REGISAFE-Service-Packs 4.3

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1 Service-Packs 4.3 REGISAFE-Service-Packs 4.3 Allgemeines zu Service-Packs und Patches Ein Service-Pack (kurz: SP) für eine freigegebene REGISAFE-Version bündelt die momentan verfügbaren Patches zu einem neuen Programmstand. Dadurch entsteht eine Programmversion, die dem zuletzt freigegebenen Programmstand entspricht, lediglich ergänzt um dringend erforderlich gewordene Korrekturen/Funktionsverbesserungen. Service-Pack (engl.: Wartungspaket) ist ein von vielen Software-Herstellern verwendeter Begriff für die Zusammenstellung von Patches zur Aktualisierung ihrer Software-Produkte. Patches korrigieren in der Regel nur einen einzigen Fehler. Service-Packs fassen einzelne Patches zu einer einzigen Installation zusammen. Service-Packs sind kumuliert, das heißt, sie fassen auch die Aktualisierungen vorheriger Service-Packs zusammen (z.b. enthält Service-Pack für REGISAFE alle Korrekturen der Service-Packs und ). Installation von Service-Packs REGISAFE-Service-Packs können auf zwei verschiedene Weisen installiert werden: Am IQ-Server den Befehl Steuerung AutoUpdate durchführen aufrufen. REGISAFE prüft dann automatisch, ob ein neues Service-Pack vorhanden ist und installiert dieses. REGISAFE und den IQ-Server beenden (am besten außerhalb der Arbeitszeiten) und eine Installation mithilfe einer entsprechenden CD durchführen.

2 Service-Packs 4.3 Freigabe von Service-Packs zu REGISAFE : : : : : :

3 Service-Packs 4.3 Änderungen der einzelnen Service-Packs Im Folgenden finden Sie eine Zusammenstellung der Änderungen und Neuerungen der bisher vorhandenen Service-Packs gegenüber der ursprünglichen Version REGISAFE 4.3. Service-Pack Service-Pack Service-Pack Service-Pack Service-Pack Service-Pack

4 Service-Pack Service-Pack Schriftgutverwaltung & Microsoft-Word-Integration o Beim Ablegen von MSG-Dateien (z.b. per Drag&Drop aus Outlook) wurden diese nicht richtig verarbeitet, wenn der Nachrichten-Inhalt HTML-codiert ist. o Wurde ein optionales Erweiterungs-Makro der Microsoft-Word-Integration (z.b. "DateitypDOCSpeichernInREGISAFE") unter Word 2003 und älter gestartet, dann erschien lediglich eine Fehlermeldung und das Makro wurde nicht ausgeführt. Adressverwaltung o Bei der Konvertierung der "alten" Ansprechpartner in separate Ansprechpartner-Adressen, die im Rahmen des Updates von 4.2 auf 4.3 automatisch durchgeführt wird, konnte es zu folgendem Fehler kommen: der Inhalt des Feldes "Name2" einer Firmen-Adresse wurde fälschlicherweise in weitere, in der Folge verarbeitete Firmen-Adressen übernommen. Datei-Konverter o Bei der Konvertierung von Bilddateien (z.b. für die Volltext-Recherche) konnte der Speicherverbrauch unter Umständen so stark ansteigen, dass der IQ-Server nicht mehr gearbeitet hat. Workflow o Wenn in einer Arbeitsschritt-Gruppierung mit paralleler Abarbeitung mehrere Unter-Gruppierungen mit sequenzieller Abarbeitung enthalten sind, dann wurde bisher nach Ausführung der Arbeitsschritte aus der letzten Unter-Gruppierung mit Arbeitsschritten außerhalb der parallelen Gruppierung 4

5 Service-Pack o o fortgefahren, selbst wenn nicht alle Unter-Gruppierungen abgeschlossen waren. Wenn in einer Arbeitsschritt-Gruppierung mit paralleler Abarbeitung mehrere Unter-Gruppierungen enthalten sind und davon die letzte ebenfalls mit paralleler Abarbeitung, dann wurde nach Ausführung der Arbeitsschritte aus der letzten Unter-Gruppierung nicht mit dem folgenden Arbeitsschritt fortgefahren, wenn sich dieser außerhalb der übergeordneten Arbeitsschritt-Gruppierung befindet. Wenn in einer Arbeitsschritt-Gruppierung mit paralleler Abarbeitung mehrere Unter-Bearbeitungswege eingefügt werden sollten (definiert im Workflow-Editor mit "Unter-Bearbeitungsweg (vorhandenen einfügen)", dann wurden beim Starten der Arbeitsschritt-Gruppierung unter bestimmten Umständen nicht alle Unter-Bearbeitungswege mitgestartet. Kommunalpaket o In der Version 4.2 war es möglich, eine Vorgangskennung für eine Personalakte manuell zu vergeben. In der 4.3 wurde beim Speichern der Akte die Vorgangskennung automatisch gefüllt und anschließend war keine Änderung der Vorgangskennung mehr möglich. Da dieses Verhalten in bestimmten Situationen Probleme verursacht hat, musste es nun wie folgt abgeändert werden: Die Vorgangskennung ist wieder editierbar und wird nur dann automatisch vergeben, wenn sie nicht zuvor vom Benutzer individuell angepasst wurde. KommunalPLUS Bautagebuch/Baugenehmigung o Bei Verwendung der Module KommunalPLUS Bautagebuch oder Baugenehmigung erschien beim Starten des IQ-Servers unter Umständen eine Fehlermeldung. o Wurde eine Bauakte über den Arbeitsschritt "Bauakte anlegen" aus einem Grundstück heraus angelegt, so wurde das Aktenzeichen des Grundstücks nicht automatisch in das Feld "Aktenzeichen" der Bauakte übernommen. 5

6 Service-Pack KommunalPLUS Gewerbe o Eine Gewerbeakte konnte nicht abgemeldet werden, wenn keine der eingetragenen Personen im Haupterwerb für den Betrieb tätig ist. Dies ist jetzt nur noch der Fall, wenn es sich um eine AG handelt, wie es vom Statistischen Bundesamt vorgegeben ist. KommunalPLUS Sitzung o Bei Verwendung der Module KommunalPLUS Bautagebuch oder Baugenehmigung erschien beim Starten des IQ-Servers eine Fehlermeldung. o Die Textformularfelder "KP_SI_<Funktion>" für Teilnehmer mit einer besonderen Funktion in einer Sitzung, wurden nach dem Update auf REGISAFE 4.3 nicht mehr gefüllt. o Beim Erstellen eines alternativen Beschlussprotokolls wurden nicht die Daten aus den zuvor erzeugten alternativen Beschlüssen verwendet, sondern aus den "normalen" Beschlussdokumenten. Außerdem wurden die alternativen Beschlüsse anschließend nicht gelöscht. KommunalPLUS Stellenbesetzung o Bei der automatischen Erzeugung von Personalakten nach der Zusage an Stellenbewerber kam es zu Problemen, wenn es bereits Personalakten mit der gleichen Vorgangskennung gab (z.b. durch den gleichen Namen o.ä.). Nun wird eine Nummerierung bis maximal 99 durchgeführt, wenn die Vorgangskennung gleich sein sollte. 6

7 Service-Pack Service-Pack Mail/Wiedervorlage mit Microsoft Outlook (MAPI) Optimierung der Outlook-Unterstützung: Serverseitig: Bisher musste bei zentraler Mailverarbeitung am IQ-Server via MAPI für jeden REGISAFE-Benutzer ein eigenes Mail-Profil vorhanden sein. Künftig gibt es stattdessen nur noch ein Profil "REGISAFE". In diesem Mail-Profil müssen die einzelnen Mail-Konten für die REGISAFE-Benutzer angelegt und sogenannten Senden- Empfangen-Gruppen zugeordnet werden. Werden nun am IQ-Server s abgerufen, so werden die Namen der Senden-Empfangen-Gruppen mit den Namen der REGISAFE-Benutzer verglichen und entsprechend zugeordnet. Ist also in einer Senden-Empfangen-Gruppe "Wichtig, Willi" das -Konto von zugeordnet, so werden s an diese Adresse dem REGISAFE-Benutzer "Wichtig, Willi" zugeordnet. Clientseitig: Die Funktionalität wurde so geändert, dass auf der Client-Seite mehrere Profile hintereinander gesendet und empfangen werden können. Dies erfordert keine Änderung in den Einstellungen bestehender REGISAFE-Installationen mit dezentraler Mailverarbeitung, stellt aber sicher, dass auch mit der neuen Outlook-Unterstützung spezielle Mail-Profile, wie sie z.b. für das Modul "Gt-Info Import" erforderlich sind, korrekt arbeiten. o Bei der Übernahme von Dateianhängen konnten in Dateinamen unerlaubte Zeichen enthalten sein. Entsprechende Dateianhänge konnten in der Mail/Wiedervorlage nicht geöffnet werden. Die unerlaubten Zeichen werden künftig durch Unterstriche ersetzt. o UTF-8-kodierte HTML-Seiten wurden in der Mail/Wiedervorlage nicht korrekt angezeigt. o Das Senden und Empfangen vom externen Mails in der Mail/Wiedervorlage über GroupWise 8 funktionierte seit dem Update auf REGISAFE 4.3 nicht mehr. Es erschien die Fehlermeldung, dass "kein Mail-Profil vorhanden" sei. 7

8 Service-Pack Adressverwaltung o Bei der mit dem Update auf die Version 4.3 obligatorischen Konvertierung von Ansprechpartnern aus Firmen/Verwaltungs-Adressen in eigenständige Ansprechpartner-Adressen traten verschiedene Detailprobleme auf. Diese Konvertierung betrifft generell nur Kunden, die in der Version 4.2 noch nicht mit separaten Ansprechpartner-Adressen gearbeitet haben. PDF/A-Konverter Image Compressor o Bei der Konvertierung von Schriftstücken mit Barcode, bei denen der eingebettete Barcode in einer separaten EMF-Datei gespeichert war, fehlte anschließend der Barcode in der PDF-Datei. Gt-Info Import o Die System-Einstellung "Gt-Info Zusätzliches Aktenzeichen" musste immer dann gefüllt werden, wenn die System-Einstellung "Schriftgutverwaltung Aktenzeichen erforderlich" aktiviert war. Dies ist jedoch nicht notwendig, da das Aktenzeichen bereits aus dem Betreff der Gt-Info ermittelt wird. Nur wenn die zusätzliche Ablage in einem weiteren Aktenzeichen gewünscht ist, wird die System-Einstellung "Gt-Info Zusätzliches Aktenzeichen" benötigt. Scan-Lösung für Kfz-Zulassungsstellen o Beim automatisierten Anlegen von Kfz-Akten wurde in manchen Fällen die Konfiguration des Formats für die Vorgangskennung nicht korrekt interpretiert, wenn diese die Variablen "[Buchstaben]", "[BuchstabenV]" oder "[BuchstabenH]" enthielt. 8

9 Service-Pack Datenbank o Der Abbruch der Reorganisation nach einem IQ-Server-Neustart konnte zu einer Zugriffsverletzung führen. -Integration o Die Ablage von EML-Dateien (z.b. aus dem Mail-Programm David heraus) hat nicht funktioniert. KommunalPLUS Allgemein o Beim Erstellen einer Rechnung wird zunächst der Gebührendialog geöffnet. Dabei erschien unter bestimmten Umständen die Meldung "Suche nicht möglich, da der Datensatztyp 'Liste_Belegungsplan_Gebühren' nicht existiert." KommunalPLUS Ratsinformation o Wurde die Markierung "Veröffentlichung verbieten" im Detailreiter "Ratsinformation" einer Sitzungsvorlage gesetzt, erschien bei beim Ausführen des Befehls "Schriftstücke freigeben" eine QScript-Fehlermeldung. o Wurden für einzelne Adressen bestimmte Felder von der Veröffentlichung im öffentlichen Bereich ausgenommen, wurden die Inhalte dieser Felder trotzdem veröffentlicht. o Wenn das Modul "Verwaltungseinheiten" NICHT eingesetzt wird, erschienen im Protokoll des IQ-Servers unsinnigerweise bei einer Veröffentlichung Fehlermeldungen wegen fehlender Angaben zu Verwaltungseinheiten. 9

10 Service-Pack KommunalPLUS Sitzung o Beim Ändern einzelner Zusatzdaten von Adressen im Basis- Gremiumsverteiler wurde das interne Feld "Adresskennung" mit Semikolon statt Teiltrennzeichen gespeichert. Folgende Auswirkungen konnte dies haben: - Termine wurden nicht korrekt angezeigt - Tabellen der Teilnehmerfunktionen wurden nicht korrekt ermittelt o Beim Ausführen eines Arbeitsschrittes, bei welchem laut System-Einstellung "KommunalPLUS Sitzung Status der Sitzung zur Vergabe der Sitzungsnummer" die Sitzungsnummer vergeben wird, wurde die Sitzungsnummer IMMER neu vergeben, auch wenn bereits eine Sitzungsnummer vorhanden war. Schnittstelle zu Finanz+ (Frühes Scannen) o Nach dem Update auf REGISAFE 4.3 hat die Suche in Finanz+ (Frühes Scannen) nicht mehr funktioniert, da die speziell für diese Schnittstelle vorhandene Suchprogrammdatei beim Update nicht berücksichtigt wurde. 10

11 Service-Pack Service-Pack Benutzeroberfläche Farbmarkierungen Über folgenden Eintrag in der Konfigurationsdatei REGISAFE.ini kann die Farbe des Markierungsbalkens in Trefferlisten usw. festgelegt werden: [Benutzeroberfläche] Farbe:ListenSelektion = R,G,B Statt "R,G,B" werden die RGB-Werte, jeweils von angegeben. Beispiele: Farbe:ListenSelektion = 107,165,211 <= Ein blauer Wert (Standard) Farbe:ListenSelektion = 255,0,0 <= Roter Markierungsbalken Farbe:ListenSelektion = 0,0,0 <= Schwarzer Markierungsbalken Der INI-Eintrag gilt nur in Version 4.3 ab SP , für Version 4.4 ist eine andere Vorgehensweise zur Festlegung der Farben (konfigurierbare/auswählbare Farbpaletten) geplant. o Das Aufbauen von großen Listen (beispielsweise bei vielen aktuellen Mails/Wiedervorlagen) wurde beschleunigt. Gemeinsames für Aktenplan, Schriftgut, Dokumente, Bereiche, Teilakten/Vorgänge, Adressen usw. Beim Neuanlegen von Objekten wurde das Erben des Zugriffs von übergeordneten Objekten geändert: Bisher wurde der Zugriff nicht geerbt, wenn er (z.b. durch ein in der Reihenfolge vorher zugeordnetes Objekt oder durch manuelle Auswahl) bereits mit einem anderen Zugriff als "Alle Benutzer" gesetzt ist, jetzt wird er auch in diesem Fall geerbt. 11

12 Service-Pack o Wenn gemäß System-Einstellungen das Zugriffs-Feld (Feld "_Rechte") beim Ändern an untergeordnete Objekte vererbt werden sollte, dann wurde unter bestimmten Umständen auch dann eine Vererbung durchgeführt, wenn das Feld gar nicht geändert wurde. Adressverwaltung o Wurde eine Firmen-Adresse geändert, so konnte es passieren, dass die Felder, die in der System-Einstellung "Adressverwaltung - Ansprechpartner: Übernahme-Felder" eingestellt sind, nicht an die untergeordneten Ansprechpartner-Adressen übertragen wurden. Bandverwaltung o Der Befehl "Nächster Band" hat einen bestehenden Band nicht korrekt abgeschlossen und den nächsten Band angelegt. Stattdessen wurde der bestehende Band umbenannt. Künftig wird ein neuer Band angelegt und bei der Speicherung der bestehende Band geschlossen. Mail/Wiedervorlage Allgemein (externe s) o Externe s, die einen anderen Zeichensatz als UTF-8 oder ANSI verwenden, wurden bisher nach dem Empfang in der Mail/Wiedervorlage mit kryptischen Zeichen anstelle von Sonderzeichen dargestellt. o s mit ANSI-Kodierung, bei denen die Kodierung nicht aus dem Datensatz klar erkennbar ist, wurden in der Mail/Wiedervorlage mit dem UTF-8- Zeichensatz dargestellt. Beim späteren Beantworten wurden solche s dann aber wieder korrekt mit der ursprünglichen ANSI-Kodierung versendet. 12

13 Service-Pack Mail/Wiedervorlage mit Microsoft Outlook (MAPI) o Für das Senden/Empfangen von externen s mithilfe des IQ-Moduls "QInetRedemption" wurde mehrere Detailprobleme behoben: - Exchange-Absenderadressen wurden in Einzelfällen nicht korrekt aufgelöst - Bei der Übernahme von Adressen aus Outlook kam es vereinzelt dazu, dass das Senden/Empfangen externer s anschließend nicht mehr funktionierte - In der Betreffzeile einer von Outlook übernommenen Mail wurden in Einzelfällen Umlaute falsch angezeigt - Bei manchen Systemkonfigurationen konnte es vorkommen, dass s mehrfach eingelesen wurden - Beim Senden von s unter Outlook 2003 kam es kam es bei gesendeten Mails vereinzelt zu fehlerhaften Formatierungen Schriftgutverwaltung - Microsoft-Excel-Integration o Das Makro zum optionalen IQ-Modul "DateitypXLSSpeichernInREGISAFE" hat unter 64-Bit-Office-Systemen nicht funktioniert. Jetzt wurde es so umgestellt, dass es nun sowohl unter 32- als auch 64-Bit-Office-Systemen lauffähig ist. Schriftgut-Scanner o Da die Datei-Vorschau von gescannten PDF-Dateien abhängig vom Inhalt manchmal relativ langsam war, wurde der Ablauf zur Erstellung der Vorschau geändert: Statt jeweils die komplette Seite in die Vorschau zu laden, wird jetzt jeweils nur noch der sichtbare Bereich geladen. Auf diese Weise ist die Vorschau nun deutlich schneller. 13

14 Service-Pack o TIFF-Dateien aus S/W-Scans werden standardmäßig mithilfe einer internen Fax4-Kompression gespeichert. Dies kann in Einzelfällen zur Speicherung unbrauchbarer TIFF-Dateien führen (diese enthalten dann Streifen und andere Fehler). Für solche Fälle gibt es nun die Möglichkeit, die alternative Fax3- Kompression zu wählen, bei der diese Probleme nicht auftauchen. Allerdings sollte die Fax3-Kompression NUR dann verwendet werden, wenn die Fax4- Kompression Probleme macht, da sie einen ca. 3-fach höheren Speicherbedarf hat. Um die alternative Kompression zu verwenden, muss in der REGISAFE.ini folgender Eintrag gesetzt werden: [ImageManager] SWTIFFKomprimierung=G3. Datenbank o Bei der Indizierung von sehr langen Begriffen (Schlüsseln), die in vielen Datensätzen vorkommen, konnte es zu einer Zugriffsverletzung kommen. Als Folge hat z.b. das Versenden/Empfangen von Mails nicht mehr funktioniert. KommunalPLUS Friedhof o Bei der Dokumenterstellung durch die Funktionen "Abzuräumende Gräber..." und "Standsicherheitsprüfung..." wurde immer der Zugriff auf "Alle Benutzer" festgelegt. Ist in den System-Einstellungen allerdings festgelegt, dass es verboten ist, Dokumente mit diesem Zugriff anzulegen, konnten die Listen nicht erstellt werden. Es wird standardmäßig nun der Zugriff anhand der System-Einstellung "Zugriff auf Grabakten" gesetzt. 14

15 Service-Pack KommunalPLUS Gewerbe o Die Plausibilitätsprüfung für An- oder Abmeldung eines Gesellschafters bei Personengesellschaften wurde an die Vorgaben des Statistischen Bundesamtes angepasst. o Beim Druck von Meldebögen aus der Meldebogen-Sammlung heraus konnte es zu Überlagerungen der Einzeldrucke und teilweise zu Fehlermeldungen kommen, die das Weiterdrucken unmöglich gemacht haben. Die Druckfunktion wurde intern von Shell-Aufruf auf COM-Aufruf umgestellt, sodass Einzeldrucke nun ordnungsgemäß der Reihe nach abgearbeitet werden. KommunalPLUS Ratsinformation o Wurde eine Basis-Sitzung geöffnet, anschließend die Teilnehmerliste dieser Basis-Sitzung bearbeitet, gespeichert und geschlossen, direkt im Anschluss in der noch geöffneten Basis-Sitzung die RIS-Konfiguration bearbeitet, dann konnte es passieren, dass der Inhalt der RIS-Konfiguration verloren ging. In diesem Fall half nur noch, die Änderung der Basis-Sitzung durch Abbrechen zu beenden. o Wurde eine Person aus einem Gremiumsverteiler entfernt, welche noch in einem anderen Gremiumsverteiler zugeordnet war, dann wurde diese Person im Ratsinformationssystem gelöscht und anschließend neu angelegt. Durch dieses Neuanlegen erhalten die Gremiumsmitglieder unsinnigerweise ein neues Passwort und eine neue Begrüßungsmail. KommunalPLUS Sitzung o Beim Hinzufügen von mehreren TOPs mit Sitzungsvorlage in eine Tagesordnung wurden unter bestimmten Umständen falsche Vorgangskennungen oder Aktenzeichen in TOPs eingetragen. Dieses Problem trat auf, wenn die Vorgangskennung oder das Aktenzeichen bei einem Teil der Sitzungsvorlagen nicht gefüllt war. Für die entsprechenden TOPs wurden dann die Kennungen aus einer anderen Sitzungsvorlage übernommen. 15

16 Service-Pack o Beim Anlegen einer neuen Sitzung wird auch der Gremiumsverteiler neu erstellt als Kopie des Basis-Gremiumsverteilers. Dabei wurden z.t. auch Felder kopiert, die nur im Basis-Gremiumsverteiler von Bedeutung sind. Im Sitzungsverteiler dürfen die Felder nicht gefüllt sein, damit es bei der späteren Verarbeitung keine Probleme gibt. Schnittstelle zu DZ-Kommunalmaster - Ablage o Das Datenfeld "SAPDaten" wurde zwar in der Datenbank definiert, fehlte aber im Datensatzfenster. Schnittstelle zu KIRP - Ablage o Ist die System-Einstellung "KIRP Integration - Nur Soll-Buchung archivieren" aktiviert, konnte es passieren, dass die Ist-Buchungen statt der Soll- Buchungen archiviert wurden. Damit nun individuell das Kennzeichen für eine Soll-Buchung festgelegt werden kann, gibt es ab sofort eine neue System- Einstellung "KIRP Integration - Kennzeichen für Soll-Buchungen". Anhand dieser Einstellung kann nun die Soll-Buchung zweifelsfrei identifiziert werden. Schnittstelle zu newsystem kommunal Bei der neuen Suche aus newsystem kommunal mithilfe eines überwachten Verzeichnisses können auch unterschiedliche Mandanten in einem festgelegten Format mitgegeben werden. Wurde zu betreffenden Mandanten der Eintrag in der Auswahlfeld-Liste "newsystemkommunal-integration - Mandanten" mit Aktenzeichen hinterlegt, dann wird das Suchkriterium zusätzlich zur Belegnummer von REGISAFE automatisch um dieses Aktenzeichen erweitert. 16

17 Service-Pack Bislang gab es keine Möglichkeit eine Suche aus newsystem kommunal durchzuführen, wenn dieses Programm durch ein Rechenzentrum gehostet wird. Um dieses Problem zu umgehen, wurde eine neue Funktion definiert, welche am IQ-Server abläuft. Die Funktion überwacht, über ein festes Intervall einstellbar, einen Pfad, um eine von newsystem kommunal bereitgestellte XML-Datei auszulesen. Diese XML-Datei muss das Suchkriterium inkl. Anwenderkennung in einem festgelegten Format enthalten. Die Suchanfrage wird nach dem Einlesen am IQ-Server an den zugehörigen REGISAFE-Client weitergeleitet, welcher letztendlich das Suchergebnis anzeigt. Damit die Funktion genutzt werden kann, müssen folgende REGISAFE-System- Einstellungen in der Gruppe "newsystem-kommunal-integration" konfiguriert werden: - Suchanfragen: Austausch-Verzeichnis - Suchanfragen: Intervall - Suchanfragen: Zusatzdatenfeld für newsystem-kommunal-benutzer Details dazu entnehmen Sie den Tipps der Einstellungen! o War die System-Einstellung "newsystem kommunal Integration - Mandanten werden unterstützt" aktiviert, dann wurde die Auswahlfeld-Liste "newsystem kommunal Integration - Mandanten" nicht korrekt ausgelesen und ausgewertet. o Waren bei einem Kunden sowohl die Schnittstelle zu newsystem kommunal als auch die Schnittstelle zu newsystem kommunal DMS im Einsatz, dann wurde über die Zeitsteuerung immer nur der Import über eine der beiden Schnittstellen verarbeitet. o War beim Auslesen der Mandantendaten aus newsystem kommunal während der Archivierung von Schriftstücken ein Mandant in REGISAFE noch nicht angelegt, erschien eine Fehlermeldung wegen einer nicht registrierten QText- Nummer. 17

18 Service-Pack Schnittstelle zu newsystem kommunal DMS o Wurde aus newsystem kommunal DMS heraus nach den in REGISAFE archivierten Belegen gesucht, so ist diese Suche manchmal fehlgeschlagen. Grund war eine unvollständige Speicherung der im Schriftstück abgelegten Einzelbelege. Nach Installation des Service-Packs steht vorübergehend eine Korrekturfunktion am IQ-Server zur Verfügung, die fehlerhafte Schriftstücke auf Basis einer Infoma-Korrekturdatei bereinigt. Schnittstelle zu OK.FIS Wenn auf Basis der festgelegten Konfiguration beim Scannen von Belegen auch Teilakten angelegt werden sollten, denen die abgelegten Schriftstücke dann zugeordnet werden, ist das Anlegen der Teilakten manchmal fehlgeschlagen. Dies geschah immer dann, wenn in den Übergabedaten, aus denen die Vorgangskennung gebildet wurde, auch das Trennzeichen enthalten war, mit dem Teilakten untergliedert werden (i.d.r. "/"). 18

19 Service-Pack Service-Pack Client-Server-Kommunikation o Abgebrochene Verbindungen zwischen Client und Server konnten dazu führen, dass sich am Server zahlreiche dauerhaft offene Verbindungen ansammelten. Benutzerverwaltung o Wenn ein Benutzer über "Zusätzliche Zugriffsberechtigungen auf Gruppen/Benutzer" einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet ist, welche wiederum extrem viele Untergruppen besitzen, dauerte der Anmeldevorgang unverhältnismäßig lang. Gemeinsames für Aktenplan, Schriftgut, Dokumente, Bereiche, Teilakten/Vorgänge, Adressen usw. o o o Wurde der Ändern-Befehl aufgerufen und unmittelbar danach schnell die ESC- Taste gedrückt, noch bevor der Datensatz tatsächlich zum Ändern angezeigt wurde, dann blieb das zu ändernde Objekt in REGISAFE gesperrt und konnte nicht mehr bearbeitet werden. Erst nach einem Neustart von REGISAFE konnte das Objekt wieder bearbeitet werden. Ein in der Benutzer-Einstellung "Standard-Zugriff beim Neuanlegen" festgelegter Zugriff wurde nur dann verwendet, wenn kein Zugriff von einem zugeordneten Objekt (z.b. Aktenzeichen oder Teilakte/Vorgang) übernommen wird. Jetzt wird der in der Benutzer-Einstellung festgelegte Zugriff generell beim Neuanlegen vorgegeben. Nur wenn dort kein Zugriff bzw. "Alle Benutzer" festgelegt ist, wird der Zugriff von einem zugeordneten Objekt übernommen (sofern dies in der entsprechenden System-Einstellung "Felder beim Neuanlegen erben von..." festgelegt ist). Die Übertragung größerer Dateien bzw. Datenmengen zwischen Client und 19

20 Service-Pack o Server konnte unter einigen Systemumgebungen zu Problemen in der Client/Server-Kommunikation führen. Sind mehrere Datenlager eingerichtet, wurden u.u. nicht alle Treffer gefunden. Schriftgutverwaltung/Dokumentenverwaltung o Wenn ein neues Schriftstück aus einer Vorlage oder als Kopie eines anderen Schriftstücks erstellt wird, dann das neue Schriftstück im Anwendungsprogramm (z.b. Microsoft Word) bearbeitet und geschlossen wird und nun gleichzeitig zur Übertragung der Datei an den Server dieselbe Datei neu geöffnet wird, dann konnte es vorkommen, dass statt der bearbeiteten Datei die Ursprungsversion (also die Vorlage bzw. das kopierte Schriftstück) geöffnet wurde. o Wurde zu einem Schriftstück die Datei geändert, wurde im Aktivitätsprotokoll zusätzlich zu der Änderung der Datei eine Änderung des Zugriffs-Feldes protokolliert. o Wird über den Befehl "Als senden" eine Datei vor dem Senden konvertiert (Option "Kopie, konvertiert nach...") und ist in der REGISAFE- Installation ein separater Konvertierungs-Server im Einsatz, dann wurde an diesen Konvertierungs-Server nur die zu konvertierende Datei übertragen, nicht aber auch die weiteren Dateien des Schriftstücks/Dokuments. Dies hatte zur Folge, dass z.b. eingebettete Barcode-Grafikdateien bei der Konvertierung nicht vorlagen und die konvertierte Datei somit keine Barcodes enthalten hat. o Wenn Schriftstücke/Dokumente in ein Datenlager verschoben werden, welches einem anderen Dateispeicher zugewiesen ist, wurden die zugehörigen Dokument-Dateien bisher zwar in den neuen Dateispeicher übertragen, nicht aber aus dem ursprünglichen Dateispeicher entfernt. o Wenn eine Dokument-Datei nur zum Lesen geöffnet und die Datei dennoch geändert wird, konnte dies bisher dazu führen, dass die interne Dateispeicher-Verwaltung blockiert wurde: zukünftige Zugriffe auf den Dateispeicher (z.b. zum Öffnen oder Speichern einer Datei) konnten solange nicht mehr ausgeführt werden, bis REGISAFE neu gestartet wurde. o Beim Drucken von PDF-Dateien konnte es vorkommen, dass der hierfür aufgerufene Acrobat Reader eine Fehlermeldung angezeigt hat, dass die Datei nicht gefunden werden konnte. 20

21 Service-Pack Adressverwaltung o Die automatische Ergänzung/Aktualisierung des Ortsnamens bei Eingabe einer Postleitzahl im Datensatzfenster einer Adresse wurde so verbessert, dass die Vorgabe des Ortsnamens künftig noch genauer ist. o Die Auswahlfeld-Liste "Adressverwaltung - Länder" wurde aktualisiert. Die neuen und geänderten Einträge werden beim Neustart des IQ-Servers automatisch zur Verfügung gestellt. Außerdem wurde der Import der Länder so angepasst, dass das Zusatzfeld "EDIFACT_SchlüsselNr" (wichtig für die automatisierte Übersendung von Gewerbemeldungen mit KommunalPLUS Gewerbe) als Vergleichskriterium für bereits vorhandene Einträge verwendet wird. Anhand dieser Schlüsselnummer werden die Einträge künftig identifiziert und bei Änderungen aktualisiert. o Wenn über die Schaltflächen "Neu...", "Ändern..." und "Löschen" in einer Adresse der Art "Firma / Verwaltung / etc." eine Ansprechpartner-Adresse neu angelegt, bearbeitet oder gelöscht werden sollte, so wurden die dafür benötigten Berechtigungen dafür bisher nicht berücksichtigt. Mail/Wiedervorlage o Wenn das Modul "Schriftstück-Viewer" nicht installiert ist, wurde bei der Anzeige von Mails/Wiedervorlagen kein Nachrichten-Inhalt angezeigt. o Für den Empfang und Versand externer s unter 64-Bit-Systemen mithilfe des zusätzlichen IQ-Moduls QInetRedemption wurden diverse Problemstellungen gelöst. REGISAFE Web REGISAFE Web steht nun in einer erweiterten Version zum Zugriff auf in REGISAFE gespeicherte Daten zur Verfügung. Voraussetzung ist die Einrichtung eines integrierten Web-Servers (wie schon unter REGISAFE 4.3 möglich). Folgende Funktionen sind enthalten: 21

22 Service-Pack o o o o Öffnen der Benutzeroberfläche von REGISAFE Web in einem Internet-Browser Empfohlen sind: - Internet Explorer ab Version 10 - Mozilla Firefox ab Version 17 - Google Chrome ab Version 27 - Safari ab Version 6 (nur unter Apple-Betriebssystemen) Suchen, Finden und Anzeigen von Aktenzeichen, Teilakten/Vorgängen/Akten, Schriftstücken/Dokumenten, Sitzungen und Adressen Empfangen, Senden und Verwalten von Mails bei Einsatz des Moduls Mail/Wiedervorlage Anzeigen, Neuanlegen und Ändern von Terminen bei Einsatz des Moduls Terminkalender Web-Client o Wenn beim Beantworten einer HTML die Benutzereinstellung "Anlagen beim Beantworten zurücksenden" aktiv war wurde die Antwort als Nur-Text verfasst, die ursprüngliche Nachricht.htm Datei aber wieder mit versendet, sodass beim Empfänger der Antworttext gefehlt hat und er nur die ursprüngliche Nachricht gesehen hat, sofern der Empfänger der ebenfalls REGISAFE verwendete. o Wenn im Browser die Breite oder die Position einer Spalte einer Tabelle (z.b. Trefferliste) verändert wurde, dann konnte es passieren, dass der Web-Server die Sitzung beendete und daraufhin auch keine neue mehr geöffnet werden konnte. o Termine wurden im Browser nicht angezeigt, sofern das Text- oder das Notizfeld einen Backslash enthielt (ausgenommen '\r\n'). Darüber hinaus wurde im Browser auch in der kompletten ausgewählten Ansicht (Tag, Woche, Monat) nichts mehr angezeigt, sobald solch ein Termin enthalten war. o Es wurden immer zusätzlich die Termine von einem Tag über den ausgewählten Zeitraum hinaus übertragen. Beinhaltete dieser zusätzliche Tag einen Serientermin, so wurden alle Einzeltermine dieser Serie übertragen, wodurch die Übertragung sehr lange dauerte. 22

23 Service-Pack Registraturverwaltung Für eine Aktenanforderung/Wiedervorlage kann nun auch das "Datum des Schriftstücks" in einem separaten Feld eingegeben werden. Diese Angabe soll bei der Ausgabe eines umfangreichen Vorgangs dazu dienen, das betreffende Schriftstück näher zu bezeichnen und damit schneller zu finden. Das Datum wird auch in der Liste der Aktenanforderungen/Wiedervorlagen als eigene Spalte angezeigt. Das neue Feld wird nun dann angeboten, wenn die System-Einstellung "Datum des Schriftstücks verwalten" auf "Ja" gesetzt und der IQ-Server neu gestartet wurde. Bei Bedarf kann diese System-Einstellung von den einzelnen Benutzern mithilfe einer gleichnamigen Benutzer-Einstellung wieder deaktiviert werden. Wenn in einer Aktenart das individuelle Feld "VWR_Ablageort" vorhanden ist (auf Basis einer individuellen Programmierung - meist im Reiter "Aufbewahrung"), wird dieses auch in der Registraturverwaltung im Reiter Aktenanforderung/Wiedervorlagen für betreffende Akten als eigene Spalte angezeigt. Das individuelle Feld wird aber nur dann in der Registraturverwaltung angezeigt, wenn die System-Einstellung "Ablageort anzeigen" auf "Ja" gesetzt und der IQ- Server neu gestartet wurde. Bei Bedarf kann diese System-Einstellung von den einzelnen Benutzern mithilfe einer gleichnamigen Benutzer-Einstellung wieder deaktiviert werden. Bei der Ausgabe von Teilakten/Vorgängen kann nun dafür gesorgt werden, dass jeweils nicht nur die ausgewählte Teilakte (bzw. Vorgang), sondern automatisch auch die hierarchisch untergeordneten Teilakten/Vorgänge ausgegeben werden. Diese Funktionalität wird durch zwei neue Einstellungen beeinflusst: - Mit der System-Einstellung "Ausgabe von hierarchisch untergeordneten Teilakten/Vorgängen" wird die Ausgabe hierarchisch untergeordneter Teilakten/Vorgänge aktiviert/deaktiviert. Durch die Aktivierung steht bei der Aktenausgabe eine neue Markierung "Ausgabe von hierarchisch untergeordneten Teilakten/Vorgängen" zur Verfügung, die standardmäßig nicht aktiviert ist. - Mit der Benutzer-Einstellung "Markierung für Ausgabe von hierarchisch untergeordneten Teilakten/Vorgängen setzen" kann der einzelne Benutzer festlegen, dass die erwähnte Markierung bei der Aktenausgabe als Vorgabe aktiviert ist. 23

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