Hinweise für PC- Einsteiger zusammengestellt von Berthold Güssmer

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1 Hinweise für PC- Einsteiger zusammengestellt von Berthold Güssmer

2 Der Word-Bildschirm Inhaltsverzeichnis 1 EINLEITUNG TEXTVERARBEITUNG MIT MICROSOFT WORD 97 / Der Word-Bildschirm Bearbeitungsgrundlagen Textstrukturen Zeichenformatierung Die Zeichensätze Der Zeichenformatierungsdialog Absatzformatierung Grundlagen Die Formatierungszeichen Die Steuerung der Einzüge Die Textausrichtung Nummerierungen Aufzählungen Rahmen und Schattierungen Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen Tabulatoren Arbeiten mit Tabellen Druckfunktionen Einfaches Drucken Umschläge und Etiketten Seriendruck Text und Grafik Grafikobjekte Cliparts Grafik-Dateien Wordart Autoformen Layout-Funktionen Abschnitte und Spalten Große Dokumente Gliederung Nummerierung der Gliederungsebenen Inhaltsverzeichnis Kopf- und Fußzeilen Überschriften in Kopf- und Fußzeilen Fuß- und Endnoten Index Teamarbeit Nützliche Funktionen Autotext-Funktion Rechtschreibprüfung Thesaurus Silbentrennung Seite T_word.doc

3 Die Zeichensätze ECL Makros - Programmierung Aufgaben zum Lehrgangsteil Word-Grundlagen Übungsaufgabe zur Textgestaltung Autor: Berthold Güssmer Seite- 3 -

4 1 Einleitung Die Personalcomputer sind aus dem heutigen Leben, ob privat oder geschäftlich, nicht mehr wegzudenken. Der effektive Umgang mit diesen Maschinen wird überall erwartet und gefordert, aber er ist leider noch kein Schulstoff. Die Nutzer der Rechentechnik wollen oft nur ihre Texte mit dem Rechner schreiben oder bestimmte Berechnungen in Tabellen anfertigen. Sie haben sich selbst mit dem allernötigsten Wissen versorgt, und sich damit abgefunden, dass der Rechner dieses oder jenes einfach nicht macht, einiges auf seine eigene Weise löst oder sogar abstürzt Ein gewisses Mindestmaß an Grundkenntnissen ist unabdingbar, um so etwas wie Herrschaft über einen Rechner zu erlangen. Im folgenden soll es darum gehen, ein paar wichtige Fragen in diesem Zusammenhang zu beantworten. - Was macht eigentlich das Betriebssystem? - Wie mache ich aus meinem Rechner eine Druckerei oder ein Zeichenbrett? - Wie setze ich die Tabellenkalkulation ein? Autor: Berthold Güssmer Seite- 4 -

5 Der Word-Bildschirm ECL 2 Textverarbeitung mit MICROSOFT Word 97 / Der Word-Bildschirm Standard-Symbolleiste Format-Symbolleiste Mausclick rechts für weitere Symbolleisten Dateiname Menüleiste horizontales Lineal bedruckbarer Textbereich Texteinfügemarke nichtbedruckbare Seitenränder Statusleiste vertikales Lineal In der Titelleiste des Fensters befindet sich der Dateiname des aktuellen Textes. Mit Hilfe der Menüleiste sind alle Menübefehle über das in Windows übliche Aufblättern von Befehlszeilen ausführbar. Einige Befehle können auch über die Symbolleisten ausgeführt werden, was im allgemeinen schneller geht. In diesem Fall sind aber oft einige Befehlsoptionen nicht erreichbar, so dass man von Fall zu Fall entscheiden muss, welche Aktion günstiger ist. Die Texteingabe erfolgt üblicherweise per Tastatur, die den von früheren Schreibmaschinen übernommenen Erfahrungen entspricht. Autor: Berthold Güssmer Seite- 5 -

6 Bearbeitungsgrundlagen 2.2 Bearbeitungsgrundlagen Alle Bearbeitungsschritte in Word wirken sich nur auf vorher markierte Bereiche aus! Text markieren durch Ziehen mit gedrückter linker Maustaste Das Textverarbeitungsprogrsmm Word ist wie das Betriebssystem Windows grafisch orientiert, d. h. es nutzt ebenfalls ein Zeigegerät also die Maus- für die Bedienung. Auch typisch die Funktion der linken Maustaste, mit der Objekte gepickt oder geklickt werden, um sie auszuwählen - zu markieren. Genauso üblich, der Doppelclick 2 Clicks mit der linken Maustaste schnell hintereinander, um die Auswahl zu bestätigen oder Aktionen auszuführen. Möglich auch das drag & drop man hält die linke Maustaste auf markierten Objekten gedrückt und bewegt es mit dem Mauszeiger an den Zielort, wo es durch Loslassen der linken Taste fallengelassen wird. Bei gedrückter Strg-Taste wird das Objekt sicher kopiert, bei gedrückter Shift-Taste sicher verschoben. In Word ist die rechte Maustaste ebenfalls konsequent eingearbeitet. Hiermit hat man die Möglichkeit das Kontextmenü aufzurufen, um weitere Aktionen, die je nach Arbeitssituation sinnvoll sind auszuführen. Seite T_word.doc

7 Textstrukturen ECL 2.3 Textstrukturen Word erledigt Aufgaben für vorher bestimmte Bereiche des Textes. Der Text oder das Dokument besteht aus Buchstaben, Wörtern, Sätzen, Absätzen, gegliederten Textebenen und diversen Zusatzobjekten.. Je nach Bedarf muss man entscheiden, welche Aktionen auf welche dieser Elemente angewendet werden sollen. Wörter und Sätze können hinsichtlich der Verwendung von Zeichenformatierungen gestaltet werden. Sie stellen damit die unterste Ebene der Textgestaltung dar. Ein besonders wichtiges Element bei der Textbearbeitung ist der Absatz, der aus inhaltlich zusammengehörigen Sätzen besteht. Vor allem ist die Einstellung der Einzüge wichtig, die absatzweise betrachtet werden. Die höher gegliederten Textelemente stellt man über Formatvorlagen ein. Hierbei handelt es sich um Textgliederungsebenen, die eine Generierung von Inhaltsverzeichnissen und automatischen Nummerierungen ermöglicht. Natürlich erfordert diese Arbeitsweise eine exakte Strukturierung des Textes. In den Office-Anwendungen kann man den Besen oder Pinsel benutzen, um damit, ausschliesslich nur Formatierungen ohne konkreten Inhalt auf andere Objekte zu übertragen. Die formatierten Objekte, Zeichen oder Absätze, werden markiert und, ähnlich wie beim Kopieren und Einfügen, auf die Zielobjekte gestülpt. Der Cursor wandelt sich dabei zu einem Pinselsymbol. Besen Pinsel Autor: Berthold Güssmer Seite- 7 -

8 Zeichenformatierung 2.4 Zeichenformatierung Die Zeichensätze Die Buchdruckkunst teilt die Zeichensätze in zwei unterschiedliche Gruppen ein. Ein Satz verwendet Zeichen, die immer gleichbreit sind. Sie wurden aus technologischen Gründen auf den früheren Schreibmaschinen eingesetzt. Diese Zeichen stehen unabhängig vom Schriftbild immer exakt untereinander. Das gilt für breite Buchstaben, schmale Buchstaben oder auch Leerzeichen. Man spricht deswegen von unproportionaler Schrift. Optisch ansprechender sind die Zeichen, wenn ihre Breite der Zeichenform entspricht. Das ist bei proportionalen Schriftsätzen der Fall. Breite Buchstaben nehmen mehr Platz ein, als schmale. Folglich kann man auf Zeilen mit schmalen Buchstaben mehr Zeichen unterbringen, als auf Zeilen mit breiten Buchstaben. Das heißt auch, dass die Zeichen in zwei Zeilen niemals exakt untereinander stehen werden, was sich besonders beim Schreiben von Tabellen auswirkt Der Zeichenformatierungsdialog Für ausgewählte Zeichen, Wörter und Sätze können die Zeichenformatierung angewendet werden. Sie bezieht sich nur auf die markierten Zeichen. Der Dialog wird erreicht über das Menü Format Zeichen. Festlegung von Schriftart, Schriftschnitt und Schriftgrad Zeichenformatierungsdialog Menü - Format - Zeichen (kann per Maus verschoben werden) diverse weitere Formatierungsmöglichkeiten Vorschau der Zeichenformatierung Seite T_word.doc

9 Zeichenformatierung ECL Einige Formatierungen sind auch in der Format-Symbolleiste verfügbar. Symbolleiste Format Schriftart Schriftgröße Zeichenfarbe Hintergrundfarbe unterstrichen Kursiv Fettschrift Autor: Berthold Güssmer Seite- 9 -

10 Absatzformatierung 2.5 Absatzformatierung Grundlagen Für die Strukturierung von Text bietet sich der Absatz an, weil er die inhaltliche Geschlossenheit der formulierten Gedanken zum Ausdruck bringt. Nicht nur das Wort oder der Satz sind wichtig, sondern erst das ganze Geflecht aus vielen Wörtern und Sätzen trägt den Gedanken vor, der dann in einem Absatz dargestellt wird. In Textverarbeitungen kommt es darauf an, absatztreu zu arbeiten. Das heißt, dass man die Struktur von Absätzen erkennen und durchsetzen muss. Beliebt, aber verboten (!!!) sind eigenmächtige Zeilenschaltungen per Enter-Taste, wie man sie von der guten alten Schreibmaschine her kennt. Warum ist das so? Unter Windows kann man die Schrift beispielsweise jederzeit in der Größe verändern. Man kann proportionale in unproportionale Schrift umwandeln oder umgekehrt. Da sich dadurch die Seitengröße nicht automatisch mitändert, kommt es sofort zu veränderten Zeilenlängen, die entweder zu kurz oder zu lang sind. Beides bringt die Absatzstruktur durcheinander Die Formatierungszeichen Die Formatierungszeichen werden nicht gedruckt. Sie zeigen dem Bediener die Absatzstruktur an. Dazu gehören die Absatzendemarke, die Zeilenschaltung und der Tabulator. Während der Textbearbeitung sollten sie daher eingeblendet sein, damit man sich in den Absätzen orientieren kann. Einblenden der Formatierungszeichen Tabulator Zeilenschaltung wird mit Shift + Enter manuell gesteuert Absatzende Enter-Taste Diese Zeilenumbrüche werden automatisch gesteuert. Die Entertaste beendet den Absatz. Mit der Kombination Shift + Enter wird erreicht, dass man innerhalb des Absatzes auf der nächsten Zeile vorn anfängt, also ohne dass der Absatz beendet wird. Das wird für Formatierungen wichtig, die im ganzen Absatz gleich bleiben sollen. Die Zeilenschaltungen im Absatz erfolgen automatisch. Seite T_word.doc

11 Absatzformatierung ECL Die Steuerung der Einzüge Die Einzüge bestimmen innerhalb der Seitenbreite die linke und rechte Begrenzung des Textes. Sie sind streng absatzgebunden, gelten also für den ganzen Absatz. Die Steuerung erfolgt entweder über den Dialog Format-Absatz oder über das Lineal. Im Lineal können die Einzüge auch per Maus positioniert werden. Erstzeileneinzug Hängender Einzug Rechter Einzug Linker Einzug Erstzeileneinzug Rechter Einzug Hängender Einzug Absatzende Erstzeileneinzug Hängender Einzug Linker Einzug Rechter Einzug Position des Textbeginns auf der ersten Zeile des Absatzes Position des Textbeginns auf den restlichen Zeilen des Absatzes bezieht sich auf Erstzeilen- und Hängenden Einzug Position des Textendes auf den Zeilen des Absatzes Um die Einzüge für einen Absatz einzustellen, genügt es, den Cursor irgendwo in den Absatz zu stellen. Der Geltungsbereich erstreckt sich ohnehin immer nur auf ganze Absätze. Wenn mehrere Absätze ausgewählt werden, muss man lediglich den Cursor irgendwo in den ersten Absatz stellen und die Markierung bis zu einer beliebigen Position im letzten Absatz ziehen. Autor: Berthold Güssmer Seite- 11 -

12 Absatzformatierung Die Textausrichtung Für die Textausrichtung im Absatz stehen 4 Möglichkeiten zur Verfügung: Der Aufruf erfolgt über die Formatsymbolleiste oder über den Dialog Format-Absatz. Linksbündig richtet den Text am linken Einzug aus (Standard) Rechtsbündig richtet den Text am rechten Einzug aus Mittig richtet den Text an der Mitte des Absatzes aus Blocksatz fügt zwischen den Wörtern zusätzliche Leerzeichen ein Dialog Format-Absatz Formatsymbolleiste Seite T_word.doc

13 Absatzformatierung ECL Nummerierungen Nummerierungen lassen sich einfach erzeugen. Es handelt sich ebenfalls um Absatzformatierungen. Die Absätze werden markiert und per Symbolleiste oder Dialog Format Nummerierung und Aufzählungszeichen nummeriert. Per Dialog hat man die Möglichkeit, Nummerierungen neu zu beginnen oder Varianten zu wählen.. Dialog Nummerierung und Aufzählungszeichen Formatsymbolleiste Nummerierte Absätze Autor: Berthold Güssmer Seite- 13 -

14 Absatzformatierung Aufzählungen Aufzählungen werden analog wie Nummerierungen erstellt. Es handelt sich wiederum um Absatzformatierungen. Die Absätze werden markiert und per Symbolleiste oder Dialog Format Nummerierung und Aufzählungszeichen nummeriert. Per Dialog hat man die Möglichkeit, Aufzählungen zu variieren. Dialog Nummerierung und Aufzählungszeichen Formatsymbolleiste Absätze mit Aufzählungszeichen Seite T_word.doc

15 Absatzformatierung ECL Rahmen und Schattierungen Rahmen, Unterstreichungen, Seitenstriche werden mit dem Dialog Format-Rahmen und Schattierungen oder über die Formatsymbolleiste erstellt. Als Bezug können markierte Zeichen oder Absätze gewählt werden. Dialog Format Rahmen und Schattierung Bezug auf Text oder Absatz Funktionsaufruf aus Symbolleiste Auswahlmöglichkeiten Bezug auf Text Bezug auf Absatz Autor: Berthold Güssmer Seite- 15 -

16 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen 2.6 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen Tabulatoren Verwendet man proportionale Schrift, hat man keine Chance, die Zeichen exakt untereinander auszurichten, da es breite und schmale Zeichen gibt. Besonders deutlich wird das bei Ziffern. Zeichen stehen nicht exakt untereinander Man ersetzt in diesem häufig benötigten Fall die Leerzeichen durch einen (!!!) Tabulator. Dieser sorgt dafür, dass die nächsten Zeichen genau an die Tabulatorposition gesetzt werden. Es gibt linksbündige, rechtsbündige und mittige Tabulatoren, die innerhalb des Absatzes so wirken, wie es bei der Absatzausrichtung beschrieben wurde. Eine Besonderheit bildet der Dezimaltabulator, der bei Zahlen am Dezimaltrennzeichen beginnt, vor dem Komma rechtsbündig schreibt und nach dem Komma linksbündig, so dass alle Zahlen am Komma ausgerichtet werden. Die Tabulatoren setzt man als Absatzformat im Dialog Format Absatz Tabstopps Tabulatotyp Tabulatorposition Seite T_word.doc

17 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen ECL Einfacher geht das Positionieren von Tabulatoren im Lineal per Mausklick. Mit dem Umschalter wird der Tabulatortyp ausgewählt und anschließend im Lineal gesetzt. Nicht benötigte Tabulatoren werden einfach aus dem Lineal herausgezogen. Umschalter für Tabulatotyp Tabulatotpositionen Die Zeichen stehen exakt untereinander Autor: Berthold Güssmer Seite- 17 -

18 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen Arbeiten mit Tabellen Texte, die mit Tabulatoren geschrieben wurden, kann man sehr leicht in Tabellen umwandeln. Der Text wird markiert und mit dem Dialog Tabelle-Umwandeln-Text in Tabelle formatiert. Markierter Text Umwandlungsdialog Die Spalten werden selbsständig erkannt Seite T_word.doc

19 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen ECL Ergebnis ist eine Tabelle Die Spalten haben eigene Einzüge, Tabulatoren und Breitenbegrenzungen Mit dem hier erscheinenden Pfeil kann die ganze Spalte markiert werden, um die Spaltenbreite und den Einzug einzustellen. Für das Arbeiten mit Tabellen stehen zahlreiche Funktionen im Menüdialog Tabellen und in der Symbolleiste Tabellen und Rahmen zur Verfügung. Unter vielen anderen Möglichkeiten können zusätzliche Tabellenfelder gezeichnet oder Überflüssiges einfach wegradiert werden. Autor: Berthold Güssmer Seite- 19 -

20 Datenstrukturen mit Tabulatoren und Tabellen Wir möchten unterhalb der Tabelle eine zusätzliche Zeile einfügen und dort den Gesamtumsatz berechnen lassen. Aktuelle Zeile Symbolleiste Tabellen und Rahmen Menüdialog Tabellen Zellen einfügen Zeile unterhalb Per Funktion Autosumme wird ein Summenfeld eingefügt Obwohl Word die Summenberechnung scheinbar mühelos meistert, sollte man Berechnungen in Tabellen möglichst mit EXCEL erledigen. Seite T_word.doc

21 Druckfunktionen ECL 2.7 Druckfunktionen Einfaches Drucken Wenn man seinen Text drucken möchte, kann man einfach auf das Druckersymbol in der Symbolleiste Standard klicken. Der Druck wird sofort ausgeführt, allerdings hat man auch keine Möglichkeit, die Druckeinstellungen anzupassen. Es ist deswegen oft sinnvoller, mit dem Dialog Datei-Drucken zu arbeiten. Auswahl des Druckers und der Druckereigenschaften Zusätzliche Optinen z.b. Seiten rückwärts drucken Auswahl der Druckseiten Einschränkungen auf alle, gerade oder ungerade Seiten oder Dokumenteigenschaften Optionen für Mehrfachdruck Autor: Berthold Güssmer Seite- 21 -

22 Druckfunktionen Umschläge und Etiketten Der Aufruf erfolgt im Dialog Extras-Umschläge und Etiketten. Zugang zum Adressbuch Auswahl des Umschlags und der Zuführung im Drucker Zugang zum Adressbuch Auswahl des Umschlags und der Zuführung im Drucker Seite T_word.doc

23 Druckfunktionen ECL Seriendruck Häufig sind Rundschreiben gleichen Inhalts an mehrere Empfänger zu senden. Word erledigt die Aufgabe mit der Serienbrief-Funktion. Man schreibt zunächst den Brieftext, das Hauptdokument. Zusätzlich benötigt man eine Liste mit den Empfängeradressen, die man mit Tabulatoren oder als Tabelle schreiben kann. Auch fremde Datenlisten, EXCEL-Tabellen, ACCESS-Daten oder das Adressbuch von Windows oder Outlook sind verwendbar. Namensliste Zusätzliches Merkmal für das Geschlecht Autor: Berthold Güssmer Seite- 23 -

24 Druckfunktionen Man verbindet die Namensliste mit dem Hauptdokument, indem im Dialog Extras Seriendruck die Spaltenbezeichnungen als Seriendruckfeld eingefügt werden. Der Brief wird zum Serienbrief erklärt Es können auch Umschläge oder Etiketten gewählt werden. Beide Dokumente können von hier aus bearbeitet werden Aufruf der Namensliste Seriendruckfunktionen in der Symbolleiste In den Seriendruckfunktionen der Symbolleiste kann man sofort in die Vorschau wechseln und per Navigationsschalter die Einzelbriefe ansehen und drucken. Seite T_word.doc

25 Druckfunktionen ECL Um die Anredefelder einzustellen fügt man das Bedingungsfeld per Wenn...dann...sonst-Dialog ein. Aufstellen der Prüfungsbedingung Einfügen des Textes im positiven Ergebnisfall Einfügen des Textes im negativen Ergebnisfall Das Bedingungsfeld steuert die Anrede per Geschlechtsmerkmal aus der Namensliste. Wenn die Spalte G ein M enthält, setzt Word die Anrede auf Herrn anderenfalls auf Frau. Dies wiederholt sich bei der Anredezeile im Brief. Man schreibt Sehr geehrte und setzt die Bedingung so, dass wenn die Spalte G ein M enthält mit r Herr und anderenfalls mit Frau ergänzt wird. Nun sollte der Serienbrief funktionieren. Autor: Berthold Güssmer Seite- 25 -

26 Text und Grafik 2.8 Text und Grafik Grafikobjekte Dokumentationen enthalten nicht nur Text, sondern diverse grafische Objekte. Sie werden über den Dialog Einfügen Grafik eingesetzt. Grafikobjekte Die Verbindung von Grafik und Text erreicht man durch Doppelklick auf das Objekt. Grafikformatierungsdialog mit den Optionen für Grafik und Textfluss Seite T_word.doc

27 Text und Grafik ECL Cliparts Es stehen installationsabhängig- zahlreiche Piktogramme und Comics zur Verfügung. Man wählt sie aus dem Katalog und setzt sie an entsprechender Stelle ein. Grafikobjekte Grafik-Dateien Digitale Fotos oder Grafikdateien können über den Dateidialog direkt eingefügt werden Autor: Berthold Güssmer Seite- 27 -

28 Text und Grafik Wordart Wortart ist ein spezieller Service, der einen Schriftzug besonders formatiert. Die Grobauswahl erfolgt im Dialog Wordart. Grobauswahl des Wordartstils Eingabe des Textes und der Texteigenschaften Wordartobjekt mit Griffen zum Positionieren und Drehen Wordartsymbolleiste zum Formatieren des Wordartobjekts Seite T_word.doc

29 Text und Grafik ECL Autoformen Mit der Funktion Autoformen kann man Standardformen einfügen und mit den Möglichkeiten der Zeichnen -Symbolleiste formatieren. eingefügte Autoform Symbolleiste Autoformen Neben den Zeichenobjekten der Symbolleiste Zeichnen stehen einige Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Mehrere Objekte können bei gedrückter Shift-Taste ausgewählt und anschließend per Gruppierung verbunden (und auch wieder getrennt) werden. Grafikobjekte, die sich überlagern, können ebenenweise geschichtet werden. Die Lage mehrerer Objekte kann ausgerichtet, gedreht oder gekippt werden. Autor: Berthold Güssmer Seite- 29 -

30 Text und Grafik Layout-Funktionen Im Menüdialog Datei-Seite einrichten wird die Beziehung zwischen dem Textoutfit und dem verwendeten Papierformat über das Register Papierformat gesteuert. Papierformat und Ausrichtung Das Papierformat sollte mit dem des Druckers übereinstimmen. Notfalls muss es im Druckertreiber von Windows korrigiert werden. Wichtig ist außerdem die Einstellung der Ausrichtung. Im Register Seitenränder wird deren Breite und die Bindeweise der Seiten eingestellt. Randeinstellungen Bindeweise Seite T_word.doc

31 Text und Grafik ECL Abschnitte und Spalten Ein Text kann nicht nur in Seitenbereiche, sondern darüber hinaus in beliebig viele Abschnitte unterteilt werden, die wiederum unterschiedliche Seiteneigenschaften haben können. Im Menüdialog Einfügen-Ma nueller Wechsel werden die Seiten- und Abschnittswechsel vom Bediener erzeugt. Das ist erforderlich, wenn man an bestimmten Textstellen Seiten- und Abschnittswechsel benötigt. Diese werden dann unabhängig von der Textformatierung, z.b. von Schriftart und vom Schriftgrad, immer an der entsprechenden Stelle eingefügt. Im Normalfall schreibt man Text über die ganze Seitenbreite. Aus dem Zeitungsdruck ist jedoch bekannt, dass man Informationen schneller erfassen kann, wenn sie in mehreren Spalten dargestellt werden. Über das Menü Format-Spalten gelangt man in den Dialog, der den Text in Spalten setzt. Über die Liste Anwenden auf kann man den Geltungsbereich des Spaltensatzes einstellen. Da man Markierungen, Dokumente, bzw. Abschnitte wählen kann, lässt sich der Text wie bei Zeitungsartikeln anordnen. Man kann Überschriften in einem seitenbreiten Abschnitt verwenden und den Text darunter in einen Abschnitt mit mehreren Spalten eingeben. Komplettiert wird das Ganze durch das Einfügen von Grafikobjekten, deren Textumbrucheigenschaft beachtet werden muss. Da sich jede Kombination von Textabschnitten und Grafikobjekten erzeugen lässt, steht einer phantasievollen Textgestaltung nichts mehr im Wege. Autor: Berthold Güssmer Seite- 31 -

32 Große Dokumente 2.9 Große Dokumente Gliederung In Word können Dokumente gegliedert werden. Man weist einzelnen Absätzen eine Formatvorlage zu, die wiederum einer Gliederungsebene angehört. Sichtbar wird diese Struktur in der Gliederungsansicht vom Dialog Ansicht-Gliederung. Formatvorlage der 2.Gliederungsebene Symbolleiste Gliederung Formatvorlage der 1.Gliederungsebene Überschrift1 Formatvorlage der 2.Gliederungsebene Überschrift 2 Durch die Zuordnung eines Absatzes zu einer Formatvorlage vom Typ Überschrift der Gliederungsebenen 1 bis 9, kann das Dokument direkt strukturiert werden. Die Absätze werden dadurch selbst zu Überschriften, die mit den untergeordneten Elementen ein- und ausgeblendet oder verschoben und umstrukturiert werden können. Dadurch ergibt sich eine klare Gliederung des Dokumentes, die für Gliederungsnummerierungen und Inhaltsverzeichnisse genutzt werden. Die Überschriften der Gliederungsebenen können tiefer- oder auch höhergestuft werden. Man muss jedoch dafür sorgen, dass der Textbereich unter die jeweilige Überschrift als Textkörper gestuft wird. Seite T_word.doc

33 Große Dokumente ECL Nummerierung der Gliederungsebenen Im Dialog Nummerierung und Aufzählungszeichen befindet sich auch die Nummerierung der Gliederungsebenen. Auswahl der Nummerierung der Gliederungsebenen Inhaltsverzeichnis Wenn die Gliederung zugewiesen ist, kann man über den Dialog Einfügen-Index und Verzeichnisse direkt ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen. Formatierung des Inhaltsverzeichnisses Das Inhaltsverzeichnis kann über die Funktion Felder aktualisieren durch anklicken mit der rechten Maustaste jederzeit aktualisiert werde. Autor: Berthold Güssmer Seite- 33 -

34 Große Dokumente Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen sind gesonderte Bereiche des Textes, die über den Dialog Ansicht-Kopf- und Fußzeilen aktiviert werden können. Die Bereiche haben einen linksbündigen, einen mittigen und einen rechtsbündigen Tabulator. Alle Modifikationen können nur über die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile bedient werden. Ausgewählte Felder wie Datum, Dateiname, Seitenzahlen und Überschriften werden über diese Symbolleiste eingefügt. Im Dialog Seite einrichten kann man noch den Inhalt der Kopf- und Fußzeilen für die erste Seite abtrennen und für gerade oder ungerade Seiten unterschiedlich gestalten. Seite T_word.doc

35 Große Dokumente ECL Überschriften in Kopf- und Fußzeilen Oft möchte man die Überschriften in eine Kopfzeile aufnehmen. Dazu geht man folgendermaßen vor. Im Dialog Einfügen-Feld wird aus der Gruppe Verknüpfungen und Verweise der Eintrag StyleRef aktiviert. Feldeinfügedialog Zuweisen des Feldinhaltes Über die Taste Optionen wird die Formatvorlage der gewünschten Gliederungsebene eingestellt. Anschließend erscheint die jeweilige Überschrift in der Kopf- bzw. Fußzeile. Autor: Berthold Güssmer Seite- 35 -

36 Große Dokumente Fuß- und Endnoten Word stellt eine bequeme Möglichkeit bereit, Fuß- oder Endnoten einzusetzen. Über den Dialog Einfügen-Fußnote gelangt man an die erforderlichen Eingabefelder. Neben der Automatikfunktion können die Noten auch benutzerdefiniert erzeugt werden. Die Optionen ermöglichen fast alle denkbaren Formatierungen. Eingabedialog und Eigenschaftsoptionen Anzeige der Fußnoten am Seitenende Seite T_word.doc

37 Große Dokumente ECL Index Der Index ist ein Stichwortverzeichnis. Über den Dialog Einfügen-Index und Verzeichnisse können Textstellen ausgewählt werden. Die Taste Eintrag festlegen nimmt die Textstelle auf Festlegen der Indexeinträge Die Taste Alle festlegen markiert alle gleichlautenden Textstellen im Dokument und versieht sie mit Seitennummern. Die Einträge werden als Index-Feld gekennzeichnet. Im eingeblendeten Zustand erkennt man das Feld an den geschweiften Klammern und dem Eintrag XE, z.b. { XE Textstelle...}. Der Text verliert dadurch erheblich an Übersichtlichkeit. Durch Ausblenden kann das wieder korrigiert werden. Das Einfügen des Index wird meist am Schluß des Dokumentes vorgenommen. Eingefügter Index Autor: Berthold Güssmer Seite- 37 -

38 Große Dokumente Teamarbeit Oft arbeitet man im Team mit genau abgesteckten Verantwortungsbereichen. Jeder Mitarbeiter arbeitet an seinem Dokument. Es ist ein Filialdokument, d.h. es ist ein vollkommen selbstständiges Dokument, das in ein Zentraldokument oder Masterdokument eingebunden wird. Der Master enthält Verknüpfungen zu den Filialdokumenten, die diese öffnen können. Die Informationen sind nur im Filialdokument abgelegt. Ob man es separat oder vom Master aus öffnet ist dabei gleichbedeutend, d.h. man kann die Daten von beiden Dokumenten aus bearbeiten, löschen, verändern oder speichern. Das Masterdokument wird als neue Datei in der Gliederungsansicht geöffnet. Es hat im Beispiel den Titel Masterdokument und wurde mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatiert. Über die Taste Unterdokument einfügen der Gliederungssymbolleiste werden hier 2 Unterdokumente eingefügt. Unterdokument einfügen 1. Unterdokument 2. Unterdokument Mit der Taste Filialdokumente reduzieren werden beide Dokument als Hyperlink angezeigt. Die Taste Filialdokumente erweitern öffnet die Unterdokumente erneut. Taste Filialdokumente reduzieren/erweitern Seite T_word.doc

39 Nützliche Funktionen ECL 2.10 Nützliche Funktionen Autotext-Funktion Häufig steht man vor der Aufgabe einen Text immer wieder schreiben zu müssen. In unserem Beispiel ist es eine Grußformel. Zuerst wird der gesamte wiederkehrende Text markiert. Über den Dialog Einfügen-Autotext kann man den gesamten als Textbaustein mit einem Namen versehen. Autor: Berthold Güssmer Seite- 39 -

40 Nützliche Funktionen Beim Schreiben des Namens erkennt Word den Textbaustein und fügt ihn nach Bestätigung mit der Enter-Taste in voller Länge ein. Das Ergebnis entspricht dem handgetippten Text Rechtschreibprüfung Im Dialog "Extras-Rechtschreibung" und Grammatik steht eine automatische Fehlererkennung der Rechtschreibung zur Verfügung. Word vergleicht seinen Wortschatz mit dem getippten Wort und unterstreicht alle unbekannten Wörter. Alle Wörter, die nicht im Wörterbuch vorhanden sind, müssen deswegen mit folgendem Dialog korrigiert oder aufgenommen werden. Seite T_word.doc

41 Nützliche Funktionen ECL Thesaurus Word verfügt über ein Synonym-Wörterbuch, mit dem man sinnverwandte Worte suchen und ersetzen kann. Der Aufruf erfolgt im Dialog Extras-Sprache-Thesaurus Silbentrennung Die Silbentrennung steht im Dialog Extras-Sprache-Silbentrennung zur Verfügung Sie muss unter Umständen nachträglich installiert werden. Die Arbeitsweise erklärt sich aus folgendem Dialog. Autor: Berthold Güssmer Seite- 41 -

42 Nützliche Funktionen Makros - Programmierung Wenn man häufig gleichartige Prozesse bearbeiten muss, wünscht man sich eine Funktion, die gleiche Handgriffe automatisch ablaufen lässt. Word hält hierfür eine praktische Lösung bereit. Das Programm besitzt ein Aufnahmesystem, das Tastatur- und Mausaktionen wie ein Recorder speichern und wieder ablaufen lassen kann. Im Menü Extras-Makros kommt man an die Aufzeichnungsfunktion heran. Aufzeichnungsfunktion Die Aufzeichnung erhält zuerst einen Namen. Word schlägt Makro gefolgt von einer Zählnummer vor. Diesen Namen sollte man aber mit einem sprechenden Namen überschreiben. Das Makro kann in der Vorlagedatei Normal.dot gespeichert werden. Damit ist es immer verfügbar. Man kann es allerdings auch nur in der aktuellen Datei speichern, womit es auch nur dort ausgeführt werden kann. Über diese Schaltflächen kann man das Makro einer Symbolschaltfläche oder einer Tastenkombination zuweisen. Anschließend verwandelt sich der Cursor in ein Kasettensymbol und der Werkzeugkasten Aufzeichnung erscheint auf dem Bildschirm. Mit ihm kann man die Aufzeichnung entweder beenden oder unterbrechen andererseits heißt das, dass von nun an jede interaktive Aktion von Tastatur oder Maus mitgeschnitten wird. Festlegen des Speicherortes Im Eifer des Gefechts sollte man nicht vergessen, die Aufzeichnung der Vorgänge, die man benötigt, über Aufzeichnung beenden wieder anzuhalten, ansonsten schreibt Word weiterhin mit. Nach der Aufzeichnung steht das Makro zum Ausführen bereit. Entweder in allen oder nur im aktuellen Dokument. Es wird über den Dialog Extras-Makros, die zugewiesene Tastenkombination oder ein vergebenes Symbol gestartet. Alle eingegebenen Befehle werden nun automatisch wiederholt. Seite T_word.doc

43 Nützliche Funktionen ECL Im folgenden Beispiel wurden Tastatureingaben im Makro Brief aufgezeichnet. Im Makrodialog kann das Makro Brief bearbeitet werden. Makro Brief bearbeiten Anschließend kann der Quelltext der Aufzeichnung bearbeitet werden. Er wird um zwei Zeilen erweitert. Der Eintrag Sub Brief() sagt aus, dass es sich um das Makro Brief handelt. Die grünen Textstellen sind nur Kommentar. Das Makro wiederholt die aufgezeichneten Tastatureingaben. Zuerst wird die Zeile Dim Adressat ergänzt. Dabei handelt es sich um eine Variablendeklaration, die einen Speicherplatz reserviert. Dieser Speicherplatz soll nun mit variablen Tastatureingaben gefüllt werden. Das übernimmt die Zeile, die vor dem Empfängereintrag eingefügt werden muss. Hierbei wird der Befehl InputBox benutzt, der in diesem Fall die Variable Adressat über eine Dialogbox mit einer Tastatureingabe des Bedieners füllt. An der Einfügestelle muss nun lediglich die Variable platziert werden (ohne Anführungszeichen!!). Auf diese Weise kann die Eingabe des Adressaten bei jedem Makroaufruf verändert und dadurch variabel gestaltet werden. Autor: Berthold Güssmer Seite- 43 -

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