ProNovia SAP DMS MSOfficeIntegration Benutzerhandbuch

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1 ProNovia SAP DMS fficeintegration Benutzerhandbuch

2 Impressum Rechtliche Hinweise Ausgabe Januar 2015 / B.01.0 Alle Rechte vorbehalten. Urheber- und Nutzungsrechte Das vorliegende Dokument ist urheberrechtlich geschützt und darf nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Herausgebers verändert werden. Eine Vervielfältigung und Verbreitung ist ausschliesslich mit folgendem Rechtshinweis gestattet: 2015 ProNovia AG Änderungen und Aktualisierungen vorbehalten. Microsoft ist ein eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Corporation. SAP ist ein eingetragenes Warenzeichen der SAP AG. ProNovia ist ein eingetragenes Markenzeichen der ProNovia AG. Haftungsausschluss ProNovia AG übernimmt keine Haftung für eventuelle typographische, technische oder anderweitige Ungenauigkeiten, für Fehler und Auslassungen sowie deren Folgen. Hinsichtlich der Haftung für die beschriebene Software verweisen wir auf unsere Software-Vertragsbedingungen. Herausgeber / Kontakt ProNovia AG Postfach CH-8180 Bülach Telefon Telefax Webseite info [at] pronovia.com 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Weitere...5 Dokumente 1.2 Voraussetzungen Abkürzungen Symbole...6 in diesem Dokument 2 Microsoft...7 Office Einstellungen 3 Microsoft...8 Word 3.1 Technischer...8 Hintergrund 3.2 Einfügen...8 von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal 3.3 Tipps...9 und Hinweise Generelle...9 Hinweise Formulare schützen Fehlermeldung Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft Definition eines Feldes anzeigen Testen Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen Fehler bei der Installation des AddIns Microsoft...17 Excel 4.1 Technischer...17 Hintergrund 4.2 Einfügen...17 von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal 4.3 Tipps...18 und Hinweise Generelle Hiweise Kopfzeilen Formatieren Blatt schützen Werte werden nicht angezeigt

4 4.3.6 Namen...21 anzeigen und ändern Werte mehrmals verwenden Testen Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen Fehler bei der Installation des AddIns

5 Einleitung 1 Einleitung Dieses Dokument beschreibt die Anwendung von ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration. Es erläutert, wie die Vorlagendokumente für die unterstützten Microsoft Office Anwendungen erstellt werden müssen. 1.1 Weitere Dokumente Sämtliche relevanten und verfügbaren Dokumente sind im ProNovia Support Center zu finden: support.pronovia.ch. 1.2 Voraussetzungen Nachfolgend einige Hinweise zu den Voraussetzungen um die ProNovia Produkte zu verwenden: Die zu verwendenden ProNovia Produkte müssen auf Ihrem System / ihren Systemen korrekt installiert und eingerichtet sein. Die ProNovia Produkte müssen korrekt eingebunden, aktiviert und eingerichtet sein. Details sind dem ProNovia Basic Library Integration and Enhancement Manual zu entnehmen. Für die Verwendung der ProNovia Produkte ist nur mit einer für das jeweilige Produkt gültigen auf dem System geladenen Lizenz möglich. Details sind dem ProNovia Basic Library Integration and Enhancement Manual zu entnehmen. Die notwendigen Berechtigungen für die Anzeige und Pflege der SAP Objekte müssen vorhanden sein. 1.3 Abkürzungen Einige Abkürzungen welche In den ProNovia Produktdokumentationen verwendet werden: Abkürzung Steht für ADM ProNovia SAP PLM Administrator C5C ProNovia SAP PLM CATIA-V5-Conversion (CENIT) CHD ProNovia SAP DMS ChangeDoc DMC ProNovia SAP DocumentManagementClient ESB ProNovia SAP EasyBrowse GCP ProNovia SAP PLM ProcessManager Generic CAD Plugin MMS ProNovia SAP PLM MaterialMasterSupport MSC ProNovia SAP PLM StructureControl ProNovia SAP DMS fficeintegration OBJ ProNovia Object Services OLM ProNovia SAP PLM ObjectLifecycleManager PBL ProNovia SAP PLM PRM DynamicBaseline PCF ProNovia SAP Client Framework PCM ProNovia SAP PLM ChangeManager PLC ProNovia SAP PLM Client PRM ProNovia SAP PLM ProcessManager PRL ProNovia SAP PLM ProcessManager LogisticExtension 5

6 Einleitung PBL ProNovia SAP PLM PRM DynamicBaseline SDF ProNovia SAP DMS FrameWork UGC ProNovia SAP PLM UG-Conversion (Marenco) UTI ProNovia Basic Library Weitere Begriffe sind im ProNovia SAP PLM Glossar zu finden. 1.4 Symbole in diesem Dokument Folgende Symbole werden in den ProNovia Produkt-Dokumentationen verwendet: Ein wichtiger oder kritischer Hinweis, der unbedingt beachtet werden muss. Weiterführende Information, die beachtet werden sollte. Es steht ein Customer-Exit oder BAdI zu Verfügung. Die Funktion ist über SAP Berechtigungen geschützt. Die Berechtigungen werden im Dokument Integration & Enhancement näher beschrieben. 6

7 Microsoft Office Einstellungen 2 Microsoft Office Einstellungen Für die Arbeit mit Makros in Microsoft Office wird das Register Entwick lertool benötigt. Dies muss nach einer Standard Installation in Microsoft Word und Microsoft Excel aktiviert werden. Dazu die Option "Entwick lerregisterk arte..." über Office-Button > Optionen aktivieren. 7

8 Microsoft Word 3 Microsoft Word In diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von Microsoft Word durch ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVS abgelegt werden, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben. 3.1 Technischer Hintergrund Die Werte aus dem SAP System werden in den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Um einen solchen Wert im Microsoft Word-Dokument anzuzeigen, muss ein Feld mit der Funktionen DocProperty und dem Namen der gewünschten Eigenschaft eingefügt werden. 3.2 Einfügen von Feldern in ein Vorlage-UrOriginal Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um ein Feld in ein Microsoft Word Dokument einzufügen. Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegeben werden. Vorgehensweise Positionieren des Cursors an die Stelle, an welcher das Feld eingefügt werden soll, dann > Einfügen > Schnellbausteine > Feld. 8

9 Microsoft Word Den Feldnamen DocProperty (in Word97 DokEigenschaft) Benutzerdefinierten Dateieigenschaften angeben. auswählen und den Namen der Wurde auf diesem UrOriginal schon eine Bestückung durchgeführt, so kann über die Drucktaste Optionen... das Feld ausgewählt werden. 3.3 Tipps und Hinweise Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlich sind Generelle Hinweise Microsoft Office Word so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden. Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfällig vorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren. Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und das Dokument nach einer Bearbeitung neu signiert werden muss Formulare schützen Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Word unterstützt Dokumente, welche mit Formularen arbeiten und einen entsprechenden Formularschutz haben. Damit solche Dokumente bestückt werden können, muss das entsprechende Passwort bekannt sein. Wird im Customizing ein Passwort angegeben, so wird der Formularschutz temporär aufgehoben und dann mit dem gleichen Passwort wieder gesetzt. Alle Werte der Formularfelder bleiben dabei erhalten. Schützen Sie Ihr Formular ohne Passwort, so ist im Customizing no password als Passwort anzugeben, was das AddIn veranlasst, den Formularschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zu setzen. 9

10 Microsoft Word Für Dokumente ohne Formularschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängig des Customizing-Eintrags). In Microsoft Word muss das Passwort für den Formularschutz immer in Kleinbuchstaben eingegeben werden. Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Word konvertiert das im Customizing eingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben. Customizing ProNovia SDF Dokument schützen Als Beispiel wird hier die Vorbereitung mit MS Word 2010 dargestellt. Schritt Beschreibung 1 Öffnen des Worddokumentes. Öffnen des Worddokumentes und Cursor ganz an den Anfang des Worddokumentes stellen. 10

11 Microsoft Word Schritt Beschreibung 2 Abschnittsumbruch Abschnittsumbruch Fortlaufend einfügen 3 Dokument schützen Dokument schützen > Formatierung und Bearbeitung einschränken 11

12 Microsoft Word Schritt Beschreibung 4 Abschnitte auswählen Abschnitt 1 muss als geschützter Abschnitt definiert werden. Kopf- und Fusszeile sind automatisch dem ersten Abschnitt zugewiesen. 12

13 Microsoft Word Schritt Beschreibung 5 Passwort Passwort für den Dokumentschutz eingeben. Passwort muss dem im ProNovia SDF hinterlegten Passwort entsprechen (Kleinbuchstaben!). 6 Die Kopf und Fusszeile ist nun gegen Änderung geschützt Fehlermeldung Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft Nach dem Einfügen eines Feldes kann folgende Fehlermeldung erscheinen: Fehler! Unbekannter Name für Dokument-Eigenschaft. Nachfolgend einige mögliche Ursachen: Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so ist das AddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen 16. Dieses UrOriginal wurde noch nie bestückt, die entsprechende Benutzerdefinierte Dateieigenschaft ist noch nicht definiert. Sie haben den Namen der Benutzerdefinierten Dateieigenschaft falsch eingegeben oder vergessen den Präfix vor den Schlüssel zu stellen. Die verwendete Eigenschaft ist ein Merkmal-Wert, welcher in dieser Dokumentart nicht unterstützt wird. Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt. 13

14 Microsoft Word Definition eines Feldes anzeigen Durch Umschalten mit der rechten Maustaste auf dem Feld, kann dessen Definition angezeigt und modifiziert werden. Alternativ: Feldfunktion einblenden: Shift+F9 Feldfunktion ausblenden: F Testen Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. der entsprechenden Microsoft Office Option Dateiablage ) und eine Bestückungsdatei in das dafür vorgesehene Verzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP% definiert ist, Dateiname $_SAPtoWord.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie für das Testen verwendet werden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen SAVE, QUIT und KILL auf N zu setzen. Alle Felder die getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendem Schlüssel (Grossschrift, ohne Präfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch für die StandardSchlüssel und Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mit ProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werden kann. [INFO] VERSI=1 UNAME=TEST DATUM= UZEIT= SAVE=N QUIT=N KILL=N RESET=Y PREFIX=SAP [DATA] DOKNR=

15 Microsoft Word Das Makro kann dann direkt über > Entwicklertools > Makro ausgeführt werden. Im darauf erscheinenden Dialog das Makro StartSapToWord ausführen. Oder einfach das UrOriginal schliessen und wieder öffnen. 15

16 Microsoft Word Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Word angezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > Erweiterte Eigenschaften > Anpassen Fehler bei der Installation des AddIns Wird das ProNovia SAPtoWord AddIn durch ProNovia SAP DMS FrameWork installiert, so kann dies zu einem Fehler führen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Word-Instanz geöffnet ist. Das AddIn wird aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten, so sind sämtliche Word-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen. Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren. 16

17 Microsoft Excel 4 Microsoft Excel In diesem Kapitel wird das Anlegen der Vorlage-UrOriginale zur Verwendung / Bestückung von Microsoft Excel durch ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration beschrieben. Wie die Vorlagen-UrOriginale in SAP DVS abgelegt werden, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben. 4.1 Technischer Hintergrund Die Werte aus dem SAP System werden in den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften gespeichert. Um einen solchen Wert in Microsoft Excel anzuzeigen, muss die entsprechende Zelle mit dem Name der gewünschten Benutzerdefinierten Dateieigenschaft benannt werden. Die benannten Zellen werden dann durch das AddIn mit den Werten aus den Benutzerdefinierte Dateieigenschaften bestückt. 4.2 Einfügen von benannten Zellen in ein Vorlagen-UrOriginal Im Folgenden sind die nötigen Schritte beschrieben, um einer Zelle in einem Microsoft Excel Dokument einen Namen zuzuweisen. Welche Felder standardmässig zur Verfügung stehen, ist im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch beschrieben. Über Customer-Exits können weitere Felder ausgegeben werden. Markieren der Zelle, welche mit dem gewünschten Wert bestückt werden soll. Das Namensfeld markieren 17

18 Microsoft Excel Im Namensfeld den Namen der anzuzeigenden Benutzerdefinierten Dateieigenschaft, resp. des anzuzeigenden Wertes aus SAP eingeben. 4.3 Tipps und Hinweise Nachfolgend wichtige Tipps und Hinweise welche beim Einrichten aber auch bei der Fehlersuche nützlich sind Generelle Hiweise Microsoft Office Excel so eingerichtet sein, dass Anwendungs-AddIns ausgeführt werden. Digitale Signaturen werden in Microsoft Word Dokumenten nicht unterstützt, resp. eine allfällig vorhandene digitale Signatur geht bei einer Bestückung verloren. Dies daher, da eine digitale Signatur immer bei einer Bearbeitung ungültig wird und das Dokument nach einer Bearbeitung neu signiert werden muss Kopfzeilen In Microsoft Excel können in den Kopfzeilen keine Referenzen auf die Benutzerdefinierte Dateieigenschaften oder auf Zellen gemacht und darum auch dessen Werte nicht angezeigt werden. Um ein Kopfbereich mit Werten aus den Benutzerdefinierten Dateieigenschaften zu erstellen, können ein oder mehrere Zeilen des Tabellenblatts als Druckbereich definiert werden (> Seitenlayout > Tabelle > Druckbereich). 18

19 Microsoft Excel Die Datei Example Excel Template.xls, welche dem ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Kit als Vorlagemuster beigelegt ist, hat einen entsprechenden Druckbereich definiert Formatieren Formatieren Sie die Zelle wie jede andere Zelle in Microsoft Excel, sämtliche Formatierungsmöglichkeiten können verwendet werden. Sollen führende Nullen von Werten wie z.b. Teildokument oder Version angezeigt werden, so ist die Zelle als Text zu formatieren (> Register Start > Format > Zellen formatieren > Kategorie Text) Blatt schützen Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Excel unterstützt Tabellen, welche Teilbereiche geschützt haben. Damit solche Dokumente bestückt werden können, muss das entsprechende Passwort bekannt sein. Wird im Customizing ein Passwort angegeben, so wird der Blattschutz temporär aufgehoben und dann mit dem gleichen Passwort wieder gesetzt. 19

20 Microsoft Excel Schützen Sie Ihr Blätter ohne Passwort, so ist im Customizing no password als Passwort anzugeben, was das AddIn veranlasst, den Blattschutz ohne Passwort aufzuheben und wieder zu setzen. Für Dokumente ohne Blattschutz wird keine entsprechende Behandlung durchgeführt (unabhängig des Customizing-Eintrags). In Microsoft Excel muss das Passwort für den Blattschutz immer in Kleinbuchstaben eingegeben werden. Das ProNovia SAP DMS Microsoft Office Integration Addin für Microsoft Excel konvertiert das im Customizing eingetragene Passwort immer zu Kleinbuchstaben. Bezüglich Einstellungen im Customizing siehe auch das SDF Customizing Handbuch Werte werden nicht angezeigt Im Gegensatz zu Microsoft Word werden die Werte in Microsoft Excel erst bei einer Bestückung in die Felder geschrieben. D.h. die Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können gefüllt sein, aber die Felder zeigen keine oder alte Werte an. Wird der Wert nach einer Bestückung nicht korrekt angezeigt, so kann das folgende Ursachen haben: Das AddIn ist nicht installiert. Sind die korrekten Werte in den Dateieigenschaften eingetragen, so ist das AddIn korrekt installiert, siehe Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen 23. Sie haben die Zelle falsch benannt oder vergessen den Präfix vor den Schlüssel zu stellen. Die verwendete Benutzerdefinierte Dateieigenschaft ist ein Merkmals-Wert, welcher in dieser Dokument-Art nicht unterstützt wird. 20

21 Microsoft Excel Der Name wird vom Bestückungsbaustein (noch) nicht bestückt Namen anzeigen und ändern Um die definierten Namen anzuzeigen und zu ändern ist möglich via Registerkarte Formeln > Definierte Namen > Namen definieren Werte mehrmals verwenden Microsoft Excel erlaubt einen Name nur einmal für eine Arbeitsmappe zu verwenden. Um den gleichen Wert mehrmals zu verwenden, benennen Sie die erste Zelle mit dem entsprechenden Namen der Benutzerdefinierten Dateieigenschaft und schreiben für weitere Zellen direkt das = Zeichen gefolgt von der gewünschten Benutzerdefinierten Dateieigenschaft in die Zelle. 21

22 Microsoft Excel Testen Um das Vorlage-UrOriginal zu testen muss das AddIn im korrekten Verzeichnis liegen (gem. der entsprechenden Microsoft Office Option Dateiablage ) und eine Bestückungsdatei in das dafür vorgesehene Verzeichnis kopiert werden (Verzeichnis welches durch die Umgebungsvariable %TEMP% definiert ist, Dateiname $_SAPtoExcel.dat). Unten ein Ausschnitt einer Bestückungsdatei, wie sie für das Testen verwendet werden sollte. Wichtig ist zum Testen die Optionen SAVE, QUIT und KILL auf N zu setzen. Alle Felder die getestet werden sollen, müssen unter [DATA] mit dem entsprechendem Schlüssel (Grossschrift, ohne Präfix) eingetragen werden. Weitere Infos im ProNovia SAP DMS FrameWork Handbuch für die StandardSchlüssel und -Werte. Dort ist auch beschrieben, wie mit ProNovia Trace eine solche Datei erzeugt werden kann. [INFO] VERSI=1 UNAME=TEST DATUM= UZEIT= SAVE=N QUIT=N KILL=N RESET=Y PREFIX=SAP [DATA] DOKNR= Durch Schliessen und erneutes Öffnen des Dokuments kann dann die Bestückung durchgeführt werden. 22

23 Microsoft Excel Benutzerdefinierte Dateieigenschaften anzeigen Die aktuell definierten Benutzerdefinierten Dateieigenschaften können über das Menü in Microsoft Excel angezeigt werden: Office Button > Vorbereiten > Eigenschaften > Dokumenteigenschaften > Erweiterte Eigenschaften > Anpassen Fehler bei der Installation des AddIns Wird das ProNovia SAPtoExcel AddIn durch ProNovia SAP DMS FrameWork installiert, so kann dies zu einem Fehler führen, wenn zu diesem Zeitpunkt eine Excel-Instanz geöffnet ist. Das AddIn wir aber nur einmal (oder bei einer Aktualisierung) installiert. Sollte dieser Fehler auftreten, so sind sämtliche Excel-Instanzen zu schliessen und die Bestückung zu wiederholen. Generell wird empfohlen, das AddIn über eine Software-Verteilung zu installieren. 23

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