Hinweise zur Handhabung des Programmpaketes Lexware financial office Pro

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1 Günter Hellmers, Skript Auftragsbearbeitung mit Lexware Inhalt Skript: Hinweise zur Rücksicherung Erkundungsauftrag Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung als EPK Datenerfassung und Belegerstellung Auszug aus dem Datenbestand der Blum Music KG Hinweise zur Handhabung des Programmpaketes Lexware financial office Pro Rücksicherung eines Datenbestands: Datei, Datensicherung, Rücksicherung, Durchsuchen Auswählen zum Beispiel des Ordners Blum2011, Bestätigen der ausgewählten Datei Die Datei darf nicht verändert werden (nicht umbenennen, nicht ent-zippen). Sicherung des Datenbestands: Datei, Datensicherung, Sicherung Über Durchsuchen wird das Verzeichnis gewählt, in das gesichert werden soll. Der Name der Datei wird vom System vergeben, zum Beispiel: Lxoffice _ zip Ändern der Firma Bearbeiten / Firmenangaben

2 Erkundungsauftrag Blum Music KG Die Blum Music setzt seit einigen Monaten eine neue Software für den kaufmännischverwaltenden Bereich ein. Es handelt sich um die Business-Software Lexware financial office Pro. Die Software und der Datenbestand der Blum Music, Stand Februar 2011, stehen Ihnen zur Verfügung. Verschaffen Sie sich einen Überblick über das Unternehmen, indem Sie die folgenden Arbeitsaufträge bearbeiten. Arbeitsauftrag 1 Rufen Sie zunächst im Rahmen der Anwendung Zentrale unter Bearbeiten die Firmenangaben auf und beantworten Sie die folgenden Fragen: 1. Wo befindet sich der Firmensitz (Straße, PLZ, Ort)? 2. Wie heißt die Webseite des Unternehmens? 3. Das Finanzamt Lohnsteuer und das Finanzamt Umsatzsteuer sind identisch. Wie lautet die Finanzamtsnummer? 4. Welche Bankverbindung ist für das Finanzamt erfasst? Arbeitsauftrag 2 Rufen Sie die Startseite des Programmmoduls Warenwirtschaft auf. Unter Verwaltung finden Sie Angaben zu Lieferanten, Kunden und Artikeln. Die vollständigen Daten der in einer Liste aufgeführten Datensätze werden angezeigt mit: Datensatz markieren, rechte Maustaste, Anzeigen. Bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. Wie viele Kunden sind erfasst? 2. Welche Rechnungsanschrift hat der Kunde Ikabo GmbH? 3. Wie lautet die -Adresse des Kunden 24002? 4. Wie viele Artikel sind in den vier Warengruppen insgesamt erfasst? 5. Welche der erfassten CDs hat den höchsten Verkaufspreis? 6. Wie viele Becher 0,3 Liter, unbedruckt sind am Lager und wie hoch ist der Mindestbestand? 7. Für alle CDs ist der gleiche Lieferant erfasst. Welcher? 8. Wie hoch ist der Einkaufspreis des Artikels beim Lieferanten 44001? 9. Wie ist der Name des Ansprechpartners beim Lieferanten 44003? 10. Welche Telefonnummer hat der Lieferant 2020 Sound AG? 11. Welche Zahlungsbedingung ist für die Euting GmbH erfasst? 12. Die Blum Music hat nicht für alle Kunden oder Lieferer eine Bankverbindung erfasst. Die Software sieht die Erfassung jedoch vor. Wozu könnte die Blum Music die Bankverbindungen a) der Kunden b) der Lieferanten benötigen? 13. In welchem Fall würden Sie a) für einen Kunden b) für einen Lieferanten eine Lieferanschrift erfassen? Arbeitsauftrag 3 Rufen Sie im Programmmodul Anlagenverwaltung die Anlagegüter auf. Unter Sachanlagen sind in den Anlagegruppen technische Anlagen und Maschinen und andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Anlagegenstände erfasst. Nach Markierung der Anlagegruppe werden die erfassten Anlagegüter angezeigt. Bearbeiten Sie folgende Aufgaben: 1. In welchem Jahr erfolgte die letzte Abschreibung des im Jahr 2010 bereits vollständig abgeschriebenen Studiomischpults? 2. Wann ist das neue Studiomischpult angeschafft worden? 3. Welchen Buchwert sieht der AfA-Plan für das neue Studiomischpult am Ende des Wirtschaftsjahres 2011 vor?

3 4. Sowohl das alte als auch das neue Studiomischpult werden linear abgeschrieben. Welche Nutzungsdauer ist jeweils erfasst? 5. Vergleichen Sie die möglichen zu erfassenden AfA-Angaben der Studiomischpulte. Welche Unterschiede gibt es in Bezug auf den AfA-Beginn und in Bezug auf die Abschreibungsarten? 6. Die Transportable Bühne wurde 2009 mit 6.250,00 abgeschrieben. Erläutern Sie diesen Betrag. 7. Für das Transportfahrzeug sieht der AfA-Plan im Jahr 2015 eine Abschreibung von 5.399,00 vor. Erläutern Sie diesen Betrag. 8. Unter den AfA-Angaben finden Sie eine AfA-Tabelle. Welche Nutzungsdauer sieht die Tabelle für Aktenvernichter, Betonmauern, Bildschirme vor? Arbeitsauftrag 4 Rufen Sie im Programmmodul Lohn+Gehalt die Startseite auf. Um die Stammdaten einzelner Mitarbeiter aufzurufen, öffnen Sie den Personalmanager (Datei / Personalmanager). Bearbeiten Sie folgende Aufgaben: Rufen Sie die Personalnummer 21 (Hansen, Hanna) im Personalmanager auf. 1. Welche Adresse hat Frau Hansen und welche Bankverbindung ist erfasst? 2. In welcher Krankenkasse ist Frau Hansen versichert? 3. Was fällt Ihnen auf, wenn Sie das Geburtsdatum und die Sozialversicherungsnummer von Frau Hansen vergleichen? 4. Wie viele Tage Urlaub hat Frau Hansen noch im aktuellen Jahr? Ermitteln Sie folgende Daten auf der Steuerkarte des Mitarbeiters Klass, Hermann: 1. Steuerklasse und Anzahl der auf der Lohnsteuerkarte eingetragenen Kinder 2. Konfession und Kirchensteuersatz 3. Jährlicher und monatlicher Freibetrag. Arbeitsauftrag 5 Rufen Sie das Programmmodul Buchhaltung auf. Lassen Sie folgende Daten am Bildschirm anzeigen ( Vorschau nicht Ausgabe ): - Die vorläufige Bilanz des Wirtschaftsjahres (Berichte / Auswertung / Bilanz / einfache Auswertung) - Summen- und Saldenliste Sachkonten (Berichte) Bearbeiten Sie anschließend folgende Aufgaben: 1. Um welchen Betrag weicht die Summe Aktiva von der Summe Passiva ab und wo finden Sie diesen Betrag ebenfalls? 2. In der Summen- und Saldenliste sind Konten angegeben, in der Bilanz und in der GuV-Rechnung werden Werte in so genannten Positionen dargestellt. Wie heißt die Bilanzposition, in der der Saldo des Kontos Bank erscheint? 3. Welchen Umsatz hat das Unternehmen bisher im aktuellen Wirtschaftsjahr erreicht? 4. Wie setzt sich der in der GuV-Rechnung ausgewiesene Materialaufwand zusammen? 5. Lassen Sie sich das Konto 2800 Bank auf dem Bildschirm anzeigen (Berichte / Sachkonten / Wirtschaftsjahr / Kontenbereich von 2800 bis 2800 / Vorschau). Wie hoch war der Kontostand am 1. Januar 2011?

4 Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung im Bereich Großhandel Wegen der hervorragenden Kontakte zu unterschiedlichen Lieferanten ist die Blum Music häufig in der Lage, selten nachgefragte, besondere Musikstücke zu beschaffen. Die Nachfrager sind in der Regel Einzelhändler der Musikbranche. Diese Artikel sind in der Warengruppe Raritäten zusammengefasst. Die Geschäftsprozess Auftragsbearbeitung der Blum Music im Bereich Großhandel ist in der folgenden Grafik als EPK skizziert: Kundenanfrage liegt vor Kundendaten prüfen XOR Neuer Kunde Kundendaten erfassen Kundendaten sind erfasst sind Lieferbarkeit prüfen Kundendaten Artikeldaten XOR Artikel vorhanden/lieferbar Artikel nicht lieferbar Erstellen Angebot Angebot Kundenauftrag liegt vor

5 XOR Einzelne Artikel nicht vorhanden Artikel bestellen Alle Artikel sind vorrätig sind Lieferzeitpunkt bestimmen Lieferzeitpunkt liegt fest sind Auftragsbestätigung erstellen Artikeldaten, Liefererdaten Auftragsbestätigung Auftragsbestätigung ist erstellt Lieferschein erstellen Lieferschein Lieferschein ist erstellt Artikel für Versand zusammenstellen und ausliefern Auslieferung ist erfolgt Empfangsbestätigung des Kunden Rechnung erstellen Rechnung Rechnung ist erstellt

6 XOR Zahlungseingang prüfen Zahlungseingang ist erfolgt Reklamation prüfen Lieferschein, Rechnung XOR Reklamation gerechtfertigt Reklamation nicht gerechtfertigt Prüfen Neulieferung/ Nachbesserung Kunden informieren XOR Kunde ist informiert Neulieferung/Nachbesserung nicht möglich Neulieferung/Nachbesserung ist möglich Lieferschein erstellen Lieferschein Lieferschein ist erstellt Artikel für Versand zusammenstellen und ausliefern Auslieferung ist erfolgt Empfangsbestätigung des Kunden Gutschrift erstellen Gutschrift Gutschrift ist erstellt

7 Datenerfassung und Belegerstellung Im Folgenden ist beispielhaft dargestellt, wie ein neuer Artikel mit Hilfe des Warenwirtschaftssystems erfasst wird und wie die Belege für einen Kundenauftrag erstellt werden. Vom Angebot abgesehen, werden die Belege durch Weiterführen erzeugt. Die Funktion Weiterführen bietet sich immer dann an, wenn die Belegfolge AG, AB, LS, RG und GS ist. Der Vorteil ist, dass nur die Daten, die sich im folgenden Beleg verändern, eingegeben werden müssen. Die Belege sollten nicht auf Papier ausgedruckt werden. (Vorschau!). Als Formular wird BlumStandard gewählt. Eine Auflistung aller Verkaufsaufträge wird unter Verwaltung / Aufträge Verkauf (Zeit: Jahre) erzeugt. Erfassen eines neuen Artikels Die Josef Huber KG fragt per an, ob die Flaschenpost-Box lieferbar ist. Es handelt sich um 6 CDs + 1 DVD eines Mitschnitts der Gruppe Combo Flaschenpost aus dem Jahr Die Gruppe bezeichnet ihre Musikrichtung als Weltmusik. Josef Huber hat mehrere Interessenten für diesen Artikel und bittet um ein Angebot für die Lieferung von 5 Exemplaren. Nach einem Telefonat mit der Verkaufsabteilung des Lieferers 2020 Sound AG werden 10 Flaschenpost-Boxen bestellt. Die Sendung geht am 2. Februar 20.. bei der Blum Music ein. Nach der Wareneingangsprüfung gehen die Artikel ins Lager und folgende Daten werden erfasst: Warenwirtschaft / Datei / Neu / Artikel Artikelnummer: 20202, Matchcode: 20202, Einheit: Stück Kurztext: Combo Flaschenpost: Flaschenpost-Box, 4 CDs + DVD Lagerartikel: ja Verkaufspreis pro Stück, Preisgruppe 1: 110,00 Mindestbestand: 1,00, Zugang: 10 Stück Zugeordneter Lieferant: 2020 Sound AG ( Neuer Eintrag ), Lieferzeit 2 Tage, EK: 65,00 Anzeigen Artikelliste: Verwaltung / Artikel Beleg: Angebot Am 2. Februar 2010 wird das Angebot für die Josef Huber KG erstellt: Datei / Neu / Verkaufsauftrag Auftragsart: Angebot, AG-Datum: 2. Februar, AG-Nr.: <Auto-Nr.> Kundennummer 24003, kein Lieferdatum Position 1: Artikelnummer 20202, Menge 5 Zahlungsbedingung: 30 Tage netto Gesamtrabatt 10 % Ausdrucken : Ja (Vorschau!)

8 Beleg: Auftragsbestätigung Am 4. Februar bestellt die Josef Huber KG 5 Exemplare der Flaschenpost-Box nachdem telefonisch als Gesamtrabatt 12 % vereinbart sind. Als spätester Lieferzeitpunkt wird der 10. Februar vereinbart. Die Blum Music erstellt die Auftragsbestätigung: Auftrag markieren / Weiterführen Auftragsart: Auftragsbestätigung, AB-Datum: 4. Februar, AB-Nr.: <Auto-Nr> Lieferdatum: 10. Februar Originalauftrag löschen: Nein Ausdrucken : Ja (Vorschau!) Beleg: Lieferschein Die Blum Music liefert vereinbarungsgemäß. Dafür wird der Lieferschein erstellt: AB markieren / Weiterführen Auftragsart: Lieferschein, LS-Datum: 10. Febr., Lieferdatum: 10. Febr., LS-Nr.: <Auto-Nr> Ausdrucken : Ja (Vorschau!) Beleg: Rechnung Die Josef Huber KG hat die Lieferung erhalten und angenommen. Die Empfangsbestätigung des Kunden liegt vor. Die Rechnung wird erstellt. Der Gesamtrabatt bleibt bei 12 %. LS markieren / Weiterführen Auftragsart: Rechnung, RG-Datum: 14. Februar..., RG-Nr.: <Auto-Nr.> Buchen des Auftrages: Ja Ausdrucken : Ja (Vorschau!) Beleg: Gutschrift Die Josef Huber KG teilt am 20. Februar per mit, dass sich an einer der gelieferten Flaschenpost-Boxen mehrere Kratzer an der CD-Hülle befinden. Die Blum Music antwortet umgehend und teilt mit, dass noch am gleichen Tag eine Gutschrift erstellt wird. RG markieren / Weiterführen Auftragsart: Gutschrift, GS-Datum: 20. Februar..., GS-Nr.: <Auto-Nr.> Position 1: Artikelnummer 20202, Menge 1 (statt 5) Buchen des Auftrages: Ja Ausdrucken : Ja (Vorschau!) Übergabe an die Finanzbuchhaltung Die Buchungen der Rechnung und der Gutschrift sind an die Finanzbuchhaltung als Stapelbuchungen übergeben worden. Die Buchungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden. Funktionen innerhalb der Anwendung Buchhaltung Anzeige der Buchung: Berichte / Buchungsstapel (Zeitraum: Wirtschaftsjahr) Übernahme der Buchung: Buchen / Stapel ausbuchen Unter Berichte / Journal werden die Buchungen angezeigt.

9 Auszug aus dem Datenbestand der Blum Music KG Artikelliste, Warengruppe Konzertveranstaltungen Artikelnr Bezeichnung Veranstaltung Artikelliste, Warengruppe Fanartikel Artikelnr Bezeichnung VK in Becher 0,3 Liter, unbedruckt 0, Becher 0,5 Liter, unbedruckt 0, Artikelliste, Warengruppe CDs Artikelnr Bezeichnung VK in Who: TOMMY, , Who: QUADROPHENIA, , Rolling Stones: Beggars Banquet, , Beatles: Sgt. Pepper s Lonely Hearts Club Band, , Westernhagen: LIVE, , Artikelliste, Warengruppe Raritäten Artikelnr Bezeichnung VK in Peking Motel, Live in Berlin, 14. Aug. 1987, 4 CDs 92, Artikelliste, Warengruppe E-Gitarren Artikelnr Bezeichnung VK in Modell Keith 3.400, Artikelliste, Warengruppe Tonstudio Artikelnr Bezeichnung VK in Vermietung Stundensatz 140, Materialien, Fertigung E-Gitarren Materialnr Bezeichnung Lieferer 1 EK 1 Lieferer 2 EK Ahornblock 0,9 Euting GmbH 6,40 Jann Bruns 7, Ahornblock 7,5 Euting GmbH 53,00 Jann Bruns 61, Klangregler Set Kippschalter Saiten.60

10 Kundenliste Kundennr: Name 1: Ikabo GmbH Ansprechp.: Herr Fritz Baum Name 2: Verwaltung Elbe-Hallen 1: Straße: Karl-Peters-Straße 7 2: PLZ, Ort: Hamburg Tel.: Kundennr: Name 1: Elke Jung Ansprechp.: Frau Elke Jung Name 2: AC/BC Coverband 1: Straße: Rosa-Luxemburg-Straße 2 2: PLZ, Ort: Dresden Kundennr: Name 1: Josef Huber KG Ansprechp.: Herr Josef Huber Name 2: 1: Straße: Berliner Straße 2 2: PLZ, Ort: München Lieferantenliste Lieferantennr: Name 1: 2020 Sound AG Ansprechp.: Herr Malte Schmidt Name 2: Großhandel CDs, DVDs 1: Straße: Weserdeich 2 2: PLZ, Ort: Bremen Tel.: Lieferantennr: Name 1: F & S GmbH Ansprechp.: Frau Antje Geber Name 2: Instrumentenhandel 1: Straße: Südweg 8 2: PLZ, Ort: Erlangen Lieferantennr: Name 1: Elektro-Jakowski e.k. Ansprechp.: Herr Karl Flau Name 2: 1: Straße: John-Lennon-Straße 4 2: PLZ, Ort: Oldenburg Lieferantennr: Name 1: Mühlenbach OHG Ansprechp.: Frau Anke Roth Name 2: 1: Straße: Blinke 39a 2: PLZ, Ort: Leer Lieferantennr: Name 1: Gerd Euting GmbH Ansprechp.: Frau Sabine Geber Name 2: Holzhandel 1: Straße: Forstweg 3 2: PLZ, Ort: Berlin Lieferantennr: Name 1: Jann Bruns e. K. Ansprechp.: Herr Jann Bruns Name 2: Spezialhölzer 1: Straße: Westerstraße 44 2: PLZ, Ort: Braunschweig

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