Office Excel Microsoft. Grundlagen. Microsoft Office Excel 2007 Grundlagen Autor: Thomas Kannengießer

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1 Microsoft Office Excel 2007 Grundlagen Microsoft Office Excel 2007 Grundlagen Autor: Thomas Kannengießer 1. Auflage: Oktober 2008 (131004) by Mensch & Computer e. V. Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert, oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen

2 Inhaltsübersicht I NHALTSÜBERSICHT 1. Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel Arbeitsmappen Anlegen einer neuen Arbeitsmappe Das Blattregister Einfügen weiterer Arbeitsblätter Die Tabellenblätter Bezugsformate in Microsoft Excel Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln Eingabe von Inhalten über die Bearbeitungszeile Tasten und Tastenkombinationen für die Bearbeitungszeile Eingabe von Inhalten direkt in einer Zelle Inhalt eines Feldes überschreiben oder korrigieren Eingabeformate von Texten und Zahlen Texte Zahlen Markierungen Markieren mit der Tastatur Markieren mit der Maus Anpassen des Tabellenblattes Einfügen zusätzlicher Zeilen Einfügen zusätzlicher Spalten Löschen von Zellen Ausblenden von Spalten bzw. Zellen Einblenden von Spalten bzw. Zellen Ändern der Breite bzw. der Höhe einer Spalte über die Menüleiste mit der Maus Zellen Kopieren, Einfügen und Verschieben Zellinhalte über die Zwischenablage kopieren Zellinhalte über die Zwischenablage einfügen Zellinhalte über die Zwischenablage verschieben Zellinhalte über die Maus und die Tastatur kopieren Zellinhalte mit Hilfe der Maus verschieben Formeln Eingabe von Koordinaten durch Zeigen Eingabe von Koordinaten über die Tastatur Basis Rechenoperationen Formeln Kopieren, Verschieben und Ausfüllen Formeln kopieren Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 1

3 Inhaltsübersicht Zellen über das Kontextmenü kopieren Formeln verschieben Formeln ausfüllen Zellen formatieren Die Registerkarte Zahlen Spaltenbreite und Darstellung von Zahlen Datum und Uhrzeitformate Eingabekonventionen für Datums und Zeitformate Festlegen der Datumsformate Benutzerdefinierte Zahlenformate Standardzellformatierung Zellinhalte ausrichten Rahmenlinien zuweisen Seite einrichten und Drucken Die Registerkarte Papierformat Die Registerkarte Seitenränder Die Registerkarte Kopf und Fußzeile Die Registerkarte Tabelle Drucken von Spalten und Zeilentiteln Festlegung des Druckbereiches Eigene AutoAusfüllen Listen erstellen Rechnen mit Uhrzeit und Datum Arbeiten mit Uhrzeitformaten Weitere Zeitfunktionen Arbeiten mit Datumsformaten Einfügen eines statischen Datums oder einer statischen Uhrzeit Einfügen des aktuellen Datums und der Uhrzeit in eine Zelle Einfügen eines aktuellen Datums/ Uhrzeit Rechnen mit Daten Relative und Absolute Bezüge Relative Bezüge Absolute Bezüge Ändern von relativen Bezügen in absolute Bezüge Zuweisen absoluter Bezüge Funktionen Die automatischen Funktion Die Summen Funktion Weitere häufig verwendete Funktionen Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Finanzmathematik Die Funktion "BW" Die Funktion "ZW" Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 2

4 Inhaltsübersicht Logische Funktionen Textfunktionen Berechnungen und Textverknüpfungen Verweisen Die Matrixfunktion SVERWEIS Erstellen von Diagrammen in Excel Säulendiagramme Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms vornehmen Ändern der Orientierung der Schrift der Horizontalen Primärachse Ändern der Farbe der Säulen Zuweisen eines Bildes als Diagrammhintergrund Einblenden und Anpassen der Datenbeschriftungen Speichern des Diagrammlayouts als Vorlage Kreisdiagramme Zuweisen einer Vorlage Ändern der 3D Ansicht eines Kreisdiagramms Anzeigen mehrere Datenbeschriftungen Zwei Achsen Diagramme Indexverzeichnis Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 3

5 Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel 2007 ( ) Registerkarten: Alle Befehle verbergen sich hinter den Begriffen der Registereinträge. Die Symbolschaltflächen werden dargestellt, wenn auf den Registernamen geklickt wird. Durch Doppelklick werden die Symbole aus und eingeblendet. ( ) Symbolschaltflächen: Enthalten für verschiedene Tätigkeiten die jeweils wichtigsten Befehle als Symbole, die durch Anklicken aufgerufen werden können. ( ) Namensfeld: Zeigt den Bezug oder den Namen der aktuellen Zeile an. Durch Eingabe oder Auswahl eines Bezugs kann zu einer Zelle oder einem Zellbereich gesprungen werden. Durch Eingabe eines Namens kann dieser einem markierten Zellbereich zugewiesen werden. ( ) Bearbeitungszeile: Zeigt den Inhalt der aktuellen Zelle an. ( ) Zellzeiger: Die Markierung der aktuellen Zelle. ( ) Zeilenkopf: Zeigt die Nummer der Zeile an. Dient u. a. der Markierung einer ganzen Zeile. ( ) Spaltenkopf: Zeigt den Buchstaben der Spalte (bzw. die Nummer beim Bezugsformat Z1S1) an. Dient u. a. der Markierung von Spalten. ( ) Schaltfläche "Alles markieren": Markiert die gesamte Tabelle. ( ) Blattregister: Erlaubt das Auswählen der einzelnen Arbeitsblätter. ( ) Teilungsfeld: Durch Ziehen an diesem Feld kann die Tabelle in separat bedienbare Abschnitte geteilt werden. ( ) Arbeitsblatt: Das Arbeitsblatt besteht aus Zeilen und Spalten; die Spalten sind entweder von A XFD oder von beschriftet. ( ) Statuszeile: In der Statuszeile zeigt Microsoft Excel Informationen über laufende Aktionen, kurze Hilfsmeldungen oder den Betriebsmodus an. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 4

6 Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel Arbeitsmappen Aktive Arbeitsmappe Inaktive Arbeitsmappe minimierte Arbeitsmappen Microsoft Excel erlaubt das gleichzeitige Arbeiten mit mehreren Mappen. Die jeweils aktuelle Mappe enthält in der Titelleiste die Schaltfelder für Minimieren, Vollbild bzw. Wiederherstellen und Schließen. Auf Symbolgröße gebrachte Mappen werden am unteren Rand des Microsoft Excel Fensters dargestellt. Die Anordnung der Fenster kann mit dem Befehl Registerkarte Ansicht eingestellt werden / Anlegen einer neuen Arbeitsmappe Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Arbeitsmappe auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Klicken Sie auf Leere Arbeitsmappe und dann auf Erstellen. Tipp: Alternativ dazu können Sie auch die Tastenkombination STRG+N verwenden! Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 5

7 Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel Das Blattregister Mit dem Blattregister kann man zwischen den einzelnen Blättern einer Arbeitsmappe hin und her schalten. Um zu einen anderen Tabellenblatt zu wechseln, genügt ein Mausklick auf das Register des Tabellenblattes. Sind nicht alle Blätter zu sehen, kann die Registerzeile mit den Registerpfeilen bewegt werden. In einer Arbeitsmappe können neue Tabellenblätter eingefügt, vorhandene Tabellenblätter gelöscht, umbenannt, verschoben oder kopiert werden. Die entsprechenden Befehle befinden sich im Kontextmenü des Blattregisters. Um das Kontextmenü zu öffnen, klicken mit der rechten Maustaste auf eines der Blattregister Einfügen weiterer Arbeitsblätter Zum Anlegen weiterer Arbeitsblätter, klicken Sie einmal auf die Schaltfläche Tabellenblatt einfügen Die Tabellenblätter Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 6

8 Der Arbeitsbildschirm von Microsoft Excel 2007 Tabellengröße: Ein Tabellenblatt ist vollständig in Zeilen und Spalten aufgeteilt. Eine Excel Tabelle enthält Zeilen und Spalten. Spalten und Zeilen: In der Standardeinstellung sind die Zeilen fortlaufend mit Zahlen durchnummeriert. Die Spalten werden fortlaufend mit Buchstaben in alphabetischer Reihenfolge bezeichnet. Nach der Spalte Z folgen die Spalten AA, AB, AC usw., nach AZ die Spalten BA, BB, BD usw. Die letzte Spalte ist die Spalte XFD. Feld, Zelle: Jede Schnittstelle zwischen Spalte und Zeile wird Feld oder Zelle genannt. In jeder Excel Tabelle stehen Felder zur Verfügung, in die Text, Zahlen oder Formeln eingetragen werden können. Bezug, Koordinate, Adresse: Jedes Feld enthält eine eigene Adresse, damit es in der großen Tabelle genau lokalisiert werden kann. Die Adresse wird auch 'Bezug' oder 'Koordinate' genannt. Aktives oder aktuelles Feld: Das Feld, auf dem sich der Zellzeiger befindet, nennt sich aktives oder aktuelles Feld. Nur im aktiven Feld kann eine Eingabe erfolgen, oder der bereits bestehende Inhalt verändert werden Bezugsformate in Microsoft Excel A1: Beim Bezugsformat 'A1' werden die Zeilen mit Zahlen, die Spalten mit Buchstaben bezeichnet. Die Adresse eines Feldes besteht dann aus den Spalten und Zeilenkoordinaten wie z. B. A1 oder A24. Z1S1: Das Bezugsformat 'Z1S1' beschriftet sowohl Zeilen als auch Spalten mit Zahlen. 'Z' steht dabei für die Zeile, 'S' für Spalte. Die Adresse eines Feldes besteht hier aus Zeilen und Spaltennummern, wie z. B. Z1 S1 oder Z24 S42. Standardmäßig ist das Bezugsformat 'A1' eingestellt. Das Bezugsformat 'Z1S1' lässt sich über Office-Schaltfläche Excel-Optionen, Kategorie Formeln im Bereich Arbeiten mit Formeln durch Aktivieren der Option Z1S1-Bezugsformat in erzeugen. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 7

9 Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln 2. Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln In den Feldern einer Tabelle können Texte, Zahlen oder Formeln eingegeben werden. Zuerst ist der Cursor auf das Feld zu setzen, in dem eine Eintragung erfolgen soll (Nur im momentan aktiven Feld der Tabelle kann eine Eintragung erfolgen). Das aktive Feld ist in der Tabelle mit einer schwarzen Umrahmung (Zellzeiger) versehen Eingabe von Inhalten über die Bearbeitungszeile Die Eintragung kann in Microsoft Excel mit Hilfe der 'Bearbeitungszeile' durchgeführt werden, deren Funktionsschaltflächen aktiviert werden, wenn man die Einfügemarke im Eingabefeld der Bearbeitungszeile platziert. Die aktivierte Bearbeitungszeile enthält einen Abbrechen-Schalter, mit dem die Eingabe sofort abgebrochen werden kann und einen Eingabeschalter, der die Eingabe direkt übernimmt. Außerdem lässt sich der Funktionsassistent über eine Funktionstaste aktivieren, der zur Konstruktion einer Formel verwendet werden kann. Zusätzlich erscheint links in der Bearbeitungszeile im Namensfeld die Adresse des aktiven Feldes, oder bei einer Formel, die entsprechende Funktion Tasten und Tastenkombinationen für die Bearbeitungszeile Zum Zeilenanfang bewegen. Zum Zeilenende bewegen. Ein Zeichen nach links bewegen. Ein Zeichen nach rechts bewegen. Überschreibmodus EIN/AUS Ohne Markierung: Zeichen rechts der Einfügemarke löschen. Ohne Markierung: Zeichen links der Einfügemarke löschen. Ausschneiden des markierten Bereichs. Kopieren des markierten Bereichs. Daten aus der Zwischenablage einfügen. + / Ein Zeichen markieren. Eingabe übernehmen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 8

10 Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln 2.2. Eingabe von Inhalten direkt in einer Zelle Nach Aktivierung einer Zelle (einmal anklicken) kann mit der Eingabe sofort begonnen werden. Tippfehler können direkt mit der Korrekturtaste entfernt werden. Die Eingaben werden übernommen. / / / Die Eingabe wird übernommen, der Cursor wird entsprechend der Pfeilrichtung in das nächste Feld gesetzt. Die Eingabe wird übernommen, der Cursor wird in das Feld rechts daneben gesetzt. Durch Anklicken eines anderen Feldes wird die Eingabe beendet und der Cursor auf das andere Feld gesetzt. Das Anklicken des Eingabeschalters in der Bearbeitungszeile entspricht dem Betätigen der Return Taste. Um die Eingabe zu bestätigen, gibt es die oben dargestellten Möglichkeiten. Um die Eingabe abzubrechen, muss die Esc-Taste betätigt oder mit der Maus auf den Abbrechen-Schalter der Bearbeitungszeile geklickt werden Inhalt eines Feldes überschreiben oder korrigieren Um den Inhalt eines Feldes komplett zu überschreiben, reicht es aus, wenn Sie die Zelle anklicken und die neuen Inhalte eingeben. Um den Inhalt eines Feldes korrigieren oder ergänzen zu können, muss entweder die Bearbeitungszeile vorher aktiviert werden (hier klicken Sie dann mit der linken Maustaste direkt an die Stelle der Bearbeitungszeile, an der etwas verändert werden soll), oder Sie klicken doppelt in die Zelle und können dann in der Zelle selber die Korrekturen vornehmen. Analog zum Doppelklick in die Zelle, können Sie auch die Zelle einmal anklicken und danach die F2 Taste drücken. Bestätigen Sie die Änderungen, wie in Kap. 2.2 beschrieben. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 9

11 Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln 2.4. Eingabeformate von Texten und Zahlen Texte Texte erläutern das eingetragene Zahlenmaterial einer Tabelle. Durch geschickte Anordnung von Überschriften, Zwischenüberschriften und Kommentaren bleibt auch eine größere Tabelle übersichtlich und verständlich. Microsoft Excel erkennt am Inhalt, dass es sich um Text und nicht um Zahlen oder Formeln handelt. Das ist daran zu erkennen, dass Texte in der 'Excel Standardeinstellung' linksbündig im Feld platziert werden. Die Feldanzeige und der Feldinhalt stimmen nicht immer überein. Reicht beispielsweise die Spaltenbreite nicht aus, um einen Textbeitrag komplett anzuzeigen, werden die rechten Nachbarfelder mitbenutzt Zahlen Sollte die rechte Nachbarspalte nicht leer sein, wird der Text am rechten Spaltenende abgeschnitten. Der komplette Inhalt des aktiven Feldes bleibt aber erhalten und wird in der Bearbeitungszeile angezeigt. Werden in ein Feld ausschließlich Ziffern und Dezimalkommata eingetragen, interpretiert Microsoft Excel diese Eingabe als Zahl. Einer negativen Zahl, kann ein Minus vorangestellt werden. Zahlen werden in der 'Excel Standardeinstellung' automatisch rechtsbündig im Feld platziert. Eine Formatierung mit den 1000er Trennzeichen können Sie über die Symbolleiste zuweisen. Dezimaltrennzeichen: Als Dezimaltrennzeichen wird das Komma verwendet. Soll ein Punkt verwendet werden, ist dies in den Ländereinstellungen der Windows Systemsteuerung zu bestimmen. (Start Systemsteuerung Datums-, Zeit-, Sprachund Regionaleinstellungen Format für Zahlen, Datum und Uhrzeit ändern Anpassen) Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 10

12 Eingabe von Texten, Zahlen und Formeln Normalerweise wird eine eingegebene Zahl so angezeigt, wie sie eingetragen wurde. Zu große Zahlen werden in der wissenschaftlichen Darstellung (Exponentenschreibweise) dargestellt. Bei zu vielen Nachkommastellen schneidet Excel die letzten Nachkommastellen in der Anzeige ab. Die letzte Nachkommastelle, die angezeigt wird, rundet Excel kaufmännisch. Sie können einen Währungsbetrag bereits mit dem Währungszeichen ' ' eingeben (z. B.: 123,00 ). Einfacher und effektiver ist das Zuweisen von Währungsformaten über die Schaltfläche Euro. Hinweis: Die Zellenformatierung wird im Kap. 8 genau beschrieben. Einer Zahl Dezimalstellen hinzufügen oder löschen können Sie über die gleichnamigen Schaltflächen der Formatsymbolleiste. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 11

13 Markierungen 3. Markierungen Für die Ausführung der meisten Befehle ist es erforderlich, zuvor Zellen oder Zellbereiche zu markieren. Die Zellen in einem markierten Bereich werden bis auf die aktive Zelle durch einen hellblauen Hintergrund gekennzeichnet Markieren mit der Tastatur Dazu stehen folgende Tasten und Tastenkombinationen zur Verfügung: Markierung um eine Zelle nach links erweitern + Markierung um eine Zelle nach rechts erweitern + Markierung um eine Zelle nach oben erweitern + Markierung um eine Zelle nach unten erweitern + Ganze Spalte markieren + + Ganze Zeile markieren + + Ganze Tabelle markieren + Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 12

14 Markierungen 3.2. Markieren mit der Maus Dazu stehen u. a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Einen einzelnen Bereich markieren Setzen Sie den Mauszeiger auf die Anfangszeile des Bereichs, der markiert werden soll, und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zur letzten Zelle des Bereichs, der markiert werden soll. Mehrere Bereiche gleichzeitig markieren Markieren Sie den ersten Bereich durch Klicken und Ziehen. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, und markieren Sie einen oder mehrere weitere Bereiche der Tabelle. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 13

15 Anpassen des Tabellenblattes 4. Anpassen des Tabellenblattes 4.1. Einfügen zusätzlicher Zeilen Öffnen Sie die Datei 01Zeilen und Spalten.xlsx aus Ihrem Übungsordner. Markieren Sie die Zeile, über der eine weitere Zeile eingefügt werden soll (hier: Zeile 1). Klicken Sie dann entweder mit der rechten Maustaste in den Zellzeiger der markierten Zeile und wählen dort Zeilen einfügen, oder wählen Sie aus dem Register Start den Befehl Einfügen Blattzeilen einfügen Einfügen zusätzlicher Spalten Markieren Sie die Spalte, neben der eine weitere Spalte zur linken Seite hin eingefügt werden soll (hier: Spalte A). Klicken Sie dann entweder mit der rechten Maustaste in den Zellzeiger der markierten Spalte und wählen dort Zeilen einfügen, oder wählen Sie aus dem Register Start den Befehl Einfügen Blattspalten einfügen. Wenn Sie auf diesem Wege zusätzliche Zeilen oder Spalten einfügen, erscheint ein Smart Tag Menü, in dem Sie die Formate der eingefügten Zellen anpassen können. Wählen Sie hier Gleiches Format wie Zelle rechts. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 14

16 Anpassen des Tabellenblattes Wenn Sie gleich mehrere Spalten oder Zeilen einfügen wollen, dann markieren Sie die Anzahl an Spalten oder Zeilen (hier: B,C,D) und wählen Sie dann Zellen einfügen Löschen von Zellen Markieren Sie die zu löschenden Spalten (hier: B,C,D) und wählen Sie dann Zellen löschen aus dem Kontextmenü Ausblenden von Spalten bzw. Zellen Durch das Ausblenden von Spalten (Zeilen) können Sie Informationen in Ihrer Tabelle unterbringen, ohne dass Sie sichtbar sind. Markieren Sie die entsprechende Spalte (hier: E) und wählen Sie dann Ausblenden aus dem Kontextmenü. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 15

17 Anpassen des Tabellenblattes 4.5. Einblenden von Spalten bzw. Zellen Ausgeblendete Spalten erkennt man an der fehlenden Zellbezeichnung. Um diese wieder sichtbar zu machen, markieren Sie die Spalten links und rechts neben der ausgeblendeten Spalte (hier: D und F), klicken Sie dann in die Markierung und wählen aus dem Kontextmenü Einblenden. Die Spalte wird daraufhin wieder sichtbar. Hinweis: Bei ausgeblendeten Zeilen verfahren Sie analog. Wenn sehr viele Spalten (Zeilen) ausgeblendet wurden, ist es ratsam das ganze Tabellenblatt zu markieren (Strg+A) und dann in die Liste mit den Buchstaben (Spalten einblenden) bzw. in die Liste mit den Nummern (Zeilen einblenden) mit der rechten Maustaste zu klicken und aus dem Kontextmenü den Befehl Einblenden zu wählen Ändern der Breite bzw. der Höhe einer Spalte über die Menüleiste Um die Höhe einer Zeile zu ändern, Markieren Sie die entsprechende Zeile (hier: Zeile 1) und wählen Sie dann aus dem Register Start den Befehl Zeilenhöhe. Geben Sie die neue Zeilenhöhe ein (hier: 35,6) und klicken Sie auf OK. Um die Breite einer Spalte zu ändern, markieren Sie die entsprechende Spalte (hier: A) und wählen Sie dann aus dem Register Start den Befehl Spaltenbreite. Geben Sie die neue Spaltenbreite ein (hier: 17,5) und klicken Sie auf OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 16

18 Anpassen des Tabellenblattes mit der Maus Sie können die Spaltenbreiten bzw. Zeilenhöhen auch mit der Maus ändern. Setzen Sie den Mauszeiger rechts neben die Spalte bzw. unter die Zeile die geändert werden soll. Drücken Sie die Maustaste und lassen Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Spalte breiter (hier auf 24,00) bzw. die Zeile höher. In einem Quickinfo werden die Größen parallel angegeben. Lösen Sie die Maustaste, wenn die gewünschte Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe eingestellt ist. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 17

19 Zellen Kopieren, Einfügen und Verschieben 5. Zellen Kopieren, Einfügen und Verschieben In Microsoft Excel können Sie die gesamte Zelle, einschließlich Formeln mit den zugehörigen Werten, Kommentaren und Zellformaten kopieren, um Sie an anderer Stelle der gleichen oder auch einer anderen Arbeitsmappe wieder einzufügen. Öffnen Sie die Datei 02Kopieren und Verschieben.xlsx aus ihrem Übungsordner Zellinhalte über die Zwischenablage kopieren Markierte Zelle Markierter Bereich Markieren Sie die Zelle (hier: den Bereich von A1 bis B4), der kopiert werden soll. Um Zellinhalte in die Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf dem Register Start auf die Schaltfläche Kopieren Zellinhalte über die Zwischenablage einfügen Markieren Sie die Zelle, an der die kopierten Daten eingefügt werden sollen (hier: A6). Falls ein Bereich kopiert wurde, reicht es aus, den Zellzeiger auf die linke obere Zelle des Einfügebereiches zu setzen. klicken Sie auf dem Register Start auf die Schaltfläche Einfügen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 18

20 Zellen Kopieren, Einfügen und Verschieben 5.3. Zellinhalte über die Zwischenablage verschieben Im Unterschied zum Kopieren, werden beim Ausschneiden die Zellinhalte von der Ursprungsposition entfernt. Markieren Sie die Zelle oder den Bereich, der verschoben werden soll. Klicken Sie dann auf dem Register Start auf die Schaltfläche Ausschneiden. Zum Einfügen der ausgeschnittenen Inhalte verfahren Sie genau so wie im vorherigen Abschnitt beschreiben Zellinhalte über die Maus und die Tastatur kopieren Wechseln Sie in der Übungsdatei 02Kopieren und Verschieben.xlsx zum Tabellenblatt Maus & Tastatur. Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rahmen der Markierung und drücken Sie dann die Strg Taste. An dem Mauszeiger erscheint ein kleines 'Pluszeichen'. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie jetzt eine Kopie des Bereiches an einen frei wählbaren Ort auf dem Tabellenblatt ablegen. Lösen Sie zuerst die Maustaste und dann die Strg Taste Zellinhalte mit Hilfe der Maus verschieben Mit der Maus können Sie Zellinhalte schnell verschieben. Klicken Sie zuerst einmal auf Rückgängig, um die Kopie der Daten wieder zu entfernen. Setzen Sie nach dem 'Markieren' den Mauszeiger auf den Rahmen der Markierung. Der Mauszeiger ändert sich in einen Vierfachmarkierer. Bewegen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste an die Stelle, an die Sie den Inhalt der Markierung verschieben wollen und lassen Sie dann die Maustaste los. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 19

21 Formeln 6. Formeln Formeln dienen zur Berechnung eines Wertes. Sie werden auf die gleiche Art und Weise wie Texte und Zahlen in ein Feld eingetragen. Normalerweise zeigt Excel in der Bearbeitungszeile die Formel, im Feld allerdings direkt das Ergebnis der Formel an Eingabe von Koordinaten durch Zeigen Öffnen Sie die Datei 03Formeln.xlsx aus Ihrem Übungsordner. Geben Sie zunächst das Gleichheitszeichen ein. Microsoft Excel erkennt daran, dass Sie eine Formel schreiben wollen. Klicken Sie nun mit der linken Maustaste auf ein Feld (hier: A1). Dadurch wird nicht nur der Zellzeiger bewegt, sondern der Bezug des angeklickten Feldes automatisch in das Formelfeld eingetragen. Hinweis: Statt Mausklicks können Sie auch mit den Pfeiltasten auf der Tastatur / / / das Feld auswählen, dessen Bezug in das Formelfeld eingetragen werden soll. Wenn Sie ein weiteres Zeichen (In diesem Beispiel ist es der Operator 'PLUS') in das Formelfeld eingeben, wird der Bezug in das Formelfeld übernommen. Sie können dann weitere Bezüge, durch Zeigen auf die entsprechenden Zellen, in das Formelfeld eintragen (hier: B1). Mit der Return-Taste beenden Sie die Eingabe Eingabe von Koordinaten über die Tastatur Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 03Formeln.xlsx zu dem Tabellenblatt Tastatur. Sie können eine Formel auch komplett über die Tastatur eingeben. Das Bestätigen der Formel kann entweder über die Return-Taste vorgenommen werden, oder durch das Klicken auf die Eingeben-Taste der Bearbeitungszeile. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 20

22 Formeln 6.3. Basis Rechenoperationen Wechseln Sie zum Tabellenblatt Basisrechnungen. In diesem Beispiel werden die Basis Rechenoperationen vorgestellt. Operator Beschreibung Taste auf der Tastatur Formel Ergebnis + Addition =A2+A3 300 Subtraktion =B3 B2 100 Multiplikation + =C2*C / Division =D2/D3 0,5 % Prozent + =E2*E3% 200 Die Tabelle zeigt die Tasten auf der Tastatur, die betätigt werden müssen, um die entsprechende Formel (in den Ergebniszellen A5 bis E5) eintragen zu können. Grundsätzlich gilt: Wenn eine Formel in eine Zelle eingegeben werden soll, dann müssen Sie dieser Formel ein Gleichheitszeichen (=) voranstellen. Geben Sie die entsprechenden Formeln in die Zellen A5 bis E5 ein. Speichern Sie im Anschluss die Übung 03Formeln.xlsx. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 21

23 Formeln Kopieren, Verschieben und Ausfüllen 7. Formeln Kopieren, Verschieben und Ausfüllen 7.1. Formeln kopieren Beim Kopieren von Formeln bietet Microsoft Excel einen besonderen Vorteil. Die Formel wird nicht Buchstabe für Buchstabe kopiert, stattdessen werden die Bezüge der Formel beim 'Kopieren' angepasst. Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 03Formeln.xlsx zu dem Tabellenblatt Kopieren. Der Wert der Zelle C3 setzt sich aus der einfachen Berechnung (A1+3) zusammen. Markieren Sie die Zelle mit dem Ergebnis (hier: C1, Ergebnis=13) und kopieren Sie den Inhalt dieser Zelle in die Zwischenablage. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in die Zelle C2 ein und im Anschluss auch direkt in die Zellen D1 und D2. Die Formel aus der Zelle C1 (=A1+3) wurde beim Einfügen in die anderen Zellen direkt angepasst Zellen über das Kontextmenü kopieren Markieren Sie die Zelle, dessen Formel in die Zelle darunter übertragen werden soll (hier: C5). Bewegen Sie den Mauszeiger auf die untere rechte Ecke, bis er die Gestalt eines schwarzen Kreuzes angenommen hat. Drücken Sie die rechte Maustaste und lassen Sie diese gedrückt. Ziehen Sie die Maus in die Zelle C6 und lösen Sie die rechte Maustaste wieder. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Zellen kopieren. Markieren Sie dann die Zellen C5 und C6 und kopieren Sie diese ebenfalls über das Kontextmenü in die Zellen D5 bzw. D6. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 22

24 Formeln Kopieren, Verschieben und Ausfüllen 7.2. Formeln verschieben Das Verschieben von Formeln bewirkt keine Anpassung der Bezüge. Stattdessen wird die Formel von der ursprünglichen Zellposition ausgeschnitten und in der Zielzelle eingefügt. Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 03Formeln.xlsx zu dem Tabellenblatt Verschieben. Der Wert der Zelle C3 setzt sich aus der einfachen Berechnung (A1+3) zusammen. Markieren Sie die Zelle mit dem Ergebnis (hier: C1, Ergebnis=13) und klicken Sie einmal auf Ausschneiden in Im Register Start. Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in die Zelle C2 ein. Die Formel ist unverändert. Nach wie vor wird das Ergebnis aus der Addition des Wertes der Zelle A1 und der Zahl 3 ermittelt Formeln ausfüllen Unter dem 'Ausfüllen' von Formeln, versteht man das Duplizieren einer Zelle, deren Ergebnis sich aus einer Berechnung durch eine Formel zusammensetzt. Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 03Formeln.xlsx zu dem Tabellenblatt Ausfüllen. Um den Gesamtbetrag zu ermitteln, musste hier das Produkt aus 'Anzahl' und 'Preis' gebildet werden (für C2: 250,00 ). Wenn Sie die Ergebniszelle (hier: C2) einmal anklicken, wird die verwendete Formel in der Bearbeitungszeile angezeigt. Durch einen Doppelklick auf die Ergebniszelle, können Sie die Formel oder die Funktion direkt in der Zelle darstellen und ggf. bearbeiten. Über die Taste Abbrechen in der Bearbeitungszeile wird das Ergebnis wieder dargestellt. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 23

25 Formeln Kopieren, Verschieben und Ausfüllen Nach Markieren der Zelle, die das Ergebnis enthält, bewegen Sie den Mauszeiger auf das kleine schwarze Viereck (Ausfüllkästchen) an der rechten unteren Ecke der Zelle. Der Mauszeiger wird automatisch zu einem schwarzen Kreuz. Mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun den Mauszeiger nach unten, bis alle Zellen rechts neben den Werten markiert sind. Die Markierung wird beim Ausfüllen durch einen gepunkteten Rahmen angezeigt. Tipp: Alternativ zum Ausfüllen eines Bereiches mit gedrückter linker Maustaste können Sie auch einen Doppelklick auf das Ausfüllkästchen machen, was ebenfalls dazu führt, dass der Inhalt der markierten Zelle abwärts kopiert (ausgefüllt) wird, bis in der linken Nachbarspalte eine leere Zelle erscheint. Wenn Sie die linke Maustaste lösen, sind die Zellen ausgefüllt. Dabei sind immer die jeweils linken Werte bei der Berechnung des Produktes verwendet worden. Die Formeln wurden durch das 'Ausfüllen' entsprechend angepasst. Zudem wird ein SmartTag angezeigt, dessen Menü Sie über den kleinen, nach unten gerichteten schwarzen Pfeil, öffnen können. Standardeinstellung. Es werden sowohl die Berechnungen ausgefüllt, als auch die Formate übertragen. Es wird nur das Format (Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster und Schutz ) übertragen. Werden später Eingaben in diese Zellen gemacht, sind diese direkt in dem zugewiesenen Format Es werden nur die Berechnungen ausgefüllt. Die Formate der Ursprungszelle werden nicht übertragen. Wählen Sie in diesem Beispiel Ohne Formatierung ausfüllen. Speichern und schließen Sie die Übung 03Formeln.xlsx. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 24

26 Zellen formatieren 8. Zellen formatieren Durch das Formatieren von Zellen wird sichergestellt, dass der Inhalt der Zelle weiterhin als Zahl behandelt wird, das Erscheinungsbild aber auf die gewünschte Darstellung hin ausgerichtet ist (z. B.: 128,00 ). Zudem lässt sich auch das optische Erscheinungsbild verändern (Füllfarbe und Rahmen bzw. Schriftart und Schriftstil). Öffnen Sie die Datei 04Zellen formatieren.xlsx aus Ihrem Übungsordner. Um einer Zelle oder auch einem ganzen Bereich eine Formatierung zuzuweisen, müssen Sie diese vorab markieren (siehe Kap. 3). Danach können Sie den Formatierungsdialog öffnen. Dazu gibt es insgesamt 4 verschiedene Möglichkeiten: 1. Klicken Sie auf die Optionsschaltfläche im Bereich Zahl der Registerkarte Start. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine der markierten Zellen und wählen Sie anschließend aus dem Kontextmenü den Eintrag Zellen formatieren. 3. Betätigen Sie die Tastenkombination Strg Öffnen Sie die Liste Zahlenformat und klicken Sie dann auf Mehr Es wird daraufhin das Dialogfenster Zellen formatieren geöffnet. Hier können Sie die Formatierung für die zuvor markierten Zellen oder Zellbereiche festlegen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 25

27 Zellen formatieren 8.1. Die Registerkarte Zahlen Für die Darstellung von Zahlen in einer Tabelle werden Zahlenformate verwendet, die in verschiedenen Kategorien zusammengefasst sind. Wählen Sie aus der Liste der Kategorien, die gewünschte Kategorie (hier: Zahl) aus und danach aus der Liste der Zahlenformate das gewünschte Zahlenformat. Bestätigen Sie mit OK. Um beispielsweise einer Zahl in einer markierten Zelle das Euro Währungsformat zuzuweisen, rufen Sie zuerst wieder den Dialog Zellen formatieren auf. Wählen Sie dann im Bereich Kategorie den Eintrag Währung oder Buchhaltung. Bestätigen Sie wieder mit OK. Klicken Sie auf, um das Zahlenformat wieder einzustellen. Der weitaus schnellere Weg um einer Zahl das Währungsformat zuzuweisen, ist nämlich das Klicken auf eine die Tasten Währung Spaltenbreite und Darstellung von Zahlen Wenn man einer Zahl aus einer Zelle, oder mehreren Zahlen aus einem Bereich, ein neues Format zuweist (hier das Währungsformat), dann kann es vorkommen, dass die Spaltenbreite für das ausgewählte Format zu schmal ist. Anstelle der Zahl, füllt Microsoft Excel die Felder mit Nummernzeichen (#########) aus. Diese Zahlendarstellung tritt fast immer auf, wenn Sie die die Schriftgrößen verändern. Verkleinern Sie zu Übungszwecken die Spalte B, bis die Nummernzeichen erscheinen. Um die Spalte zu vergrößern machen Sie einen Doppelklick zwischen die Spalte, die vergrößert werden soll und der Spalte, die sich rechts daneben befindet. Nach Vergrößerung der Spaltenbreite werden die Nummernzeichen automatisch durch das korrekte Format ersetzt. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 26

28 Zellen formatieren Datum und Uhrzeitformate Datums und Zeitangaben können in der üblichen Schreibweise in Tabellenfelder einget (/) oder ein Bindestrich ( ) verwendet werden. Durch das Bestätigen mit der Return Taste wird direkt das Format tt.mm.jjjj zugewiesen Eingabekonventionen für Datums und Zeitformate Bei der Eingabe von Jahreszahlen in einem Datum folgendes zu beachten: ragen werden. Bei Datumseingaben kann statt des Punktes zur Trennung ein Schrägstrich Zweistellige Jahresangaben für die Jahre 1900 bis 1929 müssen vierstellig angegeben werden. Genauso wie die Jahreszahlen 2030 bis 2099 und darüber hinaus. Bei Zeitangaben sind Stunden, Minuten und Sekunden jeweils mit einem Doppelpunkt zu trennen. Normalerweise zeigt Excel dann die Zeit im '24 Stunden Modus' an. Um den amerikanischen ' 12 Stunden Modus' sein. Mit Hilfe des Befehls Format Zellen, Registerkar te Zahlen, kann man den markierten Zellen die ses Format zuweisen. Trägt man in eine solche Zelle die folgende Uhrzeit (13:30:50) ein und bestätigt die Ein gabe anschließend mit der Return Taste, dann wird die Darstellung folgendermaßen ge ändert: anzeigen zu lassen, muss der Zelle vorab das richtige Format zugewiesen Kombinierte Datums und Zeitangabenn werden wie die einzelnen Teile eingegeben aber durch ein Leerzeichen getrennt. Um einfach mit Datums und Zeitwerten rechnenn zu können, werden alle Datums und Zeitwerte durch Excel intern als Zahlen verwaltet. Falls Sie für ein Datums oder Zeitfeld die Zahlenformatierung Standard aktivieren, können Sie die interne Zahl direkt sehen. Dazu stehen für Datumsangaben die ganzen Zahlen 1 ( ) bis ( ) zur Verfügung. 0 steht für 0:00 Uhr und 0,5 für 12:00 Uhr. Kombinierte Da tums und Zeitangaben werden als Dezimalzahlen verwaltet. 1,5 steht beispielsweise für den :00 Uhr. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seitee 27

29 Zellen formatieren Festlegen der Datumsformate Mit Hilfe des Befehls Zellen formatieren, Registerkarte Zahlen, können u. a. für Datum und Uhrzeit folgende Formate eingestellt werden: Die Spalte A zeigt hier die Eingabe, die Sie über die Tastatur vornehmen müssen. Wenn Sie diesem Feld die jeweilige Formatierung (hier dargestellt in den Spalten B und C) zu gewiesen haben, dann wird ihre Eingabe entsprechend der Darstellung in Spalte E ange zeigt. Excel rechnet intern mit den Werten, die hier in Spalte D zu sehen sind. Folgende Symbole für individuelle Datums und Zeitformate stehen zur Verfügung: Siehe auch Kap. 11 Rechnen mit Uhrzeit und Datum. Markieren Sie in Ihrer Übungsdatei 04Zellen formatieren.xlsx die Zellen mit den Datumsan gaben (hier: C3 bis C8) und weisen Sie Ihnen das Format Kategorie: Benutzerdefiniert, Typ: TT.MM.JJJJ zu. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seitee 28

30 Zellen formatieren Benutzerdefinierte Zahlenformate Findet der Microsoft Excel Anwender unter den eingebauten Formaten keine passende Variante, kann er eigene so genannte benutzerdefinierte Zahlenformate erstellen. Das folgende Beispiel zeigt das Anlegen einer benutzerdefinierten Zellformatierung. Um ein solches Zahlenformat zu erstellen, markieren Sie die Zelle (oder den Zellbereich) und öffnen im Anschluss das Dialogfenster Zellen formatieren. Klicken Sie nun auf die Registerkarte Zahlen und wählen Sie danach die Kategorie Benutzerdefiniert. In der Rubrik Typ bewegen Sie sich über die Bildlaufleiste ganz nach oben und wählen als Platzhalter für die Zahl die Ziffer 0. Soll die Angabe Nachkommastellen haben, dann wählen Sie z. B. 0,00. Klicken Sie nun in das Eingabefeld und schreiben Sie hinter die Ziffer 0,00 die Einheit oder das Zeichen, welches der Zahl nachgestellt werden soll. Dieses Zeichen muss dabei in Anführungsstrichen geschrieben werden. Klicken Sie auf OK um den Dialog zu beenden. Das Format wird direkt zugewiesen Standardzellformatierung Markieren Sie die Zellen A3 bis D3 und weisen Sie Ihnen die Schriftattribute Arial, 8pt, Fett und zentriert zu. Markieren Sie dann die Zellen A1 bis D1 und klicken Sie einmal auf die Taste Verbinden und zentrieren. Durch das Verbinden von Zellen erhält die gesamte Zelle den Namen der ersten markierten Zelle. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 29

31 Zellen formatieren 8.3. Zellinhalte ausrichten Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeilenumbruch. Bei eingeschaltetem Zeilenumbruch (wie in diesem Beispiel) können Sie innerhalb einer Zelle mehrere Textzeilen eingeben, wobei Excel die Zeilenschaltung automatisch vornimmt. Ändern Sie noch die horizontale Textausrichtung (bezüglich der seitlichen Zellränder) und die vertikale Textausrichtung (bezüglich der oberen und unteren Zellränder) wählen. Die Einstellungen werden direkt zugewiesen Rahmenlinien zuweisen Markieren Sie den zu formatierenden Zellbereich und öffnen Sie dann den Dialog Weitere Rahmenlinien. Über das Register Rahmen können Sie Rahmenlinien für die zuvor markierten Zellbereiche festlegen. Insgesamt stehen 13 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um eine Umrahmung zu gestalten. Dabei wählen Sie zuerst die Linienart aus, dann die Farbe der Linien und zum Schluss (durch Anklicken der Schaltflächen) die Linien der Zellen, die mit einem Rahmen versehen werden sollen. Wenn Sie alle Außenlinien benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Außen. Um im gleichen Arbeitsgang die Innenlinien zu formatieren, wählen Sie wieder zuerst die Linienart aus, dann die Farbe der Linien und klicken dann zum Schluss auf die Schaltfläche Innen. Nach Zuweisung der Rahmenattribute klicken Sie auf OK. Die Formatierung wird den Zellen direkt zugewiesen. Dabei ist zu beachten, dass Rahmenlinien, die direkt an den Zellbezeichnungen liegen verdeckt dargestellt werden. Im Druck (siehe Kap. 9) sind diese aber wieder zu sehen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 30

32 Seite einrichten und Drucken 9. Seite einrichten und Drucken Öffnen Sie die Datei 05Drucken.xlsx aus Ihrem Übungsordner und wechseln Sie dann auf die registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie auf die Schaltfläche Größe und dann auf Weitere Seitengrößen Die Registerkarte Papierformat Hochformat: Die bedruckte Seite ist höher als breit. Querformat: Die bedruckte Seite ist breiter als hoch. Skalierung: Verkleinern/ Vergrößern: Verkleinert oder vergrößert das Blatt beim Drucken. Sie können das Blatt bis auf 10 Prozent der Normalgröße verkleinern oder es bis auf 400 Prozent vergrößern. Beim Drucken von Diagrammblättern ist diese Option nur verfügbar, wenn Sie einen Drucker verwenden, der das Skalieren unterstützt. Anpassen: Verkleinert das Blatt oder die Markierung beim Drucken, so dass es bzw. sie in Breite oder Höhe auf die angegebene Zahl von Seiten passt. Diese Option ist nicht verfügbar für Diagrammblätter. Hinweis: Die Funktionen 1 3 erreichen Sie auch über die Symbolschaltflächen der registerkarte Start Papierformat: Klicken Sie auf A4 oder eine andere Option, um die Größe für den Ausdruck des Dokumentes oder des Umschlages festzulegen. Erste Seitenzahl: Geben Sie die Zahl ein, mit der (beim Drucken) die Seitennummerierung beginnen soll. Geben Sie "Automatisch" ein, um die Seitennummerierung mit "1" oder mit der nächsten fortlaufenden Zahl zu beginnen. Um eine Anfangsseitenzahl festzulegen, geben Sie diese ein. Drucken: Zeigt das Dialogfeld 'Drucken' an. Seitenansicht: Wechselt zur Seitenansicht. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 31

33 Seite einrichten und Drucken 9.2. Die Registerkarte Seitenränder Mithilfe der Befehle der Registerkarte 'Seitenränder' können Sie die Ränder der Seite einstellen. Ferner lassen sich hier die Abstände der Kopf und Fußzeile angeben und das Blatt auf der Seite vertikal und oder horizontal zentrieren. Oben: Stellt den gewünschten Abstand zwischen den Daten und dem oberen Papierrand der gedruckten Seite ein. Unten: Stellt den gewünschten Abstand zwischen den Daten und dem unterem Papierrand ein. Wenn Daten eine Seitenlänge nicht vollständig ausfüllen, werden sie nicht auf die gesamte Seitenlänge gestreckt. Links: Stellt den gewünschten Abstand zwischen den Daten und dem linken Papierrand ein. Rechts: Stellt den gewünschten Papierrand zwischen den gedruckten Daten und dem rechten Papierrand ein. Wenn Daten eine Seitenbreite nicht vollständig ausfüllen, werden sie nicht auf die gesamte Seitenbreite gestreckt. Auf der Seite zentrieren: Zentriert die Daten auf der Seite innerhalb der Ränder Vertikal und/ oder Horizontal. Schaltfläche Seitenränder: Über diese Schaltfläche kommen Sie sehr schnell an die gängigsten Seitenrandeinstellungen. zudem merkt sich Excel die letzte benutzerdefinierte Einstellung. Benutzerdefinierte Seitenränder: Öffnet den Dialog Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenränder Die Registerkarte Kopf und Fußzeile In Excel 2007 wurde der Dialog zum Einbinden einer Kopf und Fußzeile überarbeitet. Über die Registerkarte Einfügen können Sie nun direkt Ihren Arbeitsblättern eine Kopf-/ Fußzeile zuweisen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 32

34 Seite einrichten und Drucken Wenn Sie die Schaltfläche Kopf und Fußzeile anklicken, erscheint der Eingabebereich der Kopf / Fußzeilenelemente direkt auf dem Arbeitsblatt. Durch Klicken in die jeweiligen Felder, werden diese aktiviert. Im Anschluss klicken Sie dann die gewünschten Inhaltselemente in der Symbolleiste an (hier: Datum, Uhrzeit und Blattname) Auf den Folgeblättern lassen sich Inhaltselemente durch einfaches Klicken in die 3 Bereichsgruppen, übertragen. Wenn Sie die angelegte Kopf und Fußzeile wieder ausblenden wollen, wechseln Sie zuerst wieder auf die Registerkarte Ansicht und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Normal. Sie können die Kopf und Fußzeilen auch auf konventionellem Wege einfügen. Klicken Sie dazu auf die Optionsschaltfläche Seite einrichten auf der Registerkarte Seitenlayout. Wechseln Sie dann zur Registerkarte Kopfzeile/ Fußzeile und wählen Sie dann aus den Vorschlagslisten die gewünschte Kombination aus. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 33

35 Seite einrichten und Drucken 9.4. Die Registerkarte Tabelle Mit Hilfe der Befehle des Registers Tabelle legen Sie fest, welche Bereiche des Blattes gedruckt werden. Sie können Drucktitel, Seitenreihenfolge und Entwurfsqualität bestimmen. Ferner wird festgelegt, ob Gitternetzlinien, Zellnotizen, Zeilen- und Spaltenköpfe gedruckt werden. Das Register Tabelle wird angezeigt, wenn das aktive Blatt ein Tabellenblatt oder ein Makroblatt ist. Um den Dialog zu öffnen, wechseln Sie vorab auf die Registerkarte Seitenlayout und klicken Sie dann auf Drucktitel. Druckbereich: Legen Sie hier die Bereiche fest, die gedruckt werden sollen. Von einander unabhängige Bereiche können ebenfalls in einem Druckvorgang gedruckt werden (siehe Kap ). Drucktitel: Bei Tabellen, die auf mehr als einer Seite gedruckt werden, sollten die Spalten bzw. Zeilentitel auf jeder Seite des Ausdrucks wiederholt werden. Dazu dient die Definition des Drucktitels. Drucktiteldefinitionen werden zusammen mit der Tabelle gespeichert und müssen daher nicht immer wieder von neuem festgelegt werden. (siehe Kap ). Drucken: Gitternetzlinien: Druckt die Tabelle mit horizontalen und vertikalen Gitternetzlinien. Die Option ist standardmäßig deaktiviert. Schwarzweißdruck: Druckt Zellen und Zeichenobjekte in schwarzweiß aus. Entwurfsqualität: Druckt weniger Grafiken und unterdrückt das Drucken von Gitternetzlinien. Diese Option beschleunigt das Drucken. Zeilen und Spaltenköpfe: Zeilennummern und Spaltenbuchstaben werden mitgedruckt. Kommentare: Sie können wählen, ob die Kommentare am Ende des Blattes oder so wie sie auf dem Bildschirm erscheinen, ausgedruckt werden sollen. Fehlerwerte als: Ändert die Darstellung so genannter Fehlerwerte im Druck. Ein typischer Fehlerwert ist z. B.. Diese Darstellung erscheint, wenn man einen Wert durch einen Wert teilen möchte, der Null ist. Um diese Darstellung nicht zu drucken, kann man Sie durch die Zeichen, oder ersetzen lassen. Ist die Option ausgewählt, werden die Fehlerwerte mit gedruckt. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 34

36 Seite einrichten und Drucken Seitenreihenfolge: Legt fest, in welcher Reihenfolge die Daten nummeriert und gedruckt werden, falls sie nicht auf eine Seite passen. Drucken: Öffnet den Druck Dialog Seitenansicht: Öffnet die Seitenansicht. Über die Taste Layout wechseln Sie zurück zum Dialogfenster Seite einrichten Drucken von Spalten und Zeilentiteln Falls ein Spaltentitel definiert werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholungszeilen oben. Falls ein Zeilentitel definiert werden soll, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederholungsspalten links und markieren anschließend mit der Maus die Spalten in der Tabelle, die als Drucktitel definiert werden sollen. Markieren Sie anschließend mit der Maus die Zeilen in der Tabelle, die als Drucktitel definiert werden sollen. Ein Klick auf diese Schaltfläche bringt Sie wieder zurück zum Dialogfenster. Kontrollieren Sie das Ergebnis in der Seitenansicht. Überprüfen Sie über die Taste Nächste Seite Wiederholungszeile aufweisen. Schließen Sie im Anschluss die Seitenansicht., ob auch die nachfolgenden Seiten die Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 35

37 Seite einrichten und Drucken Festlegung des Druckbereiches Zur Festlegung eines Druckbereichs markieren Sie vorab den Bereich auf dem Arbeitsblatt, der gedruckt werden soll Klicken Sie dann auf Druckbereich Druckbereich festlegen. Um nichtangrenzende Bereiche zu drucken, markieren Sie diese vorab mit gedrückter STRG-Taste. Die beiden nicht angrenzenden Bereiche werden auf getrennte Seiten gedruckt. Speichern und schließen Sie die Übungsdatei 05Drucken.xlsx. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 36

38 Eigene AutoAusfüllen Listen erstellen 10. Eigene AutoAusfüllen Listen erstellen Geben Sie in einem Zellbereich die Werte, nach denen Daten sortiert oder eingetragen werden sollen, in der gewünschten Reihenfolge von oben nach unten ein. Markieren Sie den Bereich, den Sie gerade eingegeben haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office und anschließend auf Excel-Optionen. Klicken Sie auf die Kategorie Häufig verwendet, und klicken Sie dann unter Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel auf Benutzerdefinierte Listen bearbeiten. Vergewissern Sie sich, dass im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen der Zellbezug der ausgewählten Liste von Elementen im Feld Liste aus Zellen importieren angezeigt wird, und klicken Sie dann auf Importieren. Die Elemente in der ausgewählten Liste werden zum Feld Benutzerdefinierte Listen hinzugefügt. Klicken Sie zweimal auf OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 37

39 Rechnen mit Uhrzeit und Datum 11. Rechnen mit Uhrzeit und Datum Arbeiten mit Uhrzeitformaten In Microsoft Excel hat ein Tag die Größe 1. Dementsprechend rechnet Microsoft Excel um einen viertel Tag darzustellen (also 6 Stunden nach unserem Verständnis) mit der Zahl 0,25. Ein halber Tag (12 Stunden) ist 0,5 und dem zu Folge hat ein ganzer Tag (24 Stunden) die Größe 1. Öffnen Sie die Datei 06Rechnen mit Datum und Zeit.xlsx aus Ihrem Übungsordner. Das Beispiel auf dem Tabellenblatt Zeit A soll diesen Sachverhalt erläutern. In der Beispieltabelle wurden die Zahlenformate Uhrzeit und Zahl verwendet. In der Spalte F wurden die Uhrzeiten direkt voneinander abgezogen. In der Spalte G wurde das Ergebnis noch mit 24 multipliziert. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 38

40 Rechnen mit Uhrzeit und Datum Um die Excel Ergebnisse in echte Uhrzeiten umzuwandeln, markieren Sie die Ergebnisse und ändern Sie (über Optionsschaltfläche Zellen formatieren, Registerkarte Zahlen ) das Zahlenformat in Uhrzeit, Typ 13:30. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Excel zeigt nun die Zeiten im Stunden:Minuten-Format (h:mm) in den Zellen an Weitere Zeitfunktionen Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 08Rechnen mit Datum und Zeit.xlsx zum Tabellenblatt Zeit A2. =STUNDE() Zeigt die Stunden zwischen zwei Zeitangaben an, wenn der Unterschied 24 nicht überschreitet. =MINUTE() Zeigt die Minuten zwischen zwei Zeitangaben an, wenn der Unterschied 60 nicht überschreitet. =SEKUNDE() Zeigt die Sekunden zwischen zwei Zeitangaben an, wenn der Unterschied 60 nicht überschreitet. =ZEIT(Stunde;Minute;Sekunde) Zeigt eine Zeit im Format (hh:mm:ss) an, z. B. = ZEIT(0,33,22) = 0, oder 0:33:22 Wenn Sie die Beispieltabelle entsprechend ergänzen, werden die oben dargestellten Formeln benötigt. Erstellen Sie dabei nur die Formeln für die Zeile 7 und füllen die Ergebnisse dann nach unten hin aus. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 39

41 Rechnen mit Uhrzeit und Datum Arbeiten mit Datumsformaten Einfügen eines statischen Datums oder einer statischen Uhrzeit Aktuelles Datum Aktuelle Uhrzeit Markieren Sie eine Zelle, und drücken Sie + Markieren Sie eine Zelle, und drücken Sie Einfügen des aktuellen Datums und der Uhrzeit in eine Zelle Markieren Sie eine Zelle, und drücken Sie Aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit + geben Sie dann ein Leerzeichen ein, und drücken Sie dann Einfügen eines aktuellen Datums/ Uhrzeit Verwenden Sie die Funktionen HEUTE und JETZT, um diese Aufgabe durchzuführen. Anmerkung: Die Funktionen JETZT() und HEUTE() ändern sich nur, wenn das Arbeitsblatt berechnet wird oder wenn ein Makro, das die Funktion enthält, ausgeführt wird. Sie werden nicht laufend aktualisiert. Datum und Uhrzeit werden von der Systemuhr des Computers abgerufen. Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 08Rechnen mit Datum und Zeit.xlsx zum Tabellenblatt Zeit B. Schreiben Sie in die Zelle A2 die Formel =HEUTE() ein und in die Zelle A3 die Formel =JETZT(). Bestätigen Sie jeweils mit Return. Es wird daraufhin automatisch das aktuelle Datum, bzw. das aktuelle Datum inklusive der aktuellen Zeit ausgegeben. Tipp: Um zwischen der Anzeige der Formel, die das Ergebnis liefert, und dem Ergebnis selbst umzuschalten, drücken Sie + (Graviszeichen). Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 40

42 Rechnen mit Uhrzeit und Datum Rechnen mit Daten Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 08Rechnen mit Datum und Zeit.xlsx zum Tabellenblatt Zeit C. Berechnen Sie in C2 die Differenz aus Mein Geburtstag und Heute (=B2-A2). Bestätigen Sie mit OK. Excel gibt das Ergebnis im Format tt.mm.jjjj wieder. Da die Differenz aber in Tagen ausgegeben werden soll, ist es ratsam das Zellformat auf Zahl, keine Nachkommastellen zu ändern.. Weisen Sie dann /über die Liste Zahlenfor Markieren Sie die Zelle mit dem Ergebnis mat) die Kategorie Standard zu. Das korrekte Ergebnis wird ausgegeben. Speichern und schließen Sie die Übungsdatei 06Rechnen mit Datum und Zeit.xlsx. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 41

43 Relative und Absolute Bezüge 12. Relative und Absolute Bezüge In Abhängigkeit von der Aufgabe, die Sie in Microsoft Excel ausführen möchten, können Sie entweder relative Zellbezüge oder absolute Zellbezüge verwenden. Relative Zellbezüge sind Bezüge auf Zellen, die relativ zur Position der Formel angegeben werden, absolute Bezüge sind Zellbezüge, die immer auf Zellen an einer bestimmten Position verweisen Relative Bezüge Bezüge, die beim Kopieren automatisch angepasst werden, heißen relative Bezüge. Relativ deshalb, weil die Adressen im Zielbereich von der Position des Zielbereichs abhängig (relativ) sind. Öffnen Sie aus Ihrem Übungsordner die Datei 07Bezüge.xlsx. Das Beispiel auf dem Tabellenblatt relativ veranschaulicht das Ausfüllen einer Formel, die einen relativen Bezug zwischen den Zellen der Spalte A und B verwendet (=A2*B2). Das Ausfüllen der Formel bewirkt, dass auch die anderen Gesamtpreise direkt ermittelt werden. Durch das 'Ausfüllen' sind beide Zellbezüge (A2 und B2) angepasst worden. In manchen Tabellen, will man aber bei der Berechnung möglicherweise nur einen Bezug anpassen, der andere soll fixiert bleiben. Wechseln Sie in Ihrer Übungsdatei 07Bezüge.xlsx zum Tabellenblatt absolut. In dieser Tabelle müssen absolute Zellbezüge verwendet werden, um korrekte Ergebnisse zu erzielen. In diesem Beispiel wird aber zuerst ein Fehler beschrieben, der auftritt, wenn relative und nicht absolute Bezüge verwendet werden. Um den prozentualen Anteil am Gesamtlohn für jedes Quartal berechnen zu können, muss hier der jeweiligen Quartalswert immer durch die Gesamtsumme geteilt werden. Die Zelle C3 (Das Zellformat ist hier 'Prozent' ) enthält die Ausgangsformel, die nun nach unten ausgefüllt werden soll, um die Prozentzahlen der anderen Quartale berechnen zu lassen. Zur Berechnung des Prozentualen Anteils am Gesamtlohn wurde die Formel: =B3/B8 verwendet. Durch Bestätigen der Formel wird auch das korrekte Ergebnis für das erste Quartal angezeigt (hier: 11%). Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 42

44 Relative und Absolute Bezüge Sobald Sie die Formel aber nach unten hin ausfüllen, treten falsche Ergebnisse auf. Relative Bezüge werden beim Kopieren bzw. Ausfüllen angepasst, somit wird dann die Zelle B4 durch die Zelle B9 dividiert usw. Da aber der Jahresumsatz fest in der Zelle B8 eingetragen ist, darf sich beim Kopieren bzw. Ausfüllen der Bezug auf diese Zelle nicht ändern. Um dieses Problem nun zu beheben muss man absolute Bezüge verwenden Absolute Bezüge Sollen Adressen bzw. Bezüge in Formeln beim Kopieren beibehalten und nicht angepasst werden, sind an Stelle relativer Bezüge, absolute Bezüge zu verwenden. Dazu muss während der Eingabe der Formel vor der Zeilen und/ oder Spaltenangabe ein Dollarzeichen ($) eingetragen werden Ändern von relativen Bezügen in absolute Bezüge Klicken Sie das Ergebnis der Zelle C3 einmal an und setzen Sie dann den Cursor vor, inmitten oder hinter den Zellbezug, den Sie als absolut definieren wollen. Drücken Sie einmal die Funktionstaste F4 auf Ihrer Tastatur und klicken Sie dann auf den Eingeben-Schalter der Bearbeitungszeile, um die Änderungen an der Formel zu übernehmen. Nach Korrektur der Formel (in diesem Beispiel wurde aus der Formel =B3/B8 die Formel: =B3/$B$8) kann diese nach unten ausgefüllt werden. Es wird nur noch der Bezug zu den Zellen B3 bis B6 geändert, und für alle Ergebnisse ist der Nenner immer der Wert der Zelle B8, da dieser durch die Dollarzeichen fixiert wurde. Die absoluten Bezüge bleiben mit den ursprünglichen Koordinaten erhalten. Diesmal liefert die Formel richtige Ergebnisse. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 43

45 Relative und Absolute Bezüge Zuweisen absoluter Bezüge Sie können absolute Adressen beim Zeigen, bei der Eingabe oder nachträglich festlegen. Dazu stehen u. a. folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Beim Zeigen Bei der Eingabe Nachträglich Zeigen Sie wie gewohnt auf die Zelle, und betätigen Sie die Funktionstaste F4. Geben Sie die Adresse wie gewohnt ein. Wenn die Einfügemarke in oder direkt hinter der Koordinate steht, betätigen Sie die Funktionstaste F4. Aktivieren Sie die Bearbeitungszeile (Maus oder F4). Setzen Sie die Einfügemarke in oder direkt hinter die Koordinate in der Formel. Betätigen Sie die Funktionstaste F4. Speichern und schließen Sie die Übungsdatei 07Bezüge.xlsx. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 44

46 Funktionen 13. Funktionen Mit Hilfe der Funktionen in Microsoft Excel lassen sich viele Berechnungen einfacher und schneller ausführen. Bestimmte Auswertungen, wie beispielsweise die 'Minimumberechnung', können nur durch Funktionen berechnet werden Die automatischen Funktion Öffnen Sie die Datei 08Funktionen.xlsx aus Ihrem Übungsordner und wechseln Sie zum Tabellenblatt Summe Die Summen Funktion =SUMME(Bereich): Berechnet die Summe der Werte eines oder mehrerer Bereiche. Setzen Sie den Cursor auf das Feld in dem eine Summe berechnet werden soll. Wechseln Sie auf die Registerkarte Formeln und klicken Sie dort direkt auf das Symbol AutoSumme. Excel fügt die Summenfunktion in die Bearbeitungszeile ein und schlägt, je nach Tabellenart, einen Bereich für die Summe vor. Dieser Summenbereich wird in der Tabelle durch einen Laufrahmen gekennzeichnet. Falls Sie die Summe für einen anderen Bereich berechnen wollen, können Sie diesen durch Markieren mit der Maus festlegen. Beenden Sie die Bearbeitung durch Betätigen der Return-Taste oder durch Anklicken des Eingabeschalters. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 45

47 Funktionen Weitere häufig verwendete Funktionen =Mittelwert (Bereich): Berechnet den Durchschnitt der Werte eines oder mehrerer Bereiche. z. B.: =Mittelwert (B2:B9). =ANZAHL(Bereich): Berechnet wie viele Zahlen eine Liste von Argumenten enthält. z. B.: =ANZAHL ( B2:B9). =MIN (Bereich): Ermittelt den niedrigsten Wert eines oder mehrerer Bereiche. z. B.: =MIN(B2:B9). =MAX (Bereich): Ermittelt den höchsten Wert eines oder mehrerer Bereiche. z. B.: =MAX(B2:B9). Verfahren Sie analog zu der vorher beschriebenen Funktionen Summe. zum Aufrufen der Funktionen klicken Sie hier aber nicht direkt auf die Taste Autosumme, sondern auf den Listenpfeil rechts neben der Schaltfläche. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 46

48 Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte 14. Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Öffnen Sie die Übungsdatei Weitere Funktionen.xlsx aus ihrem Übungsordner Finanzmathematik Die Funktion "BW" Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Finanzmathematik. Und klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis stehen soll (hier: A8). Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Formeln und öffnen Sie dort die Gruppe Finanzmathematik durch einfaches Anklicken. Aus der Liste wählen Sie die Funktion BW aus. Gibt den Barwert einer Investition zurück. Der Barwert ist der Gesamtbetrag, den eine Reihe zukünftiger Zahlungen zum gegenwärtigen Zeitpunkt wert ist. Wenn Sie beispielsweise einen Kredit aufnehmen, ist die Summe dieses Kredits für den Kreditgeber gleich dem Barwert (BW = Barwert). Syntax: BW(Zins;Zzr;Rmz;Zw;F) Zins: ist der Zinssatz pro Zahlungszeitraum. Wenn Sie beispielsweise für die Anschaffung eines Autos einen Kredit mit einem jährlichen Zinssatz von 12% aufnehmen und diesen Kredit in monatlichen Raten zurückzahlen, beträgt der monatliche Zinssatz 12%/12 oder 0,01%. Zzr: Hiermit ist die Anzahl der Zahlungszeiträume gemeint. Wenn Sie beispielsweise zur Finanzierung eines Autos einen Kredit mit einer Laufzeit von 4 Jahren aufnehmen, den Sie in monatlichen Raten zurückzahlen, hat der Kredit eine Laufzeit von 4*12 (oder 48) Perioden. Rmz: Hiermit sind die regelmäßigen Zahlungen gemeint. Beispielsweise müssen Sie für einen Autokredit über , der bei einem Zinssatz von 12 Prozent eine Laufzeit von vier Jahren hat, monatlich 260,73 zurückzahlen. Zw: ist der zukünftige Wert (Endwert) oder der Kassenbestand, den Sie nach der letzten Zahlung erreicht haben möchten. Fehlt das Argument Zw, wird es als 0 angenommen (beispielsweise ist der Endwert eines Kredits gleich 0). F: kann den Wert 0 oder 1 annehmen und gibt an, wann die Zahlungen fällig sind (F = Fälligkeit). In diesem Beispiel ist die Zahlung immer am Monatsanfang zu leisten. In diesem Beispiel beträgt der Barwert Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 47

49 Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Finanzmathematik. Und klicken Sie in die Zelle, in der das Ergebnis stehen soll (hier: A20) Die Funktion "ZW" Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Formeln und öffnen Sie dort die Gruppe Finanzmathematik durch einfaches Anklicken. Aus der Liste wählen Sie die Funktion ZW aus. Gibt den zukünftigen Wert (Endwert) einer Investition zurück. Die Berechnung basiert auf regelmäßigen, konstanten Zahlungen und einem konstanten Zinssatz. Syntax: ZW(Zins;Zzr;Rmz;Bw;F) Zins: ist der Zinssatz pro Periode (Zahlungszeitraum). Zzr: gibt an, über wie viele Perioden die jeweilige Annuität (Rente) gezahlt wird. (Zzr = Anzahl der Zahlungszeiträume) Rmz: ist die Zahlung (Annuität), die in jeder Periode gezahlt wird. Dieser Betrag bleibt während der Laufzeit konstant. Normalerweise umfasst Rmz das Kapital und die Zinsen, nicht jedoch sonstige Gebühren oder Steuern. (Rmz = Regelmäßige Zahlung). Wenn Rmz nicht verwendet wird, müssen Sie das Argument Zw angeben. Bw: ist der Barwert oder der heutige Gesamtwert einer Reihe zukünftiger Zahlungen. Fehlt das Argument Bw (Bw = Barwert), wird es als 0 (Null) angenommen, und Sie müssen das Argument Zw angeben F: kann den Wert 0 oder 1 annehmen und gibt an, wann Zahlungen fällig sind. Fehlt das Argument F, wird es als 0 angenommen. (F = Fälligkeit) In diesem Beispiel beträgt der zukünftige Wert der Investitionen Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 48

50 Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Logische Funktionen In vielen Fällen hängt das Ergebnis einer Berechnung von einer ganz bestimmten Bedingung ab. Wird die Bedingung erfüllt, muss ggf. eine besondere Berechnung durchgeführt werden. Ist die Bedingung nicht erfüllt, soll ggf. ein Wort wie "Nein" oder "Fehler" ausgegeben werden. Um eine solche Überprüfung eines Zellwertes durchzuführen, wird in Microsoft Excel die Wenn Dann Funktion benötigt, die folgenden Aufbau hat: Das Ergebnis dieser Funktion wird hierbei in einer Zelle des Tabellenblattes ausgegeben. Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Logisch. Klicken Sie dann in die Zelle in der das Ergebnis erscheinen soll (hier: D5). Klicken Sie dann auf die Funktionsgruppe Logisch und wählen Sie dort WENN aus. Im Fenster Funktionsargumente geben Sie zuerst die Prüfung ein. Prüfung: In der Prüfung werden zwei Werte, oder Feldinhalte miteinander verglichen (z. B. C5 und die Zahl 2000). Dazu sind so genannte Vergleichs Operatoren notwendig. Als Vergleichs Operator kann verwendet werden: = gleich > größer als <> ungleich <= kleiner gleich < kleiner als >= größer gleich Dann_Wert: Kann eine Zahl, ein Zellbezug oder (wie in diesem Beispiel) ein Wort (hier: Ja) sein. Sonst_Wert: Kann eine Zahl, ein Zellbezug oder (wie in diesem Beispiel) ein Wort (hier: Nein) sein. Bestätigen Sie abschließend mit OK. Füllen Sie das Ergebnis noch nach unten hin aus. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 49

51 Klicken Sie in die Zelle A10 und geben Sie den folgenden Term dort ein. Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Textfunktionen Berechnungenn und Textverknüpfungen Für den Fall, dass Sie auf der Grundlage einer Excel Tabelle ein Angebot mit einer Gültig der Tabelle schriftlich fixieren möchten, könnten Sie eine Kombination aus Textverknüp fungen und der Datumsfunktion Heutee verwenden. keit von einer Woche ab dem aktuellen Datum erstellen wollen, und dies auch am Ende Klicken Sie danach auf Return. Die fertige Auswertung erscheint nun in der Zelle A10. Da die Ausgabe die Breite der Zelle A10 übersteigt, wird die Zelle B10 zur Darstellung automatisch mit verwendet Verweisen Die Matrixfunktion SVERWEIS =SVERWEIS() bezieht sich auf einen Senkrechten Verweis und sucht nach einer Zahl oder einem Text, der als Wert in der ersten Spalte (dem Spaltenindex 1) einer Tabelle steht. Diese erste Spalte ist also häufig das Suchkriterium. Wird in der Zelle B13 einee Warennummer eingegeben, werden darunter zum einen der Name der Ware und zum anderen der dazu gehörige Preis angezeigt. Geben Sie eine Warennummer in der Zelle B13 ein, die auch in der Liste darüber zu finden ist (hier:: 104) und drücken Sie danach Return. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seitee 50

52 Schnellere Eingabe von Formeln mit der neuen Registerkarte Sie werden feststellen, dass in der Zelle B14 der Name des Artikels und in der Zelle B15 der Preis automatisch zugeordnet werden. Die Ausgaben der Zellen B14 und B15 wurden hierbei mit Hilfe der SVERWEIS-Funktion realisiert. Klicken Sie in die Zelle B14. Wechseln Sie dann auf die Registerkarte Formeln und öffnen Sie dort den Bereich Nachschlagen und Verweisen. Klicken Sie in der Liste auf SVERWEIS. Suchkriterium: Ist der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte der Matrix suchen. In diesem konkreten Fall, ist es der Wert der Zelle B13. Hier geben Sie später die Warennummer ein, nach der in der Liste gesucht wird. Matrix: Ist der Bereich in dem Daten gesucht werden. Hier ist es der Bereich A1 bis C11. Spaltenindex: Ist die Nummer der Spalte der Liste, aus der der übereinstimmende Wert geliefert werden soll. In diesem konkreten Fall, ist es die Zahl 2, die Sie im Funktionsassistenten über die Tastatur direkt eingeben müssen. In der Spalte 2 der Matrix stehen ja die Bezeichnungen, die zu der Warennummer gehören (Hemd, Hose etc.) Bereich_Verweis: Gibt an, ob eine genaue Übereinstimmung gefunden werden soll. Sie müssen hier entweder eine 1 für WAHR (es muss nicht der genaue Wert eingegeben werden) oder eine 0 für FALSCH (es muss der genaue Wert eingegeben werden) eingeben. Bestätigen Sie den Assistenten, nach der Eingabe aller Kriterien, mit OK. In diesem Beispiel wurden zwei Matrixfunktionen verwendet. Die eine findet den Namen, die andere den Preis. In der Zelle B15 ist demnach die folgende Funktion einzutragen: Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 51

53 Erstellen von Diagrammen in Excel Erstellen von Diagrammen in Excel Säulendiagramme Öffnen Sie die Datei 09Diagramme.xlsx aus ihrem Übungsordner. Markieren Sie die Zellen A1 bis A9 und dann (mit gedrückter Strg-Taste) die Zellen C1 bis C9. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie auf die Taste Säule und wählen Sie den Typ 3D-Säulen (gruppiert). Das Diagramm wird sofort erstellt und auf dem Tabellenblatt dargestellt. Man kann nun für dieses Diagramm ein eigenes Tabellenblatt erzeugen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Diagramm verschieben, die sich oben rechts auf der Registerkarte Entwurf der Gruppe Diagrammtools befindet. Aktivieren Sie dann die Option Neues Blatt und geben Sie einen Namen für das neue Tabellenblatt ein (hier: Diagramm Kursteilnehmer). bestätigen Sie mit OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 52

54 Erstellen von Diagrammen in Excel Änderungen am Erscheinungsbild des Diagramms vornehmen Ohne Anpassungen wird das Diagramm wie oben dargestellt angezeigt. Beinahe alle Komponenten des Diagramms lassen Sie formatieren Ändern der Orientierung der Schrift der Horizontalen Primärachse Markieren Sie die horizontale Primärachse durch einfaches Anklicken. Achten Sie darauf, dass Sie die Registerkarte Layout der Diagrammtools geöffnet haben und klicken Sie dann auf Auswahl formatieren. Klicken Sie zuerst auf die Kategorie Ausrichtung. Öffnen Sie dann die Liste im Bereich Textausrichtung und klicken dort auf Gesamten Text um 90 Grad drehen. Schließen Sie im Anschluss das Dialogfenster Achse formatieren Ändern der Farbe der Säulen Klicken Sie eine der Säulen im Diagramm einmal an. Klicken Sie dann auf Auswahl formatieren. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 53

55 Erstellen von Diagrammen in Excel Farbe einheitlich ändern Klicken Sie zuerst auf die Kategorie Füllung. Aktivieren Sie dann die Option Einfarbige Füllung. Öffnen Sie dann die Liste im Bereich Farbe und klicken dort die gewünschte Farbe an. Schließen Sie im Anschluss das Dialogfenster Datenreihen formatieren Säulenfarbe durch die Option Punktfarbunterscheidung zuweisen Klicken Sie zuerst auf die Kategorie Füllung. Aktivieren Sie dann im Bereich Füllung die Option Automatisch und aktivieren Sie dann die Einstellung Punktfarbunterscheidung. Schließen Sie im Anschluss das Dialogfenster Datenreihen formatieren Zuweisen eines Bildes als Diagrammhintergrund Markieren Sie die Wände und klicken Sie danach auf die Taste Auswahl formatieren. Klicken Sie auf die Kategorie Füllung und dann auf Bild- oder Texturfüllung. Klicken Sie auf Datei Suchen Sie die Datei Diagramm-Hintergrund aus Ihrem Übungsordner. Klicken Sie diese doppelt an. Klicken Sie danach auf Schließen. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 54

56 Erstellen von Diagrammen in Excel Einblenden und Anpassen der Datenbeschriftungen Um die Datenbeschriftung zu aktivieren, klicken Sie auf die Taste Datenbeschriftungen und dann auf Anzeigen. Markieren Sie die Datenbeschriftungen, indem Sie eine der Zahlen einmal anklicken, wechseln Sie dann auf die Registerkarte Format und ändern Sie die Formkontur auf Schwarz und den Fülleffekt auf Gelb. Wechseln Sie auf die Registerkarte Start und ändern Sie dort noch die Schriftgröße auf 16pt Speichern des Diagrammlayouts als Vorlage Wechseln Sie auf die Registerkarte Entwurf und klicken Sie dann auf Als Vorlage speichern. Vergeben Sie einen Namen für die Vorlage und klicken Sie dann auf Speichern. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 55

57 Erstellen von Diagrammen in Excel Kreisdiagramme Wechseln Sie auf das Blattregister Diagramm-Daten2. Markieren Sie die Zellen A1 bis A9 und dann (mit gedrückter Strg-Taste) die Zellen C1 bis C9. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte Einfügen. Klicken Sie auf die Taste Säule und wählen Sie vorab wieder den Typ 3D-Säule. Verschieben Sie direkt im Anschluss das Diagramm (Register Entwurf) auf ein neues Blatt mit dem Namen Teilnehmer Zuweisen einer Vorlage Wechseln Sie auf die Registerkarte Diagrammtools/Entwurf. Klicken Sie dann auf Diagrammtyp ändern. Klicken Sie auf die Rubrik Vorlagen und wählen Sie dann Ihre gespeicherte Vorlage durch einfaches Anklicken aus. Bestätigen Sie mit OK. Ändern Sie nun noch einmal die den Diagrammtyp. Klicken Sie dann auf die Taste Torte und wählen Sie den Typ Explodierter 3D-Kreis. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 56

58 Erstellen von Diagrammen in Excel Ändern der 3D Ansicht eines Kreisdiagramms Wechseln Sie auf die Registerkarte Layout und klicken Sie dort auf die Schaltfläche 3D Drehung Geben Sie für den Wert auf Y eine 40 ein. Bestätigen Sie mit Schließen Anzeigen mehrere Datenbeschriftungen Um bei den Datenbeschriftungen noch zusätzlich die Prozentwerte anzeigen zu lassen, Wählen Sie die Weiteren Datenbeschriftungsoptionen und aktivieren dort das Häkchen Prozentsatz. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 57

59 Erstellen von Diagrammen in Excel Zwei Achsen Diagramme Markieren Sie zuerst die relevanten Daten in der Tabelle. Für Zwei Achsen Diagramme müssen auch zwei Spalten mir Werten im der Markierung sein (hier: B und C). Klicken Sie dann auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie Linie 2D-Linie. Markieren Sie nun die Datenreihe im Diagramm durch einfaches Anklicken. Wechseln Sie danach auf die Registerkarte Diagrammtools/Layout. Im oberen rechten Bereich klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Auswahl formatieren im Bereich Aktuelle Auswahl. Im Dialogfenster Datenreihen formatieren klicken Sie auf die Kategorie Reihenoptionen und aktivieren dann die Option Sekundärachse. Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 58

60 Indexverzeichnis 16. Indexverzeichnis A Abstand Adresse... 7 Anordnen Fenster... 5 Arbeitsmappe... 6 Ausblenden Spalten/ Zeilen Ausfüllen... 23, 24, 42, 43 Ausfüllkästchen B Bearbeitungszeile... 4, 8 Bezug... 4, 7, 20, 23 absoluter festlegen relativer Bezugsformat... 7 Blattregister... 4, 6 Buchhaltung D Datum rechnen mit Datumsformat Dezimaltrennzeichen Dollarzeichen Druckbereich Drucktitel... 34, 35 E Einblenden Spalten/ Zeilen Eingabefeld... 8 Eingabeschalter... 8 Entwurfsqualität Exponentenschreibweise F Feldanzeige Feldinhalt Formelfeld Formeln ausfüllen erstellen kopieren verschieben Funktion... 8 Funktionsassistent... 8 Funktionsschaltflächen... 8 G Gitternetzlinien Gleichheitszeichen H Hintergrund J Jahresangaben K Kommentar Koordinate... 7 Korrekturtaste... 9 L Laufrahmen Layout Linienart Linienfarbe M Makroblatt Maximum Menüleiste... 4 Minimum N Nachkommastelle Namensfeld... 4, 8 P Papierrand Prozent R Rahmen Rahmenlinien zuweisen Rechenoperationen Registerzeile... 6 Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 59

61 Indexverzeichnis S Schwarzweißdruck Seitenansicht... 31, 32 Seitenlänge Seitenränder Seitenreihenfolge... 34, 35 Skalieren SmartTag Spaltenbreite Spaltenende Spaltenkoordinate... 7 Spaltentitel Statuszeile... 4 Stornierschalter... 8 T Tabellenblatt... 6, 34 Teilungsfeld... 4 Textausrichtung Trennzeichen U Überschreibmodus... 8 Uhrzeit rechnen mit Umrahmung... 8, 30 W Währung Währungsbetrag Währungszeichen Z Zahlenformat... 26, 29 benutzerdefiniert Zeilenhöhe Zeilenkoordinate... 7 Zeilentitel Zeilenumbruch Zeitangaben Zeitformat Zellausrichtung Zellbereich Zellbezüge Zellen formatieren Zellformatierung Zellinhalte kopieren... 18, 19 verschieben Zellnotizen Zellzeiger... 7, 18, 20 Zielbereich Zwischenablage Microsoft Excel 2007 Grundlagen Seite 60

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