Legen Sie das hier bloß nicht zu den Akten! Ihnen entgehen sonst die vielen Vorteile von Dokumenten-Management für den Möbelhandel.

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1 Legen Sie das hier bloß nicht zu den Akten! Ihnen entgehen sonst die vielen Vorteile von Dokumenten-Management für den Möbelhandel.

2 Macht Dokumenten-Management ein Unternehmen erfolgreicher? Oh ja! Man muss es nur wollen. PROXESS steht für Dokumenten-Management mit hoher Branchenkompetenz. Hier die Vorteile der elektronischen Archivierung für den Möbelhandel im Überblick: Effektivere Auftragsbearbeitung Höhere Informationstransparenz standortübergreifend Schnellere Reklamationsabwicklung Besserer Kundenservice Höhere Kundenzufriedenheit Entlastung von Standardaufgaben Weniger Fehler beim Erfassen von Dokumenten Motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Wegfall von Papierbergen Erheblich weniger Ablagekosten Keine Neben- und Abteilungsarchive Gesetzeskonforme Archivierung nach GDPdU Dokumenten-Management ist heute ein beachtlicher Produktivitätsfaktor. Das Prinzip der elektronischen Archivierung muss dabei niemand mehr erklären. Viele Untersuchungen und der über viele Jahre bewährte Einsatz in der Praxis bestätigen, welches enorme Potential an Optimierung und Wirtschaftlichkeit in diesem Verfahren steckt. Nutzen Sie die Vorteile des Dokumenten-Managements für Ihr Unternehmen mit PROXESS. Einer durchdachten Lösung für alle Abteilungen im Möbelhandel von der Auftrags- und Reklamationsbearbeitung, über Einkauf und Verkauf bis hin zu Finanzbuchhaltung und Verwaltung: Schnellere Auftragsbearbeitung Mit PROXESS werden konventionelle und digitale Informationen übersichtlich zusammengeführt. In allen Abteilungen des Unternehmens ist man per Mausklick sofort auskunfts-, entscheidungs- und handlungsfähig. Das sorgt für eine schnellere Auftragsbearbeitung und optimale Informationstransparenz an allen Standorten. Besserer Kundenservice Bei Kundenanfragen oder Reklamationen sind alle Informationen und Belege zum Vorgang mit PROXESS sofort auf dem Bildschirm. Nun können sie genau besprochen, mit einer weitergeleitet oder ausgedruckt und per Post gesendet werden. Das beeindruckt vor allem den Kunden. Weniger Standardaufgaben, weniger Fehler Mit der Belegerkennung von PROXESS entfällt die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Das verringert die Fehlerquote beim Erfassen der Daten und motiviert Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Weniger Papier, weniger Kosten Mit der automatischen Übergabe der beachtlichen Dokumentenflut an PROXESS und durch das schnelle Stapelscannen werden die Kosten für die Ablage erheblich reduziert. Neben- und Abteilungsarchive mit Unmengen an Kopien werden überflüssig. Gesetzeskonforme Archivierung Mit der Archivierung von Dokumenten und Belegen in PROXESS erfüllen Sie die gesetzlichen Auflagen nach GDPdU. Eine darüber hinausgehende zusätzliche Aufbewahrung der Papierbelege oder digitalen Dokumente ist nicht notwendig.

3 PROXESS. Das Dokumenten-Management-System für den Möbelhandel. Optimal integriert... Entscheidend für den wirtschaftlichen Einsatz einer elektronischen Archivierung ist das Zusammenspiel von ERP-System und Dokumenten-Management-System. PROXESS ist das führende DokumentenManagement-System für den Möbelhandel und ist bereits in folgende ERP-Branchenlösungen integriert: MHS und ECORO von SHD MOEVE ERP von Ametras Itec COGITO Retail von Cogito Retail MÖBUX und WINMAX von Clasen Datensysteme MÖBELPILOT von bewidata MÖBELSOFT von GUH Warenwirtschaft... vom Kaufvertrag bis zur Rechnungsstellung Der Kunde kauft Der Mitarbeiter erstellt einen Kundenauftrag im ERP-System, druckt diesen aus und lässt den Kunden unterschreiben. Mit PROXESS wird der Kundenauftrag mit den zugehörigen Dokumenten, wie z. B. Aufbauplänen gescannt, im elektronischen Archiv gespeichert und ist somit rechtskonform nach GDPdU archiviert. Nach der Eingabe der Auftragsdaten werden diese mit dem Kundenauftrag über einen Barcode verknüpft. Der archivierte Kundenauftrag mit Unterschrift kann nun per Mausklick aus dem ERP-System angezeigt werden. Bestellung beim Lieferanten Das ERP-System generiert die zugehörige Lieferantenbestellung, die an den Hersteller übermittelt wird. PROXESS übernimmt den Bestellbeleg automatisch als PDF-Datei in das Archiv. Kauf Bestellung Beide Belege Kundenauftrag und Lieferantenbestellung können nun über die Kundenauftragsakte aus dem ERP-System und über den PROXESS-Client angezeigt werden. Eingang von Ware und Rechnung Die Lieferantenauftragsbestätigung und der Wareneingangsbeleg werden geprüft und erfasst. Mit PROXESS werden diese Belege direkt nach dem Posteingang und noch vor der Bearbeitung mit einem Barcode eingescannt. Durch Eingabe der Barcodenummer werden die Belege dem Vorgang zugeordnet und sind im Archiv sofort abrufbar. Die folgende Eingangsrechnung des Lieferanten wird entweder gescannt oder wird wenn bereits als solches vorhanden als elektronisches Dokument (z.b. per EDI-Schnittstelle) an das Archiv übergeben. Auch hier werden die Papierrechnungen über die Barcodenummer mit dem Vorgang verknüpft. Optional können mit der Belegerkennung in PROXESS die Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen, geprüft und an Wareneingang Langfristige Archivierung aller Dokumente nach GDPdU Integration aller Dokumentenarten wie Papier, , Digitalfotos, Office- sowie ERP-Dokumente und PDF DMS-Funktionen wie Bearbeiten, Drucken, Weiterleiten, -Versand, Versionsverwaltung, u.v.m. Sofortige Anzeige der Dokumente aus dem ERP-System und aus PROXESS Serverbasierte Archivierung von s Automatische Belegerkennung und Belegverarbeitung für Eingangsrechnungen Digitaler Workflow zur Freigabe Information, Lieferung und Rechnung an den Kunden Mit PROXESS wird die Benachrichtigung an den Kunden zur Lieferung seiner bestellten Ware im Rahmen des Druckvorgangs als PDF-Datei automatisch mit dem Vorgang archiviert. Lieferschein und Kundenrechnung werden erstellt und ausgedruckt. Mit PROXESS werden beide Belege automatisch als PDF-Datei im Archiv abgelegt. Als Service für die Auslieferung können archivierte Zusatzinformationen wie Stellpläne oder Anfahrtsbeschreibungen ausgedruckt werden. Der vom Kunden unterschriebene Lieferschein wird mit den Zahlungsanmerkungen zentral gescannt und über einen Barcode der Kundenauftragsakte zugeordnet. Wird der Barcode bereits auf dem Lieferschein aufgebracht, erfolgt die Zuordnung automatisch. Lieferung PROXESS. Leistungsstark in Funktion und Ausstattung: Ausgereifte ERP-Integration vom Auftrag bis zur Rechnung das ERP-System übergeben werden. Das optimiert die Bearbeitung von Eingangsrechnungen enorm, bis hin zur automatischen Kontierung. Service Reklamationsbearbeitung leicht gemacht Die Reklamationsbearbeitung und der Kundendienst profitieren besonders von der lückenlosen Dokumentation des Auftrags. Digitale Bilder, Reklamationsschreiben oder s können einfach und bequem zum vorhanden Auftrag hinzugefügt werden.

4 Die Empfehlung unserer Kunden erfolgreich in Ihrer Branche zuhause. Das sagen zufriedene Anwender über die Vorteile von PROXESS im Kundenservice, bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, beim Dokumenten-Workflow und zur idealen Integration in ERP-Systeme: Unsere Kunden hier eine Auswahl sprechen für sich und für den Einsatz von PROXESS im Möbelhandel. Detaillierte Anwenderberichte und Informationen zur Integration von ERP-Systemen halten wir gerne für Sie bereit. Gerade im Zusammenspiel mit den Monteuren vor Ort oder bei Reklamationen und Kundenrückfragen führt die sofortige Auskunftsbereitschaft aller Beteiligten zu einer schnelleren Bearbeitung und damit natürlich zu einem deutlich besseren Kundenservice. Luise Götz, Leiterin EDV und Organisation bei der Möbelhof Parsberg GmbH. Der Einsatz von PROXESS als Dokumenten-Management-System bedeutet sowohl für unsere Kunden als auch für unsere Mitarbeiter einen Mehrwert. Unsere Kunden profitieren von schneller Auskunft und schnelleren Abläufen. Unsere Mitarbeiter können eine Menge Zeit sparen, die bisher durch Abheften verschwendet wurde. Sie können sich nun auf ihre eigentlichen Kernaufgaben konzentrieren nämlich für unsere Kunden da zu sein. Die Verbesserung unseres Kundenservices und die damit verbundene Nähe zum Kunden war für uns der Grund PROXESS einzuführen. Stephan Müller, Geschäftsführer Müllerland GmbH, Görgeshausen Mit PROXESS sparen wir viel Zeit und damit auch Geld. Mirco Herlth, kaufmännischer Angestellter und EDV-Beauftragter bei Mambo GK-Möbel-Handels-GmbH in Bonn Die meisten unserer VME-Verbandskollegen nutzen bereits PROXESS. Zudem ist diese DMS-Lösung hervorragend in unser Warenwirtschaftssystem MHS der SHD integriert. Jürgen Metlitzky, Möbel Rieger GmbH & Co. KG, Göppingen Im Dokumenten-Workflow sehe ich den größten Vorteil von PROXESS. Ich kann Dokumente digital verschicken, Genehmigungen und Berechtigungen vergeben. Durch den papierlosen Freigabeprozess der Eingangsrechnungen haben wir definitiv mehr Transparenz und Kontrolle über den Bearbeitungsstatus. Jeder Vorgang wird protokolliert und ist lückenlos nachvollziehbar. Christian Gerigk, Verwaltungsleiter der Zurbrüggen Wohn-Zentrum GmbH, Unna

5 Suchen Sie einen Partner, der Ihre Anforderungen als Möbelhändler kennt? Sie sind soeben fündig geworden! Mit Akzentum haben Sie einen Partner an der Seite, der nicht nur die Branche kennt, sondern die Prozesse des Möbelhandels versteht und seit vielen Jahren in die Entwicklung seiner Software für elektronische Archivierung integriert. Damit vereinen sich IT-Know-how und Branchen-Kompetenz wirkungsvoll im Sinne der Anwender. Unsere Kunden setzen dabei auf Sicherheit und Investitionsschutz: Mit knapp 700 Installationen in ausgewählten Branchen davon rund 150 Kundeninstallationen im Möbelhandel sind heute fast zwei Milliarden Dokumente europaweit mit PROXESS auf den Servern unserer Anwender archiviert. Damit halten wir das gesamte Unternehmenswissen unserer Kunden in elektronischer Form sicher und gesetzeskonform bereit. Aktuell arbeiten rund Menschen täglich mit unseren Lösungen. Die Akzentum GmbH steht heute für ein Team von fast dreißig Dokumenten-Management- Spezialisten. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mit ihrem Können, ihrer Begeisterung und jeder Menge Herzblut dabei, wenn es darum geht PROXESS weiterzuentwickeln, unsere Anwender zu beraten und zu trainieren oder die Software vor Ort zu installieren. Gerne werden wir auch für Sie aktiv. Die Dokumenten-Management-Spezialisten Akzentum GmbH Westerwaldstraße Rengsdorf Fon Fax Akzentum GmbH

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