MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

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1 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 GRUNDLAGEN 1.Auflage Februar 2008 Autor: Thomas Bock bitmedia e Learning solutions

2 INHALTSVERZEICHNIS INHALTSVERZEICHNIS 1 GRUNDLAGEN 3 WAS IST EXCEL 2007? 3 PROGRAMMSTART UND BENUTZEROBERFLÄCHE 3 DIE MULTIFUNKTIONSLEISTE (= ML) 4 ANSICHTEN IN EXCEL WICHTIGE GRUNDEINSTELLUNGEN 6 DIE HILFEFUNKTION VON EXCEL 7 ARBEIT MIT ZELLEN 9 ZELLEN MARKIEREN 9 EINGABE UND BEARBEITUNG VON DATEN 10 ZELLINHALTE LÖSCHEN 10 KOPIEREN UND VERSCHIEBEN VON ZELLINHALTEN 11 DATEN SUCHEN UND ERSETZEN 11 DIE FUNKTION AUTOAUSFÜLLEN 12 SORTIEREN VON DATEN 13 ARBEITEN MIT ARBEITSMAPPEN 14 ARBEITSMAPPEN SPEICHERN 14 ARBEITSMAPPE ÖFFNEN UND SCHLIEßEN 16 NAVIGIEREN ZWISCHEN ARBEITSMAPPEN 17 NEUE ARBEITSMAPPE ANLEGEN 17 FORMATIEREN VON TABELLEN 19 ARBEITEN MIT MUSTER UND RAHMEN 19 ÄNDERN DER SCHRIFTFORM 22 ÄNDERN DER AUSRICHTUNG 23 SPALTENBREITE UND ZEILENHÖHE 24 ARBEIT MIT ZAHLENFORMATEN 25 SEITENEINRICHTUNG UND DRUCK 27 DIE SEITENANSICHT 27 SEITE EINRICHTEN 28 ERSTELLEN VON UMBRÜCHEN 30 ARBEITEN MIT KOPF UND FUßZEILE 31 DRUCKEN 32 DER DRUCKBEREICH 33 ARBEITSBLÄTTER UND MAPPEN 34 bitmedia e Learning solutions Seite 1

3 ZELLEN LÖSCHEN UND EINFÜGEN 34 TABELLENBLÄTTER LÖSCHEN, UMBENENNEN UND EINFÜGEN 36 TABELLENBLÄTTER KOPIEREN, EINFÜGEN UND VERSCHIEBEN 37 ZEILEN UND SPALTEN FIXIEREN 39 ARBEITEN MIT FORMELN UND FUNKTIONEN 40 FORMELN ERSTELLEN 40 FORMELN MIT ZELLBEZÜGEN 41 FORMELN BEARBEITEN 41 KOPIEREN VON FORMELN 42 DIE SUMMENFUNKTION 43 NÜTZLICHE FUNKTIONEN 43 FEHLERMELDUNGEN 46 ARBEIT MIT DIAGRAMMEN 47 DIAGRAMME EINFÜGEN 47 DIAGRAMME BEARBEITEN 49 ARBEIT MIT BILDERN UND GRAFIKEN 51 EINFÜGEN VON CLIPARTS UND BILDERN BEARBEITEN VON CLIPARTS UND BILDERN bitmedia e Learning solutions Seite 2

4 GRUNDLAGEN WAS IST EXCEL 2007? Einsatzgebiete Elemente der Tabellenkalkulation Microsoft Office Excel 2007 ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, das von Microsoft entwickelt wurde. Haupteinsatzgebiete des Office Programms sind alle Bereiche, in denen es um die Darstellung von Zahlen und die Durchführung von Berechnungen geht. Microsoft Office Excel wird wegen seiner einfachen und intuitiven Bedienung geschätzt und sowohl im privaten als auch geschäftlichen Alltag häufig verwendet. Die Inhalte einer Excel Datei werden in einzelnen Zellen eingetragen. Auf diese Art und Weise kann auch das Erscheinungsbild des Dokuments be einflusst werden. PROGRAMMSTART UND BENUTZEROBERFLÄCHE Excel starten Die Benutzeroberfläche Das Programmfenster von Microsoft Office Excel 2007 kann entweder durch einen Klick auf den entsprechenden Eintrag im Startmenü oder über einen Doppelklick auf das Programmicons am Desktop geöffnet werden. Die folgende Abbildung zeigt die Benutzeroberfläche von Microsoft Office PowerPoint. Office Schaltfläche Schnellstartleiste Titelleiste Multifunktionsleiste (ML) Bearbeitungsleiste Arbeitsbereich Bildlaufleiste Navigationsleiste für Tabellenblätter Statusleiste Die Schnellstartleiste ist ebenfalls in die Titelleiste integ Sie beinhaltet häufig benötigte Befehle, wie Speichern, Rückgängig riert. oder Wiederherstellen in Form von Symbolen. bitmedia e Learning solutions Seite 3

5 Hinter der Office Schaltfläche verstecken sich die wichtigsten Befeh um Dokumente erstellen, speichern, öffnen, schließen und drucken zu le, können. Die Multifunktionsleiste (kurz: ML) ersetzt Menüs und Symbolleisten und vereint alle Befehle in einer einzigen Leiste. Der Arbeitsbereich ist der größte und wichtigste Bereich des Pro Hier werden die Inhalte des Dokuments erstellt, bearbei grammfensters. tet und individuell gestaltet. Mit Hilfe der Bildlaufleisten ist die Navigation innerhalb des Programmfensters möglich. Es gibt horizontale und vertikale Bildlaufleisten. Die Statusleiste zeigt unterschiedliche Informationen an. Weiters beinhaltet sie die Symbole für die verschiedenen Ansichtsarten ( )und die Zoomfunktion ( ). Excel beenden Microsoft Office Excel kann über die 'Schließen' Schaltfläche in der Titel oder über die Schaltfläche 'Excel beenden' im Office Menü (hin leiste ter der Office Schaltfläche) beendet werden. DIE MULTIFUNKTIONSLEISTE (= ML) Elemente der ML Die Multifunktionsleiste ersetzt im Office 2007 Menüs und Symbolleisten und vereint alle Programmfunktionen. Sie besteht standardmäßig aus 7 Registerkarten, die wiederum in verschiedene Bereiche eingeteilt sind. Manche Bereiche sind rechts unten mit einem kleinen Pfeilsymbol ver Dieses Symbol weist darauf hin, dass zu diesem Bereich zu sehen. sätzlich ein Dialogfenster vorhanden ist. ML minimieren und maximieren Die Multifunktionsleiste kann entweder über den Menüeintrag 'Multifunktionsleiste minimieren' im Kontextmenü oder über einen Doppelklick auf eine Registerkarte der ML minimiert werden. Das Maximieren funktioniert auf dieselbe Weise. bitmedia e Learning solutions Seite 4

6 ANSICHTEN IN EXCEL 2007 Die Hauptansichten Microsoft Office Excel 2007 verfügt über drei Hauptansichten: die Normal Ansicht die Ansicht Seitenlayout die Umbruchvorschau Sie können über die Registerkarte 'Ansicht' erreicht werden. Die Normal, die Seitenlayout und die Umbruchvorschau sind auch über ihre Symbole in der Statusleiste erreichbar. Ansicht NORMAL Ansicht SEITENLAYOUT Ansicht UM BRUCHVOR SCHAU Weitere Ansichten Diese Ansicht ist für die Eingabe der Daten vorgesehen. Hier wird noch nichtan das künftige Layout des Dokuments gedacht. Layoutelemente werden in dieser Ansicht nicht angezeigt. Diese Ansicht erleichtert das Gestalten des Dokuments. Hier werden Elemente wie Seitenumbrüche, Kopf und Fußzeilen angezeigt. Das Dokument wird also so angezeigt, wie es auch in gedruckter Form ausgegeben wird. In dieser Ansicht können Sie erkennen, wo beim Ausdruck Seiten um werden. Hier können Sie durch einfaches Verschieben mit der gebrochen Maus diese Umbruchstellen verändern. Microsoft Excel bietet Ihnen noch zwei weitere Ansichten. Über die Schaltfläche können Sie Ihre eigene benutzerdefinierte Ansicht erstellen und speichern. Über die Schaltfläche können Sie zum Voll bildmodus wechseln. bitmedia e Learning solutions Seite 5

7 WICHTIGE GRUNDEINSTELLUNGEN Excel Optionen Um Ihre persönlichen Einstellungen, wie den bei der Installation eingegeben Namen, nochmals anzusehen bzw. zu verändern klicken Sie bitte auf die 'Office Schaltfläche', die sich in der linken, oberen Ecke ihres Fensters befindet. Nun erscheint ein Optionsmenü, das Ihnen wichtige Befehle auflistet, wie auch den Befehl 'Excel Optionen'. Hier können Sie wichtige Operationen, wie 'Speichern', 'Neues Dokument', 'Drucken' und in unserem Fall die 'Excel Optionen' aufrufen. Nun können Sie Ihre persönlichen Einstellungen überprüfen und verän dern. bitmedia e Learning solutions Seite 6

8 Farbschema ändern Benutzername ändern Speicherort ändern EXCEL 2007 bietet Ihnen auch die Möglichkeit das Farbschema zu verändern, falls Ihnen die Standarteinstellung 'blau' nicht gefallen sollte. Im Bereich 'Häufig verwendet' können Sie im Feld 'Benutzernamen' den Namen des Benutzers festlegen. Haben Sie dies bereits bei der Installation erledigt, erschein in diesem Feld der eigetragene Name und kann geändert werden. Um den Standardspeicherort Ihrer Dateien zu ändern, klicken Sie auf den Eintrag 'Speicher'. Dort können Sie dann den gewünschten Pfad eintra gen. DIE HILFEFUNKTION VON EXCEL Öffnen der Hilfefunktion Die Hilfefunktion wird über das Hilfe Symbol mit der Taste [F1] geöffnet. der über die Tastatur bitmedia e Learning solutions Seite 7

9 Verwenden der Hilfefunktion Die Hilfefunktion kann auf zwei Arten genutzt werden: 1. Sie suchen über das Suchfeld nach einem Schlagwort. 2. Sie klicken im Bereich 'Excel Hilfe Durchsuchen' auf einen weiterführenden Link. In beiden Fällen erhalten Sie eine Ergebnisliste mit weiterführenden Links über die Sie im Idealfall schlussendlich zur Lösung Ihres Problems gelangen. Schließen der Hilfefunktion Die Hilfefunktion wird über die 'Schließen' Schaltfläche oben geschlossen. rechts Alternativ dazu können Sie natürlich auch den Befehl 'Schließen' im Menü des Hilfefensters verwenden. bitmedia e Learning solutions Seite 8

10 ARBEIT MIT ZELLEN ZELLEN MARKIEREN Um Daten einzugeben oder zu bearbeiten, müssen Sie zuerst die entsprechende Zelle markieren. Dafür bietet Ihnen Excel verschiedene Möglichkeiten. Markieren einer Zelle Eine einzelne Zelle kann mit einem Klick in die gewünschte Zelle markiert werden. Die entsprechende Zeilen und Spaltenbeschriftung wird in der Bearbeitungsleiste angezeigt. Markieren eines Zellbereichs Mit Hilfe der TragAndDrop Funktion können Sie mehrere benachbarte Zellen markieren. Klicken Sie in die entsprechende Startzelle und halten Sie die linke Maustaste gedrückt. Ziehen Sie mit gedrückter Maustaste den Cursor in die gewünschte Endzelle. Lassen Sie an dieser Stelle die Maustaste wieder los. Alle Zellen dazwischen werden nun markiert. Markieren nicht benachbarter Zellen Sie können auch Zellen bzw. Zellbereiche markieren, die nicht neben ein liegen. Dazu drücken Sie vor dem jeweiligen Markiervorgang die ander [ Strg] Taste Ihrer Tastatur. Aufheben einer Markierung Sobald Sie eine andere Zelle bzw. einen anderen Zellbereich markieren, wird die aktuelle Markierung aufgehoben. bitmedia e Learning solutions Seite 9

11 EINGABE UND BEARBEITUNG VON DATEN Text eingeben Vor der Texteingabe müssen Sie jene Zelle markieren, in der Sie den Text einfügen möchten. Ist dies erfolgt, können Sie die gewünschte Textstelle einfach mit Hilfe Ihrer Tastatur eintippen. Der Text erscheint sowohl in der entsprechenden Zelle, als auch in der Bearbeitungsleiste. Eingabe bestätigen Eingabe ändern Sobald Sie ENTER drücken ist die Eingabe bestätigt und sie gelangen zur unterliegenden Zelle. Markieren Sie diese Zelle erneut und geben einen neuen Text ein, wird der alte Text überschrieben und dadurch aus der Zelle gelöscht. Möchten Sie den Inhalt einer Zelle ändern, müssen Sie zuerst die entsprechende Zelle markieren. Ist die Zelle markiert, können Sie den bestehenden Inhalt mit dem neuen Inhalt überschreiben. ZELLINHALTE LÖSCHEN Zellinhalt löschen Am einfachsten löschen Sie den Inhalt einer Zelle, in dem Sie die gewünschte Zelle markieren, und anschließend die [Entf] Taste Ihrer Tastatur drücken. Löschen über Kontextmenü Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf jene Zelle, deren Inhalt Sie ent möchten. Anschließen klicken Sie auf den Befehl 'Inhalte fernen löschen'. bitmedia e Learning solutions Seite 10

12 KOPIEREN UND VERSCHIEBEN VON ZELLINHALTEN Inhalt kopieren Inhalt einfügen Markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle bzw. den gewünschten Zellbereich. Um den Inhalt zu kopieren, verwenden Sie entweder die Tastenkombination [Strg]+[C], die Schaltfläche 'Kopieren' in der Multifunktionsleiste oder den Befehl 'Kopieren' im Kontextmenü der markierten Zelle. Der kopierte Zellinhalt kann nun wieder eingefügt werden. Markieren Sie zuerst jene Zelle, in der Sie den Inhalt einfügen möchten. Dieser Zelle kann sich auch in einem anderen Excel Dokument befinden. Zum Einfügen verwenden Sie die Tastenkombination [Strg]+[V], die Schaltfläche 'Einfügen' in der Multifunktionsleiste oder den Befehl 'Einfügen' im Kontextmenü der markierten Zelle. Inhalte verschieben Verschieben mit der Maus Anders als beim Kopier wird beim Verschieben der Inhalt in der ursprünglichen Zelle entfernt. Die Vorgehensweise ist jedoch gleich wie beim Kopieren. Markieren Sie die entsprechende Zelle und verwenden Sie entweder die Tastenkombination [Strg]+[X], die Schaltfläche 'Ausschneiden' in der Multifunktionsleiste oder den Befehl 'Ausschneiden' im Kontextmenü der markierten Zelle. Danach können Sie den Inhalt in der gewünschten Zelle einfügen. Zellinhalte können auch nur mit Hilfe der Maus kopiert werden. Zeichen Sie auf den Rahmen der Markierten Zelle und verschieben Sie diesem an die gewünschte neue Position im Dokument. Kopieren mit der Maus Halten Sie beim Verschieben des Zellrahmens die [Strg] Taste gedrückt, wird der Inhalt kopiert. DATEN SUCHEN UND ERSETZEN Daten suchen Um nach beliebigen Zellinhalten zu suchen, klicken Sie auf die Schaltflä 'Suchen und Auswählen' in der Multifunktionsleiste. In der Unter che auswahl dieser Schaltfläche klicken Sie auf den Eintrag 'Suchen'. Im Feld 'Suchen nach' können Sie jenen Inhalt eintippen, nach dem Sie im Dokument suchen möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Weitersuchen', um Schritt für Schritt zu den entsprechenden Zellen zu wechseln. bitmedia e Learning solutions Seite 11

13 Wählen Sie in der Unterauswahl der Schaltfläche den Eintrag 'Ersetzten', können Sie Zellinhalte automatisch durch einen anderen Inhalt ersetzen. Daten ersetzen DIE FUNKTION AUTOAUSFÜLLEN In Feld 'Suchen nach' geben Sie jenen Begriff ein, der ersetzt werden soll. Im Feld 'Ersetzten durch' wird jener Begriff eingetragen, durch den die gefundenen Inhalte ersetzt werden sollen. Über die Schaltfläche 'Ersetzen' können Sie Schritt für Schritt den entsprechenden Zellinhalt ersetzten. Über die Schaltfläche 'Alle Ersetzen' erfolg der Austausch der Inhalte in einem Arbeitsschritt. Inhalt übertragen Die Funktion AutoAusfüllen Um den Inhalt einer oder mehrerer Zellen auf die benachbarten Zellen zu übertragen können Sie auf die Funktion AutoAusfüllen zurückkommen. Datumswerte und Zahlen können durch diese Funktion automatisch nach einem Muster fortgesetzt werden. Erst wählen Sie die zu kopierende Zelle aus. Sobald sich der schwarze Rahmen um das Kästchen gebildet hat, sollte Ihnen ein schwarzes Kästchen in der rechten, unteren Ecke des Rahmens auffallen. Auf dieses kli Sie mit der linken Maustaste und ziehen es anschließend über die cken Zellen, die Sie ausgefüllt haben möchten. Anwendungsbeispiele Wollen Sie beispielsweise die Zahlenreihe 1,2,3,.. weiterführen, so schreiben Sie bitte die ersten beiden Ziffern dieser Reihe in die ersten zwei Zellen. Nun markieren Sie beide und ziehen wie eben das schwarze Kästchen entlang der Zellen, die sie ausgefüllt haben möchten. Auch Wochentage werden sofort automatisch erkannt. Hier reicht es eine Zelle mit dem Inhalt 'Montag' anzuklicken und zu erweitern bitmedia e Learning solutions Seite 12

14 SORTIEREN VON DATEN Sortieren nach einer Spalte Beim Sortieren werden die Zeilen einer Spalte (der sogenannten Sortierspalte ) aufsteigend oder absteigend vertauscht. Dafür gibt es im Register 'Start' der Multifunktionsleiste die Schaltfläche 'Sortieren und Filtern'. Vor dem Sortieren ist es wichtig, dass Sie eine Zelle in der entsprechen Spalte den markieren. Sortieren nach mehren Spalten Je nach Belieben kann nun zwischen aufsteigender (Von A bis Z sortieren) und absteigender Sortierung (Von Z bis A sortieren) gewählt werden. Sie können in Excel auch nach mehreren Spalten sortieren. Excel unterscheidet hier diverse Sortierebenen. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Sortieren und Filtern' und wählen Sie im Untermenü den Eintrag 'Benutzer Sortieren...'aus. Dadurch öffnen Sie das Dialogfenster Sortie definiertes ren'. Sie können beliebig viele Spalten auf einmal sortieren. Unter 'Spalte' wählen Sie die zu sortierende Spalte. Zahlen und Texte werden unter 'Sortie nach' als 'Werte' ausgewählt. Unter 'Reihenfolge' wählen Sie die Sor ren tierart. bitmedia e Learning solutions Seite 13

15 ARBEITEN MIT ARBEITSMAPPEN ARBEITSMAPPEN SPEICHERN Namensgebung Einfaches Speichern Bereits vor dem Speichern sollten Sie sich Gedanken über den künftigen Namen der Datei machen. Überlegen Sie sich einen eindeutigen Namen, der ein späteres Auffinden der Datei erleichtert. Sie sollten sich auch überlegen, ob der festgelegte Standardspeicherort der richtige Platz für die Datei ist. In der 'Leiste für den Schnellzugriff' finden Sie eine Schaltfläche 'Spei Über diese Schaltfläche können Sie Änderungen an einer bereits chern'. gespeicherten Datei schnell durchführen. Speichern eines neuen Dokuments Den Befehl 'Speichern' finden Sie auch im Untermenü der Schaltfläche ' Office'. Auch hier können Sie die entsprechende Schaltfläche in der Leiste für den Schnellzugriff verwenden. In diesem Fall gelangen Sie jedoch zu einen Di in den Sie den Dateinamen, den Speicherort und auch den alogfenster, Dateityp festlegen können. bitmedia e Learning solutions Seite 14

16 Der Befehl 'Speichern unter' Diesen Befehl finden Sie im Untermenü der Schaltfläche 'Office'. Dieser Befehl bietet sich an, wenn Sie ein bereits gespeichertes Dokument unter einen anderen Namen oder Dateityp abspeichern wollen. Das Feld 'Dateityp' In Dialogfenster 'Speichern unter' finden Sie das Feld 'Dateityp'. Durch einen Klick auf dieses Feld, werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Dateiformate angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Dateityp per Maus klick aus. bitmedia e Learning solutions Seite 15

17 ARBEITSMAPPE ÖFFNEN UND SCHLIEßEN Zuletzt verwendete Arbeitsmappen Wenn Sie auf die Schaltfläche 'Office' klicken, sehen Sie sofort auf der rechten Hälfte eine Liste Ihrer zuletzt verwendeten Dokumente. Ein Klick auf das gewünschte Dokument genügt, um dieses auch zu öffnen. Der Befehl Öffnen In der Unterauswahl der Schaltfläche 'Office' finden Sie auch den Befehl 'Öffnen'. Im Dialogfenster 'Öffnen' können Sie nun in den gewünschten Ordner wechseln und die entsprechende Datei auswählen. Diese öffnen Sie entweder per Doppelklick oder durch einen Klick auf die Schaltfläche 'Öffnen'. Mehrere Arbeitsmappen öffnen Sie können In Excel mehrere Arbeitsmappen öffnen. Dazu führen Sie den Befehl mehrmals aus oder Sie markieren im Dialogfenster 'Öffnen' meh Arbeitsmappen mir Hilfe der rere [Strg] Taste. Arbeitsmappen schließen Um eine Arbeitsmappe zu schließen, klicken Sie entweder auf die Schließen Schaltfläche in der Titelleiste oder Sie verwenden den Befehl 'Schließen' in der Unterauswahl der Schaltfläche 'Office'. bitmedia e Learning solutions Seite 16

18 NAVIGIEREN ZWISCHEN ARBEITSMAPPEN Wechseln über die ML Sie können innerhalb von Excel zwischen den geöffneten Dokumenten wechseln. Dazu öffnen Sie das Register 'Ansicht' in der Multifunktionsleiste. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Fenster' und den Untereintrag 'Fenster wechseln'. In einer Lister sehen Sie nun alle geöffneten Excel Per Mausklick wechseln Sie nun zum gewünschten Doku Dokumente. ment. Wechseln über die Taskleiste Sobald Sie mehrere Excel Dokumente geöffnet haben, erscheint ein wei Excel Symbol auf Ihrer Taskleiste. Sie können sich durch einfaches teres Klicken zwischen diesen Dokumenten bewegen. NEUE ARBEITSMAPPE ANLEGEN Start von Excel Der Befehl Neu Wenn Sie Excel starten, wird automatisch eine neue leere Arbeitsmappe erstellt. Diese kann von Ihnen bearbeitet und gespeichert werden. Zum Erstellen einer neuen Arbeitsmappe verwenden Sie den Befehl 'Neu' in der Unterauswahl der Schaltfläche 'Office'. Im Dialogfenster 'Neue Arbeitsmappe' werden Ihnen verschiedene Arten neuer Arbeitsmappen angeboten, wobei wir uns in diesem Fall für die vorgeschlagene 'leere Arbeitsmappe' entscheiden. bitmedia e Learning solutions Seite 17

19 Eine Vorschau dieser finden Sie auf der rechten Seite des neuen Fensters. Ein einfacher Mausklick auf die Schaltfläche 'Erstellen' reicht um Ihre neue Arbeitsmappe zu erstellen. Erstellen mit Hilfe einer Vorlage Excel bietet Ihnen eine Vielzahl vorgefertigter Tabellenkalkulationen. Dazu öffnen Sie das Dialogfenster 'Neue Arbeitsmappe'. Anstatt der Auswahl ' Leer und zuletzt verwendet' klicken Sie nun bitte auf die Option 'Instal lierte Vorlagen'. Wollen Sie nun eine installierte Vorlage auch verwenden, so wählen Sie aus den vorgeschlagenen Vorlagen eine beliebige aus und klicken an wieder auf schließend 'Erstellen'. bitmedia e Learning solutions Seite 18

20 FORMATIEREN VON TABELLEN ARBEITEN MIT MUSTER UND RAHMEN Füllung über die ML erstellen Um einer Zelle oder einem Zellbereich eine Füllung zuzuweisen, müssen Sie zuerst die entsprechende Zelle bzw. die entsprechenden Zellen markieren. In der Registerkarte 'Start' finden Sie die Schaltfläche 'Füllfarbe'. Klicken Sie auf diese, so erscheint ein Menü diverser Farbvorschauen. Gleiten Sie mit der Maus über diese, so sehen Sie sogleich eine Vorschau der Farbe im Bereich der Markierung. Zusätzliche Farben Sollte diese Farbauswahl nicht genügen gelangen Sie über 'Weitere Far zu einer größeren ben ' Farbauswahl. Füllfarbe entfernen Möchten Sie die Füllung einer Zelle entfernen, markieren Sie diese und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Füllfarbe'. Klicken Sie in der Unterauswahl der Schaltfläche auf den Eintrag 'Keine Füllung'. bitmedia e Learning solutions Seite 19

21 Füllung über Dialogfenster erstellen Klicken Sie im Abschnitt 'Schriftart' des Registers 'Start' auf das Symbol für das Öffnen des Dialogfensters. In diesem Dialogfenster finden Sie sehr viele nützliche Funktionen Zellen zu formatieren, unter anderen auch die Option 'Ausfüllen'. Nun können Sie Ihrer Markierung entweder eine einfache Hintergrund einfügen, können diese mit einem Muster versehen oder können farbe das Design durch Fülleffekte aufbessern. Um der Markierung eine Hintergrundfarbe hinzuzufügen genügt ein Klick auf eine beliebige Farbe unter dem Menüunterpunkt 'Hintergrundfarbe:' Ein Muster wird durch die Auswahl einer Farbe in der Drop Down Liste ' Musterfarbe' ausgewählt und schließlich durch die Auswahl eines Mus unter 'Musterformat' ters bestätigt. bitmedia e Learning solutions Seite 20

22 Rahmenlinien zuweisen (ML) Um einer Zelle oder einem Zellbereich einen Rahmen zuzuweisen, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche 'Rahmenlinie'. In einer Liste sind zum alle vorhandenen Rahmenlinien dargestellt und können per Mausklick ausgewählt werden. Rahmenlinien zuweisen (Dialogfenster) Über das von der Füllfarbe schon bekannte Dialogfenster können Sie auch individuelle Rahmenlinien gestalten. Dazu wechseln Sie im Dialogfenster in das Register 'Rahmen'. Im Bereich 'Linien' können Sie die Linienart und Linienfarbe auswählen. Im Bereich 'Rahmen' können Sie nach Belie Rahmenlinien hinzufügen und ben entfernen. bitmedia e Learning solutions Seite 21

23 ÄNDERN DER SCHRIFTFORM Schriftart Im Abschnitt 'Schriftart' des Registers 'Start' der ML können Sie über die entsprechende DropDown Liste die Schriftart ändern. Klicken Sie einfach auf den kleinen schwarzen Pfeil der Schaltfläche und Wählen Sie per Mausklick die gewünschte Schriftart aus der Liste aus. Vergessen Sie nicht, vorher die gewünschte Zelle zu markieren. Schriftgrad Darunter versteht man die Größe der Schrift. Diese wird in 'Punkt' angegeben und kann ebenfalls in der ML geändert werden. Klicken Sie auf die DropDown Liste 'Schriftgrad' und wählen Sie die gewünschte Schrift größe aus. Über die beiden Schaltflächen daneben können Sie den Schriftgrad schrittweise vergrößern bzw. verkleinern. Schriftschnitt Dabei handelt es sich um verschiedene Möglichkeiten zum Hervorheben einer Schrift. Hier finden Sie die Schaltfläche für 'Fett', 'Kursiv' und 'Unterstrichen'. Bei der Schaltfläche 'Untersteichen' haben Sie zusätzlich dir Möglichkeit, aus verschiedenen Unterstreichungsformen auszuwählen. bitmedia e Learning solutions Seite 22

24 Schriftfarbe Über die Schaltfläche 'Schriftfarbe' auswählen. können Sie die Farbe der Schrift Format übertragen Haben Sie in einer Zelle eine bestimmte Formatierung bereits durchgeführt, so können Sie diese in jede andere Zelle übertragen. Markieren Sie die Zelle mit der gewünschten Formatierung und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche 'Format übertragen'. Jetzt klicken Sie in jene Zelle, der Sie die entsprechende Formatierung zuweisen möchten. ÄNDERN DER AUSRICHTUNG horizontal (ML) Sie können den Inhalt einer Zelle horizontal ausrichten. Dazu markieren Sie zuerst die gewünschte Zelle und wählen anschließend aus den Mög 'linksbündig', 'Zentriert' und lichkeiten 'rechtsbündig'. vertikal (ML) Ebenso können Sie den Zellinhalt vertikal ausrichten. Dazu können Sie aus den Möglichkeiten 'Oben', 'Zentriert' und 'Unten' auswählen. Ausrichtung über mehrere Zellen Die Ausrichtung eines Inhalts kann auch über mehrere Zellen erfolgen. Dazu markieren Sie die gewünschten Zellen und klicken anschließend auf die Schaltfläche 'Zellen verbinden und zentrieren'. Alle markierten Zellen werden zu einer Zelle zusammengefasst. der Inhalt wird horizontal zentriert. Die Ausrichtung können Sie jedoch nachträg mit den oben gezeigten Schaltflächen lich ändern. bitmedia e Learning solutions Seite 23

25 SPALTENBREITE UND ZEILENHÖHE Spaltenbreite (mit Maus) Zeilenhöhe (mit Maus) Exakte Größe durch Werteingabe Klicken Sie auf die seitliche Begrenzung des Spaltenkopfs, bis sich der Cursor in einen Doppelpfeil verwandelt. Nun können Sie ausgewählte Spalte auf die gewünscht Größe ziehen. Klicken Sie auf die Begrenzung des Zeilenkopfs, bis sich der Cursor in einen Doppelpfeil verwandelt. Nun können Sie ausgewählte Zeile auf die gewünscht Größe ziehen. Markieren Sie die Spalte bzw. Zeile, deren Breite bzw. Höhe Sie festlegen möchten. Klicken Sie im Register 'Start' der ML auf die Schaltfläche 'For In der Unterauswahl dieser Schaltfläche finden Sie die Befehle 'Zei mat'. lenhöhe' und 'Spaltenbreite'. Breite / Höhe automatisch anpassen (mit Maus) Breite / Höhe automatisch anpassen (über Befehl) Um die Größe einer Zelle auf deren Inhalt anzupassen, können Sie ebenfalls die entsprechende Spalten bzw. Zeilenbezeichnung verwenden. In den jeweiligen Übergangsbereichen ändert sich der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil. An dieser Stelle genügt nun ein Doppelklick, um die Zeilenhöhe bzw. Spaltenbreite automatisch an den Inhalt anzupassen. Klicken Sie im Register 'Start' der ML auf die Schaltfläche 'Format'. In der Unterauswahl dieser Schaltfläche finden Sie die Befehle 'Zeilenhöhe au anpassen' und 'Spaltenbreite automatisch tomatisch anpassen'. bitmedia e Learning solutions Seite 24

26 ARBEIT MIT ZAHLENFORMATEN Vorgegebene Zahlenformate Excel bietet Ihnen eine Vielzahl bereits vorgefertigter Zahlenformate. Eine Liste dieser finden Sie im Register 'Start' und dem Abschnitt 'Zahl'. Um einer Zahl ein Format hinzuzufügen markieren Sie die Zelle, in der sich diese befindet und wählen in dem DropDown Menü 'Zahlenformat' das gewünscht Format. Benutzerdefiniertes Zahlenformate Sie können jede Zahlenformatvorlagen nach eigenen Bedürfnissen verändern und erweitern. So bleibt das ursprüngliche vordefinierte Zahlenformat erhalten und Ihr neu definiertes Format wird zu der Liste hinzugefügt. Dies geschieht unter der Option 'Benutzerdefiniert' im Dialogfenster 'Zellen formatieren', im Registerblatt 'Zahl'. Im Feld 'Typ' können Sie nun neue Formatcodes eintragen. bitmedia e Learning solutions Seite 25

27 # 0? # zeigt nur wichtige Ziffern an, unwichtige Nullen werden einfach ignoriert. 0 zeigt nicht wichtige Nullen an, wenn eine Zahl weniger Stellen aufweist als Nullen im Format vorhanden sind.? fügt auf beiden Seiten des Dezimalkommas Leerzeichen für nicht wichtige Nullen ein, um Dezimalstellen am Dezimalkomma auszurichten. Diese Befehle können nun mit Zeichen und auch Farben kombiniert werden. Einheiten müsse immer mit Anführungszeichen eingegeben werden bitmedia e Learning solutions Seite 26

28 SEITENEINRICHTUNG UND DRUCK DIE SEITENANSICHT Seitenansicht Um die Seite, die auch gedruckt wird zu sehen, klicken Sie auf die Office bewegen die Maustaste auf die Option 'Drucken' und klicken Schaltfläche, weiter auf 'Seitenansicht'. Zoom Seiten anzeigen Seitenansicht schließen Dokument drucken Unter Zoom vergrößern bzw. verkleinern Sie die Seitenansicht. Ist Ihr Projekt zu groß für eine Seite, so klicken Sie auf 'Nächste bzw. Vorherige Seite' um zwischen den Seiten zu wechseln. Um wieder zu Ihrem Arbeitsblatt zurückzukehren klicken Sie auf 'Druckvorschau schließen'. Möchten Sie an dieser Stelle Ihr Dokument zu Ihrem Drucker schicken, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Drucken'. bitmedia e Learning solutions Seite 27

29 SEITE EINRICHTEN Das Register Seitenlayout Alle Möglichkeiten zur Gestaltung Ihrer Seite finden Sie in Excel in einem eigenen Register. Dieses trägt den Namen 'Seitenlayout'. Seitenränder Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Seitenränder', erhalten Sie eine Liste vorgefertigter Seitenränder. Diese können Sie per Mausklick auswählen. Für individuelle Einstellungen klicke Sie in der Unterauswahl auf den Befehl ' Benutzerdefinierte Seitenränder'. Im entsprechenden Dialogfenster kön Sie nun die Seitenränder exakt nen festlegen. Orientierung Über die Schaltfläche 'Orientierung haben Sie die Möglichkeit festzulegen, ob Ihr Dokument im Hochformat oder Querformat dargestellt werden soll. bitmedia e Learning solutions Seite 28

30 Größe Über die Schaltfläche 'Größe' können Sie aus einer Liste von genormten Papiergrößen auswählen. Dialogfenster Alle Einstellungsmöglichkeiten finden Sie auch im Dialogfenster 'Seite einrichten', das Sie über die Schaltfläche in der ML öffnen können. bitmedia e Learning solutions Seite 29

31 ERSTELLEN VON UMBRÜCHEN Umbruch innerhalb einer Zelle Möchten Sie den Inhalt innerhalb einer Zelle im mehreren Zeilen eintragen, so halten Sie an der gewünschten Stelle die [Alt] Taste gedrückt und drücken danach die [Eingabe] Taste. Der Cursor springt eine Zeile nach unten und Sie können mit der Eingabe fortsetzen. Seitenumbruch einfügen Wollen Sie einen Teil Ihrer Tabelle erst auf der nächsten Seite drucken, so verwenden Sie 'Seitenumbrüche'. Markieren Sie einfach die Zeile oder Spalte, vor der Sie einen Seitenumbruch einfügen möchten. Danach wechseln Sie in das Register 'Seitenlayout' der ML und klicken auf die Schalt 'Umbrüche'. In der Unterauswahl klicken Sie auf den Eintrag 'Sei fläche tenumbruch einfügen'. Umbruch entfernen Um einen Seitenumbruch zu entfernen, markieren die eine der angren Zellen und wählen in der Unterauswahl der Schaltfläche 'Umbrü zenden che' den Eintrag 'Seitenumbrüche entfernen'. Die Ansicht Umbruchvorschau Wollen Sie eine Übersicht Ihrer Seitenumbrüche, wählen Sie 'Umbruchvorschau' in der Registerkarte 'Ansicht'. Sie erhalten eine Vorschau, wo Ihre Seiten umgebrochen werden. In dieser Ansicht können Sie die vor Umbrüche auch mit Hilfe der Maus verschieben und auch ent handenen fernen. bitmedia e Learning solutions Seite 30

32 ARBEITEN MIT KOPF UND FUßZEILE Anwendung von Kopfzeilen Vorgefertigte Kopf und Fußzeile erstellen Eine Kopfzeile erscheint am oberen Bereich Ihres Dokuments bzw. Ihres Ausdrucks. Diese wird oft für Kapitelnamen, Seitenanzahl, Autorenname etc. verwendet und begleitet das Dokument meist Seite für Seite. Für das Erstellen von Kopf und Fußzeile finden Sie im Register 'Einfügen' die Schaltfläche 'Kopf und Fußzeile. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, erhalten Sie ein zusätzliches Register mit dem Namen 'Kopf und Fußzeilentools' in der ML. Über die Schaltflächen 'Kopfzeile' und 'Fußzeile' in diesem Register kön Sie aus vorgefertigten Kopf bzw. Fußzeilen nen wählen. Individuelle Kopfund Fußzeile Sowohl Kopf und auch Fußzeile sind in drei Bereiche aufgeteilt. Per Mausklick können Sie in den gewünschten Bereich wechseln. Jetzt können Sie wie gewohnt die Kopfzeile mit dem gewünschten Inhalt füllen. Text wird einfach über die Tastatur eingetippt. Sie können aber auch Bilder oder Verweise in eine Kopf bzw. Fußzeile einfügen. Verwenden von Felder Sowohl für Kopf als auch Fußzeile können vorgefertigte Felder verwen werden. Das ermöglicht zum Beispiel das eintragen von Dateinamen, det Seitenzahlen, Bearbeitungsdatum oder auch Bildern. Um eines dieser vorgefertigten Elemente einzufügen, legen Sie zuerst die gewünschte Position fest und klicken anschließend auf die entsprechende Schaltfläche. bitmedia e Learning solutions Seite 31