Kurzanleitung. Arbeiten mit Word 2003 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten. Renate Vochezer

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1 Kurzanleitung Arbeiten mit Word 2003 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten Renate Vochezer

2 Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis... II Tabellenverzeichnis... II 1 Einrichten der Kopf- und Fußzeilen Anlegen und Formatierung der Überschriften Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Abbildungen- und Tabellen Abbildungen anlegen und beschriften Quellenangaben in Abbildungen und Tabellen Quellenangabe direkt unter dem der Abbildungsbeschriftung Quellenangaben mit Fußnoten Tabellen anlegen und beschriften Diagramme aus Tabellen erstellen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis anlegen Ergänzende Bemerkungen und Tipps Felder aktualisieren Querverweise einfügen Sonstige kleine Hilfen:... 7 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Überschriften nummerieren... 2 Abb. 2: Sonnenuntergang Quelle: Wordvorlage... 3 Abb. 3: Einfügen Tabelle... 5 Abb. 4: Erstellung eines Diagramms... 6 Tabellenverzeichnis Tab. 1: Umsatzvergleich in Mio... 5

3 1 Einrichten der Kopf- und Fußzeilen Bevor mit der Textverfassung einer schriftlichen Arbeit begonnen wird, sollten erst die Seiten für das Titelblatt und die Verzeichnisse eingerichtet werden. In diesem Beispiel hat jedes Verzeichnis eine andere Kopfzeile, die Fußnoten sind römisch nummeriert. Bitte grundsätzlich beachten: Immer wenn sich in den Kopf- und Fußzeilen was ändert, muss ein Abschnittswechsel eingefügt werden (s.u.) Folgende Schrittfolge wird empfohlen: 1. Erstellung des Titelblatts 2. Schritte um die Seite für das Inhaltsverzeichnis anzulegen: Wichtig: Reihenfolge einhalten a) Kopfzeile: 1. Mit dem Cursor an das Ende des Titelblatts klicken 2. Einfügen / Manueller Umbruch / Abschnittsumbruch nächste Seite 3. Ansicht Kopf- und Fußzeile in der Kopfzeile das Icon Verknüpfung zum vorherigen deaktivieren 4. Kopfzeile beschriften (z.b. Inhaltsverzeichnis) 5. Unterstrich: Icon Rahmen, auf Pfeil gehen und Unterstrich wählen b) Fußzeile: 1. in die Fußzeile wechseln 2. wie vorherige deaktivieren 3. Icon Seitenzahl einfügen, rechtsbündig (oder mittig) auswählen 4. Icon Seitenzahlen formatieren Zahlenformat römisch I wählen beginnen bei I wählen 3. Kopf-/Fußzeile schließen Um die Seiten für das Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis und Abkürzungsverzeichnis anzulegen, gehen Sie in den gleichen Schritten vor. In der Fußzeile müssen Sie ggf. auf der 2. Verzeichnisseite (meistens Abbildungs- und Tabellenverzeichnis) im Fenster Seitenzahlen formatieren den Button Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt aktivieren (ansonsten beginnt die Seite wieder mit römisch I). Auf der ersten Textseite kann, nachdem o.g. Schritte durchgeführt wurden, in die Kopfzeile nun die Überschrift der obersten Gliederungsebene (z.b. Einführung) oder der Titel der Arbeit geschrieben werden. In der Fußnote muss die Seitenzahl mit arabisch 1 beginnen. Ab der Textseite müssen Sie in den Fußzeilen nichts mehr ändern.

4 2 Anlegen und Formatierung der Überschriften Hinweis: Im Folgenden wird immer wieder von Überschriftsebenen geschrieben. Die 1. Überschriftsebene steht für die oberste Gliederungsebene wie z.b. hier 2 Anlegen 2. Überschriftsebene steht für die 2. Gliederungsebenen wie z.b. 2.1 xxxxxx. usw. Wählen und formatieren der Überschrift: 1. Überschriftstext schreiben 2. auf das Doppel-A in der Menüleiste ganz links (neben der Formatanzeige) klicken (oder Menü Format / Formatvorlagen und Formatierung). Es öffnet sich rechts das Fenster Formatvorlagen und Formatierung 3. Aus der Formatliste Überschrift 1 für die 1. Überschriftsebene (Überschrift 2 für die 2. Überschriftsebene ) wählen 4. Meistens sind bei der erstmaligen Verwendung die Überschriften noch nicht nummeriert. Um dies zu erreichen wieder in die Formatvorlage Überschrift 1 (o.a.) gehen, mit dem Cursor auf das Feld ganz oben gehen, dann erscheint rechts ein Pfeil, diesen anklicken und auf ändern gehen. Dann links unten auf Format gehen und Nummerierung / Gliederung auswählen. Dort die entsprechende Gliederungssystematik auswählen. Abb. 1: Überschriften nummerieren Alle weiteren Überschriftsebenen müssten nun auch automatisch nummeriert sein. Die Formate (z.b. Schriftgröße) der jeweiligen Überschriftsebene lassen sich ebenfalls auf diesem Weg ändern. Für die ersten drei Überschriftsebenen sind von Word i.d.r. bereits sogen. Shortcuts (Tastenkombination) voreingestellt. Wenn Sie gleichzeitig Alt und 1 drücken, wird der Text in der ersten Überschriftsebene formatiert, Alt+2 ist die zweite Überschriftsebene (z.b. 2.3) und Alt+3 die dritte Überschriftsebene (z.b ).

5 3 Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Um ein Inhaltsverzeichnis anzulegen, müssen die Überschriften auch in den Überschriftsformaten (Überschrift 1, Überschrift 2.) angelegt sein (siehe Kap. 2). 1. Platzieren Sie den Cursor dort, wo Sie das Inhaltsverzeichnis erstellen wollen. 2. Einfügen / Referenzen / Index und Verzeichnisse / Karteiblatt Inhaltsverzeichnis wählen 3. am besten Einstellungen lassen wie vorgegeben, bis auf die Anzahl der Ebenen. Hier müssen mind. soviel Ebenen gewählt werden, wie Sie Überschriftsebenen haben (z.b = 4 Ebenen). 4. OK anklicken Wenn sich im Text etwas geändert hat, aktualisiert sich das Verzeichnis nicht von selbst. Das Inhaltsverzeichnis stellt ein Feld dar, das erst auf Ihren Befehl hin aktualisiert wird. Hierzu gehen Sie mit dem Cursor an irgendeine Stelle des Inhaltsverzeichnisses und das Verzeichnis wird grau hinterlegt. Drücken Sie die rechte Maustaste. Es erscheint ein Auswahlfenster. Sie können wählen, ob nur die Seitenzahlen aktualisiert oder das ganze Verzeichnis aktualisiert werden soll. 4 Abbildungen- und Tabellen 4.1 Abbildungen anlegen und beschriften Abb. 2: Sonnenuntergang Quelle: Wordvorlage I.d.R. werden Bilder/Graphiken eingefügt, die sich bereits auf dem PC befinden. Anleitung: Einfügen/Graphik/aus Datei dann das entsprechende Bild im Verzeichnis suchen. Ist die Symbolleiste Zeichnen aktiv, befindet sich dort ein Icon, mit dem direkt eine Graphik eingefügt werden kann. Um unter eine Abbildung eine automatische Beschriftung zu setzen, d.h. Word sucht sich automatisch die richtige Abb.-Nr., geht man folgendermaßen vor. 1. rechter Mausklick auf die Abbildung / Beschriftung (oder Einfügen / Referenz / Beschriftung) 2. Bei der ersten Arbeit mit Beschriftung sind die Kategorien Abb. und Tab. i.d.r. noch nicht angelegt. Deshalb erst im Beschriftungsfenster Neue Bezeichnung anklicken und Abb. bzw. Tab. eintragen. 3. Dann die Bezeichnung Abb. auswählen und Word ordnet gleich die richtige Nr. zu / OK

6 4. Die Kategorie und die Nr. erscheinen nun unter der Abb. und kann fertig beschriftet werden. Vorteile: Word sucht sich automatisch die richtige Abb.- oder Tab. -Nr. wird eine Abb./Tab. zwischendrin eingefügt oder gelöscht, passt sich die Nummerierung der anderen Abb./Tab. an (mit der Funktion Felder aktualisieren siehe S. 7) ein automatischen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis kann angelegt werden (siehe S. unten). 4.2 Quellenangaben in Abbildungen und Tabellen Quellenangabe direkt unter der Abbildungsbeschriftung Damit die Quellenangabe das gleiche Format wie die Beschriftung hat, können Sie eine neue Formatvorlage Quelle anlegen. 1. Hierzu auf Beschriftung gehen, dann wieder das Fenster Formatierung öffnen und den Pfeil anwählen. Neue Formatvorlage wählen. 2. Wenn dieses Fenster erscheint, einen Namen vergeben, z.b. Quelle und unten Formatvorlage für den Folgeabsatz Standard auswählen. 3. Um einen gewissen Abstand zum Text zu erhalten, gehen Sie noch in Format (links unten) / Absatz / und geben bei Abstand nach dem Text 12 pt. ein. In einem weiteren Schritt müssen Sie nun für die Formatvorlage Beschriftung festlegen, dass bei einem Return automatisch die Formatvorlage Quelle gewählt wird: 1. wieder auf Formatierung ändern gehen 2. bei Formatvorlage für den Folgeabsatz Quelle wählen Achtung: Die Formatvorlage für die Quelle darf nicht Beschriftung sein, ansonsten erscheint die Quellenangabe auch im Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Quellenangaben mit Fußnoten Einfügen / Referenz / Fußnoten / OK. Hier kann noch gewählt werden, ob auf jeder Seite neu beginnend oder fortsetzend. Beides ist erlaubt.

7 4.3 Tabellen anlegen und beschriften In der Menüleiste findet sich das Icon Tabelle einfügen. Wenn man dieses anklickt, kann bereits hier die Anzahl der Spalten und Zeilen eingegeben werden, indem man soviel Zellen markiert, wie man benötigt. Reicht die vorgegebe Zahl nicht aus, kann mit der Pfeiltaste die Zahl erhöht werden. Abb. 3: Einfügen Tabelle Quelle: Die Verfasserin Zellen oder Spalten einfügen: Mit dem Cursor in die Tabelle gehen, Menü Tabelle / Einfügen und entsprechende Auswahl treffen. Jahr Unternehmen Unternehmen A Unternehmen B Unternehmen C ,5 1,4 1, ,1 1,8 1, ,2 1,6 1,6 Tab. 1: Umsatzvergleich in Mio Quelle: Die Verfasserin Um die Tabelle zu beschriften, die gesamte Tabelle Markieren, rechte Maustaste, Beschriftung und die Kat. Tab. wählen (oder Einfügen/Referenz/Beschriftung).

8 4.4 Diagramme aus Tabellen erstellen Diagramme können direkt aus Tabellen in Word erstellt werden. Es wird jedoch empfohlen, die Diagramme in Excel zu erstellen und als Kopie in Word einfügen, da Excel mehr Möglichkeiten bietet. Um in Word eine Diagramm aus einer Tabelle zu erstellen, sollte die Zelle links oben leer sein. Erstellung: Einfügen / Grafik / Diagramm. Word sucht sich selbst einen Diagrammtyp, das es für sinnvoll hält. Um den Diagrammtyp zu ändern oder das Diagramm zu formatieren bzw. beschriften, muss es so angeklickt werden, dass der dicke gepunktete Rahmen sichtbar ist. Dann des Cursor in das weiße Feld innerhalb des Rahmen setzen und rechte Maustaste. Mit Diagrammtyp und Diagrammoptionen können Sie das Diagramm bearbeiten Abb. 4: Erstellung eines Diagramms Quelle: Die Verfasserin Das Diagramm sollte auf jeden Fall einen Diagrammtitel bekommen und die Achsen müssen beschriftet werden. Erscheint beim Anklicken des Diagramms die Datentabelle, können hier die Zahlen auch geändert oder ergänzt werden. Dann passt sich das Diagramm automatisch an. 4.5 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis anlegen 1. Anlegen der Seite Abbildungs- und Tabellenverzeichnis (siehe Kap. 02) 2. Einfügen Abbildungsverzeichnis Um ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis anlegen zu können, müssen die Beschriftungen unter den Abb./Tab. die Formatvorlage Beschriftung haben (siehe Abbildungen anlegen und beschriften, s.o.). Abbildungsverzeichnis einfügen: Einfügen / Referenzen / Index und Verzeichnisse / Abbildungsverzeichnis. Entsprechende Kategorie wählen, z.b. Abb., OK 3. Tabellenverzeichnis: wie oben nur Kategorie Tab. wählen. Aktualisierung der Verzeichnisse: Siehe 5.1

9 5 Ergänzende Bemerkungen und Tipps 5.1 Felder aktualisieren Das Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis sowie die Nummern bei den Abbildungen und Tabellen sind sogenannte Felder, die erst auf Knopfdruck aktualisiert werden und zwar folgenderweise: Markieren Sie alles (Strg+A), rechte Maustaste / Felder aktualisieren und am besten immer Gesamtes Verzeichnis wählen, OK. Es können auch nur einzelne Felder (z.b. nur Inhaltsverzeichnis) aktualisiert werden. Klicken Sie hierzu auf das Feld (z.b. auf das Inhaltsverzeichnis oder auf die Nr. bei der Abb.- Beschriftung, rechte Maustaste, Felder aktualisieren.) 5.2 Querverweise einfügen Um es dem Leser oder auch dem Autor zu vereinfachen, können Querverweise, z.b. auf Seiten, Überschriften oder Abb./Tab. eingefügt werden. Beispiel Verweis auf eine Überschrift: Einfügen / Referenz / Querverweis. Bei Verweistyp Überschrift wählen. Bei Verweisen auf: Überschriftsnummer wählen. Soll auch der Überschriftstext angegeben werden, kann auch diese Variante ausgewählt werden. Dann in der Auswahlliste unten Für welche Überschrift, die entsprechende Überschrift auswählen. Ändert sich die Adress-Überschrift, weil z.b. noch zusätzliche Überschriften eingefügt wurden, passt sich der Querverweis an (ggf. noch auf Felder aktualisieren gehen, s.o.) 5.3 Sonstige kleine Hilfen: Silbentrennung: Extras/ Sprache / Silbentrennung / Automatische Silbentrennung anklicken. Autokorrektur: für Begriffe (oder Literaturangaben) die häufig verwendet werden: Extras / Autokorrektur- Optionen. In dem Feld Ersetzen wird eine Kurzform des Wortes (z.b. un für Unternehmen) eingegeben und das vollständige Wort wird in das rechte Feld Durch eingegeben. Icons in die Menüleiste: Für viele Funktionen, die häufig benutzt werden, stehen Icons zur Verfügung (z.b. Fußnote einfügen, Felder aktualisieren), können (sofern nicht schon vorhanden) in die Menüleiste gesetzt werden. Hierzu auf Extras / Anpassen. In der Kategorie-Auswahl den Punkt wählen, unter dem Sie im Menü die entsprechende Funktion finden. Erscheint das Icon, dann mit der Maus drauf bleiben und in eine der bereits vorhandenen Menüleiste hochziehen. Sollten Sie zu dieser Kurzanleitung noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

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