Computer MAKRO- PROGRAMMIERUNG FÜR EXCEL I 4.-6.MAI MS-Excel

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1 Computer MS-Excel MAKRO- PROGRAMMIERUNG FÜR EXCEL I 4.-6.MAI 2009 HEINZ A. WANKMÜLLER, 2009

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3 Inhaltsverzeichnis Erste Schritte...7 WAS IST EIN MAKRO?...8 WO WERDEN MAKROS GESPEICHERT?...8 DER MAKROREKORDER...8 MAKROREKORDER STARTEN...9 MAKRO EINRICHTEN...9 MAKRO AUFZEICHNEN...10 AUFNAHME BEENDEN...11 MAKROS SPEICHERN...11 MAKRO AUSFÜHREN...13 ÜBUNG DER VISUAL BASIC EDITOR (VBE)...14 DAS ERSTE PROGRAMM...17 MAKROTEXT BEARBEITEN...18 DAS ZEILENFORTSETZUNGSZEI CHEN VON VBA...18 Makroaufbau...19 HINWEISE ZUR GESTALTUNG DES QUELLCODES...20 EINFACHE SYNTAXREGELN...20 KOMMENTARE...20 ZEICHENKETTEN (TEXTE)...20 MEHRZEILIGE ANWEISUNGEN...20 LISTENTRENNZEICHEN...21 RECHENZEICHEN...21 ERLAUBTE ZEICHEN...21 VARIABLEN...21 DEKLARATION...22 GÜLTIGKEITSBEREICHE...22 KONSTANTEN...23 PROZEDUREN...23 FUNKTIONEN...23 MAKROS AUSFÜHREN...24 STARTEN IM VISUAL BASIC EDITOR...24 AUFRUF IN ANDEREN MAKROS...24 AUTOMATISCHER START EREIGNISMAKROS...24 Kontroll-strukturen...27 VERZWEIGUNGEN...28 IF THEN ELSE...28 SELECT CASE...29 SCHLEIFEN...29 AUFBAU VON SCHLEIFEN IM ALLGEMEINEN...30 FOR TO NEXT...30 DO WHILE LOOP...31 DO LOOP WHILE...31 DO LOOP UNTIL...32 FOR EACH NEXT...32 FEHLERBEHANDLUNG...33 EIN- UND AUSGABEN ZUR STEUERUNG DES PROGRAMMS...34 AUSGABEN...34 EINGABEN...36

4 Objekte...39 DIE IDEE VON OBJEKTEN, METHODEN UND EIGENSCHAFTEN...40 WICHTIGE OBJEKTE, METHODEN UND EIGENSCHAFTEN...40 ZUGRIFF AUF OBJEKTE...40 ZUGRIFF MIT WITH...41 ZUGRIFF MIT OBJEKTVARIABLEN...41 ZUGRIFF AUF EIGENSCHAFTEN...42 ZUGRIFF AUF METHODEN...42 Einfache Makros...43 DATEIEN ÖFFNEN...44 EINFACHES ÖFFNEN EINER DATEI...44 ÖFFNEN EINER DATEI UND AUSWÄHLEN EINER TABELLE...44 ÖFFNEN EINER DATEI UND PRÜFEN, OB SIE SCHON OFFEN IST...44 ÖFFNEN EINER LEEREN ARBEITSMAPPE AUF BASIS EINER VORLAGE...45 ÖFFNEN EINER DATEI NACH MONATSAUSWAHL...45 DATEIEN SCHLIESSEN...45 SPEICHERN UND SCHLIESSEN EINER DATEI...45 SCHLIESSEN OHNE SPEICHERN EINER DATEI...45 TABELLEN DRUCKEN...46 SEITE 1 EINMAL DRUCKEN...46 SEITE 3 BIS 5 VIERMAL DRUCKEN...46 MARKIERUNG DRUCKEN...46 SEITEN VON BIS DRUCKEN...46 BLATTSCHUTZ...47 TABELLE OHNE PASSWORT SCHÜTZEN...47 TABELLENSCHUTZ OHNE PASSWORT AUFHEBEN...47 TABELLE MIT PASSWORT SCHÜTZEN...47 TABELLENSCHUTZ MIT PASSWORT AUFHEBEN...47 BEREICHSADRESSE...47 ADRESSE EINER MARKIERUNG ERMITTELN...47 LETZTE ZELLE EINER MARKIERUNG ERMITTELN...47 ERSTE ZELLE EINER MARKIERUNG ERMITTELN...47 LETZTE ZEILE EINER MARKIERUNG ERMITTELN...48 VERSCHIEDENES...48 FORMELN IN WERTE VERWANDELN...48 ALLE FORMATE LÖSCHEN...48 ALLE TABELLEN DER AKTIVEN ARBEITSMAPPE LISTEN...48 FUNKTIONEN...48 ALLE LEERZEICHEN ENTFERNEN...48 DATEI VORHANDEN...49 SCHLEIFEN...49 EINFACHE SCHLEIFE ZUM EINTRAGEN VON ZAHLEN IN EINE TABELLE...49 EINFACHE SCHLEIFE ZUM EINTRAGEN VON WOCHENTAGEN IN EINE TABELLE...49 SCHLEIFE ZUM EINTRAGEN EINER ZU ERMITTELNDEN ANZAHL VON TAGEN...49 VERSCHACHTELTE SCHLEIFE ZUM EINTRAGEN EINES AKTUELLEN JAHRESKALENDERS...50 DO-SCHLEIFEN...50 DO-WHILE-SCHLEIFEN...50 DO-UNTIL-SCHLEIFEN...51 OBJEKT-SCHLEIFEN...51 WENN-ABFRAGEN...51 EINFACHSTE WENN-ABFRAGE...51 WENN-/SONST-ABFRAGE...51 WENN-/SONSTWENN-ABFRAGE...52

5 SELECTCASE-ABFRAGE...52 KOMBINATION VON SCHLEIFEN UND WENN-BEDINGUNGEN...52 ERSTE LEERE ZELLE ERMITTELN...52 SCHLEIFEN UND MATRIZEN...53 EINDIMENSIONALE VORDIMENSIONIERTE MATRIX FÜLLEN...53 EINDIMENSIONALE MATRIX MIT VORGEGEBEN EM WERT DIMENSIONIEREN UND FÜLLEN...53 MEHRDIMENSIONALE MATRIX FÜLLEN...53 CODE-OPTIMIERUNG...55 KONSTANTEN...55 OBJEKTINDEX...55 DIREKTE OBJEKTZUWEISUNGEN...55 SELEKTIEREN...55 KEINE ECKIGEN KLAMMERN...55 DIREKTE REFERENZIERUNG...55 DIMENSIONIERUNG...56 WITH-RAHMEN...56 EXCEL-FUNKTIONEN...56

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7 MS-Excel Erste Schritte Inhalt Was ist ein Makro? 8 Wo werden Makros gespeichert? 8 Der Makrorekorder 8 Der Visual Basic Editor (VBE) 14 Das erste Programm 17 Makrotext bearbeiten 18 Heinz A. Wankmüller, , d: :43:06 Makroprogrammierung in Excel I_Wankmüller_2009

8 MS Excel Computer 5.1 Was ist ein Makro? Es kommt der Punkt, an dem Sie, unabhängig von Ihrer Hard- oder Software, erkennen, dass Sie für bestimmte Routineaufgaben immer wieder die gleichen Befehlsfolgen eingeben. Um für derartige Arbeiten nicht jedes Mal eine Reihe von Befehlen aufrufen zu müssen, können Sie ein Makro erstellen, das den Aufruf dieser Befehle für Sie übernimmt. Sie brauchen jetzt nur noch einen Befehl einzugeben, und das Makro wird ausgeführt. Dieser eine Befehl erfüllt die gleiche Funktion wie zuvor die komplette Befehlsfolge. Makros haben viele Vorteile. Da Computer sich ständig wiederholende Aufgaben wesentlich zuverlässiger erfüllen als Menschen, erhöhen Befehlsfolgen, die als Makros aufgezeichnet wurden, die Richtigkeit und Geschwindigkeit Ihrer Arbeit. Wurde eine Abfolge von Befehlen richtig aufgezeichnet, wiederholt der Computer diese Abfolge jedes Mal, wenn das Makro eingegeben wird, ohne Fehler. Ein weiterer Vorteil von Makros ist, dass ein Makro ablaufen kann, ohne dass der Anwender anwesend sein muss. Wenn das Makro sehr lang ist oder sehr zeitaufwendige Aufgaben übernehmen soll, wie das Abfragen und Sortieren von Datenbanken, können Sie Ihren Computerarbeitsplatz verlassen und etwas anderes tun. Sie können auch zu einer anderen Anwendung wechseln und an einer neuen Aufgabe weiterarbeiten. Ein Makro ist ein Programm, das Sie aufzeichnen oder schreiben können. Es besteht in der Regel aus einzelnen Befehlen. Excel startet dieses Programm mit einem einzigen Aufruf und führt es Schritt für schritt aus. Makros kann man immer wieder verwenden. Die Befehle sind in einer bestimmten Programmiersprache erstellt. Die Programmiersprache, die in Excel zur Verfügung steht heißt Visual Basic For Applications (VBA). Die Reihenfolge der Befehle, die Makros enthalten, ist vorbestimmt. Die Anzahl der Befehle ist unbegrenzt. Wenn Sie ein VBA-Makroprogramm ausführen wollen, müssen Sie es über die Anwendung, in der Sie das Makro geschrieben haben, starten. Sie können ein Excel-VBA-Makro also nur aus Excel heraus starten. Die Sprache, in der Makros geschrieben werden, ist seit Excel97 Englisch! Wo werden Makros gespeichert? Beim Erstellen von Makros können Sie angeben, wo Excel das Makro speichern soll. Es können nur jene Makros ausgeführt werden, die sich in geöffneten Arbeitsmappen befinden. Es gibt folgende Möglichkeiten beim Aufzeichnen eines Makros: Speichern in der aktuellen Arbeitsmappe. Speichern in der Datei PERSONL.XLS. Diese Datei hat einen Sonderstatus. Sie wird im Startordner xlstart abgelegt und wird dadurch automatisch bei jedem Excel-Start geöffnet. Sie können sie aber nicht sehen, da sie ausgeblendet ist. Sie kann natürlich jederzeit eingeblendet werden. Wenn diese PERSONL.XLS beim ersten Aufzeichnen eines Makros noch nicht vorhanden ist, wird sie von Excel automatisch angelegt. Speichern in einer neuen Arbeitsmappe. Der Makrorekorder Häufig wiederkehrende Arbeitsschritte können Sie in Excel als Makros aufzeichnen und speichern. Diese lassen sich dann auf jede Tabelle anwenden. So sparen Sie sich viel Mühe zum Beispiel beim Eintippen und Formatieren von Fußzeilen. Die Fußzeile wird der jeweiligen Tabelle vor dem Drucken hinzugefügt. Das Makro dafür erstellen Sie nur einmal und zwar mit dem Makrorecorder von Excel. Heinz A. Wankmüller Seite 8 VBA für Excel I

9 MS Excel Computer 5.1 Er arbeitet vom Prinzip her wie ein Kassettenrekorder: Sie schalten ihn auf Aufzeichnen und schon nimmt er alle Ihre Befehle und Arbeitsschritte auf. Diese speichern Sie dann unter einem aussagekräftigen Namen. Das so aufgezeichnete Makro können Sie in einer Arbeitsmappe festhalten. So wird es für alle Tabellen in der Arbeitsmappe verfügbar. Sobald Sie das Makro ausführen, wiederholt das Programm automatisch und originalgetreu alle aufgezeichneten Schritte und die Fußzeile zeigt alle gewünschten Angaben an. In dieser ausführlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung wird ausführlich erklärt, wie Sie ein Makro einrichten und es mit dem Rekorder aufzeichnen. Außerdem lernen Sie, wie Sie es auf andere Arbeitsmappen anwenden. Makrorekorder starten Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe mit dem Symbol oder eine Datei, für die Sie eine bestimmte Fußzeile einrichten möchten. Über einen Menübefehl bringen Sie Excel in einen Arbeitsmodus, in dem alle dann ausgeführten Arbeitsschritte in einem Makro aufgezeichnet werden. Öffnen Sie das Menü EXTRAS und führen den Mauszeiger auf MAKRO und starten Sie mit dem Befehl AUFZEICHNEN den Makrorekorder. Makro einrichten Das Dialogfenster NEUES MAKRO AUFZEICHNEN (xl2000 MAKRO AUFZEICHNEN) erscheint. Hier wählen Sie einen globalen Speicherort, damit Sie das Makro in allen Arbeitsmappen nutzen können. Vergeben Sie einen passenden Makronamen und legen Sie eine Tastenkombination für den Aufruf des Makros fest. Ein Makroname muss mit einem Buchstaben beginnen und darf keine Leerzeichen und Sonderzeichen enthalten. Ge ben Sie den Na me n an unt er de m das Makro gespeichert und später von Ihnen wieder aufgerufen werden soll. Überschreiben Sie die Markierung im Feld Makroname mit Fußzeile. Damit Sie das Makro später über ein Tastenkürzel aufrufen können, geben Sie den Großbuchstaben Q ins Feld Tastenkombination ein. Wird das Makro gemäß Voreinstellungen in der aktuellen Arbeitsmappe gespeichert, steht es auch nur in dieser Mappe zur Verfügung. Deshalb wählen Sie hier als Speicherort Persönliche Makro-Arbeitsmappe. Markieren Sie die Standardbeschreibung im Feld Beschreibung und überschreiben Sie diese mit einem eigenen Beschreibungstext. Starten Sie die Aufzeichnung mit OK. Excel blendet die Symbolleiste AUFZEICHNUNG ein, über die Sie später die Aufzeichnung beenden. Nach einem Klick in die blaue Titelzeile können Sie die Leiste bei gedrückt gehaltener Maustaste an eine andere Position auf dem Arbeitsblatt verschieben. Heinz A. Wankmüller Seite 9 VBA für Excel I

10 MS Excel Computer 5.1 Makro aufzeichnen Alle Arbeitsschritte, die Sie jetzt machen, werden vom Makrorekorder automatisch aufgezeichnet. Nun geben Sie die Informationen an, die später auf jeder Seite in der Fußzeile einer Tabelle ausgedruckt werden sollen: Ihr Name, das Tagesdatum, die momentane Uhrzeit und die Seitenzahl. Dazu wählen Sie zunächst im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN. Das gleichnamige Dialogfenster erscheint. Aktivieren Sie die Registerkarte Kopfzeile/Fußzeile per Mausklick Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Fußzeile..., um den Dialog Fußzeile zu öffnen. Dort bestimmen Sie, welche Informationen im linken, mittleren und rechten Bereich der Fußzeile stehen sollen. Schreiben Sie ins Feld Linker Abschnitt Ihren Namen, einen Beistrich, klicken auf die Klicken Sie ins Feld Mittlerer Abschnitt, schreiben das Wort Seite und ein Leerzeichen und klicken Aktivieren Sie das Feld Rechter Abschnitt, klicken auf die Schaltfläche, schreiben einen Schaltfläche, nach Schrägstrich und klicken einem weiteren Beistrich anschließend auf, wodurch später anschließend auf, klicken Sie auf, automatisch die wodurch der Dateiname und wodurch Datum und Seitenzahl angezeigt das jeweilige Register Uhrzeit eingefügt werden. wird. angezeigt wird. Heinz A. Wankmüller Seite 10 VBA für Excel I

11 MS Excel Computer 5.1 Um die Schrift der Fußzeile zu formatieren, markieren Sie den Text im linken Bereich (Abschnitt) und klicken Sie auf. Das Dialogfeld SCHRIFT erscheint. Als SCHRIFTGRAD wählen Sie 8, als SCHRIFT- SCHNITT Kursiv und klicken auf OK. Diesen Vorgang wiederholen Sie für alle drei Bereiche (Abschnitte). Aufnahme beenden Abschließend bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Die soeben festgelegten Informationen zeigt Excel nun im Dialogfeld SEITE EINRICHTEN an. Bestätigen Sie die Angaben mit OK. Jetzt können Sie den Makrorekorder schließen. Klicken Sie in der Symbolleiste AUFZEICHNUNG auf die Schaltfläche AUFZEICHNUNG BEENDEN. Makros speichern Beim späteren Beenden von Excel müssen Sie entscheiden, ob alle in dieser Arbeitssitzung in der PERSONL.XLS angelegten Makros gespeichert werden sollen. Beim Schließen von Excel erscheint ein sehr wichtiges Dialogfeld, in dem Sie diese Entscheidung treffen müssen. Heinz A. Wankmüller Seite 11 VBA für Excel I

12 MS Excel Computer 5.1 Wenn Sie hier Nein anklicken ist Ihr schönes, eben aufgezeichnetes Makro für immer verloren! TIPP Falls Sie sehen wollen, was Excel aufgezeichnet hat, können Sie dies im Menü EXTRAS über den Menüeintrag MAKRO, dem Befehl MAKROS und nachdem Sie das gewünschte Makro markiert haben mit dem Befehl BEARBEITEN anschauen. Heinz A. Wankmüller Seite 12 VBA für Excel I

13 MS Excel Computer 5.1 Makro ausführen Das Makro können Sie nun jederzeit über einen Menübefehl oder über die festgelegte Tastenkombination abrufen. Überprüfen Sie es gleich. Starten Sie Excel erneut. Wählen Sie im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN und schlagen Sie die Registerkarte KOPFZEILE/FUßZEILE auf. Sie sehen, dass noch keine Einträge vorhanden sind. Schließen Sie das Dialogfenster mit ABBRECHEN. Im Menü EXTRAS wählen Sie den Eintrag MAKRO und aktivieren den Befehl MAKROS. Das Dialogfenster Makro erscheint. Wählen Sie das Makro PERSONL.XLS!Fußzeile. Wenn noch keine anderen Makros angelegt sind, ist es bereits markiert. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSFÜHREN, um das Makro zu starten. Alternativ können Sie das Makro auch durch die oben eingegebene Tastenkombination Strg+Shift+Q starten. Wählen Sie nun nochmals im Menü DATEI den Befehl SEITE EINRICHTEN und aktivieren Sie die Registerkarte KOPFZEILE/ FUßZEILE. Sie sehen, dass alle Informationen, die Sie im Makro aufgezeichnet hatten, eingefügt wurden. Nun können Sie jede beliebige Tabelle mit dieser Fußzeile versehen. Wenn Sie die Tabelle dann auf dem Drucker ausgeben, werden im Fußzeilenbereich jeder Seite automatisch diese Angaben bei mehrseitigen Tabellen mit fortlaufend nummerierten Seitenzahlen gedruckt. Heinz A. Wankmüller Seite 13 VBA für Excel I

14 MS Excel Computer 5.1 Übung 1 Zeichnen Sie folgendes Excel-Makro auf: Starten Sie den Makrorecorder, wobei Sie die Option im Dialogfeld Makro aufzeichnen so einstellen, daß das Makro in Persönliche Makro-Arbeitsmappe gespeichert wird. Tragen Sie als Makronamen NewBook ein. Zeichnen Sie folgende Aktionen auf: Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe, indem Sie in dem Menü DATEI auf DateiNeu klicken. Wählen Sie jetzt SPEICHERN UNTER aus dem Menü DATEI, um die Arbeitsmappe unter dem Namen Neue Arbeitsmappe zu speichern. Nachdem Sie die Datei gespeichert haben, gehen Sie im Menü DATEI auf SCHLIESSEN und schließen Sie das Dokument. Schalten Sie den Makrorecorder ab. Löschen Sie jetzt die Datei Neue Arbeitsmappe.xls, die Sie soeben bei der Aufzeichnung des Makros erstellt haben. Verwenden Sie dabei den Windows-Explorer. Führen Sie das zuvor aufgezeichnete Makro NewBook aus. Was passiert? Wiederholen Sie die Ausführung des Makros NewBook. Was passiert? Der Visual Basic Editor (VBE) Seit Excel 97 erfolgt die Programmierung in einer eigenen Entwicklungsumgebung, dem VISUAL BASIC-EDITOR. Bevor Sie Codebeispiele eingeben können, müssen Sie also erst den Visual Basic-Editor öffnen. Dazu starten Sie Excel und drücken dann die Tastenkombination Alt+F11. Beachten Sie, dass Sie die Entwicklungsumgebung nicht als eigenständige Anwendung, sondern nur aus Excel heraus starten können. Richten Sie Ihr Augenmerk im Visual Basic-Editor zuerst auf den am linken Rand angezeigten PROJEKT-EXPLORER. Dabei handelt es sich um ein Unterfenster, dessen Titelleiste mit dem Text "Projekt" beginnt. Im Projekt-Explorer sehen Sie fett hervorgehobene Heinz A. Wankmüller Seite 14 VBA für Excel I

15 MS Excel Computer 5.1 Einträge für jede geöffnete Excel-Datei (siehe Abb. links). Die Dateinamen werden jeweils in Klammern angegeben. Zusätzlich zu den von Ihnen geöffneten Dateien werden auch die derzeit geladenen Add-Ins aufgelistet. Links neben den dateibezogenen "Projekten" erscheinen Plus- oder Minussymbole, je nachdem, ob die untergeordneten Projektbestandteile eingeblendet sind oder nicht. Per Mausklick auf diese Symbole können Sie die Elemente ein- oder ausblenden. haben. Das Projekt einer Datei besteht an erster Stelle aus den Excel-Objekten, zu denen ein globales Objekt für die gesamte Arbeitsmappe sowie Einzelobjekte für alle enthaltenen Blätter gehören. Außerdem können Sie benutzerdefinierte "Formulare" (UserForms), "Module" und "Klassenmodule" hinzufügen. In der Baumstruktur des Projekt-Explorers erscheinen diese Unterzweige aber erst, wenn Sie tatsächlich ein entsprechendes Objekt angelegt Damit sind wir bei der Frage, wie Sie neue Elemente hinzufügen. Wichtig ist dabei, dass Sie im Projekt-Explorer als erstes das VBA-Projekt markieren, das Sie um ein Formular oder um Programmcode ergänzen möchten. Anschließend öffnen Sie das Menü Einfügen und wählen entweder UserForm, Modul oder Klassenmodul an. Klassenmodule kommen allerdings nur selten zum Einsatz. Wenn Sie den Befehl UserForm angewählt haben, erscheint daraufhin ein Fenster, in dem Sie das Formular wie in einem Malprogramm gestalten können. Mit der Maus fügen Sie Steuerelemente wie Textfelder, Dropdown-Listen oder Schaltflächen aus der Werkzeugsammlung ein und bearbeiten Sie im Formularentwurf. Ohne Programmcode bleibt ein Formular jedoch recht nutzlos. Deshalb können Sie aus dem Entwurfsfenster per Ansicht-Code das zum Formular gehörende "Codefenster" öffnen (Siehe nächste Seite). Darin sehen Sie am oberen Rand zwei Dropdown-Felder: das linke Heinz A. Wankmüller Seite 15 VBA für Excel I

16 MS Excel Computer 5.1 enthält die Namen aller Formularelemente und das rechte die zu diesem Element gehörenden Ereignisse. Indem Sie zuerst ein Formularelement und dann ein Ereignis auswählen, fügen Sie automatisch ein entsprechendes Prozedurgerüst in das Codefenster ein. Dieses müssen Sie dann nur noch um VBA-Anweisungen ergänzen, beispielsweise um anzugeben, was beim Anklicken einer Schaltfläche passieren soll. Sehr einfach ist die Eingabe von VBA-Anweisungen in Module (oder Klassenmodule). Im rechten Codefenster geben Sie einfach die Codezeilen ein. Das Codefenster eines Moduls kann mehrere Prozeduren ("Sub <Prozedurname>") oder Funktionen ("Function <Funktionsname>") enthalten. Es ist aber Ihnen überlassen, ob Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit für jede Prozedur ein eigenes Modul anlegen. Sinnvoll ist es, Prozeduren nach ihren Aufgabengebieten zu gliedern und dementsprechend auf verschiedene Module zu verteilen. Selbstverständlich können Sie jederzeit programmiertechnische Ergänzungen vornehmen. Dazu öffnen Sie in Excel die Arbeitsmappe, deren Code bearbeitet werden soll. Dann wechseln Sie in den Visual Basic-Editor und lassen sich im Projekt-Explorer die Zweige des Datei-Projekts anzeigen. Zum Schluss öffnen Sie das gewünschte Formular, Modul oder Klassenmodul per Doppelklick auf den Objektnamen. Heinz A. Wankmüller Seite 16 VBA für Excel I

17 MS Excel Computer 5.1 Das erste Programm Öffnen Sie mit Alt+F11 den VISUAL BASIC EDITOR. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in Projektbereich der Arbeitsmappe, in die Sie ein Makro schreiben wollen und wählen Einfügen/Modul. Im Projekt-Explorer wurde unter Module ein Modul1 eingefügt. Der Cursor blinkt bereits im zugehörigen Codefenster. Schreiben Sie nun das Wort Sub, mit dem jedes Makro beginnt (außer es wäre eine Funktion, dann ist das erste Wort Function). Nach einem Leerzeichen schreiben Sie den Prozedurnamen ErstesMakro. Dieser Prozedurname muss mit einem Buchstaben beginnen und darf keine Leer- und Sonderzeichen enthalten. Anschließend drücken Sie die Entertaste. Excel fügt nun selbstständig das Klammernpaar, das für jede Prozedur nötig ist und nach einer Leerzeile das Ende der Prozedur, nämlich End Sub ( bzw. End Function) ein. Der Cursor blinkt im sogenannten Prozedurrumpf zwischen der ersten und letzten Zeile. Schreiben Sie nun msgbox "Mein erstes Makro. Verlassen Sie die Zeile durch Enter oder einen Mausklick in eine andere Zeile. Schreiben Sie die Schlüsselwörter, wie hier msgbox klein, Excel wandelt den Befehl bei richtiger Schreibweise in die korrekte Groß/Kleinschreibung um. Bleibt das Wort kleingeschrieben, haben Sie sich vertippt. Korrigieren Sie es einfach wie in einem Texteditor. Nun können Sie Ihr erstes Makro starten: Wechseln Sie zurück in die Arbeitsmappe und wählen Sie EXTRAS/MAKRO/MAKROS. Wählen Sie unter Makros in: den Eintrag Diese Arbeitsmappe. Dadurch sehen Sie nur die Makros, die Sie in der aktiven Arbeitsmappe stehen haben. Nachdem dies Ihr erstes Makro ist, sehen Sie auch nur dieses. Durch einen Klick auf Ausführen wird es gestartet. Mit einem Klick auf OK wird das Meldungsfenster geschlossen. Heinz A. Wankmüller Seite 17 VBA für Excel I wieder

18 MS Excel Computer 5.1 Sie können das Makro aber auch zu Testzwecken direkt aus der Entwicklerumgebung starten. Dazu setzen Sie den Cursor irgendwo in den Quelltext und klicken auf die Schaltfläche oder Sie drücken die Funktionstaste F5. Makrotext bearbeiten Listing: Das Makro NewWorkbook (von Übung 1) 1: Sub NewWorkbook () 2: ' 3: ' NewWorkbook Makro 4: ' Makro am von Heinz Wankmüller aufgezeichnet. 5: ' Erzeugt und speichert eine neue Arbeitsmappe. 6: ' 7: 8: ' 9: Workbooks.Add 10: ActiveWorkbook.SaveAs FileName:="C:\Daten\Excel\NewBook.xls", _ 11: FileFormat:= xlnormal, _ 12: Password:=" ", _ 13: WriteResPassword:=" ", _ 14: ReadOnlyRecommended:=False, _ 15: CreateBackup:=False, _ 16: ActiveWindow.Close 17: End Sub Das Zeilenfortsetzungszeichen von VBA Wenn Sie sich die Zeilen 10 bis 14 im Listing noch einmal näher ansehen, finden Sie am Ende dieser Zeilen das Zeichen für Unterstreichung (_). Das Unterstreichungszeichen wird von dem ihm vorausgehenden Zeichen durch einen Leerschritt getrennt. Ein Leerzeichen in Kombination mit einer Unterstreichung am Zeilenende wird Zeilenfortsetzungszeichen genannt und signalisiert VBA, daß das Ende der Anweisung noch nicht erreicht wurde und die Anweisung in der nächsten Zeile fortgeführt wird. Die Zeilen 10 bis 15 des Listing 2.3 gehören daher zusammen und bilden eine einzige Anweisung. In diesem Listing ist es die Anweisung, die Arbeitsmappe zu speichern, wobei mehrere Optionen für die Speicherung zur Verfügung stehen. Um die Lesbarkeit des Makros zu steigern, hat der Makrorecorder eine logische Zeile mit Hilfe des Zeilenfortsetzungszeichen in mehrere physikalische Zeilen unterteilt. Heinz A. Wankmüller Seite 18 VBA für Excel I

19 MS Excel Computer 5.2 MS-Excel Makroaufbau Inhalt Hinweise zur Gestaltung des Quellcodes 20 Einfache Syntaxregeln 20 Makros ausführen 24 Heinz A. Wankmüller, 2002 Heinz A. Wankmüller Seite 19 VBA für Excel I

20 MS Excel Computer 5.2 Hinweise zur Gestaltung des Quellcodes Viele Programmierer halten sich für besonders genial, wenn sie ihren Quellcode so gestalten, dass ihn außer ihnen kein anderer Programmierer versteht. Dies ist aber nicht das Ziel eines Programms, insbesondere dann nicht, wenn man das Programm später einmal modifizieren und warten muss. Dann ist es hilfreich, wenn man nach einem oder zwei Jahren seinen Quellcode noch versteht. Aus diesem sollten besonders am Anfang folgende Regeln beachtet werden. Später werden sie Ihnen so in Fleisch und Blut übergehen, dass sie zur Selbstverständlichkeit werden. Dies erleichtert die Übersicht über den Quelltext. Fügen Sie für jedes Makro mindestens einen Kommentar ein, der in kurzen Zügen erläutert, was das Makro macht, wann bzw. von welchem Makro es aufgerufen wird und was das Ergebnis ist. Ordnen Sie Ihre Makros auf verschiedenen Modulblättern an. Sortieren Sie sie nach verschiedenen Kriterien. Benennen Sie die Modulblätter entsprechend ihrem Inhalt. Geben Sie Ihren Makros und Variablen aussagekräftige Namen. Rücken Sie den Quelltext entsprechend der Schachtelung ein, wie die Beispiele es zeigen. Deklarieren Sie alle Variable, und zwar am Anfang jeder Prozedur oder eines Modulblattes. Einfache Syntaxregeln Kommentare Ein Kommentar wird mit einem Hochkomma oder dem Schlüsselwort REM eingeleitet und endet mit Ende der Zeile, es sei denn der Kommentar wird wie jeder andere Befehl mit einem Unterstrich in der nächsten Zeile fortgesetzt. Zeichenketten (Texte) werden in Anführungszeichen oben eingeschlossen. Debug.Print "Summe Debug.Print Summe Die obere Zeile gibt den Text Summe, die untere den Wert der Variablen Summe im Testfenster (Direktfenster) aus. Mehrzeilige Anweisungen Soll ein Makrobefehl in der nächsten Zeile fortgesetzt werden, weil er zu lang ist, dann muss jede Zeile, nach der der Befehl fortgesetzt wird, mit einem Leerzeichen und einem Unterstrich abgeschlossen werden. Dabei sollten Sie jedoch bedenken, dass VBA nicht unbeschränkt lange Anweisungen und Befehle zulässt. REM Dies ist ein Kommentar, _ der in der folgenden Zeile _ fortgesetzt wird Heinz A. Wankmüller Seite 20 VBA für Excel I

21 MS Excel Computer 5.2 Listentrennzeichen Das Listentrennzeichen ist generell das Komma. In der Tabelle ist es hingegen, wie gewohnt, das Semikolon. Rechenzeichen Als Rechenzeichen in Anweisungen sind folgende Zeichen gültig: Zeichen Funktion Zeichen Funktion + Addition \ - Subtraktion ^ / Division & * Multiplikation MOD Erlaubte Zeichen Division, liefert aber ein ganzzahliges Ergebnis durch Runden des Divisors und durch Abschneiden der Nachkommastellen des Ergebnisses Potenziert mit dem angegebenen Exponenten Zusammenfügen von Zeichenketten Liefert den ganzzahligen Rest bei der Division zweier Zahlen (7 MOD 3 = 1, weil 7:3 = 2 mit Rest 1 ist) Für Makronamen, Variablennamen und ähnliches dürfen Kombination aus allen Buchstaben einschließlich äöü, Zahlen und dem Unterstrich verwendet werden. Sie müssen allerdings mit einem Buchstaben beginnen und dürfen nicht mit den in VBA vordefinierten Schlüsselwörtern übereinstimmen. VBA unterscheidet keine Groß- und Kleinschreibung. Es ist aber zur leichteren Lesbarkeit üblich, Groß- und Kleinbuchstaben zu verwenden, z.b MeinErstesMakro. Variablen Datentyp Symbol Benutzer Speicher Wertebereich Boolean 2 Byte True oder False (wahr oder falsch) Integer % 2 Byte bis Long & 4 Byte Ganze Zahlen > Integer Single! 4 Byte Zahlen doppelter Genauigkeit (8 Stellen) Double # 8 Byte Zahlen doppelter Genauigkeit (16 Stellen) 8 Byte Date 8 Byte bis Object 4 Byte Jeder Objektverweis String $ 10 Byte + 2 Byte für jedes Zeichen Jeder Text Variant 16 Byte + 2 Byte für jedes Zeichen Jeder Wert Variablen sind wie in der Mathematik Platzhalter, die wie konstante Werte verwendet werden können. Sie haben jedoch die Eigenschaft, dass sie ihren Wert im Verlauf (zur Laufzeit) des Makros ändern können. Beispiel: Heinz A. Wankmüller Seite 21 VBA für Excel I

22 MS Excel Computer 5.2 Die Werte von Variablen werden über den Variablennamen abgerufen bzw. gesetzt. a = 5 b = 6 Ergebnis = a + b MsgBox Ergebnis Hier werden den Variablen a und b Werte (5 und 6) zugewiesen, die anschließend addiert werden. Das Ergebnis der Addition wird dann der Variablen Ergebnis zugewiesen und über die MsgBox ausgegeben. Deklaration Sie sollten sich angewöhnen, Variable zu deklarieren. Dies spart Speicherplatz, da dann nur der Platz im Speicher für die Variable reserviert wird, der auch tatsächlich benötigt wird. Um diese Variablendeklaration zu erzwingen, schreiben Sie ganz am Anfang auf die Modulseite Option Explicit. Sie bekommen dann für jede nicht deklarierte Variable eine Fehlermeldung. Außerdem hat die Variablendeklaration den Vorteil, dass Tippfehler als nicht deklarierte Variablen erkannt und deshalb angezeigt werden. Das spart erheblich Zeit bei der Fehlersuche. Variablen werden mit der Dim-Anweisung deklariert. Deklaration heißt, dass die Variablen dem System bekannt gemacht werden und das System so ausreichend Speicherplatz im Hauptspeicher reservieren kann, um die Werte für die Variablen aufzunehmen. Auch die Datentypen, bei denen kein genauer Wertebereich eingetragen ist, haben natürlich einen, nämlich Variant. Die Dim-Anweisung hat folgende Syntax: Dim Variablenname As Dateityp oder in der Kurzform Dim Variablenname Datentyp-Symbol Beispiel: Dim a As Integer oder Dim a% In beiden Zeilen wird die Variable a als ganze Zahl also vom Typ Integer deklariert. Sie kann danach nur Werte aufnehmen, die ganze Zahlen zwischen und sind. Deklarationen mehrerer Variablen können durch das Listenkennzeichen (Komma) voneinander getrennt werden. Dim a As Integer, b As String, c oder Dim a%, b$, c In beiden Zeilen wird also a als Integer und b als String, also Zeichenkette oder Text deklariert. Der Variable c wurde kein Datentyp zugewiesen, halt also den Datentyp Variant. Solche Variablen können alle Datentypen aufnehmen, verbrauchen aber erheblich mehr Platz im Hauptspeicher. Darum sollten Sie sie auf ein Minimum beschränken. Gültigkeitsbereiche Variablen sind immer nur für bestimmte Bereiche gültig. Diese richten sich danach, wo und wie sie deklariert wurden. Grundsätzlich sind sie dort gültig, wo sie deklariert wurden. Haben Sie eine Variable z in der Prozedur MeinMakro deklariert, so ist der Variablenwert nach Heinz A. Wankmüller Seite 22 VBA für Excel I

23 MS Excel Computer 5.2 Beenden der Prozedur aus dem Hauptspeicher gelöscht! Es handelt sich also um eine lokale Variable. Haben Sie die Variable z hingegen am Anfang des Modulblattes, also vor der ersten Prozedur deklariert, dann bleibt der Wert im Hauptspeicher so lange erhalten, bis alle Makros eines Moduls beendet sind und jedes Makro kann auf die Variable zugreifen. Diese Variablen dürfen nicht ein weiteres Mal innerhalb einer Prozedur deklariert werden, da sie dann neu initialisiert werden und damit der Wert der Variablen wieder gelöscht ist. Option Explicit Dim z as String Sub MeinMakro() End Sub Um Variable für alle Module einer Arbeitsmappe verfügbar zu machen, sind sie mit Hilfe des Schlüsselwortes Public als öffentliche Variable zu definieren. Dazu muss lediglich das Wort Dim durch das Wort Public ersetzt werden. Konstanten Außer Variablen kennt VBA auch noch Konstanten. Diese sind Werte, die über einen Namen angesprochen werden können. Ihr Wert wird bei der Deklaration festgelegt und kann sich im Programmverlauf nicht ändern. Der Vorteil von Konstanten ist vor allem, dass bei einer Änderung des Wertes, nicht alle Stellen eines Programms gesucht werden müssen, an der der Wert vorkommt, sondern nur am Anfang in der Deklaration der Konstanten der neue Wert einzusetzen ist. Prozeduren Prozeduren werden eingeleitet durch das Schlüsselwort Sub und enden mit End Sub. Dazwischen stehen der Name der Prozedur, gefolgt von einem Klammernpaar und die Prozeduranweisungen. Die Syntax einer Prozedur lautet: Sub Prozedurname(Attributliste) Anweisung1 Anweisung2 End Sub Mit Hilfe der Attributliste können Werte an die Prozedur übergeben werden. Funktionen Funktionen werden durch das Schlüsselwort Function eingeleitet und mit End Function beendet. Die Syntax einer Funktion lautet: Function Funktionsname(Attributliste) As Datentyp Anweisung1 Anweisung2 Funktionsname = Wert Heinz A. Wankmüller Seite 23 VBA für Excel I

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