Seminar Vergaben in Deutschland

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1 Seminar Vergaben in Deutschland Abteilung für Handel und Investitionen, Generalkonsulat der Republik Polen, Köln 17. November 2015 Marcin Bartkowiak Rechtsanwalt (

2 AGENDA I. Informationsbeschaffung, Datenbanken und sonstige Hilfsmittel II. III. IV. Zum Inhalt der Bekanntmachung Praktische Hinweise Eignungsnachweise und einzureichende Unterlagen V. Auf Punkt und Komma Vorbereitung eines Angebotes VI. VII. Angebotswertung des Auftraggebers, Zwischen Qualität und Preis VIII. Zuschlag und dann? Seite 2

3 I. Informationsbeschaffung, Datenbanken und sonstige Hilfsmittel

4 DATENBANKEN Europaweit: Bundesweit: In NRW: Die Funktion automatische Benachrichtigung über neue Aufträge in ausgewählten Bereichen nach bestimmten Kriterien (Leistungsgegenstand, Lieferort etc.) nutzen! Seite 4

5 DATENBANKEN Seite 5

6 DATENBANKEN Seite 6

7 DATENBANKEN Seite 7

8 II. Die Bekanntmachung und Vergabeunterlagen

9 BEKANNTMACHUNG = Zentrales Transparenzmedium, einheitlicher Aufbau: Erste Angabe zum Auftragsgegenstand Weitere Angaben, wie Laufzeit, Gesamtwert [ ] z.b = Fernmeldebedarf = div. Softwarepakte/ Computersysteme Seite 9

10 BEKANNTMACHUNG Weitere Angaben: Informationen über Eignungsanforderungen, einzureichende Erklärungen/Nachweise Seite 10 Die Bekanntmachung besonders aufmerksam und sorgfältig analysieren. Auf Formulierungen zu Ausschluss- und Mindestkriterien achten.

11 VERGABEUNTERLAGEN Seite 11

12 VERGABEUNTERLAGEN Überblick Vergabeunterlagen Wesentliche Bestandteile: Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe) Bewerbungsbedingungen Leistungsbeschreibung Vertrag Mögliche weitere Bestandteile Zusätzliche Vertragsbedingungen (Allg. Ergänzungen) Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB-IT) Besondere Vertragsbedingungen (Einzelfallregelungen) Seite 12

13 III. Praktische Hinweise

14 FRISTEN IM VERGABEVERFAHREN Abforderungsfrist: Frist für die Anforderung der Ausschreibungsunterlagen Teilnahme-/Bewerbungsfrist: Frist für Abgabe des Teilnahmeantrags mit geforderten Unterlagen Angebotsfrist: Frist für die Erarbeitung und Abgabe des Angebots Bindefrist: nach Abgabe des Angebots Bindung an dieses. Das Angebot kann nicht mehr geändert oder zurückgezogen werden. Zuschlagsfrist: Vergabestelle entscheidet über Zuschlag, Frist muss angemessen sein. Ausführungsfrist: Zeitraum zur Leistungserbringung (insb. Beginn) Die Bekanntmachung und Vergabeunterlagen nach Fristen durchsuchen! Seite 14

15 CHECKLISTEN 1. Vollständigkeit der Ausschreibungsunterlagen? 9 EG Abs. 1 VOL/A Auflistung der regelmäßigen Vergabeunterlagen. Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungsbedingungen, Vertragsunterlagen (Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen) sowie Bezeichnung der zuständigen Vergabekammer. 2. Zu erbringende Nachweise/Erklärungen? 9 EG Abs. 4 VOL/A Wenn der Auftraggeber Nachweise verlangt, sind diese zwingend in einer abschließenden Liste zusammenzustellen. Soll als Checkliste der beizulegenden Nachweise für die Bieter dienen. Seite 15

16 UNKLARHEITEN/FEHLER IN DEN VERGABEUNTERLAGEN Fehlende Unterlagen sofort nachfordern! Bieterfragen stellen! Rechtzeitig beantragte Auskünfte über Vergabeunterlagen müssen spätestens 6 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilt werden (bei Nichtoffenen Verfahren und Beschleunigten Verhandlungsverfahren spätestens 4 Kalendertage) Ggf. Rüge aussprechen Seite 16

17 IV. Eignungsnachweise und einzureichende Unterlagen

18 EIGNUNGSKRITERIEN Fachkunde: Kenntnisse, Erfahrungen und Fertigkeiten, die für die Leistung erforderlich sind. Leistungsfähigkeit: Bieter verfügt über das erforderliche Personal und Gerät und ist in der Lage, seine Verbindlichkeiten zu erfüllen. Zuverlässigkeit: Der Bieter ist bisher allen gesetzlichen Verpflichtungen nachgekommen und aufgrund bereits früherer Verträge ist eine einwandfreie Ausführung einschließlich der Gewährleistung/Mängelbeseitigung zu erwarten. Gesetzestreue: Seite 18 Das Unternehmen muss sich an die deutschen Gesetze halten. deklaratorisch

19 NACHWEISE, ERKLÄRUNGEN - BEISPIELE Eigenerklärung über den Umsatz der letzten drei Geschäftsjahre Aktueller Nachweis einer Zertifizierung nach EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder gleichwertig (Kopie ausreichend). Erfahrungen von Bewerbern bei der Durchführung von Projekten vergleichbaren Umfangs und Zuschnitts (Referenzen). Angabe über die technische Leitung oder die technischen Stellen Angaben zur Art und Qualifikation des bei der Auftragsausführung einzusetzenden Personals. Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe des 19 Abs. 3 VOL/A oder 6 EG Abs. 4, 6 VOL/A vorliegt. Aktueller Auszug der Eintragung in das Handels- oder Berufsregister oder gleichwertig. Seite 19

20 BEISPIEL EIGENERKLÄRUNG ZUVERLÄSSIGKEIT Seite 20

21 BEISPIEL EIGENERKLÄRUNG ZUVERLÄSSIGKEIT Seite 21

22 EIGNUNGSLEIHE Der Bieter muss nicht alle Eignungskriterien selbst erbringen, er kann sich auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen berufen wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit fachliche und technischen Leistungsfähigkeit vgl. 7 EG Abs. 8 VOL/A Bewerber oder Bieter können sich für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen berufen, wenn sie nachweisen, dass ihnen dadurch die erforderlichen Mittel zur Verfügung stehen / dass diese ihnen die für die Auftragsausführung erforderlichen Mittel zur Verfügung stellen Beispiel: Die Tochtergesellschaft beruft sich auf die finanzielle Leistungsfähigkeit ihrer Muttergesellschaft Seite 22

23 KOOPERATIONSFORMEN Insbesondere bei größeren oder komplexen Aufträgen kann sich eine Kooperation anbieten, um an der Auftragsvergabe teilzunehmen: Bietergemeinschaften sind Zusammenschlüsse mehrerer Unternehmen zur gemeinschaftlichen Abgabe eines Angebotes mit dem Ziel, den Auftrag gemeinschaftlich zu erhalten und auszuführen. Nachunternehmer sind Unternehmen, die im Auftrag und auf Rechnung des Auftragnehmers eingeschaltet werden, ohne ein unmittelbares Vertragsverhältnis zum Auftraggeber zu haben. Bietergemeinschaften sind rechtlich häufig problematisch, Verbindungen zwischen Hauptunternehmern und Nachunternehmern nicht. Seite 23

24 V. Auf Punkt und Komma

25 AUFKLÄRUNGSGESPRÄCHE Seite 25

26 AUFKLÄRUNGSGESPRÄCHE Grundsätzlich gilt für das offene und das nicht offene Verfahren sowie für die öffentliche und die beschränkte Ausschreibung nach Öffnung der Angebote ein Nachverhandlungsverbot (vgl. 15 S. 2 VOL/A). Ausnahme: Aufklärung Aufklärungsgespräche in engen Grenzen möglich (Ausnahmevorschrift): Bei Ausschreibungen dürfen die Auftraggeber von den Bietern nur Aufklärung über das Angebot oder deren Eignung verlangen. ( 15 S.1 VOL/A) Nachverhandlungen, die über 15 VOL/A hinausgehen, sind unzulässig und begründen einen Vergaberechtsverstoß. Bei EU- Vergaben droht ein Nachprüfungsverfahren. Seite 26

27 NACHFORDERUNG VON UNTERLAGEN 16 Abs. 2 VOL/A (entsprechend in VOB/A): Erklärungen und Nachweise, die auf Anforderung der Auftraggeber bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer zu bestimmenden Nachfrist nachgefordert werden. Den AG trifft keine Pflicht zur Nachforderung. Die Möglichkeit der Nachforderung gilt nicht für fehlende Preisangaben. Seite 27 - Ausnahme: unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Diese dürfen nachgefordert werden. - Grund: Manipulationsmöglichkeit

28 NACHFORDERUNG VON UNTERLAGEN Es muss zwischen folgenden Fallgruppen unterschieden werden: nicht vorgelegte Erklärungen/Nachweise formal unvollständige Erklärungen/Nachweise (bsplw. keine Unterschrift etc.) und inhaltlich unvollständige Erklärungen/Nachweise (erfüllen nicht alle materiellen Anforderungen) Inhaltlich unvollständige Nachweise dürfen und müssen nicht von den AG nachgefordert werden. Folge: Ausschluss vom Vergabeverfahren bei Unvollständigkeit (hierzu gleich im Teil VI. Angebotserstellung) Seite 28

29 BEISPIEL VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG Seite 29

30 BEISPIEL VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG Seite 30

31 BEISPIEL VERPFLICHTUNGSERKLÄRUNG Seite 31

32 AUSLÄNDISCHE NACHWEISE Grundsätzlich sind deutsche Nachweise vorzulegen Ausländische Nachweise werden akzeptiert: 7 EG Abs. 7 VOL/A für Bescheinigungen über Ausschlussgründe (Insolvenz, Liquidation, schwere Verfehlung, Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung) 7 EG Abs. 8 VOL/A für Auszüge aus dem Berufs- und Handelsregister 7 EG Abs. 10 VOL/A für Qualitätsnachweise 7 EG Abs. 11 VOL/A für Umweltmanagement 8 EG Abs. 6 VOL/A für Umweltzeichen Seite 32

33 AUSLÄNDISCHE NACHWEISE ecertis - Informationen über im öffentlichen Auftragswesen in der Europäischen Union erforderliche Bescheinigungen Informationssystem für Bescheinigungen und sonstige Nachweise, die bei Ausschreibungsverfahren in den 28 EU- Mitgliedstaaten, einem Kandidatenland (Türkei) und den drei EWR-Staaten (Island, Liechtenstein und Norwegen) häufig verlangt werden Seite 33

34 AUSLÄNDISCHE NACHWEISE Seite 34

35 VI. Angebotserstellung

36 ANGEBOTSFORMALIEN Aus den Vergabeordnungen sowie aus den Vergabeunterlagen für das jeweilige Vergabeverfahren ergeben sich oftmals eine Vielzahl von formalen Vorgaben (vgl. 16, 19 VOL/A-EG). Beispiele: Kennzeichnung und Verschluss Angebote müssen die Preise sowie die geforderten Angaben und Erklärungen enthalten. Schriftliche Angebote müssen unterschrieben sein. Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen im Angebot müssen zweifelsfrei sein. Nebenangebote müssen auf gesonderten Anlagen gemacht werden und besonders gekennzeichnet sein. VORSICHT: Verstöße führen in vielen Fällen zwingend zum Ausschluss des Angebots. Seite 36

37 UNZULÄSSIGE ÄNDERUNG DER VERGABEUNTERLAGEN Beispiele: Ergänzungen Änderungen Streichungen Inhaltliche Abweichungen von den Vorgaben der Vergabeunterlagen d.h. alternative, andere, nicht vollständige oder anders modifizierte Leistung VORSICHT: Angebote, bei denen Änderungen an den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind, müssen zwingend ausgeschlossen werden. Seite 37

38 AGB Es gelten die umseitigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Wird im Angebot oder im Angebotsanschreiben auf AGB-en verwiesen, gilt dies als Änderung der Vertragsbedingungen, d.h. Änderung der Vergabeunterlagen = Angebotsausschluss Auf Anschreiben verzichten bzw. besonders sorgfältig prüfen, ob auf AGB verwiesen wird, oder abweichende Zahlungs- oder Rechnungsbedingungen bestimmt werden Seite 38

39 INTERNE CHECKLISTE Passt Auftragsgegenstand zum Unternehmen? Informationen liefert die Bekanntmachung und Leistungsbeschreibung. Vollständigkeit von Vergabeunterlagen/Formularen? Beim Fehlen von Unterlagen: nachfordern, bei Unklarheiten: nachfragen, Bieterfragen unverzüglich und schriftlich stellen; Widersprüche zwischen Bekanntmachung Vergabeunterlagen ggf. rügen Fristenkontrolle Erfüllt mein Unternehmen die Eignungsanforderungen? Eignungsleihe? Einsatz von Nachunternehmen? Liste für Erklärungen/Nachweise/Unterlagen erstellen (Orientierung an sog. abschließender Liste), Einhaltung der Form (Original/Kopie, Eigenerklärung/Nachweis), auf Aktualität achten. Seite 39 Ausschlussgründe auf Nichtvorliegen prüfen.

40 INTERNE CHECKLISTE Unterschriften an der richtigen Stelle und wenn gefordert mit Firmenstempel. Keine weiteren, nicht vom Auftraggeber geforderten Unterlagen beifügen, insbesondere kein eigenes Angebotsschreiben (häufige Fehlerquelle) Abgabe des Angebots: Angebot in der richtigen Form abgegeben (z.b. schriftliches Angebot) an der richtigen Stelle (in der Praxis werden häufig mehrere Stellen angegeben) Kennzeichnung als Angebot in der vorgeschriebenen Art und Weise fester Verschluss des Angebots rechtzeitige Abgabe des Angebots Seite 40

41 VII. Angebotswertung, zwischen Qualität und Preis

42 ZUSCHLAGS-, UNTER- UND BEWERTUNGSKRITERIEN "Der Zuschlag wird erteilt auf das wirtschaftlichste Angebot." Zuschlagskriterien: Qualität, Preis, technischer Wert, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Umwelteigenschaften (Energieeffizienz), Betriebskosten, Lebenszykluskosten, Rentabilität, Kundendienst und technische Hilfe, Lieferzeitpunkt und Lieferungs- oder Ausführungsfrist. Preis als alleiniges Zuschlagskriterium (100% Preis) möglich, mindestens jedoch 30% Unzulässig: 10% (Preis) / 90% (Qualität) oder 90% (Preis) / 10% (Qualität) Zulässig: Preis (50%), Ausführungsbeginn (25%) und Qualität (25%) Seite 42

43 NUTZUNG DER VERGABEUNTERLAGEN: EINGRENZUG KAUFMÄNNISCHER RISIKEN Die Vergabeunterlagen und insbesondere der Vertrag sind auf mögliche unzulässige Haftungsrisiken für den Auftragnehmer zu untersuchen. Ungewöhnliche Wagnisse für Umstände und Ereignisse, auf die der Auftragnehmer keinen Einfluss hat und deren Einwirkung auf die Preise und Fristen er nicht im Voraus schätzen kann, dürfen ihm bei Liefer- und Dienstleistungen grundsätzlich aufgebürdet werden; insbes. bei Rahmenverträgen! Grenze: Eindeutige uns erschöpfende Leistungsbeschreibung Hierzu empfehlen sich Bieterfragen! Seite 43

44 VIII. Zuschlag und dann?

45 VERTRAGSBEDINGUNGEN Vertragsbedingungen enthalten: Vertrag Zusätzliche Vertragsbedingungen (Allgemeine Ergänzungen) Ergänzende Vertragsbedingungen (EVB-IT) Besondere Vertragsbedingungen (Einzelfallregelungen) VOL/B bzw. VOB/B (und VOB/C) Seite 45

46 DIE ERGÄNZENDEN VERTRAGSBEDINGUNGEN EVB-IT Ursprünglich für IT-Beschaffungen der öffentlichen Hand konzipiert. Abgestimmte AGB zwischen öffentlicher Hand und IT-Industrie Anwendungspflicht für die öffentliche Hand gem. 55 BHO Seite 46 EVB-IT Kauf EVB-IT Dienstleistungsvertrag EVB-IT Erstellung EVB-IT Überlassung Typ A und Typ B EVB-IT Instandhaltung EVB-IT Service EVB-IT System EVB-IT Systemlieferung EVB-IT Pflege S

47 Marcin Bartkowiak Rechtsanwalt Dankeschön Bird & Bird LLP Düsseldorf Carl-Theodor-Straße Düsseldorf Bird & Bird Maciej Gawroński sp.k. ul. Ks. I. J. Skorupki Warszawa Telefon: +49 (211) Telefon: +48 (22) Telefax: +49 (211) Bird & Bird is an international legal practice comprising Bird & Bird LLP and its affiliated businesses.

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