Zuständigkeitskatalog Bezügezahlung (Komplettbearbeitung/Online-Bearbeitung mit Auslandsbezügen)

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1 Zuständigkeitskatalog Bezügezahlung (Komplettbearbeitung/Online-Bearbeitung mit Auslandsbezügen) Verfasser: Carsten Schiemann 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zuständigkeiten der Personal verwaltenden Stelle Zuständigkeiten im Bereich Komplettbearbeitung beim BADV / Online- Bearbeitung Zuständigkeiten des BADV (Bezüge zentral)

3 Zuständigkeiten der Personal verwaltenden Stelle 1.0 Aufgaben zu Bearbeitungsbeginn 1.01 Aktenübergabe (Checkliste) 1.1 Allgemeine Aufgaben Mitteilung der Stammdaten zur Einrichtung des Arbeitgebers im Bezügezahlungsverfahren, Mitteilung bei Änderungen (Anschrift, Dienststellenstruktur, Betriebsnummern, Kontonummer Sozialversicherung, Kontonummer Zusatzversorgung, Unfallversicherung, Insolvenzgeldumlage, etc.) Einrichtung der Haushaltsstellen (ggf. Objektkonten) im HKR-Verfahren; ggf. Beantragung von Guthabenkonten beim BMF (Referat II A 6) Haushaltsplanung (Ermittlung der Personalkosten für Folgejahre, Kostenkalkulation bei Neueinstellungen) Bearbeitung aller beamten- und tarifrechtlichen Belange (Schriftwechsel, Auskünfte an Bedienstete) mit Ausnahme der Bezügeabrechnung/Entgeltabrechnung Pflichten des AG lt. Schwerbehindertengesetz (Führen des Schwerbehindertenverzeichnisses) Schriftverkehr und Datenübermittlung an die statistischen Landesämter bei Verdiensterhebung Berechnung und Abführung der Zahlungen an den Versorgungsfonds Meldung kinderbezogener Daten bei den Fällen, in denen das BADV nicht Familienkasse ist Zeitnahe Bereitstellung der Haushaltsmittel bei außerplanmäßigen Zahlungen wie z.b. Abschläge, Mietkautionen, Mietvorauszahlungen 1.2 Fallspezifische Aufgaben Weitergabe aller zahlungsrelevanten Daten an das BADV (Mitteilung über Beförderungen, Höhergruppierungen, Arbeitszeitänderungen, etc.; bei Neuzugängen Personalbogen Neueinstellung verwenden); bei Sterbefällen: Mitteilung des Anspruchsberechtigten Festsetzung der Dienstzeiten / Beschäftigungszeiten und Mitteilung der Festsetzung an das BADV 3

4 1.2.3 Zeitnahe Vorlage aller Unterlagen zur Festlegung der Erfahrungszeit (einschließlich Stufenfestsetzung) und Festsetzung der Jubiläumsdienstzeit; Festlegung der Stufe und der Beschäftigungszeiten; Mitteilung der Erfahrungsstufe bei Beamten / der Entwicklungsstufe bei Tarifbeschäftigten bei Neueinstellungen; An- und Abreisedaten bei Anspruch auf Auslandsdienstbezüge (bei AA-Abordnung informiert die Botschaft zusätzlich) Mitteilung bei Verbeamtungen und Versetzungen aus dem Landesdienst über die Festsetzung der Erfahrungsstufe und der anerkannten Erfahrungszeiten Zuordnung in die neue Entgeltgruppe ( 4 TVÜ Bund); Überwachung des Bewährungsaufstiegs (bis 2007) Meldung von Unterbrechungen und Zeiten mit Entgeltfortzahlung (Urlaub, Krankheit) einschließlich der Fristenüberwachung Festsetzung und Meldung von Jubiläumszuwendungen Festsetzung und Meldung von Leistungsprämien, Leistungszulagen und Leistungsstufen Festsetzung und Meldung von Übergangsgeldern Meldung von Mitversteuerungen Feststellungsverfahren zur Anwärterbezügekürzung nach nicht bestandener Zwischen- oder Abschlussprüfung ( 66 Abs.2 und 3 BBesG) Zusage der Zahlung von Lehrvergütung im Lehrauftrag bei nebenamtlich Lehrenden Überwachung von leistungsbezogenen Bezügebestandteilen (Überwachung der Haushaltsmittelgrenzen) Benennung gesetzlicher Grundlagen bei Versetzungen ( 26 Abs. 1 oder 2 BBG) als Grundlage zur Festsetzung und Berechnung von Ausgleichszulagen nach 13 BBesG oder nach 19 a BBesG Erstellung von Listen über angefallene Aufschläge und unständige Bezüge (Name, Personalnummer, Leistungsmonat, Anlass und Dezimalstunden bzw. BA, ZA und Dezimalstunden), alternativ die Übersendung von KIWI-ELSTERFT-Dateien Erstellung von Listen über das zu zahlende Leistungsentgelt nach TV-L (Name, Personal-Nr., Betrag, Leistungsmonat) Halbjährliche Aufstellung der Arbeitsstunden der Pauschalkraftfahrer als Grundlage für die Festsetzung der Pauschalgruppen 4

5 Erstellung von Aufschubbescheinigungen und Nachversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung (außer Entgeltermittlung und Abführung) Anforderung von Schadenseratzansprüchen Mitteilung über an Beschäftigte gewährte Darlehen zur Prüfung und ggf. Vornahme der Mitversteuerung des geldwerten Vorteils Übersendung der zugestellten Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, einschließlich vorläufiger Zahlungsverbote, Pfändungs- und Einziehungsverfügungen sowie Übersendung von Abtretungserklärungen, Aufrechnungserklärungen und Beschlüssen über die Eröffnung von Insolvenzverfahren (sowie des weiteren hiermit in Zusammenhang stehenden Schriftverkehrs) Festsetzung der Bewachungskostenbeihilfe Auszahlung beim BADV möglich Festsetzung der Reisebeihilfen (Auszahlung beim BADV möglich) Festsetzung z. T. auch beim BVA oder BADV Referat D 1 (Abordnungen zum AA) Anerkennung der Miete zur Berechnung des Mietzuschusses (Arbeitgeber ist die mietanerkennende Stelle); bei AA-Abordnungen erledigt dass der Mietanerkenner im AA Aufklärung des Beschäftigten bei Auslandseinsatz 1.3 Sozialversicherung Vorlage der Unterlagen für die erstmalige Anmeldung bei der Sozialversicherung (spätestens 14 Tage nach Beginn des Arbeitsverhältnisses); bei nicht fristgerechter Vorlage ist die Anmeldung manuell durch die Personal verwaltende Stelle vorzunehmen Meldung der Tätigkeiten oder des SV-Tätigkeitsschlüssels bzw. Meldung von Änderungen Feststellungsverfahren zur Teilnahme am U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) Sofortmeldungen nach 28 a Absatz 4 SGB IV (erforderlich nur bei bestimmten Wirtschaftszweigen) 1.4 Zusatzversorgung Erstmalige Anmeldung bei der Zusatzversorgung (die Verantwortung hierfür trägt zwingend der Arbeitgeber); wird eine maschinelle Anmeldung über das BADV 5

6 vorgenommen, so sind die vollständigen Unterlagen spätestens bei Beginn des Arbeitsverhältnisses vorzulegen Schaffung der rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Durchführung der Pflichtversicherung (Pflichtversicherung, Zusatzumlage, wissenschaftliche Mitarbeiter), insbesondere Beteiligungsvereinbarungen, Beantragung von Kontonummern 1.5 Sonstiges Grundsatzentscheidungen bei nicht eindeutiger Rechtslage (sofern diese nicht von einer anderen Stelle zu treffen sind) Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 6

7 1. 2. Zuständigkeiten im Bereich Komplettbearbeitung beim BADV / Online- Bearbeitung 2.1 Im Besoldungsbereich Festsetzung, Berechnung und Anordnung von Bezügen: Grundgehalt, Familienzuschlag, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Sonderzahlungen (Sonderzuwendung), Anwärterbezüge, Vergütungen, Festsetzung, Berechnung und Zahlung von Auslandsdienstbezügen Überwachung des Familienzuschlags, Versendung der Erklärungen an die Zahlungsempfänger und der Vergleichsmitteilungen an andere Arbeitgeber Festsetzung der Erfahrungszeit (einschließlich Stufenfestsetzung) Sterbegeldfestsetzung und -auszahlung (Besoldung) Entgeltermittlung und Abführung bei Nachversicherung 2.2 Im Tarifbereich Festsetzung, Berechnung und Anordnung von Bezügen: Entgelt, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlungen, Einmalzahlungen, Ausbildungsvergütung; Auszahlung des Leistungsentgeltes nach TV-Leist; Festsetzung, Berechnung und Zahlung von Auslandsdienstbezügen Überwachung der Besitzstandszulage nach 11 TVÜ, Versendung der Vergleichsmitteilungen an andere Arbeitgeber Durchschnittsberechnung für die Entgeltfortzahlung nach 21 TVöD Bearbeitung und Überwachung von Zeiten mit Unterbrechungen und Entgeltfortzahlung 2.3 Statusübergreifend Kommunikation mit Zahlungsempfängern in Bezug auf die Berechnung von Besoldung und Entgelt (Schriftwechsel, Auskünfte) Kommunikation mit anderen Dienststellen und Dritten (Auskünfte, Ausstellen von Vergleichsmitteilungen und Verdienstbescheinigungen z.b. betreffend Kranken-, Mutterschafts-, Arbeitslosen-, Wohngeld, BAföG-Mittel, etc.) 7

8 2.3.3 Zahlbarmachung von vermögenswirksamen Anlagen, Jubiläumszuwendungen und Übergangsgeldern (Bruttoauszahlung nach Abtretungserklärung) Berechnung und Anordnung von unständigen Bezügen (Dienst zu ungünstigen Zeiten, Mehrarbeitsvergütung); kommt während des Auslandseinsatzes nicht vor Altersteilzeit (Berechnung und Anordnung der Aufstockungsbeträge, Antragstellung bei möglichen Erstattungsansprüchen gegenüber dem Arbeitsamt) Zahlbarmachung von Ausgleichsbezügen nach 11a SVG Zahlbarmachung von Reisekosten, Umzugskosten, Trennungsgeld, Familienheimfahrten, Schul- und Kinderreisebeihilfen, Mietbeitrag nach BUKG für In- und Auslandsfälle im Referat D Bearbeitung von Abtretungen und Pfändungen (einschließlich Erstellung der Drittschuldnererklärung und Korrespondenz mit den Gläubigern) Rückforderung überzahlter Bezüge (Erstellung von Rückzahlungsaufforderungen für den Zahlungsempfänger, Überwachung der Zahlungseingänge) Aufrechnung von Forderungen Widerspruchs- und Klageverfahren im Zusammenhang mit der Zahlung von Entgelten (die entstehenden Gerichts- und Anwaltskosten bei notwendiger Beauftragung, z.b. in der Rechtsmittelinstanz, sind von der Personal verwaltenden Stelle zu tragen) Fehler- und Differenzaufklärung im Buchungsverkehr Anordnung von Statusgruppen- und Organisationswechseln Erstattung bei Abordnungen (Berechnung der Erstattungsbeträge) Festsetzung und Zahlbarmachung von Sterbegeld Berechnung von Bezügen bei Schadensersatzansprüchen und Mitteilung an die Personal verwaltende Stelle Festsetzung und Auszahlung von Mietzuschüssen nach erfolgter Mietanerkennung (siehe Punkt ); Überwachung von Mietvorauszahlung; Überweisung an die Legationskasse des AA; Erfassung von Dienstwohnungsvergütung Festsetzung (Referat D 1, BVA oder AG) und Auszahlung von Schulbeihilfen (Referat D 3) 8

9 Mitteilung der gezahlten Aufwandsentschädigung an das AA 2.4 Dialogbearbeitung KIDICAP Vergabe von Personalnummern Erfassung von Neuzugängen, Änderungen, Austritten Durchführung von manuellen Berechnungen (ggf. für Zeiten vor KIDICAP-Historik) Bearbeitung der Warnungslisten Bearbeitung von Abschlagszahlungen und Darlehen, die über das Zahlungsverfahren KIDICAP abzuwickeln sind Rückrufe Prüfung der Eingaben und der Zahlungsergebnisse (technische Erfassung und rechtliche Prüfung) Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 2.5 Steuern An- und Abmeldungen bei der ELStAM-Datenbank. Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Erstellung von Bescheinigungen nach 41c Abs. 4 EStG Erstellung von Bescheinigungen über zuviel versteuerte geldwerte Vorteile Erstellung von Bescheinigungen über zurückgezahlte Bruttobezüge ("Negativbescheinigungen") Mitversteuerung Reisekosten, Umzugskosten, Trennungsgeld, geldwerter Vorteil und Darlehen Mitteilung über die Höhe der gezahlten Auslandszuschläge 2.6 Sozialversicherung Erstmalige Anmeldung bei der Sozialversicherung Festlegung der Beitragsgruppen in der SV (materiell-rechtliche Prüfung der 9

10 Versicherungspflicht); ggf. unter Mithilfe der Personal verwaltenden Stelle Erfassung der SV-relevanten Daten Erstellung von SV-Einzelmeldungen Kontrolle der maschinell erstellten Meldungen Prüfung der Versicherungsfreiheit wegen Jahresarbeitsentgelt-Überschreitung Festsetzung und Überwachung der Arbeitgeberzuschüsse; ggf. in Abstimmung mit der Personal verwaltenden Stelle Erstellung von Entgeltbescheinigungen Erstellung und Abwicklung von Erstattungsanträgen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG, U2-Verfahren) Rückforderung (Erstattungsanträge) von SV-Beiträgen für Zeiten vor der Historik 2.7 Zusatzversorgung Erstellung von ZV-Einzelmeldungen Berechnung der Beiträge / Umlagen (VBL, VBLU, Pensionskassen, Riesterrente) Erfassung der ZV-relevanten Daten Differenzaufklärung 10

11 3. Zuständigkeiten des BADV (Bezüge zentral) 3.1 Haushalt und Zahlungsverkehr Überweisungs- und Buchungsverkehr Einrichtung und Verwaltung der Haushaltsstellen Erteilung von Kassenanordnungen an die Bundeskasse Technische Abwicklung der Zahlungen Buchung im HKR-System Umbuchungen Erteilung von Nachforschungsaufträgen Auflösung von Verwahrungen und Sondervorschüssen 3.2 Verfahrenspflege und Betreuung Pflege des Zahlungsverfahrens KIDICAP Testläufe bei Neuerungen / Änderungen Durchführung von Schulungen / Workshops Hotline KIDICAP Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Vergabe, Pflege und Löschung der Zugriffsrechte 3.3 Steuern Grundsatzangelegenheiten / fachliche Auskünfte Steuerliche Prüfung bei der Einrichtung neuer Arbeitgeber Anmeldung und Abführung der Steuerabzugsbeträge Einholung von Anrufungsauskünften 11

12 3.3.5 Registrierung, Prüfung und Weiterleitung der Anzeigen nach 41c Abs.4 EStG, der Bescheinigungen über zuviel versteuerte geldwerte Vorteile und der Bescheinigungen über zurückgezahlte Bruttobezüge Verfahrensbetreuung Riester-Rente für Beamte Lohnsteuer-Außenprüfung Anmeldung und Abführung der Arbeitskammerbeiträge 3.4 Sozialversicherung Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Erstellung der DEÜV-Meldedateien Abführung und Nachweisung der SV-Beiträge Verrechnung überzahlter SV-Beiträge im Rahmen der rechtlich zulässigen Möglichkeiten (innerhalb der Historik) Mithilfe bei der Prüfung durch RV-Träger 3.5 Zusatzversorgung Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Überwachung und Pflege der Berechnungsgrundlagen (insbesondere Sanierungsgeldsätze, Grenzwerte) Erstellung der Meldedateien Abführung der ZV-Beiträge/-Umlagen 3.6 Sonstiges Abführung der vermögenswirksamen Anlagebeträge Einbehaltung und Abführung von Sammelabzügen (Beiträge an Berufsverbände, Sozialwerke, Regressversicherungen) Durchführung von Statusgruppen und Organisationswechseln Einlesen und Einspielen der KIWI-ELSTERFT-Dateien 12

13 3.6.5 Outputmanagement (z.b. Bezügemitteilungen, Auswertungen usw.) Archivierung der Belege, Daten und Auswertungen nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 13