Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 Teil 1 ( ) Projektplanung mit MS Project: Ressourcen- und Kostenplan SS

2 Vortrag am Montag, 3. Juni 2013, 16:15 Uhr, Turing Hörsaal Dr. Christian Schäfer (Deutscher Akademischer Austauschdienst) Das DAAD-Förderprogramm FITweltweit Internationale Forschungsaufenthalte in der Informationstechnologie 2

3 Agenda ( ) Organisatorisches Lösungen der Aufgabe 5 (PL der Teams 3 und 5) Ressourcen- und Kostenplan mit MS Project Projektdurchführung und -steuerung (Projektcontrolling) Projektdurchführung und -steuerung mit MS Project Aufgabe 6: Ressourcen- und Kostenplan, Projektcontrolling Änderungs- und Problemmanagement Arbeitstechniken 3: Zeitmanagement 3

4 Aufgabe 5: Ablauf- und Terminplan Erstellen Sie zu Ihrem Projekt: 1. Vorgangsliste.xls: Liste aller Vorgänge/ Arbeitspakte mit Dauer und Aufwand (PT) und Nachfolger 2. Geben Sie die Daten der Vorgangsliste in MS Project ein und erzeugen Sie ein Vernetztes Balkendiagramm mit Darstellung des kritischen Pfades Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels Wöchentliche Jour fixe-meetings mit Protokoll sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten 4

5 Feedback zur Aufgabe 5 Insgesamt gute bis sehr gute Lösungen 5

6 Projektplanung erfolgt in Stufen Projektstrukturplan (PSP) Vorlesung vom Arbeitspakete Aufwandsschätzung Ablauf- und Termine Planoptimierung mit Tool- Unterstützung Ressourcen und Kosten Ergänzende Planungen, u.a. Kommunikationsplan (interner/ externer) mit Berichtswegen Qualitätsplanung Chancen- und Risikomanagement Tooleinsatzplanung 6

7 Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project (in 7 Schritten) 1. Ressourcentabelle erstellen Ansicht Ressource: Tabelle 2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender 3. Ressourcen Vorgängen zuordnen Ansicht Balkendiagramm Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz 5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich 6. Darstellungen der Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang erzeugen Projekt Projektinfo Statistik Ansicht Tabelle: Kosten 7. Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung 7

8 Ressourcentabelle Personenname, Berufs- oder Maschinenbez., Materialname,.. Maßeinheit des Materials (z.b. m, kg) Kürzel des Ressourcennamens Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kostenbetrag pro Einsatz einer Ressource Fälligkeitder Kosten: Anfang Anteilig Ende Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchsmaterialien) Kosten pro Zeiteinheit z.b. 30 /h 8

9 Einführung einer PM-Software: Ressourcen Rolle Abk. Qualifikation (Skill) Anmerkung Projektleiter P Projektleitungserfahrung PM-Toolerfahrungen, Erfahrungen in Ausschreibung und Vergabe von Software Implementierer I Erfahrungen in der Installation von Software auf den vorhandenen Systemen Dozent D Erfahrungen im PM, insbesondere Schulungserfahrungen Vorgang Sonstige Sachkosten Fälligkeit Mittelfreigabe Softwarelizenzen Anfang Abschlussfeier Büffet + Getränke 250 Ende nur zu 50% verfügbar 9

10 Einführung einer PM-Software: Aufwände Arbeitspakete Dauer P I D Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1t 1 3. Auswahl der PM- Software 4. Präsentation und Mittelfreigabe 5. Installation der Software auf Server 6. Installation der Software auf Clients Arbeit (= Aufwand) 2t 4t 1t 1t 2 0t 3 1t 1t 4 3t 2t 6 7. Schulung vorbereiten 1w 4t 4 8. Schulung der Anwender 1w 2t 5;6;7 9. Abschluss mit Feier 0t 8 10

11 Ressourcenplanung mit MS Project (Beispiel) 1. Ressourcentabelle anlegen (Ansicht Ressource: Tabelle) 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit anlegen Allgemein Gültiges (z.b. 30. Mai 2013 ist ein Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren: Extras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender möglich (z.b. Einsatz für andere Projekte, Urlaubsplanung etc.) Doppelklick auf den Ressourcennamen in der Ressourcentabelle 11

12 Informationen zur Ressource Doppelklick auf den Vorgang 12

13 3. Ressourcenzuordnung (Beispiel) Ansicht Balkendiagramm (Gantt) Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen 13

14 3.1 Voller Einsatz einer Ressource 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Einh

15 3.2 Anteiliger Einsatz einer Ressource 1. Vorgang markieren 2. Ressource auswählen, Arbeit mit Benennung h oder t eingeben 15

16 3. Ergebnis: Alle Ressourcen sind zugeordnet 16

17 Standardvorgangsarten in MS Project Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Änderung der Vorgangsart: Doppelklick auf den Vorgang Informationen zum Vorgang Register Spezial Grundformel für die Berechnung: Arbeit (h) = Vorgangsdauer (h) x Einheit Ressourcen x 8h / Tag Beispiel: 1,5 Tage Vorgangsdauer, 1 Ressource wird mit 100% zugewiesen 12 h Arbeit Universität 1,5 Tage Würzburg, Vorgangsdauer, FB Informatik, Prof. Dr. P. Tran-Gia 1 Ressource wird mit 50% zugewiesen 6 h Arbeit 17

18 Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer Will man erreichen, dass die Dauer festbleibt, wenn Arbeit (= Aufwand) einem Vorgang zugeordnet wird a) Für alle Vorgänge: Beim Anlegen des Projektes (vor Eingabe der Vorgänge) unter Extras -> Optionen -> Terminplan folgende Einstellungen als Standard festlegen: - Standardvorgehensart: Feste Dauer - Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren b) Für einen einzelnen Vorgang: Vorgangsart auf Feste Dauer setzen und Häkchen von Leistungsgesteuert entfernen 18

19 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen Ansicht Ressource: Tabelle Ansicht Ressource: Einsatz 19

20 4. Ressourcen auf Überlastung prüfen Ansicht Ressource: Grafik 20

21 Umgang mit Ressourcenkonflikten Grundsätzliche Lösungsmöglichkeiten für Überlastungen Puffer ausnutzen Zusätzliche Ressourcen Überstunden vereinbaren Vorgänge verlängern Konsequenzen für Projektendtermin! Zuvor: Ursachen prüfen! 21

22 5. Ressourcenkonflikt lösen: manuell (Beispiel) Ursachenanalyse Dozent nur halbtags verfügbar; im AP Schulung vorbereiten (Dauer = 1 Woche) aber mit Arbeit von 4 Tagen eingeplant Ressourcenauslastung des Projektleiters zeigt: er steht in dem Zeitraum zur Verfügung und könnte aufgrund seiner Fähigkeiten und Erfahrungen mithelfen Lösung Reduktion Dozenten-Einsatz von 4t auf 2,5 t (= 50%) Ergänzender Einsatz PL: 1,5t Ressourcenkonflikt gelöst 22

23 5. Ressourcenkonflikt lösen: automatisch Automatischer Kapazitätsabgleich mit MS Project Extras Kapazitätsabgleich... Leistungsfähiges Feature Neu abgleichen Konsequenz: Die betroffenen Vorgänge werden verlängert oder unterbrochen, bis die Überlastung beseitigt ist Eine Änderung der Ressourcenzuordnung kann das Tool nicht durchführen; dies geht nur manuell Achtung: Die durchgeführten Aktivitäten sind nicht immer nachvollziehbar! 23

24 6. Kostenplanung mit MS Project (Beispiel) 6.1 Projektkosten für jede Ressource 1. Ansicht 2. Tabelle: Eingabe 3. Kosten 24

25 6. Kostenplanung (Beispiel) 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht Vorgang: Einsatz Ansicht Tabelle: Einsatz Kosten 25

26 Kostenplanung 6.3 Projektgesamtkosten 1. Projekt 2. Projekt-Info 3. Statistik 26

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