Eckdaten. zu einer Vereinbarung. über die Einführung eines neuen Softwaresystems für das Rechnungswesen. für den. Verband Region Stuttgart

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1 Anlage 1 Zur Sitzungsvorlage 175/2003 Ausschuss für Wirtschaft, Infrastruktur und Verwaltung am Eckdaten zu einer Vereinbarung über die Einführung eines neuen Softwaresystems für das Rechnungswesen für den Verband Region Stuttgart Stuttgart 08. Oktober 2003

2 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 1 1. VORBEMERKUNG AUSGANGSSITUATION PROJEKTZIELE UND PROJEKTUMFANG VORGEHENSWEISE RAHMENBEDINGUNGEN PROJEKTKOSTEN PROJEKTRISIKEN... 7

3 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 2 1. Vorbemerkung Im Folgenden werden der Verband Region Stuttgart als Kunde oder VRS, der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Region Stuttgart als KDRS, die SAP AG als SAP und die Datenzentrale Baden-Württemberg als DZ bezeichnet. Vertragspartner der Vereinbarung über die Einführung eines neuen Softwaresystems sind der VRS und KDRS. Die am Projekt weiter beteiligten Firmen, wie DZ, SAP und ggf. Dritte sind Unterauftagnehmer von KDRS. Gegenstand dieser Ausarbeitung ist die Darstellung der Eckdaten einer Einführung der Neuen Finanzsoftware auf doppischer Grundlage beim VRS. Die Einführung erfolgt in Form eines Projektes. Von Bedeutung sind: die Ausgangssituation die Projektziele der Projektumfang die Vorgehensweise die Rahmenbedingungen die Projektplanung die Projektkosten die Projektrisiken 2. Ausgangssituation Der VRS hat schon länger die Absicht, auf ein doppisches Rechnungswesen umzustellen, um den Verband nach kaufmännischen Gesichtspunkten abrechnen und steuern zu können. Da seine Rechnungslegung dem Gemeindewirtschaftsrecht unterliegt, ist hierzu ein doppisch orientiertes neues Recht erforderlich. Dieses liegt noch nicht vor. Eine Ausnahmegenehmigung nach dem Wieslocher Modell erschien nicht geeignet, da es eine Einzellösung darstellt und nicht dem jetzt im Entwurf vorliegenden neuen Recht entspricht. Auch stellt die für Wiesloch entwickelte Finanzsoftware kein allgemein einsetzbares Template (Standardparametrisierung des Systems) dar. Im Zusammenhang mit der Entwicklung von Eckpunkten für ein neues Gemeindewirtschaftsrecht durch die Innenministerkonferenz der Länder wurde von Software- Herstellern eine entsprechende Finanzsoftware konzipiert und in Nordrhein-Westfalen getestet. Beide, vom Datenverbund im Doppelbeschluss ausgewählte Hersteller, die SAP AG und KIRP GmbH, haben für Nordrhein-Westfalen sogenannte Doppik-Modelle ihrer Standardsoftware für das neue Haushalts und Rechnungswesen erstellt. In einem Arbeitskreis Doppik der DZ wurde im Rahmen einer Vorstudie die Anforderungen der baden-württembergischen Städte und Gemeinden an die Software für ein doppischen Rechnungswesen formuliert und zuerst mit dem SAP-Doppik-Modell ab-

4 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 3 geglichen. Diese steht jetzt zur Entwicklung eines Doppik-Prototyps für Baden- Württemberg und danach für ein Doppik-Template, den Kommunalmaster Doppik, zur Verfügung. Die fachliche Referenz für die Umstellung auf ein doppisches Rechnungswesen beim VRS im Jahr 2005 ist das Doppik-Modell der SAP und die in der Vorstudie für den Kommunalmaster Doppik erarbeiteten Ergebnisse. Obwohl die gesetzlichen Anforderungen noch nicht festliegen, kann man davon ausgehen, dass die SAP--Software alle zukünftigen, gesetzlichen Anforderungen abdeckt. Grundlage eines doppischen Haushalts- und Rechnungswesens ist ein neues Gemeindewirtschaftsrecht für Baden-Württemberg. Hierfür liegen Entwürfe des Innenministeriums vor, im Hinblick auf ein doppisches und ein erweitertes kamerales Rechnungswesen. Die Entwürfe werden Anfang 2004 auf Ebene der baden-württembergischen Verbände (Gemeindetag, Städtetag, Kreistag) diskutiert und voraussichtlich Mitte 2004 in das Gesetzgebungsverfahren einfließen. Die Gesetzgebung ist für 2005 vorgesehen. Mit erheblichen Abweichungen zwischen Gesetz und Gesetzentwurf ist nicht zu rechnen, so daß im Laufe des Jahres 2004 die Softwareentwicklung auf einer ausreichenden rechtlichen Grundlage aufbauen kann. 3. Projektziele und Projektumfang Ziel des Pilotprojektes ist die Einführung einer Neuen Finanzsoftware auf doppischer Grundlage zur Realisierung eines kaufmännischen Rechnungswesens mit Beginn des Haushaltsjahres Damit soll die vorhandene Software FIWES-Classic abgelöst werden. In Einzelnen sind bis zum zu realisieren: die Investitionsplanung die Kostenplanung die Ergebnisplanung die Finanzplanung die Kostenrechnung die Ergebnisrechnung die Finanzrechnung die Vermögensrechnung die Kasse Das neue Gemeindewirtschaftsrecht stellt aufgrund seines völlig anderen Rechnungskonzeptes (u. a. Outputorientierung, Ressourcenverbrauch, Innere Verrechnungen, Vollvermögensrechnung) weit differenziertere Anforderungen an eine Finanzsoftware als das bisherige Recht. Daher sind beim Einsatz der SAP-Software verschiedene Module erforderlich: IM (Investitionsmanagement) CO (Controlling) für die Investitionsplanung für die Kostenstellen- und Auftragsrechnung

5 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 4 EC (Unternehmenscontrolling) für die Ergebnisplanung u. rechnung PS (Projektsystem) für die Produktplanung und -rechnung PSM (Public Sector Management) für die Finanzplanung und rechnung TR (Treasury) für Liquiditätsplanung und controlling BW (Business Warehouse) für Auswertungen FI (Finanzwesen) für die kaufmännische Buchhaltung FI-AA (Anlagenmanagement) für die Anlagenbuchhaltung PS-CD (Kasse des Public Sectors) für das Kassengeschäft Im Rahmen der Entwicklung eines Prototyps für den VRS wird entschieden, ob alle der oben genannten Module erforderlich sind. 4. Vorgehensweise Die Pilotierung wird auf der Grundlage eines für Baden-Württemberg entwickelten SAP- Doppik-Templates (Kommunalmaster Doppik) vorgenommen. Das Template wird in 2004 in einer Arbeitsgruppe unter Federführung der DZ mit baden-württembergischen Städten, den Rechenzentren, der SAP und unter Teilnahme des VRS entwickelt. Spezifische Anforderungen des VRS werden in einer Projektlösung für den VRS festgehalten. Die technische Basis für den Projektstart beim VRS bildet der Prototyp Doppik. Dieser Prototyp wird voraussichtlich im März 2004 zur Verfügung stehen. Die Einführung der neuen Finanzsoftware soll ab März 2004 in Anschluss an die Schulungen in Form folgender Teilprojekte erfolgen: Planung Berichtswesen Bewirtschaftung Kasse Da die oben genannten Module in fast jedem Teilprojekt gleichzeitig benötigt werden, ist ein gleichzeitiger Einsatz der meisten Module notwendig, zusammen mit einer parallelen Behandlung der Geschäftsprozesse. Dies erfordert von den Projektteilnehmern von Anfang an ein breites Wissen und vollständige Kenntnis der Integration. 5. Rahmenbedingungen Für das Pilotprojekt der Einführung der SAP-Software für ein doppisches Rechnungswesen bestehen verschiedene Rahmenbedingungen:

6 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 5 Fachliche Grundlage der Einstellungen und Prozesse ist die in 2003 erarbeitete Vorstudie der DZ zum Doppik-Kommunalmaster Baden-Württemberg. Rechtliche Grundlage ist der aktuelle Gesetzentwurf des Innenministeriums Baden-Württemberg. Für den VRS sind keine Schnittstellen- und Migrationsprogramme erforderlich. Beim VRS muss ausreichendes Fachwissen über das neue Rechnungswesen bestehen. Es sind dies besonders die Teile: kaufmännische Buchhaltung, Kostenrechnung, ggf. Anlagenbuchhaltung. Die Projekteinführung der Doppik beim VRS erfolgt parallel zur Entwicklung des Kommunalmasters Doppik bei der DZ. Die Einführungsplanung folgt daher in den Grundstrukturen dem Projektplan der DZ zur Erstellung des Doppik- Kommunalmasters. Die Projektphasen des VRS-Projektes stellen sich wie folgt dar: Aktivität Zeitraum Schulungen Februar 2004 Planung März/Apr Berichtswesen April 2004 Test Planung Mai 2004 Test Berichtswesen einschl. Berechtigung Mai 2004 Bewirtschaftung Juni/Juli 2004 Abschließende Entscheidung Produktiv- Setzung Aug./Sept Test Bewirtschaftung einschl. Berechtigung Sept./Okt Kasse Sept.- Nov Der genaue terminliche Ablauf wird nach der Projektstartsitzung erarbeitet und dokumentiert. Für Ende August/Anfang September ist ein Projekt-Review mit abschließender Entscheidung über die Produktiv-Setzung zum vorgesehen. Es ist zu prüfen, ob das Kassenmodul PS-CD zum Einsatz kommt. Alternativ kann die gegenwärtige IS-PS Kasse verwendet werden. Noch offene Punkte sind: Abbildung der Finanzrechung, Die Auswertungen sollen im SAP-Doppik-Modell mit dem Modul BW (Business Warehouse) erfolgen. Es ist noch offen, ob BW für den Produktivstart zur Verfügung steht, bzw. ob für den VRS Standardauswertungen eingesetzt werden,

7 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 6 Laufende Rechnungen und Auswertungen für die Finanzstatistik sind noch nicht geklärt. Die Verfahren und Abbildungen müssen noch erarbeitet werden. 6. Projektkosten Mit und nach der Einführung einer neuen Finanzsoftware fallen als Kosten für die Einführung von IS-PS auf Basis des SAP-Doppik-Modells an: Einmalkosten: Einführungsberatung Schulung Lizenzen Laufende jährliche Kosten: Betreuung Rechenzentrumsbetrieb SW-Pflege Die Kosten werden für verschiedene Szenarien der Einführung eines doppischen Rechnungswesens beim VRS dargestellt, um zur oben genannten Vorgehensweise Alternativen aufzuzeigen. Einführungsszenario und Kosten Das unter Punkt 4 genannte Szenario der Doppik-Einführung mit dem SAP-Release 4.7 (Enterprise) einschließlich der Public Sector Erweiterung EA-PS 2.0 und einem vorgezogenem Einsatz von PS-CD Release 4.72 ist keine Standardeinführung und führt deshalb zu Mehraufwand bei DZ und KDRS. Wie unter Punkt 5 beschrieben, diene die Doppik-Einführung beim VRS der Verifizierung des parallel entwickelten Kommunalmasters Doppik, so dass die eine Standardeinführung überscheitenden Kosten der Entwicklung und Pilotierung des Kommunalmasters Doppik zugerechnet werden und vom DV-Verbund getragen werden. Hinzu kommt noch der Aufwand, der für spezielle Anforderungen des VRS notwendig ist. Einführungskosten in 2004 EUR Einführungsberatung Schulung Lizenzen inkl. MwSt Summe Einführungskosten

8 Eckdaten für eine Vereinbarung mit Verband Region Stuttgart Seite 7 Laufende Kosten/Jahr ab 2005 EUR Betreuungskosten RZ-Betrieb inkl. MwSt Lizenzen und Pflege inkl. MwSt 960 Summe laufende jährliche Kosten Projektrisiken Die Projektrisiken liegen in der Nichterfüllung der verschiedensten Anforderungen bzw. Voraussetzungen. Wenn die gesetzlichen Regelungen in wesentlichen Punkten nicht den Gesetzentwürfen entsprechen, kann ggf. eine Anpassung der Projektlösung erforderlich sein. Der Upgrade auf Release 4.7 erfolgt bei KDRS erst Mitte Wenn die Doppik- Einführung auf einem gesonderten 4.7-System erfolgen soll, muss dieses für die Produktion beim VRS ausreichend stabil sein. Alle Projektteilnehmer des VRS müssen die verschiedenen Module von SAP kennen und in hohem Maße für das Projekt zur Verfügung stehen.