Grundlagen Grundrechnungsarten Das Arbeiten mit Tabellen. Excel 2010 Grundkurs. ZID/Dagmar Serb [ Apr-12 ]

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1 Grundlagen Grundrechnungsarten Das Arbeiten mit Tabellen Excel 2010 Grundkurs ZID/Dagmar Serb [ Apr-12 ]

2 Inhalt FINDEN SIE SICH ZURECHT!... 5 GRUNDLAGEN IN EXCEL... 1 DAS PROGRAMMFENSTER... 1 Das Menü Datei... 1 Der Arbeitsbereich... 2 Die Ansichten... 3 DIE VERSCHIEDENEN MAUSZEIGER... 4 UMGANG MIT TABELLENBLÄTTERN... 5 Navigieren [STRG]+[BILDAUF] / [STRG]+[BILDAB]... 5 Blätter umbenennen... 5 Blätter einfärben... 5 Blätter verschieben/kopieren... 5 Neues Blatt einfügen [UMSCHALT]+[F11]... 6 Blatt löschen... 6 DATENEINGABE... 6 Vor der Eingabe markieren!... 6 Nach der Eingabe bestätigen... 7 ZAHLENEINGABE... 7 Zahlen als Text... 7 Eine Tabelle schnell ausfüllen... 8 Falsche Interpretierung eines Formats... 8 Korrigieren und Löschen... 9 Funktion Rückgängig [STRG]+[Z]... 9 Funktion Wiederholen [STRG]+[Y]... 9 ZELLINHALTE KOPIEREN UND VERSCHIEBEN... 9 Copy & Paste... 9 AutoAusfüllen Drag & Drop eignet sich gut für das Kopieren/Verschieben auf kurzen Distanzen LISTEN AUTOMATISCH AUSFÜLLEN - AUTOAUSFÜLLEN Mitgelieferte Listen Eigene Listen definieren Eigene Liste verwenden Fertige Listen übernehmen Listen per Doppelklick ausfüllen Zahlenfolgen Datumswerte TABELLENGESTALTUNG Zellbereiche markieren Zellen formatieren [STRG]+[1] Zeilen- und Spaltengestaltung Formate übertragen Formate löschen Als Tabelle formatieren DESIGNS Seite 3

3 ZAHLEN FORMATIEREN Automatisches Formatieren Manuelles Formatieren GRUNDRECHNUNGSARTEN ADDITION SUBTRAKTION MULTIPLIKATION DIVISION DIE RECHENREGELN SUMMEN BILDEN [ALT]+[=] Formeln kopieren MIT TABELLEN ARBEITEN SPALTEN EINFÜGEN [STRG]+[+] ZEILEN EINFÜGEN [STRG]+[+] ZEILEN LÖSCHEN [STRG]+[-] SPALTEN LÖSCHEN [STRG]+[-] SPALTEN UND ZEILEN TRANSPONIEREN BEREICHE KOPIEREN [STRG]+[C] ZEILEN AUSSCHNEIDEN & VERSCHIEBEN SPALTEN AUSSCHNEIDEN & VERSCHIEBEN ÜBERSCHRIFTEN EINFRIEREN (FIXIEREN) GRUPPIERUNG Gruppierung entfernen AUTOGLIEDERUNG DATENÜBERPRÜFUNG KOMMENTARE EINFÜGEN [UMSCHALT]+[F2] BEDINGTE FORMATIERUNG Hervorheben von Zellen Doppelte Werte aufspüren Mit Farbbalken hervorheben Mit Symbolen hervorheben GRUPPENMODUS D-BEZÜGE ÜBER MEHRERE TABELLENBLÄTTER RECHNEN FILTERN [STRG]+[UMSCHALT]+[L] Filterung löschen Filter deaktivieren Der benutzerdefinierte Filter SORTIEREN Sortierung aufheben... 53

4 Finden Sie sich zurecht! Dieses Skriptum soll Sie einerseits in der Schulung unterstützen, andererseits soll es zum Nachschlagen in der Praxis dienen. Unterschiedliche Darstellungsformen helfen Ihnen dabei, möglichst rasch und übersichtlich zum Ziel zu kommen: Standardschrift Fettschrift Kursivschrift Grüne Hervorhebung Grüne, kursive Hervorhebung [STRG]-TASTE REGISTER START GRUPPE ABSATZ normaler Text wichtige Schlagworte in Arbeitsschritten Erläuterungen Sachbegriff wichtiger Textinhalt Tastenbefehl Befehl (-folge) Hinweis: Hinweistext Info: Infotext Tipp: Tipp, alternative Möglichkeit Lösung: Lösungsvorschlag Uebung-Excel-Grundlagen.xlsx =A1-B2 =SUMME(G4:G) Hinweis Information Tipp Lösung Dateiname Daten, die einzugeben sind Formel Die benötigten Übungsbeispiele finden Sie im selben Verzeichnis im Ordner Uebungsdateien. Seite 5

5 S e i t e 1 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Grundlagen in Excel Bitte öffnen Sie die Datei Uebung-Excel-Grundlagen-1.xlsx. Das Programmfenster (1) Titelleiste: Enthält (a) die Symbolleiste für den Schnellzugriff und (b) den Dateinamen. (2) Menüband: Besteht aus 8 aufgabenorientierten Registerkarten, auf denen sich die Befehle zusammengehörig in Gruppen befinden. (3) Bearbeitungsleiste: Dient zur Anzeige und nachträglichem Bearbeiten von Zellinhalten. (4) Tabelle: Dies ist der größte Teil des Programmfensters, hier erfolgt die Dateneingabe. (5) Statusleiste: (a) Bearbeitungsstatus, (b) Schalter für Makroaufzeichnung, (c) Tabellenansichten, (d) Zoomsteuerungselemente. Tipp: Wenn Sie weitere Informationen auf der Statusleiste wünschen, öffnen Sie das Kontextmenü mit rechtem Mausklick auf der Statusleiste und treffen Ihre Auswahl. (1) (1a) (1b) (2) (3) (4) (5a) (5b) Das Menü Datei (5) (5c) Das Register Datei, auch Backstage-Bereich genannt, befindet sich an erster Stelle im Menüband - diese Anordnung ist übrigens bei allen Office Produkten gleich. Hier finden Sie folgende Inhalte: (5d)

6 Befehle zur Dateiverwaltung (Speichern, Schließen, Öffnen, Drucken ). Dateiinformationen (Seitenanzahl, -größe, Autor, Erstelldatum...). Optionen (alle Einstellungen, die nicht direkt im Dokument vorgenommen werden können, z.b. die Anzahl der Tabellenblätter beim Öffnen einer neuen Mappe). Die Registerkarte Datei wird in der traditionellen Farbe des Programmes angezeigt, in Excel also in Grün. Bei Word wäre es die Farbe Blau. Der Arbeitsbereich (1) Zelle: ist die kleinste Einheit des Arbeitsblattes und nach den Spalten- und Zeilenangaben benannt. (2) Spalte (3) Zeile (4) Zellbereich (5) Navigationsschalter: zum Anwählen der Tabellenblätter. (6) Tabellenregister: standardmäßig erhalten Sie 3 Tabellenblätter. Hinweis: Die vordefinierte Anzahl der Tabellenblätter kann bei den OPTIONEN KATEGORIE ALLGEMEIN geändert werden. (7) Neues Tabellenblatt: Zum Einfügen eines neuen Tabellenblattes. Tipp: Alternativ können Sie auch [UMSCHALT]+[F11] drücken. (2) (1) (3) (4) (5) (6) (7)

7 S e i t e 3 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Die Ansichten 1. Normalansicht: In dieser Ansicht bearbeiten Sie Ihre Tabellen. 2. Ansicht Seitenlayout: Hier können Sie direkt das Drucklayout erzeugen und Kopf- und Fußzeilen einfügen. 3. Ansicht Umbruchvorschau: In dieser Ansicht bestimmen Sie den Seitenwechsel beim Ausdruck.

8 Die verschiedenen Mauszeiger Bezeichnung Symbol Erscheint Weißes Kreuz beim Hinzeigen und Markieren von Zellen Vierfach-Pfeil beim Verschieben von Zellen am Zellenrand Schlankes Plus beim AutoAusfüllen Doppelpfeil Breiter Pfeil Raute mit Punkt beim Verschieben von Spalten und Zeilen beim Markieren von Zeilen- und Spalten in der Titelleiste beim Navigieren mit gedrücktem Mausrad

9 S e i t e 5 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Umgang mit Tabellenblättern Daten... sind in Tabellenblättern enthalten,... bilden zusammen eine Mappe, und erzeugen beim Speichern eine Excel-Datei. Navigieren [STRG]+[BILDAUF] / [STRG]+[BILDAB] Mit den Navigationsschaltern in der Statusleiste kann man nach vor oder zurück blättern oder in den vorderen bzw. hinteren Bereich der Mappe gelangen. Tipp: Ein Rechtsklick auf die Navigationsschalter zeigt eine Liste aller Tabellenblätter! Blätter umbenennen 1. Führen Sie auf dem gewünschten Tabellennamen einen Rechtsklick durch und wählen im KONTEXTMENÜ den BEFEHL UMBENENNEN aus. Noch einfacher ist, auf dem Tabellennamen einen Doppelklick auszuführen. 2. Geben Sie den neuen Namen ein und bestätigen mit. Hinweise: Derselbe Registername darf nicht mehrfach in einer Mappe vorkommen! Folgende Zeichen dürfen nicht verwendet werden: \ / :? * [ ] Unbenannte Register sind nicht möglich! Geänderte Namen werden in Formeln automatisch aktualisiert! Blätter einfärben 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Register, das Sie einfärben möchten. 2. Wählen sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL REGISTERFARBE aus und klicken die gewünschte Farbe an. Das volle Ergebnis wird sichtbar, wenn man auf ein anderes Tabellenblatt klickt! Blätter verschieben/kopieren Variante 1: 1. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Blatt an die gewünschte Stelle. Ein schwarzes Dreieck zeigt an, wo das Blatt beim Loslassen der Maustaste erscheinen würde. Variante 2: 2. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick das KONTEXT-MENÜ des betreffenden Tabellenblatts. 3. Wählen Sie den BEFEHL VERSCHIEBEN ODER KOPIEREN aus. 4. Bestimmen Sie die neue Position des Blattes. Setzen Sie bei der OPTION KOPIE ERSTELLEN einen Haken, ansonsten wird das Blatt verschoben! Hinweis: Zum Kopieren in eine andere Mappe muss diese geöffnet sein!

10 Neues Blatt einfügen [UMSCHALT]+[F11] Variante 1: 1. Aktivieren Sie das REGISTER START und wählen in der GRUPPE ZELLEN auf der SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN den BEFEHL BLATT EINFÜGEN. Das neue Blatt wird vor der aktiven Tabelle eingefügt. Variante 2: 1. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche rechts neben dem letzten Tabellenblatt. Das neue Blatt wird am Ende eingefügt. Variante 3: 1. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das KONTEXTMENÜ des Tabellenblatts, vor dem ein neues Blatt eingefügt werden soll. 2. Wählen Sie den BEFEHL EINFÜGEN und Doppelklicken Sie auf das SYMBOL TABELLENBLATT. Blatt löschen 1. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das KONTEXTMENÜ des Tabellenblatts, das gelöscht werden soll. 2. Wählen Sie den BEFEHL LÖSCHEN aus. 3. Enthält das Blatt bereits Daten, erhalten Sie zuvor noch einen Warnhinweis. Bestätigen Sie diesen mit LÖSCHEN. Hinweis: Das Löschen von Tabellenblättern ist irreversibel! Dateneingabe Vor der Eingabe markieren! Wenn Sie Daten in eine Zelle eingeben möchten, müssen Sie diese vorher markieren. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten: Auf die Zelle klicken. ODER mit den Pfeiltasten,,, zur gewünschten Zelle navigieren. ODER die Zelladresse in das Namenfeld eingeben und mit [ETNER] bestätigen.

11 S e i t e 7 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Nach der Eingabe bestätigen Wenn Sie mit der Dateneingabe in einer Zelle fertig sind, müssen Sie dies dem Programm mitteilen. Sie haben wieder mehrere Möglichkeiten: Drücken Sie auf [ENTER]. Sie befinden sich infolge in der darunterliegenden Zelle. ODER drücken Sie die [TAB]-TASTE. Sie befinden sich infolge in der Zelle rechts davon. ODER bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Haken in der Bearbeitungsleiste. Hierbei bleibt der Cursor in der aktuellen Zelle stehen. Tipp: Wenn Sie merken, dass Ihre Eingabe fehlerhaft ist, können Sie den Vorgang jederzeit mit der [ESCAPE]-TASTE abbrechen. Zahleneingabe Tipp: Geben Sie immer die nackte Zahl (also ohne Tausenderpunkte, Währung udgl.) ein! Wenn Sie eine Zahl eingeben, wird diese rechtsbündig dargestellt: Excel hat Ihre Eingabe als Zahl erkannt. Stehen anstelle der eingegeben Zahl eine Reihe von #####, dann hat die Zahl nicht genügend Platz in der Zelle. Hier genügt eine einfache Korrektur der Spaltenbreite [s. Seite 17» Zeilen- und Spaltengestaltung ]. Zahlen als Text Wenn Sie eine Vorwahl z.b eingeben, entfernt Excel die führende Null. Um dies zu verhindern, müssen Sie die Zahl als Text darstellen: Geben Sie vor der 0 ein Hochkomma ein (links von der [ENTER]-TASTE). ODER Formatieren Sie die Zelle vor der Eingabe als Text: REGISTERKARTE START GRUPPE ZAHL DROPDOWNLISTE AUSWAHL TEXT. Sie erhalten jetzt einen Hinweis in Form eines kleinen grünen Dreiecks. Wenn Sie die Zelle markieren, wird ein weiteres Hinweissymbol sichtbar. Klicken Sie dort auf den Pfeil, informiert Sie Excel über mögliche Fehler. In unserem Fall ist die Eingabe korrekt, wir wählen daher FEHLER IGNORIEREN. Damit verschwindet die grüne Ecke samt Hinweissymbol wieder.

12 Hinweis: Wenn Sie wollen, können Sie die Fehlerprüfung in den OPTIONEN deaktivieren: OPTIONEN KATEGORIE FORMELN BEREICH FEHLERPRÜFUNG FEHLERPRÜFUNG IM HINTERGRUND AKTIVIEREN durch Abhaken deaktivieren. Eine Tabelle schnell ausfüllen Füllen Sie eine Tabelle aus, müssen Sie für gewöhnlich am Ende einer Zeile selbst in die nächste Zeile wechseln. Lassen Sie den Zeilenwechsel durch einen einfachen Trick von Excel erledigen: 1. Markieren Sie den auszufüllenden Bereich. 2. Geben Sie den ersten Wert ein und wählen durch Drücken der [TAB]-TASTE die nächste Zelle an. 3. Sind Sie am Ende der Markierung angelangt, springt Excel automatisch in die nächste Zeile. Möchten Sie die Daten lieber von oben nach unten eingeben, benutzen Sie die [ENTER]-TASTE. Falsche Interpretierung eines Formats Stellen Sie Sich vor, Sie wollen eine Kommazahl eingeben und vertippen sich dabei: anstelle des Kommas geben Sie einen Punkt ein. Folgendes passiert: Excel interpretiert Ihre Eingabe als Datum statt der Zahl. Sehen Sie sich den Eintrag auch in der Bearbeitungsleiste an: Wenn Sie jetzt Ihre Eingabe entfernen und nochmals richtig eingeben, wird die Eingabe noch chaotischer dargestellt: Info: Excel hat der Zelle bei der ersten Eingabe das Format Datum zugewiesen, welches auch bei der zweiten Eingabe beibehalten wurde. Lösung: Korrigieren Sie die unerwünschte Formatierung wie folgt: Variante 1 Format löschen: Markieren Sie die betroffene Zelle. Aktivieren Sie das REGISTER START und klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE LÖSCHEN (Radiergummi) auf der ganz rechts angeordneten GRUPPE BEARBEITEN. Wählen Sie dort den BEFEHL FORMATE LÖSCHEN. ODER

13 S e i t e 9 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Variante 2 passendes Format zuweisen: Sie wählen auf dem REGISTER START GRUPPE ZAHL aus der LISTE ZAHLENFORMAT den EINTRAG STANDARD aus. Korrigieren und Löschen Um Zellinhalte zu korrigieren, haben Sie wieder mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Markieren Sie die Zelle, klicken Sie in die Bearbeitungsleiste und korrigieren Sie dort den Fehler. ODER Markieren Sie die Zelle und drücken [F2]. Der Cursor positioniert sich am Ende des Zellinhaltes. Mit den Pfeiltasten gelangen Sie zu der Stelle, die korrigiert werden muss. ODER Doppelklicken Sie auf die Zelle. Je nach Position beim Klicken setzt sich der Cursor ab und Sie können mit der Korrektur beginnen. Möchten Sie Zellinhalte löschen, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie die Zelle und drücken Sie die [ENTF]-TASTE. Funktion Rückgängig [STRG]+[Z] Möchten Sie einen oder mehrere Arbeitsschritte rückgängig machen, klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE RÜCKGÄNGIG in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF und wählen dort die entsprechenden Einträge aus. Funktion Wiederholen [STRG]+[Y] Funktioniert analog zur Funktion Rückgängig. Zellinhalte kopieren und verschieben Hierbei haben Sie wieder mehrere Möglichkeiten, die Sie je nach Bedarf einsetzen können: Copy & Paste 1. Markieren Sie die zu kopierende/n Zelle/n. 2. Mit [STRG]+[C] kopieren Sie den Inhalt. 3. Klicken Sie die Stelle an, an der eingefügt werden soll. 4. Mit [STRG]+[V] fügen Sie den Inhalt ein. 5. In den jetzt sichtbaren EINFÜGEOPTIONEN (STRG) können Sie auswählen, in welcher Form die Daten eingefügt werden sollen (Alles, nur Werte, Formeln, ohne Formatierung,...).

14 Tipp: Alternativ können Sie auch mit der SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN auf dem REGISTER START GRUPPE ZWISCHENABLAGE arbeiten oder Sie wählen im KONTEXTMENÜ (Rechtsklick auf die Zelle) den EINTRAG INHALTE EINFÜGEN. AutoAusfüllen 1. Markieren Sie die zu kopierende/n Zelle/n. 2. Zeigen Sie auf das AUTOAUSFÜLL-KÄSTCHEN in der rechten unteren Ecke der Zelle. 3. Wenn der Mauszeiger zu einem Plussymbol wird, ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste nach unten. 4. Mit Klick auf die jetzt angezeigte AUTOAUSFÜLL-OPTIONEN -SCHALTFLÄCHE können Sie wieder aus mehreren Varianten auswählen: Drag & Drop eignet sich gut für das Kopieren/Verschieben auf kurzen Distanzen 1. Markieren Sie die zu kopierende/n Zelle/n. 2. Zeigen Sie auf den Rahmen des Bereichs. Der Mauszeiger sieht jetzt so aus: a. Verschieben: Ziehen Sie die Zellen mit gedrückter linker Maustaste an den gewünschten Platz. b. Kopieren: Drücken Sie während des Ziehens auf [STRG]. c. Einfügen zwischen vorhandenen Zellen: Drücken Sie während des Ziehen die [UMSCHALT]-TASTE. Tipp: Verwenden Sie beim Ziehen die rechte Maustaste statt der linken, so erhalten Sie beim Loslassen die bereits bekannte Liste mit den verschiedenen EINFÜGE-OPTIONEN: Listen automatisch ausfüllen - AutoAusfüllen Wiederkehrende Daten, wie etwa Wochentage, sind in Excel als fertige Listen verfügbar und können jederzeit automatisch ausgefüllt werden. Wenn Sie eigene Listen haben, die Sie ständig benötigen (z.b. die Namen Ihrer Kollegen), merkt sich Excel auch diese.

15 S e i t e 11 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Mitgelieferte Listen 1. Geben Sie den Text Juli ein. 2. Zeigen Sie im rechten unteren Eck auf das AUTOAUSFÜLL-KÄSTCHEN. 3. Wenn der Cursor zu einem Plus-Symbol wird, ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste nach unten. An der jetzt sichtbaren Quickinfo erkennen Sie, welcher Monat gerade aufgezogen wird. 4. Wenn sie die Maustaste loslassen, erhalten Sie die SCHALTFLÄCHE AUTOAUSFÜLL- OPTIONEN. Hier legen Sie fest, in welcher Form ausgefüllt werden soll. Tipp: Daten lassen sich in alle vier Richtungen ausfüllen! Excel kann noch mehr: Excel erkennt dreistellige Monats-Abkürzungen. Excel erkennt zweistellige Wochentags-Abkürzungen. Excel kann mit Quartalsbezeichnungen umgehen. Excel kann Begriffe durchnummerieren, z.b. wird beim Ziehen des Textes LKW1 die Liste mit LKW2 usw. fortgesetzt. Bitte probieren Sie die verschiedenen Möglichkeiten aus! Eigene Listen definieren 1. Klicken Sie unter REGISTER DATEI OPTIONEN KATEGORIE ERWEITERT BEREICH ALLGEMEIN (ins letzte Drittel runterscrollen) auf die SCHALTFLÄCHE BENUTZERDEFINIERTE LISTEN BEARBEITEN. 2. Geben Sie im FELD LISTENEINTRÄGE den ersten Begriff Ihrer neuen Liste ein und drücken danach auf [ENTER]. 3. Verfahren Sie genauso mit allen weiteren Einträgen.

16 4. Drücken Sie abschließend die SCHALTFLÄCHE HINZUFÜGEN und bestätigen mit OK. Eigene Liste verwenden Um Ihre Liste verwenden zu können, geben Sie einen Begriff aus der Liste ein und ziehen diesen mit dem AUTOAUSFÜLL-KÄSTCHEN auf. Fertige Listen übernehmen Haben Sie eine fertige Liste, können Sie diese einfach durch Markieren und Importieren hinzufügen: 1. Markieren Sie die gewünschte Liste. 2. Öffnen Sie wieder das DIALOGFENSTER BENUTZERDEFINIERTE LISTEN. 3. Durchs Markieren wurde der entsprechende Zellbereich automatisch ins EINGABEFELD LISTE AUS ZELLEN IMPORTIEREN übernommen, Sie müssen nur noch auf IMPORTIEREN klicken. 4. Betätigen Sie abschließend mit OK. Hinweis: Listen können Sie direkt im DIALOGFENSTER BENUTZERDEFINIERTE LISTEN bearbeiten und löschen.

17 S e i t e 13 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Listen per Doppelklick ausfüllen Wenn Sie eine sehr lange Liste haben, kann das Ausfüllen nach unten mühsam und zeitaufwendig sein. Man behilft sich in so einem Fall mit dem automatischen Ausfüllen per Doppelklick. Alles was Sie dazu brauchen, ist eine bereits ausgefüllte Spalte: 1. Setzten Sie den Cursor neben die bereits ausgefüllte Spalte. 2. Geben Sie den gewünschten Text ein und Doppelklicken Sie auf das AUTOAUSFÜLL- KÄSTCHEN. Ergebnis: ergibt Zahlenfolgen Um eine Zahlenfolge auszufüllen, geben Sie die erste Zahl ein und klicken dann bei den AUTOAUSFÜLL-OPTIONEN auf DATENREIHE AUSFÜLLEN. Möchten Sie eine andere Zahlenfolge, wie etwa 3, 6, 9, gestalten, müssen Sie dies Excel zu verstehen geben: Tippen Sie die ersten zwei Zahlen ein und markieren Sie beide. Ziehen Sie jetzt auf und wählen bei den AUTOAUSFÜLL-OPTIONEN die OPTION DATENREIHE AUSFÜLLEN aus. 2 Werte eingeben, beide markieren und dann ziehen

18 Datumswerte Sie können auch Datumswerte automatisch ausfüllen: 1. Geben Sie ein Startdatum ein. 2. Ziehen am AUTOAUSFÜLL-KÄSTCHEN. 3. Bei den AUTOAUSFÜLL-OPTIONEN wählen Sie die gewünschte Option aus: Tage fortlaufend ausfüllen Tage ohne Wochenenden ausfüllen Monate ausfüllen Jahre ausfüllen Tabellengestaltung Um Ihre Daten optisch aufbereiten zu können, müssen Sie die entsprechenden Bereiche zuvor markieren. Zellbereiche markieren Markieren von Aktion oder einer Zelle zusammenhängenden Zellen Einmal darauf klicken. Mit gedrückter linker Maustaste ziehen. Erste Zelle markieren, [UMSCHALT]- TASTE drücken und die letzte Zelle anklicken. nicht zusammenhängenden Zellen Erste Zelle anklicken und mit gedrückter [STRG]-TASTE die restlichen Bereiche markieren. einer Zeile Auf Zeilentitel klicken. [UMSCHALT]+[LEERTASTE] mehreren Zeilen Auf Zeilentitel mit gedrückter linker Maustaste ziehen. einer Spalte Auf Spaltentitel klicken. [STRG]+[LEERTASTE] mehreren Spalten Auf Spaltentitel mit gedrückter linker Maustaste ziehen. allen Zellen Klick auf das kleine Feld, wo sich Spalten- und Zeilentitel kreuzen.

19 S e i t e 15 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Zellen formatieren [STRG]+[1] Textformatierung Zellinhalte sind ähnlich wie bei der Textverarbeitung zu gestalten und wie in Word stehen auch in Excel auf der REGISTERKARTE START GRUPPE SCHRIFTART sämtliche Befehle zur Zeichenformatierung zur Verfügung. Mit dem DIALOGSTARTER im rechten unteren Eck der Gruppe gelangen Sie über das gleichnamige Dialogfeld zu allen verfügbaren Befehlen. Ausrichtung In der GRUPPE AUSRICHTUNG finden Sie weitere Gestaltungsmöglichkeiten, wie etwa die Textausrichtung oder den Zeilenumbruch: Tipp: Einen manuellen Zeilenumbruch in der Zelle erzeugen sie auch mit den TASTEN [ALT]+[ENTER] +. Der Cursor muss dabei in der Zelle sein. Überschriften zentrieren Benutzen Sie zum Zentrieren von Überschriften statt der SCHALTFLÄCHE vorzugsweise den BEFEHL aus dem DIALOGFELD ZELLEN FORMATIEREN. Dies verhindert Probleme bei der Bearbeitung der darunterliegenden Zellen. 1. Öffnen Sie mit dem Dialogstarter das DIALOGFELD ZELLEN FORMATIEREN auf der REGISTERKARTE START GRUPPE AUSRICHTUNG. 2. Wählen Sie dort im BEREICH TEXTAUSRICHTUNG HORIZONTAL die OPTION ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN aus. Rahmen Über die SCHALTFLÄCHE RAHMENLINIE fügen Sie Ihren Zellen Rahmen und Linien hinzu. Findet sich nichts Passendes in der Auswahlliste, öffnen Sie mit der OPTION WEITERE RAHMENLINIEN am Ende dieser Liste das DIALOGFELD ZELLEN FORMATIEREN. Die REGISTERKARTE RAHMEN erscheint und Ihnen stehen nun alle weiteren Optionen zur Verfügung. Tipp: [STRG]+[_] (Underscore) weist eine äußere Rahmenlinie zu.

20 Immer zuerst die Rahmenart (1) wählen, danach die Farbe (2) einstellen und zum Schluss die Position (3) der Linie bestimmen! Schritt 1: Schritt 3: Schritt 2: Tipp: Eine sehr schnelle Art Linien einzufügen und zu löschen, ist die Verwendung der Werkzeuge RAHMENLINIE ZEICHNEN. Probieren Sie es aus! Bestehende Formatvorlagen Auch im Bereich der Zellformatierung bietet Ihnen Excel wieder eine Reihe von fertigen Vorlagen an. Klicken Sie auf das REGISTER START GRUPPE FORMATVORLAGEN SCHALTFLÄCHE ZELLENFORMATVORLAGEN und wählen dort die gewünschte Formatierung aus:

21 S e i t e 17 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Hinweis: Formatierte Zellen können Sie auf die Standardschrift zurücksetzen, indem Sie sie markieren und im FORMATVORLAGENKATALOG den EINTRAG STANDARD wählen. Zeilen- und Spaltengestaltung Die Zeilen und die Spalten haben zunächst eine Einheitsgröße, und zwar 15 mal 10,71 Punkte. Verschieden Zellinhalte erfordern jedoch unterschiedliche Höhen und Breiten. Excel passt die Zeilenhöhe je nach Schriftgröße automatisch an, dennoch ist eine manuelle Anpassung manchmal von Nöten. Zeilenhöhe Zur Einstellung der Zeilenhöhe stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Variante 1 Ziehen 1. Steuern Sie die Trennlinie zweier Zeilen auf der Titelleiste an. Die Maus verändert sich zu einem Doppelpfeil. 2. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste so lange nach oben oder unten, bis die gewünschte Zeilenhöhe erreicht ist. Variante 2 Schaltflächen 1. Stellen Sie die Höhe im DIALOGFENSTER ZEILENHÖHE ein: REGISTER START GRUPPE ZELLEN SCHALTFLÄCHE FORMAT AUSWAHL ZEILENHÖHE. Diese Methode eignet sich besonders dann, wenn Sie einen ganz bestimmten Wert benötigen. Automatische Anpassung 1. Wählen Sie im Formatkatalog die OPTION ZEILENHÖHE AUTOMATISCH ANPASSEN, dann richtet sich Excel nach dem höchsten Eintrag einer Zeile und passt sie danach an. Tipp: Den Effekt der Auto-Anpassung erreichen Sie auch mit einem Doppelklick auf die untere Zeilen-Trennlinie! Bei einer Mehrfachmarkierung ist die unterste Trennlinie anzuklicken.

22 Spaltenbreite Hier gibt es wie beim Einstellen der Zeilenhöhe die folgenden Möglichkeiten: Variante 1 Ziehen 3. Steuern Sie die Trennlinie zweier Spalten auf der Titelleiste an. Die Maus verändert sich zu einem Doppelpfeil. 4. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste so lange nach rechts oder links, bis die gewünschte Spaltenbreite erreicht ist. Variante 2 Schaltflächen 2. Stellen Sie die Breite im DIALOGFENSTER SPALTENBREITE ein: REGISTER START GRUPPE ZELLEN SCHALTFLÄCHE FORMAT AUSWAHL SPALTENBREITE. Diese Methode eignet sich besonders dann, wenn Sie einen ganz bestimmten Wert benötigen. Automatische Anpassung 1. Wählen Sie im Formatkatalog die OPTION SPALTENBREITE AUTOMATISCH ANPASSEN, richtet sich Excel nach dem längsten Eintrag und passt sie danach an. Tipp: Den Effekt der Auto-Anpassung erreichen Sie auch mit einem Doppelklick auf die rechte Spalten-Trennlinie! Bei einer Mehrfachmarkierung ist die äußerste rechte Trennlinie anzuklicken. Formate übertragen Haben Sie einer Zelle aufwendige Formatierungen (Schriftart, Schriftfarbe, Währung, Rahmen, ) zugewiesen und möchten diese nun auch anderen Bereichen zuweisen, müssen Sie nicht wieder von vorne beginnen: Übertragen Sie die Formatierungen mit dem BEFEHL FORMAT ÜBERTRAGEN. 1. Markieren Sie die formatierte Zelle. 2. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE FORMAT ÜBERTRAGEN (Pinsel) auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ZWISCHENABLAGE. 3. Klicken Sie die Zelle an, oder ziehen über jene Bereiche, die die Formate übernehmen sollen.

23 S e i t e 19 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Tipp: Damit Sie den Pinsel für mehrere, nicht zusammenhängende Bereiche nutzen können, aktivieren Sie diesen durch einen Doppel- statt Einfachklick! Formate löschen 1. Markieren Sie den betreffenden Bereich. 2. Löschen Sie durch Klick auf den BEFEHL FORMATE LÖSCHEN auf der REGISTERKARTE START GRUPPE BEARBEITEN alle zugewiesenen Formate. Als Tabelle formatieren Möchten Sie Ihrer gesamten Tabelle rasch ein Layout zuweisen, benutzen Sie die FUNKTION ALS TABELLE GESTALTEN. 1. Positionieren Sie den Cursor in der zu gestaltenden Tabelle. 2. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE ALS TABELLE FORMATIEREN auf der REGISTERKARTE START GRUPPE FORMATVORLAGEN. 3. Wählen Sie per Mausklick das gewünschte Format aus dem Katalog aus. 4. Sie erhalten ein Fenster, in dem Excel den Zellbereich der Tabelle vorschlägt. Sie können diesen bei Bedarf korrigieren. 5. Bestätigen Sie mit OK.

24 Info: Die Tabelle hat jetzt im Überschriftenbereich Schaltflächen mit kleinen Dreiecken bekommen. Sie stehen für den AutoFilter. Damit könne Sie Ihre Daten filtern und sortieren [s. Seite 49» Filtern ]. Hinweis: Wenn Sie den AutoFilter deaktivieren möchten, wechseln Sie auf die REGISTERKARTE DATEN BEREICH SORTIEREN UND FILTERN und klicken dort auf die gelb gefärbte (= aktiv) SCHALTFLÄCHE FILTERN. Tabellenformat löschen 1. Klicken Sie in die Tabelle. 2. Gehen auf die Sie REGISTERKARTE ENTWURF und wählen in der GRUPPE TABELLENFORMATVORLAGEN den ersten EINTRAG KEINE aus. Designs Die einheitliche Gestaltung von Kommunikationsmitteln trägt wesentlich zum Erscheinungsbild, also der Identität eines Unternehmens bei. Elemente wie Logos, Schriftarten und Schriftfarben sind meist fix vorgegeben. Damit Sie die vorgeschriebenen Formate stets schnell zur Hand haben, können Sie sich Ihr eigenes Design maßschneidern: Designfarben definieren: 1. Wechseln Sie zur REGISTERKARTE SEITENLAYOUT. 2. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE FARBEN auf der GRUPPE DESIGNS und wählen dort den letzten LISTENEINTRAG NEUE DESIGNFARBEN ERSTELLEN aus.

25 S e i t e 21 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 3. Sie erhalten dieses DIALOGFENSTER, wo Sie für jeden Bereich eine eigene Farbe definieren können. Definiert Füllund Schriftfarben Definiert Farben für Formen, Diagramme und SmartArts Definiert Farben für Hyperlins 4. Weisen Sie Ihrem neuen Farbdesign einen Namen zu und bestätigen mit SPEICHERN. Designschriften definieren: 5. Zum Einstellen Ihrer Designschrift klicken Sie in derselben Befehlsgruppe auf die SCHALTFLÄCHE SCHRIFTARTEN und wählen wiederum den letzten LISTENEINTRAG NEUE DESIGNSCHRIFTARTEN ERSTELLEN aus. 6. Sie erhalten dieses DIALOGFENSTER, wo Sie Ihre persönliche Schriftart für die Überschriften und den Textkörper definieren. 7. Weisen Sie Ihrem neuen Schriftdesign einen Namen zu und bestätigen mit SPEICHERN. Komplettes Design abspeichern 8. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE DESIGNS und wählen dort den letzten LISTENEINTRAG AKTUELLES DESIGN SPEICHERN aus.

26 9. Excel schlägt zum Speichern automatisch das Unterverzeichnis Document Themes in Ihrem Vorlagenordner vor. Vergeben Sie einen passenden Filenamen und bestätigen mit SPEICHERN. Ihr persönliches Design befindet sich nun im BEREICH BENUTZERDEFINIERT, den Sie über die SCHALTFLÄCHE DESIGNS öffnen können. Info: Alle Designs stehen auch in anderen Office-Anwendungen, wie Word oder PowerPoint, zur Verfügung! Hinweis: Designrichtlinien der MU-Leoben finden Sie im Corporate Design Manual, welches als PDF-Dokument - MUL CD Manual.pdf - auf der hinterlegt ist. Zahlen formatieren Automatisches Formatieren Büropostplatte im Ordner PR Excel interpretiert Ihre Eingaben selbständig, erkennt also die eingegebenen Zeichen als Zahl, Text, Datum oder Zeitangabe. Hier ein paar Beispiele: Eingabe ergibt angewandtes Zahlenformat oder TT.MM.JJJJ oder Mär TT.MMM 6:30 06:30 hh:mm

27 S e i t e 23 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Manuelles Formatieren Möchten Sie die Zahlen manuell formatieren, stehen Ihnen die entsprechenden Befehle auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ZAHL zur Verfügung. Über die SCHALTFLÄCHE ZAHLENFORMAT erhalten Sie einen KATALOG mit weiteren Formatierungsangeboten. Mit dem DIALOGSTARTER (kleiner diagonaler Pfeil im rechten unteren Eck der Gruppe) oder der OPTION MEHR im Zahlenformatkatalog gelangen Sie schließlich in das zugehörige DIALOGFELD ZELLEN FORMATIEREN, das die Gesamtheit aller Befehle enthält. Die Formate auf der Registergruppe Zahl : Symbol Bezeichnung Beschreibung Buchhaltung Fügt das Euro-Format (Österreich) ein. Mit Klick auf den Pfeil können Sie Euro (Deutschland), US-Dollar und weitere Währungsformate wählen. Prozent 1.000er Trennzeichen Dezimalstelle hinzufügen Dezimalstelle löschen Multipliziert den Zellinhalt mit 100 und fügt das %-Zeichen hinzu. Fügt 2 Dezimalzeichen und Tausendertrennpunkte ein. Fügt pro Klick eine Dezimalstelle hinzu Entfernt pro Klick eine Dezimalstelle Alle Formate im Dialogfeld Zellen formatieren : Format Standard Mit Standard formatierte Zellen haben kein bestimmtes Zahlenformat. Tipp: Shortcut [STRG]+[&] weist das Format Standard zu.

28 Format Zahl Tippen Sie 1000,00 ein, interpretiert Excel wie bereits erwähnt Ihre Eingabe als Zahl und gibt sie rechtsbündig im Format Standard als 1000 aus. Das Format Zahl gibt Ihnen nun die Möglichkeit, Dezimalstellen und Tausendertrennzeichen einzufügen und die Darstellung negativer Zahlen zu definieren. Tipp: Shortcut [STRG]+[!] weist das Format Zahl mit mit Tausendertrennzeichen, 2 Dezimalstellen + Vorzeichen zu. Format Währung Im Auswahlbereich Symbol finden Sie neben den Währungssymbolen auch die dreistelligen internationalen Währungsformate. Wie im Format Zahl können Sie auch hier Dezimalstellen, Tausendertrennzeichen und die Darstellung negativer Zahlen festlegen. Tipp: Shortcut [STRG]+[$] weist das Format Währung mit Euro-Symbol + 2 Nachkommastellen hinzu. Format Buchhaltung Diese Kategorie dient der Darstellung monetärer Werte. Es können dieselben Einstellungen bis auf die Rotfärbung negativer Zahlen wie in der Kategorie Währung vorgenommen werden. In der Darstellung ergeben sich folgende Unterschiede zum Format Währung : Format Datum Sie können oder eingeben, in beiden Fällen wird ausgegeben. Tippen Sie nur 28.7 oder 28-7 ein, erhalten Sie als Ergebnis 28. Jul. In der Bearbeitungsleiste ist aber in allen Fällen interlegt, denn für Excel ist es vor allem wichtig, mit diesen Werten als fortlaufende Zahl rechnen zu können.

29 S e i t e 25 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] In der Kategorie Datum stehen Ihnen zahlreiche Datumsformate in unterschiedlichen Gebietsschemen zur Auswahl zur Verfügung. Tipp: Shortcut [STRG]+[.] ergibt das aktuelle Datum. Format Uhrzeit Beim manuellen Eintippen der Uhrzeit trennen Sie bitte Stunden und Minuten durch einen Doppelpunkt: 11:15. In der Kategorie Uhrzeit stehen Ihnen zahlreiche Formate in unterschiedlichen Gebietsschemen zur Auswahl Verfügung. Tipp: [STRG]+[UMSCHALT] + [.] ergibt die aktuelle Uhrzeit. Format Prozent Beim Anwenden des Formats Prozent wird der Zellinhalt mit 100 multipliziert und mit einem %- Zeichen versehen. Die Eingabe von 1 würde also 100% ergeben: Tipp: Shortcut [STRG]+[%] weist das Format Prozent ohne Dezimalstellen zu. Format Bruch Geben Sie Ihre Bruchzahl in Dezimalschreibweise ein und weisen das Format Bruch zu, betrifft dies nur die Anzeige. In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass weiterhin die Dezimalzahl verwendet wird. Hinweis: Geben Sie Ihren Bruch mit Schrägstrich ein, müssen Sie der Zelle zuerst das Format Bruch zuweisen und dann die Eingabe durchführen. Andernfalls würde Ihre Bruchzahl als Datum definiert werden!

30 Format Wissenschaft In der Wissenschaft und Technik hat man es häufig mit sehr großen oder sehr kleinen Maßzahlen zu tun. Diese sind schwierig zu lesen, nicht gut miteinander vergleichbar und beim Kopfrechnen stößt man schnell an Grenzen. Der Taschenrechner kann diese Zahlen aufgrund ihrer Länge gar nicht erfassen. Lösung: Man behilft sich der Exponentialschreibweise. Tipp: Shortcut [STRG]+[ ] weist das Format Wissenschaft zu. Ein Beispiel: Der mittlere Abstand der Erde von der Sonne beträgt m. Diese Zahl lässt sich auch so schreiben: 1, oder so: 1, oder 1,5 E11 Info: Der Buchstabe E steht für mal 10 hoch ; die Zahl 1,5 wird Mantisse genannt und die Zahl 11 ist der Exponent. Verschiebt man das Komma in der Mantisse um so viel Stellen nach rechts, wie der Exponent angibt und füllt die leeren Stellen mit Null auf, erhält man wieder die normale Zahlendarstellung. Sonderformate Unter dieser Kategorie werden besondere Zahlenformate, wie etwa für Postleitzahlen, Sozialversicherungsnummern oder ISBN-Nummern angeboten. Bei Gebietsschema muss Deutsch (Deutschland) ausgewählt sein (Österreich) ist nicht befüllt! Benutzerdefinierte Formate Geben Ihnen die Möglichkeit, eigene Formate festzulegen. Mengenangaben Beispielsweise möchten Sie eine Rezeptliste erstellen, wo jede Mengenangabe mit der Einheit dag versehen werden soll: 1. Wählen Sie in der KATEGORIE BENUTZERDEFINIERT im BEREICH TYP ein Format aus, das Ihren Vorstellungen am nächsten kommt, z. B Die Auswahl erscheint nun im Anzeigefeld. Tippen Sie dahinter Folgendes ein: Leerzeichen + dag (Hochkommas zwingend!).

31 S e i t e 27 [ G r u n d l a g e n i n E x c e l ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 3. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Nach Eingabe in die formatierten Zellen erhalten Sie folgende Ergebnisse: Einzahl & Mehrzahl Excel kann bei benutzerdefinierten Zahlenformaten die Ein- und Mehrzahl unterscheiden. Angenommen, Sie führen eine Liste mit Kursanmeldungen. Beim Wert 1 soll Anmeldung ausgegeben werden, ab einem höheren Wert Anmeldungen. 1. Markieren sie die gewünschten Zellen. 2. Aktivieren Sie die OPTION BENUTZERDEFINIERT. 3. Geben Sie im BEREICH TYP Folgendes ein: [=1]0 Anmeldung ;#.##0 Anmeldungen Nach Eingabe in die formatierten Zellen erhalten Sie die folgenden Ergebnisse: Benutzerdefinierte Datumwerte Sind Sie in der Kategorie Datum nicht fündig geworden, können Sie in der Kategorie Benutzerdefiniert Ihr Wunschformat zusammenstellen. 1. Geben Sie ein Datum ein und markieren anschließend diese Zelle. 2. Aktivieren Sie die OPTION BENUTZERDEFINIERT. 3. Geben Sie im BEREICH TYP Ihr gewünschtes Format ein, indem Sie Tage, Monate und Jahre miteinander kombinieren. Auf der nächsten Seite finden Sie unterstützende Beispielmuster.

32 Beispieldatum T = Tag T ergibt 1; TT ergibt 01; TTT ergibt Mo TTTT ergibt Montag M = Monat M ergibt 8; MM ergibt 08; MMM ergibt Aug MMMM ergibt August J= Jahr JJ ergibt 11; JJJJ ergibt 2011 Weiters möglich: TTTT, den T. MMMM JJJJ ergibt Montag, den 1. August 2011

33 S e i t e 29 [ G r u n d r e c h n u n g s a r t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Grundrechnungsarten Addition 1. Tippen Sie in Zelle A ein. 2. Darunter geben Sie 5324 ein. 3. Klicken Sie in die Zelle A3, in der das Summenergebnis stehen soll, und geben ein Gleichheitszeichen = ein. 4. Klicken Sie in die Zelle des ersten Summanden und geben ein Pluszeichen + ein. 5. Klicken Sie auf den zweiten Summanden. 6. Zum Abschluss bestätigen Sie mit [ENTER]. Excel zeigt das Ergebnis sofort in Zelle A3 an, die Formel sehen Sie in der Bearbeitungsleiste. Subtraktion Verfahren Sie gleich wie bei der Addition, aber verwenden Sie diesmal das Rechenzeichen Minus. Multiplikation Verfahren Sie gleich wie bei der Addition, aber verwenden Sie diesmal das Rechenzeichen Mal. Division Verfahren Sie gleich wie bei der Addition, aber verwenden Sie diesmal das Rechenzeichen Division. Tipp: Alle Rechenzeichen mit Ausnahme des Gleichheitszeichens können Sie bequem über den numerischen Ziffernblock im rechten Bereich der Tastatur eingeben. Die Rechenregeln Punkt- vor Strichrechnung Klammern werden zuerst ausgerechnet Keine Division durch Null!

34 Summen bilden [ALT]+[=] Sind mehrere Zahlen zu addieren, ist die Verwendung des Summensymbols sinnvoll. 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Uebung-Excel-Grundlagen-2.xlsx und wählen das Tabellenblatt Studierendenstatistik aus. 1. Markieren Sie die Zelle C7, in der die erste Summe zu bilden ist. 2. Klicken Sie nun auf der REGISTERKARTE START GRUPPE BEARBEITEN die SCHALTFLÄCHE SUMME. In der Bearbeitungsleiste ist die Summenformel notiert, im Tabellenblatt wird der von Excel vorgeschlagene Bereich von einer gestrichelten, sich ständig bewegenden Linie ( laufende Ameisen ) gekennzeichnet. 3. Entspricht dieser Bereich Ihrem Wunsch, bestätigen Sie dies durch Drücken der [ENTER]- TASTE. 4. Verfahren Sie gleich in den Zellen D7, E7 und F7. 5. Bilden Sie in Spalte G die Gesamtsummen. 6. Vorsicht! Beim Berechnen der Zelle G6 bietet Ihnen Excel einen falschen Bereich an! Korrigieren Sie dies, indem Sie die gewünschten Zellen C4-F6 mit gedrückter linker Maustaste markieren. 7. Bestätigen Sie mit [ENTER]. Tipp: Von Excel vorgeschlagene Berechnungsbereiche immer kontrollieren! Hinweis: Zellen, die Ergebnisse enthalten, dürfen nie in Berechnungen miteinbezogen werden!

35 S e i t e 31 [ G r u n d r e c h n u n g s a r t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Formeln kopieren Im vorigen Beispiel haben Sie 8 Mal die Summentaste gedrückt. Das muss nicht so oft sein - Sie können Formeln auch kopieren! Relative Bezüge 1. Löschen Sie alle Summen, bis auf die in Zelle C7 und G4, aus dem Beispiel heraus. 2. Klicken Sie auf die Zelle C7 und zeigen auf das Ausfüllkästchen im rechten unteren Eck. Wenn aus dem Mauszeiger ein schlankes Plus wird, ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle F7 und lassen dann los. Info: =SUMME(C4:C6) wurde nun in die Zellen D7 bis F7 kopiert. Werfen Sie einen Blick auf die einzelnen Formeln. Sie sehen, dass die Spaltennamen verändert wurden: Z.B. lautet die Formel in Zelle D7 =SUMME(D4:D6). Excel ist also davon ausgegangen, dass Sie die Summen pro Spalten bilden wollten und hat deshalb die Spaltennamen angepasst = Relative Adressierung. 3. Kopieren Sie auf selben Weg auch die Formeln für die Zellen G5 bis G7. Tipp: Um das bestehende Layout der Tabelle beizubehalten, nutzen Sie wieder die Möglichkeiten der AUTOAUSFÜLL-OPTIONEN! Absolute Bezüge Es nicht immer erwünscht, dass sich Zellinhalte beim Kopieren von Formeln verändern. Stellen Sie sich vor, Sie gestalten eine Preisliste, in der Sie pro angeführte Ware immer denselben Gutscheinwert abziehen wollen. Sie haben also einen Zellwert, der unverändert bleiben muss = Absoluter Bezug. Sehen Sie selbst im nächsten Beispiel: 1. Wechseln Sie in der Mappe Uebung-Excel-Grundlagen-2.xlsx auf das Tabellenblatt Preisliste Jeans. 2. Markieren Sie die Zelle C5. 3. Geben Sie =B5-B2 ein und bestätigen mit [ENTER]. Sie haben nun den Gutscheinwert vom ersten Preis abgezogen.

36 4. Kopieren Sie nun die Formel nach unten. Das Ergebnis ist fehlerhaft! Die Zelle C6 ist unverändert geblieben, während die Zelle C7 eine Fehlermeldung ausgibt. Gehen wir der Sache auf den Grund: Möglichkeit 1: Formel in der Bearbeitungsleiste überprüfen: a. Klicken Sie in Zelle C6 und sehen Sie sich die Berechnung an. Richtigerweise wurde die Zelle B6 verwendet und falscherweise die Zelle B3, die in unserem Fall leer ist. Es wurde also 69-0 gerechnet. b. Klicken Sie in Zelle C7 und sehen Sie sich auch dort die Berechnung an. Richtigerweise wurde die Zelle B7 verwendet und falscherweise die Zelle B4, die in unserem Fall Text enthält. Mit Text kann nicht gerechnet werden, daher erscheint die Fehlermeldung #WERT! Möglichkeit 2: Mit der Formelüberwachung arbeiten c. Markieren Sie die zu überprüfende Zelle und klicken auf der REGISTERKARTE FORMELN GRUPPE FORMELÜBERWACHUNG die SCHALTFLÄCHE SPUR ZUM VORGÄNGER an. Hinweis: Die blauen Pfeile können Sie durch Klick auf die SCHALTFLÄCHE PFEILE ENTFERNEN wieder verschwinden lassen. Info: Jetzt wissen wir, dass genau der Fall eingetreten ist, den wir nicht wollten! Zelle B2 (Gutscheinwert, der fix bleiben sollte) ist durch das Kopieren nach unten verrutscht. Lösung: Wir fixieren B2 innerhalb der Formel mittels Dollarzeichen = Absoluter Bezug. Die Eingabe der Dollarzeichen erfolgt durch Drücken von [F4].

37 S e i t e 33 [ G r u n d r e c h n u n g s a r t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 1. Markieren Sie die Zelle C5. 2. Geben Sie erneut =B5-B2 ein und drücken danach [F4]. In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass B2 nun in Dollarzeichen verpackt ist. 3. Schließen Sie die Berechnung mit [ENTER]ab. 4. Kopieren Sie die Formel wieder nach unten. Jetzt stimmen die Berechnungen! Gemischte Bezüge Manchmal tritt der Fall ein, dass beim Formelkopieren nur die Spalte oder nur die Zeile zu verändern ist. Dann spricht man von Gemischten Bezügen. Die Dollarzeichen sind dementsprechend zu setzen: Das erste Dollarzeichen fixiert die Spalte, das zweite Dollarzeichen fixiert die Zeile. $A$1 Sehen wir uns das anhand eines Beispiels an: 1. Wechseln Sie in derselben Mappe zum Tabellenblatt Provisionen. Vier Mitarbeiter verdienen zu unterschiedlichen Anteilen bei vier verschiedenen Projekten Provisionen. Diese gilt es auszurechnen. 2. Klicken Sie in Zelle C4 und geben =B4*C3 ein. Wir überlegen: Wenn wir die Formel nach unten kopieren wollen, muss im Bezug C2 die Zeile erhalten bleiben, also: C$3. 3. Positionieren Sie den Cursor vor oder nach C3 und drücken 2 Mal die Taste [F4]. Weiters überlegen wir: Wenn wir die Formel nach rechts kopieren wollen, muss im Bezug B4 die Spalte erhalten bleiben, also: $B4. 4. Positionieren Sie den Cursor vor oder nach B4 und drücken 3 Mal die Taste [F4]. 5. Bestätigen Sie mit [ENTER]. 6. Füllen Sie die Formeln mit den AUTOAUSFÜLLOPTIONEN OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN nach unten und rechts aus. Zusammenfassung der Bezüge: Zellinhalt Bezug Taste [F4] Aktion beim Kopieren =$A$1 absolut 1 x drücken Feste Adressierung; Zellinhalt bleibt immer gleich =A$1 gemischt 2 x drücken Spalten werden angepasst; Zeile 1 bleibt Zeile 1. =$A1 gemischt 3 x drücken Zeilen werden angepasst; Spalte A bleibt Spalte A. =A1 relativ 4 x drücken Variable Adressierung; Zelladresse wird immer verändert.

38 Mit Tabellen arbeiten Spalten einfügen [STRG]+[+] 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Uebung-Excel-Tabellen verwalten.xlsx und wählen das Tabellenblatt Monatsumsätze aus. 2. Bilden Sie zunächst die Summen. 3. Zwischen der Spalte Schokoriegel und Fruchtgummi soll eine Spalte eingefügt werden. Klicken Sie dazu in die Spalte C. Hinweis: Es spiel dabei keine Rolle, ob Sie nur eine Zelle anklicken oder die ganze Spalte markieren! 4. Fügen Sie die Spalte ein: Variante 1 - Schaltfläche: Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ZELLEN SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN den EINTRAG BLATTSPALTEN EINFÜGEN. Variante 2 - Kontextmenü: Öffnen Sie per Rechtsklick das KONTEXTMENÜ. Wählen Sie dort den EINTRAG ZELLEN EINFÜGEN und in weiterer Folge die OPTION GANZE SPALTE aus. Variante 3 - Tastenkombi: Drücken Sie [STRG]+[+] und wählen die OPTION GANZE SPALTE aus. Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeiten der EINFÜGE-OPTIONEN!

39 S e i t e 35 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 5. Füllen Sie die Spalte wie abgebildet auf und kopieren zur Summenbildung die Formel B7 nach C7. Hinweis: Zum Einfügen mehrerer Spalten markieren Sie die entsprechende Anzahl von Spalten und führen dann eine der oben beschriebenen Varianten durch. Zeilen einfügen [STRG]+[+] Im aktuellen Beispiel soll der Monat Juli eingefügt werden. 1. Klicken Sie in die Zeile 7. Hinweis: Es spiel dabei keine Rolle, ob Sie nur eine Zelle anklicken oder die ganze Zeile markieren! 2. Fügen Sie die Zeile ein: Variante 1 - Schaltfläche: Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ZELLEN SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN den EINTRAG BLATTZEILEN einfügen. Variante 2 - Kontextmenü: Öffnen Sie per Rechtsklick das KONTEXTMENÜ. Wählen Sie dort den EINTRAG ZELLEN EINFÜGEN und in weiterer Folge die OPTION GANZE ZEILE aus. Variante 3 - Tastenkombi: Drücken Sie die TASTENKOMBINATION [STRG]+[+] und wählen die OPTION GANZE ZEILE aus.

40 3. Geben Sie folgende Werte in die neue Spalte ein: Hinweis: Zum Einfügen mehrerer Zeilen markieren Sie die entsprechende Anzahl von Zeilen und führen dann eine der oben beschriebenen Varianten durch. Tipp: Kontrollieren Sie nach dem Einfügen von Spalten und Zeilen stets die Formeln! Eventuell müssen Sie sie neu eingegeben! Zeilen löschen [STRG]+[-] Wir möchten aus vorigem Beispiel den Monat März löschen: 1. Klicken Sie in die Zeile Löschen Sie die Zeile: Variante 1 - Schaltfläche: Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE ZELLEN SCHALTFLÄCHE LÖSCHEN den EINTRAG BLATTSZEILEN LÖSCHEN. Variante 2 - Kontextmenü: Öffnen Sie per Rechtsklick das KONTEXTMENÜ. Wählen Sie dort den EINTRAG ZELLEN LÖSCHEN und in weiterer Folge die OPTION GANZE ZEILE aus. Variante 3 - Tastenkombi: Drücken Sie die TASTENKOMBINATION [STRG]+[-] und wählen die OPTION GANZE ZEILE aus.

41 S e i t e 37 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Spalten löschen [STRG]+[-] Das Löschen von Spalten funktioniert analog zum Löschen von Zeilen [s. Seite 36]. Spalten und Zeilen transponieren Wenn Sie feststellen, dass Sie die Zeilen und Spalten in Ihrer Tabelle lieber umgekehrt angeordnet hätten, können Sie dies mit der Funktion Transponieren ändern. 1. Markieren und kopieren (z.b. mit [STRG]+[C]) Sie die gesamte Tabelle Monatsumsätze. 2. Positionieren Sie den Cursor in einem Bereich, der Platz genug für die neue transponierte Tabelle bietet. 3. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE EINFÜGEN auf der REGISTERKARTE START und wählen den BEFEHL TRANSPONIEREN. Die transponierte Tabelle wurde unterhalb der Ausgangstabelle eingefügt. 4. Sie können jetzt die Ausgangstabelle löschen [s. Seite 36» Zeilen löschen ]. 5. Optimieren Sie die Breite der Spalte A. Bereiche kopieren [STRG]+[C] So kopieren Sie ganze Tabellen bzw. -bereiche an andere Positionen oder in andere Blätter: 1. Markieren Sie in der Tabelle Monatsumsätze den Zellbereich B3-B8. 2. Starten Sie mit [STRG] + [C] den BEFEHL KOPIEREN. 3. Markieren Sie die Zelle C12, ab der die Kopie erscheinen soll. 4. Starten Sie mit [STRG] + [V] den Befehl Einfügen Beachten Sie dabei wieder die EINFÜGEOPTIONEN! Hinweis: Die gestrichelte, sich ständig bewegenden Linie ( laufende Ameisen ), die das kopierte Objekt umgibt, können Sie durch Drücken von [ESC] entfernen.

42 Zeilen ausschneiden & verschieben Mit diesen 4 Schritten können Sie Zeilen und Spalten ausschneiden bzw. verschieben: 1. Markieren Sie in der Tabelle Monatsumsätze die Zellen A6-F6. 2. Starten Sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL AUSSCHNEIDEN. 3. Markieren Sie die Zelle A5, an der die ausgeschnittenen Zellen erscheinen sollen. 4. Wählen Sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL AUSGESCHNITTENE ZELLEN EINFÜGEN. Spalten ausschneiden & verschieben Das Ausschneiden und Verschieben von Spalten funktioniert analog zu den Zeilen. Überschriften einfrieren (fixieren) Beim Arbeiten mit sehr umfangreichen Tabellen haben Sie das Problem, dass Sie die Zeilen- und Spaltenüberschiften aus dem Blick verlieren, wenn Sie weit nach unten oder rechts scrollen. Hier schafft die Funktion Fenster einfrieren Abhilfe. 1. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Listenpreise Golf Trend. 2. Markieren Sie die Zelle, ab der gescrollt werden kann in unserem Fall ist es die Zelle B2. 3. Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE ANSICHT GRUPPE FENSTER SCHALTFLÄCHE FENSTER EINFRIEREN die AUSWAHL FENSTER EINFRIEREN. Hinweis: Neu auf dieser Schaltfläche sind die Befehle Oberste Zeile einfrieren und Erste Spalte einfrieren. Hierzu braucht man keine bestimmte Zelle markieren.

43 S e i t e 39 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Gruppierung Mit dieser Technik können Sie bestimmte Spalten oder Zeilen zu einer Gruppe zusammenfassen und nach Bedarf ein- oder ausblenden. Dies verschafft eine gute Übersicht am Bildschirm und ermöglicht Ausdrucke ohne Detaildaten. Voraussetzung für diese Funktion ist eine strukturierte Tabelle. 1. Wechseln Sie in der aktuellen Übungsdatei Uebung-Excel-Tabellen verwalten.xlsx zum Tabellenblatt Autovermietung. 2. Markieren Sie die Zeilen Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE DATEN GRUPPE GLIEDERUNG die SCHALTFLÄCHE GRUPPIEREN. 4. Führen Sie dieselben Schritte für die Zeilen 8, und durch. Sie erhalten folgendes Ergebnis: Hinweis: Falls keine Gliederung angezeigt wird, kontrollieren Sie bitte folgendes: Wechseln Sie auf der REGISTERKARTE DATEI zu den OPTIONEN. Im BEREICH ERWEITERT finden Sie in der unteren Hälfte OPTIONEN FÜR DIESES ARBEITSBLATT ANZEIGEN: Der vorletzte Punkt GLIEDERUNGSSYMBOLE ANZEIGEN, WENN EINE GLIEDERUNG ANGEWENDET WURDE muss angehakt sein. Ein Klick auf die Minussymbole lässt die gruppierten Zeilen verschwinden, ein Klick auf die Plussymbole lässt sie wieder erscheinen. Benutzen Sie auch die Schalflächen 1 und 2.

44 5. Markieren Sie jetzt die Spalten B-E und gruppieren diese auf selben Weg wie die Zeilen. Mithilfe der Gruppierung lässt sich unsere Beispieltabelle so übersichtlich darstellen: Info: Die Schriftgrößen passen sich automatisch an den reduzierten Platz an! Gruppierung entfernen Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE GLIEDERUNG auf der SCHALTFLÄCHE GRUPPIERUNG AUFHEBEN den BEFEHL GLIEDERUNG ENTFERNEN. AutoGliederung Mit der AutoGliederung erstellt Excel selbständig Gliederungsebenen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn es in der Tabelle Berechnungen gibt - Excel orientiert sich also an Formeln und bildet auf deren Grundlage Gliederungen. Die AutoGliederung ist die schnellere Variante, bringt aber nicht immer ein aussagekräftiges Ergebnis! 1. Entfernen Sie die Gliederung aus unserer Beispieltabelle. 2. Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE START GRUPPE GLIEDERUNG auf der SCHALTFLÄCHE GRUPPIEREN den BEFEHL AUTOGLIEDERUNG. 3. Markieren Sie die Zeile 8 und aktivieren den BEFEHL GRUPPIEREN. Hinweis: Es können nur ganze Zeilen oder ganze Spalten, aber keine einzelnen Zellen oder Zellbereiche gruppiert werden!

45 S e i t e 41 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Datenüberprüfung Standardmäßig kann in eine Zelle jeder beliebige Inhalt eingegeben werden. Möchte man die Eingabemöglichkeiten einschränken, so kann man mithilfe der Datenüberprüfung Gültigkeitskriterien festlegen. Werden diese Kriterien nicht erfüllt, ist die Eingabe nicht möglich. Wenn erwünscht, erscheint dazu eine entsprechende Fehlermeldung. Sehen wir uns das anhand eines Beispiels an: 1. Bleiben Sie in der Übungsdatei Uebung-Excel-Tabellen verwalten.xlsx und wählen das Tabellenblatt HappyHoliday aus. In der Spalte A soll die Reisedauer in Tagen - also ganze Zahlen - eingegeben werden. Weiters soll die Dauer mit max. 21 Tagen beschränkt werden: 2. Markieren Sie die Zellen A4-A9. 3. Aktivieren Sie auf der REGISTERKARTE DATEN GRUPPE DATENTOOLS den BEFEHL DATENÜBERPRÜFUNG und geben im REITER EINSTELLUNGEN folgende Werte ein: 4. Im REITER EINGABEMELDUNG haben Sie die Möglichkeit, einen Hinweistext einzugeben. Dieser erscheint beim Anklicken der überwachten Zellen.

46 5. Im REITER FEHLERMELDUNG definieren Sie den Text für eine Pop-up-Fehlermeldung. In der Spalte B soll nun das Reiseziel angegeben werden. In diesem Fall beschränken wir die Eingabe durch eine vorgegebene Auswahlliste: 6. Markieren Sie die Zeilen B4-B9. 7. Aktivieren Sie wieder den BEFEHL DATENÜBERPRÜFUNG und geben im REITER EINSTELLUNGEN folgende Werte ein: Hinweis: Sie können die Listeneinträge im Bereich Quelle eintippen oder fertige Listen durch markieren übernehmen. 8. Gestalten Sie die Eingabe- und Fehlermeldung nach Ihren Wünschen. 9. Beschränken Sie in Spalte C die Reisemonate ebenfalls in Form einer Auswahlliste. So könnte Ihre Datenüberprüfung aussehen:

47 S e i t e 43 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Kommentare einfügen [UMSCHALT]+[F2] Mit Kommentaren kann man Zellen erklärende Informationen hinzufügen. Das Anbringen solcher virtuellen Merkzetteln ist nicht nur für sich selbst eine gute Stütze, sondern auch sehr nützlich, wenn man seine Arbeit mit anderen teilt. Kommentare werden standardmäßig nur angezeigt, wenn man sich mit dem Mauszeiger auf der Zelle befindet. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, der Sie einen Kommentar zuweisen wollen. 2. Wählen Sie im KONTEXTMENÜ den EINTRAG KOMMENTAR EINFÜGEN. Alternativ dazu können Sie auch die SCHALTFLÄCHE NEUER KOMMENTAR auf dem REGISTER ÜBERPRÜFEN verwenden. 3. Es öffnet sich ein gelbes Feld, in das Sie Ihre Notiz eingeben können. 4. Zum Beenden klicken Sie einfach in eine andere Zelle. Am rechten oberen Rand weist jetzt eine rote Ecke auf den eingefügten Kommentar hin. Jedes Mal, wenn Sie mit dem Mauszeiger zu diesem Bereich gelangen, wird der Kommentar eingeblendet. 5. Um den Kommentar bearbeiten zu können, wählen Sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL KOMMENTAR BEARBEITEN oder Sie klicken auf die GLEICHNAMIGE SCHALTFLÄCHE. Tipp: Sie können Kommentare beliebig gestalten: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gestrichelten Rand und wählen aus dem KONTEXTMENÜ den BEFEHL KOMMENTAR FORMATIEREN. Tipp: [STRG]+[UMSCHALT]+[O] markiert alle Zellen mit Kommentaren. Bedingte Formatierung Mit der bedingten Formatierung können Sie Daten, die bestimmte, von Ihnen festgelegte Kriterien erfüllen, durch spezielle Formatierungen hervorheben. Sehen wir uns verschiedene Möglichkeiten an: Auf dem REGISTER START, GRUPPE FORMATVORLAGEN befindet sich die SCHALTFLÄCHE BEDINGTE FORMATIERUNG. Neben einfacher Zeichenformatierung und Farbhinterlegung gibt es auch die Möglichkeit, bedingte Formatierungen durch Farbbalken und und Symbolen darzustellen.

48 Hervorheben von Zellen 1. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Lagerliste in der aktuellen Arbeitsmappe. In dieser Lagerbestandsliste sollen alle Preise mit einem Wert über 500 Euro farblich hervorgehoben werden: 2. Markieren Sie den Zellbereich E4-E Aktivieren Sie in der KATEGORIE REGELN ZUM HERVORHEBEN VON ZELLEN die OPTION GRÖSSER ALS. 4. Ein Dialogfeld öffnet sich. Geben Sie im Eingabefeld 500 ein und wählen die gewünschte Formatierung - in unserem Beispiel ist es die hellrote Füllung 2 - aus. 5. Nach dem Bestätigen mit OK erscheinen alle Preise über einem Wert von 500 Euro in roter Schriftfarbe und rosafarbenem Hintergrund. Weiters sollen alle Preise unter 300 Euro farblich hervorgehoben werden: 6. Markieren Sie wieder den Zellbereich E4-E Wählen Sie diesmal die OPTION KLEINER ALS aus und geben folgende Werte ein: 8. Nach dem Bestätigen mit OK erscheinen alle Preise unter einem Wert von 300 Euro in grüner Schriftfarbe und grünem Hintergrund. Doppelte Werte aufspüren Nun möchten wir überprüfen, ob in der Liste Geräte doppelt angeführt sind. 9. Markieren Sie die Zellen B4-B Wählen Sie die OPTION DOPPELTE WERTE aus und geben folgende Werte ein: 11. Nach dem Bestätigen mit OK hat Excel zwei identen Einträge - Zanussi rosafarben hinterlegt. Mit Farbbalken hervorheben Farbbalken verdeutlichen Zahlenmaterial, ohne ein Diagramm erstellen zu müssen. 12. Markieren Sie die Zellen F4-F Wählen Sie aus der KATEGORIE DATENBALKEN Ihr bevorzugtes Format aus. 14. Nach dem Bestätigen mit OK ist jeder Zahl Farbbalken (längerer Balken = höherer Wert) zugewiesen.

49 S e i t e 45 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Darstellung von Zahlenwerten durch Farbbalken Die Länge des Datenbalkens stellt den Wert in der Zelle dar: Ein Längerer Balken stellt einen höheren Wert dar. Mit Symbolen hervorheben Sie können Ihren Zahlenwerten auch mit Symbolen Ausdruck verleihen. 1. Wechseln Sie zum Tabellenblatt Monatsumsätze. 2. Markieren Sie die Zellen B4-E4. 3. Wählen Sie aus der KATEGORIE SYMBOLSÄTZE die Dreiecke aus. 4. Nach dem Bestätigen mit OK hat Excel hat die Werte mit Symbolen in prozentueller Aufteilung versehen: 0 bis 33 Prozent (rotes Dreieck absteigend), 33 bis 66 Prozent (gelber Balken) und 67 bis 100 Prozent (grüner Pfeil aufsteigend). Benötigen Sie eine andere Aufteilung, können Sie diese wie folgt abändern: 1. Öffnen Sie durch Klick auf die OPTION WEITERE REGELN in der KATEGORIE SYMBOLSÄTZE das DIALOGFELD NEUE FORMATIERUNGSREGEL.

50 2. Nehmen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel die gewünschten Änderungen vor: Tipp: Zum Übertragen der bedingten Formatierung auf die Zellen der Fruchtgummis, Bonbons und Kaugummis ist es am einfachsten, den Formatpinsel zu verwenden. Darstellung von Zahlenwerten mit Symbolen Die Werte wurden je nach prozentueller Aufteilung mit Symbolen versehen. Gruppenmodus Wenn Sie auf mehreren Tabellenblättern ein und denselben Inhalt benötigen, brauchen Sie nicht Kopien der Blätter anzufertigen, sondern Sie arbeiten im Gruppenmodus: Dieser ermöglicht es Ihnen, auf mehreren Blättern gleichzeitig quasi wie mit Durchschlagpapier zu arbeiten. So aktivieren Sie den Gruppenmodus: Alle Tabellenblätter: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Register und wählen im KONTEXTMENÜ den BEFEHL ALLE BLÄTTER AUSWÄHLEN aus. Mehrere aufeinanderfolgende Tabellenblätter: Klicken Sie mit gedrückter [UMSCHALT]-TASTE auf das erste und das letzte zu gruppierende Tabellenblatt. Mehrere nicht aufeinanderfolgende Tabellenblätter: Klicken Sie mit gedrückter [STRG]-TASTE die einzelnen Tabellenblätter an, die Sie gruppieren möchten.

51 S e i t e 47 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Im folgenden Beispiel geht es um laufende Kosten eines Betriebes, wobei diese monatlich auf einzelnen Tabellenblättern dargestellt werden sollen. 1. Öffnen Sie die Mappe Uebung-Excel-Gruppenmodus.xlsx. 2. Aktivieren Sie den Gruppenmodus, indem Sie mit gedrückter [UMSCHALT]-TASTE die Blätter Tabelle1 und Tabelle3 anklicken. Info: In der Titelleiste weist jetzt das Wort [Gruppe] auf die Aktivierung des Gruppenmodus hin. Alles, was Sie jetzt eingeben, wird auch auf die anderen markierten Blätter übertragen. 3. Erfassen Sie in etwa folgendes Tabellengerüst: Deaktivieren Sie jetzt wieder den Gruppenmodus: 4. Klicken Sie auf ein Register außerhalb der Gruppe oder wählen Sie im KONTEXTMENÜ den BEFEHL GRUPPIERUNG AUFHEBEN aus. Info: Das Wort [Gruppe] ist jetzt wieder aus der Titelleiste verschwunden, nur noch ein Tabellenblatt ist aktiv. 5. Jetzt können Sie beginnen, auf jedem Tabellenblatt individuelle Daten einzugeben. 6. Benennen Sie die Tabellenblätter in Jänner, Februar und März um. 3D-Bezüge Über mehrere Tabellenblätter rechnen Sie haben im vorigen Beispiel Kosten für die Monate Jänner bis März erfasst. Nun haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Posten auf einem Blatt zusammenfassen: 1. Kopieren Sie das Tabellenblatt März, indem Sie es mit gedrückter [STRG]-TASTE nach rechts ziehen. 2. Benennen Sie es in 1. Quartal um. 3. Löschen Sie die Zahlen aus Spalte B. 4. Klicken Sie in die Zelle B6, in der die erste Summe gebildet werden soll. Leiten Sie den Rechenschritt mit = ein. 5. Wechseln Sie auf das Registerblatt Jänner und klicken dort die Zelle B6 an. 6. Mit + setzten Sie die Rechnung fort. 7. Wechseln Sie auf das Registerblatt Februar und klicken dort wiederum die Zelle B6 an.

52 8. Mit + setzen Sie die Rechnung weiter fort. 9. Wechseln Sie auf das Registerblatt März und klicken den letzten Summanden, Zelle B6, an. 10. Bestätigen Sie jetzt ohne Wechseln des Registerblattes! mit [ENTER]. 11. Für die Posten Miete und Betriebskosten wiederholen Sie analog die Schritte 3 bis 9 oder kopieren Sie die Formel in B6 nach unten. Jänner!B6 =Tabellenblatt = Spalte = Zeile t 2D Bezug 3D Bezug In Zelle B6 des Registerblattes 1. Quartal sind die Personalkosten von Jänner bis März aufsummiert. Betrachten Sie die Formel in der Bearbeitungsleiste! Bei einer großen Anzahl von zu berechnenden Tabellenblättern können Sie folgende Alternative anwenden: 1. Löschen Sie die Ergebnisse des 1. Quartals wieder heraus. 2. Markieren die Zelle B6. 3. Klicken Sie auf das SUMMENSYMBOL. 4. Klicken Sie auf das Blattregister Jänner. 5. Klicken Sie mit gedrückter [UMSCHALT]-TASTE auf das Blattregister März. 6. Klicken Sie im aktiven Tabellenblatt auf die Zelle B6. 7. Bestätigen Sie mit [ENTER] In der Bearbeitungsleiste sieht die Formel nun so aus: 8. Führen Sie dieselben Schritte auch für die Miete und Personalkosten durch, oder kopieren Sie die Formel nach unten.

53 S e i t e 49 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Filtern [STRG]+[UMSCHALT]+[L] Mit dem Filter - auch Autofilter genannt - können Sie die Anzeige von Tabellenbereichen auf bestimmte Datenzeilen reduzieren. 1. Öffnen Sie die Datei Uebung-Excel-Tabellen verwalten.xlsx und wählen das Tabellenblatt Listenpreise Golf Trend aus. 2. Positionieren Sie den Cursor im zu filternden Datenbereich. 3. Wechseln Sie auf das REGISTER START und klicken auf die SCHALTFLÄCHE FILTERN. Die Überschriftenfelder sind jetzt mit Pfeilschaltflächen für die Filterung versehen. 4. Wir nehmen an, wir möchten alle BlueMotion-Modelle herausfiltern: Klicken Sie bei der Überschrift Modell auf die Pfeilschaltfläche. 5. Haken Sie die beiden BlueMotion Modelle an; dies geht am schnellsten, wenn Sie die OPTION ALLES AUSWÄHLEN zuerst deaktivieren und dann die gewünschten Einträge anhaken. 6. Bestätigen Sie mit OK Hinweis: Blau eingefärbte Zeilennummern und ein Filtersymbol auf der Pfeilschaltfläche weisen darauf hin, dass Sie momentan nicht alle Datensätze, sondern nur eine Auswahl gefilterter Daten sehen. Die Statusleiste gibt Auskunft über die Anzahl der gefilterten Datensätze und die Gesamtdatenanzahl. 7. Filtern Sie nach weiteren Kriterien, indem Sie den beschriebenen Vorgang bei den gewünschten Spalten wiederholen. Filterung löschen Sie haben zwei Möglichkeiten, die Filterung wieder aufzuheben: 1. Klicken Sie erneut auf die Pfeilschaltfläche der Überschrift Modell. 2. Wählen Sie den EINTRAG FILTER LÖSCHEN AUS MODELL ODER 1. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE LÖSCHEN, die sich direkt neben der Schaltfläche Filtern befindet. Filter deaktivieren Um den Filter zu deaktivieren, klicken Sie erneut auf die SCHALTFLÄCHE FILTERN. Sie ist jetzt wieder ausgegraut.

54 Der benutzerdefinierte Filter Möchten Sie nach speziellen Suchkriterien filtern, wenden Sie den benutzerdefinierten Filter an. Bleiben wir bei unserer Beispieltabelle Listenpreise Golf Trend und nehmen an, dass wir alle TDI- Modelle herausfiltern möchten: 1. Aktivieren Sie wieder den Filter und klicken auf die Pfeilschaltfläche der Überschrift Modell. 2. Zeigen Sie auf den 6. Eintrag - je nach Inhalt Ihrer Spalte erscheint ZAHLENFILTER, TEXTFILTER oder DATUMSFILTER - in unserem Fall Textfilter - und klicken auf ENTHÄLT. 3. Geben Sie im Eingabefeld neben enthält das Suchkriterium TDI ein. 4. Bestätigen Sie mit OK. Ergebnis: Alle TDI-Modelle wurden herausgefiltert:

55 S e i t e 51 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Hinweis: Sobald eine leere Zeile oder Spalte in Ihrer Tabelle auftaucht, ist für Excel die Liste zu Ende, d. h., alle Daten außerhalb der Liste werden nicht mitgefiltert! Sie können diesen Umstand umgehen, indem Sie den gesamten zu filternden Bereich inklusive Leerzellen als Tabelle formatieren [s. Seite 19» Als Tabelle formatieren ]. Sortieren Excel kann Ihre Daten alphabetisch sortieren. Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit, nach Zellenfarben, Schriftfarben und Symbolen zu sortieren. Alphabetisches Sortieren Sortieren Sie Ihre Liste auf- oder absteigend. 1. Wechseln Sie in der aktuellen Mappe auf das Tabellenblatt Nahrungsmittel. Die Spalte A soll alphabetisch, in aufsteigender Reihenfolge, sortiert werden: 2. Klicken Sie in die Spalte A und drücken auf der REGISTERKARTE SORTIEREN UND FILTERN auf die SCHALTFLÄCHE VON A-Z SORTIEREN. Farbliches Sortieren Farblich sortiert werden kann nach Schrift- oder Zellenfarbe. Die Kaffee-, Tee- und Schokoladeprodukte in unserem Beispiel sind jeweils in einer anderen Schriftfarbe gehalten. Dies machen wir uns zunutze: Excel soll uns mit Hilfe der farblichen Sortierung zuerst alle Kaffeesorten, dann die Teesorten und zum Schluss die Schokoladensorten auflisten: 1. Klicken Sie wieder in Spalte A und benutzen diesmal die SCHALTFLÄCHE SORTIEREN. Hinweis: Sie erkennen im Hintergrund, dass Excel automatisch die Liste markiert hat. Aber Vorsicht! Es verhält sich gleich wie beim Filtern Leerzeilen- oder Spalten beenden die Liste und außerhalb liegende Bereiche werden nicht sortiert! 2. Das DIALOGFENSTER SORTIEREN öffnet sich. Da wir bereits sortiert haben, scheint bereits ein Eintrag auf. Markieren und löschen Sie diesen mit der SCHALTFLÄCHE EBENE LÖSCHEN. 3. Fügen Sie mit EBENE HINZUFÜGEN eine neue Eingabezeile hinzu und geben wählen folgende Optionen aus: 4. Bestätigen Sie mit OK. Alle Kaffeesorten (braun) stehen nun am Beginn der Liste. Als nächstes sollen die Teesorten angeführt werden. Wir fügen einen weiteren Sortierungsbefehl hinzu:

56 5. Klicken Sie wiederum auf die SCHALTFLÄCHE SORTIEREN, fügen mit der SCHALTFLÄCHE EBENE HINZUFÜGEN eine neue Eingabezeile hinzu und wählen die folgenden Werte aus: 6. Bestätigen Sie mit OK. Die Teesorten sind jetzt im Anschluss an die Kaffeesorten gereiht, zum Schluss sind die Schokoladen aufgelistet. Sortieren nach Symbolen Enthält Ihre Liste eine bedingte Formatierung mit Symbolen, können Sie Ihre Daten nach diesen Symbolen sortieren. In unserem Beispiel ist der Preis sinnvollerweise pro Produktgruppe - mit Fahnensymbolen formatiertet (Grün = günstig, Gelb = mittlere Klasse, Rot = teuer). Wir möchten nun eine Reihung jeweils von der günstigsten bis zur teuersten Sorte durchführen. 1. Markieren Sie zunächst die Kaffeesorten. 2. Aktivieren Sie die SCHALTFLÄCHE SORTIEREN und klicken im soeben geöffneten Dialogfeld auf den letzten Eintrag. 3. Fügen Sie jetzt mit der SCHALTFLÄCHE EBENE HINZUFÜGEN eine weitere Eingabezeile hinzu. 4. Wählen Sie folgende Werte aus: 5. Verfahren Sie gleich bei den Tee- und Kaffeesorten. Hinweis: Falls Sie ohne Überschrift sortieren, deaktivieren Sie rechts oben im DIALOGFELD SORTIEREN den Haken bei DATEN HABEN ÜBERSCHRIFTEN. Sie erhalten dann im ersten Auswahlfeld statt den oft weniger aussagekräftigen Zellwerten die Spaltennamen.

57 S e i t e 53 [ M i t T a b e l l e n a r b e i t e n ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Die fertig sortierte Liste: Hinweis: Beachten Sie die Reihenfolge der Sortierung! Die erste Auswahl hat immer oberste Priorität, gefolgt von allen weiteren Sortierungen. Beilspiel: Sie sortieren eine Mitarbeiterliste nach Abteilungen und danach nach Nachnamen. Ergebnis: Die Abteilungen werden zusammengefasst und innerhalb der Abteilungen werden die Daten nach den Nachnahmen sortiert. Sortierung aufheben 1. Öffnen Sie mit Klick auf die SCHALTFLÄCHE SORTIEREN das gleichnamige DIALOGFELD. 2. Markieren Sie den zu löschenden Eintrag und klicken auf EBENE LÖSCHEN.

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