Kurzanleitung Q-Word.5 mit Neuerungen

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1 Kurzanleitung Q-Word.5 mit erungen Arbeitsweise von Q-Word Q-Word ist eine Ergänzung zu Microsoft Word. Alle Dokumente werden mit Microsoft Office erstellt und editiert. Q-Word ergänzend Word bezüglich: - Vereinheitlichung der Dokumente (Formatierung) über das ganze Handbuch - Übersicht über alle Dokumente und Inhalte - Verlinkung der Dokumente mit Hyperlinks - Verwaltung bezüglich Freigabe, Änderungen und Ablage 1. File-Organisation Handbuch, das die Original- Dokumente enthält Programm Ordner Individuelle Prozessstruktur Handbuch, das die für die Benutzer freigegebenen Dokumente enthält Es können mehrere Freigegebene Ordner an verschiedenen Orten erzeugt werden, siehe Freigabe Master für die Word- Kopf/Fusszeilengestaltung Master für die Excel- Kopf/Fusszeilengestaltung Startdokument XH0000_Allg-5.doc im Ordner 0_Allgemein Kurzanleitung.doc 1 / 10

2 Startseite Dokumentenübersicht und Q-Word Menü sind sofort ersichtlich. Nach dem Öffnen von XH0000_Allg-5.doc erscheint: Die Frontseite im freigegeben QHB ist neu im Dokument QX0001_Prozessstruktur festgelegt. Das Q-Word Menü wird mit der Tastenkombination ALT Q sichtbar. Der Master für die Word-Dokumentengestaltung und die Formatierungen ist die Prozessvorlage. Graue Felder sind automatische Kopfzeileneinträge NICHT überschreiben, verschieben ist möglich Prozessvorlage anwenden Kurzanleitung.doc 2 / 10

3 Das Deckblatt für das freigegebene Handbuch QHB ist in QX0001_Prozessstruktur festgelegt. Deckblatt des freigegebenen Handbuchs QHB. Der Master für die Excel-Dokumentengestaltung ist die Vorlage.xls Q-Word Menü Einrichten werden Excel Kopf- / Fusszeilen festgelegt. Kurzanleitung.doc 3 / 10

4 2. Nummerierungsregel Prozesse Führung 1000 Personal 2000 Leitbild, Strategie Organisation Personalbedarf Personalevaluation Zusatzbuchstabe z.b. für e = englisch Laufnummer für Detailbeschreibungen Prozess Nr e Hauptprozess Nr. QH QH QH QH Dokumentenart Beispiel Relevantes Dokument im QM-System Dokumentenbezeichnung Legende QH2200_Titel.doc = vollständige Dokumentenbezeichnung Q = Relevantes Dokument im QM-System H = Dokumentenart (H, A, F, X) 2 = Hauptprozess-Nr = Prozess-Nr = Laufnummer e = Zusatzbuchstabe a Z _Titel = Titel des Dokuments.doc = Hinweis auf Erstell-Programm: Word Ansicht im Explorer Kurzanleitung.doc 4 / 10

5 3. Dokumente erfassen und verwalten Alle Dokumentenarten (doc, xls, pdf, ppt, etc ) können menügeführt ins Handbuch eingefügt werden. Dokumente, die ausserhalb des Handbuchs bleiben sollen (Internet oder Netzwerk) können als Verknüpfung (Hyperlink) eingefügt werden. Ein in obiger Dokumentenliste markiertes Dokument wird im Explorer und in der Liste gelöscht. Ein in obiger Dokumentenliste markiertes Dokument kann einem anderen Prozess zugewiesen, neu nummeriert umbenannt oder neu formatiert werden. Die neue SuchListe ist grundsätzlich immer aktuell, kann aber auch aktualisiert werden. Kurzanleitung.doc 5 / 10

6 4. Einheitliche Inhalte erstellen Dieses Q-Word Menü öffnet sich mit der Tastenkombination ALT Q wenn ein Q-Dokument geöffnet ist. Fremdes Dokument zur Integration ins Handbuch Nummerierung und Formatierung Ablageunterordner kann einfach ausgewählt werden. Die bereits belegten Nummern werden aufgeführt. Ein Zusatzbuchstabe kann für ähnliche Dokumente gewählt werden: Z.B. QF1103a_Stellenb. Unterstreichungen und versteckte Überschriften entfernen. Die Dokumente erhalten die Formatierungen, die in der Prozessvorlage festgelegt sind. Wird ohne_vorlage gewählt, bleibt das Dokument unverändert. Kurzanleitung.doc 6 / 10

7 Einheitlich formatiert nach der Bearbeitung mit dem Q-Word Menü Automatisch erscheinendes Menü zur Dokumentation der wichtigen Änderungen Kurzanleitung.doc 7 / 10

8 5. Ablauf erstellen Mit Q-Word Menü einen Ablauf einfügen Input Schnittstelle Nr Tätigkeit Zust Hilfsmittel 1 Anfrage 2 Prüfung 3 Entscheid 4 Tätigkeit 5 Output Schnittstelle 6 Ablauf dem zu beschreibenden Ablauf anpassen: - immer ganze Zeilen kopieren, Curser an den gewünschten Ort setzen und einfügen - bis die Ablaufstruktur dem zu beschreibenden Ablauf entspricht. - Diagramm und Zeilen beschriften 6. Dokumenten-Ablage regeln Am Ende jedes Prozesses ist eine Tabelle vorgesehen, in der alle im Prozess verwendeten Hilfsmittel aufgeführt werden und deren Ablage geregelt wird. Kurzanleitung.doc 8 / 10

9 7. Handbuch prüfen Q-Word Menü öffnet sich mit der Tastenkombination ALT Q wenn XH0000_Allg-5 aktiv ist. Der Dokumentcheck zeigt Hyperlinkprobleme, doppelte Dokumente und eine Änderungsstatistik. Änderungsstatistik Kurzanleitung.doc 9 / 10

10 8. Handbuch freigeben Vereinfachte Menüs 9. Suchmethoden in der QM-Handbuch SuchListe für die Anwender Nach Stichworten Stichwort Zeigt die letzten Änderungen und davon die wichtigen Kommentare. Nach Themen Suche nach Stichwort oder Thema in der Prozessstruktur Sucht das Stichwort in den Dokumenteninhalten in Titeln, Hyperlinks und den festgelegten Stichwörtern. Findet zum Beispiel alle Dokumente die HL oder QA1102 enthalten. Doppelklick zeigt alle Dokumente zum Thema zurück Viel Erfolg bei der Gestaltung Ihres QM-Handbuchs. Jan 2010, Hans-Peter Bösiger Weitere Unterstützung siehe Tipps und Tricks im Internet, oder Bedienungsanleitung. Kurzanleitung.doc 10 / 10

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