Organisationsentwicklung. Organisationsentwicklung / J.Schoch

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1 Organisationsentwicklung

2 Projektmanagement

3 Ist ein in sich geschlossener Aufgabenkomplex (zeitlich klar abgegrenzt) Umfasst alle willensbildenden und durchsetzenden Aktivitäten im Zusammenhang mit der Abwicklung von Projekten.

4 Lernziele Sie kennen die wichtigsten Elemente des Projektmanagements Sie können die Ziele des PM umsetzen und einhalten: Terminziele Kostenziele Qualitätsziele

5 Ziele - Praktisches Angehen von Projekten Themen - Einsatz von Projektmanagement-Instrumenten. Projekt - was ist ein Projekt? Projekt- - Grundsätze des Projektmanagements management - Projektablauf - Projektphasen - Projektorganisation Techniken - Problemlösungszyklus Projektleitung - Projektleiter, -Team - Leistungen Instrumente - Planungs- und Ueberwachungsinstrumente - Richtlinien (Projektmanagement-Handbuch)

6 Soll-Zustand Ziel / Resultat Zeit Kosten Nutzen Qualität

7 Projektmanagement: Überbegriff für alle organisatorischen, planenden steuernden Massnahmen Projektbegriff Es ist zeitlich begrenzt, hat also einen Anfang und ein Ende. Es hat ein Ziel. Im Hinblick darauf sind Aktivitäten zu planen. Sein Erfolg ist messbar oder soll messbar gemacht werden. Es sind meist mehrere Personen daran beteiligt. Es braucht eine Leitung. Es weist eine gewisse Einmaligkeit auf (keine reine Routineangelegenheit). Daneben laufen noch andere Aktivitäten (Tagesgeschäft, evtl. auch andere Projekte gegen die es abgegrenzt und auf die es abgestimmt werden muss und mit denen es oft sogar in Konkurrenz steht (z.b. hinsichtlich Ressourcenbedarf). Es muss in der Regel in Teilprojekte gegliedert werden, die aufeinander abzustimmen sind.

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9 Projektmanagement!

10 Die 8 W 1 Warum Warum wird das Projekt gemacht, was sind die generellen Zielsetzungen? 2 Was Was muss gemacht werden, was sind die spezifischen Projektziele? 3 Wie Wie soll vorgegangen werden, welche Mittel und Ressourcen werden für das Projekt benötigt? 4 Wo Wo wird am Projekt gearbeitet, Standort? 5 Wer Welche Firmen beziehungsweise Personen sind an der Finanzierung und an der Durchführung des Projektes beteiligt? 6 Wann Wann wird mit dem Projekt begonnen, und wann muss es fertig sein? 7 Wieviel Wieviel wird das Projekt kosten? 8 Wie gut Welche Qualitätsziele müssen erreicht werden?

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15 Projektorganisation Entscheidungsgremium Entscheidungs- und Steuerungsgremien GL Proj-Leitung Abt A Abt B Abt C Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter Mitarbeiter

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17 Projektablauf Systemdenken Projektphasen Planungszyklus Anstoss Planung Vorstudie Hauptstudie Teilstudien Systembau Auftrag Bewertung Auswahl Erhebung Analyse Würdigung Lösungsentwurf Systemgrenzen definieren Einflussgrössen ermitteln Unter-/Teilsysteme abgrenzen Schnittstellen bestimmen Analysieren von Unter-/Teilsystemen Einführung Gemeinsamkeiten ermitteln Erhaltung

18 Phasenkonzept Initialisierung Anstoss 2% Vorstudie 2% 5% Grobkonzept Hauptstudie 7% 20% (Vertragswesen) 27% 10% Detailkonzept Teilstudien 37% 20% Realisieren Systembau 57% 30% Einführung 87% 8% Nutzung Erhaltung 95% 0% 20% 40% 60% 80% 100% 5%

19 Ziele und Ergebnisse der Projektphasen Anstoss Ziel Ermittlung der Vorgaben der Projektinstanz (Entscheider) sowie der Aufbauorganisation des Projektes Ergebnis Abgestimmter Auftrag Vorstudie Ziel Feststellen, ob das Projekt weiter verfolgt werden soll und wenn ja, in welche Richtung Ergebnis Ein bewerteter Vorschlag für die Lösungsrichtung Hauptstudie Ziel Konkretisieren der Lösung in der Form von Grobkonzepten für abgegrenzte Teilprojekte Ergebnis Bewertete Vorschläge für Teilprojekte Teilstudien Ziel Freigabe der Realisation Ergebnis Abgeschlossene Planung, ausführungsreife Detailpläne Systembau Ziel Umsetzen der Planung in eine betriebsfertige Lösung Ergebnis Fertiggestelltes, betriebsbereites System Einführung Ziel Ein formell abgenommenes, voll funktionsfähiges System Ergebnis Nutzungsfreigabe = Projektende. Erhaltung Ziel Aufrechterhaltung der technischen und funktionalen Betriebsbereitschaft Ergebnis Ein angepasstes, funktionsfähiges System

20 Die Phasen im Überblick Die Vorstudie dient dazu festzustellen, ob es brauchbare und wirtschaftlich vertretbare Lösungsansätze für die vereinbarten Ziele gibt. In der Hauptstudie werden komplexe Fragestellungen in übersichtlichere Teilprojekte aufgegliedert. Für die Teilprojekte werden Planungszyklen durchlaufen, um für globale Lösungsansätze die Zustimmung der Projektinstanz zu erhalten. Ergebnisse der Teilstudien sind realisationsreife Detailpläne für die Teilprojekte. Im Systembau wird die Planung realisiert. Die Einführung umfasst alte Massnahmen zur Information, Schulung, Überzeugung von Betroffenen und sonstigen Adressaten. Zur Einführung gehört auch die Stabilisierung während der Einführungsphase. Zur Erhaltung gehören die Behebung von Störungen. kleinere Anpassungsmassnahmen sowie die Kontrolle über Zielerreichung und Nutzung von organisatorischen Lösungen.

21 Problemlösungs-Zyklus Anstoss Zielsuche Lösungssuche Auswahl Situationsanlyse Zielformulierung Synthese von Lösungen Analyse von Lösungen Bewertung Entscheidung Lösungsorientierte Informationsbeschaffung Problemorientierte Dokumentation Ergebnis Anstoss

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23 Projektüberwachung Je nach dem Zweck der Planung und der Komplexität des Projektes kommen grundsätzlich drei verschiedene Planungsverfahren in Frage. Die tabellarische Übersicht Tätigkeit Zuständigkeit Anfang Ende Lieferfrist Anlagen Vorbereiten Infrastruktur Programmieren/testen Heiliger Holliger Meier X X X X X X Produktiver Lauf Felix X das Balkendiagramm der Netzplan

24 Der Projektleiter Die Aufgaben des Projektleiters Zielfixierung Planung Controlling I: Verlaufsrevision Controlling II: Steuerung Qualitätsmanagement Teamführung Beratung Information Dokumentation Der Projektleiter formuliert das Projektziel genau aus und kommuniziert dieses zu allen Beteiligten Er plant das Projekt im Detail. Er erstellt einen Projektstrukturplan. Er erstellt er ebenfalls ein GANNT-Diagramm, einen Netzplan und eine Meilensteinplanung. Zudem übernimmt er die Budgetplanung und die Risikoplanung. Der Projektleiter erhebt ständig alle relevanten Daten und erstellt daraus einen IST/SOLL-Vergleich auf allen Planungsebenen. Er passt seine Erstplanung ständig an die reale Ist-Situation an bzw. ergreift weitere Instrumente zur Einhaltung bestimmter Planungslinien Gemeinsam mit dem Projektteam erarbeitet er Qualitätsstandards und Instrumente, wie diese zu erreichen, zu halten und zu dokumentieren sind. Sind bereits auf Unternehmensebene Qualitätsstandards gesetzt, verantwortet er deren Implementierung in sein Projekt. Der Projektleiter motiviert und informiert sein Team. Er gewährleistet eine synergieische Integration aller Teammitglieder - bereits von der Teamauswahl an. Sein Ziel ist es das Team zu einem Maximum an Leistung und Qualität zu führen. Der Projektleiter steht allen Beteiligten beratend zur Seite: den Teammitgliedern, der Geschäftsführung, dem Kunden, etc. Er informiert alle Beteiligten über den Verlauf, Stand und geplanten Fortgang des Projektes (z.b. Projektstatusbericht, Leitungsausschuss, etc.). Der Projektleiter dokumentiert den Projektverlauf in einer Projektakte und erstellt einen Projektabschluss.

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26 Heutige Anforderungen und Tendenzen im Projektmanagement

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