Herzlich Willkommen zum Webcast. Dokumentenmanagement - Microsoft Dynamics NAV-Integration mit ecspand

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1 Herzlich Willkommen zum Webcast Dokumentenmanagement - Microsoft Dynamics NAV-Integration mit ecspand Navigate GmbH Systeme und Consulting 1

2 Ihr Referent Elisabeth Fischer Vertriebsbeauftragte DMS/ECM Tel Fax Mail Navigate GmbH Systeme und Consulting Am Weichselgarten 30 b Erlangen Navigate GmbH Systeme und Consulting 2

3 ecspand Funktionsumfang Navigate GmbH Systeme und Consulting 3

4 ecspand NAV-Integration Navigate GmbH Systeme und Consulting 4

5 Unser Unternehmen Präsenz vor Ort über 350 Mitarbeiter betreuen Kunden darunter 700 Lösungskunden Raber+Märcker GmbH Stuttgart Karlsruhe Navigate GmbH Erlangen R+M Business Software GmbH Kiel Hannover 360 Business Software+Systeme GmbH Koblenz Köln Siegen R+M Business Software GmbH Neu-Ulm GfWI Gesellschaft für Wirtschaftsinformatik mbh Ettlingen Bad Dürrheim Headtechnology Competence Center IT-Security Ludwigsburg Navigate GmbH Systeme und Consulting 5

6 Microsoft Auszeichnungen Microsoft Partner Gold Enterprise Resource Planning Microsoft Reseller of the Year Microsoft Dynamics NAV MASTER VAR Microsoft President s Club Microsoft Inner Circle Microsoft Quality Board Authorized Training Center Authorized Education Reseller Navigate GmbH Systeme und Consulting 6

7 d.velop Auszeichnungen Navigate GmbH Systeme und Consulting 7

8 Ausgangssituation Aufwändiges Suchen nach Informationen Häufig manueller, intransparenter Prozess Mangelhafte Auskunftsfähigkeit Aufwändige Abstimmungen notwendig Schwieriger Zugriff auf die zur Prüfung erforderlichen Unterlagen (Lieferscheine, Bestellungen...) Wenig/kein Einfluss auf Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen Hoher Aufwand, um Skontoverluste auszuschließen Hektische Monatsabschlüsse Navigate GmbH Systeme und Consulting 9

9 Navigate GmbH Systeme und Consulting 10

10 Integrierte Lösung Vereinfachtes, vorgangsbezogenes Arbeiten Arbeiten in der gewohnten Umgebung (NAV & SharePoint) Integrierte Lösung NAV als führendes System Nahtlose Integration z.b. durch Ribbon-Erweiterung Dokumente und Belege Eingangsrechnungen Navigate GmbH Systeme und Consulting 11

11 Dokumente und Belege Funktionsumfang ecspand.link for NAV Ablage von ausgehenden Dokumenten (vollautomatisch) Integrierte Lösung Einfache Ablage aus NAV, SharePoint, Outlook oder von Papierdokumenten Anzeige und Aufruf direkt aus NAV Dokumente und Belege Eingangsrechnungen Navigate GmbH Systeme und Consulting 12

12 Navigate GmbH Systeme und Consulting 13

13 Navigate GmbH Systeme und Consulting 14

14 Dokumente und Belege Funktionsumfang ecspand.link for NAV Ablage von ausgehenden Dokumenten (vollautomatisch) Integrierte Lösung Einfache Ablage aus NAV, SharePoint, Outlook oder von Papierdokumenten Anzeige und Aufruf direkt aus NAV Dokumente und Belege Eingangsrechnungen Navigate GmbH Systeme und Consulting 15

15 Eingangsrechnungen Funktionsumfang ecspand invoice cockpit Scanintegration & automatische Rechnungsklassifizierung Integrierte Lösung ready-to-use Workflow über Applikationsgrenzen hinweg durch NAV &SharePoint Dokumente und Belege Eingangsrechnungen Navigate GmbH Systeme und Consulting 18

16 Motivation Worin liegt der Nutzen? Dokumente Prozess Kosten Automatisierung Navigate GmbH Systeme und Consulting 20

17 Motivation Dokumente - Unterstützung bei Ablage und Recherche gesetzliche Anforderungen werden erfüllt (compliance) zentrale Ablage für alle Anwender schnelles Wiederfinden durch Aktenplan integriert in NAV Dokumente Kosten Prozess Automatisierung Navigate GmbH Systeme und Consulting 21

18 Motivation Prozesse - Dokumente lernen laufen Einbindung in Unternehmensprozesse vorgangsbezogenes Arbeiten Standardaufgaben wie z.b. Eingangsrechnungen Genehmigungen und Buchungen beschleunigt Dokumente Kosten Prozess Automatisierung Navigate GmbH Systeme und Consulting 22

19 Motivation Kosten - Warum Zeit und Geld verschenken? Zeit sparen durch schnelle Informationsfindung Geld sparen durch Erreichung von Skonto-Abzügen Prozesskosten reduzieren durch Standards Dokumente Kosten Prozess Automatisierung Navigate GmbH Systeme und Consulting 23

20 Motivation Automatisierung - Vereinfachung und Prozesssicherheit Dokumente Prozess Scanning und Klassifizierung Reduktion manuelle Arbeit weniger Fehlerquellen durch automatisierten Workflow Kosten Automatisierung Navigate GmbH Systeme und Consulting 24

21 Navigate GmbH Systeme und Consulting 25

22 ecspand NAV-Integration Durch die nahtlose Integration vom DMS in NAV sehen die berechtigten Mitarbeiter alle vorgangsrelevanten Informationen auf einen Blick. Navigate GmbH Systeme und Consulting 26

23 NAV-DropZone Dokumente können über die DropZone in NAV zur Akte hinzugefügt werden. Oder Navigate GmbH Systeme und Consulting 27

24 ecspand sidebar über die ecspand sidebar jederzeit in eine vorhandene Aktenstruktur eingebunden werden. Navigate GmbH Systeme und Consulting 28

25 Outlook-Integration Die Outlook-Integration bietet schnelle und vorgangsbezogene Ablage von s inklusive Anhänge. Navigate GmbH Systeme und Consulting 29

26 Eingangsrechnungsverwaltung Die Lösung leistungsstarke Scan-Szenarien Spätes Scannen Posteingang Bearbeitung Barcode- Etikettierung Erfassen mit Barcode Zuordnung mit Barcode Akten-- zuordnung Frühes Scannen Posteingang Erfassen automatische Attributierung Zuordnung aus Attributierung Aktenzuordnung Bearbeitung Navigate GmbH Systeme und Consulting 30

27 Faxablage spätes Scannen Externe Dokumente wie z.b. Faxe werden per Barcode in die Akte gescannt und können aus NAV heraus geöffnet werden. Navigate GmbH Systeme und Consulting 31

28 Eingangsrechnungen frühes Scannen Eingangsrechnungen müssen nicht mehr manuell erfasst werden, denn Daten wie Adresse, Rechnungsbetrag, Skontofristen, etc. werden über OCR ausgelesen und ins NAV importiert. Navigate GmbH Systeme und Consulting 32

29 NAV-Rechnungsmonitor Das NAV-Rechnungscockpit beinhaltet nicht nur alle fälligen Eingangsrechnungen, sondern visualisiert auch die verbleibenden Skontofristen je nach Ihrer Konfiguration. Navigate GmbH Systeme und Consulting 33

30 Rechnungsfreigabe Mitarbeiter werden per über eine ihm zugewiesene Rechnung informiert und können über einen Link direkt in den Vorgang und das Dokument abspringen. Navigate GmbH Systeme und Consulting 34

31 Rechnungsfreigabe In der gleichen Maske kann der Mitarbeiter die ihm zugewiesene Rechnung als sachlich korrekt abzeichnen, ggf. einen weiteren Prüfer einbeziehen und an die nächste Station im Workflow weitergeben. Navigate GmbH Systeme und Consulting 35

32 Möglichkeiten Rechnungsübergabe/-buchung Aus ecspand heraus können Rechnungen nicht nur verwaltet und verteilt werden Navigate GmbH Systeme und Consulting 36

33 Möglichkeiten Rechnungsübergabe/-buchung sondern ebenso direkt ans NAV mit allen relevanten Informationen (Prüfer, Kostenstelle/-träger, etc.) übergeben werden mit automatischer Verbuchung oder ohne. Navigate GmbH Systeme und Consulting 37

34 Wunschsituation Einfacher Zugriff auf alle Informationen Steigerung der Kundenzufriedenheit durch schnelle Auskunftsfähigkeit Frei werdende Kapazitäten durch Workload-Reduzierung Nachvollziehbare Verwaltung von Bearbeitungsständen Verhindern von Konflikten bei parallelen Änderungen an Dokumenten und Unklarheiten über Versionsstände Verhindern von Doppelablage und Doppelbelegen Reduzierung vermeidbarer Speicherplatzkosten durch zentrale Ablage Langfristige Lesbarkeit der Informationen (PDF(A)/TIFF) Sicherstellung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Navigate GmbH Systeme und Consulting 39

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Navigate GmbH Systeme und Consulting 40

36 Ihr Referent: Elisabeth Fischer Vertriebsbeauftragte DMS/ECM Tel Fax Mail Navigate GmbH Systeme und Consulting Am Weichselgarten 30 b Erlangen Navigate GmbH Systeme und Consulting 41

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