Anleitung. Word. für. Fortgeschrittene. by bytes & pixel 1/15

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1 Word für Fortgeschrittene by bytes & pixel 1/15

2 1 Inhaltsverzeichnis 1 INHALTSVERZEICHNIS 2 2 KOPF- UND FUSSZEILEN 3 3 TABELLEN EINFÜGEN WORD-TABELLEN EXCEL-TABELLEN 5 4 SERIENDRUCK SERIENBRIEF SERIENETIKETTEN 9 5 FORMULARE 10 6 FORMATVORLAGEN 11 7 INHALTSVERZEICHNIS ERSTELLEN 12 8 MAKROS AUFZEICHNEN 13 by bytes & pixel 2/15

3 2 Kopf- und Fusszeilen Kopf- bzw. Fusszeilen befinden sich ausserhalb des beschreibbaren Bereichs in einem Dokument. Du brauchst Sie nur auf einer Seite einzurichten, damit sie auf jeder zukünftigen Seite erscheinen. Beachte: Das Seitentotal wird erst am beim Speichern oder Drucken aktualisiert. Felder um Seitenzahlen, Uhrzeit, Datum usw. einzufügen Schreibfläche 3 Tabellen einfügen 3.1 Word-Tabellen Normale Schreibfläche ist deaktiviert Wechsel zwischen Kopf- und Fusszeile Um in den normalen Text zurückzugelangen, musst Du die Symbolleiste mit Schliessen beenden... Es gibt zwei Symbole für Tabellen. Zuerst erklären wir die Wordtabelle. Was die zweite kann und ist, wird im nächsten Kapitel erklärt. Als erstes positionierst Du den Cursor an der Stelle im Dokument, an der Du die Tabelle einfügen willst Als nächstes musst Du entscheiden, wie gross Deine Tabelle sein soll. D.h. Du definierst hier die Anzahl der Spalten und Zeilen. by bytes & pixel 3/15

4 Hier ist jetzt unsere Tabelle abcde abc Jetzt kannst Du einfach den Text einfügen. Eigentlich ist das nicht schwierig, deshalb erklären wir hierzu nichts weiter... So primitiv diese Tabelle ist, kann sie aber dennoch rechnen. Und zwar so: Zuerst fügst Du die Zahlen, die Du zusammengerechnet haben willst, ein, danach klickst Du ins Feld in dem das Total stehen sollte, und rufst den Formeleditor auf. Es wird Dir automatisch eine Formel vorgeschlagen. Beachte: Der Word-Formeleditor kann nur Zahlen aus umliegenden Zellen verarbeiten. Achte deshalb darauf, dass Dein Zielfeld entweder unter einer Zahlenkolonne oder neben einer Zahlenreihe steht. Formelbeispiele: =summe(über) =summe(links) =summe(unter)... Beispiel: Summe(über) addiert automatisch die Zahlen in allen obenliegenden Feldern. usw. Diese Art von Tabelle eignet sich eigentlich nur für Auflistungen und tabellarischer Darstellungen. Für Berechnungen jedwelcher Art empfehle ich die Exceltabelle. by bytes & pixel 4/15

5 3.2 Excel-Tabellen Auch hier überlegst Du Dir zu Beginn, aus wie vielen Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll. Das was Du jetzt auf dem Monitor siehst, ist nichts anderes als eine Excel-Tabelle. Du arbeitest jetzt im Word quasi durch ein Guckloch mit Excel. Du hast in dieser Tabelle sämtliche Excel-Funktionen zur Verfügung. (siehe Lehrgang Excel) Sogar die Symbolleisten wechseln zu Excel-Symbolleisten. Keine Angst, wir haben Word nicht verlassen Sobald aber die Tabelle verlassen wird, ist alles wieder beim Alten. Du befindest Dich wieder in Deiner normalen Wordumgebung. So sieht schliesslich unsere eingefügte Tabelle aus...: Beachte: Arbeiten mit Excel-Tabellen verlangt dem PC einiges mehr an Rechenarbeit ab, da im Hintergrund zum Word noch Excel gestartet werden muss. by bytes & pixel 5/15

6 4 Seriendruck 4.1 Serienbrief Wenn Du z.b. einen Brief an mehrere Personen verschicken musst, aber den Brief nur einmal verfassen willst, empfiehlt sich das Kreieren eines Serienbriefes. Du hast mit dieser Funktion die Möglichkeit die Anrede und Adresse zu personifizieren. Zuerst wird der Text des Briefes verfasst. (siehe Word für Anfänger) Als nächstes rufst Du den Seriendruck- Manager auf. Er hilft Dir durch den weiteren Verlauf beim Erstellen des Serienbriefes. Es sind ab jetzt 3 Schritte bis zum fertigen Serienbrief. Erster Schritt: Unter Hauptdokument wählst Du Serienbriefe...! Da Du Deinen Brief ja bereits verfasst hast, wählst Du hier Aktives Fenster. by bytes & pixel 6/15

7 Zweiter Schritt: Hier wird die Herkunft der Adressen ausgewählt. Da Du noch keine Datenquelle besitzt, wählst Du Datenquelle erstellen. Hiermit wird eine kleine Datenbank erstellt, in der Deine Empfängeradressen gespeichert werden. Vergiss nicht, die soeben erstellte Datenbank zu speichern. Die Endung der Datei ist *.doc Für Deine Adressendatenbank brauchst Du sogenannte Felder, die Deine Adressen enthalten. Die definierst Du an dieser Stelle. Nachher kannst Du die Adressen eingeben. Klicke auf Datenquelle bearbeiten um die Empfängeradressen zu erfassen. Um die nächste Adresse einzugeben, wählst Du Neuer Datensatz Es erscheint nun die Datenmaske, in der Du die gewünschten Adressen eintippen kannst! Mit OK beendest Du die Eingabe. Natürlich musst Du jetzt die von Dir definierten Felder in den Brief einfügen. by bytes & pixel 7/15

8 Du wechselst jetzt zurück ins Hauptdokument, und bemerkst vielleicht, dass dort eine zusätzliche Symbolleiste eingeblendet wurde. Hiermit fügst Du die von Dir benötigten Felder in Deinen Brief ein. Es handelt sich hierbei um die Felder die Du vorhin in der Datenmaske definiert hast. So sieht Deine eingefügte Adresse aus Du kannst diese Felder wie einen normalen Text editieren. Bei der Anrede wird es ein bisschen knifflig. Da der Brief unter Umständen sowohl an Damen als auch an Herren geht, und die Anrede Sehr geehrte Damen und Herren ziemlich lahm klingt, bietet Word die Möglichkeit eine Abfrage zu erstellen. Wenn... Dann... Sonst... hää? D.h. Wenn Anrede in der Adresse = Frau, dann ist Output: Sehr geehrte... sonst ist Output: Sehr geehrter... Alles klar? So sieht das ganze in der Praxis aus. Beachte, dass es nicht nur in der Adresse, sondern auch in der Anrede noch zwei Seriendruckfelder benötigt. So. Das wars... Wenn Du keine Fehler gemacht hast, bewirkt ein Klick auf, dass Dein vorgefertigter Brief und Deine Adressdatenbank zusammengefügt, und in einem neuen, dritten Dokument, ausgegeben werden. Für jede Adresse in Deiner Datenbank wurde jetzt eine Seite im neuen Dokument erstellt. Wahlweise kannst Du den dritten Schritt auch im Seriendruckmanager ausführen. Über die Symbolleiste kannst Du ihn aufrufen. by bytes & pixel 8/15

9 4.2 Serienetiketten Um Etiketten mit verschiedenen Adressen zu erstellen, beginnst Du auf dieselbe Art wie beim Serienbrief. Als erstes öffnest Du den Seriendruckmanager. Du musst hier allerdings Adressetiketten... auswählen. Wähle Aktives Fenster, falls Du Dich bereits in einem neuen Dokument befindest. An dieser Stelle wird der Etikettentyp bestimmt. Normalerweise steht auf der Etikettenschachtel die Marke und die Bestellnummer. Anhand dieser Angaben ist es ein Leichtes, hier den richtigen Typ zu bestimmen. Nachdem Du auf OK geklickt hast, fährst Du bei Punkt 2 im Seriendruckmanager fort. Da Du Deine Datenquelle schon im letzten Beispiel erstellt hast, wählst Du hier Datenquelle öffnen. Du musst die Datei jetzt natürlich zuerst suchen... Der dritte Schritt bedeutet jetzt wieder ein Verbinden der Quelldaten mit dem zu erstellenden Dokument Hier musst Du erneut die verwendeten Felder einfügen. by bytes & pixel 9/15

10 5 Formulare Hast Du Dich auch schon gefragt, wie man ein Dokument erstellt, das Dropdown- Felder, oder Kästchen enthält, das man nur anzuklicken braucht? Wozu braucht man das? Formulare erstellt man, wie es der Name eigentlich schon sagt, wenn man Dokumente braucht, die stets auf dieselbe Art ausgefüllt werden. z.b. Telefonnotizen, Faxformulare usw. Beispiele: Dropdown: Kontrollkästchen: Text: Zuerst machst Du die Symbolleiste Formular sichtbar. Dazu klickt man mit der rechten Maustaste in einen freien Bereich neben den Menüleisten, und wählst die entsprechende aus. (siehe Word für Anfänger) Als erstes erstellen wir ein Kontrollkästchen. Momentan sieht unser Dokument so aus... Als nächstes kreieren wir ein Dropdown-Feld. Noch relativ nichtssagend. Um dies zu ändern, müssen wir dieses Dropdown-Feld noch mit einem sinnvollen Inhalt füllen. Dazu schreibt man oben links das Gewünschte rein, und fügt es über Hinzufügen der Dropdown-Liste hinzu. Falls in dem Formular Kommentar erlaubt/erwünscht sein soll, kann man zusätzlich noch ein Textfeld einrichten. Wahlweise kann man diese erstellten Felder nun nicht, oder grau hinterlegen. by bytes & pixel 10/15

11 Unser Dokument sollte zu diesem Zeitpunkt ungefähr so aussehen. Beachte: folgender Schritt ist eigentlich der Sinn des Ganzen! Damit nun in Zukunft im Formular ausser bei dem von uns Erlaubten, nichts verändert werden kann, muss die Datei geschützt werden. Wenn es nach dem Schützen des Dokuments ungefähr so ausschaut, warst Du erfolgreich. 6 Formatvorlagen Wenn Du nur ein einseitiges Dokument mit einem Titel verfasst, ist es normalerweise nicht nötig, dass Du Dich mit den Formatvorlagen befasst. Bei Dokumenten mit mehr Umfang macht es durchaus Sinn, sie zu verwenden. Je nachdem, welche Formatierungen der zu Text haben soll, wählst Du aus dem Dropdown-Feld die zutreffende Schrift aus. Schriftgrösse Schriftart Formatierung Numerierung Im nächsten Kapitel erfährst Du einen speziellen Vorteil der Formatvorlagen. by bytes & pixel 11/15

12 7 Inhaltsverzeichnis erstellen Die meisten Bücher haben irgendwo ein Inhaltsverzeichnis. So Eines zu erstellen ist eigentlich ganz einfach. Beachte: Ein Inhaltsverzeichnis kann nur dann erstellt werden, wenn mit der Formatvorlage und den Numerierungen arbeitest. Ansonsten erscheint folgende Fehlermeldung Hier kannst Du das gewünschte Modell des Inhaltsverzeichnisses auswählen. Jetzt sucht sich Word im ganzen Dokument die Titel und Untertitel, welche mit der Formatvorlage erstellt worden sind. Und fertig ist das Inhaltsverzeichnis... Beachte: Das Inhaltsverzeichnis wird erst erstellt, wenn das Dokument fertig ist. Aber falls es an den Dokumentanfang soll, musst Du natürlich zu Beginn eine Seite leer lassen. by bytes & pixel 12/15

13 8 Makros aufzeichnen Mit einem Makro kannst Du wiederkehrende, gleichbleibende Abläufe innerhalb eines Dokumentes vereinfachen z.b. einen immer wiederkehrenden Text per Mausklick in ein Dokument einfügen. Ein Makro aufzuzeichnen funktioniert etwa so, wie wenn Du mit einem Kassettenrecorder ein Musikstück aufnimmst, und das Band nachher wieder abspielst. Mit dem Unterschied, dass bei einem Makro Funktionen aufgezeichnet werden, die nachher automatisch wiederholt werden. Der einfachste Weg eine Makroaufzeichnung zu beginnen, ist es, eine neue Symbolleiste hinzuzufügen. Du kannst sie aber auch über das Menü auswählen. Ich persönlich bevorzuge die erste Variante, da der Weg übers Menü doch recht mühsam ist... Hier siehst Du die Makro-Symbolleiste. Normalerweise brauchst Du nur die ersten beiden Schaltflächen. Die anderen werden eigentlich nur im Zusammenhang mit der Programmiersprache visual basic for application (vbs) verwendet. Schaltfläche zum Einfügen von Steuerelementen Schaltfläche zum nachträglichen Bearbeiten des Makros in VBS Schaltfläche zum Abspielen des Makros Schaltfläche zum Aufzeichnen des Makros Visual-Basic Editor by bytes & pixel 13/15

14 Name kann frei bestimmt werden Zudem kann man dem Makro einen Shortcut zuweisen. Es lässt sich auch in eine Symbolleiste integrieren Soll dieses Makro nur für dieses Dokument zur Verfügung stehen, oder für alle zukünftigen auch...?! Standard: Alle Dokumente Je nachdem ob Du auf Symbolleisten oder auf Tastatur geklickt hast, erscheint eines der unteren Fenster... Einfügen in Symbolleiste per Drag and Drop Zuweisung eines Shortcuts! Dieses Beispiel ist schlecht, da die Tasten bereits belegt sind. by bytes & pixel 14/15

15 Word für Fortgeschrittene Nachdem Du das Makro Deinen Bedürfnissen entsprechend eingerichtet hast, geht es mit OK los. Es erscheint diese kleine Symbolleiste, und der Mauszeiger verändert sich. Alles was Du ab jetzt eingibst, und veränderst wird aufgezeichnet......solange bis Du Stop drückst! Nachdem Du Dein Makro vollständig aufgezeichnet und gespeichert hast, willst Du natürlich wissen, ob es funktioniert. Wenn Du keinen Shortcut und kein Symbol zugeordnet hast, bleibt Dir nichts anderes übrig, als es über das Symbol Makro ausführen aufzurufen. Dazu klickst Du auf Makro ausführen Du wählst Dein aufgezeichnetes Makro aus, und klickst auf ausführen... Falls sich jetzt nichts tut, hast Du was falsch gemacht... by berni 15/

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