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1 7 TIPPS FÜR IHRE VERANSTALTUNG So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung ADENION 2013

2 7 TIPPS FÜR IHRE VERANSTALTUNG So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Seminare, Events, Messen und Veranstaltungen Fast jeder Veranstalter kennt diese Herausforderung: Ob Messeauftritt, Kunden- Workshop oder Seminar die Planung und Durchführung einer Veranstaltung kostet enorme finanzielle und personelle Ressourcen. Denn eine passende Location muss gefunden und potentielle Teilnehmer sollen informiert werden. Dabei darf eine sorgfältig durchdachte PR-Strategie natürlich nicht fehlen. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen das Internet bietet. Im Folgenden stellen wir Ihnen 7 Tipps vor, wie Sie Ihre Veranstaltung im Internet erfolgreich promoten und so mehr Teilnehmer gewinnen: Inhalt Tipp 1: Erstellen Sie einen Promotion-Plan... 3 Tipp 2: Berichten Sie über den Status Quo... 4 Tipp 3: Nutzen Sie die Vielzahl an Veröffentlichungsmöglichkeiten im Internet 4 Tipp 4: So bauen Sie Ihre Online-Mitteilung auf... 5 Tipp 5: Nutzen Sie die Macht der Bilder... 9 Tipp 6: Veröffentlichen Sie regelmäßig Tipp 7: Veröffentlichen Sie weitreichend Viele Medien, viele Kanäle So sparen Sie wertvolle Zeit PR-Gateway für maximale Reichweite und Sichtbarkeit Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 2 / 14

3 TIPP 1: ERSTELLEN SIE EINEN PROMOTION-PLAN Beginnen Sie rechtzeitig mit der Planung Ihrer Veranstaltung und nehmen Sie sich ausreichend Zeit. Erstellen Sie einen Promotion-Plan, der Ihnen eine strukturierte Vorgehensweise ermöglicht. Beantworten Sie sich dabei folgende Fragen: Wann kennen Sie den genauen Termin Ihrer Veranstaltung? Wann ist die Location bekannt? Wann stehen die jeweiligen Inhalte/Referenten/Aussteller/Künstler fest? Legen Sie diese Termine auf einer Zeitachse fest. Sie sind die Fixpunkte für Ihre Veranstaltungs-PR. Recherchieren Sie die Veranstaltungen Ihrer Wettbewerber und wählen Sie den Termin so, dass Ihre Veranstaltung nicht zeitgleich mit einer ähnlichen Veranstaltung im Umkreis stattfindet. Sobald der Termin feststeht und Sie die Location kennen, können Sie mit der Online-PR beginnen. 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 3 / 14

4 TIPP 2: BERICHTEN SIE ÜBER DEN STATUS QUO Veröffentlichen Sie immer dann, wenn Sie neue Höhepunkte in Ihrer Planung erreicht haben. Informieren Sie über die bereits bestätigte Teilnehmerzahl, die Zusage prominenter Gäste und geben Sie Ihren Zielgruppen spannende Informationen aus erster Hand. Beziehen Sie Ihre Zielgruppen in die Planung mit ein, wecken Sie ihre Neugierde und stimmen sie bereits im Vorfeld auf Ihre Veranstaltung ein. TIPP 3: NUTZEN SIE DIE VIELZAHL AN VERÖFFENTLICHUNGSMÖGLICHKEITEN IM INTERNET Das Internet bietet Ihnen zahlreiche Möglichkeiten, um Ihre Veranstaltung wirkungsvoll zu bewerben. Dazu zählen beispielsweise: Online-Pressemitteilungen Veranstaltungs-News 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 4 / 14

5 Social Media News Bilder Videos Infografiken Flyer Kurzpräsentationen Fachbeiträge usw. Nutzen Sie Online-Pressemitteilungen, um Ihren Veranstaltungstermin zu promoten. Verfassen Sie Social Media News und teilen Sie diese auf all Ihren Social Media Profilen, um neue Programmpunkte anzukündigen. Binden Sie Bilder, Grafiken und Videos ein, denn so erreichen Sie noch besser die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppen. Veröffentlichen Sie Ihren Veranstaltungsflyer auf den Dokumentennetzwerken. Erstellen Sie eine Kurzpräsentation mit den wichtigsten Inhalten Ihrer Veranstaltung. Veröffentlichen Sie auch Fachbeiträge für zusätzlich relevante Informationen. Bringen Sie Ihre Veranstaltungsinformationen dorthin, wo Ihre Zielgruppen schon sind. Nutzen Sie dafür Presseportale, Veranstaltungsportale, regionale Portale, Themenportale und Branchenportale sowie Ihre Social Media Kanäle. Die Contentreichen Portale bringen Ihre Meldungen in die Suchmaschinen und so direkt zu Ihren Zielgruppen. TIPP 4: SO BAUEN SIE IHRE ONLINE-MITTEILUNG AUF Die Online-Mitteilung hat sich zu einem ganz eigenständigem Kommunikationsinstrument im Internet entwickelt. Sie lässt sich einfach und schnell im Internet verbreiten. Suchmaschinen lieben News, vor allem aktuelle Tipps und Termine werden von den Suchmaschinen häufig indiziert. Google & Co. spielen in der Öf- 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 5 / 14

6 fentlichkeitsarbeit eine ganz entscheidende Rolle, denn für 70% der Konsumenten 1, sowie für 95% der B2B-Entscheider 2 sind Suchmaschinen erste Anlaufstelle für die Suche nach Brancheninformationen, Weiterbildungen oder Möglichkeiten für die Freizeitgestaltung. Und auch 99% der Journalisten 3 starten ihre Artikelrecherche in einer Suchmaschine. Presseportale, Vernstaltungsportale, Themenportale und Branchenportale bringen die Veranstaltungsneuigkeiten in die Suchmaschinen. Kommunizieren Sie alle Ihre Veranstaltungsneuigkeiten in Online-Mitteilungen, um erfolgreich neue Teilnehmer für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. So erreichen Sie neben Pressevertretern Ihre Zielgruppen direkt. 1 Quelle: Digital Influence Index 2 Quelle: Virtual Identity AG 3 Quelle: Nielsen Norman Group 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 6 / 14

7 Tipps für erfolgreiche Online-Mitteilungen: Wählen Sie eine aussagekräftige Überschrift Eine gute Überschrift gibt die Kernaussage Ihrer Online-Mitteilung wieder und ist emotional geladen. Formulieren Sie Ihre Überschrift kurz und präzise, um den Zielgruppen einen Leseanreiz zu bieten. Das richtige Gleichgewicht zwischen Informationsgehalt und Originalität zu finden, ist wichtig. Online-Mitteilungen bieten zusätzlich Platz für einen Untertitel. Wählen Sie die Überschrift so, dass sie emotional bewegt und die Aufmerksamkeit des Lesers erregt. Der rationale Untertitel stellt dann den klaren Bezug zum Text her. 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 7 / 14

8 Sprechen Sie die Sprache Ihrer Zielgruppen Zielgruppen müssen Ihre Online-Mitteilung im Internet finden. Verwenden Sie deshalb thematisch relevante Keywords. Orientieren Sie sich bei der Keywordwahl an der Alltagssprache Ihrer Zielgruppen. Denn nur was Ihre Zielgruppen suchen, können sie auch finden. Nutzen Sie das kostenlose PR-Gateway Keyword Tool, um die richtige Keyworddichte für Ihre Online- Mitteilung zu finden. Diese setzt sich aus dem Verhältnis des von Ihnen gewählten Keywords zum Meldungstext zusammen. Optimal ist eine Keyworddichte zwischen 1,5 und 3,5 Prozent. Das Keyword-Tool finden Sie hier: Nutzen Sie Hyperlinks und Ankertexte Nutzen Sie in Ihren Online-Mitteilungen Hyperlinks und Ankertexte. Formulieren Sie informative Ankertexte, die den Leser zum Klicken motivieren. So lenken Sie Ihre Leser zu weiterführenden Informationen oder zur Anmeldung zu Ihrer Veranstaltung. 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 8 / 14

9 Zusätzlich erzeugen Hyperlinks auf externen Portalen sogenannte Backlinks. Links in Online-Mitteilungen, die in einem relevanten Kontext zu Ihrer Website stehen, unterstützen den natürlichen Linkaufbau. Suchmaschinen bewerten diese Verlinkung als Empfehlung und listen Ihre Inhalte somit höher. TIPP 5: NUTZEN SIE DIE MACHT DER BILDER Bilder, Fotos und Grafiken ziehen die Blicke Ihrer Zielgruppen schneller auf sich als reine Textnachrichten. Visuelle Inhalte sind eine einfache und vor allem lebendige Art der Informationsvermittlung. Komplizierte Sachverhalte lassen sich mit Hilfe von visuellen Inhalten wesentlich leichter erklären und verstehen. Denn eine Grafik oder ein Bild kann komplexe Zusammenhänge besser veranschaulichen. Gestalten Sie Ihre Online-Mitteilungen multimedial, um Ihre Texte ansprechender und emotionaler zu gestalten. Bauen Sie emotionale Bilder von der Veranstaltungsvorbereitung in Ihre Online-Mitteilung ein. So erlangen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppen und machen potentielle Teilnehmer Ihre Veranstaltung zusätzlich schmackhaft. 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 9 / 14

10 TIPP 6: VERÖFFENTLICHEN SIE REGELMÄßIG Veröffentlichen Sie regelmäßig aktuelle, interessante Informationen zu Ihrer Veranstaltung. Verfassen Sie immer dann eine Online-Mitteilung, wenn Sie einen neuen Höhepunkt in Ihrer Planung erreicht haben. Bieten Sie Ihren Zielgruppen so beispielsweise spannende Information zu den Programmpunkten oder lassen Sie sie wissen, wie viele Teilnehmer bereits auf der Gästeliste stehen. Bleiben Sie auch nach der Veranstaltung mit Ihren Zielgruppen in Kontakt. Berichten Sie über den Erfolg der Veranstaltung und das Feedback der Teilnehmer. Zeigen Sie Impressionen der Veranstaltung in Wort und Bild. So gewinnen Sie Teilnehmer für Folgeveranstaltungen. Nur wenn Sie regelmäßig über Ihre Veranstaltung berichten, verankern Sie Ihren Veranstaltungstermin in den Köpfen Ihrer Zielgruppen. Zusätzlich verbessern Sie Ihre Reichweite und Sichtbarkeit innerhalb der Suchmaschinen erheblich. Denn Google & Co. listen aktuelle Inhalte prominenter als ältere Meldungen. TIPP 7: VERÖFFENTLICHEN SIE WEITREICHEND Veröffentlichen Sie Ihre Veranstaltungs-News und Online-Mitteilungen auf vielen verschiedenen Portalen, um eine maximale Reichweite und Sichtbarkeit Ihrer Inhalte im Internet zu erzielen. Stellen Sie Ihre Online-Mitteilungen auf Presse- und Veranstaltungsportalen ein. 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 10 / 14

11 Informieren Sie potentielle Teilnehmer aus der Region über regionale Portale, Erreichen Sie Ihre Zielgruppen über Branchenportale. Veröffentlichen Sie Ihre Flyer und Präsentationen auf Dokumentenportalen. Nutzen Sie Bilder- und Videoportale zur Veröffentlichung visuell aufbereiteter Inhalte. So verbreitet sich die Nachricht über Ihre Veranstaltung wie ein Lauffeuer und Sie können sich über zahlreiche Teilnehmer am Veranstaltungstag freuen. VIELE MEDIEN, VIELE KANÄLE SO SPAREN SIE WERTVOLLE ZEIT Das manuelle Einstellen der Online-Mitteilungen auf den Portalen kostet viel Zeit. Deshalb gibt es einen Dienst, der diese Aufgabe für Sie übernimmt. Mit PR-Gateway können Sie mit einem Klick Ihre Online-Mitteilung an Veranstaltungsportale, regionale Portale und Themenportale und Branchenportale sowie Ihre Social Media Profile senden. Tragen Sie auch Ihren Veranstaltungstermin mit PR-Gateway in die Veranstaltungskalender ein. Veröffentlichen Sie Online-Mitteilungen auf 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 11 / 14

12 +250 Presseportalen +800 Branchen- und Themenportalen Veranstaltungsportalen und allen wichtigen Social Media. Stellen Sie Ihre Online-Mitteilung nur einmal ein. PR-Gateway versendet Ihre Online-Mitteilung dann an die entsprechenden Portale. So erzielen Sie für Ihre Veranstaltung eine signifikant höhere Reichweite und Sichtbarkeit in den Suchmaschinen und erreichen Ihre Zielgruppen mit Ihren Inhalten direkt. Zusätzlich haben Sie mehr Zeit für die Planung und Durchführung Ihrer Veranstaltung sowie den unmittelbaren Dialog mit potentiellen Teilnehmern zur Verfügung. Gefällt Ihnen die Leitfaden? Weitersagen! 7 Tipps für Ihre Veranstaltung: So erreichen Sie deutlich mehr Teilnehmer für Ihre Veranstaltung 12 / 14

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14 Ihr Kontakt zu uns pr-gateway.de PR-GATEWAY FÜR MAXIMALE REICHWEITE UND SICHTBARKEIT Eine Botschaft mehr als Portale. Über PR-Gateway erreichen Sie Ihre Zielgruppen direkt. Unser umfassendes Lösungskonzept bietet Ihnen: Versand Ihrer Online- Mitteilung an über 250 Presse- und Artikelportale, Blogs, Dokumenten- Netzwerke, Social Bookmarkund RSS-Verzeichnisse sowie an über 800 Themenportale Veröffentlichung von Online-Mitteilungen mit Links auf Ihre Website, mit Fotos und Videos auf News- und Presseportalen sowie auf Ihren Social Media Profilen Mehr Reichweite und Sichtbarkeit Ihrer Unternehmens-News durch erhöhte Präsenz in den Suchmaschinen und bei Ihren Zielgruppen Über Agenturen und Unternehmen nutzen bereits den reichweitenstarken Presseverteiler PR-Gateway, so zum Beispiel der Baur Versand, Mazda, HSE24 und EDEKA. Überzeugen Sie sich selbst und informieren Sie sich über erfolgreiche Online-PR Kampagnen unserer Kunden. Erfahren Sie mehr in unseren Fallstudien» pr-gateway.de/fallstudien Kostenlos testen: pr-gateway.de/anmeldung Impressum ADENION GmbH Merkatorstraße Grevenbroich Web: pr-gateway.de Geschäftsführer: Dipl. Ing. Andreas Winkler, Melanie Tamblé M.A. Registernummer: HRB 8141 Amtsgericht Mönchengladbach

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