Artikelinformationssystem

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1 Handbuch Stand Artikelinformationssystem AIS

2 Inhalt 1 Einführung Anmeldung Aufbau der Startseite Service Ausschreibungen Prospitalia Katalog Ansicht Medical als Liste Kataloginhalt Artikel drucken Suchfeld Anzeigenfeld Lieferantenfeld Ansicht Medical nach Klassen Suchfeld Lieferantenfeld Klinikkatalog Einstufung Klinikkatalog Vornehmen der Konditionseinstufung Eigene Kataloge Katalog anlegen Katalog füllen Artikelimport über ein Excel-Format Artikelauswahl aus dem Prospitalia Katalog / Klinikkatalog Katalog pflegen Datenexport Lieferanten Lieferantenübersicht Lieferantensuche Einrichtungen Kontakt Abmeldung... 36

3 2

4 1 Einführung Das Artikelinformationssystem (AIS) stellt eine einfach zu handhabende Datenbasis für Ihren Einkaufsprozess zur Verfügung. Das System erlaubt Ihnen, klinikindividuelle Artikelkataloge für verschiedene Einzelbereiche zu erstellen undwenn gewünscht, mit Ihrer gültigen Preisstaffel zu versehen. Somit werden alle materialwirtschaftlich relevanten Daten schnellstmöglich zur Verfügung gestellt. Die Suchfunktion Klassifizierung nach ermöglicht die Artikelsuche über ein breites Spektrum an standardisierten Artikelbezeichnungen für Produkte sowie die direkte Suche über den 8-stelligen Code. Neben einem Verweis auf die Website des Lieferanten sind weitere Bestellinformationen (Mindestbestellwerte, Mindermengenzuschläge) und Preisinformationen (u.a. TOP-Konditionen, normierte Preise und Rabatte) abgebildet. Das Handbuch ermöglicht Ihnen anhand kurzer Beschreibungen und praxisnaher Beispiele den einfachen Einstieg in das AIS. 3

5 1.1 Anmeldung Bitte geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort in die dafür vorgegebenen Felder ein. Wenn Sie noch keine Zugangsdaten haben, lassen Sie uns einfach das hinterlegte Zugangsformular ausgefüllt zukommen. Sie können die Anmeldung und den Datentransfer verschlüsseln und sich über eine SSL-Verbindung am System anmelden. Abbildung Aufbau der Startseite Nach erfolgreicher Anmeldung befinden Sie sich auf der Startseite. Zur Vorbereitung von produktneutralen europaweiten Ausschreibungen, welche die Prospitalia GmbH zentral durchführt, werden in regelmäßigen Abständen Bedarfsermittlungen durchgeführt (diese erscheinen auch nur dann auf der Startseite, wenn aktuell Bedarfsabfragen durchgeführt werden). Für eine fundierte Ausschreibungsgrundlage bitten wir Sie uns Ihre Kennzahlen zu melden und an der Bedarfsabfrage teilzunehmen. Sobald Sie an der Abfrage teilgenommen haben oder uns den Hinweis geben, dass Sie nicht mehr an die Bedarfsermittlung erinnert werden möchten, ist diese nicht mehr sichtbar. In der Rubrik Service können Sie sich immer über die laufenden Bedarfsermittlungen informieren. 4

6 Abbildung 1-2 Auf der Startseite werden Sie auf die aktuellsten Änderungen im Artikelinformationssystem hingewiesen. Das Handbuch (und zeitweise weitere Informationen bzw. Dokumente) können Sie sich hier herunterladen. In der Kopfzeile der Startseite sind verschiedene Rubriken sichtbar Service, Ausschreibungen, Prospitalia Katalog, Klinikkatalog, Eigene Kataloge, Lieferanten, Einrichtungen und Kontakt. 5

7 2 Service Abbildung 2-1 In dieser Rubrik finden Sie die in chronologischer Reihenfolge geordneten Änderungsdienste und deren Anhänge. Hier erhalten Sie auf einen Blick Informationen bezüglich Lieferantenund Artikeländerungen (z.b. Neu-/ Auslistungen, Preisänderungen). Im Bereich Aktionen zeigen wir Ihnen die aktuellen Aktionen der Prospitalia Vertragslieferanten. Die Aktionen sind nach Auslaufdatum absteigend sortiert, über einen Filter können Sie sich die Aktionen eines ausgewählten Lieferanten anzeigen lassen. Wir informieren Sie über die derzeitigen Bedarfsermittlungen und bitten Sie an diesen teilzunehmen. Damit unterstützen Sie uns bei den Vorbereitungen für die europaweiten Ausschreibungen. Eine Übersicht über die aktuellen TOP-und Sonderkonditionen steht Ihnen zum Download bereit. Die Ergebnisse der Lieferantenbewertung ab 2009 kann ebenfalls eingesehen werden. Die Lieferantenübersicht zeigt Ihnen, welcher Mitarbeiter in der Prospitalia für welchen Produktbereich und welchen Lieferanten Ihr Ansprechpartner ist (inkl. der Telefondurchwahlnummer und adresse). Interne und externe Veranstaltungen sind in der Rubrik Service ebenso hinterlegt. 6

8 3 Ausschreibungen In der Rubrik Ausschreibungen informieren wir Sie über laufende Ausschreibungen. Wir zeigen Ihnen die aktuellen Ergebnisse mit Losen auf einen Blick, sowie das Preisgültigkeitsdatum und die Laufzeit. Die Aufstellung ist alphabetisch nach der Bezeichnung sortiert. Über das Suchfeld können Sie die Ergebnisse eingrenzen, hier können Sie nach der Bezeichnung und nach den Losnamen suchen. In grüner Schrift sind die Ausschreibungen hinterlegt, welche sich in der Auswertung befinden so sind Sie immer auf dem Laufenden. Abbildung 3-1 7

9 4 Prospitalia Katalog Der Prospitalia Katalog enthält alle Artikel aus dem verhandelten Prospitalia-Sortiment, mit wesentlichen Informationen. Sie können zwischen den Ansichten Medical als Liste und Medical nach Klassen wählen. TIPP: Mit Betätigen der Escape-Taste lässt sich jedes Fenster sofort schließen. 4.1 Ansicht Medical als Liste Mit Anklicken der Rubrik Medical als Liste öffnet sich folgende Maske: Abbildung 4-1 TIPP: Grüne Sterne markieren diejenigen Artikel, die sich seit Ihrem letzten Log-in verändert haben, z.b. im Preis oder in der Verpackungseinheit, solange bis Sie sich erneut einloggen. Die Artikelliste ist standardmäßig nach der Artikelnummer absteigend sortiert. Durch Klicken auf die Überschrift kann die Sortierung für jede Spalte aktiviert werden. In der Fußzeile des Katalogs (blau unterlegt) befindet sich auf der linken Seite die Auskunft darüber, wie viele Artikel insgesamt vorhanden sind und wie viele davon aktuell gezeigt werden. Mit Hilfe der Fußzeile kann im Katalog geblättert werden. Symbole auf der rechten Seite der 8

10 4.1.1 Kataloginhalt Mit einem Klick auf die Artikelbezeichnung öffnen sich bis zu sechs Reiter. Gleichzeitig wird dadurch der angeklickte Artikel markiert. Das heißt, es wird automatisch ein Häkchen in das Kästchen gesetzt und der Artikel ist zum Druck oder zum Hinzufügen in einen Eigenen Katalog vorgemerkt. Abbildung 4-2 Die Artikelinfos im Reiter Allgemein sind immer gleich aufgebaut. Im linken oberen Bereich sind die allgemeinen Informationen, wie Bezeichnung, Bestellnummern und Klassifikationen. Rechts oben sind, soweit von den Lieferanten zur Verfügung gestellt, Abbildungen der Artikel zu finden. Links unten befinden sich die Preisinformationen und rechts unten die logistischen Bestellinformationen. Es können jedoch nur die Informationen angezeigt werden, die uns der jeweilige Lieferant zur Verfügung stellt. Einige Lieferanten stellen eine direkte Verlinkung zu eigenen Online-Katalogen bereit. Sehr umfangreiche weiterführende Informationen zu Artikeln stellt der Lieferant B. Braun durch Verlinkung in das B. Braun Extranet zur Verfügung. 9

11 Abbildung 4-3 Rabatte und Konditionen hier finden Sie mögliche Rabatte des gewählten Artikels, samt Bedingungen und Preisen. Mit Hilfe des eingebauten Filters können Sie sich alle aktiven, inaktiven oder zukünftigen Rabatte und Konditionen anzeigen lassen. Hinweis bedeutet: Für den Erhalt dieser Kondition ist eine schriftliche Vereinbarung mit dem Lieferanten notwendig Der Reiter Lieferant enthält die Kontaktdaten des Lieferanten, die Zahlungsbedingungen, den Mindestbestellwert und Mindermengenzuschlag, das Eintrittsdatum zur Prospitalia sowie den zuständigen Bereich bzw. die Kontaktdaten des Ansprechpartners bei der Prospitalia. Die Preisinfo enthält zusätzliche Preisinformationen (u.a. die Voraussetzungen, wie Sie weitere Preisverbesserungen erzielen können). Im Reiter Dokumente finden Sie den zwischen Prospitalia und dem Lieferanten abgeschlossenen Vertrag (inklusive dessen Anlagen) und die Lieferanten-Zertifikate, welche Sie bei der Zertifizierung Ihrer Einrichtung vorlegen können. Die Preishistorie wird nur angezeigt, wenn der von Ihnen ausgesuchte Artikel auch eine Preisänderung hatte. Eventuell bereits vereinbarte zukünftige Konditionen werden hier ebenfalls angezeigt. Diejenigen Artikel, bei denen zukünftige Preisänderungen bekannt sind, sind im Katalog mit grüner Schrift geschrieben. Wenn Ihnen eine Unstimmigkeit beim ausgewählten Artikel auffällt, können Sie uns über eine Nachricht schreiben. Diese geht direkt beim zuständigen Mitarbeiter ein und wird umgehend bearbeitet. Über die Symbole Informationen. am Zeilenende gelangen Sie direkt zu den beschriebenen TIPP: Um eine Information zu erhalten, haben wir mehrere Wege generiert. 10

12 Sollte der ausgesuchte Artikel nach klassifiziert sein, werden Ihnen durch anklicken des -Symbols (Artikel dieser Klasse vergleichen) alle Artikel derselben Klasse unabhängig des Lieferanten angezeigt. (Details siehe 4.2 Ansicht Medical nach Klassen ) Artikel drucken Sie haben die Möglichkeit ausgewählte Artikel direkt aus dem AIS zu drucken. Zum Auswählen des Artikels klicken Sie mit der Maus in das Kästchen vor der Artikelnummer des gewünschten Artikels. Möchten Sie alle Artikel der Seite auf einmal auswählen (z.b. zum Drucken oder zum Hinzufügen zu Ihrem eigenen Katalog), dann klicken Sie bitte auf den grünen Pfeil in der unteren Zeile. Abbildung 4-4 Im Ausdruck enthalten sind alle Informationen zum Artikel, die Sie aus der Ansicht des AIS entnehmen können Suchfeld Im Suchfeld können Sie mehrere Suchbegriffe kombinieren. Dabei müssen die verschiedenen Begriffe mit einem Leerzeichen getrennt werden. Die Suche erfolgt in verschiedenen Suchfeldern, wie z.b. die Artikelnummer, der Artikeltext usw. 11

13 Abbildung 4-5 Das Symbol öffnet das Feld mit den Suchoptionen. Hier können Sie die Auswahl der Suchfelder durch Entfernen des Häkchens einschränken. Des Weiteren können Sie auch nach ähnlich klingenden Worten suchen. Durch erneutes Klicken auf das Symbol oder die Escape-Taste wird das Auswahlfenster für die Suchfelder wieder geschlossen. Die Einstellungen bleiben für die Dauer der Sitzung erhalten. Die Artikelsuche beginnt mit dem Anklicken des Enter Taste. Symbols oder der Betätigung der TIPP: Mit der Auswahl der Suchoption Artikelnummer bereinigt kann auf die Verwendung von Sonderzeichen in der Artikelnummer verzichtet werden. Durch Eingabe des $-Symbols vor Anfangsbuchstaben / Silben eines gesuchten Artikels werden Ihnen nur die Artikel angezeigt, welche mit den eingegebenen Buchstaben beginnen. Das $-Symbol können Sie auch bei allen anderen Suchbegriffen / Nummern voranstellen, um die Ergebnisse einzugrenzen Anzeigenfeld Das Feld Anzeige kann nach eigenen Vorstellungen eingestellt werden. Zum einen können alle Artikel, alle geänderten Artikel, alle aktiven oder inaktiven, alle neuen Artikel und alle Artikel mit Preiserhöhungen bzw. Preisreduzierungen angezeigt werden. 12

14 Abbildung 4-6 alle Artikel Bei dieser Einstellung werden alle Artikel des Prospitalia Kataloges angezeigt. geänderte Artikel Bei dieser Einstellung werden alle Artikel gezeigt, die neu im Prospitalia Sortiment sind sowie alle Artikel, bei denen es eine Preisreduzierung oder -erhöhung gab. aktive Artikel Bei dieser Einstellung werden alle aktuell im Sortiment verfügbaren Artikel gezeigt. inaktive Artikel Bei dieser Einstellung erscheinen Artikel, die aus dem Prospitalia-Sortiment genommen wurden, in grauer Schrift. neue Artikel Bei dieser Einstellung werden alle Artikel angezeigt, die neu im Prospitalia Sortiment sind. Artikel mit Preiserhöhungen Diese Einstellung zeigt alle Artikel, bei denen es eine Preiserhöhung gab. Artikel mit Preisreduzierungen Diese Einstellung zeigt alle Artikel, bei denen es eine Preisreduzierung gab Lieferantenfeld Mittels des Lieferantenfeldes können Sie das Suchergebnis auf einen Lieferanten einschränken. Unter dem Symbol sind alle Lieferanten alphabetisch geordnet. Sie können den Lieferanten auch direkt über die Eingabe des Namens in das Lieferantenfeld suchen. 13

15 Durch erneutes Klicken auf das Symbol schließt sich das Feld wieder. Rechts neben dem Lieferantenfeld befinden sich die Symbole und. Abbildung 4-7 Die Symbole geben beim Anklicken folgende Informationen des Lieferanten wieder: Allgemeines anzeigen : Unter diesem Reiter finden sich Informationen zu: Lieferantenadresse, Skontobedingungen, Bestell-Informationen, Dauer der Vertragspartnerschaft bei Prospitalia und mehr. Dokumente anzeigen : Hier können Sie den zwischen Prospitalia und dem Lieferanten abgeschlossenen Vertrag (inklusive dessen Anlagen) sowie die Lieferanten-Zertifikate einsehen und als PDF Dokument ausdrucken. Sie können die angezeigten Informationen über Allgemeines und die Preisinfo mit einem Klick auf das Drucksymbol ausdrucken. 14

16 Abbildung 4-8 Indem Sie auf das Symbol klicken, können Sie die Einstufung Ihrer Konditionen direkt aus dem Prospitalia Katalog ansteuern (siehe 5.2. Vornehmen der Konditionseinstufung). 15

17 4.2 Ansicht Medical nach Klassen Mit Anklicken der Rubrik Medical nach Klassen öffnet sich folgende Maske: Abbildung 4-9 Die Suchfunktion Klassifizierung nach ermöglicht die Artikelsuche über ein breites Spektrum an standardisierten Artikelbezeichnungen (Klassen) für Produkte sowie die direkte Suche über den 8-stelligen Durch die Artikelsuche nach kann eine bessere Vergleichbarkeit von Artikeln verschiedener Lieferanten erzielt werden und die Transparenz unter den verschiedenen Anbietern ist gewährleistet. Sie haben die Möglichkeit sich anhand der Baumstruktur bis zum gewünschten Artikel durchzuklicken. Im nachfolgenden Bild sehen Sie z.b. das Ergebnis der Suche nach: Kanülenfixierpflaster. 16

18 Abbildung 4-10 Zurück auf die gewünschte höhere Klasse gelangen Sie durch Klicken auf die jeweilige Klasse Suchfeld Das Suchfeld bietet die Möglichkeit der gezielten Artikelsuche nach dem oder dem Oft reichen auch schon Bruchstücke des Suchbegriffes. Die Artikelsuche beginnt mit dem Anklicken des Enter Taste. Symbols oder der Betätigung der 17

19 Abbildung 4-11 Als Suchergebnis werden die zugeordneten und angezeigt. Zur Auswahl einer neuen Hauptklasse betätigen Sie bitte das -Symbol. Um eine Artikelauswahl treffen zu können, suchen Sie sich die gewünschte(n) Klasse(n) durch Anklicken der Bezeichnung oder des Kästchens am Anfang der Zeile aus. Die Artikelsuche beginnt mit dem Anklicken des - Symbols oder der Betätigung der Enter Taste. Sie gelangen daraufhin direkt in den Prospitalia Katalog und sehen die Artikelliste der ausgewählten Klassen. Abbildung

20 Zurück auf das Suchfeld gelangen Sie über die Betätigung des Pfeilsymbols Anklicken des 8-stelligen (siehe Kreise) in der Zeile Klasse. (zurück) oder Lieferantenfeld Das Feld Lieferant ermöglicht die Suche nach klassifizierten Artikeln eines bestimmten Lieferanten. (siehe Lieferantenfeld) 5 Klinikkatalog Der Klinikkatalog hat die Funktion, für alle im AIS hinterlegten Artikel jeweils nur eine Kondition anzuzeigen. Um die für Ihre Klinik gültige Kondition pro Artikel anzuzeigen, müssen Sie eine Konditionseinstufung pro Lieferant durchführen (siehe 5.2. Vornehmen der Konditionseinstufung). Nach der Einstufung sehen Sie dann im Klinikkatalog nur noch den von Ihnen eingerichteten Preis. Die Anzahl der Artikel und alle weiterführenden Informationen sind identisch mit denen aus dem Prospitalia Katalog. Neu gelistete Artikel werden automatisch der klinikindividuellen Konditionsgruppe zugeordnet. Falls eine neue Konditionsgruppe angelegt wird, wird Ihnen dieser Artikel bis zur nächsten Einstufung mit dem Basis-Preis im Klinikkatalog angezeigt. Abbildung

21 5.1 Einstufung Klinikkatalog Abbildung 5-2 In dieser Rubrik erhalten Sie eine Übersicht der Lieferanten, für welche Konditionsmodelle zur Einstufung vorliegen. Alle Lieferanten, die hier nicht aufgeführt sind haben nur Basis- Konditionen oder Bestellmengenrabatte. Das hat zur Folge, dass bei den Artikeln dieser Lieferanten im Klinikkatalog nur die Basis-Kondition angezeigt wird. Der Status zeigt an, wieviel Prozent der Artikel bereits eingestuft wurden. Mit roter Schrift werden die Lieferanten hinterlegt, bei denen noch keine Einstufung (0%) vorgenommen wurde, orange gekennzeichnet sind die Lieferanten, bei denen Sie mindestens einen Artikel eingruppiert haben und schwarz, sobald Sie die Einstufung bei allen (100%) Artikeln des Lieferanten vorgenommen haben. Die Symbole am Zeilenende bedeuten: Gruppen zum Lieferanten einsehen Abbildung

22 Hier sehen Sie in welche Preis-Gruppen die Artikel des Lieferanten geclustert werden und welche Rabattarten und Konditionsmodelle für diese Artikelgruppen gelten. Die gewählte Preisstaffel ist blau dargestellt. Einstufung starten Durch Anwählen des Buttons Einstufung starten kommen Sie in ein Tool, welches es Ihnen ermöglicht, die für Ihre Klinik gültige Kondition pro Lieferant anzuwählen (mehr dazu siehe 5.2. Vornehmen der Konditionseinstufung) Restliche Gruppen als Basis einstufen Hier können Sie die Konditionsgruppen, die Sie bisher nicht zugeordnet haben, auf Basis- Kondition setzen. Einstufung zurücksetzen Hier können Sie die vorgenommene Einstufung bei allen Artikeln des Lieferanten zurücksetzen. Diesen Vorgang müssen Sie zur Absicherung einmal bestätigen. Allgemeines anzeigen Unter diesem Reiter finden sich Informationen zu: Lieferantenadresse, Skontobedingungen, Bestell-Informationen, Dauer der Vertragspartnerschaft bei Prospitalia und mehr. Artikel des Lieferanten anzeigen Es werden Ihnen alle Artikel mit den zugeordneten Preisen des gewählten Lieferanten im Klinikkatalog angezeigt. 5.2 Vornehmen der Konditionseinstufung In das Einstufungs-Tool gelangen Sie auf verschiedenen Wegen. aus Prospitalia Katalog aus Klinikkatalog aus Einstufungsübersicht 21

23 aus Eigenen Katalog Bitte wählen Sie einen Lieferanten an und drücken den Button der Übersicht zur Einstufung auf Einstufung starten. bzw. klicken in Nun gelangen Sie in das Einstufungs-Tool, welches Ihnen für den angewählten Lieferanten die bestehenden Konditionen in sinnhafte Gruppen gliedert. Abbildung 5-4 Oben sehen Sie, wie viele Konditionsgruppen es bei dem jeweiligen Lieferanten gibt und wie viel % der Zuordnung gesamt für den Lieferanten schon durchgeführt wurden. 22

24 Mit den roten und grünen Pfeilen gelangen Sie in die nächste oder vorherige Gruppe wobei der grüne Pfeil Sie in die nächste/vorherige numerische Gruppe führt und der rote Pfeil auf die nächste/vorherige nicht zugeordnete Gruppe verweist. Im unteren Bereich werden die Artikel aufgeführt, welche die benannten Konditionen der angezeigten Gruppe haben. In der Abbildung sind es z.b Artikel, welche entweder Basis-Konditionen oder TOP-Konditionen haben. Wenn Sie nun einen der beiden Konditions- Buttons drücken (im Bsp. Basispreis oder Topkondition) werden alle aufgeführten Artikel dieser Kondition zugeordnet und im Klinikkatalog angezeigt. Der angewählte Konditions- Button wird durch das Anwählen grau. HINWEIS: Die Zuordnung kann jederzeit geändert bzw. komplett gelöscht werden. Wenn Sie keine Gruppe anwählen werden diese Artikel mit dem Basis-Preis im Klinikkatalog angezeigt. 6 Eigene Kataloge In der Rubrik Eigene Kataloge haben Sie die Möglichkeit bis zu 10 Kataloge mit den von Ihnen gewünschten Artikeln (z.b. aus Ihrem Materialwirtschaftssystem) hausindividuell anzulegen. Der Eigene Katalog kann pro angelegtem Artikel nur eine (Ihre gültige) Kondition anzeigen. Um einen Katalog anzulegen müssen Sie eine CSV-, XLS- oder XLSX Tabelle mit den gewünschten Artikeln importieren (mehr zum Import siehe 6.2 Katalog füllen). Vorteil dieses Bereichs ist, dass Sie die Änderungen im monatlichen Änderungsdienst in Ihrem Katalog nur für Ihre relevanten Artikel aufgezeigt bekommen (analog Punkt Anzeigenfeld): Grau geschriebene Artikel sind ausgelaufen, bzw. inaktiv. Suchen Sie dafür bitte eine Alternative. Bei Grün geschriebenen Artikeln sind zukünftige Preisänderungen bekannt. Ist der Artikel mit einem Plus (+) gekennzeichnet, ist der Preis gestiegen. Ist der Artikel mit einem Minus (-) gekennzeichnet, ist der Preis gesunken. 6.1 Katalog anlegen Um einen individuellen Katalog anzulegen gehen Sie bitte in den Bereich Katalogverwaltung. 23

25 Abbildung 6-1 Mit Klicken auf das Symbol links unten öffnet sich ein neues Dialogfeld, in dem der Name und die Beschreibung des Kataloges eingetragen werden kann. Außerdem können Sie ein Passwort zum Öffnen und Bearbeiten des Kataloges vergeben, damit Ihre Eingaben geschützt werden. Abbildung 6-2 Nachdem Sie im Dialogfeld auf geklickt haben, erscheint der von Ihnen angelegte Katalog unter der Rubrik Eigene Kataloge in dem Verzeichnis der Katalogverwaltung. Abbildung 6-3 Die Zeilen im Verzeichnis enden mit maximal sechs Symbolen. 24

26 Artikel des Kataloges anzeigen öffnet eine neue Maske, welche eine Übersicht über die vorhandenen Artikel des ausgewählten Katalogs anzeigt. Artikel des Katalogs exportieren Erklärung siehe Abschnitt Datenexport Artikelliste in diesen Katalog importieren Erklärung siehe Abschnitt Artikelimport über ein Excel-Format Artikel des Imports bearbeiten Erklärung siehe Abschnitt Bearbeitungsebene Katalog bearbeiten führt zurück zum Dialogfeld des angelegten Katalogs. Katalog löschen 6.2 Katalog füllen Um den angelegten Katalog zu füllen gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder importieren Sie die hausindividuellen Artikel (z.b. ein Export aus Ihrem Materialwirtschaftssystem) über ein CSV-, XLS-, XLSX-Format oder Sie befüllen manuell einen eigenen Katalog direkt aus dem Prospitalia Katalog bzw. Klinikkatalog Artikelimport über ein Excel-Format Nehmen Sie Ihre erstellte Artikelliste und speichern diese im CSV-, XLS- oder XLSX-Format ab. Eine Anleitung zur Reihenfolge der Spalten finden Sie im Importbereich. In diesen gelangen Sie entweder durch Klicken auf das Symbol am Zeilenende des gewünschten eigenen Kataloges (siehe Abbildung 6-4) oder durch Klicken des Symbols unten rechts, wenn Sie sich bereits in Ihrem eigenen Katalog befinden (siehe Abbildung 6-5). Abbildung

27 Abbildung 6-5 Es gibt 3 Importvarianten bitte beachten Sie die Reihenfolge der Spalten wie folgt: Lieferant, Artikelnummer Lieferant, Artikelnummer, eigene Artikelnummer Lieferant, Artikelnummer, eigene Artikelnummer, eigene Artikelbezeichnung, Artikelmenge, Preiseinheit und Preismenge Abbildung

28 Pflichtfelder sind nur der Lieferantenname und die Lieferantenartikelnummer. Das Zusatzfeld eigene Artikelnummer wird mit in den eigenen Katalog übertragen somit können Sie über diese auch die Suchfunktion nutzen. Die Zusatzfelder der dritten Variante helfen Ihnen bei der Prüfung der Zuordnung Ihrer Artikel zu den Artikeln im AIS. Je nachdem, welche Importvariante Sie nutzen, müssen Sie dem System sagen, wie die Spaltenreihenfolge in Ihrer Datei ist (siehe Abbildung 6-6). Um Ihre Excel-Datei hochzuladen, klicken Sie bitte auf und wählen Sie Ihre Datei aus. Wenn die Excel-Datei Spaltenüberschriften besitzt, müssen Sie ein Häkchen in das Feld Importdatei enthält Spaltenüberschriften setzen. HINWEIS: Die Spaltenüberschriften und Lieferantennamen müssen nicht gleichlaut dem AIS sein hier können Sie Ihre Information bestehen lassen Bearbeitungsebene Durch Betätigen von stoßen Sie den Datenimport an und gelangen zu nachstehender Arbeitsmaske. Hierbei handelt es sich um eine temporäre Bearbeitungsebene, in der die für den Import in den Eigenen Katalog vorgesehenen Artikel geprüft und individuelle Preiseinstellungen vorgenommen werden können. Abbildung

29 Im linken Tabellenbereich sehen Sie die Daten aus Ihrer Excel Datei, im Mittleren befinden sich Such- und Auswahlfelder und im rechten Bereich die Daten der gefundenen Artikel aus dem Prospitalia Katalog. HINWEIS: Nach Abschluss des Import-Vorganges öffnet sich automatisch die Ansicht (siehe Abbildung 6-7) und es werden immer 30 geprüfte Artikel des alphabetisch ersten Lieferanten aus Ihrer Lieferantenliste aufgeführt (in unserem Bsp. 3M). Oben rechts sehen Sie eine Auswertung des Bearbeitungsergebnisses. Dieses besagt in unserem Beispiel (Abb. 6-h), dass von 1 Lieferanten - 3M Artikel importiert und von diesen 30 gegen das AIS geprüft wurden. Von 30 geprüften wurden 26 eindeutig identifiziert und 4 nicht gefunden. Abbildung 6-8 Um die Prüfung für die gesamten Artikel eines Lieferanten anzustoßen klicken Sie bitte im unteren Bereich auf alle (siehe Abbildung 6-9). Abbildung 6-9 Dadurch werden alle Artikel des geladenen Lieferanten (im Bsp. 3M) gegen das AIS geprüft. Danach sieht die Statistik folgendermaßen aus: Abbildung 6-10 Von 1 Lieferanten - 3M wurden 180 Artikel importiert und von diesen 180 gegen das AIS geprüft und 150 eindeutig identifiziert und 30 nicht gefunden. 28

30 HINWEIS: Wenn das AIS einen Artikel gefunden hat, bedeutet das, dass ein Abgleich mit dem importierten Lieferantennamen und der Artikelnummer gegen den Klinikkatalog gemacht wurde. Nur eindeutige Nummern werden auch unter der Rubrik gefundene Artikel angezeigt. Abbildung 6-11 Oben links sehen Sie geladener Lieferant und den Bereich Ersetzen durch. Ersteres zeigt Ihnen den Lieferanten an, welcher im unteren Tabellenbereich ausgewertet/geprüft wird. Abbildung 6-l Wenn der Lieferant im Drop-Down-Feld schwarz ist, bedeutet das, dass dieser bereits vollständig gegen das AIS geprüft wurde. Rote Färbung heißt, dass noch keine vollständige Prüfung durchgeführt wurde. 29

31 Die Lieferanten im Drop-Down-Menü Geladener Lieferant sind alphabetisch sortiert und entsprechen den Namen aus Ihrer importierten Excel Liste. Zusätzlich sind die Auswahlfelder Alle Artikel aller Lieferanten, Alle gefundenen Artikel und Alle nicht gefundenen Artikel enthalten. Zweiteres hilft Ihnen bei Lieferanten wie z.b. Johnson & Johnson oder B. Braun. Hier ist es häufig der Fall, dass die Artikel aus den Materialwirtschaftssystemen mit einem Kreditor abgebildet sind, das AIS jedoch mit vielen verschiedenen Kreditorennamen wie Johnson_Endo oder Braun_Medical arbeitet. Bei solchen Fällen haben Sie die Möglichkeit mittels Ersetzen durch eine Prüfung der importierten Artikel gegen den von Ihnen gewünschten Prospitalia-Lieferanten durchzuführen. Die Zuordnung kann über wieder gelöscht werden. Durch Klicken auf den Button stoßen Sie eine Prüfung aller importierten Artikel aller Lieferanten an. Je nach Datenmenge kann dies einige Zeit in Anspruch nehmen. Nachdem diese Prüfung abgeschlossen ist, erscheinen alle Lieferanten im Drop-Down-Feld geladener Lieferant schwarz. Über die Buttons Alle Artikel alle Lieferanten, Alle gefundenen Artikel und Alle nicht gefunden Artikel werden alle Artikel der jeweiligen Rubrik aller Lieferanten aufgerufen. Empfehlung: Die lieferantenweise Bearbeitung des Eigenen Katalogs ist übersichtlicher und erleichtert das Arbeiten mit dem Button Ersetzen durch,da die Anzahl der zu prüfenden Artikel geringer und somit schneller ist. Für die manuelle Zuordnung der Artikel steht Ihnen ein Suchfeld zur Verfügung. Hier können Sie nach Artikelnummern oder Artikelbezeichnungen suchen. Wenn Ihnen nur Bruchstücke bekannt sind, muss der Suchbegriff in *Sternchen* eingeschlossen sein. Ohne ** wird der eingegebene Suchbegriff nur am Feldanfang gesucht. Das Suchergebnis wird in der Spalte Artikel auswählen angezeigt. Hier müssen Sie den zutreffenden Artikel auswählen. Daraufhin erscheint Ihre Auswahl in der Spalte Gefundener Artikel und wird in schwarzer Schrift (zugeordnet) dargestellt. Den Artikeln werden die im Klinikkatalog eingestellten Preisstaffeln zugeordnet. Sie können die Konditionsauswahl auch artikelbezogen vornehmen. Dazu werden die möglichen Konditionen im Filter unter Artikel auswählen angezeigt (siehe Abbildung 6-). Sollten Sie keine Einstellungen vorgenommen haben, werden die Basispreise verwendet. 30

32 Abbildung 6-m Einzelne Artikel können durch aus der Katalogbearbeitung gelöscht werden. Nach beendeter Prüfung sowie manueller Zuordung und Preiseinstufung müssen die zugeordneten Artikel aus der Bearbeitungsebene durch Klicken auf in den Eigenen Katalog übertragen werden. Einzelne Artikel können Sie, durch Entfernen des Häckchens am Anfang der Zeile, von der Übertragung ausschließen. Alle nicht zugeordneten Artikel verbleiben in der Arbeitsmaske und stehen späterer Bearbeitung zur Verfügung. Sollten Sie diese nicht mehr benötigen, können Sie diese über Import verwerfen aus der Bearbeitungsebene entfernen. TIPP: Mit Hilfe der Funktion Bearbeitungsebene komplett entfernen. können Sie die geladenen Daten jederzeit aus der Mit der Funktion können Sie weitere Artikellisten in den bestehenden Katalog laden. Duplikate werden beim Import geprüft und nicht importiert. Mit der Funktion können Sie die gefilterten Positionen nach Excel exportieren. Aus dem Eigenen Katalog gelangen Sie durch Klicken auf wieder in die Bearbeitungsmaske. kann aus dem Eigenen Katalog ebenfalls angestoßen werden Artikelauswahl aus dem Prospitalia Katalog / Klinikkatalog Um eine Artikelauswahl aus dem Hauptkatalog zu treffen, verlassen Sie die Rubrik Eigene Kataloge und gehen auf Prospitalia Katalog oder Klinikkatalog. Dort suchen Sie sich die gewünschten Artikel im Katalog. Durch Anklicken der kleinen grauen Kästchen am Anfang der Zeile wählen Sie die Artikel mit den jeweiligen Konditionen aus und übertragen diese durch in den angezeigten Eigenen Katalog. TIPP: Mit Hilfe des ausgewählt. Symbols werden automatisch alle auf der Seite befindlichen Artikel Wenn Sie mehrere Kataloge angelegt haben, können Sie über die Fußzeile im entsprechenden Feld (siehe Kreis) einen gewünschten Katalog auswählen. Anschließend klicken Sie auf das Symbol. In Folge dessen erscheinen die ausgewählten Artikel 31

33 in dem von Ihnen ausgewählten Katalog. Falls Sie im Eigenen Katalog Ihre Internen Materialnummern FEHLT da was??? Abbildung 6-n Katalog pflegen Der eigene Katalog kann mit Hilfe der im Abschnitt Katalog anlegen erklärten Symbole aktualisiert werden. Durch Klicken des Symbols Artikel des Katalogs anzeigen sind Sie in Ihrem eigenen Katalog und können die Artikel mittels Anklicken markieren und löschen. Das Hinzufügen neuer Artikel funktioniert wie im Kapitel 6.2 Katalog füllen erklärt Datenexport Der von Ihnen angelegte individuelle Katalog kann vollständig oder artikelweise in ein Excel- Dokument übertragen, bzw. exportiert werden. Um Ihnen die Übertragung der aktuellen Artikeldaten aus dem Katalog in Ihre MaWi zu erleichtern, nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre hausindividuelle Artikelnummer vorab in den AIS-Katalog zu importieren. Zuerst wählen Sie in der Rubrik Eigene Kataloge den gewünschten Katalog aus. Durch werden nur die zuvor ausgewählten einzelnen Artikel, durch werden alle Artikel des Katalogs exportiert (siehe Kreise). 32

34 Abbildung 6-o Ebenso können Sie den vollständigen Katalog über die Rubrik Eigene Kataloge Katalogverwaltung exportieren. Dazu Betätigen Sie das Symbol. Die weitere Vorgehensweise ist die gleiche wie beim Datenexport. In den eigenen Katalogen besteht die Möglichkeit die eigene Nummer einfach und direkt einzugeben. Sie können die Nummer einfach in das Eingabefeld eintragen und den Vorgang mit Betätigen der Enter-Taste beenden. Weiterhin ist es möglich die Anzahl der angezeigten Artikel pro Seite einzustellen (siehe Fußzeile des Katalogs). 33

35 7 Lieferanten Unter der Rubrik Lieferanten öffnet sich ein vollständiger Katalog mit allen Vertragslieferanten. Abbildung 7-a 7.1 Lieferantenübersicht In der Fußzeile unten links sehen Sie die Anzahl der Lieferanten insgesamt und wie viele aktuell gezeigt werden. Um in der Darstellung zu blättern, betätigen Sie das Symbol unten rechts. Am Zeilenende der Übersicht befinden sich folgende Symbole: Allgemeines anzeigen : Unter diesem Reiter finden sich unter anderem Informationen zu: Lieferantenadresse, Zahlungsziel, Dauer der Vertragspartnerschaft bei Prospitalia, und wenn uns bekannt, ein Hyperlink auf die Homepage des Lieferanten. Artikel des Lieferanten anzeigen öffnet eine Verknüpfung zum Prospitalia Katalog und zeigt eine Übersicht über alle Artikel des ausgewählten Lieferanten. Zurück auf die Lieferantenliste gelangen Sie über die Betätigung des Pfeilsymbols ganz oben links (zurück). Preisinfo anzeigen : Enthält zusätzliche, grundsätzliche Preisinformationen vom Lieferanten. 34

36 Dokumente anzeigen : Hier können Sie den zwischen Prospitalia und dem Lieferanten abgeschlossenen Vertrag (inklusive dessen Anlagen) und die Lieferanten-Zertifikate einsehen und als PDF Dokument ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass Preisverbesserungen durch zusätzliche Rabatte und Rückvergütungen (Boni) direkt in den im AIS hinterlegten Verträgen und Preisinformationen des jeweiligen Lieferanten einzusehen sind. TIPP: Ein weiterer Weg an diese Informationen zu gelangen, ist der Klick auf den gewünschten Lieferanten. Die angezeigten Informationen im Bereich Allgemeines und Preisinfo können Sie mit einem Klick auf das Drucksymbol ausdrucken. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die komplette Lieferantenliste in Excel zu exportieren oder direkt aus dem AIS zu drucken. Der Ausdruck enthält Informationen zum Namen des Lieferanten, Zusatz, Adresse, Telefon-, Faxnummer, Skonto sowie Mindermengenzuschläge. Die Excel Tabelle enthält zusätzlich noch die Informationen zum Produktbereich, Website und der/m zuständigen Mitarbeiter/in bei Prospitalia. Zum Excel-Export müssen Sie nur auf das Symbol links unten auf der Fußzeile der Lieferantenübersicht klicken. Zum Ausdrucken betätigen Sie das Symbol, welches sich ebenfalls links unten auf der Fußzeile befindet. 7.2 Lieferantensuche Einen einzelnen Lieferanten finden Sie mit Hilfe der Suchfunktion. Mittels des Symbols öffnet sich das Auswahlfeld zur Modifizierung der Suchfelder (siehe Abbildung 7-). Sie können die Suche einschränken z.b. indem Sie nur nach Namen und/oder Ort suchen. Die Suche beginnt mit dem Klicken auf das Betätigung der Enter Taste. Symbol oder der 8 Einrichtungen Unter der Rubrik Einrichtungen öffnet sich ein Suchfenster. Hier können Sie nach Bezeichnung, Ort und PLZ die mit der Prospitalia kooperierenden Einrichtungen suchen. Ansprechpartner werden aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht angezeigt. 35

37 9 Kontakt Unter der Rubrik Kontakt finden Sie den Unterpunkt Support, um die benötigten technischen Einstellungen Ihres Browsers zu überprüfen. Für eine reibungslose Nutzung sind folgende Browser-Einstellungen nötig: Auf dem Bildschirm erscheint eine Fehlermeldung, wenn eine der benötigten Einstellungen fehlt. Mit dieser Information wenden Sie sich bitte an Ihre EDV-Abteilung, bzw. an Ihren EDV-Verantwortlichen. Sollten Sie trotz vorhandener Browser-Einstellungen Schwierigkeiten bei der Nutzung des AIS haben, bitten wir Sie mit uns Kontakt aufzunehmen. 10 Abmeldung Die Abmeldung erfolgt über das Klicken des Wortes abmelden. 36

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