Am oberen Rand des Excel - Fensters ist eine breite Leiste mit vielen Symbolen aber auch weiteren Elementen zur Programmsteuerung.

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1 Wichtiges Excel effektiv 7 WICHTIGES 7.1 MenÄsystem Am oberen Rand des Excel - Fensters ist eine breite Leiste mit vielen Symbolen aber auch weiteren Elementen zur Programmsteuerung. Office SchaltflÉche Die runde SchaltflÇche ist nicht zur Zierde sondern enthçlt wichtige Funktionen. Nach einem Klick auf das Symbol Åffnet sich ein zweigeteiltes Fenster. Im linken Bereich sind Befehle im rechten Bereich die zuletzt geåffneten Dateien. Durch einen Klick auf eine der aufgelisteten Dateien wird diese geåffnet. Klicken Sie mit der Maus auf einen der Befehle, wird dieser sofort ausgefährt. Zeigen Sie jedoch mit der Maus nur darauf, so erscheint auf der rechten Seite eine Auswahl von zusçtzlichen Befehlen. Mit der SchaltflÇche Excel Optionen, am unteren Rand des Fensters, Åffnen Sie ein neues Fenster. Excel Optionen In diesem Fenster kånnen Sie viele Einstellungen vornehmen. In der linken Spalte sind mehrere Kategorien aufgelistet, zu denen Sie in der rechten Spalte Einstellungen auswçhlen kånnen. Ein Teil dieser Funktionen wird im Buch in den passenden Kapiteln beschrieben. 66 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

2 Excel effektiv Wichtiges Schnellstartleiste Neben der Office-SchaltflÇche ist eine kleine Symbolleiste, mit der Sie hçufig benåtigte Befehle schnell ausfähren kånnen. Der Schnellstartleiste kånnen Sie selbst weitere SchaltflÇchen hinzufägen. Um mehr Platz fär Symbole zu haben, kånnen Sie die Leiste auch unterhalb der Multifunktionsleiste anordnen. Multifunktionsleiste Register, Gruppen und Befehle Die Multifunktionsleiste enthçlt am oberen Rand beschriftete Registerreiter. Wenn Sie einen Registerreiter mit der Maus anklicken, erscheinen darunter die dazugehårenden Gruppen mit ihren Befehlen. Es gibt Befehle, die sofort eine Aktion auslåsen und andere, bei denen mit einem kleinen Pfeil eine zusçtzliche Auswahl geåffnet werden kann. Wie z. B. bei EinfÄgen. ZusÖtzliche Register In der Multifunktionsleiste erscheinen manchmal zusçtzliche Register, abhçngig davon, was gerade markiert ist. Wenn ein Diagramm markiert ist, dann kånnen Sie im Register Diagramm- Layout Einstellungen vornehmen. AbhÖngig von der FenstergrÑáe Die Darstellung der Befehle in den Gruppen ist abhçngig von der gewçhlten FenstergrÅÉe. Ist das Programmfenster schmaler, so wird ein Teil der Symbole verkleinert. Die GrÅÉe wird durch die Einstellung der BildschirmauflÅsung beeinflusst. Aber auch durch die FenstergrÅÉe im Teilbildmodus. SchaltflÖche fçr Schnellzugriff In einigen Gruppen ist in der rechten unteren Ecke ein kleiner Pfeil. Mit diesem kånnen Sie Fenster Åffnen in denen Sie zusçtzliche Einstellungen zu der Gruppe vornehmen kånnen. Oft sind das die Fenster, die aus den fräheren Office-Versionen bekannt sind. Multifunktionsleiste minimiert Die Multifunktionsleiste benåtigt viel Platz. Wenn Ihnen die Befehle bekannt sind, kånnen Sie diese minimieren. Durch einen Klick auf einen Registerreiter werden wieder alle Befehle zur Auswahl angezeigt. Ä ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 67

3 Wichtiges Excel effektiv Schnellstartleiste anpassen In der Grundeinstellung wird neben der Office-SchaltflÇche eine Mini-Symbolleiste mit ganz wenigen Befehlen angezeigt. Diese kånnen Sie jedoch nach eigenen BedÄrfnissen ergçnzen. ZusÖtzliche Symbole einfçgen Sie sollten die Symbole, die fär Sie wichtig sind ergçnzen. Dazu klicken Sie auf die PfeilschaltflÇche ganz rechts neben den Symbolen. Durch Klick auf einen Befehl werden HÇkchen sichtbar bzw. entfernt damit kånnen Sie Befehle hinzufägen und wieder låschen. Unter der Multifunktionsleiste anzeigen Mit dem Befehl Unter der Multifunktionsleiste anzeigen kånnen Sie die Symbolleiste unterhalb der Multifunktionsleiste platzieren. Das hat zwei Vorteile unterhalb der Multifunktionsleiste ist mehr Platz und der Weg mit der Maus von der Tabelle zu den Symbolen ist kärzer. Weitere Befehle... Wenn Sie auf den Eintrag Weitere Befehle... klicken, wird das Fester von Excel- Optionen geåffnet. WÇhlen Sie bei Befehle auswählen: den Eintrag Alle Befehle dann werden alle Befehle alphabetisch aufgelistet. Markieren Sie in der Liste links den Befehl, den Sie in die Symbolleiste fär den Schnellzugriff aufnehmen wollen, klicken Sie dann zwischen den beiden Listen auf die SchaltflÇche HinzufÅgen>> dann wird der Befehl in die rechte Liste eingetragen. Um einen Befehl aus der Symbolleiste fär den Schnellzugriff zu entfernen, markieren Sie diesen in der rechten Liste und klicken auf die SchaltflÇche Entfernen. Symbole verschieben Ein hinzugefägte Befehl wird nach dem in der rechten Liste markierten Befehl eingefägt. Falls Sie die Anordnung der SchaltflÇchen nachtrçglich Çndern wollen, markieren Sie den zu verschiebenden Befehl in der rechten Liste und verschieben diesen durch einen Mausklick auf die SchaltflÇchen mit den Pfeilen nach oben bzw. nach unten. 68 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

4 Excel effektiv Wichtiges NÄtzliche Befehle In die Schnellstartleiste kånnen Sie fär Aufgaben, die Sie oft benåtigen eine Sammlung von SymbolschaltflÇchen zusammenstellen. Damit geht der Aufruf vom Befehlen noch schneller als Äber die Register. Seitenansicht Die Seitenansicht ist sehr nätzlich um eine Tabellen so angezeigt zu bekommen wie sie gedruckt aussieht. Seitenansicht und drucken Diese SchaltflÇche bietet zum Druckerfenster noch eine Auswahl fär Schnelldruck mit dem Standarddrucker an und die Seitenansicht. Drucken Damit wird sofort das Druckerfenster geåffnet, in dem die Druckeinstellungen vorgenommen werden kånnen. Trennzeichen Das Trennzeichen fägt in der Schnellstartleiste eine senkrechte Linie ein, mit der Sie Befehlsgruppen gliedern kånnen. Schriftformate und Zellformate FÄr Formatierungen, die Sie hçufig verwenden, kånnen Sie Symbole einfägen auch wenn diese im Register Start zur VerfÄgung stehen. Der Klick in die Schnellstartleiste ist schneller als ein wechseln in das Register Start, wenn dieses noch nicht geåffnet ist. Oben ausrichten Die Voreinstellung der vertikalen Ausrichtung in den Zellen ist unten. Mit dieser SchaltflÇche kånnen Sie schnell die Ausrichtung oben wçhlen. Da es diese SchaltflÇche in keinem Register gibt, ist das die schnellste LÅsung. Rechenzeichen Wenn Sie Formeln am liebsten mit der Maus erzeugen, dann kånnen Sie sich dafär die Rechenzeichen in die Schnellstarleiste stellen. AutoFilter Mit dieser SchaltflÇche kånnen Sie in Listen mit Auto- Filter schnell nach dem Inhalt der gerade markierten Zelle filtern. Die SchaltflÇche LÅschen blendet wieder alle DatensÇtze ein. Ä ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 69

5 Wichtiges Excel effektiv 7.2 Dateien speichern und Çffnen Erstmalig speichern Eine neue Arbeitsmappe befindet sich, solange sie noch nicht gespeichert wurde, nur im Arbeitsspeicher. Bei einem Stromausfall kann alles, was Sie erstellt haben, verloren gehen. Deshalb sollten Sie eine Mappe so fräh wie måglich speichern. Das kann bereits geschehen, bevor Sie die erste Eingabe vorgenommen haben. WÇhlen Sie dazu Äber die Office-SchaltflÄche den Befehl Speichern. Dadurch wird das Dialogfenster Speichern unter geåffnet. WÇhlen Sie das Verzeichnis in dem Sie Ihr Dokument speicher måchten. Bei Dateiname wird Mappe1 vorgeschlagen, geben Sie hier einen aussagekrçftigen Namen ein. BestÇtigen Sie die Eingabe mit Speichern. Zeichen in Dateinamen Der Dateiname darf eine maximale LÇnge von 256 Zeichen haben. Folgende Zeichen därfen nicht enthalten sein: / *? : ; \ < > Speichern unter Nur dann, wenn Sie eine Datei, die bereits gespeichert ist, unter einem anderen Namen oder an eine andere Stelle speichern wollen, verwenden Sie den MenÄbefehl Speichern unter, den Sie Äber die Office-SchaltflÄche aufrufen kånnen. Dadurch bleibt die zuvor vorhandene Datei mit dem alten Namen auf dem DatentrÇger erhalten. Wichtig Wenn Sie nur die ánderungen der aktuellen Datei speichern wollen, verwenden Sie den MenÄbefehl Speichern. Speichern beim Schlieáen Vor dem SchlieÉen einer Mappe werden Sie gefragt, ob ánderungen gespeichert werden sollen. Haben Sie noch keinen Namen vergeben kånnen Sie im Fenster Speicher unter einen Dateinamen eingeben und den Ordner wçhlen, in den Sie die Datei speichern wollen. Wie oben in Erstmalig speichern beschrieben. Vorlagen Sie kånnen Ihre Excel-Dateien als Vorlage speichern. Wenn Sie eine neue Mappe unter Verwendung dieser Vorlage Åffnen, so wird eine Kopie der Vorlage geåffnet und die Vorlage bleibt unverçndert. Verwenden Sie die Vorgehensweise wie zuvor bei Speichern unter beschrieben, wçhlen aber den Dateityp: Excel-Vorlage (*.xltx) 70 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

6 Excel effektiv Wichtiges 7.3 Datei Çffnen Um ein vorhandene Excel-Mappe zu Åffnen, klicken Sie auf die Office-SchaltflÄche und den Befehl Öffnen. Im Fenster áffnen wçhlen Sie in der linken Liste bei Favoriten, Bibliotheken, Computer oder Netzwerk den Ordner in dem die gesuchte Datei abgelegt ist. Klicken Sie auf die Datei, die Sie Åffnen wollen und anschlieéend klicken Sie auf die SchaltflÇche Öffnen. Alternativ kånnen Sie auf den Dateinamen doppelklicken. Zuletzt verwendete Dokumente Wenn Sie auf die Office-SchaltflÄche klicken, sehen Sie im Fenster auf der rechten Seite eine Liste der zuletzt geåffneten Dateien. Durch einen Klick auf den Namen Åffnet sich die gewçhlte Datei. Die ersten 9 Dateien kånnen Sie Åffnen, indem Sie auf die Taste mit der Zahl dräcken die links vor dem Dateinamen steht. Neue Datei Um eine neue Arbeitsmappe zu erhalten, klicken Sie auf die Office- SchaltflÄche und dann auf den Befehl Neu. Im Fenster Neue Arbeitsmappe kånnen Sie das Symbol Leere Arbeitsmappe markieren und auf die SchaltflÇche Erstellen klicken um eine Neue Arbeitsmappe zu erhalten. Im linken Bereich stehen mehrere Kategorien zu Auswahl aus denen Sie Vorlagen auswçhlen kånnen. áffnen in Windows 7 Klicken Sie in Windows 7 auf die Start- SchaltflÄche so sehen Sie in der Liste den Befehl Microsoft Office Excel Wenn Sie mit der Maus darauf zeigen ohne zu klicken, dann werden Ihnen rechts vom MeÄbefehl die zuletzt geåffneten Excel Dateien angezeigt. Durch einen Klick auf den Dateinamen wird Excel mit dieser Datei geåffnet. Ä ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 71

7 Wichtiges Excel effektiv 7.4 Ansicht Sie kånnen verschiedene Ansichten fär Ihre der Tabellen einstellen. Im Register Ansicht oder mit den SchaltflÇchen in der Statusleiste rechts unten. Arbeitsmappenansichten Normal Diese Ansicht wird Äberwiegend verwendet, sie ist sichtbar, wenn Sie eine neue Tabelle oder Arbeitsmappe Åffnen. Seitenlayout In dieser Ansicht sehen Sie wie die Seiten ausgedruckt werden (siehe Seite 73). Umbruchvorschau Sie kånnen hier sehen, an welcher Stelle Äbung: Geburtstag in der Tabelle SeitenumbrÄche enthalten sind. Gestrichtelte Linien sind automatische UmbrÄche volle Linien sind feste UmbrÄche. Die Linien kånnen Sie mit der Maus verschieben. Neue SeitenumbrÄche erzeugen Sie mit dem Befehl Umbruch (Gruppe Seite einrichten, Register Seitenlayout). Durch verschieben des ÇuÉeren Rahmens verçndern Sie den Druckbereich. Einblenden/Ausblenden In dieser Gruppe kånnen Sie mit den HÇkchen die Bearbeitungsleiste, Gitternetzlinien und die Spalten- und Zeilen-Überschriften ein und ausblenden. Zoom Die SchaltflÇche Zoom Åffnet ein Fenster in dem Sie verschiedene Prozentzahlen auswçhlen und beliebige eingeben kånnen. Die SchaltflÇche 100% stellt mit einem Mausklick die Ansicht auf 100% ein. Wenn Sie zuvor einen Bereich markiert haben, wird mit einem Klick auf die SchaltflÇche Zoommodus: Auswahl der markierte Bereich auf die FenstergrÅÉe vergråéert oder verkleinert. Fenster Der Befehl Neues Fenster erzeugt von der aktuellen Arbeitsmappe ein zusçtzliches Fenster, das ist dann notwendig, wenn Sie gleichzeitig mehrere Tabellen einer Arbeitsmappe anzeigen wollen. Mit Alle anordnen kånnen Sie mehrere Fenster am Bildschirm anordnen lassen. Unterteilt, Horizontal, Vertikal oder Ñberlappend. Fenster fixieren bewirkt, dass der Bereich oberhalb und links von der aktuellen Markierung beim Scrollen des Bildschirms sich nicht bewegt. 72 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

8 Excel effektiv Wichtiges 7.5 Seitenlayout Diese Ansicht zeigt die Tabelle so, wie sie ausgedruckt wird. Dabei sehen Sie mehrere Seiten neben- und untereinander. In der Gruppe Seite einrichten, Register Seitenlayout kånnen Sie die Einstellung fär die Seite vornehmen. Der Aufruf erfolgt in der Gruppe Arbeitsmappenansichten im Register Ansicht oder mit der SchaltflÇche in der Statusleiste. Seite einrichten SeitenrÖnder Hier kånnen Sie aus verschiedenen Vorgaben auswçhlen, aber auch eigene SeitenrÇnder einstellen. Orientierung Damit stellen Sie Hochoder Querformat ein. GrÑáe Damit wçhlen Sie die PapiergrÅÉe aus. Druckbereich Um einen Druckbereich festlegen zu kånnen, mässen Sie diesen zuvor mit der Maus markiert haben. Mit dem Befehl Druckbereich aufheben, wird der Druckbereich wieder zuräckgesetzt. UmbrÇche / Umbruch entfernen Hier legen Sie UmbrÄche an der aktuellen Markierung fest. Markieren Sie in Ihrer Tabelle eine Zelle unterhalb des Umbruchs, dann kånnen Sie in der Auswahlliste mit dem Befehl den Seitenumbruch entfernen oder Alle SeitenumbrÄche zuräcksetzen. Hintergrund Damit kånnen Sie ein Bild auswçhlen, das als Hintergrund in der Tabelle erscheint. Drucktitel Wiederholungszeile oben: legt Ñberschriftzeilen fest, z.b. $2:$3, die auf jeder Ausdrucksseite erscheinen. Wiederholungsspalten links: $A:$B wiederholt die ersten zwei Spalten auf jeder Ausdruckseite. Auf die gleiche Weise kånnen Sie bei Ausdrucken, die in der Breite mehrere Seiten ergeben, Wiederholungsspalten angeben. Tabellenblattoptionen Mit den HÇkchen kånnen Sie einstellen, ob Gitternetzlinien und Ñberschriften der Zeilen und Spalten angezeigt oder ausgedruckt werden sollen. Äbung: Urlaub Ä ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 73

9 Wichtiges Excel effektiv 7.6 Drucken Ñber die Office-SchaltflÄche und den Befehl Drucken Åffnen Sie das Fesnster Drucken. Alternativ kånnen Sie dafär eine SchaltflÇche in die Schnellstartleiste einfägen. Äbungen: Geburtstag Urlaub Mehrere Drucker Sind an den PC mehrere Drucker angeschlossen oder befindet sich der PC in einem Netzwerk mit mehreren Druckern, so kann hier ein anderer Drucker ausgewçhlt werden. Dazu wçhlen Sie den gewänschten Drucker im Listenfeld Name:. Eigenschaften Sie kånnen die Eigenschaften des ausgewçhlten Druckers auswçhlen z. B. Hochformat oder Querformat. Andere Eigenschaften sind je nach Drucker unterschiedlich. Druckbereich Hier kånnen Sie einstellen, ob Sie alle oder nur bestimmte Seiten ausdrucken wollen, indem Sie die Seitenzahl bei von und bis eingeben. Exemplare WÇhlen Sie die gewänschte Anzahl mit den PfeilschaltflÇchen oder durch tippen. Drucken Markierung Wenn Sie vor dem Aufruf des Druckdialogs einen Bereich markiert haben kånnen Sie diese Option wçhlen um nur den markierten Bereich zu drucken. AusgewÖhlte BlÖtter Sie kånnen vor dem Aufruf des Druckdialogs mit gedräckter Maustaste mehrere Tabellen markieren, die mit dieser Option nacheinander gedruckt werden. Druckbereich ignorieren Damit wird nicht nur der Druckbereich sondern die gesamte Tabelle ausgedruckt. Sortieren Beim Drucken von mehreren Exemplaren einer mehrseitigen Tabelle kånnen Sie die BlÇtter so ausdrucken lassen, dass erst alle Seiten der Tabelle einmal ausgedruckt werden, dann das zweite Mal usw. (Voreinstellung) oder es wird die gesamte Anzahl der ersten Seite ausgedruckt, dann alle Exemplare der zweiten Seite usw. Vorschau Hier kånnen Sie schon einmal die Tabelle ansehen, wie diese dann spçter ausgedruckt wird. AuÉerdem kånnen Sie hier noch einige Einstellungen vornehmen, wie zum Beispiel Layout-Eigenschaften oder Sie lassen sich die DruckrÇnder einblenden, damit Sie sehen, ob alles innerhalb des druckbaren Bereiches liegt. Druck Starten BestÇtigen Sie Ihre Einstellungen mit der SchaltflÇche OK und der Druck wird gestartet. 74 EXCEL EFFEKTIV Edi Bauer

10 Excel effektiv Wichtiges 7.7 Seitenansicht In der Seitenansicht kånnen Sie sehen, wie eine Tabelle ausgedruckt aussieht. Diese Ansicht dient vor allem dazu, um kontrollieren zu kånnen, ob die Platzaufteilung richtig ist. Die Seitenansicht rufen Sie auf Äber die Office- SchaltflÄche, Befehl Drucken / Seitenansicht. Schneller geht es, wenn Sie sich das Symbol in die Schnellstartleiste einfägen (siehe Seite 68). Drucken Mit der SchaltflÇche Drucken Åffnen Sie das Dialogfenster zum Einstellen des Drucks. Dieses Fenster wird auf den nçchsten Seite ausfährlich beschrieben. Seite einrichten Die SchaltflÇche Seite einrichten Åffnet das gleichnamige Fenster Seite einrichten. Hier kånnen Sie das Papierformat, die SeitenrÇnder, die Kopfund FuÉzeile, sowie einige Tabelleneigenschaften verçndern. Zoom Sie kånnen mit der SchaltflÇche Zoom die GrÅÉenansicht verçndern. Dabei wechselt die Ansicht dann zwischen Normalansicht, d.h. 100%, und Ganzseitenansicht hin und her. NÖchste Seite / vorherige Seite Mit den beiden SchaltflÇchen kånnen Sie sich die nçchsten oder vorherigen Seiten der Tabelle anzeigen lassen um zu sehen, wie sich Text, Tabellen und Grafiken auf den Seiten verteilen. SeitenrÖnder anzeigen Klicken Sie auf die SchaltflÇche SeitenrÇnder anzeigen, um die Ziehpunkte fär die Anpassung von SeitenrÇndern, RÇndern fär Kopf- und FuÉzeilen und Spaltenbreiten ein- bzw. auszublenden. Druckvorschau schlieáen Mit dieser SchaltflÇche kommen Sie wieder in die Layoutansicht von Excel zuräck. Äbungen: Sitzplan Personal Urlaub Zeiterfassung.. 88 Ä ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 75

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