E X CEL IKA. Kauffrau/Kaufmann B E M Profil. Theorie EXCEL ZUSAMMENFASSUNG T I P P

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1 E X CEL T I P P S C H A U E N S I E S I C H D I E E X C E L T H E O R I E A L L E N F A L L S V E R G R Ö S S E R T A N, D A M I T S I E J E D E S D É T A I L S E H E N. B E M E R K U N G E N E S W I R D I N D I E S E R T H E O R I E S C H R I T T F Ü R S C H R I T T Z U E I N E M G E W O L L T E N E R G E B N I S G E F Ü H R T, D A M I T I H N E N D I E A U S F Ü H R U N G L E I C H T F Ä L LT. I N D E R U M G A N G S S P R A C H E S A G T M AN: I C H W E R F E D I R E I N E N S T E I N I N D E N G A R T E N, W E N N M A N G U T E S T U N W I L L. E I N Z E L N E S C H R I T T E D A U E R N N U R S E K U N D E N. D A S H E I S S T F Ü R S IE, D A S S B E I S P I E L S W E I S E Z W E I S E I T E N T H E O R I E I N W I R K L I C H K E I T B E I D E R A U S F Ü H R U N G L E D I G L I C H 1 2 M I N U T E N Z E I T B E N Ö T I G E N. CGL-Team 2011,2012,2013, 1 Theorie Excel Zusammenfassung

2 I N H A L T S V E R Z E I C H N I S DER EXCEL-BILDSCHIRM NACH DEM START... 6 REGISTERKARTEN... 7 NEUES DOKUMENT... 8 SPEICHERN EINES DOKUMENTS... 9 EIGENE EXCELVORLAGE VORLAGEN ÖFFNEN EIGENE VORLAGEN ÖFFNEN INSTALLIERTE TABELLENBLATT TABELLENBLÄTTER BEARBEITEN TABELLENBLÄTTER VERSCHIEBEN/KOPIEREN TABELLENBLÄTTER EINFÜGEN FORMATIERUNGEN UND HERVORHEBUNGEN SCHRIFT ÄNDERN HERVORHEBUNGEN EINFACH SCHRIFT VERGRÖSSERN UND VERKLEINERN RAHMENLINIEN MARKERN ZELLEN MARKERN HERVORHEBUNGEN SPEZIAL FORMAT ÜBERTRAGEN KOPIEREN UND EINFÜGEN KOPIEREN UND EINFÜGEN AUSRICHTUNG AUSRICHTUNG AUSRICHTUNG VERBINDEN UND ZENTRIEREN AUSRICHTUNG ZELLEN FORMATIEREN ZAHL ZAHLENFORMATE ZAHL STANDARD ZAHL ZELLEN FORMATIEREN ZAHLENFORMATE ZAHL ZELLEN FORMATIEREN ZAHLENFORMATE BENUTZERDEFINIERT ZAHL ZELLEN FORMATIEREN ZAHLENFORMATE BENUTZERDEFINIERT ZAHL ZELLEN FORMATIEREN ZAHLENFORMATE BENUTZERDEFINIERT ZAHL ZELLEN FORMATIEREN ZAHLENFORMATE BENUTZERDEFINIERT BEDINGTE FORMATIERUNG BEDINGTE FORMATIERUNG REGELN ZUM HERVORHEBEN BEDINGTE FORMATIERUNG OBERE/UNTERE REGELN BEDINGTE FORMATIERUNG DATENBALKEN BEDINGTE FORMATIERUNG FARBSKALEN BEDINGTE FORMATIERUNG SYMBOLSÄTZE BEDINGTE FORMATIERUNG NEUE REGELN, LÖSCHEN, VERWALTEN CGL-Team 2011,2012,2013, 2 Theorie Excel Zusammenfassung

3 ZELLEN, ZEILEN UND SPALTEN EINFÜGEN, LÖSCHEN ZELLEN FORMAT ZELLENGRÖSSE ZEILENHÖHE SPALTENBREITE SICHTBARKEIT AUSBLENDEN & EINBLENDEN VON ZELLEN UND SPALTEN BLÄTTER ANORDNEN SCHUTZ BLATT SCHÜTZEN ZELLEN SPERREN ZOOM REIHEN MIT EINEM STARTWERT AUSFÜLLEN REIHEN MIT EINEM STARTWERT AUSFÜLLEN FORMELN FORMELN KOPIEREN FORMELN OPERATOREN FORMELN - FUNKTIONEN FORMELN FUNKTIONEN FINDEN FORMELN FUNKTIONEN EINFÜGEN FORMELN RELATIVER BEZUG FORMELN ABSOLUTER BEZUG (FIXIEREN) FORMELN NEU BERECHNEN DIAGRAMME EINFÜHRUNG DIAGRAMME EINFÜHRUNG DIAGRAMM ERSTELLEN DIAGRAMM ERSTELLEN DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMTYP DIAGRAMM BEARBEITEN ZEILEN SPALTEN DIAGRAMM BEARBEITEN DATEN AUSWÄHLEN DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMLAYOUTS DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMFORMATVORLAGEN DIAGRAMM BEARBEITEN ORT DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE DIAGRAMMTITEL DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE DIAGRAMMTITEL DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE DIAGRAMMTITEL DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE DIAGRAMMTITEL DIAGRAMM BEARBEITEN DIAGRAMMELEMENTE FORMATIERUNGSFENSTER DIAGRAMM BEARBEITEN KONTEXTMENÜ DIAGRAMM OBJEKT EINFÜGEN DIAGRAMM BESCHRIFTUNGEN DIAGRAMM BESCHRIFTUNGEN DIAGRAMM ACHSEN DIAGRAMM ACHSEN CGL-Team 2011,2012,2013, 3 Theorie Excel Zusammenfassung

4 DIAGRAMM GITTERNETZLINIEN DIAGRAMM ZEICHNUNGSFLÄCHE DIAGRAMM TRENDLINIE DIAGRAMM FORMAT DIAGRAMM WORDART-FORMATE DIAGRAMM ANORDNEN GRÖSSE KOPF- UND FUSSZEILEN KOPF- UND FUSSZEILE NAVIGATION KOPF- UND FUSSZEILENELEMENTE KOPF- UND FUSSZEILE OPTIONEN KOPF- UND FUSSZEILE NORMALANSICHT SEITENLAYOUT SEITENLAYOUT DESIGNS SEITENLAYOUT SEITE EINRICHTEN SEITENLAYOUT SEITENRÄNDER SEITENLAYOUT AUSRICHTUNG SEITENLAYOUT GRÖSSE SEITENLAYOUT DRUCKBEREICH SEITENLAYOUT SEITENUMBRÜCHE SEITENLAYOUT HINTERGRUND SEITENLAYOUT DRUCKTITEL FUNKTIONEN SORTIEREN ABSOLUTER BEZUG ABSOLUTER BEZUG SPALTENANGABEN ABSOLUTER BEZUG ZEILENANGABEN ABSOLUTER BEZUG GEMISCHT PROZENTRECHNUNGEN WENN FUNKTION EINFACH WENN FUNKTION FORMELASSISTENT DATEDIF FUNKTION FEHLERMELDUNGEN UND LÖSUNGEN FILTER FILTER FILTER BENUTZERDEFINIERT TEXTFILTER FILTER BENUTZERDEFINIERT DATUMSFILTER FILTER BENUTZERDEFINIERT ZAHLENFILTER AUFGELAUFENE ZINSEN BEGRIFFE BEISPIEL CGL-Team 2011,2012,2013, 4 Theorie Excel Zusammenfassung

5 FORMEL SVERWEIS FENSTER TEILEN FENSTER EINFRIEREN FENSTER ALLE ANORDNEN FENSTER ALLE ANORDNEN NEBENEINANDER ANZEIGEN TABELLEN KONSOLIDIEREN TABELLENBLÄTTER GRUPPIEREN WENN-FUNKTION VERSCHACHTELT WENN-FUNKTION VERSCHACHTELT BEISPIEL WENN-FUNKTION WENN-UND WENN-FUNKTION WENN-UND BEISPIEL WENN-FUNKTION WENN-ODER WENN-FUNKTION WENN-ODER BEISPIEL ZEITBERECHNUNGEN ZEITBERECHNUNGEN INDEX CGL-Team 2011,2012,2013, 5 Theorie Excel Zusammenfassung

6 Der Excel-Bildschirm nach dem Start Registerkarten Rückgängig machen Menüband Titelleiste Symbole Schnellzugriff Symbolleiste Dialogfeld öffnen Namenfeld Bearbeitungsleiste A4-Mappe Bildlaufleiste Ansichten Makros aufzeichnen Tabellenblätter Neues Tabellenblatt einfügen Ansicht vergrössern oder verkleinern Je nach angewähltem Register ändert sich das Aussehen. Wenn die Registerkarte Dateit gewählt wird, finden wir darunter z. B. Öffnen, Speichern, Drucken, Schliessen usw. Mit einem Klick auf das Pfeilchen in der unteren rechten Ecke eines Dialogfleds öffnet man zusätzliche Befehlsmöglichkeiten. CGL-Team 2011,2012,2013, 6 Theorie Excel Zusammenfassung

7 Registerkarten Wenn ein neues Dokument entsteht, sehen Sie diese Registerkarten, welche die zeigt. Zwischenablage Schriftart Ausrichtung Zahl Formatvorlagen Zellen Bearbeiten Wenn man beispielsweise die Registerkarte Ansicht wählt, ändert sich diese entsprechend und weist nun folgende Möglichkeiten auf: Arbeitsmappenansichten Anzeigen Zoom Fenster Makros Ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie einmmal nicht weiter wissen, klicken Sie oben rechts auf das Fragezeichen und geben den gewünschten Begriff ein. Sie werden benutzerfreundlich zum Problem hingeführt. CGL-Team 2011,2012,2013, 7 Theorie Excel Zusammenfassung

8 Neues Dokument Über die Registerkarte Datei kann ein neues Dokument nach Wahl ausgewählt werden. Klicken auf Neu: leere Arbeitsmappe lädt die erste Tabelle einer neuen Arbeitsmappe. Oder Sie wählen ein vorgegebenes Muster irgend eines Vorschlags. Achtung, wenn Sie das Internet nicht online haben, ist es nicht möglich, Microsoft Office Online-Vorlagen zu aktivieren. CGL-Team 2011,2012,2013, 8 Theorie Excel Zusammenfassung

9 Speichern eines Dokuments Erstmalige Speicherung ist über die Registerkarte Datei möglich. Auch führt zum gewünschten Resultat. Oder klicken auf Diskette Bibliothek oder Laufwerk wählen Dateiname eingeben und speichern. Beachten, dass der Dateityp, welcher automatisch eingeblendet wird, meistens richtig ist. Arbeiten andere mit älteren Office- Version, kann es Schwierigkeiten geben. Wenn Sie nicht sicher sind, speichern Sie die Datei in der nächst tieferen Version ab, damit der Empfänger der Datei öffnen und bearbeiten kann. CGL-Team 2011,2012,2013, 9 Theorie Excel Zusammenfassung

10 Wenn Sie diese Funktion öfters benötigen, lohnt es sich, die Symbolleiste anzupassen. Vorgehen, um das Speichern unter- Symbol zu erhalten: Mit der rechten Maus in die Symbolleiste klicken. Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen. Registerkartei Datei einblenden. Speichern unter wählen. Hinzufügen Ok das Symbol erscheint. CGL-Team 2011,2012,2013, 10 Theorie Excel Zusammenfassung

11 Eigene Excelvorlage Wenn man ein Dokument immer wieder benötigt, ist es von Vorteil, dieses als Excel-Vorlage zu speichern. klicken auf die Registerkare Datei Speichern unter wählen Dateityp: Excel-Vorlage auswählen Vorlagennamen eingeben, Kontrolle ob Dateityp eine Excel-Vorlage ist. speichern. Excel speichert die Vorlagen standardmässig unter folgendem Pfad ab Somit werden alle Vorlagen am gleichen Ort abgespeichert und können sehr einfach wieder aufgerufen werden. Auf der folgenden Seite ist der Vorgang beschrieben. CGL-Team 2011,2012,2013, 11 Theorie Excel Zusammenfassung

12 Vorlagen öffnen eigene Klicken auf Registerkarte Datei Neu wählen Meine Vorlagen wählen Auswahl treffen OK Vorlagen öffnen installierte Klicken auf Registerkarte Datei Neu wählen Beispielvor- lagen wählen Auswahl treffen Erstellen CGL-Team 2011,2012,2013, 12 Theorie Excel Zusammenfassung

13 Tabellenblatt Das Tabellblatt besteht aus: Spaltenköpfen Zeilenköpfen Spalten Zeilen Zellen Es hat Spalten und Zeilen. Tabellenblätter bearbeiten Klickt man mit der rechten Maustaste auf die Beschriftung des Tabellenblatts, so zeigt das Kontextmenü eine Auswahl an Befehlen an. Mit dem Befehl Registerfarbe kann die Anschrift des Tabellenblatts mit eine Farbe hinterlegt werden. Sollen ein oder mehrere Tabellenblätter nicht angezeigt werden, wählt man den Befehl Ausblenden. CGL-Team 2011,2012,2013, 13 Theorie Excel Zusammenfassung

14 Tabellenblätter verschieben/kopieren Im Fenster Verschieben oder Kopieren wird die offene Mappe ausgewählt und festgelegt an welche Position das Tabellenblatt eingefügt werden soll. Beim Kopieren des Tabellenblatts muss das Kontrollkästchen aktiviert werden. Tabellenblatt markieren,drückt man die Ctrl-Taste und die linke Maustaste gleichzeitig und bewegt die Maus horizontal nach rechts, kann ein Tabellenblatt kopiert werden. Tabellenblätter einfügen Im Fenster Einfügen in der Registerkarte Allgemein ist es möglich ein Standardtabellenblatt oder Tabellenblatt/-blätter der eigenen Vorlagen auszuwählen. Ein neues Tabellenblatt lässt sich mit dem Icon neben den Tabllenblättern einfügen. In der Registerkarte Tabellenvorlagen werden die vom System installierten Vorlagen eingefügt. Eine weitere Möglichkeit, um ein neues Tabellenblatt einzufügen, ist die Registerkarte Start, Zellen, Einfügen und Blatt einfügen wählen. CGL-Team 2011,2012,2013, 14 Theorie Excel Zusammenfassung

15 Formatierungen und Hervorhebungen Schrift ändern Bei Veränderungswünschen Text oder Zellen markieren. Die Schriftart kann in der Symbolleiste ausgewählt werden wie auch die Schriftgrösse. Um die Auswahl anzusehen und allenfalls zu aktivieren, klicken auf das Dreieck. Hervorhebungen einfach Schnellformatierunge für fett kursiv unterstreichen einfach oder doppelt Schrift vergrössern und verkleinern Jede Formel beginnt mit Arial 9 Jede Formel beginnt mit Arial 10 Jede Formel beginnt mit Arial 11 CGL-Team 2011,2012,2013, 15 Theorie Excel Zusammenfassung

16 Rahmenlinien Zellen oder Zellbereiche markieren und die entsprechenden Wünsche aktivieren. Aus diesen Rahmenlinen kann gewählt werden. Es besteht die Möglichkeit Rahmenlinen selber zu zeichnen und zu entfernen. Das Farbenfenster und das Fenster für die Linenart steht zur Verfügung CGL-Team 2011,2012,2013, 16 Theorie Excel Zusammenfassung

17 Markern Zellen markern In einem Tabellenblatt ist es möglich, wichtige Zellen oder Zellbereiche mit einer Farbe nach Wahl zu markern genau gleich wie auf Papier mit einem Marker. Falls die angezeigten Farben nicht passen, können weitere Farben angezeigt und gewählt werden. Um einen Text oder einen Textteil einer Zelle in einer anderen Farbe darzustellen, bestimmt man die Zelle oder den Bereich der Zelle und wählt die gewünschte Farbe aus. CGL-Team 2011,2012,2013, 17 Theorie Excel Zusammenfassung

18 Hervorhebungen spezial Bei speziellen Hervorhebungswünschen genügen die oben beschriebenen Hervorhebungen nicht. Wählen Schriftart Fenster Zellen formatieren Registerkarte Schrift Schriftart, -schnitt und -grad Schriftfarbe Unterstreichung Effekte Vorschau zeigt unverzüglich das Resultat, ohne dass mit OK bestätigt wird. OK, wenn alles nach Wunsch aussieht. Format übertragen Diese wichtige Funktion dient dazu, alle möglichen Formatierungen wie Schriftart, Zahlenformate, Ausrichtungen usw. auf eine Zelle oder einen Zellbereich zu übertragen. Wählen Zellen oder Zellbereiche, in welchem sich die gewünschte Formatierung befindet. Einmalige Übertragung: einmal auf Format übertragen klicken. Mehrmalige Übertragung: doppelt auf Format übertragen klicken. Neue gewünschte Textstelle(n) überpinseln. Bei mehrmaliger Übertragung: Format übertragen nochmals anklicken, damit ausgeschaltet wird. Mit der Esc-Taste geschieht das Gleiche. CGL-Team 2011,2012,2013, 18 Theorie Excel Zusammenfassung

19 Kopieren und Einfügen Diese Funktion dient einem gezielten Auswählen von Einfügeoptionen beim Kopieren von verschiedenen Inhalten. Einfügen Fügt den gesamten Zellinhalt der kopierten Zellen mit Formeln und Formatierungen ein. Formeln Fügt nur die Formeln der kopierten Zellen ein. Formeln und Zahlenformate Fügt nur die Formeln mit den zugehörigen Zahlenformaten ein. Keine Rahmenlinie Fügt den gesamten Inhalt der kopiertern Daten mit Formeln und Formatierungen ausser der Rahmenlinien ein. Transponieren Fügt die gesamten Inhalte der kopierten Zellen der Spalten in Zeilen ein und umgekehrt. Breite der Ursprungsspalte beibehalten Es wird alles inklusive der Spaltenbreite kopiert. Werte Fügt nur die Werte (Zahlen, Zeichen oder Wörter) der kopierten Daten ein. Werte und Zahlenformate Inhalt und Zahlenformate werden kopiert Formatierung Es werden nur die Formatierungen kopiert Verknüpfung Erstellt eine Verknüpfung der Ursprungsdaten zu den kopierten Inhalten. Grafik Kopierter Bereich wird als Bild eingefügt CGL-Team 2011,2012,2013, 19 Theorie Excel Zusammenfassung

20 Kopieren und Einfügen Bei speziellen Einfügewünschen genügen die oben beschriebenen Methoden nicht mehr. Mit diesem Bereich stehen weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Ausrichtung CGL-Team 2011,2012,2013, 20 Theorie Excel Zusammenfassung

21 Einzug vergrössern Verbinden und zentrieren Ausrichtung Oben ausrichten Zentriert aurichten Unten ausrichten Rechtsbündig ausrichten Zentriert Linksbündig ausrichten Zeilenumbruch Ausrichtung Der Inhalt von Zellen kann in einer gewünschten Richtung angezeigt werden. Ausrichtung Verbinden und zentrieren Verbinden und zentrieren Einen Inhalt über mehrere Zellen zentriert darstellen. Verbinden über Jede Zeile einzeln, einen Inhalt über mehrere Zellen nicht zentriert darstellen. Zellen verbinden Ausgewählte Zellen zu einer Zelle zusammenführen CGL-Team 2011,2012,2013, 21 Theorie Excel Zusammenfassung

22 Ausrichtung Zellen formatieren In horizotaler und vertikaler Richtung lassen sich verschiedene Textausrichtungen einstellen. Hier kann die Textausrichtung auf Grad genau eingestellt werden. Der Inhalt wird an die Grösse der Zelle angepasst. Zahl Zahlenformate Zahlenwerte mit einer Währung versehen. Darstellung der Anteile in Prozent Tausendertrennzeichen verbessert die Übersicht und Lesbarkeit Dezimalstelle hinzufügen Dezimalstelle löschen Für die Berechnungen sind in der Praxis zwei Formate sehr wichtig. Textformat Zahlenformat Standardmässig wird die Texteingabe linksbündig und die Zahleneingabe rechtbündig angeordnet. CGL-Team 2011,2012,2013, 22 Theorie Excel Zusammenfassung

23 Zahl Standard Zahlenformat wird mit zwei Dezimalstellen angezeigt. Das Währungssymbol erscheint direkt vor der Zahl Das Währungssymbol erscheint am linken Zellenrand. Standort ist immer der gleiche. Unter der Rubrik Mehr... zeigt Excel das Fenster Zellen formatieren. Die nachfolgden Bilder präsentieren die Einzelheiten und Feineinstellungen der Zahlenformate Zahl Zellen formatieren Zahlenformate Bei allen Kategorien können die entsprechenden Optionen eingestellt werden. Dezimalstellen 1000-er Trennzeichen Verschiedene Währungen Diverse Datumsformate Unterschiedliche Zeitangaben Bruchdarstellungen (wird in der Praxis sehr wenig gebraucht) Kategorie Wissenschaft ist für den -Unterricht der kaufmännischen Ausbildung nicht Inhalt des Leistungszielkatalogs. Benutzerdefiniertes Zahlenformat wird anschliessend genauer beschrieben. CGL-Team 2011,2012,2013, 23 Theorie Excel Zusammenfassung

24 Zahl Zellen formatieren Zahlenformate Benutzerdefiniert Damit die benutzerdefinierten Formate angewendet werden können, braucht es zurest einige INFOS über die entsprechendnen Zeichen. # (Raute) Zeigt nur Ziffern an; die Zahl 0 wird als unbedeutendes Zeichen nicht angezeigt. Als Platzhalter macht dieses Zeichen Sinn, wenn es links des Kommas eingesetzt wird. Falls weniger Platzhalter als Anzahl Zeichen vorhanden sind, zeigt der Computer die Ziffern trotzdem an. CGL-Team 2011,2012,2013, 24 Theorie Excel Zusammenfassung

25 Zahl Zellen formatieren Zahlenformate Benutzerdefiniert 0 (Null) Wird als Platzhalter für Ziffern eingesetzt. Wird kein Wert eingesetzt, zeigt es eine 0 an. (Leerschläge) Pro Leerschlag wird entsprechend Platz eingeräumt. CGL-Team 2011,2012,2013, 25 Theorie Excel Zusammenfassung

26 Zahl Zellen formatieren Zahlenformate Benutzerdefiniert Text Alle Zeichen zwischen den beiden Anführungszeichen werden als Text interpretiert. Wichtig: Der Computer liest dieses Format als Zahl und nicht als Text. Mit diesen Einheiten kann gerechnet werden. Falls nichts formatiert wurde, erkennt man an der Rechtsausrichtung, dass es sich um Zahlenformate handelt. * (Sternchen) Werden als reine Ausfüllungszeichen verwendet. Achtung, die Füllzeichen (Sternchen) werden nur angezeigt, wenn beim Typ zwei Sternchen eingefügt werden. Es füllt entsperchend der Spaltenbreite die Symbole ein. CGL-Team 2011,2012,2013, 26 Theorie Excel Zusammenfassung

27 Zahl Zellen formatieren Zahlenformate Benutzerdefiniert Achtung, wird beim Typ ein, drei oder mehr Sterne eingefügt, dann füllt es die Zelle mit dem entsprechenden Zeichen (hier die Raute) aus. [Farbe] Zeigt den Zellinhalt in der entsprechenden Farbe an. In diesem Beispiel werden alle negativen Zahlen rot und alle positven Zahlen blau dargestellt. CGL-Team 2011,2012,2013, 27 Theorie Excel Zusammenfassung

28 Bedingte Formatierung Bei der bedingten Formatierung können Zellen, Bereiche oder ganze Tabellenblätter nach speziellen Kriterien dargestellt werden. Excel bietet einige voreingestellten Regeln an, die immer nach eigenen Wünschen angepasst werden können. Mit Neue Regel kann eine Formatierung über das Menü direkt mit allen Möglichkeiten erstellt werden. Regeln können nicht nur erstellt werden, löschen ist ebenso wichtig. Regeln verwalten... zeigt alle erstellten Regeln an, die nachträglich über diese Funktion individuell abgeändert werden können. CGL-Team 2011,2012,2013, 28 Theorie Excel Zusammenfassung

29 Bedingte Formatierung Regeln zum Hervorheben Sobald eine Funktion der nebenstehenden Auswahl gewählt wird, erscheint ein Fenster um das gewünschte Kriterium einzusetzen. Beispiel Alle markierten Zellen, bei welchen der Wert grösser als 5 ist, sollen mit einer hellroten Füllung hinterlegt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 29 Theorie Excel Zusammenfassung

30 Bedingte Formatierung Obere/untere Regeln In diesem Beispiel ermittelt der Computer zuerst 10 % der Anzahl markierten Felder. Er kennzeichnet dann die höchsten Werte (10 %) dieser Anzahl. Beispiel Von den 56 Werten wurden die 5 höchsten Werte markiert. CGL-Team 2011,2012,2013, 30 Theorie Excel Zusammenfassung

31 Bedingte Formatierung Datenbalken Datenbalken visualisieren die Werte innerhalb einer Zelle mit einer Farbe nach Wahl. Die Stärke der Farbe nimmt vom kleinsten Wert bis zum grössten stetig ab. In der Grundeinstellung ist immer die Farbe vom niedrigsten bis zum höchsten Wert eingestellt. CGL-Team 2011,2012,2013, 31 Theorie Excel Zusammenfassung

32 Bedingte Formatierung Farbskalen Mit den Farbskalen können zwei oder dreifarbige Füllungen innerhalb eines Zellbereichs dargestellt werden. Mit der entsprechenden Farbkombination werden z. B. Temperaturen visuell dargestellt. Farbe blau bedeutet sehr kalt und Richtung Farbe rot wird es immer wärmer. CGL-Team 2011,2012,2013, 32 Theorie Excel Zusammenfassung

33 Bedingte Formatierung Symbolsätze Hinter den Symbolsätzen verbergen sich Bedingungen. Bei drei Symbolen sind es 3 Kriterien und bei vier sind es 4 Kriterien. Standardmässig werden die Argumente in Prozent zum höchsten Wert gerechnet. Die Kriterien für die Symbole bei den Wassertemperaturen sind: Wenn die Temperatur höher als 67 % des Maximums ist, dann ist der Pfeil grün, liegt der Wert zwischen 33 % und 67 %, so ergibt ein gelber waagrechter Pfeil und alle Werte unter 33 % erhalten einen roten Pfeil, der nach unten zeigt. CGL-Team 2011,2012,2013, 33 Theorie Excel Zusammenfassung

34 Bedingte Formatierung Neue Regeln, löschen, verwalten Wird direkt die Funktion Neue Regel... gewählt, erscheint das Fenster mit allen Möglichkeiten der bedingten Formatierung. Regeltyp auswählen und die entsprechenden Parameter eingeben. Es ist möglich verschiedene Formeln zu verwenden und dann die wahren Ergebnisse mit einer entsprechenden Formatierung anzuzeigen. Erstellte Regeln können für einen Bereich oder für das gesamte Tabellenblatt gelöscht werden. Bestehende Regeln werden mit der Funktion Regeln verwalten..., bearbeitet, gelöscht oder ergänzt. CGL-Team 2011,2012,2013, 34 Theorie Excel Zusammenfassung

35 Zellen, Zeilen und Spalten einfügen, löschen Einzelne Zellen, Zeilen oder Spalten können über die Registerkarte Start und dem Dialogfeld Zellen eingefügt oder gelöscht werden. Es ist wichtig, dass der Cursor beim Einfügen einer neuen Zelle am richtigen Ort platziert ist. Sobald der Befehl Zellen einfügen gewählt wird, erscheint ein Fenster mit der Auswahlmöglichkeit die Zellen nach rechts oder nach unten zu verschieben. Sollen direkt eine ganze Zeile, Spalte oder ein Arbeitsblatt eingefügt werden, dann stehen die restlichen Befehle zur Verfügung. Es können nicht nur Elemente eingefügt, sondern auch gelöscht werden. Die Vorgehensweise ist genau die gleiche wie beim Einfügen. CGL-Team 2011,2012,2013, 35 Theorie Excel Zusammenfassung

36 Zellen Format In der Registerkarte Start im Dialogfeld Zellen und dem Dialogsymbol Format stecken folgende Elemente Zellengrösse Sichtbarkeit Blätter anordnen Schutz Zellengrösse Zeilenhöhe Spaltenbreite Mit dem Wort Zellengrösse ist vorallem die ganze Spalte und Zeile gemeint. Wählt man Zeilenhöhe aus, erscheint ein Fenster Zeilenhöhe. Hier kann sie eingestellt werden. Zeilenhöhe automatisch anpassen heisst, dass Excel die optimalst mögliche Höhe einstellt. Für die Spaltenanpassung funktionieren die Befehle genau gleich. Die Standardbreite aller Spalten ist auf oder 80 Pixel eingestellt. Soll für ein oder alle Tabellenblätter eine andere Breite eingestellt werden, dann markiert man das Tabellenblatt oder die Blätter und wählt den Befehl Standardbreite aus. Im geöffneten Fenster wird der gewünschte Wert eingetragen. CGL-Team 2011,2012,2013, 36 Theorie Excel Zusammenfassung

37 Sichtbarkeit Ausblenden & Einblenden von Zellen und Spalten In einer Tabelle kann es von Vorteil sein, wenn nicht alle Zeilen, Spalten oder Tabellenblätter sichtbar sind. Über das Dialogfeld Zellen Symbol Format können unter Ausblenden & Einblenden die entsprechenden Befehle ausgewählt werden. In diesem Beispiel wurden einige Spalten und einige Zeilen ausgeblendet. Alle Spalten oder Zeilen, die man ausblenden will, werden zuerst markiert. Über das Symbol Format und Ausblenden & Einblenden wird der entsprechende Befehl ausgewählt. Soll das Tabellenblatt ausgeblendet werden, muss es zuerst markiert werden, dann folgen die gleichen Schritte wie bei Spalten und Zeilen ausblenden. Blätter anordnen Unter dem Theoriethema Tabellenblätter bearbeiten sind dies Befehle ausführlich beschrieben. CGL-Team 2011,2012,2013, 37 Theorie Excel Zusammenfassung

38 Schutz Blatt schützen Zellen sperren Schützen von Zellen, Blättern und Arbeitsmappen sind über die Registerkarte Start und die Registerkarte Überprüfen einzustellen. Vom System her sind alle Zellen standardmässig gesperrt. Dieser Schutz (Sperre) wird nur aktiv, wenn das Tabellenblatt geschützt ist. Zellen, die uneingeschränkt bearbeitet werden dürfen, sollen entsperrt werden. Arbeitsmappe schützen allein heisst, dass dieses Tabellenblatt nicht gelöscht werden kann. Änderungen innerhalb des Tabellenblatts sind jedoch möglich. Wählt man den Befehl Blatt schützen, öffnet sich das Fenster Blatt schützen. In diesem kann definiert werden, was die Benutzer alles verändern können oder nicht. Ein Passwort muss eingegeben werden oder zumindest die Enter-Taste muss gedrückt werden. Überall, wo sich ein Haken befindet haben die Anwender die entsprechenden Rechte. CGL-Team 2011,2012,2013, 38 Theorie Excel Zusammenfassung

39 Zoom Das Dialogfeld Zoom bietet einem die Möglichkeit die Ansicht des Tabellenblatt individuell zu gestalten. Hinter dem Symbol Zoom verbigt sich das Fenster Zoom und bietet eine Auswahl an prozentualen Ansichten des Bildschirms. Ist auf dem Tabellenblatt ein Bereich markiert, dann kann der Befehl An Markierung anpassen gewählt werden und Excel bietet die grösst mögliche Ansicht auf dem Bildschirm, max. 400 %. Das Symbol Zoommodus: Auswahl hat die gleiche Funktion wie An Markierung anpassen. Das Symbol 100 % setzt die Ansicht immer auf 100 % zurück. CGL-Team 2011,2012,2013, 39 Theorie Excel Zusammenfassung

40 Reihen mit einem Startwert ausfüllen Reihen mit einem Startwert ausfüllen heisst: Findet Excel eine logische Fortsetzunge für einen Inhalt einer Zelle, kann er eine Reihe erstellen. Einige Beispiele: Zahlen, Tage, Monate, Datum usw. Eintragen eines Startwertes Maus in die untere linke Ecke der Zelle fahren (Fadenkreuz entsteht) Mit der linken Maustaste nach unten ziehen Mit der linken Maustaste auf die Schaltfläche klicken Datenreihe ausfüllen wählen Mit der rechten Maustaste nach unten ziehen (Kontextmenü) Hier erhält man das gleiche Resultat wie oben Mit der linken Maustaste auf Reihe klicken Das Fenster Reihe öffnet sich Spalten oder Zeilen auswählen Den Typ bestimmen Beim Datum die Zeiteinheit einstellen Inkrement eintragen Wenn nötig den Endwert einschreiben Zeiteinheit Wochentag heisst: Von Montag bis Freitag (ohne Samstag und Sonntag) Inkrement bedeutet: Betrag oder Grösse zwischen zwei aufeinander folgenden Werten. CGL-Team 2011,2012,2013, 40 Theorie Excel Zusammenfassung

41 Reihen mit einem Startwert ausfüllen Eine weitere Möglichkeit bietet Excel über die Multifunktionsleiste Start Bearbeiten. Die auszufüllenden Zellen markieren. Mit der linken Maustaste das Symbol Füllbereich auswählen. Aus dem Dropdownfeld Reihe auswählen. Das Fenster Reihe öffnet sich. CGL-Team 2011,2012,2013, 41 Theorie Excel Zusammenfassung

42 Formeln 2 a 2 + b 2 = c Berechnen ist sicher das Herzstück von Excel. Bei vielen Arbeiten auf dem Computer führen viele Wege zum Ziel. Bei Berechnungen ist es nicht anders. Zuerst vier wichtige Schritte: Immer Zielort des Ergebnisses bestimmen (meistens eine Zelle oder einen Zellbereich). Jede Formel beginnt immer mit einem = (Gleichheitszeichen). Sobald ein Gleichheitszeichen geschrieben wird, erscheint es zusätzlich in der Bearbeitungsleiste mit den Symbolen Funktion einfügen, Eingeben und Abbrechen. Wenn möglich immer Zellbezüge und keine Zahlen verwenden (z. B. A1 und nicht 50). Jede Eingabe mit der Enter-Taste oder OK bestätigen. Die einfachste Formel ist eine Verknüpfung auf eine andere Zelle. CGL-Team 2011,2012,2013, 42 Theorie Excel Zusammenfassung

43 Formeln kopieren Zelle der zu kopierenden Formel markieren. Mit dem Cursor auf die untere linke Ecke der markierten Zelle fahren (Fadenkreuz) Linke Maustaste drücken und in die gewünschte Richtung fahren. Formeln Operatoren Bereichsoperator Arithmetische Operatoren : Bereich + Addition - Subtraktion, Negation * Multiplikation / Division (Achtung, nicht : ) % Prozent CGL-Team 2011,2012,2013, 43 Theorie Excel Zusammenfassung

44 Formeln - Funktionen =Summe(A1:A7;F1:F7) Klammern umschliessen Argumente Argumente (von A1 bis A7 oder von F1 bis F7) Semikolon; Strichpunkt trennt Argumente Funktionsname Nach Möglichkeit ist es sinnvoll immer mit Funktionen zu arbeiten Formeln Funktionen finden Es gibt wie so oft mehrere Möglichkeiten wie Funktionen aufgerufen werden können. Über die Registerkarte Start mit dem Summen-Symbol-Zeichen Die Registerkarte Formeln zeigt die komplette Auswahl der Funktionen, welche in Themengebiete unterteilt ist. In der Bearbeitungsliste CGL-Team 2011,2012,2013, 44 Theorie Excel Zusammenfassung

45 Formeln Funktionen einfügen Zwei Möglichkeiten, wie das Fenster Funktion einfügen aufgerufen werden kann. Mit einem Stichwort kann die Funktion gesucht werden. Hier wird die Kategorie definiert. Standarmässig steht immer die Kategorie zur Verfügung, welche zuletzt angewandt wurde. Die Kategorie auswählen zeigt alle möglichen Berechnungsgebiete. Die gleiche Auswahl stellt die Registerkarte Formeln mit den diversen Icons zur Verfügung. CGL-Team 2011,2012,2013, 45 Theorie Excel Zusammenfassung

46 Formeln Relativer Bezug Wird eine Formel aus einer Zelle in irgendeine Richtung kopiert, passt sie sich ihrer neuen Umgebung an. Das heisst die neuen Zellen übernehmen automatisch die entsprechenden Zellbezüge. Im Beispiel wird aus dem Zellbezug A1 -> A4 und aus dem Zellbezug B1 -> B4. Formeln werden üblicherweise einmal eingegeben und nachher kopiert. Formeln Absoluter Bezug (fixieren) Muss immer der gleiche Wert einer Zelle für die Berechnung verwendet werden, dann ist es zwingend, dass die Zelle absolut adressiert wird. Mit einem Dollarzeichen vor der Zahl oder vor dem Buchstaben, wird die Zelle absolut adressiert. Dollarzeichen vor der Zahl: Zellen in der Vertikalen gesperrt Dollarzeichen vor dem Buchstaben: Zellen in der Horizontalen gesperrt Dollarzeichen vor Zahl und Buchstaben: Zelle in alle Richtungen gesperrt CGL-Team 2011,2012,2013, 46 Theorie Excel Zusammenfassung

47 Formeln Neu berechnen Wird bei einer Formel der Wert des Zellbezugs geändert, passt sich die Berechnung automatisch an die neu Situation an. Diese Einstellung ist standardmässig eingestellt. Es ist möglich, dass bei einem Tabellenblatt oder bei einer ganzen Arbeitsmappe Manuel eingestellt ist. In diesem Fall aktualisiert, bei einer Veränderung eines Zellbezugs, Excel das Resultat nicht. Aktualisierung der gesamten Arbeitsmappe Aktualisierung des aktiven Tabellenblatts CGL-Team 2011,2012,2013, 47 Theorie Excel Zusammenfassung

48 Diagramme Einführung Bilder sagen oft mehr als tausend Worte oder Zahlen. Dies trifft vor allem auf die Tabellenkalkulation zu. Entwicklungen, Trends oder Vergleiche werden häufig in Form von Diagrammen präsentiert. Drei Beispiele verdeutlichen, dass bildlich dargestellte Werte kundenfreundlicher für die Interpretation sind. Säulendiagramm Eignet sich um Unterschiede zu zeigen. Liniendiagramm Eignet sich um Entwicklungen, Abläufe oder Trends darzustellen. Kreis oder Torte Eignet sich um das Verhältnis einzelner Werte zum Ganzen zu präsentieren. CGL-Team 2011,2012,2013, 48 Theorie Excel Zusammenfassung

49 Diagramme Einführung Die Daten (Zahlen), welche Excel als Diagramm darstellt, sollten in einer Tabelle verhanden sein. In allen Spalten sollten, wenn möglich, einheitliche Daten stehen, eine Überschrift der entsprechenden Daten ist von Vorteil. Leerzeilen möglichst vermeiden. Kreis- oder Tortendiagramme können im Gegensatz zu anderen Diagrammtypen nur eine Datenreihe darstellen. Diagramm erstellen Datenreihen erfassen Markieren der Daten inklusive der Überschriften Die Registerkarte Einfügen wählen und unter Diagramme den Typ auswählen. CGL-Team 2011,2012,2013, 49 Theorie Excel Zusammenfassung

50 Diagramm erstellen Die entsprechende Art des Diagramms auswählen. Das Diagramm wird standardmässig als Objekt auf dem Tabellenblatt eingefügt. Sobald das Diagramm aktiv ist (markiert ist), entsteht ein neuer Bereich Diagrammtools mit den Registern Entwurf Layout Format CGL-Team 2011,2012,2013, 50 Theorie Excel Zusammenfassung

51 Diagramm bearbeiten Diagrammtyp Im Diagrammtool mit der Registerkarte Entwurf lassen sich die verschiedenen Diagrammtypen sehr einfach anwenden. Die erstellten Diagramme können auch als Vorlage gespeichert werden. Wendet man die gleichen Diagramme regelmässig an, macht es Sinn den entsprechenden Typ als Vorlage zu speichern. CGL-Team 2011,2012,2013, 51 Theorie Excel Zusammenfassung

52 Diagramm bearbeiten Zeilen Spalten Die dargestellten Werte der X-Achse werden zur Y-Achse verschoben und umgekehrt. Die beiden Werte der Zeile werden im Vergleich nebeneinander präsentiert. Bei den Spalten werden alle Werte der entsprechenden Spalte nebeneinander dargestellt. CGL-Team 2011,2012,2013, 52 Theorie Excel Zusammenfassung

53 Diagramm bearbeiten Daten auswählen Sobald das Icon Daten auswählen angeklickt wird, erscheint das Fenster Datenquelle auswählen. Der PC zeigt einem an, woher er die Daten für die Darstellung der Werte vom PC hat. Das Wort Tabellblatt2 steht für die Anschrift des Tabellenblatts. Hier zeigt der Computer, woher er die Daten zur Verfügung hat. In diesem Beispiel werden die Daten vom Tabellenblatt Tabelle2 von A3 bis C10 verwendet. Das rechte Feld lässt die horizontale Achsenbeschriftung bearbeiten. Im linken Feld können Reihen zugefügt werden und die bestehenden Reihen bearbeitet oder entfernt werden. Neue Reihen erzeugen heisst: Der Reihenamen kann separat definiert werden und die Werte zum Reihentitel ebenfalls. CGL-Team 2011,2012,2013, 53 Theorie Excel Zusammenfassung

54 Diagramm bearbeiten Diagrammlayouts Bei den Diagrammlayouts können neun verschiedene Outfits gewählt werden. Die Farben bleiben bei allen Layoutsmöglichkeiten gleich. Es verändern sich Gitternetzlinien Achsenbeschriftung Datentabellen Legende Datenbeschriftung Diagramm bearbeiten Diagrammformatvorlagen Die Formatvorlagen verändern nur die Farben und den Hintergrund des Diagramms. Diagramm bearbeiten Ort Standardmässig fügt Excel das Diagramm als Objekt auf dem bestehenden Tabellenblatt ein. Häufig macht es mehr Sinn das Diagramm als neues Blatt einzufügen. Das Tabellenblatt hier beschriften. CGL-Team 2011,2012,2013, 54 Theorie Excel Zusammenfassung

55 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente CGL-Team 2011,2012,2013, 55 Theorie Excel Zusammenfassung

56 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente Diagrammtitel Im Dialogfeld Aktuelle Auswahl mit dem Feld Diagrammelemente können alle Elemente des betreffenden Diagramms aufgerufen werden. In diesem Beispiel wird der Diagrammtitel ausgewählt. Im Diagramm erkennt man das ausgesuchte Element an den Eckpunkten (es ist aktiv). Nach der Auswahl des Elements kann dieses Diagrammteil formatiert werden. Es erscheint das Fenster Diagrammtitel formatieren Füllung Rahmenfarbe Rahmenarten Schatten 3D-Format Ausrichtung Auswahl der Farbe, man hat die Möglichkeit Stardfarben oder benützerdefinierte auszusuchen. CGL-Team 2011,2012,2013, 56 Theorie Excel Zusammenfassung

57 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente Diagrammtitel Hier können voreingestellte Farbzusammensetzungen ausgewählt werden. Beim Typ stehen vier verschiedene Varianten zur Verfügung Einige Winkelpositionen sind vorgegeben; andernfalls muss beim Winkel die gewünschte Position manuell eingegeben werden. Beispiel: Diagrammtitel Voreingestellt Faben 3 Typ Linear Richtung 45 Farbverlaufsstopp 3 Stoppposition 50 % Farbe gelb bis gold Textur bietet eine Anzahl von vorgegebenen Mustern Der Bildausschnitt des Musters kann vertikal und horizontal ausgedehnt oder zusammgepresst werden. Die Ausrichtung bestimmt, von welcher Position des Bildes der Ausschnitt dargestellt wird. Bild aus Datei Beispiel Diagrammtitel Das Bild muss nicht das ganze Textfeld ausfüllen. Mit der Dehnungsoption kann die Grösse des Bildes innerhalb des Textfeldes bestimmt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 57 Theorie Excel Zusammenfassung

58 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente Diagrammtitel Bei der Rahmenfarbe ist automatisch standardmässig eingestellt. Der Rahmen muss nicht zwingend eine Farbe aufweisen. Bei einfarbige Linie kann entsprechend der Füllung die Farbe definiert werden. Unter Rahmenarten soll die Breite ermittelt werden. Der Verbundtyp zeigt eine kleine Anzahl verschiedener Linienarten auf. Der Strichtyp definiert die Art der Linie. Soll es eine gestrichelte oder eine ausgezogene sein. Bei den Voreinstellungen kann die Art des Schattens bestimmt werden. Aussen, Innen und Perspektive sind die vorgegebenen Kategorien. CGL-Team 2011,2012,2013, 58 Theorie Excel Zusammenfassung

59 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente Diagrammtitel Bei den Optionen Leuchten kann den Objekten einen farbiger Leuchtschleier hinzugefügt werden. Weiche Kanten bedeutet, dass einem Objekt mit Rahmen und Füllung die Rahmenlinie und die Füllung langsam entfernt werden kann. Die 3D-Ansicht kann sehr vielfältig dargestellt werden. Form der Abschrägung oben oder unten Das Material wie Metall oder Plastik In der Vertikalen Ausrichtung ist es möglich zwischen: unten, oben, zentriert, oben zentriert, mitte zentriert und unten zentriert auszuwählen. Die Textrichtung kann normal mit Horizontal belassen werden. Das Element kann um 90 gedreht werden und sogar gestapelt dargestellt werden. Mit dem Winkel kann jedes Grad einzeln eingestellt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 59 Theorie Excel Zusammenfassung

60 Diagramm bearbeiten Diagrammelemente Formatierungsfenster Die Legende ist aktiviert und das Formtierungsfenster bietet die entsprechenden Befehle Legendenoptionen Füllung Rahmenfarbe Rahmenarten Schatten Leuchten und weiche Kanten Sobald ein anderers Diagrammelement aktiviert wird, wechselt Excel das Fenster mit den entsprechenden Formatierungsbefehlen des neuen Diagrammelements. Bei jedem Diagrammelement bietet Excel eine Vielzahl von Fomatierungsbefehlen. CGL-Team 2011,2012,2013, 60 Theorie Excel Zusammenfassung

61 Diagramm bearbeiten Kontextmenü Ist der Cursor auf einem Diagrammelement positioniert und wird das Kontextmenü aktiviert, so ergeben sich weitere Befehle. Mit Datenreihen formatieren öffnet sich das Formatierungsfenster, welches auf den vergangen Seiten ausführlich beschrieben wurde. Diagramm Objekt einfügen Mit den Elementen Grafik, Formen und Textfeld können Bilder, spezielle Formen oder Textstellen direkt auf der Grafik eingebaut und verändert werden. Um gespeicherte Bilder, Logos usw. im Diagramm einzufügen, verwendet man das Symbol Grafik. Textfelder, unabhängig des Standorts im Diagramm, bieten eine flexible Möglichkeit dem Diagramm ergänzende Erklärungen zuzufügen. Hinter dem Symbol Formen sind die dargestellten Objekte versteckt. Diese können in das Diagramm eingefügt werden und so wie bei anderen Formen verändert werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 61 Theorie Excel Zusammenfassung

62 Diagramm Beschriftungen Jedes Symbol bietet dem Anwender eine oder mehrere der am häufigsten gebrauchten Formatierungsfunktionen der einzelnen Themen. Wird Weitere Titeloptionen oder weitere Optionen für... gewählt, stellt Excel das Fenster mit den entsprechenden Formatierungsoptionen zur Verfügung. Auf den nächsten Bildern sind die einzelnen Diagrammicons mit den entsprechenden Unterpunkten abgebildet. Hier lautet die Frage: Achsentitel ja oder nein Die restlichen Formatierungsbefehle bietet Excel unter Weitere Optionen... Beim vertikalen Achsentitel gibt Excel wieder eine Auswahl der häufig angewendeten Formatierungen der Achsentitel vor. Bei der Legende ist es ähnlich wie bei den Achsentilteln. Die Platzierung der Legende kann je nach Diagramm eine zentrale Rolle bei Präsentieren sein. Hier die gängigsten Positionen der Legende. CGL-Team 2011,2012,2013, 62 Theorie Excel Zusammenfassung

63 Diagramm Beschriftungen Die Datenbeschriftung kann eine willkommene Hilfe darstellen. Sollen die Angaben innerhalb der Reihen oder ausserhalb der Datenreihen angezeigt werden? Das Datenblatt unterhalb des Diagramms macht in der Praxis häufig wenig Sinn. Entweder präsentiert man die Daten in Form eines Diagramms oder man stellt die Zahlen zur Verfügung. Ein Diagramm sagt oft mehr aus als Zahlenpaletten, welche den Zuhörer in seiner Fülle überfordern. Diagramm Achsen Grundsätzlich werden in allen Diagrammen die Achsen beschriftet. Damit die Verständlichkeit des Diagramms keinen Spielraum offen lässt, werden die Achsen mit einem sinnvollen Titel beschriftet. Die horizontale Primärachse kann je nach Grösse der Zahlen auf verschiedene Weise angezeigt werden. Präsentiert ein grosses Unternehmen die Umsatzzahlen des vergangenen Jahres, macht es sicher Sinn die Achsen in Millionnen oder Milliarden anzuzeigen. Somit müssen die Zahlen der Datentabelle nicht verändert werden, denn Excel rechnet die bestehenden Zahlen automatisch geteilt durch eine Milliarde, eine Million oder Tausend um. CGL-Team 2011,2012,2013, 63 Theorie Excel Zusammenfassung

64 Diagramm Achsen Nicht nur die horizontale Achse, sondern auch die vertikale wird angeschrieben. Diagramm Gitternetzlinien Je nach Diagrammtyp werden die horizontalen oder vertikalen Hauptgitternetzlinien standardmässig eingefügt. Diese dienen der besseren Übersicht. Sie können unter Weitere Optionen für bearbeitet werden. Die Hilfsgitternetzlinien sind in vielen Fällen überflüssig, da sie mehr verwirren und die Übersicht stören und nicht verbessern. CGL-Team 2011,2012,2013, 64 Theorie Excel Zusammenfassung

65 Diagramm Zeichnungsfläche Zeichnungsfläche bearbeiten ist für alle 2D Diagramme. Diagrammwand, Diagrammboden und 3D-Drehung werden nur aktiv, wenn ein 3D-Diagramm ausgewählt wurde. Diagramm Trendlinie Trendlinien zeigen eine mögliche Entwicklung der Zukunft auf. Diese Funktion ist nur bei 2D-Diagrammen aktiv. Diese Linien können formatiert werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 65 Theorie Excel Zusammenfassung

66 Diagramm Format Bei den Formenarten können farbige vordefinierte Konturen angewendet werden. Sie dienen für die Formatierungen der verschiedenen Diagrammbereiche. Für die individuellen Einstellungen der Formatierungen wählen Sie unter den folgenden Möglichkeiten aus: Fülleffekt Formkontur Formeffekte Überall wo drei Punkte oder ein Pfeil zu erkenenn ist, sind weitere Befehle für die Einstellungen der entsprechenden Formatierung vorhanden. Diagramm WordArt-Formate Der gesamte Text wird mit einem WordArt-Format versehen. Textfüllung: Die ist mit einer Farbe, einem Bild, einer Struktur oder einem Farbverlauf möglich. Textgliederung: Wird bestimmt durch Farbe, Breite und Linienart. Texteffekt: Schatten, Leuchteffekt, Spiegelung oder eine 3D-Drehung sind die Möglichkeiten, die einem Text zugeordnet werden können. Diagramm Anordnen Grösse Befinden sich mehrere Objekte auf dem Tabellenblatt, können sie, wie in einem Register angeordnet werden. Möglichkeiten: zuvorderst, zuhinterst, eine Ebene nach vorne oder nach hinten Die Grösse des aktiven Elements wird mit dem Grössentool bestimmt. CGL-Team 2011,2012,2013, 66 Theorie Excel Zusammenfassung

67 Kopf- und Fusszeilen Registerkarte Einfügen verwenden Kopf und Fusszeile wählen Oder Kopf und Fusszeilentool öffnet sich. Im Bereich Entwurf finden sich die Diaglogfelder: Kopf- und Fusszeile Kopf- und Fusszeilenelemente Navigation Optionen Kopf- und Fusszeile Navigation Zwischen der Kopf- und der Fusszeile wird mit dem Icon gewechselt. Erklärungen Seite1 Seite1 von Gesamtanzahl Seiten Name des Tabellenblatts Vertraulich; Datum; Seite1 Dateiname Pfad und Dateiname Tabellenblattname; Seite1 Tabellenblattname; Vertraulich; Seite1 Dateiname; Seite1 Pfad und Dateiname; Seite1 Seite1; Tabellenblattname Seite1; Dateiname (absolut) Seite1; Dateiname (relativ) Seite 1; Pfad und Dateiname Computername; Seite1; Datum Ersteller und Datum; Seite1 Hinter dem Symbol Kopfzeile sind bereits viele Eintragsmöglichkeiten vordefiniert. Die Kopf- und die Fusszeile sind in 3 Blöcke gegliedert, einen linken, einen mittleren und einen rechten Bereich. Steht nur ein Eintrag so setzt Excel diesen automatisch in den mittleren Bereich. Bei zwei Vorschlägen wird der mittlere und der rechte Block ausgewählt. Bei diesen Elementen ist es nicht möglich eine Seitenzahl ohne Text darzustellen. Für diesen Zweck sind die Kopf- und Fusszeilenelemente vorgesehen. Excel bietet für die Fusszeile die gleichen vordefinierten Angaben an. CGL-Team 2011,2012,2013, 67 Theorie Excel Zusammenfassung

68 Kopf- und Fusszeilenelemente Im Dialogfeld Kopf- und Fusszeilenelemente sind die häufig verwendenten Elemente zu finden. Sobald ein Bereich aktiv ist, wird der Feldname angezeigt. Ist der Bereich nicht angewählt, erscheint das entsprechende Element. Seitenzahl Anzahl der Seiten Aktuelles Datum Aktuelle Uhrzeit Dateipfad (Weg des Speicherorts) Dateiname Blattname Grafik Werden Bilder in die Kopf- oder Fusszeile eingefügt, können diese formatiert werden. Zuerst muss der Bereich aktiviert werden, dann wird das Icon Grafik formatieren aktiv. Wird das Icon gewählt, erscheint das Fenster um die Grafik zu formatieren. CGL-Team 2011,2012,2013, 68 Theorie Excel Zusammenfassung

69 Kopf- und Fusszeile Optionen Bei den Optionen stehen folgende vier Möglichkeiten zur Verfügung Erste Seite anders Hier steht die Möglichkeit offen, dass auf der ersten Seite einer Datenbank eine andere Kopf- und/oder eine andere Fusszeile erstellt werden. Untersch. gerade ungerade Seiten Die geraden und die ungeraden Seiten können verschieden gestaltet werden. Mit Dokument skalieren Wird ein zu grosses Dokument auf eine Seite skaliert, (Bsp. 80 %)dann passt sich die Schriftgrösse der Fuss- oder Kopfzeile entsprechend an. An Seitenrändern ausrichten Somit ist sichergestellt, dass der Kopf- und Fusszeilenrand mit dem linken und rechten Seitenrand ausgerichtet ist CGL-Team 2011,2012,2013, 69 Theorie Excel Zusammenfassung

70 Kopf- und Fusszeile Normalansicht Aktive Kopfzeile Taste Esc drücken oder mit dem Cursor in eine Zelle der Tabelle klicken. Das Kopf- und Fusszeilentool verschwindet und es kann in der Seitenlayoutform gearbeitet werden. Registerkarte Ansicht wählen und Icon Normal anklicken. Ein weitere Möglichkeit um in die Normalansicht zu gelangen: mit dem Cursor in eine Zelle der Tabelle klicken. in der Statusleiste die Ansichten Normal und Seitenlyout wechseln. CGL-Team 2011,2012,2013, 70 Theorie Excel Zusammenfassung

71 Seitenlayout Das Seitenlyout setzt sich aus folgenden Diagolgfeldern zusammen Designs Seite einrichten An Format anpassen Blattoptionen Anordnen Seitenlayout Designs Designs sind Layoutmöglichkeiten, die aus folgenden Optionen zusammengestzt sind Farben Schrift und Zellbereiche werden mit verschiedenen Farben gelayoutet. Schriftarten Bei den Schriftarten passen sich nur die Schriftart Calbri (Textkörper) und Cambria (Überschriften) an die verschiedenen Designs an. Effekten Bei den Effekten handelt es sich um die Formen (Einfügen Formen), welche durch die Designs verändert werden. (Nur Linien und Farben) Es gibt die Möglichkeit für die Auswahl von Farben und Schriftarten eingene, benutzerdefinierte Designs zu erstellen. Sie können gespeichert, nachher verändert oder gelöscht werden. Abgespeicherte Designs stehen in weiteren Dokumenten zur Verfügung. CGL-Team 2011,2012,2013, 71 Theorie Excel Zusammenfassung

72 Seitenlayout Seite einrichten Wie wird eine oder mehrere Seiten in Excel gestaltet. Es stehen die folgenden Symbole zur Verfügung: Seitenränder Ausrichtung Grösse Druckbereich Umbrüche Hintergrund Drucktitel Seitenlayout Seitenränder Im Auswählmenü wird immer die letzte benuzterdefinierte Einstellung angezeigt. Zusätzlich bietet Excel drei Standardeinstellungen für die Seitenränder an. Sollen andere Masse für das Layout verwendete werden, wird die Einstellung Benutzerdefinierte Seitenränder angeklickt. CGL-Team 2011,2012,2013, 72 Theorie Excel Zusammenfassung

73 Seitenlayout Ausrichtung Hinter dem Symbol Ausrichtung versteckt sich das Hoch- und Querformat. Seitenlayout Grösse Die Seitengrösse von A4 über A5, B5 über Fotos und Karten sind unter diesem Menü zu finden. Falls jemand ein spezielles Mass verwenden will, ist unter der Einstellung Weitere Papierformate alle manuell einstellbar. In diesem Fenster sind nicht nur die Papierformate zu definieren sondern auch die Einstellungen für die Skalierung zu tätigen. Bei Skalierung anpassen kann eingegeben werden wie viele Seiten (breit) und wie viele hoch Excel die Daten anzeigen soll. Bleibt ein Feld leer, dann bestimmt Excel automatisch die Anzahl Seiten. CGL-Team 2011,2012,2013, 73 Theorie Excel Zusammenfassung

74 Seitenlayout Druckbereich Druckbereich festlegen heisst: es wird zuerst der gesamte Bereich, der gedruckt werden soll, markiert und anschliessend über das Icon Druckbereich Druckbereich festlegen angewählt. Jetzt ist der Druckbereich zugewiesen, es erscheint eine gestrichelte Linie auf dem Tabellenblatt. Sobald der Druckbefehl ausgeführt wird, druckt der PC den festgelegten Bereich aus. Um den Druckbereich aufzuheben, wird der Cursor ins Tabellenblatt gesetzt und anschliessend über das Icon Druckbereich das Feld Druckbereich aufheben aktiviert. Seitenlayout Seitenumbrüche Seitenumbrüche können in Excel wie auch in Word manuell definiert werden. Der Cursor wird in die Zelle, bei welcher oberhalb der Seitenumbruch entstehen soll, markiert und über das Icon Umbrüche Seitenumbruch einfügen angewählt. Visuell entsteht eine gestrichelte Linie. Soll ein Seitenumbruch gelöscht werden, muss der Cursor direkt unterhalb des Seitenumbruchs eine Zelle markieren. Über das Icon Umbrüche Seitenumbrüche entfernen verschwindet der Seitenumbruch. Sollen alle Seitenumbrüche entfernt werden, muss Alle Seitenumbrüche zurücksetzen ausgewählt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 74 Theorie Excel Zusammenfassung

75 Seitenlayout Hintergrund Der Hintergrund eines Tabellenblatts kann mit einer Grafik gestaltet werden. Seitenlayout, Seite einrichten und dann das Icon Grafik auswählen. Es erscheint ein Fenster, in dem das entsprechenden Verzeichnis ausgewählt wird und anschliessen das Bild eingefügt werden kann. Wie viel das Bild des Tabellenblatts ausfüllt, ist abhängi von der Grösse des Bildes. Nur in der Normalansicht steht das Bild als Hintergrund zur Verfügung. Er wird nicht augedruckt. Die meisten Bilder eignen sich nicht für das Layout des Hintergrunds. Viele Grafiken beinträchtigen die Lesbarkeit und den Kontrast von Schrift und Bild. Diese Grafik passt zum Theam ausgezeichnet, ist für das gesamte Layout am falschen Platz. CGL-Team 2011,2012,2013, 75 Theorie Excel Zusammenfassung

76 Seitenlayout Drucktitel Zeilentitelwiederholung beim Ausdruck oder Anzeige auf jeder Seite wird über das Icon Drucktitel bei der Registerkarte Seitenlayout erstellt. Nachdem das Icon aktiviert wurde, öffnet sich das Fenster Seite einrichten. Bei Drucktitel Widerholungszeilen oben auf das Symbol klicken. Ein weiteres Fenster öffnet sich. Nun wird die Überschriftenzeile(n) auf dem Tabellenblatt markiert. Die markierten Bereiche sind mit einer Wellenlinie gekennzeichnet und im Fenster als Wert eingetragen. Mit zweimaligem Drücken der Enter-Taste ist nun die Zeilenüberschrift auf jeder Seite eingestellt. CGL-Team 2011,2012,2013, 76 Theorie Excel Zusammenfassung

77 E X CEL 2 Funktionen Funktionen haben immer einen Namen und zwei () Klammern für die Argumente. Es gibt aber auch Bezeichnungen, welche keine Argumente brauchen, Beispiel HEUTE(), und trotzdem Klammern benötigen. Funktion Beispiel Wirkung SUMME(Bereich) MITTELWERT(Bereich) PRODUKT(Bezug) RUNDEN ((Term)/Wunschresultat;0) *Wunschresultat RUNDEN(Bezug;Stellen) HEUTE() =SUMME(C1:C20) =MITTELWERT(D1:D20) =PRODUKT(B2;G3) =Runden((B2)/0.05;0)*0.05 Runden auf 5 Rappen =Runden((B1*C1)/10;0)*10 Runden auf 10 Franken =Runden((Summe(B1:B10)) /0.25;0)*0.25 Runden auf 25 Rappen oder 1/4-Noten =RUNDEN(B40;2) =HEUTE() z. B. 9. März 20.. Summiert den Bereich der Zellen C1 bis C20. Bildet den Durchschnitt (Mittelwert) des Bereichs D1 bis D20. Multipliziert die Zelle B2 mit der Zelle G3 Mit dieser Formel können alle Rundungsfunktionen ausgeführt werden. Runden, Klammer auf, Term (Zelle, Zahl, Formel oder Funktion) in Klammer gesetzt, geteilt durch Wunschresultat auf 0 Stellen gerundet, Klammer schliessen, mal das gleiche Wunschresultat. Rundet den Wert von B40 auf 2 Dezimalstellen. Trägt das aktuelle, heutige Datum ein. Es aktualisiert sich jedes Mal beim Öffnen des Dokuments. Die Datums- und Zeitwerte müssen entsprechend formatiert werden (Datum und Uhrzeit). CGL-Team 2011,2012,2013, 77 Theorie Excel Zusammenfassung

78 Funktion MAX(Bereich) MIN(Bereich) ANZAHL(Bereich) ANZAHL2(Bereich) KGRÖSSTE(Matrix;k) KKLEINSTE(Matrix;k) RANG (Zahl;Bezug; [Reihenfolge]) Beispiel =MAX(A2:A40) =MIN(A2:A40) =ANZAHL(A2:A40) =ANZAHL2(A2:A40) =KGRÖSSTE(C4:C30;2) =KKLEINSTE(B4:B45;5) =RANG(E12;E2:E35;0) Wirkung Ermittelt den maximalen bzw. den minimalen Wert im Bereich A2 bis A40 und trägt ihn in die gewünschte Zelle ein. Diese Formel ermittelt die Anzahl numerischer Einträge in einem Bereich. Hier von A2 bis A40 Diese Formel ermittelt die Anzahl nichtleerer Zellen in einem Bereich. Die Texteinträge werden ebenfalls gezählt. Ermittelt in diesem Beispiel den zweitgrössten Wert des Bereichs (C4:C30) Die Zahl, welche den Platzhalter k steht, bestimmt den grössten, den zweitgrössten usw. Wert. Bei dieser Formel wird die fünft-kleinste Zahl des Bereichs (B4:B45) berechnet. Aus einer Liste von Zahlen E2:E35 gibt Excel für die Zahl E12 den Rang innerhalb der ausgewählten Liste bekannt. DATEDIF (Datum;Datum; Einheit ) =DATEDIF(A4;A8; y ) Mit der Funktion DATEDIF kann auf eine sehr einfache Art und Weise das Alter in Jahren (y), in Monaten (m) oder in Tagen (d) berechnet werden. Das ältere Datum wird in der Formel immer zuerst eingesetzt und anschliessend das jüngere. CGL-Team 2011,2012,2013, 78 Theorie Excel Zusammenfassung

79 Funktion WENN(Prüfung;dann; sonst) WENN(UND (Wert1;Wert2);dann;sonst) WENN(ODER (Wert1;Wert2);dann;sonst) WENN(Prüfung;dann; WENN(Prüfung;dann; sonst) ZÄHLENWENN (Bereich; Suchkriterium) SUMMEWENN (Bereich; Suchkriterium; [Summe_Bereich]) Beispiel =WENN(D10>B3;C10*12%;0) =WENN(UND(A7>10;B2:B5>134); C9+500;C9) =WENN(ODER(A7>5;B2:B5>134); C9+500;C9) =WENN(A4>=5; gut ;WENN(A4<4; ungenügend ; genügend ) =ZÄHLENWENN(F5:F14;3.5) =ZÄHLENWENN(A1:A8; Total 1) =ZÄHLENWENN(B1:B9; >33 ) =SUMMEWENN(A1:A9; GOLD ; B1:B20) Wirkung Wenn die Prüfung wahr ergibt, wird dann ausgeführt, andernfalls sonst. Bei der WENN-UND Funktion müssen alle Werte die Kriterien erfüllen damit dann ausgeführt werden kann andernfalls sonst. Bei der WENN-ODER Funktion muss nur ein Wert das Kriterium erfüllen damit dann ausgeführt werden kann andernfalls sonst. Wenn die erste Prüfung wahr ergibt, wird dann ausgeführt, wenn die erste Prüfung nicht wahr, dann folgt die zweite Prüfung. Ist die wahr, wird dann ausgeführt, andernfalls sonst. Will man wissen, wie viel mal die Zahl 3.5 oder der Text Total (Text muss in geschrieben werden) in einer Datenbank vorkommt, ist diese Formel passend. Bedingungen können ebenfalls als Suchkriterium eingesetzt werden. Zuerst wird der Bereich (A1:A9) definiert, in welchem das Suchkriterium vorhanden ist, anschliessend werden die Zahlen markiert. CGL-Team 2011,2012,2013, 79 Theorie Excel Zusammenfassung

80 Funktion SVERWEIS(Suchkriterium; Matrix; Spaltenindex; Bereich_Verweis) Beispiel =SVERWEIS(A3;$C$3:$E$8;2; WAHR) Wirkung Zuerst wird ein Suchkriterium festgelegt. Danach wird der Tabellenbereich (Matrix), in dem das Suchkriterium zu finden ist, markiert. Der Spaltenindex wird (in welcher Spalte der Matrix das Resultat geholt werden soll) eintragen. Bereich_Verweis kann leer gelassen oder mit WAHR beschriftet werden. Wichtig: Die Matrix muss aufsteigend sortiert sein. TEILERGEBINS(Funktion; Bezug1; ) =TEILERGEBNIS(1;G2:G240) Zahl Funktion 1 Mittelwert 2 Anzahl 3 Anzahl2 4 Max 5 Min 6 Produkt 9 Summe Diese Funktion wird vor allem bei gefilterten Werten verwendet. Die Funktion erfordert einen Wert von 1 bis 11 (Tabelle). Bezug heisst von wo bis wo die Funktion ausgeführt werden soll. Hier von Zelle G2 bis G240. Wird in einer gefilterten Tabelle die Funktion Autosumme verwendet, dann erscheint die Funktion Teilergebnis automatisch, bei allen andern Funktionen muss die Formel eingegeben werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 80 Theorie Excel Zusammenfassung

81 E X CEL 3 Sortieren Unter dem Register Start findet man den Befehl Sortieren Nach Grösse sortieren (aufsteigend) wird in der Spalte augeführt, in welcher der Cursor vor dem Ausführen des Befehls stand. Das gleiche gilt für die umgekehrte Funktion. Klickt man das Icon Benutzerdefinierte Sortieren an, erscheint das Fenster Sortieren. Es ist möglich nach einer x-beliebigen Anzahl Kriterien zu sortieren. Ebene hinzufügen. Ebenen löschen, Ebene kopieren ist selbsterklärend Hat die zu sortierende Tabelle Überschriften (Feldnamen) oder fehlen diese? Spalte Sind in der Tabelle Spaltenüberschriften vorhanden, dann werden diese hier angezeigt, sonst steht Spalte A, Spalte B, Sortieren nach Nicht nur Zahlen sondern auch nach Formaten kann sortiert werden Reihenfolge Nach Grösse oder von A bis Z oder umgekehrt Unter Optionen versteckt sich die Auswahl Grossschschreibung Spalten oder Zeile auswählen Beachten Sie, dass in einer Tabelle (Datenbank) keine Leerzeilen vorhanden sind. Bevor Sie mit Sortieren beginnen, empfehlen die Autoren das Originaltabellenblatt zuerst zu kopieren. CGL-Team 2011,2012,2013, 81 Theorie Excel Zusammenfassung

82 Absoluter Bezug Beim Kopieren von Formeln werden Bezüge in die entsprechende Richtung mitkopiert. Es kommt häufig vor, dass gewisse Bezüge nicht mitverschoben werden dürfen. Wenn dies der Fall ist, braucht es einen Aufwand, der bezahlt werden muss. In diesem Fall muss in der Währung $" bezahlt werden. Anders ausgedrückt heisst das: Wenn Bezüge nicht mitverschoben werden dürfen, dann muss zwingend vor dem Buchstaben (Zeilenangabe) oder vor der Zahl (Spaltenangabe) ein $-Zeichen geschrieben werden. Falls der Inhalt in keine Richtung kopiert werden darf, benötigt es vor der Zahl und vor dem Buchstaben ein $-Zeichen. Die Taste F4 hilft. Absoluter Bezug Spaltenangaben In diesem Beispiel muss der Betrag von Zelle A5 nach A6 wandern. Die Zelle des Portobetrags darf nicht nach "unten" wandern, also nicht nach F3, darum ist es notwendig, dass vor der Zahl 2 ein Dollar-Zeichen geschreiben wird. Absoluter Bezug Zeilenangaben Unser Beispiel zeigt, dass der Bezug auf die Zelle F2 nicht nach G2, H2 usw. weiterkopiert wird. Es ist darum notwendig, dass vor dem Buchstaben F ein $-Zeichen steht. Somit rechnet das Programm zu jedem Zwischentotal das Porto von CHF dazu. Der Bezug auf die Zelle B5 soll nach C5 kopiert werden, darum darf kein $-Zeichen gesetzt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 82 Theorie Excel Zusammenfassung

83 Absoluter Bezug gemischt Wird die gleichen Formel in horizontaler und vertikaler Richtung kopiert, ist es notwendig genau zu prüfen, wo die $-Zeichen gesetzt werden müssen. Sollen Bezüge in horizontaler und vertikaler Richtung fixiert werden, dann braucht es je nach dem vor den Zahlen und vor den Buchstaben ein $-Zeichen. Der Bezug auf die Zelle A4 darf nicht nach B4 kopiert werden, aus diesem Grund muss ein $-Zeichen vor dem Buchstaben A stehen. Der Inhalt der Zelle B3 darf nach C3 kopiert werden und darum befindet sich kein Zeichen vor dem Buchstaben B. Prozentrechnungen Sehr häufig eignen sich Resultate dazu prozentual miteinander verglichen zu werden, da uns absolute Zahlen ein falsches Bild aufzeigen und uns blenden. Beispiel: Die Formel lautet: =C3/B3 entsprechend =C4/B4 Die Zelle D3 respektive D4 muss das Format % aufweisen. Ein Geschäft KMU erwirtschaftet einen Gewinn von CHF. 80' bei einem Umsatz von CHF 1'000' Ein Einzelunternehmen erzielt einen Gewinn von CHF 12' bei einem Umsatz von CHF 60' Im ersten Moment sieht es so aus, als ob das erste Unternehmen viel besser gearbeitet hat, denn der Gewinn als absolute Zahl angesehen, ist viel grösser als derjenige des Kleinunternehmens. Im Verhältnis zum Umsatz hat die Einzelunternehmung aber besser gearbeitet, da es ein um 12 % höheren Gewinn erzielt hat. CGL-Team 2011,2012,2013, 83 Theorie Excel Zusammenfassung

84 Prozent heisst nichts anderes als pro Hundert oder eine Grösse wird in 100 gleiche Teile aufgeteilt. Ein Teil ist 1/100 = 0.01 = 1.0 % oder eins von Hundert. Wird in einer Zelle der Wert 0.01 eingegenben und als Prozentwert formatiert, dann wird die Zahl korrekt als 1 % am Bildschirm gezeigt. Steht das %-Zeichen in einer Zelle, muss nicht mehr mit 100 gerechnet werden. =CHF *5.25%=CHF * =CHF Ein Vermittler erhält beim Verkauf von Ventilatoren eine Provision von 5.25 %. Der Quartalsumsatz beträgt CHF Die Lösung sieht wie folgt aus: CGL-Team 2011,2012,2013, 84 Theorie Excel Zusammenfassung

85 E X CEL 4 Wenn Funktion einfach Wenn Bei der einfachen Wenn-Funktion wird eine Aussage geprüft, ob sie wahr oder falsch ist. Ist die Behauptung wahr, dann trifft der "Dann_Wert" ein, andernfalls wird der "Sonst_Wert" verwendet. Prüfung wahr falsch Dann_Wert Sonst_Wert =WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Formel in Worten =Wenn( Wassertemperatur > 20; See ; Freibad ) Wenn die Wassertemperatur höher als 20 Grad ist, dann wird im See geschwommen, sonst steht das Freibad auf dem Programm. Im gezeigten Beispiel ist der Dann_Wert und der Sonst_Wert ein Text. Diese müssen immer mit den gekennzeichnet sein. CGL-Team 2011,2012,2013, 85 Theorie Excel Zusammenfassung

86 Wenn Funktion Formelassistent Mit dem Formelassistenten sieht die Eingabe der Formel wie folgt aus: Bei der Prüfung wird immer eine Aussage (Behauptung) geprüft. Ist die Aussage korrekt, verwendet der PC das Resultat Dann_Wert, ist die Aussage falsch, gibt der PC den Sonst_Wert heraus. Es ist nicht zwingend, dass ein Text in diesen Eingabefeldern steht. Sie können auch mit einer Formel oder einer Zahl versehen sein. Einige Beispiele Alle Mitarbeiter, welche im 1. Quartal einen grösseren Umsatz als CHF erreichen, erhalten einen Bonus von 5 %. Alle andern erhalten nichts. Falls das Ergebnis des Sonst_Wertes leer sein soll, dann schreibt man: und die Zelle bleibt leer. Alle Mitarbeiter, welche im ersten Quartal mehr als CHF erreichten, erhalten auf den erzielten Eigenumsatz einen Bonus von 2.5 %, alle andern erhalten 0 CHF Die CHF 0 erscheint nur, wenn die Zelle auf Währung formatiert ist. Bei der Zellenformatierung Buchhaltung erscheint folgendes Alle Mitarbeiter erhalten einen Bonus. Diejenigen, welche einen Eigenumsatz von mehr als CHF erreichten, erhalten vom Gesamtumsatz der Gruppe Ost einen Bonus von 0.9 %, alle andern erhalten einen Bonus von 0.3 %. CGL-Team 2011,2012,2013, 86 Theorie Excel Zusammenfassung

87 Datedif Funktion Das Alter bringt in verschiedenen Lebenssituation eine Umstellung. Alter 16 Alkoholeinkauf erlaubt, Alter 18 AHV- Pflicht und Volljährigkeit, Alter 64/65 Rentenalter. Die Berechnungen des Alters in Jahren, Monaten und Tagen ist für verschiedene Gelegenheiten praktisch. =DATEDIF( älteres Datum, jüngeres Datum; Einheit ) Diese Formel ist in englischer Sprache geschrieben. Aus diesem Grund muss die Einheit ebenfalls mit den englischen Abkürzungen erfolgen. Year Month Day y m d Wichtig: Immer wenn Text in einer Formel verwendet wird, sind diese Zeichen zwingend. Wird für die jüngere Zeiteinheit ein fixes Datum gewählt, dann bleibt das Resultat starr! Verwendet man an Stelle dieses die Heute()-Formel, dann erhält man jeden Tag die aktuelle Berechnung. Hinweis: Das System rechnet nur mit Werten, ab dem Datum Die Zahl ist für den Computer keine Zahl; er zeigt sie als Text an. (linksbündig). Excel kann unmöglich von einem Text ein Zahl subtrahieren oder addieren. Die logische Folge: Excel zeigt eine Fehlermeldung an. CGL-Team 2011,2012,2013, 87 Theorie Excel Zusammenfassung

88 Fehlermeldungen und Lösungen Fehler: ###### Dies ist kein echter Fehler: Der Wert, der eingetragen oder mittels einer Formel berechnet wurde passt nicht in die Zelle hinein. Die Zelle ist zu klein. Lösung: Verbreiterung der Zelle. Fehler: #DIV/0 Diese Aussage ist aus dem Mathematikunterricht bekannt und bedeutet, dass die Division durch Null nicht gestattet ist. Wenn die Formel "=C7/A3" lautet und die Zelle A3 null oder leer ist, dann wird diese Meldung angezeigt. Lösung: Kontrolle des Zellbezugs. Fehler: #WERT! Die Formate der Zellen, welche in einer Formel verwendet werden, stimmen nicht. Beispiel: Es wurde anstelle eines Zahlenformats ein Textformat angewendet. Lösung: Alle Zellwerte ins gleiche Format bringen. Fehler: #ZAHL! Ist der Wert einer Zahl extrem gross oder extrem klein, dann zeigt Ihnen Excel diese Fehlermeldung an. Lösung: Finden und Überprüfung dieser Zahl. Fehler: #BEZUG! Diese Meldung erscheint, wenn eine Zelle in einer Formel verwendet wird, die keine Gültigkeit mehr besitzt, da sie z. B. gelöscht wurde. Lösung: Kontrolle aller beteiligten Zellen auf ihre Inhalte. Fehler: #NAME? Ein Term, welcher in einer Formel verwendet wird, ist ungültig. Dies kann passieren, wenn in einer Formel der Strichpunkt oder der Doppelpunkt dazwischen vergessen wird. Beispiel bei "=Summe(B10B12)". Lösung: Korrigieren der Formel. CGL-Team 2011,2012,2013, 88 Theorie Excel Zusammenfassung

89 Fehler: #NULL! Kann wie bei "#Name!" daran liegen, dass in einer Formel ein Teil falsch eingegeben ist oder fehlt. Beispiel: "Summe(C13 C14)". Hier ist statt des Doppelpunktes versehentlich ein Leerzeichen eingegeben worden. Damit kann Excel nichts anfangen. Lösung: Korrigieren der Formel. Häufig entstehen Fehler, weil die Eingabe bei den Berechnungen nicht korrekt und exakt ausgeführt wird. Alle offenen Klammern müssen am Schluss geschlossen werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 89 Theorie Excel Zusammenfassung

90 Filter Der Autofilter" ist eine sehr beliebte Funktion, um in Excellisten Daten zu suchen und spezielle Elemente zu berechnen. Die Handhabung ist sehr einfach und effektiv. Wichitg ist, dass in der Tabelle keine Leerzeilen vorhanden sind. Der Autofilter wir über die Registerkarte Start und dem entsprechenden Symbol gestartet. Alle Überschriften werden mit Symbolen versehen. Sobald das Symbol angeklickt wird, erscheint folgendes Bild. Entweder wird der Textfilter verwendet oder mit der Ein- Ausfunktion (Alles auswählen) werden alle Kriterien ausgeblendet und dann eines oder mehrere ausgewählt. CGL-Team 2011,2012,2013, 90 Theorie Excel Zusammenfassung

91 Filter Nachdem ein Suchkriterium ausgewählt wurde, wird die Liste nach diesem gefiltert. Alle übrigen Werte werden ausgeblendet. Die Pfeilschaltfläche des entsprechend ausgewählten Kriteriums erhält nun eine Trichterform. Wenn alle Datensätze für eine weitere Abfrage benötigt werden, muss die Trichterform angeklickt werden und (Alles auswählen) angeklickt werden oder Filter löschen aus CGL-Team 2011,2012,2013, 91 Theorie Excel Zusammenfassung

92 Filter benutzerdefiniert Textfilter Beim Textfilter werden die häufig gebrauchten Bedingungen angezeigt. Der benutzerdefinierte Filter bietet die Und- oder Oder-Funktion an. Hier können verschiedene Vergleichsparameter ausgewählt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 92 Theorie Excel Zusammenfassung

93 Filter benutzerdefiniert Datumsfilter Beim Datumsfilter kann nach dem Jahr dem Monat gesucht werden Für eine genauere Suche dienen die Funktionen, welche sich hinter dem Datumsfilter verstecken. Hier sind die Möglichkeiten sehr vielfältig. Bei allen Befehlen, welche Punkte oder ein Pfeil enthalten, sind noch detailliertere Suchfunktionen möglich. Filter benutzerdefiniert Zahlenfilter Für eine genauere Suche dienen die Funktionen, welche sich hinter dem Zahlenfilter verstecken. Hier sind die Möglichkeiten sehr vielfältig. Bei allen Befehlen, welche Punkte enthalten, sind noch detailliertere Suchfunktionen möglich. CGL-Team 2011,2012,2013, 93 Theorie Excel Zusammenfassung

94 E X CEL 5 Aufgelaufene Zinsen Heute wird bei jedem Kauf eines Multimediageräts eine Entsorgungsgebühr im Voraus bezahlt. Nun ist es interessant zu wissen, wie gross die aufgelaufenen Zinsen des voraus bezahlten Betrags für eine bestimmte Zeit sind. Begriffe Emission Ist das Datum des Wertpapierkaufs Erster Zinstermin Ist das Datum, bei welchem der erste Zins fällig wird Abrechnung Ist das Datum bei welchem das Wertpapier verkauft wird Zins Ist der jährliche Zinssatz Nennwert Betrag des investierten Kapitals Häufigkeit Basis Ist die Anzahl der Zinszahlungen pro Jahr. Bei jährlicher Zinszahlung ist die Häufigkeit = 1; bei halbjährlicher Zahlung ist die Häufigkeit = 2 Gibt an, auf welcher Grundlage die Zinstage gezählt werden. Basis Grundlage für die Zählung der Tage 0 oder nicht angegeben USA 30/360 (30 bedeutet Tage pro Monat und 360 Tage pro Jahr) 1 Taggenau/taggenau 2 Taggenau/360 3 Taggenau/365 4 Europa 30/360 CGL-Team 2011,2012,2013, 94 Theorie Excel Zusammenfassung

95 Beispiel Erwerb des Geräts Entsorgung des Geräts Datum des 1. Zinses Durchschnittszinssatz 3 % Betrag des investierten Kapitals Wie oft wird Zins pro Jahr bezahlt Grundlage der Anzahl Zinstage CHF x USA 30/360 Resultat CHF Formel =AUFGELZINS(Emission;Erster_Zinstermin;Abrechnung;Nominalzins;Nennwert;Häufigkeit;Basis) CGL-Team 2011,2012,2013, 95 Theorie Excel Zusammenfassung

96 E X CEL 6 SVerweis Der SVERWEIS wird sehr häufig in Excel angewendet. Bei Notentabellen wird z. B. ein Kriterium (Anzahl Punkte) eingegeben; in der Matrix oder Tabelle (G5:I15) wird das Kriterium in der Spalte ganz links gesucht. Wird der Wert gefunden, so liefert die Tabelle (G5:I15) einen von uns definierten Spaltenwert ( Spalte 3) aus der Matrix zurück. =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis) Die Werte in der Matrix (Tabelle) müssen immer in aufsteigender Reihenfolge angeordnet sein! CGL-Team 2011,2012,2013, 96 Theorie Excel Zusammenfassung

97 Nicht alle Prüfungen haben die maximale Punktzahl von 100. Je nach Art der Prüfung kann die maximal zu erreichende Punktzahl 50 oder 25 betragen. Damit nicht immer der Notenschlüssel angepasst werden muss, kann mit einer Formel immer der BBT 100-ter Notenschlüssel verwendet werden. =SVERWEIS(C5/C$16*100;$G$5:$I$15;3) Die erreichte Punktzahl wird durch die maximale Punktzahl geteilt und mit 100 multipliziert. Fenster Teilen In der Registerkarte Ansicht sind die Funktionen: Fenster teilen und Fenster fixieren angesiedelt. Diese Übersichtshilfe dient vor allem in grossen Tabellen (Datenbanken) um z. B. Feldnamen (Überschriften) immer anzuzeigen. Steht der Cursor in der Tabelle, platziert der PC die Teilungsmarken immer links des Cursors. Ist der Cursor in der ersten Zeile oder in der ersten Spalte so entsteht nur in der vertikalen oder horizontalen Ebene diese Markierung. Fenster teilen wird angewendet, wenn in Spalten und Zeilen gleichzeitig Angaben immer sichtbar sein müssen und wenn sie in beiden Teilfenstern flexibel verändert werden sollen. Die Teilbereiche können flexibel nach oben und unten oder von links nach rechts verschoben werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 97 Theorie Excel Zusammenfassung

98 Fenster Einfrieren Fenster einfrieren heisst, dass die erstellten fetten Linien mit dem Cursor nicht verstellt werden können und dass die in den fixierten Spalten und Zeilen angezeigten Inhalte immer sichtbar sind. Ist nur die erste Spalte oder Zeile als fixe Angabe verlangt, wählt man entsprechend aus. Steht der Cursor in der Tabelle, platziert der PC die Fixierungsmarken immer links des Cursors. Fenster einfrieren wird angewendet, wenn in Spalten und Zeilen gleichzeitig Angaben immer sichtbar sein müssen und wenn in beiden Teilfenstern die Fixlinen nicht verändert werden dürfen. Fenster Alle anordnen Sind mehrere Exceldokumente offen, können diese gleichzeitig angezeigt werden. Alle anordnen ermöglicht dies. Sobald das Icon aktiviert wird, erscheint ein Fenster, bei dem die aus verschiedenen Anordnungen ausgewählt werden kann. CGL-Team 2011,2012,2013, 98 Theorie Excel Zusammenfassung

99 Fenster Alle anordnen Nebeneinander anzeigen Sobald alle Anordnen aktiv ist und die Fenster angezeigt werden, wird automatisch die Funktion Nebeneinander anzeigen aktiv. Mit Synchroner Bildlauf ist es möglich, dass zwei Fenster gleichzeit nach unten oder oben gescrollt werden können. Deaktiviert man diese Funktion, kann jedes Fenster einzeln nach unten oder oben gescrollt werden. CGL-Team 2011,2012,2013, 99 Theorie Excel Zusammenfassung

100 Tabellen konsolidieren Tabellenblätter gruppieren Innerhalb einer Arbeitsmappe können Text und Zahlen eingegeben sowie Berechnungen über mehrere Tabellenblätter durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass alle Tabellenblätter gruppiert sind. Vorgehen: Das erste Tabellenblatt markieren, die ctrl-taste drücken und alle gewünschten Tabellenblätter mit der linken Maustaste anklicken. In der Titelleiste dieses Arbeitsblatts erscheint [Grupppe]. Um die Gruppenfunktion aufzuheben klickt man auf ein anderes Tabellenblatt oder benutzt die rechte Maustaste. In diesem Beispiel wird nur ein Wert von einem anderen Tabellenblatt übernommen. Man gibt zuerst ein =-Zeichen ein, wählt das entsprechende Tabellenblatt aus (wo der Wert herkommt ), klickt die entsprechende Zelle an und schliesst den Vorgang mit der Enter-Taste ab. Wie bei jeder Berechnung steht in der Eingabezeile zuerst ein =-Zeichen, danach folgt die Funktion und anschliessend folgen die Argumente, welche mit einem Strichpunkt getrennt werden. Die Formel wird mit der Enter- Taste abgeschlosssen. Bei den Argumenten wählen Sie zuerst das Tabellenblatt aus von welchem der Zellbezug für die Berechnung gebraucht wird. Danach erst die Zelle anklicken, die verwendet wird. CGL-Team 2011,2012,2013, 100 Theorie Excel Zusammenfassung

101 E X CEL 7 WENN-Funktion verschachtelt =WENN(Prüfung;Dann_Wert;WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert)) Formel in Worten =WENN(Punkte<55; ungenügend ;WENN(Punkte>=80; gut bis sehr gut ; genügend )) Bei der verschachtelten WENN-Funktion wird nicht nur eine Prüfung, sondern zwei oder mehrere vorgenommen. Wir beschränken uns auf zwei Prüfungen. Bei der ersten Prüfung werden alle Werte unter 55 gesucht. Hat der PC alle gefunden, dann sollen sie das Wort ungenügend erhalten*. Für den Sonst-Wert wird eine zweite Prüfung gemacht. Wenn die Punkte grösser oder gleich 80 sind, dann soll der Text gut bis sehr gut eingetragen werden, sonst genügend. * Mit der ersten Prüfung sind bereits alle Punktzahlen unter 55 abgedeckt. Diese spielen in der zweiten WENN- Funktion keine Rolle mehr. CGL-Team 2011,2012,2013, 101 Theorie Excel Zusammenfassung

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