Simba Seminar Office Manager / Basis- und Archiv-Version

Transkript

1 18.2 Sonstige In dieser Kategorie haben wir alle ergänzenden Funktionen des Office Managers für Sie zusammengefasst Serienbrief Über diesen Menüpunkt können Sie die Daten mehrerer Mandanten, Debitoren/Kreditoren (Kontokorrent), Banken, Finanzämter, Kontakte und Gesellschafter in ein Dokument einsteuern und das Dokument dann für jeden dieser Adressaten gesammelt, aber dennoch individuell gestaltet ausdrucken. Bei einer größeren Anzahl von Adressaten empfiehlt sich die Voraberstellung einer Selektion im Menü Auswertungen, Auskunftssystem. Sie können dort z. B. eine Selektion erstellen, deren Kriterien alle Adressaten erfüllen müssen, für welche der Serienbrief gedruckt werden soll. Als Grundlage für den Serienbrief kann ein ganz neues Dokument oder ein bestehendes Dokument dienen. Diese Option gilt aber ausschließlich für Mandanten und Debitoren/Kreditoren! Bitte beachten Sie, dass der Serienbrief ausschließlich unter dem Adressaten abgelegt wird, unter dessen Nummer Sie den Serienbrief erstellen. Ansonsten würde sich das Programm nach geraumer Zeit "aufblähen" und das Laufzeitverhalten im OM beträchtlich beeinflussen. Nach Fertigstellung des Serienbriefes wird dieser allerdings mit einer Dokumenteninfo versehen. Die Dokumenteninfo beinhaltet eine Aufstellung aller Adressaten, für die der Serienbrief erstellt wurde. Einen Serienbrief erstellen Sie wie folgt: In der Eingangsmaske des OM ist das Feld Mandant mit der Nummer des globalen Mandanten vorbelegt. Sofern Sie den Serienbrief unter einer anderen Mandantennummer erstellen möchten, ändern Sie die Nummer hier bitte ab. Wenn Sie den Schriftwechsel nicht mit/für Mandanten vornehmen möchten, erweitern Sie die Schriftverkehrsoptionen (vgl. gleichnamiges Kapitel). Klicken Sie links auf den Bereich 2 Dokumente. Abhängig von der Vorgehensweise gehen Sie wie folgt vor: a) Bei der Neuerstellung des Dokuments markieren Sie mit der Maus den Dokumenten-Ordner, in dem das Schreiben abgelegt werden soll und erstellen das neue Dokument gemäß dem im Kapitel Dokumente erläuterten Schritten. b) Bei einem bereits bestehenden Dokument rufen Sie dieses ganz einfach am Bildschirm auf. Das Programm "merkt" sich bei der Neuerstellung eines Dokuments immer die zuletzt von Ihnen vorgenommenen Einstellungen für den nächsten Aufruf im OM. Sofern Sie nicht die Option Variablenverknüpfung beibehalten aktiviert haben, sind alle Verknüpfungen im Dokument gelöst. Somit wäre das Einsteuern der zusätzlichen Adressinfos und in Folge dessen die Serienbrief-Erstellung nicht länger möglich. Bereits in einem bestehenden Dokument gelöste Verknüpfungen können nicht wieder hergestellt werden. Sie müssen das Dokument nochmals neu erstellen und diesmal die Variablenverknüpfung beibehalten. 104

2 Unter Verwendung der einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten gestalten Sie jetzt das Dokument auf Bedarf so, wie später der Ausdruck der Serienbriefe erfolgen soll. Öffnen Sie in der Office Manager-Leiste das Menü Simba Office, Sonstige, Serienbrief oder klicken Sie auf den Shortcut. Sofern Sie den Schriftwechsel mit/für Mandanten bzw. mit Debitoren/Kreditoren führen und vorab im Menü Auswertungen, Auskunftssystem eine Selektion erstellt haben, beantworten Sie jetzt die Abfrage "Wollen Sie mit einer Selektion arbeiten?" mit Ja. Greifen Sie dann mit Doppelklick (oder einfachem Klick und anschließender Bestätigung mit OK) auf diese Selektion zurück. Sofort erscheint die Ergebnisliste dieser Selektion, d. h. eine Liste mit den Mandanten bzw. Debitoren/Kreditoren, die der Selektion entsprechen. Alle diese Mandanten bzw. Debitoren/Kreditoren sind automatisch markiert und werden somit in die Serienbrieferstellung einbezogen. Sofern Sie lieber einzelne Mandanten bzw. Debitoren/Kreditoren selektieren möchten, klicken Sie auf Nein. Anschließend suchen Sie manuell nach den Mandanten bzw. Debitoren/Kreditoren, die Sie mit in die Serienbrieferstellung einbeziehen möchten und markieren diese mit der Maus. Beim Schriftwechsel mit Banken, Finanzämtern, Kontakten und Gesellschaftern erfolgt die Abfrage "Wollen Sie mit einer Selektion arbeiten?" nicht. In diesem Fall suchen Sie sofort nach den Adressaten, die Sie mit in die Serienbrieferstellung einbeziehen möchten und markieren diese mit der Maus. Markieren Sie mehrere Adressaten in einer Reihenfolge, indem Sie den ersten Adressat anklicken, <Umsch> gedrückt halten und dann den letzten Adressat anklicken. Markieren/Demarkieren Sie mehrere Adressaten, die nicht in einer Reihenfolge stehen, indem Sie den ersten Adressat anklicken, <Strg> gedrückt halten und dann die anderen, zu markierenden/demarkierenden Adressaten anklicken. Bestätigen Sie die Auswahl mit Starten. Bestätigen Sie den Druckerdialog mit OK, um den Druck des Serienbriefes anzustoßen. Nach Fertigstellung können Sie das Dokument schließen und Serien- Wir bieten Ihnen u. a. auch im Office Manager die Möglichkeit, Dateien per zu versenden. Entweder Sie versenden eine ganz gewöhnliche an einen einzigen Empfänger (Mandanten, Debitoren/Kreditoren, Banken, Finanzämter, Kontakte bzw. Gesellschafter), oder Sie versenden eine Serien- an einen oder mehrere Empfänger. Nach dem Versenden einer bzw. Serien- werden alle versendeten Dateien mit einer Dokumenteninfo versehen. Diese beinhaltet eine Aufstellung aller -Empfänger. 105

3 Die Dateien mit dem Dokumenteninfo finden Sie ausschließlich unter der Empfängernummer, unter der Sie die bzw. Serien- versendet haben. Den Versand von einzelnen s und Serien- s unterscheiden sich nur gering: Stellen Sie sicher, dass die Verbindung zum Internet aktiv ist. a) Ungeöffnetes Dokument per bzw. Serien versenden Markieren Sie in der OM-Eingangsmaske die anzuhängende/n Datei/en mit der Maus. Wählen Sie das Menü Datei, Senden an, bzw. Serien- aus. Alternativ führen Sie auf der/den markierten Datei/en einen rechten Mausklick aus und wählen so das Menü Senden an, bzw. Serien- aus. Versenden Sie eine einfache , so öffnet sich Outlook. Dort ist das Empfängerfeld mit der - Adresse des aktuell eingestellten Empfängers vorbelegt, vorausgesetzt natürlich, dass Sie jeweils die -Adresse in den betreffenden Stammdaten hinterlegt haben. Versenden Sie eine Serien , so erhalten Sie folgende Mitteilung, die Sie mit OK bestätigen. Im Anschluss daran wählen Sie die gewünschten Empfänger für die Serien-E- Mail aus (bei Mandanten, Kontokorrent wahlweise mit Hilfe einer vorab im Menü Auswertungen, Auskunftssystem erstellten Selektion) und bestätigen mit OK. In beiden Fällen tragen Sie den Betreff ein, erfassen den Text und starten den Vorgang mit Senden. Umgehend werden, sofern die Internet-Verbindung aktiv ist, die s mit der/den angehängten Datei/en und dem individuell erstellten Text an den/die ausgewählten Empfänger versendet (bei einer Serien nacheinander). Nach dem Versand aller s kehren Sie automatisch in den Office Manager zurück. Bei fehlender -Adresse in den jeweiligen Stammdaten erhalten Sie ein Fehlerprotokoll! Ergänzen Sie in diesem Fall die -Adresse in den Stammdaten. b) Geöffnetes Dokument per bzw. Serien versenden Haben Sie Ihr Dokument bereits geöffnet, so können Sie die bzw. Serien E- Mail wie folgt starten: Versenden Sie eine einfache , so klicken Sie oben in Word auf das Symbol . Versenden Sie eine Serien , so öffnen Sie das Menü Simba Office, Sonstige, Serien- . Alternativ klicken Sie auf den Shortcut. 106

4 In beiden Fällen wählen Sie - wie in Fall a) erläutert - den/die Empfänger aus, hinterlegen den Betreff und klicken auf Senden Etiketten erstellen und drucken Natürlich haben Sie auch im Office Manager die Möglichkeit, Etiketten zu erstellen. Im Gegensatz zum "gewöhnlichen" Etikettendruck in Word unterscheidet sich der Etikettendruck im OM darin, dass Sie automatisch Simba-Stammdaten in Ihre Etiketten einsteuern können. Voraussetzung für den Etikettendruck im OM ist, dass Sie immer eine Etikettenvorlage zugrunde legen. Bei dieser kann es sich entweder um eine im Programmumfang enthaltene Simba-Vorlage oder um eine Benutzer-Vorlage handeln. Sie können jederzeit die im Vorlagen-Verzeichnis Simba\Mandant\Etiketten hinterlegte Simba-Vorlage "Mandantenetiketten" als Grundlage für den Etikettendruck, oder als Kopiervorlage für eine Benutzer-Vorlage verwenden. Da beim Kopieren der Vorlage das bereits in Simba vorgegebene Etikettenformat beibehalten wird, müssen Sie das Format in der Benutzer-Vorlage nach dem Kopieren anpassen, sofern das Etikettenformat von Ihren Etiketten abweicht (vgl. "Vorlagen kopieren ). Genauso verhält es sich mit der im Vorlagen-Verzeichnis Simba\Mandant\Etiketten hinterlegten Vorlage "Postausgangsetikett". Diese steht in Verbindung mit dem Modul Post und Fristen (LINK). Wenn Sie von dort aus Etiketten drucken, greift das Programm generell auf diese Vorlage zurück. Beim Kopieren (und somit bei der Konvertierung in eine Benutzer-Vorlage) ist in jedem Fall die ursprüngliche Dateibezeichnung beizubehalten, denn nur dann greift das Modul Post und Fristen auch auf die Benutzer-Vorlage zurück! Am einfachsten ist es, wenn Sie wie folgt vorgehen: Gestalten Sie im Modulbereich 1 Vorlagen anhand der Vorlage "Neues Dokument" aus dem Vorlagen-Verzeichnis Simba\Allgemein eine ganz neue Vorlage für Ihre Etiketten (vgl. Kapitel Vorlagen ). Sobald die "leere" Vorlage geöffnet ist, wählen Sie das Menü Simba Office, Sonstige, Etiketten erstellen aus. Alternativ klicken Sie auf den Shortcut. Sofort erscheint die Meldung Wählen Sie anschließend aus dem Etikettenfenster die richtige Etikette aus. Bestätigen Sie mit "Neues Dokument". Bestätigen Sie diese Meldung mit OK. Im eingeblendeten Fenster Umschläge und Etiketten klicken Sie rechts auf die Schaltfläche Optionen... Im danach eingeblendeten Fenster Etiketten einrichten wählen Sie mit der Maus Ihre Etikettenmarke (z.b. Zweckform, Herma, u. v. a.) aus. Je Etikettenmarke stehen in der unteren Auswahlliste viele verschiedene Einzelformulare (Bestellnummern) zur Auswahl bereit. Bestätigen Sie die gewünschte Etikettenmarke mit OK. Zurück im Ausgangsfenster Umschläge und Etiketten klicken Sie diesmal rechts auf die Schaltfläche Neues Dokument. Anschließend wird das 107

5 ausgewählte Etikettenformular - mit dem Infotext "Geben Sie in der ersten Zelle der Tabelle später Ihren Etikettentext ein!" in jedem Etikettenfeld - am Bildschirm angezeigt. Löschen Sie durch Markieren mit der Maus und Drücken von <Entf> ausschließlich im ersten Feld des Etikettenformulars den Infotext und bearbeiten Sie das Feld mit Einfügen (z. B. der Variablen MDADR für die Mandanten-Adresse - vgl. Kapitel "Variable einfügen") so, wie später der Etikettendruck vorgenommen werden soll. Das Bearbeiten des ersten Feldes im Etikettenformular genügt! Der Infotext verbleibt in den restlichen Feldern, damit für das Programm ersichtlich ist, in welchen Feldern eine Adresse eingefügt werden soll. Sobald Sie die Etikettenvorlage fertig bearbeitet haben, klicken Sie auf Speichern. Verlassen Sie den Modulbereich 1 Vorlagen und verzweigen Sie in den Modulbereich 2 Dokumente. Markieren Sie mit der Maus den Dokumenten-Ordner, in dem das Etikettenformular abgelegt werden soll und erstellen Sie dieses anhand der soeben erstellten Vorlage gemäß dem im Kapitel Dokumente erläuterten Schritten. Öffnen Sie in der Office Manager-Leiste das Menü Simba Office, Sonstige, Etiketten drucken oder klicken Sie auf den Shortcut. Hinterlegen Sie im eingeblendeten Fenster die zu druckende Anzahl der Etiketten pro Mandant und bestätigen Sie mit OK. Im Folgefenster geben Sie das den Druckstart betreffende Etikettenfeld ein und bestätigen Sie erneut mit OK. Die Abfrage "Wollen Sie mit einer Selektion arbeiten?" bestätigen Sie mit Ja (wenn Sie vorab im Menü Auswertungen, Auskunftssystem eine Selektion erstellt haben oder jetzt eine neue Selektion erstellen möchten) oder mit Nein (wenn Sie die Adressaten einzeln selektieren möchten). Sofern Sie mit einer Selektion arbeiten, greifen Sie jetzt mit Doppelklick (oder einfachem Klick und anschließender Bestätigung mit OK) auf diese Selektion zurück. Sofort erscheint die Ergebnisliste dieser Selektion, d. h. eine Liste mit den Adressaten, die der Selektion entsprechen. Alle diese sind automatisch markiert und werden somit in den Etikettendruck mit einbezogen. Sofern Sie eine Einzelselektion durchführen, suchen Sie jetzt manuell nach den Adressaten, die Sie mit in den Etikettendruck einbeziehen möchten, und markieren diese mit der Maus. Beim Schriftwechsel mit Banken, Finanzämtern, Kontakten und Gesellschaftern erfolgt die Abfrage "Wollen Sie mit einer Selektion arbeiten?" nicht. In diesem Fall suchen Sie sofort nach den Adressaten, die Sie mit in den Etikettendruck einbeziehen möchten und markieren diese mit der Maus. 108

6 Markieren Sie mehrere Adressaten in einer Reihenfolge, indem Sie den ersten Adressat anklicken, <Umsch> gedrückt halten und dann den letzten Adressat anklicken. Markieren/Demarkieren Sie mehrere Adressaten, die nicht in einer Reihenfolge stehen, indem Sie den ersten Adressat anklicken, <Strg> gedrückt halten und dann die anderen, zu markierenden/demarkierenden Adressaten anklicken. Klicken Sie auf Starten, um den Etikettendruck anzustoßen. Nachdem Sie den Etikettendruck einmal vorgenommen haben, können Sie diesen im selben Dokument nicht ein weiteres Mal anstoßen! Sollten Sie es trotzdem versuchen, so erhalten Sie die Meldung "Ihr Dokument enthält keine Felder, wollen Sie den Etikettendruck wirklich starten?". Sie müssen in diesem Fall nochmals den oben erläuterten Vorgang über das Menü Simba Office, Sonstige, Etiketten erstellen bzw. den Shortcut durchführen! Kopfzeile ein-/ausblenden Sobald Sie Ihr Dokument anhand einer Vorlage erstellen und diese Vorlage einen Briefkopf beinhaltet, wird der Briefkopf auch mit in das Dokument übernommen. Sollen diese Dokumente ab und zu auf bereits mit einem Briefkopf bedrucktem Briefpapier ausgegeben werden, so bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Kopfzeile im Dokument wie folgt temporär zu unterdrücken: Öffnen Sie im Dokument über die OM-Symbolleiste das Menü Simba Office, Sonstige, Kopfzeile ein-/ausblenden. Sofern Sie die Funktion Layout mit/ohne verborgenen Text aktiviert haben, wird nun der verborgene Text in der Kopfzeile gepunktet unterstrichen am Bildschirm dargestellt: Die Kopfzeile ist als "verborgen" deklariert und wird in der Seitenansicht oder beim Drucken des Dokuments ignoriert. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine "Schalterfunktion". D. h. sobald Sie wieder auf gewöhnlichem Papier drucken möchten, wählen Sie erneut das Menü Simba Office, Sonstige, Kopfzeile ein-/ausblenden aus. Anschließend wird der verborgene Text in der Kopfzeile nicht länger gepunktet unterstrichen am Bildschirm dargestellt Die Kopfzeile wird außerdem wieder mit beim Druck berücksichtigt. Die soeben erläuterte Funktion finden Sie auch in der Eingangsmaske des Office Managers, im Menü Extras, Optionen. Aktivieren Sie hier den Menüpunkt Kopfzeile in Word ausblenden (vorangestelltes Häkchen) so werden generell die Kopfzeilen im OM ausgeblendet, d. h. also nicht nur in allen Dokumenten, sondern auch in allen Vorlagen! 109

7 Fußzeile ein-/ausblenden Sobald Sie Ihr Dokument anhand einer Vorlage erstellen und diese Vorlage eine Fußzeile beinhaltet, wird diese auch mit in das Dokument übernommen. Sollen diese Dokumente ab und zu auf bereits mit einer Fußzeile bedrucktem Briefpapier ausgegeben werden, so bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Fußzeile im Dokument wie folgt temporär zu unterdrücken: Öffnen Sie im Dokument über die OM-Symbolleiste das Menü Simba Office, Sonstige, Fußzeile ein-/ausblenden. Sofern Sie die Funktion Layout mit/ohne verborgenen Text aktiviert haben, wird nun der verborgene Text in der Fußzeile gepunktet unterstrichen am Bildschirm dargestellt. Die Fußzeile ist als "verborgen" deklariert und wird in der Seitenansicht oder beim Drucken des Dokuments ignoriert. Bei dieser Funktion handelt es sich um eine "Schalterfunktion". D. h. sobald Sie wieder auf gewöhnlichem Papier drucken möchten, wählen Sie erneut das Menü Simba Office, Sonstige, Fußzeile ein-/ausblenden aus. Anschließend wird der verborgene Text in der Fußzeile nicht länger gepunktet unterstrichen am Bildschirm dargestellt Die Fußzeile wird außerdem wieder mit beim Druck berücksichtigt. Die soeben erläuterte Funktion finden Sie auch in der Eingangsmaske des Office Managers, im Menü Extras, Optionen. Aktivieren Sie hier den Menüpunkt Fußzeile in Word ausblenden (vorangestelltes Häkchen) so werden generell die Fußzeilen im OM ausgeblendet, d. h. also nicht nur in allen Dokumenten, sondern auch in allen Vorlagen! Hyperlink aus dem Office Manager einfügen Im Office Manager haben Sie die Möglichkeit, wie folgt Dokumente mit Vorlagen bzw. Textbausteinen zu verlinken: Öffnen Sie im Modulbereich 2 Dokumente das Dokument, welches mit einer Vorlage/einem Textbaustein verlinkt werden soll. Positionieren Sie im Dokument auf die gewünschte Stelle. Wählen Sie das Menü Simba Office, Sonstige, Hyperlink aus dem Office Manager einfügen aus. Im Folgefenster suchen Sie in den Modulbereichen 1 Vorlagen oder 3 Textbausteine nach der zu verlinkenden Datei. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf OK (Alternative: Doppelklick). Anschließend wird der Hyperlink der gewünschten Stelle zugewiesen und in das aktive Dokument eingefügt. Ab sofort gelangen Sie in dem Dokument mit <Strg> + Mausklick auf den Hyperlink sofort in die Anzeige der verlinkten Vorlage/des verlinkten Textbausteins. Bitte beachten Sie, dass das auf diese Weise geöffnete Zieldokument aus Sicherheitsgründen schreibgeschützt geöffnet wird! 110

8 18.3 Excel Die zusätzlich von Simba mitgelieferten Excel-Funktionen finden Sie im Menü Simba Office. Menü Simba Office in Excel Eigenschaften Die generellen Excel-Informationen (Dateipfad, Dateigröße, Erstellungs- und Änderungsdatum etc.) und die bei der Erstellung der Excel-Tabellen in die Archivfelder eingesteuerten Werte stellen die "Eigenschaften" Ihres Dokuments dar (vgl. Kapitel Dokumente ). Wenn Sie die Eigenschaften einer Excel-Tabelle anpassen möchten, dann gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie das Menü Simba Office, Eigenschaften. Das eingeblendete Fenster Eigenschaften ist in die Registerkarten 1 Allgemein und 2 Archivfelder unterteilt. Klicken Sie auf die Registerkarte 1 Allgemein. Im eingeblendeten Fenster können Sie die generellen Informationen der Excel-Tabelle einsehen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die Option "Schreibgeschützt" zu aktiveren, sofern an der Datei keine weiteren Änderungen mehr vorgenommen werden sollen. Die Option "Archivtyp in Dokumenten sperren" ist in den Eigenschaften inaktiv, denn diese Option ist nur bei der Erstellung von mandantenübergreifenden Vorlagen sinnvoll (vgl. Kapitel Vorlagen ). Die Aktivierung dieser Option bewirkt, dass man den einer Vorlage zugewiesenen Archivtyp bei der späteren Erstellung der Excel-Tabelle nicht abändern kann. Auf diese Weise wird der Erstellende dazu "gezwungen", den zugewiesenen Archivtyp und dessen Archivfelder bei der Erstellung der Excel-Tabelle zu berücksichtigen. Öffnen Sie die Registerkarte 2 Archivfelder. Hier wird im obersten Feld der Archivtyp angezeigt, mit dem die Excel-Tabelle ursprünglich erstellt wurde. Darunter finden Sie die dem Archivtyp zugeordneten Archivfelder. Sie können hier nun a) die Eigenschaften Ihrer Excel-Tabelle ergänzen, indem Sie leere Archivfelder mit Werten belegen, oder b) bereits bestehende Werte in Archivfeldern abändern. Der Übersichtlichkeit wegen listet das Programm die Archivfelder zunächst nur begrenzt auf. 111