durch die Formelberechnung blättern. Sie können den Fehler ignorieren oder zum nächsten bzw. vorherigen Fehler wechseln. Und wenn Sie im Dialogfeld auf die Schaltfläche Optionen klicken, können Sie in den Excel-Optionen, die Definition dessen ändern, was Excel 2007 als Fehler erkennt und was nicht. 4 TIPP Es kann manchmal nützlich sein, im Dialogfeld Excel-Optionen das Kontrollkästchen Formeln, die sich nicht auf alle Zellen im Bereich beziehen zu deaktivieren (siehe obige Abbildung). Sie können dann Formeln erstellen, in denen nicht jeder Wert einer Zeile oder Spalte (oder eines rechteckigen Bereichs) in die Formel aufgenommen wird, ohne dass Excel 2007 eine Fehlermeldung ausgibt. Wenn Sie lediglich das Ergebnis einer Formel schrittweise anzeigen möchten und die vielseitigen Werkzeuge des Dialogfeldes Fehlerüberprüfung nicht benötigen, dann klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Formelauswertung. Das Arbeiten mit diesem Dialogfeld bietet sich vor allem dann an, wenn eine Formel zwar zu keiner Fehlermeldung führt, aber dennoch nicht die erwarteten Ergebnisse anzeigt. Zu guter Letzt gibt es zur Fehlersuche in Formeln noch das Überwachungsfenster, in dem Sie den Formelwert einer Zelle Ihrer Arbeitsmappe überwachen können. Angenommen, eine Formel verwendet Werte aus anderen Arbeitsblättern oder sogar aus 81

20 4 anderen Arbeitsmappen. Sie können dann die Zelle, die die Formel enthält, im Überwachungsfenster überwachen, während Sie in den anderen Arbeitsblättern oder -mappen Werte verändern. Um eine Überwachung zu starten, klicken Sie auf die zu überwachende Zelle und danach auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Überwachungsfenster. In diesem Fenster klicken Sie dann auf die Schaltfläche Überwachung hinzufügen. Sobald Sie einen neuen Wert in die Zelle eingeben, auf die sich die überwachte Zelle bezieht, wird das neue Ergebnis im Überwachungsfenster angezeigt. Wenn Sie die Überwachung beenden möchten, markieren Sie im Überwachungsfenster die entsprechende Überwachung und klicken dann auf die Schaltfläche Überwachung löschen. In der folgenden Übung setzen Sie die Formelüberwachungsmöglichkeiten von Excel 2007 ein, um Fehler in Formeln zu suchen und zu korrigieren. VERWENDEN SIE für diese Übung die Datei KettenfördererAngebot, die Sie im Ordner Dokumente\ Microsoft Press\Excel 2007 Training\04_Formeln finden. ÖFFNEN SIE die Datei KettenfördererAngebot. 1 Klicken Sie auf Zelle D20. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Überwachungsfenster. Das Überwachungsfenster wird geöffnet. 3 Klicken Sie auf Überwachung hinzufügen und im Dialogfeld Überwachung hinzufügen auf Hinzufügen. D20 wird in das Überwachungsfenster eingefügt. 82

21 4 Klicken Sie auf D8. 4 Die Formel =SUMME(C3:C7) wird in der Bearbeitungsleiste angezeigt. 5 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Spur zum Vorgänger. Ein blauer Pfeil zeigt von D8 zum Zellbereich C3:C7. So können Sie sofort erkennen, dass die Berechnungen in Zelle D8 auf den Werten der Zellen C3:C7 basieren. 6 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Pfeile entfernen. Der blaue Pfeil wird ausgeblendet. 7 Klicken Sie auf Zelle A1. 8 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Fehlerüberprüfung. Das Dialogfeld Fehlerüberprüfung wird geöffnet. 83

22 4 9 Klicken Sie auf Weiter. Excel 2007 zeigt eine Meldung, dass die Überprüfung abgeschlossen ist. Das heißt, es befinden sich keine weiteren Formelfehler in der Mappe. 10 Klicken Sie auf OK. Das Dialogfeld Fehlerüberprüfung wird geschlossen. 11 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf den Pfeil neben der Schaltfläche Fehlerüberprüfung und anschließend auf den Eintrag Spur zum Fehler. Blaue Pfeile werden eingefügt, die von den Zellen C12 und D19 auf Zelle 21 zeigen. Diese Pfeile zeigen, dass die Verwendung der Werte (bzw. der nicht vorhandenen Werte) in den angegebenen Zellen den Fehler in Zelle D21 verursacht. 12 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Pfeile entfernen. Die blauen Pfeile werden ausgeblendet. 13 Löschen Sie in der Bearbeitungsleiste die Formel, geben Sie =C12/D20 ein und drücken Sie ( ). In Zelle D21 wird der Wert 14% angezeigt. 14 Klicken Sie auf Zelle D Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Formelauswertung. Das Dialogfeld Formel auswerten wird geöffnet. Es zeigt die Formel aus Zelle D21 an. 16 Klicken Sie dreimal auf die Schaltfläche Auswerten, um durch die Formelberechnung zu blättern, und anschließend auf die Schaltfläche Schließen. Das Dialogfeld Formel auswerten wird geschlossen. 84

23 17 Klicken Sie im Überwachungsfenster auf den Überwachungseintrag Klicken Sie auf die Schaltfläche Überwachung löschen. Die Überwachung wird entfernt. 19 Klicken Sie auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung auf die Schaltfläche Überwachungsfenster. Das Überwachungsfenster wird geschlossen. SCHLIESSEN SIE die Datei KettenfördererAngebot; speichern Sie ggf. die Änderungen. SCHLIESSEN SIE Excel. Zusammenfassung Sie können einen Zellbereich bei der Formeleingabe in die Formel einfügen, indem Sie die Formel schreiben und an der gewünschten Formelstelle den entsprechenden Zellbereich mit der Maus markieren. Mithilfe von benannten Bereichen können Sie auf einen Zellbereich durch die einfache Angabe des Namens Bezug nehmen. Und genauso können Sie sich auch mit Tabellennamen auf einen gesamten Tabellenbereich oder auf eine oder mehrere Tabellenspalten beziehen. Verwenden Sie beim Schreiben von Formeln absolute Zellbezüge (z.b. $A$1), wenn die Formel beim Kopieren nicht an die neue Position angepasst werden soll. Arbeiten Sie mit relativen Bezügen (z.b. A1), wenn die Anpassung der Zellbezüge beim Kopieren der Formel erwünscht ist. Anstatt eine Formel komplett selbst zu schreiben, lassen Sie sich dabei vom Dialogfeld Funktion einfügen unterstützen. Vollziehen Sie im Überwachungsfenster nach, wie sich der Wert einer Zelle, die sich auf andere Zellen bezieht, ändert. Mit Spur zum Nachfolger zeigen Pfeile auf die Formelzellen, die sich auf den Wert in der aktiven Formelzelle beziehen. Mit Spur zum Vorgänger erkennen Sie die Zellen, die Werte für die Formel in der aktiven Zelle liefern. Im Dialogfeld Formel auswerten können Sie schrittweise durch die Berechnung einer Formel blättern. Im Dialogfeld Fehlerüberprüfung stehen noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung, Fehler in Formeln zu suchen und zu korrigieren. 85

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