Rechnungen & Gutschriften. Versionsinformationen ab Rel. 3.00

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1 Rechnungen & Gutschriften Versinsinfrmatinen ab Rel In dieser Zusammenfassung finden Sie die wichtigsten Detailinfrmatinen zu den Änderungen der jeweils aktuellen Prgrammversin. RI-SE Enterprise, Germany

2 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Versin 3.00, Steuersatz pr Psitin steuerbar Sie können jetzt für jede der 15 möglichen Rechnungspsitinen innerhalb der Rechnungstabelle einen anderen Steuersatz, bis auf 2 Nachkmmastellen angeben. Der entsprechende Steuerbetrag wird ergänzend errechnet und angezeigt. Die Summe aller Steuerbeträge wird unterhalb der Rechnungstabelle hinter der Zusammenfassung zzgl. Steuer angezeigt. Sfern kein Steuerbetrag vrhanden ist, erscheint diese Zeile nicht. Ungerade Stückzahlen möglich Sie können nun ungerade Stückzahlen bis 2 Nachkmmastellen für die Mengeneinheit verwenden. Bisher waren nur ganze Stücke möglich. Gutschriften möglich Sie haben nun die Möglichkeit Gutschriften im Prgramm abzubilden. Hierbei können Sie wählen, b die Gutschrift auf Basis einer markierten Rechnung erstellt werden sll, der b Sie eine neue Gutschrift mit Psitinstabelle der mit freiem Textfeld erzeugen möchten. Die Gutschriftnummer wird jeweils vrgeschlagen, kann aber mdifiziert werden. Die Navigatin und die Ansichten wurden für die Gutschriften erweitert. redaktineller Fehler In der Spalte "Stückpreis" der Rechnungs- und Gutschriftstabelle stand butt- statt brutt-. Lizenzfehler bei neuer Rechnung Trtz eingegebener Lizenzschlüssel brachte das Prgramm beim Anlegen einer neuen Rechnung den Hinweis, dass es sich um eine Demversin handele. Das Prblem wurde behben. Neue DIN-Nrm bei Adressimprt umgesetzt Wenn Sie nun Adressen in die Rechnungen imprtieren wird die Leerzeile zwischen Straße und PLZ / Ort nicht mehr gesetzt. Smit wird die aktuelle DIN-Vrgabe eingehalten. Versin 3.11, Text für Label der Steuer selbst definierbar Viele Kunden störte es in der Vergangenheit, das in der Rechnungstabelle für die Steuerpsitin der Wrtlaut "zzgl. Umsatzsteuer" verwendet wurde. Ab sfrt können Sie in der Knfiguratin selbst definieren welchen Wrtlaut Sie für diese Rechnungspsitin verwenden möchten. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

3 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Rundungsdifferenzen Bei ganz bestimmten Betragspsitinen kam es in Einzelfällen zu Rundungsdifferenzen innerhalb der Rechnungstabelle. Das Prblem knnte nachgestellt und bereinigt werden. Versin 4.00, Gutschriften auch hne Rechnung Bisher war es lediglich dann möglich eine Gutschrift in der Datenbank zu erstellen, wenn zuvr eine Rechnung mit dem Prgramm erzeugt wurde. Zukünftig können Sie auch Gutschriften erstellen, wenn keine Rechnung als Basis im Prgramm vrhanden ist. Diese Funktin ist immer dann sinnvll, wenn Sie beispielsweise mit einer Drittanwendung (Bsp. Primärsystem) Ihre Rechnung erzeugt haben und mit unserer Applikatin lediglich die Gutschriften verwalten möchten. Gutschriften duplizieren Bisher war es nicht möglich, Gutschriften zu duplizieren. Diese Funktin war ausschließlich den Rechnungen vrbehalten. Nunmehr können auch Gutschriften dupliziert werden. Rechnungsnummer editierbar Zahlreiche Anwender trugen an uns die Benutzeranfrderung heran, dass die Rechnungsnummer geändert werden können muss. Bisher war diese Funktin im Prgramm geschützt. Zukünftig kann der Administratr in der Applikatin einstellen, b die Rechnungsnummer editierbar ist der nicht. Zahlungstermin überwachen In den Optinen der Rechnung wurde ein neues Feld geschaffen, in dem Sie den vereinbarten Zahlungstermin hinterlegen können. Ein hierzu passender Agent überwacht diesen Termin vllautmatisch und erinnert den Autr der Rechnung per , sfern der Termin überschritten und nch keinen Zahlungseingang verbucht wurde. Wiedervrlagen Zukünftig können Sie in jedem beliebigen Dkument der Datenbank einen elektrnischen Wiedervrlagetermin hinterlegen. Sfern dieser Termin erreicht ist, erinnert das Prgramm die festgelegten Persnen per an die Wiedervrlage. Kurzbeschreibung bei Duplizierfunktin vrbelegt Sfern eine Rechnung/Gutschrift über die entsprechende Funktin dupliziert wird, wird die in den Optinen des jeweiligen Dkumentes gespeicherte Kurzbeschreibung Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

4 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) ebenfalls übernmmen und zwecks Krrektur vr dem Öffnen des Duplikates eingeblendet. Bearbeitungsschutz bei Strn ptinal In der Knfiguratin ist es zukünftig steuerbar, b strnierte Rechnungen nicht mehr bearbeitbar sind. Bisher gab es diese ptinale Steuerungsmöglichkeiten nicht. Sbald eine Rechnung strniert wurde, war diese vr der weiteren Bearbeitung geschützt. Neues Design Das gesamte Navigatinssystem der Applikatin wurde an ein mdernes Ltus Ntes 8.5 Design angepasst. Das navigieren innerhalb der Applikatin wird nun nch angenehmer wahrgenmmen. Auch der Maskenaufbau swie die Farbgebung wurde ptimiert. Fußzeile auf Wunsch implementierbar In der Vergangenheit kam es immer häufiger vr, dass Anwender dieser Applikatin lediglich neben des individuellen Briefkpfes auch eine eigene Fußzeile in die Rechnung eingeblendet haben wllten. Bisher war diese Benutzeranfrderung nur mit verhältnismäßig grßen Aufwand/Ksten umsetzbar. Wir haben alle Vrbereitungen getrffen, dass zukünftig auch die Fußzeile mit verhältnismäßig geringem Aufwand in die Anwendung eingebaut werden kann. Zukünftig können Anwender der Datenbank die Implementierung der Fußzeile in den Briefkpf zu einem Vrzugspreis bei uns beauftragen. Schriftverkehr möglich Bisher knnten Sie lediglich Rechnungen und Gutschriften mit dem Prgramm erstellen. Zukünftig ist es darüber hinaus möglich, den vllständigen Schriftverkehr, beispielsweise mit dem Schuldner, zu führen. Diese neue Funktin erweist sich insbesndere im Rahmen vn Mahnverfahren als sehr effektiv. Die Maske 'Schriftverkehr' greift auf die gleichen Briefkpfinfrmatinen zurück, wie die Rechnungen und Gutschriften auch. Eine dppelte Hinterlegung ist smit nicht ntwendig. verkehr möglich Ähnlich des neuen Mdules für den Schriftverkehr können Sie zukünftig auch s direkt aus dem Prgramm erstellen. Diese s werden genau wie der Schriftverkehr auch, als Töchterdkumente direkt unter dem entsprechenden Basisdkument (Rechnung/Gutschrift) gespeichert. Suchfunktin nun auch für Gutschriften Die in das Prgramm implementierte Suchfunktin für die Rechnungsnummer gilt zukünftig auch für Gutschriftennummern. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

5 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Nett-/Brutt Rechner 8stellig genau Der eingebaut und nett/brutt Rechner für die Psitinstabelle rechnete bisher lediglich auf zwei Nachkmmastellen genau. Insbesndere bei grßen Stückzahlen mit kleinen Cent-Beträgen führte dieser Umstand immer wieder zu Rundungsdifferenzen. Zukünftig rechnete der nett/brutt Rechner auf 8 Nachkmmastellen genau, was Rundungsdifferenzen nahezu gänzlich ausschließt. Menge vr Umbruch geschützt Bei größeren Stückzahlen im vierstelligen Bereich kam es zu einem Zeilenumbruch in der Spalte 'Menge' der Psitinstabelle. Der Zeilenumbruch wird zukünftig unterdrückt und smit eine saubere Rechnerstruktur sichergestellt. Externe Adressdatenbank Die Datenbank verfügt bereits seit einigen Versinen über ein internes Adressmdul für die Empfängeradressen der Rechnungen. Darüber hinaus existiert eine Schnittstelle zur Adressdatenbank "VBM- Adressen" der Rechenzentrale GAD. Auf vielfachen Kundenwunsch haben wir nun eine dritte Möglichkeit geschaffen, die Kundenadressen für neue Rechnungen und Gutschriften zu imprtieren. In der Knfiguratin der Datenbank können Sie nun eine eigene Kunden-Adressdatenbank hinterlegen, indem Sie lediglich den Speicherrt swie die gewünschten Adressfelder angeben. Bei der Erstellung neuer Rechnungen/Gutschriften können sie dann per Imprtfunktin auf Ihre externe Adressdatenbank zugreifen. Eine dppelte Pflege vn Kundenadressen ist smit nicht mehr ntwendig. Imprtrutine für internes Adressmdul Die Anwendung verfügt über ein internes Adressmdul um die Neuadressierung vn Rechnungen an "wiederkehrende" Kunden effizienter zu gestalten. Bisher war es ntwendig, die einzelnen Adresse im Adressmdul manuell anzulegen. Zukünftig existiert darüber hinaus eine Imprtrutine, mit der es Ihnen ermöglicht wird, eine strukturierte Textdatei (Bsp. Bank-21 Reprting-Abfrage) in die Adressmaske der Datenbank zu imprtieren. Auf diese Weise ist es Ihnen sehr kmfrtabel möglich, Ihren gesamten Kundenbestand per Knpfdruck in das Adressmdul der Datenbank zu übernehmen und bei neuen Rechnungen/Gutschriften einfach per Imprtfunktin auf die übernmmenen Adressen zuzugreifen. Eine Musterdatei mit dem richtigen Satzaufbau haben wir in der Hilfe hinterlegt. Ansichten nach Kundename Es wurden zusätzliche Ansichten nach dem Srtiername des Kunden implementiert. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

6 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Rechnungen abweichendes Jahr Auch wenn zukünftig die Rechnungsnummer nach Einstellung des Administratrs verändert werden kann, haben wir eine kmfrtable Funktin geschaffen, die es Ihnen ermöglicht, auch Rechnungen vrheriger Jahre bzw. des Flgejahres zu erstellen. Excel-Exprt Wir haben eine Exprtrutine implementiert, die es Ihnen ermöglicht, die Daten der vn Ihnen festgelegten Felder aus jeder beliebigen Ansicht der Datenbank nach Excel zu exprtieren und drt gegebenenfalls weiter zu verarbeiten. Neuer kstenpflichtiger Freischaltcde Bei dieser Versin handelt es sich um ein Majrrelease. Smit ist ein neuer Freischaltcde ntwendig, um die Applikatin als Vllversin nutzen zu können. Kunden mit einem gültigen Wartungs- und Supprtvertrag können sich im Supprtbereich unserer Webseite die neue Schablnendatei (*.ntf) herunterladen swie den neuen Freischaltcde drt ntieren und diesen nach dem Schablnenwechsel in die Applikatin eingeben. Alle anderen haben die Möglichkeit, den Freischaltcde für das aktuelle Update der Applikatin in unserem Onlineshp zu bestellen. Versin 4.03, Spalte 'Steuer' kann ausgeblendet werden In der Knfiguratin der Datenbank haben Sie nunmehr die Möglichkeit zu kennzeichnen, dass die Werte der Spalte 'Steuer' vllständig ausgeblendet werden, wenn alle Rechnungspsitinen steuerfrei sind. Versin 4.03a, Benutzerdkumente liefern Fehler In Einzelfällen kann es vrkmmen, dass bei der Neuanlage vn Rechnungen der Gutschriften das Prgramm die Fehlermeldung "Es ist kein Benutzerdkument vrhanden." ausgibt, bwhl dieses definitiv durch Sie angelegt und gespeichert wurde. Das Prblem knnte nachgestellt und mit der ben genannten Versin behben werden. Vers b Schaltfläche "Ansprechpartner" In der Maske für die Erstellung einer war in der Schaltflächenleiste eine Schaltfläche mit der Bezeichnung "Ansprechpartner" verfügbar. Diese Schaltfläche war mit keiner Funktin belegt, insfern wurde sie aus der Maske entfernt. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

7 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Ver Platzhalter wurden nicht immer ersetzt Sfern Sie in den Texblöcken Platzhalter definiert hatten, wurden diese in Einzelfällen beim Imprt in die Rechnung/Gutschrift nicht gegen die entsprechenden Werte ersetzt. Das Prblem wurde behben. Ver Spalte MwSt. lieferte nach Strnierungen Wert zurück Nachdem eine Rechnung strniert wurde, lieferte die Spalte MwSt. in den Ansichten dennch den ursprünglichen Wert aus der Rechnung zurück. Diverse Benutzer bemängelten dies und regten an, bei einer Strnierung auch die Steuerspalte auf 0 zu setzen. Wir sind dieser Benutzeranfrderung nachgekmmen. Ver Gutschriften strnierbar Ab sfrt ist es möglich, auch Gutschriften im Prgramm zu strnieren. Die Verfahrensweise ist identisch der, für die Rechnungsstrnierung. Die gewünschten Dkumente müssen in der entsprechenden Ansicht ausgewählt werden. Für die Strnierung steht in der Aktinenleiste eine Schaltfläche für die Strnierung zur Verfügung. Versin 5.00, Angebte können erstellt werden zukünftig ist es möglich, in der Anwendung neben den Rechnungen und Gutschriften auch Angebte zu erstellen. Das Prgramm vergibt eigenständig eine Angebtsnummer und stellt das gewünschte Frmular (Psitinstabelle der Freitext Dkument) zur Verfügung. Im Nachhinein ist es möglich, auf Basis eines erstellten Angebtes eine Rechnung zu erzeugen. Hierbei werden alle relevanten Inhalte des Angebtes bereits in die Rechnung übernmmen, dass nur nch geringfügige nacharbeiten ntwendig sind. Neben Gutschriften nun auch Rechnungskrrekturen Die umsatzsteuerliche Gutschrift als Snderfrm der Rechnung ist aufgrund eines aktuellen Urteils des Bundesfinanzhfs (BFH) swie einer Gesetzesänderung in den Fkus vrausschauender umsatzsteuerlicher Planungen getreten. Die Neuregelung sllte zum Anlass genmmen werden, die Buchhaltungs- bzw. Rechnungslegungsabteilungen darauf hinzuweisen, dass ausschließlich umsatzsteuerliche Gutschriften als slche bezeichnet werden dürfen. Kaufmännische Gutschriften, welche zu Zwecken einer Rechnungskrrektur der der Gewährung eines Preisnachlasses verwendet werden, sllten ab sfrt nicht mehr als Gutschrift, sndern z.b. als Rechnungskrrektur bezeichnet werden. Anderenfalls schuldet der Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

8 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Gutschriftsempfänger im schlimmsten Fall die in einer als Gutschrift bezeichneten Rechnungskrrektur ausgewiesene Umsatzsteuer nach 14 c Umsatzsteuergesetz (UstG). Der Vrsteuerabzug wäre hieraus nicht möglich. Weitere ausführliche Infrmatinen zu dieser Thematik finden Sie im Internet, beispielsweise hier. In der Sftware ist es ab sfrt möglich, swhl Gutschriften als auch Rechnungskrrekturen zu erstellen. Beide Mechanismen können swhl Blankdkumente als auch auf bereits erzeugte Rechnungen basierende Dkumente erzeugen. Neue Mnatsauswertung bei Rechnungen Es wurde eine neue Ansicht implementiert, die es Ihnen ermöglicht, die Rechnungsausgänge kategrisiert nach Jahr und Mnat auszuwerten. Insbesndere im Rahmen der ntwendigen mnatlichen Umsatzsteuervranmeldung stellt dies eine grße Hilfe dar, da aus der Ansicht swhl der jeweilige Bruttbetrag als auch die entsprechende Umsatzsteuer pr Mnat entnmmen werden kann. Steuerbetrag nun auch bei Freitext-Rechnungen Wenn Sie Rechnungen erzeugen, die nicht auf der klassischen Psitinstabelle sndern auf einem Freitextfeld basieren, ist es erfrderlich, den Bruttbetrag der Rechnung manuell über die Optinen-Schaltfläche in das Dkument einzugeben. Zukünftig können Sie zusätzlich auch den entsprechenden Steuerbetrag vermerken, s dass dieser ebenfalls den Ansichten entnmmen werden kann. Einzelne Mdule abschaltbar Das Prgramm besteht inzwischen aus 4 verschiedenen Mdulen. Rechnungen, Gutschriften, Rechnungskrrekturen und Angebte. Jedes Mdul kann für sich einzeln in der Knfiguratin der Applikatin deaktiviert werden. Smit nutzen Sie grundsätzlich nur die Mdule, die Sie für Ihren knkreten Einsatzzweck auch benötigen. Die Navigatin bleibt hierdurch aufgeräumt. Neuer Platzhalter Angebts-Nummer Sfern Sie eine Rechnung, die auf einem zuvr erstellten Angebt basiert, erzeugen, steht in der Rechnung in den Freitext-Feldern über und unter der Psitinstabelle ein Platzhalter für die Angebtsnummer zur Verfügung. Auf diese Weise können bei der Erstellung der Rechnung auf ein zuvr erzeugtes Angebt einfach Bezug nehmen. Die Pflege der Texte und Platzhalter in den besagten Feldern erflgt in der glbalen Knfiguratin. Neuer Platzhalter Rechnungs-Nummer Sfern Sie eine Gutschrift der Rechnungskrrektur, die auf einer zuvr erstellten Rechnung basiert, erzeugen, steht in Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

9 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) den Dkumenten in den Freitext-Feldern über und unter der Psitinstabelle ein Platzhalter für die Rechnungsnummer zur Verfügung. Auf diese Weise können bei der Erstellung der Gutschriften und der Rechnungskrrekturen auf die zuvr erzeugte Rechnung einfach Bezug nehmen. Die Pflege der Texte und Platzhalter in den besagten Feldern erflgt in der glbalen Knfiguratin. Neuer kstenpflichtiger Freischaltcde Bei dieser Versin handelt es sich um ein s genanntes Majrrelease. Smit ist ein neuer Freischaltcde ntwendig, um die Applikatin als Vllversin nutzen zu können. Kunden mit einem aktiven Wartungs- und Supprtvertrag können sich im Supprtbereich unserer Webseite die neue Schablnendatei (*.ntf) herunterladen swie den neuen Freischaltcde drt ntieren und diesen nach dem Schablnenwechsel in die Applikatin eingeben. Alle anderen haben die Möglichkeit, den neuen Lizenzschlüssel für das aktuelle Update der Applikatin in unserem Onlineshp zu bestellen. Allgemeingültiger Hinweis zum eigenen Briefkpf Beachten Sie bitte, dass Sie im Zusammenhang mit dem Update der Applikatin einen gegebenenfalls selbst erstellten bzw. angepassten Briefkpf überschreiben. Ihr Briefkpf befindet sich in einer Zusatzdatenbank mit der Bezeichnung bkrise.nsf. Bevr Sie den Schablnenwechsel auf Ihre Prduktivdatenbank anwenden, übernehmen Sie per Gestaltung aktualisieren in die Schablne dieser Anwendung Ihren individuellen Briefkpf. Anschließend können Sie den Schablnenwechsel wie gewhnt durchführen. Eine detaillierte Beschreibung, wie dieser Przess vnstatten geht, finden Sie in der ben beschriebenen Briefkpf-Datenbank. Versin 5.1.0, Achtung, Aktivitäten ihrerseits ntwendig! Texte über und unter den Dkumenten Zukünftig werden Texte, die in den Dkumenten swhl berhalb als auch unterhalte jeweiligen Psitinstabelle zu finden sind, in der Knfiguratin nicht mehr als statischer Text, sndern in Frm vn Textblöcken vrgegeben. Insfern ist es für Anwender, die eine frühere Versin der Applikatin einsetzen, erfrderlich, direkt nach dem Update die entsprechend ntwendigen Textblöcke zu erzeugen und diese in der Knfiguratin der jeweiligen Psitin zuzurdnen. Die Zurdnung wird in der Registerkarte Texte in den Dkumenten vrgenmmen. Idealerweise kpieren Sie Ihre bereits bestehenden Texte in neue Textblöcke und rdnen diese anschließend zu. Die Textblöcke werden im Bereich Stammdaten Textblöcke erzeugt. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

10 RI-SE Enterprise Kundenhtline: +49 (0) Verschiedene neue Platzhalter verfügbar Es wurden verschiedene neue Platzhalter implementiert, die swhl in den Textblöcken als auch in den 6 verfügbaren Freitextfeldern des Briefkpfes verwendet werden können. Eine ausführliche Beschreibung der Platzhalter wurde ebenfalls in die Hilfe der Anwendung implementiert. Excel Exprt wurde ptimiert Die Frmatierung der entsprechenden Daten wird zukünftig krrekt(er) vrgenmmen. Darüber hinaus kann der Anwender entscheiden, b er nach durchgeführtem Exprt die Excel-Tabelle direkt öffnen möchte der b die Exprt- Datei lediglich ins Betriebssystem gespeichert werden sll. Dynamische Gliederungen in der Navigatin Die Gliederungen in der Navigatin der Applikatin sind nunmehr dynamisch aufgebaut. Es öffnet sich immer nur die Gliederungen, die aktuell angeklickt und benötig wird. Alle anderen Gliederungen werden kmprimiert. Smit ist der Zugriff auf die benötigten Infrmatinen nch schneller möglich und die Übersichtlichkeit bleibt erhalten. Ltus Ntes Datenbanken und Anwendungen Htline: +49 (0)

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