Bringen Sie frischen Wind in Ihr Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint

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1 Bringen Sie frischen Wind in Ihr Vertragsmanagement mit Microsoft SharePoint Berührungspunkte zu Verträgen ziehen sich durch nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens und betreffen nicht nur den Einkauf und den Vertrieb. Gesetzliche Anforderungen, Compliance aber auch die fortschreitende Globalisierung und Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg erfordern systemgestützte und transparente Prozesse im konzernweiten Vertragswesen. Der Wunsch aller Beteiligten ist die Bewirtschaftung von Verträgen über ihren kompletten Lebenszyklus - von der Anbahnung, über die Betreuung während der Laufzeit bis zur Beendigung des Vertrags. Modernes Vertragsmanagement bietet die Möglichkeit Vertragsinhalte strukturiert zu erfassen sowie die unstrukturierten Dokumente (Vertragsentwürfe aus Microsoft Word, finale Verträge, die eingescannt wurden und die gesamten Anhänge sowie s) in Form einer elektronischen Vertragsakte in Zusammenhang zu bringen und zu visualisieren. Natürlich müssen Vertragsinhalte aktiv durch die Benutzer ausgewertet werden können, wobei rollenindividuelle Berechtigungen zu berücksichtigen sind. Neben der manuellen Auswertung ist das gesamte Fristenmanagement (Überprüfung von Leistungen, Kündigungsstichtag, etc.) zu automatisieren. Workflow-basierte Prozesse über den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags (auch bevor die Unterschriften geleistet wurden) runden die typischen Leistungsanforderungen ab.

2 Microsoft SharePoint und ERP-Systeme sind in vielen Unternehmen gängige Systeme und haben jeweils referenzierende Informationen, die Auswirkungen auf den Vertragsbestand haben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen wie Sie ein modernes Vertragsmanagement mit psccontract von PSC Portal Systems Consulting auf Basis Ihrer vorhandenen Infrastruktur realisieren können. Im Gegensatz zu vielen individuellen Sharepoint -Projektlösungen bieten wir mit psccontract ein Produkt an, welches über die Standard-SharePoint-Mechanismen installiert und weiterentwickelt werden kann. Die folgenden Funktionen bieten einen ersten Überblick über Ihr zukünftiges Vertragsmanagement mit SharePoint. Ein benutzerindividuelles Vertrags- und Aufgaben-Dashboard dient als Einstiegsseite im Standard werden die benutzerindividuellen Aufgaben angezeigt. Hierbei handelt es sich um persönlich und automatisch erstellte Wiedervorlagen (z. B. anstehende Kündigungstermine). Für einen schnellen Zugriff werden die zuletzt verwendeten Verträge angezeigt. Die Anlage eines neuen Vertrags ist (die entsprechende Berechtigung vorausgesetzt) von hier möglich. Die Vertragsdaten werden vertragsartspezifisch erfasst. Hierbei handelt es sich um die vertragsarttypischen Grunddaten, Vertragspartnerinformationen, Felder zur Erfassung von Terminen und Fristen sowie manuelle Wiedervorlagetermine, die im Vertragskopf erfasst werden. In der zugehörigen Akte werden alle vertragsrelevanten Dokumente angezeigt. In Abhängigkeit von beliebigen Kriterien können Berechtigungen automatisiert und manuell für den gesamten Vertrag sowie für einzelne Dokumente vergeben werden. Das Suchen und Auswerten von Vertragsinformationen ist jederzeit über die psccontract Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 2 von 5

3 Vertragseigenschaften oder den Volltext möglich. Die Anzeige der Ergebnisse erfolgt im Gesamtkontext mit allen referenzierten Informationen wie z. B. Rahmen- und Einzelverträge, Strukturierung von Verträgen pro Standort oder Projekt sowie der zughörigen Vertragspartner- und Bestellakten, die Bezug zum ERP-System haben können. Zur Integration von Dokumenten werden die gesamten Vorteile von Microsoft SharePoint ausgenutzt. So besteht die Möglichkeit einer direkten Dateiablage aus allen Office- Applikationen inkl. des einfachen Hinzufügens von s direkt aus Microsoft Outlook per Drag & Drop. Zur Unterstützung des Vertragserstellungsprozesses sind die Versionierung von Dokumenten sowie die automatische Konvertierung einzelner Versionen ins PDF/a-Format als Standardfunktionen verfügbar. Papierdokumente lassen sich z. B. direkt über eine webbasierte Scan-Applikation in der Akte ablegen, natürlich können auch bereits bestehende Scan-Szenarien und Multifunktionsgeräte integriert werden. Die Anbindung von ERP-Systemen wie z. B. SAP, Microsoft Dynamics AX und NAV sowie weiterer ERP-Lösungen um Daten und Dokumente, die für den Vertrag relevant sind (z. B. Bestell- und Rechnungsinformationen sowie Vertragspartner-Stammdaten), sind als Standardfunktionen bereits realisiert. Alle Verträge können über beliebige Kriterien automatisch oder manuell durch den Benutzer miteinander verknüpft und somit strukturiert werden. Automatisierte Hintergrundprozesse informieren den Vertragsverantwortlichen über notwendige Aktivitäten. Wenn Kündigungstermine anstehen oder eine Prüfung psccontract Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 3 von 5

4 über den Vertragsbestand zu erfolgen hat, werden der Vertragsverantwortliche oder andere Benutzer per informiert. Workflows lassen sich mit den SharePoint -eigenen Mitteln oder Zusatzprodukten (z. B. Nintex ) elegant abbilden so können z. B. Freigabeprozesse vor der Vertragsunterzeichnung entsprechend der geltenden Konzernrichtlinien und Freizeichnungs-grenzen in Abhängigkeit vom Vertragsvolumen umgesetzt werden. Vorteile der Lösung Keine ungewollten Vertragsverlängerungen Volle Kontrolle und Transparenz über den konzernweiten Vertragsbestand inkl. Durchführung von Obligobetrachtungen über beliebige Zeiträume Risikofrüherkennung durch Transparenz und Unterstützung bei Compliance-relevanten Prozessen durch strukturierte Workflows Zusammenführung von strukturierten Vertragsdaten, unstrukturierten Dokumenten und den Prozessen rund um die Bewirtschaftung von Verträgen Konzernweiter Zugriff sowie Vermeidung von manuellen und Doppelablagen Nutzung bereits vorhandener Systeme (Microsoft Office, Microsoft SharePoint, ERP) bei voller Integration über Systemgrenzen hinweg Mögliche Einsatzszenarien und Erweiterungen Einkaufs- / Lieferantenakte Vertriebs- / Kundenakte Eingangsrechnungs-Workflow Patentmanagement Qualitätsmanagement Compliance-Datenbank Regelbasierte Vertragserzeugung mit Textbausteindatenbank psccontract Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 4 von 5

5 Prozesse verstehen Lösungen finden Die PSC Portal Systems Consulting GmbH ist ein auf Dokumentenmanagementprozesse, Portale und IT-Architekturen spezialisiertes Beratungsunternehmen und Lösungsanbieter. Dabei stehen die Themen Archivierung, Dokumentenmanagement, Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung, Workflow, Enterprise Content Management und Portale/SharePoint im Fokus von Beratung und Produktentwicklung. Unsere Leistungen zeichnen sich durch eine einzigartige Verbindung aus Erfahrung, Kompetenz und Verlässlichkeit aus. Diese Qualitäten ermöglichen es uns, leistungsstarke, zuverlässige Lösungen zu entwickeln, die Ihnen einen echten Vorsprung bieten. Unsere langjährige Erfahrung aus vielen Projekten verbinden wir mit einer übergeordneten Sicht der Prozesse. Wichtig ist uns vor allem das Ziel: Lösungen zu entwickeln, von denen unsere Kunden maximal profitieren Charakteristisch für Portal Systems ist die starke Innovationsfreude. Diese ist nicht Selbstzweck, sondern dient dazu, unseren Kunden einen maximalen Nutzwert zu bieten. Wir prüfen neue Produkte und Technologien internationaler Anbieter auf ihre Praxistauglichkeit. Wir analysieren genau Ihre Anforderungen und stellen ein kompetentes und effizientes Projektteam zusammen. Unser pragmatisches Vorgehen, das verlässliche Projektmanagement und der persönliche, offene Stil werden Sie und Ihre Fachabteilungen überzeugen und den Projekterfolg sichern. Namhafte Kunden setzen bei ihren vielfältigen und hochsensiblen Projekten auf die Beratungs- und Lösungskompetenz der Experten von Portal Systems. Kontakt PSC Portal Systems Consulting GmbH - Fischertwiete Hamburg psccontract Einführung PSC Portal Systems Consulting GmbH Seite 5 von 5

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