DATENBANK MIT ACCESS

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1 ERSTELLEN EINER Übungsblätter im Umgang mit einer Access Datenbank DATENBANK MIT ACCESS (erstellt SS2009 für Access) Jutta Kneisel Johanna-Mestorf-Akademie Leibnitzstr. 3 D Kiel Tel.: 0431/ jutta.kneisel@ufg.uni-kiel.de

2 Johanna Mestorf Akademie Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Das Beispiel Tabellen Erstellen einer Datenbank Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht Primärschlüssel Tabellen Verknüpfen Beziehungen herstellen Beziehungen Nachschlagetabellen Erstellen von Nachschlagetabellen Verknüpfen von Nachschlagetabellen Excel-Daten Importieren von Excel-Daten In einer bestehenden Tabelle ablegen In einer neuen Tabelle ablegen Import von Daten in Office Import von CSV-Dateien aus Excel Exportieren von Excel-Daten Holzfällermethode Exportieren in andere Programme Formulare Erstes Erstellen eines Formulars Verändern des Formularformats (Layout) Nachträgliches Einfügen von Feldern in ein Formular Formulare für Fortgeschrittene Zugänglichkeit zu einzelnen Feldern (Gültigkeitsregel) Festlegen der Eingabe Formulare mit Bildern Abfragen Erstellen einer Abfrage Kriterien zur detaillierten Abfrage Liste verschiedener Kriterien Abfragen doppelter Einträge Konvertieren von Daten zur weiteren Benutzung Einzelne Datensätze Abfrage erstellen Excel Export Pivot Tabelle Koordinaten hinzufügen Kreuztabelle mit Access ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

3 Institut für Ur und Frühgeschichte Abfrage erstellen Excel Export Umfassende Datensätze Abfrage erstellen Excel Export Pivot Tabelle Koordinaten hinzufügen Pivot-Tabellen layouten Zusammenfügen von Datenbanken in WinBASP Literatur ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 2

4 Johanna Mestorf Akademie 1. Einleitung Die folgende Vorlage dient zur Erstellung einer einfachen Datenbank, wie sie vielleicht für die Aufnahme einer Fundsammlung oder eines Gräberfeldes benötigt wird. 1 Neben dem Erstellen von Tabellen, Formularen und einzelner Abfragen wird das Importieren und Exportieren von Daten aus Excel und in GIS Programme (MapInfo) erläutert. Der vorliegende Text soll dabei nur als Starthilfe für einfache Anwendungen dienen. Die Übungsblätter vermitteln eine Schritt für Schritt Anleitung, die vor allem auf Anfänger zugeschnitten ist. Für weiterreichende Arbeiten mit Datenbanken verweise ich auf entsprechende Handbücher (Albrecht/Nicol 2008) oder die Suche über Google nach entsprechenden Problemen. Datenbankstrukturen können sehr komplex sein. Gerade der Erstbenutzer kennt noch nicht die vielfältigen Benutzungs und Verknüpfungsmöglichkeiten. Daher sollte man bei der Anlage einer Datenbank schon von Beginn an die nötige Sorgfalt walten lassen und sich etwaige Schritte notieren. Denn im Vergleich zu einfachen Tabellen verliert man leicht die Übersicht. Trotzdem gilt nur durch eifriges Ausprobieren lernt man ein Programm näher kennen. Daher sollten Sie immer eine Sicherungskopie der Datenbank erstellen, bevor Sie umfangreiche Änderungen vornehmen wollen. Besonders wichtig ist sich vor dem Bau der Datenbank über dessen Struktur Klarheit zu verschaffen. Reicht eine einzige Tabelle aus, oder sollen Fundorte mit Koordinaten beispielsweise in einer extra Tabelle abgelegt werden? Ist es vielleicht sinnvoll bei der Eingabe von Material einzelne Kategorien wie Metallfunde, Keramikfunde, Steinfunde zu trennen oder die Verzierung der Keramik vom Grabbau. Diese Fragen sollten anfangs geklärt sein. In der Fachliteratur gibt es sehr unterschiedliche Gliederungsansätze jeweils für Keramik oder Metallfunde oder Gräberfelddatenbanken. Es lohnt sich, diese nach einer geeigneten Struktur zu durchforsten und mögliche Strukturansätze zu übernehmen. Gerade für Metall oder Keramiktypen oder komplexe Verzierungen lohnt es sich, auf bestehende Gliederungen zurückzugreifen. Sprechen Sie mit Ihren 1 Mein Dank für fleißiges Erklären datenbankspezifischer Probleme gilt: Christoph Rinne, Martin Hinz, Moritz Menenga, Martin Furholt, Luise Lorenz, Constanze Rassmann. 3 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

5 Institut für Ur und Frühgeschichte Kommilitonen, vielleicht nutzt ja bereits jemand eine Datenbank, die sie in der Struktur übernehmen können, oder an deren Struktur Sie sich orientieren können. Überlegen Sie sich auch wie viel Arbeit Sie in die Datenbank stecken. Eine Datenbank für eine Semesterarbeit mit 100 Gräbern oder 500 Gefäßen muss nicht perfekt nur funktional sein. Anders ist es bei Datenbanken, die von verschiedenen Personen innerhalb eines Projektes genutzt werden. Hier sollte man von vorneherein Zeit in Sorgfalt und genaue Planung investieren. Um die Verständlichkeit zu vereinfachen, soll an einem spezifischen archäologischen Beispiel die Datenbank entwickelt werden. 1.1 Das Beispiel Die Aufgabe lautet, eine Datenbank für ein großes Gräberfeld zu erstellen. Die ca Gräber enthalten jeweils zahlreiche Keramikbeigaben, Metallfunde und Steinartefakte. Anthropologische Bestimmungen liegen vor, ebenso Grabpläne, an denen Grabtiefe und Volumen bestimmt werden können. Ein Gräberfeldplan mit den einzelnen Gräbern liegt ebenfalls vor, so dass Kartierungen möglich werden. Da die Dateneingabe von Grabbau, anthropologischer Bestimmung, Keramikformen, Metallformen und Kleinfunden jeweils getrennt voneinander erfolgen sollte, bietet es sich an, diese Eingaben in einzelne Tabellen aufzugliedern. Die Vorteile sind: a) eine zügige Eingabe ohne ständiges Überblättern von Feldern, die nicht benötigt werden b) und eine Minimierung von Fehlern, die beim Verrutschen in falsche Spalten entstehen können. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 4

6 Johanna Mestorf Akademie 2. Tabellen 2. 1 Erstellen einer Datenbank Wenn Sie Access öffnen und eine neue Datenbank erstellen, erscheint ein Fenster, indem Sie ihre gesamte Datenbankstruktur angezeigt bekommen. Auf der linken Seite sehen Sie unter Objekte angezeigt: Tabellen, Abfragen, Formulare und weitere Bezeichnungen (Berichte, Seiten, Makros, Module), die für uns erst einmal uninteressant sind. Ab Access 2007 müssen Sie dafür auf den Pfeil im linken Navigationsbereich klicken. Bleiben wir in der Ansicht Tabelle, die momentan nur die Optionen: a) Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht b) Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten c) Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht enthält. Diese drei Optionen kann man für die Erstellung einer Tabelle nutzen, alle funktionieren gleichberechtigt nebeneinander und es ist Geschmackssache, welche benutzt wird. Beispiel: Wir wollen eine Tabelle erstellen, in der der Gefäßtyp, Verzierungstyp, Henkeltyp, Deckeltyp, Bodentyp usw. nach Grabnummer eingegeben wird. 5 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

7 Institut für Ur und Frühgeschichte Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht Doppelklick und es erscheint eine Tabelle 1 mit den Spalten Feldname, Felddatentyp und Beschreibung In Access 2007 mit rechter Maustaste auf Tabelle1 klicken und Entwurfsansicht auswählen. Tabellennamen eingeben ok. Sie geben die Feldnamen ein: Grabnummer, Gefäßtyp, Verzierungstyp, Henkeltyp, Deckeltyp, Bodentyp usw. Bei Felddatentyp lässt sich jeweils einstellen ob Text oder Zahlenfeld (die anderen Felder ignorieren wir vorerst). Je nachdem ob unsere Gefäßtypen als Text [Typ G01] oder Zahlen (0001) vorliegen, klicken wir Entsprechendes an. Auch eine Ja/Nein Angabe im Sinne von vorhanden/nicht vorhanden oder sicher/unsicher ist möglich. Dies ist zum Beispiel zweckmäßig, wenn man zum Feld Typbestimmung oder anthropologische Bestimmung zusätzlich ein Feld Zuordnung sicher/unsicher einrichten möchte. Dann wird diesem der Feldtyp ja/nein zugeordnet. 2 Die Textfeldgröße ist voreingestellt auf 50 Zeichen. Benötigen wir mehr, kann dies unten unter Feldeigenschaften auf der Karteikarte Allgemein bei Feldgröße geändert werden (max. 255 Zeichen). Textfelder sind gut für Fundorte mit Buchstaben oder kombinierte Grabnummern. Wollen Sie mehr Text eingeben, wählen Sie den Felddatentyp Memo aus ( Zeichen). Wenn Sie ein Zahlenfeld erstellen, sollten Sie auf Folgendes achten. Unter Feldeigenschaften auf der Karteikarte Allgemein kann Feldgröße für Zahlen verändert werden. Die Einstellung Integer lässt nur ganze Zahlen zu, eine Eingabe von Kommazahlen ist nicht möglich. Long Integer verbraucht etwas mehr Speicherplatz, was bei den heutigen Rechenleistungen jedoch vernachlässigbar ist. Beispiel: Diese Einstellung ist nützlich, wenn Sie z. B. sicherstellen wollen, dass immer Gramm, statt Kilogramm eingegeben wird (1300 statt 1,3). 2 Der Vorteil liegt später bei der Dateneingabe, da nur ein Klick in das Feld erforderlich ist und keine Zahlenoder Texteingabe erfolgen muss. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 6

8 Johanna Mestorf Akademie Double sind Fließkommazahlen lassen Kommazahlen bis zu 7 Stellen hinter dem Komma zu und sind beispielsweise für die Koordinateneingabe notwendig. Entscheiden Sie sich, welche Art von Zahlen Sie in ihrer Datenbank zulassen wollen bzw. eingeben müssen. Das Feld Beschreibung ermöglicht uns nähere Erläuterungen zum Namensfeld hinzuzufügen (z. B.: Nur Henkel keine Knubben eingeben ). Dies ist sehr nützlich, da später bei der Dateneingabe der Text des jeweiligen Beschreibungsfeldes in der Fußzeile angezeigt wird. Zudem können später andere Nutzer davon profitieren, dadurch dass Sie die Eingabe genauer spezifiziert haben. Beim Schließen werden wir nach einem Tabellennamen gefragt anschließend fragt das Programm nach einem Primärschlüssel. Bei ja wird automatisch ein unabhängiger Primärschlüssel (Feldname=Id) gewählt. Nach Beendigung erscheint der Name im Fenster unter Tabellen. Öffnet man nun die Tabelle durch Doppelklick, erscheint ein Tabellenblatt mit den entsprechenden Spalten. Die Dateneingabe kann beginnen. 7 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

9 Institut für Ur und Frühgeschichte Erstellt eine Tabelle unter Verwendung des Assistenten 3 Doppelklick und es erscheint der Tabellen Assistent. Sie können aus verschiedenen Vorlagen aus dem geschäftlichen oder privaten Bereich wählen. Es stehen Beispieltabellen und Beispielfelder zur Verfügung. Mit dem > oder >> können sie Felder für Ihre neue Tabelle auswählen. Mit < oder << können Sie die Felder wieder aus der neuen Tabelle löschen. Ferner besteht die Option, die Felder umzubenennen. Beim Klick auf weiter wird nach dem neuen Tabellennamen gefragt und nach dem Primärschlüssel (siehe unter Primärschlüssel). Die Voreinstellungen sollten fürs Erste so bleiben. Klick auf weiter Access benötigt weitere Daten, auch hier werden die Voreinstellungen erstmal übernommen (siehe auch unter Formular). Mit Fertigstellen speichert man die Tabelle und es erscheint ein Tabellenblatt mit den entsprechenden Spalten. Für die Dateneingabe sollten Sie ein extra Formular (auch die Tabellenform ist dort möglich) erstellen. Vermeiden Sie die Dateneingabe in der Tabelle, dies führt nur zu Komplikationen, besonders bei der Eingabe durch mehrere Benutzer, und sollte dem Administrator vorbehalten sein. 4 3 Nicht mehr ab Access 2007 möglich. 4 Erstellen Sie selber eine Datenbank und sind Sie der ausschließliche Nutzer derselben, sind Sie natürlich der Administrator. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 8

10 Johanna Mestorf Akademie Erstellt eine Tabelle in der Datenblattansicht 5 Doppelklick und es erscheint die Tabelle mit Leerspalten. Mit Doppelklick auf den Feldnamen (Feld 1) wird dieser bearbeitbar und man kann den gewünschten Namen eingeben. Die Tabelle ist sofort für eine Dateneingabe bereit. Datei speichern Tabellennamen eingeben Nun fragt die Datei nach einem Primärschlüssel. Bei ja wird automatisch ein unabhängiger Primärschlüssel (Feldname=Id) gewählt und die Tabelle ist fertig. Auf diese Art ist es möglich verschiedene Tabellen für das Gräberfeld zu erstellen. Die Datenbank db1 zeigt nun die einzelnen Tabellen, die für die Aufnahme des Gräberfeldes benötigt werden. Es folgen Beispiele zum Aufbau der einzelnen Tabellen. 5 Nicht mehr ab Access 2007 möglich. 9 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

11 Institut für Ur und Frühgeschichte Die ersten fünf Tabellen sind in der Tabellenansicht als Datenblatt dargestellt, die letzte der Übersicht halber in der Entwurfsansicht. Benötigen Sie nur eine einzige Tabelle zur Aufnahme Ihres Materials, können Sie jetzt mit der Dateneingabe beginnen. Wollen Sie die Tabellen aber verknüpfen, sind weitere Schritte notwendig. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 10

12 Johanna Mestorf Akademie 2.2 Primärschlüssel Die Stärke dieses Datenbanksystems liegt in der Fähigkeit, in unterschiedlichen Tabellen gespeicherte Informationen schnell zu finden und zusammenzuführen. Damit dies möglich wird, muss jede Tabelle ein Feld oder eine Gruppe von Feldern enthalten, die jeden einzelnen Datensatz der Tabelle eindeutig identifizieren. Diese Information wird als Primärschlüssel oder Schlüssel einer Tabelle bezeichnet. Beispiel: Solch ein Primärschlüssel kann für ein einzelnes Gräberfeld die Grabnummer sein. Für mehrere Gräberfelder in einer Datenbank wäre dieser Schlüssel dann die Kombination von Gräberfeldnamen und Grabnummer. Wichtig: Nachdem Sie einer Tabelle einen Primärschlüssel zuweisen, verhindert Access, dass Duplikate oder NULL Werte in Primärschlüsselfelder eingegeben werden. Es gibt drei Arten von Primärschlüsseln: a) den Auto Wert Primärschlüssel b) ein Feld Primärschlüssel c) mehr Felder Primärschlüssel Beispiel: Bei Grabnummern wäre jedes Grab eindeutig identifizierbar. Doppelte Grabnummern oder leere Felder ohne Nummer sind unerwünscht. Daher kann das Feld Grabnummer in unserem Beispiel ein ein Feld Primärschlüssel sein. Zu einer Grabnummer gehört ein einzelner Satz Koordinaten. In den einzelnen Tabellen können die Primärschlüssel jeweils bestimmt oder geändert werden. Jedoch nur, solange noch keine Verknüpfungen bzw. Beziehungen erstellt wurden. Ist dies der Fall, muss die Beziehung vorerst gelöscht werden. Um den Primärschlüssel zu aktivieren, öffnet man die Tabelle mit Doppelklick und drückt in der Menüleiste auf das Icon. 11 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

13 Institut für Ur und Frühgeschichte In der Tabelle die Zeile (oder mehrere Zeilen) markieren, die Primärschlüssel (oder eine Kombination aus Schlüsseln) werden soll(en). Rechte Maustaste drücken, und Primärschlüssel anklicken. Neben der Zeile oder den Zeilen erscheint dann ein Schlüsselsymbol. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 12

14 Johanna Mestorf Akademie 2.3 Tabellen Verknüpfen Beziehungen herstellen Um nun die einzelnen Tabellen verknüpfen zu können, muss jedoch jede Tabelle einen Primärschlüssel enthalten. In der Tabelle Keramikbeigaben kann die Grabnummer nicht Primärschlüssel sein, da in dieser Tabelle die Gefäße einzeln pro Zeile eingegeben werden sollen. Wenn sich mehrere Gefäße in einem Grab befinden, wiederholen sich folglich die Grabnummern. Hier wird ein Auto Primärschlüssel notwendig (Id Nr.), der jeder Zeile automatisch eine fortlaufende Nummer zuweist. In unserem Beispiel erhalten die Tabellen: Keramikbeigaben, Metallfunde, Steinartefakte und Anthropologie Auto Werte (Id Nr.) als Primärschlüssel. Da Grabnummern in diesen Tabellen doppelt vorkommen können. Die Tabellen Grabbau und Koordinaten haben jeweils die Grabnummer als ein Feld Primärschlüssel. Da Grabnummern in diesen Fällen eine eindeutige Zuweisung erlauben. 13 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

15 Institut für Ur und Frühgeschichte 2.4 Beziehungen Nun müssen die einzelnen Tabellen miteinander verknüpft werden. Dies ist notwendig, damit die einzelnen Beigabengruppen z. B. mit den Koordinaten zusammen verknüpft werden. Denn nur so lassen sich z. B. Fundgruppen oder einzelne Typen auf einem Gräberfeld kartieren. Die Verknüpfung wird folgendermaßen erstellt: Im Hauptmenü Extra Beziehungen Es öffnet das Fenster Tabelle anzeigen. Die Tabellen, die man miteinander verknüpft, durch Hinzufügen auswählen. Solange wiederholen, bis sich alle gewünschten Tabellen im Feld Beziehungen befinden. Die Felder, die in den einzelnen Tabellen als Primärschlüssel definiert sind, sind jeweils fett markiert. Nun können die Felder verknüpft werden. Ausgangspunkt bildet die Grabnummer in der Tabelle Koordinaten. Mit der Maus auf Grab Nr klicken festhalten und auf Grab Nr der Tabelle Grabbau klicken. Es erscheint das Fenster Beziehungen bearbeiten. Beide Tabellen und verknüpfte Felder sind automatisch angezeigt. Der Beziehungstyp ist mit 1:1 gekennzeichnet. Es besteht die Möglichkeit, das Feld referentielle Integrität anzuklicken. OK In dem Fenster Beziehungen sind nun beide Felder der Tabellen durch eine 1:1 Beziehung verknüpft. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 14

16 Johanna Mestorf Akademie Referentielle Integrität Dies hat Vor und Nachteile: Die referentielle Integrität steuert das Abgleichen von Daten. Wird eine Grabnummer in der Koordinatenliste geändert, wird automatisch in allen anderen Tabellen die jeweilige Grabnummer geändert. Wird ein Grab gelöscht, geschieht dies automatisch mit allen dazugehörigen Datensätzen in den verschiedenen Tabellen. Als Vorteil erweist sich die Übernahme von Änderungen in allen Tabellen dies erspart ein Ändern von Hand und die damit einhergehenden Fehler. Allerdings gehen beim Löschen unwiderruflich Datensätze verloren. Dies ist ein Nachteil. Wichtig: Wird dieses Feld nicht angeklickt, muss bei Veränderungen jede einzelne Tabelle und jeder Datensatz korrigiert werden. Wird dieses Feld angeklickt, ist beim Löschen von Datensätzen höchste Vorsicht zu walten. Für weitere Verknüpfungen den Vorgang wiederholen. Ausgangspunkt bleibt die Grabnummer in der Tabelle Koordinaten. Mit der Maus auf Grab Nr klicken festhalten und auf Grab Nr der Tabelle Keramikbeigaben klicken. Es erscheint das Fenster Beziehungen bearbeiten. Beide Tabellen und verknüpfte Felder sind automatisch angezeigt. Der Beziehungstyp ist mit 1:n gekennzeichnet. D. h., mehrere Datensätze sind für eine Grabnummer erlaubt. Es besteht die Möglichkeit, das Feld referentielle Integrität anzuklicken. OK In dem Fenster Beziehungen sind nun beide Felder der Tabellen durch eine 1:n Beziehung verknüpft. Abschließend Datei speichern und die Beziehungen werden gespeichert. 15 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

17 Institut für Ur und Frühgeschichte Die Art der Verknüpfung wird jeweils angegeben. Das Unendlich Symbol und der dicke Unterstrich stehen für referentielle Integrität bei 1:n Beziehungen. Der dicke Unterstrich und die 1 stehen für referentielle Integrität bei 1:1 Beziehungen. Nun kann die Dateneingabe erfolgen. Zuerst in die Tabelle Koordinaten. Dazu die entsprechende Tabelle mit Doppelklick öffnen. Warnung: durch die Wahl der referentiellen Integrität bei den 1:n oder 1:1 Beziehungen der Tabellen, mit der Tabelle Koordinaten, müssen alle Grabnummern bereits in der Tabelle Koordinaten vorhanden sein, sonst verweigert Access die Dateneingabe. Ist dies der Fall, Tabelle Koordinaten öffnen, fehlende Grab Nr. eingeben, speichern und dann in der anderen Tabelle fortfahren. Verknüpfungseigenschaften Im Fenster Beziehungen bearbeiten können sie den Verknüpfungstyp festlegen, der besonders später bei Abfragen wichtig ist (siehe Kap. 6). Klicken Sie auf Verknüpfungstyp haben sie die Wahl zwischen drei Möglichkeiten. Wählen Sie eine aus ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 16

18 Johanna Mestorf Akademie 1 Tabelle 1 Tabelle 2 alle die auch in Tab. 2 vertreten sind alle die auch in Tab. 1 vertreten sind 2 Tabelle 1 Tabelle 2 alle alle die auch in Tab. 1 vertreten sind 3 Tabelle 1 Tabelle 2 alle die auch in Tab. 2 vertreten sind alle 17 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

19 Institut für Ur und Frühgeschichte 3. Nachschlagetabellen 3.1. Erstellen von Nachschlagetabellen Um bei den Abfragen alle Daten zu erfassen, müssen die Daten einheitlich eingegeben werden. D. h., bei längeren Wörtern ist eine einheitliche Rechtschreibung wichtig, sonst werden falsch geschriebene Wörter nicht erfasst. Um dies zu umgehen, können Nachschlagetabellen erstellt werden, die eine einheitliche Rechtschreibung vorgeben. Dies macht nur Sinn, wenn man von vorneherein weiß, welche Eingaben benötigt werden. 6 Beispiel: So bietet sich für die einzelnen Felder der Tabelle Anthropologie eine Nachschlagetabelle mit folgenden Auswahlmöglichkeiten an: a) Geschlecht männlich weiblich unbestimmt b) Alter Infans I Infans II juvenil adult matur senil Auch bei festgelegten Typen oder Materialeigenschaften bietet sich ein solches Verfahren an. c) Material Eisen Bronze Gold Silber unbestimmt d) Bodentyp Bt 001 Bt 002 Bt 003 Bt 004 usw. Man sollte allerdings nicht übertreiben. Bei einer Typenvielfalt von 200 Typen ist eine Nachschlagetabelle eher ein Hindernis, denn die Typenbezeichnung ist schneller per Hand eingegeben. Nachschlagetabellen sollten also nur für eine begrenzte Anzahl an Auswahlmöglichkeiten eingesetzt werden. Anders jedoch für Datenbanken, die von zahlreichen Personen zur Dateneingabe verwendet werden hier ist es sinnvoll möglichst viele Fehler bei der Eingabe von vorneherein auszuschließen. Letztendlich sollte jeder für sich überlegen, wie hoch die Fehlerquote bei der Eingabe sein kann, bevor man Nachschlagetabellen anlegt. 6 Es gibt sehr viele unterschiedliche Möglichkeiten Nachschlagetabellen zu erstellen. Hier soll nur die einfachsten Funktionen vorgestellt werden. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 18

20 Johanna Mestorf Akademie Als Erstes wird eine neue Tabelle erstellt. Als fortgeschrittene Benutzer wählen wir erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht (siehe oben) Eingegeben werden Feldname (z. B. Geschlecht) und Feldtyp (in diesem Fall Text) und ein Feld Beschreibung, falls wir unsere Tabelle näher erläutern möchten. Datei speichern Es wird nach dem Dateinamen gefragt. Er sollte sich von den restlichen Tabellen eindeutig unterscheiden (z. B. Tabelle_Geschlecht) oder (Liste_Geschlecht). OK Es wird nach dem Primärschlüssel gefragt. In der Regel kann das erste Feld als Primärschlüssel verwendet werden, wenn es keine doppelten Bezeichnungen gibt (was ja auch so sein soll). Auf Nein klicken In der Tabelle die Zeile Geschlecht markieren. Rechte Maustaste drücken, und Primärschlüssel anklicken. Neben der Zeile erscheint dann ein Schlüsselsymbol. Ansonsten erstellt Access automatisch einen Primärschlüssel, der durchnummeriert wird (Id). Auf Ja klicken Datei speichern Wenn Sie nun auf in der Menüleiste auf das Icon klicken, gelangen sie wieder in die Tabellen bzw. Datenblattansicht. Nun können Sie ihre Abkürzungen eingeben. Legen Sie auf diese Art alle Nachschlagetabellen an, die Sie benötigen. 19 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

21 Institut für Ur und Frühgeschichte 3.2 Verknüpfen von Nachschlagetabellen Die erstellten Nachschlagetabellen müssen nun mit den entsprechenden Feldern verknüpft werden. Dazu die Ursprungstabelle in der Entwurfsansicht öffnen: Tabelle mit Doppelklick öffnen und in der Menüleiste auf das Icon drücken. Den Feldtyp ind der ausgewählten Zeile (z. B. Geschlecht) öffnen und mit der rechten Maustaste öffnen. Nachschlage Assistenten anklicken. Es erscheint das Fenster mit dem Nachschlage Assistenten. Das Nachschlagefeld soll die Werte einer Tabelle oder Abfrage entnehmen anklicken weiter den Dateinamen der Nachschlagetabelle auswählen (z. B. Tabelle_Geschlecht) weiter das Feld, dessen Beschriftung in der Nachschlagetabelle erscheinen soll (z. B. Geschlecht) mit > auswählen, weiter nun kann alphabetisch oder numerisch sortiert werden (muss aber nicht), weiter Nun wir die ausgewählte Nachschlagetabelle angezeigt, weiter Für die Formularansicht wird nach der Beschriftung gefragt (z. B. Geschlecht), die beibehalten werden sollte, um Verwirrungen zu vermeiden. Wenn alles ok ist, dann Fertig stellen Die Tabelle muss nun gespeichert werden ja ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 20

22 Johanna Mestorf Akademie Wenn Sie nun in der Tabelle Anthropologie wieder in die Tabellen bzw. Datenblattansicht wechseln (das Icon klicken) könnten Sie jetzt innerhalb der Spalte Geschlecht bei der Eingabe die Nachschlagetabelle zum Auswählen eines Eintrages verwenden. Doch denken Sie daran, die eigentliche Dateneingabe erfolgt in der Formularansicht. 7 Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Nachschlagetabellen, die Sie anlegen möchten. Achtung: Nachschlagetabellen können auch nachträglich ergänzt werden. Die Ergänzungen werden jedoch erst in die jeweiligen Tabellen bzw. Datenblätter übernommen, wenn die Datei gespeichert, einmal geschlossen und wieder geöffnet wird. Nachschlagetabellen können auch ohne Assistenten erstellt werden. In der Formatansicht der Tabelle ist es möglich alle Einstellungen über die Karteikarte Nachschlagen, die im unteren Teil angezeigt wird, vorzunehmen. Es können auch Abfragen als Nachschlagetabelle verwendet werden. 7 Auch dort ist eine Tabellenansicht möglich. Sie entsprechend unter Kapitel Formular. 21 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

23 Institut für Ur und Frühgeschichte 4. Excel-Daten 4.1 Importieren von Excel-Daten Nicht immer können Daten in Access erstellt werden. Oft lassen sich Excel Tabellen leichter und schneller erstellen oder Tabellen aus anderen Formaten über den Zwischenweg einer Excel Datei abspeichern. Beispiel: Der Gräberfeldplan wurde in Auto CAD mit Grabnummern beschriftet (Übungsblatt Christoph Rinne 2009) und die Daten in ein GIS Programm (MapInfo) transferiert. Für die einzelnen Gräber ließen sich entsprechende Koordinaten regenerieren. Ein Datenexport aus dem GIS Programm erstellt eine Excel Tabelle (zum Umgang mit MapInfo siehe MapInfo_Praxishandbuch_Kneisel), die nun wiederum nach Access importiert werden kann. Die notwendigen Schritte werden im Folgenden erläutert. Datei Externe Daten importieren Dateityp: Excel (*.xls) auswählen und die entsprechende Excel Tabelle anklicken (es kann sein, dass die Spaltenüberschriften nicht Access entsprechen Access ändert diese dann automatisch) OK Es erscheint der Import Assistent für Kalkulationstabellen mit einer Vorschau. Ist die Aufteilung der Spalten korrekt dann weiter Sie können nun die Daten a) in einer bestehenden Tabelle oder b) in einer neuen Tabelle ablegen. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 22

24 Johanna Mestorf Akademie In einer bestehenden Tabelle ablegen Nachdem Sie die Option in einer neuen Tabelle ablegen gewählt müssen Sie die Tabelle auswählen, in die die Daten zu importieren sind (z. B. Koordinaten) weiter Fertig stellen In der Regel funktioniert es nicht! Format und Spalten sollten in Access und Excel übereinstimmen. Weitere Ursachen können zum Beispiel Grabnummern mit Buchstaben sein (1012a), die nicht als Zahl erkannt werden oder fehlerhafte bzw. nicht übereinstimmende Überschriften mit Sonderzeichen in Excel. Es können zudem doppelte Nummern in der zu importierenden Datei vorliegen, dann entfernen Sie vorher den Primärschlüssel und starten Sie nach erfolgreichem Einfügen eine Abfrage über doppelte Einträge (siehe unten). Überprüfen Sie Ihre Excel Tabelle und versuchen Sie es erneut. Sollte nur ein Teil übertragen werden, tragen Sie fehlende Datensätze von Hand nach. Hier funktioniert auch die Kopieren/Einfügen Methode. Ein kürzerer Weg ist das direkte Einfügen in die Tabelle bzw. das Datenblatt. Excel Tabelle öffnen. Die Daten auswählen. Die Tabelle bzw. das Datenblatt öffnen. Die letzte Zeile (die mit dem Sternchen) anklicken und einfügen (rechte Maustaste Einfügen oder shift/einfg) OK Wichtig: Überprüfen Sie, ob alle Datensätze übernommen wurden. Ein beliebter Fehler sind Leerzeilen in Excel, die den Import vorzeitig abbrechen ohne Fehlermeldung! 23 ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/

25 Institut für Ur und Frühgeschichte In einer neuen Tabelle ablegen Nachdem Sie die Option in einer neuen Tabelle ablegen gewählt haben, erscheint ein weiteres Fenster, in dem Sie die Feldoptionen eingeben können. Belassen Sie es erst mal bei den Voreinstellungen. Die Option Duplikate möglich oder nicht ist wichtig im Hinblick auf den Primärschlüssel. Doch müssen erst mal eventuell fehlerhafte Werte überprüft werden. weiter Nun werden Sie aufgefordert einen Primärschlüssel hinzuzufügen (siehe oben). Bei der Option Primärschlüssel automatisch hinzufügen wird ein neues Feld mit Id Nr angelegt und durchnummeriert. Bei Primärschlüssel selbst auswählen können Sie das entsprechende Feld auswählen, das den Primärschlüssel enthalten soll. Es besteht auch die Option, vorerst keinen Primärschlüssel auszuwählen. weiter Sie werden jetzt nach einem Namen für die Tabelle gefragt (z. B. Koordinaten). Fertig stellen In der Regel verläuft nichts glatt und verschiedene Importfehler werden angemerkt OK Nun ist in der Übersicht eine Tabelle mit den Koordinaten enthalten und eine weitere Tabelle, die mit _Importfehler bezeichnet wird. Diese öffnen. Doppelklick Es werden die Zeilen angegeben, die fehlerhafte Daten enthielten. In unserem Fall wurden Textfelder nicht als solche (Grab Nr. 1501a) erkannt und nicht importiert. Diese müssen nun mit Hand nachgetragen werden. Es bietet sich zudem eine kurze stichpunktartige Überprüfung in der importierten Tabelle an, um sicherzugehen, dass der Rest einwandfrei importiert wurde. Nachdem die Importfehler nachgetragen sind, kann diese Tabelle (_Importfehler) gelöscht werden. ftp://ftp.rz.uni kiel.de/pub/ufg/dateien_studium/uebungsblaetter_kneisel/ 24