Der Bund startet mit UCC

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1 Social Business endlich produktiv Rolf Grau

2 Motionen: , > Mobilitätskonzept BV 2

3 Personalstrategie Bund [EPA, Dezember 2010] 3.3 Modernes Arbeitsumfeld schaffen: Flexibilität Mobilität Individualität flexible Arbeitsformen, Telearbeit). Kriterien für «ortsunabhängige Arbeitsplätze» werden definiert. 3

4 IKT-Strategie des Bundes [ISB, Dezember 2011] Strategische Stossrichtungen: S02 Organisationsübergreifende Kooperation Zusammenarbeit in der Bundesverwaltung und zwischen Bundesverwaltung und Kantonen wird durch übergreifend koordinierte IKT unterstützt. S03 Mobiles Arbeiten Die IKT unterstützt zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten. 4

5 Ziel: Strategie des Bundesrates für eine Informationsgesellschaft CH [März 2012] Durch IKT-Einsatz Energie- und Ressourcenverbrauch senken Handlungsschwerpunkte: IKT nutzen zur Entwicklung neuer vernetzter Arbeitsformen in allen Regionen der Schweiz. Dematerialisierung / Ersatz z.b. von erwerbsbedingter Mobilität durch Telearbeit 5

6 Lifecycle Telefonie-Infrastruktur Bedarf Telefonie-Infrastruktur zu aktualisieren [Quelle: cracked.com] Ziel: Die bestehende Telefonie ablösen und in die Büroautomation- Infrastruktur integrieren 6

7 Neue Mitarbeiteransprüche [Quelle: Miklos Voros, Salon.com] [Quelle: Tagesanzeiger.ch, ] [Quelle: 20min.ch, ] 7

8 Bausteine des Arbeitsplatz der Zukunft? Identität z.b. One Number Awareness z.b. Anwesenheit, Sichtbarkeit Vertrauen z.b. Kader - MA Zugriff z.b. Mobile Geräte Design z.b. KISS Mehrwert z.b. Produktivität, Kreativität [Quelle: Step Two Design, 2012] 8

9 «UCC» was?! UCC = Unified Communication and Collaboration UC(C) «Das U und das erste C»: Integration von Kommunikationsmedien in einer einheitlichen Anwendungsumgebung (z.b. Telefonie, Video, Chat, ) (UC)C «Das zweite C»: Erreichen eines gemeinsamen Ziels durch interaktive Zusammenarbeit (z.b. Konferenzen, App-/Desktopsharing, Projektspaces) UCC ideal wo Kommunikation oder gemeinsame Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle spielen. 9

10 UCC mit MSFT Lync Kommunikationswerkzeuge: 1 Identität auf allen Geräten Anwesenheit / Präsenzstatus Instant Messaging (Chat) Audio- und Video-Telefonie [Quelle: lync.microsoft.com ] Konferenzwerkzeuge: Audio- und Videokonferenzen Desktop- und Applicationsharing (Lync-Besprechungen) Zusammen mit MSFT Office / Exchange: , Voic , Kalender 10

11 Mögliche Konsequenzen Einführung UCC Softphone Headset - Kamera Verfügbarkeit, Stromversorgung Gebäudeverkabelung Netzwerk: Latenz, QoS, Bandbreite Einsparungen? Bei Softphones: Hardware + Energie Reduktion Büroräume auf 60%? Weitere Messgrössen: Pendeln&Reisen, Abwesenheitstage, CO2- Footprint, Produktivität, Facility-&Wartungskosten Achtung: zuerst Vergleichswerte vor Umstellung erfassen! 11

12 Konsequenzen Home-Office Ausstattung zuhause (wer bezahlt?!) Handy / Smartphone; Laptop (Total 1xHW / Person) Externe Maus, Tastatur, Bildschirm, Kamera, Headset, Drucker (inkl. Toner), Internet; Räumlichkeit, Pult, Stuhl Beeinflussende Faktoren Home-Office Anwesenheit Familie, Freunde, Bekannte usw. Soziale Bedürfnisse Dezentrale Büroräume nahe der Mitarbeiter Umbau zentrale Büroräume Experimentieren jeder ist anders Produktivität zuhause Kreativität in Gruppen? Nutzung von Produktiven und weniger produktiven Phasen 12

13 Typische UCC-Einführungsstufen Instant Messaging (IM) und Präsenz-Funktionen Audio und Video (A/V) Konferenzen Enterprise Voice Ziel: Mitarbeiter haben minimale Werkzeuge um effizient zu arbeiten, und alle Benutzer nutzen möglichst viele UCC-Funktionen. 13

14 Vorgehen aus Sicht Nutzer Analyse: Mengengerüst für Planung erfassen Spezialfälle identifizieren Organisation prüfen Mitarbeiter charakterisieren Konzept: Organisation anpassen Speziallösungen erarbeiten Sinnvolle Arbeitsplatzkategorien definieren Schulung - Rollout Rückbau abgelöste Technologie 14

15 Mitarbeitercharakterisierung Fragestellungen: [IKT-Strategie des Bundes , Anhang B: Masterplan, Stand 2012] Anforderungen aus Geschäftsprozessen an Mobilarbeit? Ziele und Kriterien aus Sicht Arbeitgeberin an Mobilarbeit? Sinnvolle Kategorien von Arbeitsplätzen? Klare Kriterien für Nutzung Mobilität / Home-Office: Arbeitsweise, Fernzugriff auf Arbeitsmittel Einzuhaltende Vorschriften: z.b. Sprachaufzeichnung, Datenschutz Frequenz: z.b. 1-2-mal pro Woche / Monat Arbeitsweg: z.b. bei min Arbeitsweg Firmenspezifische UCC-Etiquette? 15

16 Der Bund ist an der Umsetzung andere haben schon umgestellt: BEISPIELE AUS DER SCHWEIZER PRAXIS 16

17 WorkAnywhere Swisscom - SBB [Quelle: WorkAnywhere SBB AG und Swisscom (Schweiz) AG, Juli 2013] 17

18 Kennzahlen zum Umbau Microsoft Wallisellen 18

19 Mögliche Weiterentwicklung Erweiterung von Fokus auf Communication («Das U und das erste C») Interne Nutzung zu Verbund mit Partnern: z.b. Föderation über Lync, Skype Collaboration («Das zweite C»): z.b. Integration MSFT Sharepoint Social Business Werkzeuge: z.b. Integration MSFT Yammer 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 20

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