Basic-Funktionen von dsbüro: apsubtables (externe Untertabellen)

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1 dsbüro: apsubtables Basic-Funktionen von dsbüro: apsubtables (externe Untertabellen) Einsetzbar mit cobra Adress PLUS V 11, V12 und folgende (Access Version) Es können max. 3 Zusatztabellen (begrenzt durch Adress PLUS) konfiguriert werden Angezeigte Datenfelder der Zusatztabelle frei wählbar Anzeige der Datensätze konfigurierbar (Ja/Nein-Feld vorausgesetzt) Jeder Zusatztabelle kann eine Untertabelle zugeordnet werden Name der Untertabelle frei wählbar Namen der Datenfelder jeder Untertabelle frei wählbar Je Datensatz bis zu 12 Datenfelder möglich Anzeige der Datensätze konfigurierbar (Ja/Nein-Feld vorausgesetzt) Verschiedene Datenfeldtypen für Untertabelle wählbar Ja/Nein, Datumsfelder und Memofelder möglich Summenfelder (Zahl oder Währung) mit Summe in Fußzeile möglich Textfelder mit Auswahllistenfelder belegbar Auswahllisten frei konfigurierbar Je Untertabelle sind beliebig viele Datensätze möglich Je Untertabellen-Datensatz können beliebig viele Dokumente zugeordnet werden Verknüpfte Dokumente lassen sich aus dsbüro: apsubtables direkt öffnen Die Daten der Untertabellen lassen sich nach Excel exportieren Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 1 von

2 Vorläufige Beschreibung (V ): dsbüro: apsubtables erweitert Ihr cobra Adress PLUS (Access-Version) um externe Untertabellen. In diesen speichern Sie z.b. Wartungsarbeiten an Softwareverträgen oder Reparaturarbeiten an EDV- Systemen zu Ihren Kundenadressen. Die Softwareverträge oder EDV-Systeme werden in den Zusatztabellen in cobra Adress PLUS eingetragen, die jeweiligen Aktionen (Arbeiten) dazu in den Untertabellen in dsbüro: apsubtables. Somit lassen sich pro Software-Wartungsvertrag oder EDV-System beliebig viele Wartungs- oder Servicevorgänge eintragen. dsbüro: apsubtables startet auf Wunsch mit der zuletzt geöffneten Tabelle und zeigt die Zusatzdaten der aktuellen Adresse in der oberen Tabelle an. Nach Wahl eines Datensatzes werden die zugehörigen Aktionen in der unteren Tabelle angezeigt und mittels Dialog eingetragen oder bearbeitet. Die angezeigten Daten der Untertabelle lassen sich per Mausklick nach Excel exportieren. Zu jedem Datensatz der Untertabelle können im rechten unteren Bereich Dokumente (pdf, doc oder andere) gespeichert bzw. verlinkt werden und anschließend direkt daraus geöffnet werden. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 2 von

3 Die in den Tabellen angezeigten Felder werden in den Einstellungen zu dsbüro: apsubtables ausgewählt. Abhängig von den gewählten Datenbankfeldern der Untertabellen, wird auch der Dialog zur Eingabe der Daten in den Untertabellen aufgebaut. Hier können einfache Textfelder oder Auswahllistenfelder sowie JA/NEIN-Felder enthalten sein. Felder vom Typ Zahl oder Währung können Sie als Summenfeld deklarieren und in der Tabelle wird in der Fußzeile die Summe daraus angezeigt. Ein Datenbankfeld vom Typ JA/NEIN und dem Namen Abgeschlossen dient dazu, bestimmte Datensätze in der Untertabelle anzuzeigen bzw. auszublenden. Eine beliebige Anzahl Dokumente können Sie zu jedem Datensatz der Untertabelle per Klick auf die rechte Maustaste in der Dokumententabelle hinzufügen. Ebenso können Sie die Dokumente daraus öffnen oder wieder entfernen. Beim Entfernen wird nur der Link zum Dokument gelöscht. Über den Menüeintrag Eintrag umbenennen, können Sie den angezeigten Namen in der Liste ändern, ohne das eigentliche Dokument zu bearbeiten. Sie können die Dokumente aus einem beliebigen Ordner im System zuordnen oder diese in einen speziell dafür angelegten Ordner kopieren und per Mausklick einen Link anlegen lassen. Das System legt dann für jeden Datensatz der Untertabelle einen eigenen Ordner im Hauptordner \apsubtables\dokumente\ an und verschiebt das Dokument in diesen Ordner. Dokumente, die Sie in den Sammelordner kopiert haben, werden mit einem Mausklick in den Dokumentenordner verschoben und in der Dokumententabelle angezeigt. Mit der Schaltfläche Suchen, durchsuchen Sie das System nach dem zu verknüpfenden Dokument. Dabei verbleibt das Dokument im ursprünglichen Ordner. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 3 von

4 Einstellungen In den Einstellungen legen Sie auf der ersten Registerkarte Allgemein die System-Pfade fest. Bestimmte Texte der Anwendung können Sie in Eigene Bezeichnungen an Ihre Wünsche anpassen und das Systemkennwort zum Öffnen der Einstellungen ändern. Die Registerkarte AP-Zusatztabellen bietet die Möglichkeit, die in cobra Adress PLUS vorhandenen Zusatztabellen für die Anzeige in dsbüro: apsubtables zu konfigurieren. Wählen Sie hier die Felder der jeweiligen Zusatztabelle, die Sie in dsbüro: apsubtables anzeigen möchten. Die Felder, welche in der Spalte Info markiert sind, dienen der Info-Anzeige in den Dialogen zu Datensatzbearbeitung. Die Spalte View wird nur angezeit, wenn Sie das Checkfeld Erledigte Datensätze ausblenden aktiviert haben und dient der möglichen Anzeige bzw. Ausblendung erledigter Datensätze der Zusatztabelle aus cobra Adress PLUS. Es darf nur ein JA/NEIN-Feld einer Tabelle als View markiert werden. Die Anzeigereihenfolge der Datenfelder in der Tabelle können Sie über die UP/Down-Schaltflächen anpassen. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 4 von

5 Im Register Sub-Tabellen erstellen Sie die erforderlichen Datenfelder, die Sie in einer Untertabelle benötigen. Wählen Sie dazu erst die cobra Adress PLUS Zusatztabelle und anschließend die Untertabelle. Ist keine Untertabelle vorhanden, werden Sie nach einem Namen für eine neue Untertabelle gefragt und diese wird anschließend erstellt. Danach erstellen Sie die gewünschten Datenfelder mit den entsprechenden Feldeigenschaften. Dabei kann für jede Untertabelle einer cobra Adress PLUS-Zusatztabelle ein eigenes Format aufgebaut werden. Die Spalte Summenfeld wird markiert, wenn Sie in der Fußzeile eines Datenfeldes vom Typ Zahl oder Währung eine Summe des jeweiligen Feldeinhaltes erhalten möchten. Es sind mehrere Summenfelder in einer Untertabelle möglich. Am unteren Rand des Registers Sub-Tabellen wird Ihnen der Aufbau der Untertabelle angezeigt. Die Anzeigereihenfolge der Datenfelder können Sie mit den Schaltflächen Aufwärts und Abwärts anpassen. Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 5 von

6 Die in den Untertabellen eingesetzten Auswahllisten konfigurieren Sie im Register Auswahllisten. Sie können neue Listen erstellen und vorhandene Listen bearbeiten und auch erweitern. Aussichten: Damit Ihre Informationen der Untertabellen von dsbüro: apsubtables auch in cobra Adress PLUS sichtbar sind, ist es geplant, bestimmte Einträge (selektierbar) der Untertabellen auch als Kontakt in cobra Adress PLUS zu hinterlegen. Besondere Funktionswünsche können noch realisiert werden, sprechen Sie uns an. Veröffentlichung & Copyright 2008 Dieter Schirmer EDV-Beratung Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urhebergesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung seitens der Firma Dieter Schirmer EDV-Beratung. Produkte und Firmennamen, sowie Begriffe können Warenzeichen oder anderweitig geschützt sein und werden hier ohne jegliche Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Diese werden lediglich zum Zwecke der Identifizierung genannt. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler vorbehalten. Dieter Schirmer EDV-Beratung Telefon: Fax: Dieter Schirmer EDV-Beratung Seite 6 von

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