Inhaltsverzeichnis Arbeiten mit Microsoft Excel

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1 Inhaltsverzeichnis Arbeiten mit Microsoft Excel Inhaltsverzeichnis Aufgaben und Funktionsweise von Excel...1 Handhabung...1 Tabellen...1 Adressen...2 In der Tabelle bewegen...2 Bildlaufleisten...4 Markieren von Feldern...5 Mit der Maus markieren...5 Mit der Tastatur markieren...5 Getrennt liegende Markierungen...6 Texte, Zahlen und Formeln...7 Eingabemodus und Tabellen- bzw. Normaler Modus...8 Leistungsmerkmale Einige Eckdaten...9 Arbeitsmappen...10 Diagramme...10 Zwischen Blättern wechseln...10 Mit Excel rechnen und arbeiten...11 Feldinhalte...11 Felder editieren...12 Feldinhalte überschreiben und löschen...13 Verschieben und Kopieren mit der Maus ( Drag and Drop )...13 Verschieben und Kopieren mit der Windows-Zwischenablage ( Cut and Paste )...15 Die Funktion AutoAusfüllen...17 Texte mit AutoAusfüllen fortsetzen...19 Zahlenreihen fortsetzen...20 Kopieren statt Reihen bilden...20 Rückgängig machen von Fehlern...21 Formeln...22 Formeln eingeben...22 Operatoren, Arithmetik und Zahlen...23 Verschiedene Arten der Adressierung: Absolute und relative Adressen...25 Adressänderungen beim Verschieben, Kopieren und Einfügen neuer Felder...27 Gestaltung und Aufbau der Tabelle...28 Zellformate...29 Zahlenformate:...29 Formatcodes für Zahlenformate...32 Wirkung der Zahlenformate...33 Ausrichtung...34 Schriftformate...36 Rahmen...37 Muster...39 Kommentare...40 Die drei Inhalte einer Zelle: Werte, Formate und Kommentare...41 Löschen von Zellinhalten, Kommentaren und Formaten...42 Spaltenbreite und Zeilenhöhe...43 Spalten und Zeilen aus- und einblenden...45 Einfügen und Löschen von Zeilen, Spalten und Feldern...46 Speichern und Drucken...49 Speichern einer Arbeitsmappe...49 Öffnen einer Arbeitsmappe...52 Datei schließen, neue Datei anlegen, mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten...53

2 Inhaltsverzeichnis Arbeiten mit Microsoft Excel Inhaltsverzeichnis Vorbereitung für den Druck...54 Druckbereich bestimmen...54 Seitenlayout...54 Papierformat, Ausrichtung und Skalierung...55 Seitenränder...56 Kopf- und Fußzeilen...56 Weitere Optionen...58 Seitenansicht...59 Seitenumbrüche einfügen und löschen...61 Ausdruck...62 Komplexere Berechnungen: Funktionen...62 Aufbau einer Funktion...63 Weitere Operatoren: Doppelpunkt und Semikolon...63 Die AutoSumme...64 Der Funktionsassistent...65 Kombination von Funktionen in Formeln...68 Umgang mit Arbeitsmappen...69 Einfügen und Löschen von Blättern, mehrere Blätter markieren...69 Verschieben und Kopieren von Blättern...70 Benennen von Blättern und einfärben des BlattregistersDes...70 Formeln mit externen Bezügen...71 Benennen von Feldern und Bereichen...73 Namen erzeugen und löschen...73 Anwendungsmöglichkeiten...75 Umgang mit Datums- und Zeitwerten...76 Eingabe eines Datums...76 Datums- und Zeitformate...77 Rechnen mit Datumswerten...78 Besonderheiten beim Rechnen mit Zeiten...79 Weitere Rechenfunktionen...82 Bestimmung der Rechengenauigkeit Funktion RUNDEN()...83 Weitere Zahlenmanipulationen...85 ABRUNDEN(zahl;anzahl_stellen)...85 AUFRUNDEN(zahl;anzahl_stellen)...85 GANZZAHL(zahl)...85 KÜRZEN(zahl;anzahl_stellen)...85 Die Funktion WENN()...86 Beispiel für die Funktion WENN()...87 Verschachtelte WENN()-Funktionen...88 Datumsfunktionen...89 JAHR(datum)...89 MONAT(datum)...89 TAG(datum)...89 WOCHENTAG(datum;typ)...89 JETZT()...90 HEUTE()...90 DATUM(jahr;monat;tag)...90 Beispiel für Datumsfunktionen...90 Finanzmathematische Funktionen...92 BW(ZINS;ZZR;RMZ;ZW)...95 RMZ(ZINS;ZZR;BW;ZW)...95 ZINS(ZZR;RMZ;BW;ZW)...95 ZW(ZINS;ZZR;RMZ;BW)...96

3 Inhaltsverzeichnis Arbeiten mit Microsoft Excel Inhaltsverzeichnis ZZR(ZINS;RMZ;BW;ZW)...96 Schnelleres Arbeiten und Einstellung besonderer Eigenschaften...96 Handhabungsoptionen...96 Einrichtung der Symbolleisten...97 Verschiedene Optionen einstellen...99 Allgemeine Einstellungen, Laufwerke und Pfade Einstellungen zur Bearbeitung der Tabellen Einstellen zum automatischen Sichern der Arbeit Einfache Diagramme erzeugen Diagramm als Objekt und als Blatt Markieren der Werte und Beschriftungen Arbeiten mit dem Diagramm-Assistenten Diagrammtypen Datenbereich, Reihen und Rubriken Beschriftungen und andere Diagrammeigenschaften Diagramm als Objekt oder separates Blatt Ändern der Lage und Größe Manipulation von Diagrammelementen Ausdruck als Diagramm oder Objekt mit der Tabelle Weitere Funktionen von Excel Sortieren von Tabellenbereichen Zielwertsuche Kopieren von Formateigenschaften und von reinen Zellinhalten Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen und Einblick in die Formeln Schutz des Arbeitsblatts Schutz der Arbeitsmappe...122

4 Seite 1 Aufgaben und Funktionsweise von Excel Handhabung Excel ist eines der erfolgreichsten Programme aus dem Hause Microsoft. Es erfüllt eine Vielzahl von Zwecken und wird vor allem dort eingesetzt, wo Daten in Tabellenform verarbeitet, Berechnungen und Analysen angestellt und Diagramme erzeugt werden müssen. Man kann Excel aber auch als Kalender oder Terminplaner einsetzen, kann das Programm für eine einfache Buchführung und sogar für Zeichnungen oder die Verarbeitung von kleineren Texten nutzen. Excel entspricht in seinem Bildschirmaufbau und der Bedienung dem, was bei Programmen der Office-Familie von Microsoft üblich ist. Tabellen Bild 1: Der Excel-Bildschirm Am oberen Rand befindet sich wie bei Windows-Programmen üblich eine Menüleiste, darunter eine oder mehrere Symbolleisten, die dazu dienen, Befehle und Funktionen, die besonders häufig benötigt werden, mit einem Mausklick aufzurufen. Unterhalb der Symbolleiste(n) sehen Sie eine Zeile, die fast leer ist. Lediglich der Hinweis A1 und rechts daneben ein Pull-Down-Pfeil sowie rechts vom Pfeil ein Symbol fx sind zu sehen. Diese Zeile wird Bearbeitungsleiste genannt und erfüllt eine Reihe von wichtigen Zwecken, die später erläutert werden. Unter dieser Leiste sehen Sie das eigentliche Arbeitsblatt, in dem Sie mit Excel arbeiten. Am unteren Fensterrand schließlich sind noch zwei Leisten untergebracht: Eine dient dazu, zwischen verschiedenen Arbeitsblättern zu wechseln und enthält das Blattregister, und die unterste Leiste ist die Statusleiste, in der Excel Informationen oder Fehlermeldungen anzeigt. Wesentliches Element von Excel sind Tabellen. Eine Datei, die mit Excel erzeugt wird, enthält meistens zumindest eine, oft mehrere Tabellen, die als Basis der Datenverarbeitung mit diesem Programm dienen.

5 Adressen Teilnehmerscript Seite 2 Eine Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Der Schnittpunkt einer Spalte mit einer Zeile wird als Zelle oder Feld bezeichnet. Solch ein Feld kann Daten aufnehmen, die gestaltet, manipuliert oder an dieser oder einer anderen Stelle verarbeitet werden können. Insgesamt umfasst eine Excel-Tabelle 256 Spalten und Zeilen. Das bedeutet, dass einzelne Felder zur Verfügung stehen. Um die Daten, die in den verschiedenen Zellen untergebracht sind, ansprechen und benennen zu können, ist es notwendig, für jede einzelne Zelle eine eindeutige Bezeichnung zu vergeben. Diese Bezeichnung wird Adresse genannt und besteht aus dem Spaltenbuchstaben, direkt gefolgt von der Zeilennummer. Die Buchstaben, mit denen die Spalten bezeichnet sind, sind am oberen Rand der Tabelle zu sehen, die Zeilennummern am linken Rand. Da das Alphabet nur 26 Buchstaben hat, setzt Excel die Spaltenbezeichnungen rechts von der Spalte Z mit AA, AB, AC etc. fort. Das Feld in der linken oberen Ecke der Tabelle heißt demnach A1, das Feld rechts daneben B1, das Feld darunter B2, das Feld in der rechten unteren Ecke IV65536 etc. Sie sehen, dass in der Bearbeitungsleiste links als Feldadresse A1 angezeigt wird. An dieser Stelle steht immer die Adresse des Feldes, das momentan aktiv ist. Excel nennt diese Angabe das Namenfeld. Sie können die aktive Zelle im Arbeitsblatt auch daran erkennen, dass es kräftig umrahmt ist. In der Tabelle bewegen Wenn Sie ein anderes Feld aktivieren möchten, können Sie das auf verschiedene Arten tun. Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur z. B. können Sie die Markierung zeilen- bzw. spaltenweise bewegen. Folgende Tastenfunktionen bietet Excel an: <Pfeil auf> <Pfeil ab> <Pfeil links> <Pfeil rechts> <Pos 1> <Bild auf> <Bild ab> <Strg><Pos 1> <Strg><Ende> Zeile nach oben Zeile nach unten Spalte nach links Spalte nach rechts Spalte A der aktuellen Zeile Eine Bildschirmseite aufwärts (also um so viele Zeilen aufwärts, wie im Fenster gerade angezeigt werden) Eine Bildschirmseite abwärts Feld A1 Rechtes unteres Feld innerhalb des ausgefüllten Tabellenbereiches Die Taste <Ende> hat eine besondere Funktion. Sie dient sozusagen als Verstärker für die verschiedenen Pfeiltasten: Wenn Sie einen zusammenhängenden Bereich von Zellen, unter- oder nebeneinander, mit Inhalt gefüllt haben, dient <Ende> dazu, diesen Bereich bis zum Ende zu überspringen: Wenn die Markierung innerhalb des mit Werten gefüllten Bereiches steht und Sie <Ende> drücken und loslassen, passiert zunächst nichts. Wenn Sie aber als nächstes eine der vier Pfeiltasten drücken, springt die Markierung in Pfeilrichtung auf das Ende des zusammenhängend ausgefüllten Bereiches. Wenn ein Bereich von Zellen leer ist und die Markierung innerhalb dieses Bereiches steht, wird <Ende> mit darauf folgendem Druck auf eine Pfeiltaste die Markierung einen Sprung in die Pfeilrichtung bis zum ersten Feld, das wieder einen Wert enthält, bewirken. Die gleiche Funktion erreichen Sie mit der Taste <Strg>: Sie drücken <Strg>, halten die Taste gedrückt und drücken dann zusätzlich kurz auf eine der Pfeiltasten. Die Wirkung ist der der Kombination <Ende> und <Pfeiltaste> entsprechend.

6 Seite 3 Bild 2: Mit <Ende> oder <Strg> kann man zusammenhängende Bereiche überspringen Die Tastenkombination <Strg><Ende> springt auf das rechte untere Feld innerhalb des ausgefüllten Tabellenbereichs, also in die letzte Spalte, die noch einen Eintrag enthält und die letzte Zeile, die noch einen Eintrag enthält. Dieses Feld selbst muss jedoch nicht unbedingt gefüllt sein. Es kann ja sein, dass z. B. in den Feldern E5 und B28 jeweils etwas steht. Dann führt Sie <Strg><Ende> in das Feld E28, auch wenn das selbst leer ist. Sie werden u. U. einmal feststellen, dass Excel weiter nach rechts oder weiter nach unten springt, als es hier definiert ist, also in unserem Beispiel möglicherweise in das Feld G32. Ein solcher Fall tritt ein, wenn früher einmal etwas in einem Feld in Spalte G und etwas in einem Feld in Zeile 32 gestanden hat, was jetzt aber jeweils gelöscht ist. Excel aktualisiert nicht immer die Information über den ausgefüllten Bereich. Um diese Information zu aktualisieren, müssen Sie die Datei speichern. Dann sollte Excel sich normalerweise beim Benutzen der Tastenkombination <Strg><Ende> so verhalten wie hier beschrieben. Es gibt noch weitere Wege, die Markierung schnell in eine weit entfernte Zelle zu setzen. Drücken Sie die Funktionstaste <F5>, die Tastenkombination <Strg><g> oder geben Sie den Befehl BEARBEITEN GEHE ZU, so öffnet sich eine Dialogbox, in der Excel Sie auffordert, einen Bezug einzugeben. Tragen Sie im Feld VERWEIS eine Adresse, also z. B. G92 ein und lösen Sie OK aus, wird Excel die Markierung auf das gewünschte Feld setzen. Bild 3: Dialog BEARBEITEN GEHE ZU

7 Seite 4 Ein anderer Weg ist noch bequemer. Sie sehen in der Bearbeitungsleiste oberhalb der Tabelle links im Namenfeld die Adresse der aktuellen Zelle angezeigt. Wenn Sie mit der Maus in dieses Feld klicken, eine Adresse eingeben und anschließend <Eingabe> drücken, wird Excel die Markierung ebenfalls direkt auf die angegebene Zelle setzen. Schließlich können Sie die Maus benutzen, um eine Zelle zu markieren: Zeigen Sie mit der Maus so auf das Feld, dass der Mauszeiger als breites Kreuz erscheint. Wenn Sie das Feld nun mit der linken Maustaste anklicken, ist das Feld markiert. Bildlaufleisten Am rechten und am unteren Tabellenrand befindet sich jeweils eine Bildlaufleiste. Diese Leisten können Sie nutzen, um mit der Maus den Bildschirmausschnitt der Tabelle zu verschieben: Zeigen Sie z. B. mit der Maus auf den Pfeil, der die rechte Bildlaufleiste unten begrenzt, wird mit jedem Mausklick ein Bildlauf in der Art durchgeführt, dass die Tabelle um eine Zeile nach oben, der Bildausschnitt also nach unten rollt. Entsprechend können Sie die Tabelle durch Mausklicks auf den oberen Pfeil und die beiden Pfeile, die die untere Bildlaufleiste links und rechts begrenzen, abwärts bzw. nach links oder rechts rollen lassen. Bild 4: Vertikale Bildlaufleiste Sie sehen, dass sich bei jedem Rollen der Tabelle der Balken, der in der Bildlaufleiste steht, bewegt. Sie können auch auf den Balken zeigen und ihn mit gedrückter Maustaste auf- oder abwärts bzw. bei der unteren Bildlaufleiste nach links oder rechts verschieben. Excel wird den Tabellenausschnitt dann in die Richtung bewegen, in die Sie den Balken geschoben haben. Schließlich können Sie mit der Maus in den freien Bereich der Bildlaufleiste ober- oder unterhalb bzw. links oder rechts zwischen den Balken und die abschließenden Pfeile klicken. Excel führt dann einen Lauf um eine komplette Bildschirmseite in die Richtung durch, auf die Sie zwischen Balken und Pfeil geklickt haben. Wenn Sie eine Maus mit einem Scrollrad benutzen, können Sie das Scrollrad verwenden, um zeilenweise auf- oder abwärts zu rollen. Das Verschieben des Ausschnittes ändert noch nicht die Markierung des aktiven Feldes. Sie müssen nach der Bestimmung des aktiven Ausschnittes stets noch das Feld anklicken, mit dem Sie weiterarbeiten möchten.

8 Markieren von Feldern Teilnehmerscript Seite 5 Viele Vorgänge erfordern, dass man in der Tabelle ein oder mehrere Felder markiert, um dem Programm damit mitzuteilen, auf welche Zellen sich ein Befehl oder ein Arbeitsschritt beziehen soll. Mit der Maus markieren Sie können ein oder mehrere Felder einfach mit der Maus markieren, indem Sie mit der Maus auf ein einzelnes Feld zeigen der Mauszeiger hat die Form eines breiten Kreuzes und das Feld anklicken. Möchten Sie mehrere Felder markieren, zeigen Sie mit der Maus auf eines der vier Eckfelder des zum Markieren vorgesehenen Bereichs, klicken das Feld an und ziehen mit gedrückter Maustaste die Markierung bis ins diagonal gegenüberliegende Eckfeld. Bild 5: Markierung eines Bereichs Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass immer ein Feld der Markierung positiv erscheint. Solange es innerhalb der Umrahmung der Markierung liegt, ist es auch markiert. Dieses hervorgehobene Feld ist das, welches innerhalb der Markierung aktiv ist. Excel benötigt immer ein aktives Feld, auf das sich die Eingabe per Tastatur bezieht. Sie sehen auch, dass der Inhalt des aktiven Feldes in der Bearbeitungszeile gezeigt wird. Um eine ganze Zeile oder Spalte zu markieren, klicken Sie auf den Zeilen- bzw. Spaltenkopf, also ganz links bzw. ganz oben auf den Namen der Zeile bzw. Spalte. Möchten Sie das gesamte Arbeitsblatt markieren, klicken Sie auf das leere Feld, in dem oben links der Zeilenkopf mit dem Spaltenkopf zusammentrifft. Mit der Tastatur markieren Gerade wenn größere Bereiche markiert werden sollen, ist es u. U. praktischer und schneller, statt mit der Maus zu markieren, die Tastatur zu benutzen. Wenn Sie die Umschalttaste <Shift> drücken, wird die aktuelle Position der Markierung fixiert, und mit jeder Bewegung durch z. B. die Pfeiltasten die Markierung ausgehend von ihrem aktuellen Stand erweitert (oder auch verringert). So gehen Sie vor: 1. Markieren Sie ein Feld, z. B. C7.

9 Seite 6 2. Drücken Sie die Umschalttaste und halten Sie sie gedrückt. 3. Bewegen Sie die Markierung mit den Pfeiltasten auf das Feld G15. Sie sehen, dass die Markierung von C7 bis G15 erweitert wurde. Besonders praktisch ist das Markieren per Tastatur dann, wenn große zusammenhängende Bereiche markiert werden sollen. Ist z. B. der Bereich von A5 bis E85 mit Werten gefüllt, dann kann dieser gesamte Bereich mit wenigen Tasten schnell markiert werden, wo die Markierung mit der Maus einige Geschicklichkeit verlangt: 1. Stellen Sie die Markierung auf das Feld A5. 2. Drücken Sie die Umschalttaste, um die Erweiterung der Markierung zu beginnen und halten Sie sie fest. 3. Drücken Sie die Taste <Strg> und halten Sie sie fest, um dafür zu sorgen, dass die Pfeiltasten die Wirkung haben, Bereiche zu überspringen. 4. Drücken Sie einmal die Taste <Pfeil ab>, und der (zusammenhängend ausgefüllte) Bereich bis zur Zeile 85 wird markiert. 5. Drücken Sie einmal die Taste <Pfeil rechts>, und die Markierung wird auf den (zusammenhängend gefüllten) Bereich bis zur Spalte E erweitert. Sie können auch die Markierung per Tastatur und Maus kombinieren. Klicken Sie auf das erste zu markierende Feld. Drücken Sie dann die Umschalttaste und klicken Sie auf das diagonal gegenüberliegende Feld der geplanten Markierung. Auch hier wird Excel den ganzen Bereich dazwischen markieren. Getrennt liegende Markierungen In manchen Situationen benötigt man markierte Bereiche, die getrennt voneinander liegen. Möchte man z. B. mit einem Klick verschiedene Bereiche gleichartig gestalten, bietet es sich an, diese Bereiche gemeinsam zu markieren, um dann die einheitliche Formatierung in einem Schritt durchzuführen. So gehen Sie vor: Bild 6: Mehrere getrennt liegende Markierungen 1. Markieren Sie wie üblich den ersten Bereich. 2. Drücken Sie die Taste <Strg> und halten Sie sie gedrückt. 3. Markieren Sie (mit der Maus) den nächsten Bereich Sie werden sehen, dass die alte Markierung bestehen bleibt, und der neue Bereich zusätzlich markiert wird.

10 Seite 7 4. Halten Sie ggf. die Taste <Strg> gedrückt und markieren Sie nach Bedarf weitere Bereiche. Sie können auch auf die Maus verzichten: Benutzen Sie die Tastatur wie oben beschrieben, um den ersten Bereich zu markieren. Drücken Sie dann die Tastenkombination <Umschalt><F8>. Nun können Sie die Tastatur benutzen, um auf ein anderes Feld zu gehen, wo Sie mit der Umschalttaste wieder eine neue Markierung erzeugen können. Wenn Sie dann wieder <Umschalt><F8> drücken, können Sie eine weitere Markierung erzeugen usw. Texte, Zahlen und Formeln Jede Zelle kann eine Information aufnehmen. Wenn Sie ein Feld markiert haben, können Sie einfach per Tastatur beginnen, das Feld mit Inhalt zu füllen. Um die Eingabe abzuschließen, drücken Sie entweder die Eingabetaste oder markieren mit der Maus oder per Tastatur ein anderes Feld. Die Eingabe, die Sie vornehmen, erscheint gleichzeitig im eigentlichen Feld wie auch in der Bearbeitungsleiste. Wenn Sie die Eingabe abgeschlossen haben und in dem Feld stehen bleiben bzw. es wieder markieren, wird der Feldinhalt ebenfalls sowohl im Feld als auch in der Bearbeitungsleiste gezeigt. Möchten Sie eine Eingabe, die Sie noch nicht abgeschlossen haben, abbrechen, drücken Sie die Taste <Esc>. Dann bleibt der Inhalt der Zelle so, wie er vorher war. Auffällig ist, dass Texte linksbündig, Zahlen dagegen, zumindest, sobald die Eingabe abgeschlossen ist, rechtsbündig in das Feld gestellt werden. Excel schreibt Zahlen rechtsbündig, um Zahlenkolonnen stellenbündig untereinander anzuordnen. Sie können daran auch gut erkennen, ob Sie sich bei der Eingabe evt. vertippt haben: Wenn Excel eine Zahl nicht als solche erkennt, wird es die Zahl nämlich linksbündig ins Feld schreiben. Daher sind folgende Regeln für die Zahleneingabe wichtig: Verwenden Sie niemals den Buchstaben o anstelle der Ziffer 0. Verwenden Sie bei der Eingabe von Dezimalbrüchen das Dezimalkomma, niemals einen Punkt. Führen wir ein erstes Beispiel durch: Geben Sie in die drei Felder A2, A2 und A3 die drei Zahlen 1, 2 und 3 ein. Bild 7: Die Tabelle nach der Eingabe von Text und Zahlen Wenn Sie die Markierung nun in das Feld A4 stellen, können Sie dort eine Formel eingeben, die Excel anweist, eine Berechnung durchzuführen. Geben Sie ein

11 Seite 8 =A1+A2+A3 Sie sehen, dass die Formel wie gewohnt sowohl im Feld als auch in der Bearbeitungsleiste erscheint. Schließen Sie die Eingabe ab, wird Excel im Feld A4 das Ergebnis zeigen. Schauen Sie, wenn das Feld markiert ist, auf die Bearbeitungsleiste, werden Sie erkennen, dass Excel als eigentlichen Inhalt des Feldes die Formel anzeigt. Excel merkt sich also nicht den ermittelten Wert, sondern die Regel, nach der der Wert zustande kommt. Bild 8: Die Tabelle nach Eingabe einer Formel Geben Sie nun im Feld A1 z. B. die Zahl 10 ein, wird Excel sofort nach Abschluss der Eingabe das Ergebnis neu berechnen und im Feld A4 das neue Ergebnis 15 anzeigen. Eingabemodus und Tabellen- bzw. Normaler Modus Es ist wichtig, zwischen dem Zustand der Eingabe und dem Zustand nach Abschluss der Eingabe zu unterscheiden: Die Berechnungen werden immer erst durchgeführt, wenn eine Eingabe abgeschlossen wurde. Ebenso sind auch andere Funktionen erst dann verfügbar, wenn Excel sich nicht im Eingabemodus befindet. Ob Excel sich im Zustand der Eingabe befindet oder nicht, können Sie leicht an der Bearbeitungszeile erkennen: Erscheinen dort ein rotes X und ein grünes Häkchen, dann befindet sich Excel im Eingabemodus. Sind die Symbole nicht zu sehen, dann arbeitet Excel im normalen Tabellenmodus. Bild 9: Excel im Eingabemodus

12 Seite 9 Bild 10: Excel im Tabellenmodus Die beiden Symbole X und Häkchen sind übrigens auch geeignet, um eine Eingabe abzuschließen bzw. abzubrechen: Ein Mausklick auf das Häkchen hat die gleiche Wirkung wie die Taste <Eingabe>, ein Klick auf das X die gleiche wie die Taste <Esc>. Sollten Sie sich einmal wundern, dass bestimmte Befehle nicht verfügbar sind, kann das daran liegen, dass Excel sich gerade im Eingabemodus befindet. In diesem Modus werden nur die Befehle in den Menüs angeboten, die für die Bearbeitung des Zellinhaltes von Bedeutung sind. Bild 11: Im Eingabemodus stehen verschiedene Befehle nicht zur Verfügung Leistungsmerkmale Einige Eckdaten Wie bereits weiter oben geschildert, kann eine Zelle entweder eine Zahl, einen Text oder eine Formel aufnehmen. Um Ihnen einen Eindruck davon zu geben, welche Leistungsmerkmale Excel bietet, seien hier einige wichtige Eckdaten über die möglichen Inhalte von Zellen genannt: Die größtmögliche positive Zahl, die Excel berechnen kann, ist eine Zahl mit 308 Stellen, sie lautet 1, * Die kleinste zulässige negative Zahl ist -2, * Die kleinste zulässige positive Zahl ist 2,229*

13 Arbeitsmappen Teilnehmerscript Seite 10 Die größte zulässige negative Zahl ist -1* Dabei rechnet Excel aber nicht mit allen 307 bzw. 308 möglichen Stellen, die Genauigkeit beträgt nur 15 Stellen was aber für die meisten Zwecke auch vollkommen ausreichen dürfte. Die Länge einer Formel darf maximal Zeichen betragen. Ein Text in einer Zelle schließlich darf jede beliebige Art von Zeichen enthalten und maximal Zeichen lang sein, es werden allerdings maximal Zeichen auf dem Bildschirm angezeigt. Wesentliches Element der Arbeit mit Excel ist also der Umgang mit Tabellen, um in ihnen Daten so anzuordnen, dass sie berechnet, analysiert oder anders betrachtet oder ausgewertet werden können. Häufig kommt es vor, dass im Zusammenhang mit einer Aufgabe mehrere Tabellen gleichzeitig benötigt werden. Sie können zwar mit Excel mehrere Dateien gleichzeitig laden, um verschiedene Tabellen zu öffnen, bequemer ist die Arbeit jedoch, wenn Sie in einer Datei gleich mehrere Tabellen unterbringen können. Daher versteht Excel eine Datei nicht als eine Tabelle, sondern als Sammlung von Blättern, als so genannte Arbeitsmappe. Eine Arbeitsmappe kann sehr viele Blätter aufnehmen (die Zahl der Blätter pro Arbeitsmappe ist nur durch den verfügbaren Speicher begrenzt man sollte eine Mappe aber auf maximal ca. 50 bis 100 Blätter beschränken, weil sonst die Verarbeitungsgeschwindigkeit leidet), wobei jedes Blatt eine Tabelle oder ein Diagramm sein kann. Diagramme Daten, besonders Zahlen, sind oft unübersichtlich und auf den ersten Blick wenig aussagekräftig. Daher bietet Excel als eine weitere Möglichkeit der Anwendung an, Daten als Diagramm grafisch darzustellen. Ein Diagramm kann als zusätzliches Blatt neben Tabellen in einer Arbeitsmappe untergebracht werden. Eine Arbeitsmappe kann natürlich auch mehrere Diagramme enthalten. Wie Diagramme erstellt werden, wird später im Kapitel Einfache Diagramme erzeugen ab Seite 104 gezeigt. Zwischen Blättern wechseln Am unteren Rand, unterhalb der aktuellen Tabelle, sehen Sie links das Register der verschiedenen Blätter. Bild 12: Das Blattregister am unteren Rand Sie können von aktuellen Blatt zu einem anderen Blatt wechseln, indem Sie es einfach mit der Maus im Register anklicken. Sie können auch die Tastatur benutzen, um von einem Arbeitsblatt zum nächsten oder vorherigen zu wechseln: Mit der Tastenkombination <Strg><Bild ab> wechseln Sie zum nächsten, mit der Kombination <Strg><Bild auf> zum vorherigen Arbeitsblatt.

14 Seite 11 Links vom Blattregister sind vier Pfeilsymbole zu sehen. Sollte eine Arbeitsmappe einmal sehr viele Blätter enthalten, kann es geschehen, dass nicht alle Blätter im Blattregister angezeigt werden können, weil der Platz nicht ausreicht. In dem Fall dienen die Pfeilsymbole dazu, das Blattregister nach links oder rechts zu verschieben bzw. ganz an den Anfang oder das Ende des Blattregisters zu springen. Mit Excel rechnen und arbeiten Feldinhalte Um die wichtigsten Funktionen zum Arbeiten mit Excel und besonders zum Berechnen von Formeln kennen zu lernen, werden wir ein Beispiel erarbeiten, in dem Excel eine Zinseszinsberechnung durchführt. Wie bereits gesehen, kann Excel drei Arten von Inhalten in einer Zelle unterbringen: Zahlen Texte Formeln Eine Formel muss immer mit einem Gleichheitszeichen, dem Symbol Plus oder dem Symbol Minus beginnen (und natürlich richtig konstruiert sein). Eine Zahl muss als Zahl zu erkennen sein, sie darf also nur aus Ziffern und dem Dezimalkomma bestehen und keine Buchstaben oder Sonderzeichen enthalten. Eine Ausnahme (von mehreren): Sie dürfen ein Prozentzeichen hinter die Zahl stellen, um sie als Prozentzahl zu kennzeichnen. Geben Sie in der Tabelle folgende Feldinhalte ein: Ihre Tabelle sollte jetzt so aussehen: A B 1 Zinseszinsberechnung 2 3 Zinssatz 4,5% 4 Startkapital Jahr Bild 13: Die Tabelle nach den ersten Eingaben

15 Seite 12 Denken Sie daran, dass Sie jede Eingabe ordentlich abschließen müssen: Mit der Eingabetaste, durch Klick auf das Symbol Häkchen in der Bearbeitungsleiste oder indem Sie eine der Pfeiltasten drücken. Sollte der Platz für Text in einer Zelle wie in diesem Beispiel in A1 nicht ausreichen, wird Excel den Text automatisch in das rechts liegende Nachbarfeld überlaufen lassen, wenn dies leer ist. Andernfalls wird der Text am rechten Zellenrand abgeschnitten. Zahlen allerdings können nicht ins Nachbarfeld überlaufen; wenn der Platz für eine Zahl nicht ausreicht, wird anstelle der Zahl ein Hinweis ausgegeben. In dem Fall muss man die Spaltenbreite ändern. Wie das gemacht wird, wird weiter unten erläutert. Felder editieren Wenn Sie den Inhalt eines Feldes ändern möchten, z. B. weil Sie sich verschrieben haben, brauchen Sie nicht den ganzen Feldinhalt neu einzugeben. Sie können den Inhalt auch bearbeiten: 1. Stellen Sie die Markierung auf das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten. 2. Klicken Sie mit der Maus in die Bearbeitungsleiste. Excel wechselt in den Eingabemodus und in der Bearbeitungszeile erscheint an der Stelle, an die Sie geklickt haben, eine Einfügemarke ( Cursor ). 3. Jetzt können Sie den Cursor mit den Taste <Pfeil links> oder <Pfeil rechts> nach links oder rechts verschieben. An der Stelle, an der der Cursor steht, können Sie Zeichen eingeben, die dort eingefügt werden. Mit der KORREKTURTASTE löschen Sie jeweils das Zeichen links vom Cursor, mit der Taste <Entf> löschen Sie jeweils das Zeichen rechts vom Cursor. 4. Wenn Sie die gewünschten Änderungen durchgeführt haben, schließen Sie die Eingabe wie gewohnt mit der Eingabetaste ab. Möchten Sie, dass Excel die Änderungen nicht übernimmt, können Sie den Vorgang auch mit der Taste <Esc> abbrechen. Bild 14: Bearbeitung des Feldinhaltes Es gibt zu dieser Vorgehensweise, bei der die Änderungen in der Bearbeitungsleiste geschehen, eine alternative Möglichkeit:

16 Seite 13 Statt mit der Maus in die Bearbeitungsleiste zu klicken, drücken Sie entweder die Funktionstaste <F2> oder führen in der zu bearbeitenden Zelle mit der Maus einen Doppelklick aus. Auch hier wird das Feld zum Bearbeiten geöffnet, nur dass der Cursor jetzt statt in der Bearbeitungszeile im Feld selbst erscheint. Das übrige Vorgehen ist wie oben beschrieben. Feldinhalte überschreiben und löschen Wenn die Markierung auf einem Feld steht, können Sie, wie bereits gesehen, in diesem Feld etwas eingeben, indem Sie einfach etwas schreiben und die Eingabe mit der Eingabetaste abschließen. Sollte das Feld schon einen Inhalt haben, wird dieser Inhalt einfach überschrieben, also durch das, was Sie neu eingegeben haben, ersetzt. Wenn Sie die Eingabe nicht abschließen, sondern mit der Taste <Esc> oder dem roten Symbol X abbrechen, bleibt der ggf. vorhandene alte Inhalt der Zelle erhalten. Um einen Feldinhalt komplett zu löschen, markieren Sie das Feld und drücken die Taste <Entf>. Benutzen Sie hierfür nicht die Korrekturtaste, die ist für andere Zwecke vorgesehen. Verschieben und Kopieren mit der Maus ( Drag and Drop ) Sie können die Maus benutzen, um Felder zu verschieben oder zu kopieren. Zum Verschieben gehen Sie so vor: 1. Markieren Sie das Feld, das (oder die Felder, die) Sie verschieben möchten. 2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Umrandung des Feldes, so dass der Mauszeiger die Form eines Pfeils annimmt, der nach oben links zeigt. Achten Sie darauf, dass Sie nicht auf das Symbol mit dem kleinen Pünktchen in der unteren rechten Ecke der Markierung zeigen das Symbol dient anderen Zwecken, und der Mauszeiger ändert dort seine Form zum Symbol Plus. 3. Klicken Sie die Umrandung an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste dorthin, wohin die Markierung verschoben werden soll. 4. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die Markierung an die gewünschte Stelle geschoben wurde. Man nennt diese Vorgehensweise Drag and Drop, also Ziehen und fallen lassen. Bild 15: Markierung

17 Seite 14 Bild 16: Verschieben der Markierung Bild 17: Das Markierte wurde verschoben Wenn dort, wo Sie die Markierung hinschieben, bereits etwas steht, erscheint ein Warnhinweis, in dem Excel Sie fragt, ob der bestehende Inhalt überschrieben werden soll. Ganz ähnlich können Sie vorgehen, wenn Sie den Inhalt eines oder mehrerer Felder nicht verschieben, sondern kopieren möchten. Der Unterschied besteht nur darin, dass Sie beim Verschieben die Taste <Strg> drücken und festhalten. Sie erkennen, dass, wenn Sie beim Verschieben <Strg> gedrückt halten, der Mauszeiger nicht nur ein Pfeil nach oben rechts wird, sondern zusätzlich ein kleines Symbol Plus oben rechts am Mauszeiger erscheint. Das ist der Hinweis darauf, dass Sie im Begriff sind, zu kopieren statt zu verschieben. Wichtig ist beim Kopieren, dass die Taste <Strg> gedrückt ist, während Sie die Maustaste loslassen. Sie müssen also nicht versuchen, die Maustaste und die Taste

18 Seite 15 <Strg> genau gleichzeitig loszulassen halten Sie <Strg> gedrückt, lassen Sie die Maustaste los und anschließend die Taste <Strg>. Verschieben und Kopieren mit der Windows-Zwischenablage ( Cut and Paste ) Statt mit der Maus zu verschieben oder zu kopieren, können Sie auch eine Windows- Funktion verwenden. Die ist zwar etwas umständlicher, hat aber zum einen den Vorteil, dass man nicht so geschickt mit der Maus zu hantieren braucht, und dass Sie mit dieser Funktion Felder auch von einem Blatt in ein anderes, eine andere Arbeitsmappe oder sogar ein Dokument eines anderen Programms, z. B. Word oder Powerpoint, verschieben oder kopieren können. Diese Funktion nennt sich Zwischenablage. So gehen Sie vor: 1. Markieren Sie wieder das Feld oder die Felder, die Sie verschieben oder kopieren möchten. Bild 18: Markierung 2. Geben Sie den Befehl BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN wenn Sie verschieben möchten oder BEARBEITEN KOPIEREN, wenn Sie kopieren möchten. Sie sehen, dass der markierte Bereich jetzt mit einem flimmernden Rahmen gekennzeichnet wird. Damit weist Excel darauf hin, dass das Markierte sich in der Zwischenablage befindet. Bild 19: Das Markierte ist in der Zwischenablage 3. Gehen Sie an die Stelle, an die Sie das Markierte verschieben bzw. kopieren möchten. Das kann ein anderer Bereich der aktuellen Tabelle, ein Bereich in einer anderen Tabelle der gleichen Mappe oder einer anderen Arbeitsmappe oder auch ein anderes Dokument in einem ganz anderen Programm sein. Bedenken Sie,

19 Seite 16 dass, wenn Sie mehrere Felder markiert haben, der Inhalt der Zwischenablage immer von der linken oberen Ecke an am Ziel eingefügt wird. Bild 20: Der Zielort ist markiert 4. Geben Sie nun den Befehl BEARBEITEN EINFÜGEN. Der Inhalt der Zwischenablage wird, ausgehend von der oberen linken Ecke nach unten und rechts, am Ziel eingefügt. Bild 21: Der Inhalt der Zwischenablage wurde eingefügt Sie können, statt im Menü BEARBEITEN die verschiedenen Befehle zu geben, auch Tastenkombinationen oder Symbole in der oberen Symbolleiste verwenden: Statt des Befehls BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN können Sie die Tastenkombination <Strg><x> oder das Symbol AUSSCHNEIDEN (die Schere) benutzen.

20 Seite 17 Statt des Befehls BEARBEITEN KOPIEREN können Sie die Tastenkombination <Strg><c> oder das Symbol KOPIEREN mit zwei Blättern rechts von der Schere benutzen. Statt des Befehls BEARBEITEN EINFÜGEN können Sie die Tastenkombination <Strg><v>, bei Excel zusätzlich auch die Eingabetaste oder das Symbol EINFÜGEN mit dem Klemmbrett rechts vom Symbol KOPIEREN benutzen. Ausschneiden Kopieren Einfügen Bild 22: Symbole KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN Die Zwischenablage ist eine Art Transportbehälter für Daten und Objekte beliebiger Art. Sie können mit annähernd jedem Programm Daten in die Zwischenablage legen und sie auch in annähernd jedem Programm aus der Zwischenablage wieder einfügen. Die Befehle zum Übernehmen der markierten Daten bzw. des markierten Objekts sind bei fast jedem Programm BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN bzw. BEARBEITEN KOPIEREN, und der Befehl zum Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der Stelle des Cursors ist bei fast allen Programmen BEARBEITEN EINFÜGEN. Der Unterschied zwischen BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN und BEARBEITEN KOPIEREN besteht darin, dass bei BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN der markierte Text bzw. das markierte Objekt beim Übernehmen in die Zwischenablage an der Quelle entfernt wird (was zum Verschieben des Markierten führt), während BEARBEITEN KOPIEREN das Markierte an der Quelle stehen lässt. Der Inhalt der Zwischenablage bleibt so lange erhalten, bis Sie etwas Neues in die Zwischenablage fügen oder eine andere Aktion ausführen. Sie können den Inhalt also mit BEARBEITEN EINFÜGEN beliebig oft und an unterschiedlichen Stellen wieder einfügen. Excel kennzeichnet den aktuellen Inhalt der Zwischenablage durch den flimmernden Rahmen. Wenn der nicht mehr zu sehen ist, ist die Zwischenablage leer. Im Gegensatz zu den meisten anderen Windows-Programmen wird die Zwischenablage geleert, sobald Sie eine andere Aktion ausführen oder <Esc> drücken. Die Funktion AutoAusfüllen Eine besonders praktische Funktion von Excel nennt sich AutoAusfüllen. Damit kann Excel den Inhalt eines oder mehrerer Felder auf die Nachbarfelder üblicherweise nach unten oder nach links fortsetzen, wobei die Inhalte nicht einfach nur kopiert werden, sondern, wo die Möglichkeit besteht, Reihen gebildet und weitergeführt werden. Wir können diese Funktion nutzen, um den Text 1. Jahr, der im Feld A5 steht, auf die darunter liegenden Felder auszudehnen, wobei natürlich in den Feldern darunter 2. Jahr, 3. Jahr etc. stehen soll. So gehen Sie vor: 1. Markieren Sie das Feld von dem aus die Reihe gebildet werden soll, in unserem Fall also das Feld A4.

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