Leitfaden 2 Projektdurchführung und -abrechnung. Interreg IV-Programm Alpenrhein-Bodensee-Hochrhein

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1 Leitfaden 2 Prjektdurchführung und -abrechnung Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein Versin Januar 2011

2 Verantwrtlich: Verwaltungsbehörde Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein Dr. Tbias Schneider Regierungspräsidium Tübingen Knrad-Adenauer-Straße 20 D Tübingen Telefn: +49 (7071)

3 INHALTSVERZEICHNIS Vrwrt...4 TEIL 1: Allgemeines Wer ist Ihr Ansprechpartner bei Fragen zur Prjektdurchführung und Prjektabrechnung? Welche Persn vertritt das Prjekt gegenüber den Prgrammbehörden?... 5 TEIL 2: Durchführung eines Interreg-Prjekts Welche Ksten können gefördert werden? In welcher Höhe können Fördermittel ausbezahlt werden? Muss ein eigenes Prjektknt eingerichtet werden? Was ist unter Einnahmen zu verstehen und was ist zu beachten? Was ist bei der Vergabe vn Aufträgen zu beachten? Vergaberecht EU Vergaberecht Schweiz Vergaberecht Liechtenstein Welche Publizitäts- und Infrmatinsmaßnahmen sind durchzuführen? Publizitäts- und Infrmatinsmaßnahmen Anrdnungsbeispiele Was ist bei der Aufbewahrung der Prjektunterlagen zu beachten? Können Vr-Ort-Kntrllen durchgeführt werden? Sind Berichte zu erstellen? TEIL 3: Auszahlung der Fördermittel Wann ist eine Abrechnung für das Interreg-Prjekt zu erstellen? Was bedeutet die sgenannte n+2-regel? Was gilt, wenn die Abrechnungszeiträume nicht eingehalten werden können? Darf vn den Ansätzen für die Kstengruppen (Anlage 1 zum Fördervertrag) abgewichen werden? W muss die Abrechnung eingereicht werden? In welchem Zeitraum erflgt die Prüfung der Abrechnung? Wer ist für die Erstellung der Abrechnung zuständig? Welche Unterlagen müssen der Abrechnung beigefügt werden? Wie ist bei gemeinsamen Ksten zu verfahren? Was besagt das Territrialprinzip? Wie erflgt die Auszahlung der Fördermittel? Auszahlung der EU-Fördermittel Auszahlung der Schweizer Fördermittel TEIL 4: Prjektabschluss Wann muss die Schlussabrechnung eingereicht werden? Bis zu welchem Zeitpunkt sind Ksten förderfähig? Welche Unterlagen sind der Schlussabrechnung beizufügen? Wie erflgt die finanztechnische Abwicklung wenn die tatsächlichen Ksten die Angaben im Förderantrag übersteigen? wenn die tatsächlichen Ksten die Angaben im Förderantrag unterschreiten? bei einem Überschuss natinaler Finanzierungsmittel? Was bedeutet Zweckbindung? TEIL 5: Anhang Glssar Frmulare: Hinweis: Sweit in diesem Leitfaden persnenbezgene Begriffe verwendet werden, kmmt ihnen keine geschlechtsspezifische Bedeutung zu. Sie sind bei der Anwendung auf bestimmte Persnen in der jeweils geschlechtsspezifischen Frm zu verwenden.

4 Vrwrt Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Interreg-Prjektpartner, dieser Leitfaden 2 Prjektdurchführung und -abrechnung richtet sich an alle Prjektpartner und beschreibt die weiteren Schritte der Prjektumsetzung nachdem über eine Förderung Ihres Prjektes durch den Lenkungsausschuss psitiv entschieden wurde. Er sll einerseits den Prjektpartnern bei der Vrbereitung der Abrechnung gegenüber dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat und andererseits als Grundlage zur ptimalen Durchführung des Prjektes dienen. Mit Hilfe dieses Leitfadens sll sichergestellt werden, dass die EU-Verrdnungen 1 und Förderregeln 1 eingehalten werden. Die unbedingte Einhaltung der teilweise hhen Anfrderungen an die Prjektpartner tragen nicht nur zur erflgreichen Durchführung der Prjekte bei, sndern beschleunigen auch die Zahlungsabläufe. Prjektpartner, die sich vrab über die Vraussetzungen und Anfrderungen an die Prjektabrechnung infrmieren, sind in der Lage, die dafür erfrderlichen Unterlagen zeitnah und krrekt zusammen zu stellen. Dies ist eine wichtige Vraussetzung dafür, dass vn Seiten des Gemeinsamen Technischen Sekretariats die Abrechnungen zügig geprüft und die Fördermittel ausbezahlt werden können. Zusätzlich zur Prüfung durch das Gemeinsame Technische Sekretariat können durch flgende Institutinen weitere Kntrllen durchgeführt werden: Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörde, Prüfbehörde EU-Finanzkntrlle (EFK) des Finanzministeriums Baden-Württemberg, natinale Finanzkntrllbehörden, EU-Kmmissin und Eurpäischer Rechnungshf. Eventuelle Prüfungen werden zuvr angekündigt und können bis zum stattfinden. Die rechtlichen Grundlagen dafür bilden insbesndere die Art. 60, 62 und 72 der Verrdnung (EG) Nr. 1083/2006, Art. 16 der Verrdnung (EG) Nr. 1080/2006 und Art. 13 der Verrdnung (EG) Nr. 1828/2006. Eine der häufigsten Kntrllen, die nach Art. 13 der Verrdnung (EG) Nr. 1828/2006 durchgeführt werden müssen, ist die Vr-Ort-Kntrlle bei den Prjekten durch die Verwaltungsbehörde und das Gemeinsame Technische Sekretariat. Einzelheiten hierzu finden sich unter Ziffer 2.8 dieses Leitfadens. Bei Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gemeinsamen Technischen Sekretariats jederzeit zur Verfügung. Ihre Interreg-Prgrammpartner Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein 1 Die Verrdnungen und Förderregeln sind über den Internet-Auftritt des Prgramms (www.interreg.rg) abrufbar.

5 TEIL 1: Allgemeines 1.1 Wer ist Ihr Ansprechpartner bei Fragen zur Prjektdurchführung und Prjektabrechnung? Für jedes Interreg-Prjekt wird vm Gemeinsamen Technischen Sekretariat nach Abschluss des Fördervertrages ein persönlicher Ansprechpartner gegenüber dem Prjektkrdinatr benannt, der für die Betreuung und Begleitung des Prjekts während seiner Durchführung und für die Prüfung der Abrechnungen zuständig ist. 1.2 Welche Persn vertritt das Prjekt gegenüber den Prgrammbehörden? Der Prjektkrdinatr ist Hauptverantwrtlicher für die reibungslse Abwicklung des Prjekts. Zu den Aufgaben im Detaill siehe Ziffer 2.4 des Leitfadens 1. Im Zusammenhang mit der Vrlage der ersten Zwischenabrechnung verpflichtet sich der Prjektkrdinatr namentlich eine Persn zu benennen, die ausdrücklich beauftragt ist, die Aufgaben des Prjektkrdinatrs gegenüber dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat wahrzunehmen und ihn zu vertreten. Zugleich ist der Prjektkrdinatr verpflichtet, jeden Wechsel dieser Persn unverzüglich dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat mitzuteilen. Bei Fragen der Infrmatinen zu dem Prjekt wird sich diese Persn als Hauptansprechpartner mit dem zuständigen Ansprechpartner beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat in Verbindung setzen. Fragen der Infrmatinen zu dem Prjekt vn Prjektpartnern sllten möglichst über diese Persn an den zuständigen Ansprechpartner herangetragen werden. TEIL 2: Durchführung eines Interreg-Prjekts 2.1 Welche Ksten können gefördert werden? Für das Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein wurden vn den Prgrammverantwrtlichen eigene Regeln zur Förderfähigkeit vn Ksten der Prjektpartner mit Sitz in der EU und in der Schweiz beschlssen. Diese Förderregeln finden Sie auf der Prgrammhmepage unter der Rubrik Prgrammdkumente. Abgerechnet werden können nur förderfähige Ksten. Allgemein sind Ksten förderfähig, die tatsächlich getätigt wurden, in ihrer Art und Höhe zur Erreichung des Förderzwecks angemessen (Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit) und ntwendig sind (prjektbezgene Ausgaben) swie innerhalb der Prjektlaufzeit anfallen. Zudem gilt generell, dass Ksten vn EU-Partnern nicht mit Schweizer Fördermitteln und Ksten vn Schweizer Partnern nicht mit EU-Fördermitteln gefördert werden können (Territrialprinzip). Gegen Ende der Prjektlaufzeit ist unbedingt zu beachten, dass Rechnungen für den letzten Abrechnungszeitraum spätestens bis zum vertraglich vereinbarten Vrlagetermin der Schlussabrechnung (in der Regel drei Mnate nach dem Ende der Prjektlaufzeit) beglichen sein müssen. 5

6 2.2 In welcher Höhe können Fördermittel ausbezahlt werden? Die Höhe der Fördermittel richtet sich nach den tatsächlich getätigten Ausgaben. Die Zahlungen werden nach und nach in Abhängigkeit vn den gemeldeten und tatsächlich getätigten Ausgaben geleistet, die der Prjektkrdinatr gegenüber dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat nachweist. Um den regelmäßigen Abfluss der Fördermittel zu gewährleisten, ist der Prjektkrdinatr grundsätzlich verpflichtet zwei Mal im Jahr eine Zwischenabrechnung vrzulegen. Die Vrlagetermine werden zwischen dem Prjektkrdinatr und dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat in Anlage 2 zum Fördervertrag gesndert vereinbart. Es ist zu beachten, dass die Teilauszahlungen vn Schweizer Fördermitteln auf höchstens 80 % der bewilligen Fördermittel beschränkt sind. Die letzte Auszahlung der Schweizer Fördermittel erflgt nach der Prüfung der Schlussabrechnung und smit nach der Festsetzung der endgültigen förderfähigen Ksten des Prjekts. 2.3 Muss ein eigenes Prjektknt eingerichtet werden? Der Prjektkrdinatr und diejenigen Prjektpartner, bei denen ebenfalls Prjektksten anfallen, müssen jeweils ein Prjektknt bzw. eine getrennte Kstenstelle einrichten. Daraus müssen alle mit dem Prjekt zusammenhängenden Einnahmen und Ausgaben klar hervrgehen. Ein aktueller Prjektkntauszug ist jeder Abrechnung beizufügen. 2.4 Was ist unter Einnahmen zu verstehen und was ist zu beachten? Einnahmen teilen sich buchhalterisch in flgende Kategrien auf: a) Fördermittel der EU (EFRE 2 ) und der Schweiz, b) natinale Finanzierungsmittel, c) prjektbezgene Einnahmen und d) Kstenanteile vn Prjektpartnern für gemeinsame Ksten. zu a) Nach Eingang der Fördermittel müssen diese grundsätzlich an diejenigen Prjektpartner, die sich auch mit Ksten am Prjekt beteiligen, weitergeleitet werden, es sei denn, es findet eine interne Verrechnung statt (siehe auch unter d)). Das Muster der Partnerschaftsvereinbarung enthält hierfür eine Regelung. Nach der Schlussauszahlung der Fördermittel muss die Weiterleitung dieser Fördermittel an die Prjektpartner der eine evtl. Verrechnung innerhalb vn 3 Mnaten nach der Auszahlung der Fördermittel nachgewiesen werden. zu b) Die natinalen Finanzierungsmittel werden bei jeder Abrechnung aktualisiert in das vm Gemeinsamen Technischen Sekretariat vrgegebene Frmular eingetragen. zu c) Prjektbezgene Einnahmen sind Leistungen (Geld der Geldeswert), die bei den Prjektpartnern während der Prjektlaufzeit anfallen und dem Prjekt zufließen (z.b. Spnsring) bzw. drt erwirtschaftet werden (z.b. Eintrittsgelder, Verkaufserlöse). Diese prjektbezgenen Einnahmen sind vn den förderfähigen Ksten abzuziehen, sweit es sich um Einnahmen schaffende Prjekte im Sinne des Art. 55 VO (EG) 1341/2008 zur Änderung der VO (EG) 1083/2006 handelt, dessen EU- Gesamtksten bei über einer Millin Eur liegen. Sweit die EU-Gesamtksten bei über 1 Mi. Eur liegen, wird eine Kntaktaufnahme mit dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat empfhlen. 2 EFRE = Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung 6

7 Bei Prjekten, die bis einschließlich vm Lenkungsausschuss beschlssen wurden, werden prjektbezgene Einnahmen und/der Spnsrengelder während der Prjektlaufzeit selbst dann in der tatsächlich angefallenen Höhe berücksichtigt und sind vn den Gesamtausgaben abzusetzen, wenn die EU-Gesamtksten unter 1 Millin Eur liegen. zu d) Werden Kstenanteile für gemeinsame Ksten unter den Partnern verrechnet, muss dies transparent und nachvllziehbar dargestellt werden. Nähere Erläuterungen finden Sie unter Ziffer 3.8 Gemeinsame Ksten. 2.5 Was ist bei der Vergabe vn Aufträgen zu beachten? Vergaberecht EU Die Partner eines Prjekts, das aus dem Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein gefördert wird, sind bei der Vergabe vn Aufträgen an die EU- und natinalen Vrschriften gebunden, sfern die Ausgaben gefördert werden sllen. Für die Wahl des Vergaberechts ist der Ort der Auftragsvergabe, bei der Wahl der Vergabeart ist der geschätzte Auftragswert hne Umsatzsteuer entscheidend. Bei der Einhlung vn Preisanfragen bzw. Angebten sllte darauf geachtet werden, dass nicht nur Unternehmen aus dem Land des Auftragsgebers, sndern auch Unternehmen aus den umliegenden Nachbarländern einbezgen werden. Im Übrigen sllten verschiedene, als nicht immer die gleichen Unternehmen zur Abgabe vn Angebten aufgefrdert werden. Bei der Vergabe vn Aufträgen an Dritte sind neben den Vergabevrschriften auch die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz einerseits swie der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit andererseits zu beachten. Diese Grundsätze stehen nebeneinander und dürfen nicht miteinander verwechselt werden. Sie sind auch bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte zu beachten. Es wird besnders darauf hingewiesen, dass der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit generell auch bei freihändigen Vergaben zu berücksichtigen ist. Der Einhaltung des Grundsatzes der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit kann regelmäßig dadurch nachgekmmen werden, dass bei freihändigen Vergaben Preisnachfragen bei drei unterschiedlichen Anbietern erflgen. Was besagt der Transparenzgrundsatz? Unternehmen ist vr einer beabsichtigten Vergabe eines Auftrags mit einem vraussichtlichen Auftragswert vn mehr als ,- (nett, d.h. hne Umsatzsteuer) in der Regel Zugang zu angemessenen Infrmatinen über den jeweiligen Auftrag zu geben, s dass sie gegebenenfalls ihr Interesse am Erhalt dieses Auftrags bekunden können. Hierbei wird davn ausgegangen, dass dem Auftrag ab Erreichen dieser Werte Binnenmarktrelevanz zukmmt. In begründeten Einzelfällen kann der Nachweis erbracht werden, dass die Binnenmarktrelevanz auch bei einem höheren Auftragswert nicht gegeben ist. Beurteilungskriterien sind Gegenstand und Wert des Auftrags, Marktsituatin, gegraphische Lage etc. Ein angemessener Grad der Öffentlichkeit erflgt durch eine Veröffentlichung der beabsichtigten Auftragsvergabe. Websites eignen sich besnders gut für Vergabebekanntmachungen. S sind Bekanntmachungen auf der Website des Auftraggebers flexibel und preisgünstig. Es wäre beispielsweise vrstellbar, auf der Hmepage einen Menüpunkt bzw. eine Rubrik einzurichten, auf welcher die zu vergebenden Aufträge eingestellt werden können. Weitere Veröffentlichungsmedien wären: natinale Amtsblätter, Ausschreibungsblätter, 7

8 reginale der überreginale Zeitungen und Fachpublikatinen, Amtsblatt der Eurpäischen Unin / die TED-Datenbank. Die Veröffentlichung im Amtsblatt der Eurpäischen Unin kann insbesndere bei größeren Aufträgen eine interessante Möglichkeit darstellen. Veröffentlichungen, die nur in lkalen Medien erflgen, (z.b. Lkalzeitungen, Gemeindeanzeiger, Anschlagtafel) können in speziellen Fällen angemessen sein, z.b. bei sehr kleinen Aufträgen, für die es nur einen lkalen Markt gibt. Die Bekanntmachung kann sich auf eine Kurzbeschreibung der wesentlichen Punkte des zu erteilenden Auftrags und des Vergabeverfahrens beschränken, die eine Auffrderung zur Kntaktaufnahme mit angemessener Frist enthält. EU-Schwellenwerte Zu den festgelegten Schwellenwerten der EU wird auf die Übersicht über die Wertgrenzen bei der Vergabe vn Aufträgen verwiesen, die über den Internet-Auftritt des Prgramms (www.interreg.rg) abrufbar ist. Was muss ein Vergabevermerk beinhalten? Bei der Vergabe vn Aufträgen sind in einem Vergabevermerk die Gründe für die Auswahlentscheidung nachvllziehbar darzulegen. Dabei sind flgende Punkte zu beachten: Auftraggeber Gewählte Ausschreibungsart mit Begründung Art der Leistung Geschätzter Auftragswert Einzelne Stufen des Vergabeverfahrens mit Datum Angebte und Anbieter Wahl des Anbieters mit Begründung Unterschrift des/der für Vergabe Verantwrtlichen Weitere Einzelheiten zum Vergaberecht, zu den vergaberechtlichen Grundsätzen und dem Vergabevermerk können in der jeweils aktuellen Versin der Hmepage entnmmen werden Vergaberecht Schweiz Für Schweizer Prjektpartner gilt bei der Vergabe vn Aufträgen an externe Dritte das Vergaberecht des Kantns St. Gallen (Verrdnung über das öffentliche Beschaffungswesen) und insbesndere die interkantnale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen vm 15. März Zu den aktuellen Schwellenwerten wird auf die Übersicht über die Wertgrenzen bei der Vergabe vn Aufträgen verwiesen, die über den Internetauftritt des Prgramms (www.interreg.rg) abrufbar ist. Das Vergabeverfahren und sein Ergebnis sind schriftlich darzulegen und zu begründen. Es ist eine Mitteilung zu machen, dass das Vergabeverfahren eingehalten wurde. Die Mitteilung muss flgende Punkte beinhalten Auftraggeber, gewählte Ausschreibungsart mit Begründung Art der Leistung, geschätzter Auftragswert, Stufen des Vergabeverfahrens mit Datum, Angebte und Bieter, Wahl des Anbieters mit Begründung und Unterschrift des/der für die Vergabe Verantwrtlichen. 8

9 Bei der Vergabe vn Aufträgen ist der Grundsatz der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit besnders zu beachten Vergaberecht Liechtenstein Für die Vergabe seitens eines liechtensteinischen Prjektpartners ist das Gesetz über die Vergabe öffentlicher Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge (Gesetz über das Öffentliche Auftragswesen, ÖAWG) in der jeweils gültigen Fassung zu beachten. 2.6 Welche Publizitäts- und Infrmatinsmaßnahmen sind durchzuführen? Publizitäts- und Infrmatinsmaßnahmen Wie bereits im Leitfaden 1 unter Ziffer 2.20 erwähnt, ist bei der Durchführung der Prjekte darauf zu achten, dass die Publizitäts- und Infrmatinsvrschriften eingehalten werden. In Zweifelsfällen empfiehlt sich grundsätzlich eine vrherige Kntaktaufnahme mit dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat. Die Vrgaben unterscheiden sich je nach Art der Publizitäts- und Infrmatinsmaßnahme, wie flgende Beispiele zeigen: Hinweis: Bei Beteiligung der Schweiz und/der des Fürstentums Liechtenstein müssen zusätzlich die entsprechenden Lgs aufgeführt werden. Bei kleinem Werbematerial ist nur das Emblem der Eurpäischen Unin (EU) und die Nennung der Eurpäischen Unin erfrderlich. Sfern es der Platz zulässt, sllte das Lg des Interreg IV ABH Prgramms ebenfalls aufgedruckt werden. Bei Veranstaltungen (Knferenzen, Seminare, Messen, Ausstellungen) müssen die Prjektverantwrtlichen auf die Förderung durch die EU mit Nennung des Eurpäischen Fnds für reginale Entwicklung (EFRE) und das Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee- Hchrhein (ABH) hinweisen. Es ist zu beachten, dass insbesndere auch auf Einladungen ein entsprechender Hinweis auf die Förderung erflgt. Das Gemeinsame Technische Sekretariat unterstützt Ihre Veranstaltung gerne mit Materialien (z.b. Rllup s, Flyer, Schreibblöcke). Bei Veröffentlichungen, z.b. auf Brschüren, Faltblättern, Pressemitteilungen der Plakaten muss ein Verweis auf die Beteiligung der EU und Interreg IV ABH enthalten sein. Bei audivisuellem Material gelten die gleichen Grundsätze. Bei Websites, deren Aufbau mit Interreg-Mitteln gefördert wurde, ist ein Verweis auf die Beteiligung der EU und Interreg IV ABH erfrderlich. Zudem ist ein Link zur Interreg-Prgrammseite (www.interreg.rg) zu setzen. Bei der Finanzierung vn Infrastruktur- der Baumaßnahmen ist während der Durchführung am Standrt des Prjekts ein Hinweisschild mit dem entsprechenden Verweis auf die Förderung (siehe flgende Anrdnungsbeispiele) und dem Slgan Wir fördern Eurpa aufzustellen. Der Verweis auf die Förderung einschließlich des Slgans muss mindestens 25% des Hinweisschildes ausmachen. Das gilt nur, wenn der Gesamtbeitrag auf EU-Seite (natinale und EU-Fördermittel) zum Prjekt mehr als beträgt. 9

10 Für Prjekte, die aus dem Erwerb eines materiellen Gegenstandes der der Finanzierung vn Infrastruktur der vn Baumaßnahmen bestehen, muss spätestens sechs Mnate nach Abschluss des Prjektes eine permanente, gut sichtbare Erläuterungstafel vn signifikanter Größe mit dem entsprechenden Verweis auf die Förderung (siehe flgende Anrdnungsbeispiele) und dem Slgan Wir fördern Eurpa aufgestellt werden. Der Verweis auf die Förderung einschließlich des Slgans muss mindestens 25% der Tafel ausmachen. Das gilt nur, wenn der Gesamtbeitrag auf EU-Seite (natinale und EU-Fördermittel) zum Prjekt mehr als beträgt. Auf der Tafel sind außerdem die Art und die Bezeichnung des Prjektes anzugeben Anrdnungsbeispiele Die Lgs und Wappen, die nicht verändert werden dürfen, werden Ihnen vm Gemeinsamen Technischen Sekretariat zugesandt der können jederzeit per angefrdert werden Eurpäische Unin Variante 1 Variante 2 EUROPÄISCHE UNION EUROPÄISCHE UNION Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung Variante 3 Variante 4 EUROPÄISCHE UNION Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung EUROPÄISCHE UNION Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung 10

11 Interreg IV-Prgramm Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein Farbig Schwarz weiß Grau Schweiz Bei einer Förderung durch die Schweiz sind die Schweizer Lgs wie flgt zu verwenden: Wird das Prjekt durch Bundesgelder unterstützt, ist das Lg des Schweizer Bundes wie flgt zu verwenden: Wird das Prjekt durch Kantnsgelder unterstützt, ist das Lg der am Prgramm beteiligten Kantne wie flgt zu verwenden: Falls Unsicherheiten bestehen, b die Schweizer Fördermittel vm Bund der vn den Kantnen stammen, wenden Sie sich bitte an die Netzwerkstelle Ostschweiz Fürstentum Liechtenstein Bei einer Förderung durch das Fürstentum Liechtenstein ist das Liechtensteiner Wappen wie flgt zu verwenden: Ab wann sind die Lgs und Wappen zu verwenden? Mit der Erteilung des Zugangscdes zum Antrag werden dem Prjektkrdinatr neben dem Handbuch für die Ausfüllung des Antrags zugleich auch die Lgs und Wappen übersandt. Ab diesem Zeitpunkt können die Prjektpartner die Lgs und Wappen verwenden, sie sind hierzu aber nicht verpflichtet. Publizitätsmaßnahmen, die die Lgs und Wappen nicht enthalten, sind allerdings nicht förderfähig. In Absprache mit dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat können die Lgs und Wappen auch zu einem früheren Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. 11

12 2.7 Was ist bei der Aufbewahrung der Prjektunterlagen zu beachten? Sämtliche das Prjekt und seine Finanzierung betreffenden Unterlagen und Belege sind bis zum in geeigneter Frm sicher und gerdnet aufzubewahren. Detaillierte Regelungen zur Aufbewahrung finden sich im Fördervertrag und unter Punkt 2.6 Aufbewahrungspflicht und -frist in den Förderregeln. Um bei Prüfungen und Kntrllen ein umständliches Heraussuchen vn einzelnen Originalbelegen zu vermeiden, wird empfhlen die Abrechnungsunterlagen gesamthaft aufzubewahren. 2.8 Können Vr-Ort-Kntrllen durchgeführt werden? Die Verwaltungsbehörde und das Gemeinsame Technische Sekretariat sind verpflichtet während der Prjektlaufzeit der im Rahmen der Prüfung der Abrechnungen Vr-Ort-Kntrllen durchzuführen. Die Vr-Ort-Kntrlle wird angekündigt und ein Termin gemeinsam vereinbart. Bei diesem Termin sllten grundsätzlich alle Prjektpartner anwesend sein. Eine Vr-Ort-Kntrlle sll auch Ihnen als Prjektpartner Sicherheit in der Prjektumsetzung vermitteln und smit der prblemlsen Prjektabwicklung dienen. Insgesamt kann sie hilfreich in allen Fragen rund um die Prjektabrechnung sein. 2.9 Sind Berichte zu erstellen? Während der Prjektlaufzeit ist in Zusammenarbeit aller Prjektpartner unter Federführung des Prjektkrdinatrs ein Zwischenbericht (circa 3 Seiten) zu erstellen. Hierzu ist das Frmular Zwischenbericht anzuwenden. Es kann auf der Internetseite des Prgramms unter heruntergeladen werden. Inhalt des Zwischenberichtes: Prjektbeschreibung Bisheriger Prjektverlauf Gegenüberstellung geplanter und tatsächlich durchgeführter Aktivitäten Umsetzung des Prjektzeitplans Finanzielle Prjektumsetzung Beschreibung der grenzüberschreitenden Zusammenarbeit Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit Der Zwischenbericht enthält die Angaben zur Prjektumsetzung innerhalb des Abrechnungszeitraums. Nach der Prjektdurchführung ist ein Schlussbericht vrzulegen. Zum ntwendigen Inhalt wird auf Ziffer 4.3 verwiesen. 12

13 TEIL 3: Auszahlung der Fördermittel 3.1 Wann ist eine Abrechnung für das Interreg-Prjekt zu erstellen? Unterschieden werden Zwischen- und Schlussabrechnung. Die einzelnen Abrechnungszeiträume und die Prjektlaufzeit werden im EFRE-Fördervertrag zwischen dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat und dem Prjektkrdinatr individuell vereinbart. Eine Zwischenabrechnung ist am Ende eines jeden Abrechnungszeitraums zu erstellen. Sie ist spätestens zwei Mnate nach Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums vrzulegen. Nach dem letzten Abrechnungszeitraum (Ende der Prjektlaufzeit) ist die Schlussabrechnung zu erstellen und innerhalb vn drei Mnaten dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat vrzulegen. Außerplanmäßige Abrechnungen sind nach Absprache mit dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat möglich. Sie können insbesndere auch im Zusammenhang mit Maßnahmen zur Einhaltung der n+2-regel sachlich gebten sein. 3.2 Was bedeutet die sgenannte n+2-regel? Die EU-Kmmissin stellt ihre Fördermittel den EU-Prgrammpartnern in jährlichen Tranchen zur Verfügung. Gelingt es dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat, das für die Auszahlung der EU- Fördermittel verantwrtlich ist, nicht, die ihm in einem Haushaltsjahr zugewiesenen Fördermittel in diesem Jahr ( n ) und in den beiden Flgejahren mit Stichtag ( +2 ) an die Prjektpartner auszubezahlen, s fallen die nicht ausbezahlten Fördermittel an die EU-Kmmissin zurück und gehen smit dem Prgramm verlren. Rechtsgrundlage für diese Vrgehensweise der EU-Kmmissin ist Art. 93 Abs.1 der Verrdnung (EG) Nr. 1083/2006 Zu den möglichen Auswirkungen auf die einzelnen Prjekte wird auf die Ziffer 3.3 verwiesen. 3.3 Was gilt, wenn die Abrechnungszeiträume nicht eingehalten werden können? Um eine rdnungsgemäße Durchführung des Interreg IV-Prgramms zu gewährleisten, ist es erfrderlich, dass die vereinbarten Abrechnungszeiträume eingehalten werden. Die gilt insbesndere mit Blick auf die Vrgaben der n+2-regel. Die Einhaltung der Abrechnungszeiträume bliegt dem Prjektkrdinatr. Er hat das Gemeinsame Technische Sekretariat unverzüglich zu infrmieren, sbald die Gefahr besteht, dass die Abrechnungszeiträume nicht eingehalten werden können. Falls es im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung der n+2-regel zu einer Mittelkürzung durch die EU-Kmmissin kmmt, kann dies dazu führen, dass unter Umständen die Fördermittel eines Prjektes im Nachhinein gekürzt werden. Dies kann insbesndere Prjekte betreffen, die den Zeitplan für die Prjektumsetzung nicht eingehalten und dadurch keine der geringere Ksten gegenüber dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat geltend gemacht haben, ihre Abrechnungen nicht termingerecht der ihre Abrechnungen unvllständig beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat eingereicht haben. 13

14 3.4 Darf vn den Ansätzen für die Kstengruppen (Anlage 1 zum Fördervertrag) abgewichen werden? Die Ansätze in den Kstengruppen des Kstenplans dürfen bis maximal 20 % überschritten werden, sweit die Überschreitung durch entsprechende Einsparungen bei anderen Ansätzen ausgeglichen werden kann. Über eine slche Überschreitung ist das Gemeinsame Technische Sekretariat im Rahmen der allgemeinen Berichterstattung zu infrmieren. Eine Überschreitung einer Kstengruppe um mehr als 20 % bedarf der vrherigen, unverzüglich einzuhlenden Genehmigung durch das Gemeinsame Technische Sekretariat. 3.5 W muss die Abrechnung eingereicht werden? Die Abrechnung ist einzureichen beim Regierungspräsidium Tübingen Gemeinsames Technisches Sekretariat Interreg IV Alpenrhein-Bdensee-Hchrhein Knrad-Adenauer-Straße 20 D Tübingen Das Gemeinsame Technische Sekretariat prüft swhl die EU-Ksten als auch die Ksten der Schweiz und des Fürstentums Liechtenstein. Es ist primärer Ansprechpartner rund um die Abrechnung. Die Letztverantwrtung für die Schweizer Ksten liegt bei der Netzwerkstelle Ostschweiz. Entsprechendes gilt für das Fürstentum Liechtenstein. 3.6 In welchem Zeitraum erflgt die Prüfung der Abrechnung? Das Gemeinsame Technische Sekretariat ist verpflichtet innerhalb einer Frist vn drei Mnaten nach Eingang der Abrechnung die Ksten zu prüfen. Die Vrlage einer unvllständigen Abrechnung kann dazu führen, dass geltend gemachte Ksten im Rahmen dieser Abrechnung keine Berücksichtigung finden. 3.7 Wer ist für die Erstellung der Abrechnung zuständig? Hauptverantwrtlich für die Erstellung einer Abrechnung ist der Prjektkrdinatr (siehe dazu auch Ziffer 1.2.). Er sammelt alle Prjektbelege (Rechnungskpien, Zahlungsbestätigungen etc.) sämtlicher Prjektpartner, prüft sie auf Vllständigkeit und Ordnungsmäßigkeit, bestätigt diese, legt die ausgefüllten Abrechnungsvrdrucke mit den erfrderlichen Unterlagen fristgerecht vr. Die Prjektpartner bestätigen dem Prjektkrdinatr die Vllständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Unterlagen und legen ihm diese fristgemäß vr. 14

15 3.8 Welche Unterlagen müssen der Abrechnung beigefügt werden? Zwischen- bzw. Schlussbericht (swhl schriftlich wie auch elektrnisch), ausgefüllte Abrechnungsvrdrucke des Gemeinsamen Technischen Sekretariats, Originalrechnungen der Kpien der Originalrechnungen, dazugehörige Zahlungsbelege, Lieferscheine, Verträge etc., Prjektkntauszug zum aktuellen Stand, der sämtliche Eingänge und Abgänge aufweist, Vergabevermerke (siehe auch Ziffer 2.5 Leitfaden 2 und Ziffer 2.7 (Teil I) bzw. 2.9 (Teil II) der Förderregeln), Nachweis über die Einhaltung des Transparenzgrundsatzes durch EU-Prjektpartner (z.b. Ausdruck der entsprechenden Internetseite), Kpie des Partnerschaftsvereinbarung (spätestens mit der ersten Zwischenabrechnung), Ergänzend wird auf Nr. 2.5 (Teil I) bzw. Nr. 2.7 (Teil II) der Förderregeln swie auf Ziffer 4.3 dieses Leitfadens bezüglich der zusätzlichen Anfrderungen bei der Schlussabrechnung verwiesen. Zusätzlich sind bei der Abrechnung vn Persnalksten der EU-Partner swie der Schweizer Partner, die die Variante 2 gewählt haben (siehe Ziffer 3.16 Abs. 3 der Förderregeln - Teil II Schweiz) vrzulegen: Arbeitszeitnachweise mit Bestätigung der Freistellung (Frmular P1) Berechnung der förderfähigen Persnalksten (Frmular P2), aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnungen über Jahres-/Mnatslhnksten. Bei Persnalksten der Schweizer Partner, die die Variante 1 gewählt haben (siehe Ziffer 3.16 Abs. 2 Förderregeln - Teil II Schweiz): Stundenliste für alle am Prjekt beteiligten Persnen (Frmular P3). Bei Persnalksten für Persnen, die ausschließlich für das Prjekt eingestellt wurden: Kpie des Arbeitsvertrags mit Tätigkeitsbeschreibung (bei 1. Abrechnung vrzulegen). Details zur Abrechnung der Persnalksten entnehmen Sie bitte Ziffer 3.18 (Teil I) bzw. Ziffer 3.16 (Teil II) der Förderregeln. Originalbelege werden nach Abschluss der Abrechnung an die Prjektpartner zurückgesandt. 3.9 Wie ist bei gemeinsamen Ksten zu verfahren? Gemeinsame Ksten sind Ksten, die bei einem Partner entstehen, letztlich aber anteilig vn mehreren der allen Partnern, z.b. im Wege einer Umlage getragen werden (Bsp.: Ksten für die Prjektleitung, gemeinsame Finanzierung einer Studie, Erstellung einer Prjekt-Hmepage). Die Umlage erflgt 15

16 entweder durch eine gegenseitige Verrechnung der durch eine knkrete Ausgleichszahlung unter den Prjektpartnern. Die Finanzierung der gemeinsamen Ksten sllte am besten in der Partnerschaftsvereinbarung 3 geregelt werden. Der Zahlungsfluss der die gegenseitige Verrechnung ist transparent nachzuweisen. Ein transparenter Nachweis wäre es, wenn der Partner, der die Ksten im Gesamten vrfinanziert, diese gemäß einem vereinbarten Finanzierungsschlüssel auf die anderen Partner umlegt und den Erstattungsbeitrag schriftlich anfrdert. Kpien dieser Schreiben swie die Zahlungsnachweise sind der Abrechnung beizufügen Was besagt das Territrialprinzip? Das Territrialprinzip bedeutet, dass mit EU-Fördermitteln nicht Ausgaben gefördert werden dürfen, die der Schweiz der dem Fürstentum Liechtenstein zugute kmmen. Umgekehrt gilt, dass Fördermittel der Schweiz bzw. des Fürstentums Liechtensteins nicht der EU zugute kmmen dürfen Wie erflgt die Auszahlung der Fördermittel? Auszahlung der EU-Fördermittel Grundvraussetzung für die Auszahlung vn Fördermitteln ist ein wirksam geschlssener EU- Fördervertrag und eine rechtswirksame Partnerschaftsvereinbarung. Der Prjektkrdinatr frdert vn seinen Prjektpartnern die ntwendigen Unterlagen zur Erstellung einer Abrechnung an. Nach Zusammenstellung der Abrechnungsunterlagen durch den Prjektkrdinatr werden die jeweiligen Abrechnungen zu den vertraglich festgelegten Terminen beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat eingereicht. Das Gemeinsame Technische Sekretariat prüft die eingereichten Unterlagen, stellt die förderfähigen Ksten fest, ermittelt daraufhin die Höhe der Fördermittel (EU und evtl. CH) und teilt das Ergebnis dem Prjektkrdinatr und gegebenenfalls auch der Netzwerkstelle Ostschweiz mit. Das Gemeinsame Technische Sekretariat leitet bezüglich der EU-Fördermittel das Prüfergebnis über die Verwaltungsbehörde an die Bescheinigungsbehörde beim Amt der Vrarlberger Landesregierung in Bregenz weiter. Nach einer Plausibilitätsprüfung veranlasst die Bescheinigungsbehörde die Auszahlung der EU- Fördermittel über den ERP-Fnds mit Sitz in Wien an den Prjektkrdinatr. Nach Erhalt der Fördermittel leitet der Prjektkrdinatr gegebenenfalls die Mittel an seine EU- Prjektpartner in der ihnen zustehenden Höhe weiter Auszahlung der Schweizer Fördermittel Grundvraussetzung für die Auszahlung vn Schweizer Interregmitteln ist ein wirksam geschlssener Schweizer Fördervertrag. 3 Zur Partnerschaftsvereinbarung siehe auch Ziffer 2.8 des Leitfadens 1 und Ziffer 2.5 Abs. 6 der Förderregeln. 16

17 Der Ablauf der Zusammenstellung und Einreichung der Abrechnungsunterlagen ist analg Punkt "Auszahlung vn EU-Fördermitteln" abzuwickeln. Das Gemeinsame Technische Sekretariat infrmiert die Netzwerkstelle Ostschweiz über das Prüfergebnis. Die Schweizer Fördermittel werden nach einer Plausibilitätsprüfung durch die Netzwerkstelle Ostschweiz vn dieser an den Schweizer Prjektverantwrtlichen ausbezahlt. Der CH-Prjektverantwrtliche leitet die Fördermittel gegebenenfalls an weitere Schweizer Prjektpartner in der ihnen zustehenden Höhe weiter. Nach Vertragsabschluss wird eine erste Tranche vn max. 30 % der im CH-Fördervertrag zugesicherten CH-Fördermittel als Vrfinanzierung an den CH-Prjektverantwrtlichen zur allfälligen Weiterleitung an die weiteren CH-Prjektpartner durch die NWS-O ausbezahlt. Anschließende Teilzahlungen richten sich swhl nach den Abrechnungszeiträumen, die der PK mit dem GTS im Rahmen des EU- Fördervertrags vereinbart hat, als auch nach den tatsächlich entstandenen Ksten. Die Teilzahlungen sind auf höchstens 80% der zugesicherten Fördermittel beschränkt. Die Schlusszahlung erflgt nach der Festsetzung der endgültigen Ksten des Prjekts. Um den Ablauf zu verdeutlichen, siehe auch flgendes Schaubild: 17

18 Vm Eingang der Abrechnung bis zur Auszahlung der Fördermittel Prjektpartner EU - Leitet Abrechnungsunterlagen an PK weiter - Erhält anteilige Fördermittel vm PK Prjektpartner EU - Leitet Abrechnungssunterlagen an PK weiter - Erhält anteilige Fördermittel vm PK Prjektpartner CH -Leitet Abrechnungsunterlagen an PK weiter -Erhält anteilige CH- Fördermittel vm CH Prjektverantwrtlichen Prjektkrdinatr (PK) - Stellt alle Unterlagen zur Abrechnung zusammen und reicht sie beim GTS ein - Leitet Fördermittel an Prjektpartner weiter CH Prjektverantwrtlicher - Leitet Abrechnungsunterlagen an PK weiter - Erhält CH-Fördermittel vn NWS-O und leitet diese anteilig an CH- Partner weiter Gemeinsames Technisches Sekretariat (GTS) - Prüfung der Abrechnungsunterlagen und Mitteilung des Ergebnisses an PK - Weiterleitung der Unterlagen mit dem Prüfvermerk an die VB und bei CH Beteiligung auch an die NWS-O Verwaltungsbehörde (VB) beim Regierungspräsidium Tübingen Freigabe der Abrechnung und Weiterleitung der Unterlagen zur BB Netzwerkstelle Ostschweiz (NWS-O) bei der Staatskanzlei St. Gallen - Plausibilitätsprüfung vr der Auszahlung - Auszahlung der CH-Fördermittel an den CH Prjektverantwrtlichen Bescheinigungsbehörde (BB) beim Amt der Vrarlberger Landesregierung in Bregenz Plausibilitätsprüfung vr der Auszahlung und Anweisung an den ERP- Fnds die Fördermittel auszubezahlen Rte Kästchen sind nur relevant, wenn CH Fördermittel bewilligt wurden. ERP-Fnds in Wien Auszahlung der Fördermittel an den PK 18

19 TEIL 4: Prjektabschluss 4.1 Wann muss die Schlussabrechnung eingereicht werden? Die Schlussabrechnung muss in der Regel spätestens drei Mnate nach Ablauf des letzten Abrechnungszeitraums beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat eingereicht werden. Der tatsächliche Vrlagetermin ist im EU-Fördervertrag ( 11 Abs. 3) swie im Schweizer Fördervertrag ( 11 Abs. 3) festgelegt. 4.2 Bis zu welchem Zeitpunkt sind Ksten förderfähig? Die Prjektksten sind förderfähig, wenn sie bis zum im EU-Fördervertrag festgelegten Prjektende ( 4 Abs. 1) entstanden sind. Bei Rechnungen ist darauf zu achten, dass sie spätestens bis zum vertraglich festgelegten Vrlagetermin für die Schlussabrechnung ( 11 Abs. 3 des EU-Fördervertrags) bezahlt wrden sind. 4.3 Welche Unterlagen sind der Schlussabrechnung beizufügen? Der Schlussabrechnung sind dieselben Unterlagen beizufügen wie für die vrherigen Zwischenabrechnungen (Ziffer 3.8). Nach der Schlussauszahlung der Fördermittel muss die Weiterleitung dieser Fördermittel an die Prjektpartner der eine evtl. Verrechnung innerhalb vn drei Mnaten nach der Auszahlung der Fördermittel nachgewiesen werden. Außerdem muss ein Schlussbericht (circa 5 Seiten) der Schlussabrechnung beigefügt und zusätzlich in elektrnischer Frm an das Gemeinsame Technische Sekretariat übermittelt werden. Für den Schlussbericht ist das Frmular Schlussbericht anzuwenden. Es kann auf der Internetseite des Prgramms unter heruntergeladen werden. Inhalt des Schlussberichtes: Prjektbeschreibung Gegenüberstellung geplanter und tatsächlich durchgeführter Aktivitäten (etwaige Abweichungen sind zu begründen), Finanzielle Prjektumsetzung Darstellung der Ergebnisse, Erfahrungen mit der grenzüberschreitenden Kperatinsstruktur, nähere Angaben über geplante Flgeaktivitäten swie weitere Schritte zur Nutzung und Verbreitung der Ergebnisse, ein Bericht über Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit gemäß 16 des Fördervertrages. Prjektbewertung 19

20 4.4 Wie erflgt die finanztechnische Abwicklung wenn die tatsächlichen Ksten die Angaben im Förderantrag übersteigen? Es empfiehlt sich, Prjektksten selbst dann geltend zu machen, wenn sie den Planansatz übersteigen. Das schafft einen Spielraum für den Fall, dass nicht alle Ksten als förderfähig anerkannt werden können. Die Höhe der Fördermittel ist jedch auf den im Fördervertrag festgelegten Betrag begrenzt wenn die tatsächlichen Ksten die Angaben im Förderantrag unterschreiten? Für den Fall, dass sich die förderfähigen Ksten des Prjekts vermindern, reduzieren sich auch prprtinal die Fördermittel bei einem Überschuss natinaler Finanzierungsmittel? Sweit ein Überschuss an natinalen Finanzierungsmittel festgestellt wird, ist der Überschussbetrag vn den förderfähigen Gesamtksten grundsätzlich abzuziehen, weil ansnsten eine Überfinanzierung des Prjektes vrliegen würde. Ein Abzug erflgt jedch nicht, sweit mit den natinalen Finanzierungsmitteln nicht anerkannte Prjektksten finanziert werden der die überzähligen Finanzmittel an die Prjektpartner zurück überwiesen wurden. Die Rückzahlung muss anhand des Prjektkntauszugs und eines Zahlungsbelegs nachgewiesen werden. 4.5 Was bedeutet Zweckbindung? Erfährt das Prjekt innerhalb vn fünf Jahren nach seinem Abschluss eine wesentliche Änderung, die seine Art der Durchführungsbedingungen beeinträchtigt der einem Unternehmen der einer öffentlichen Körperschaft einen ungerechtfertigten Vrteil verschafft und sich aus einem Wechsel der Besitzverhältnisse bei einer Infrastruktur der aus der Einstellung einer Prduktinstätigkeit ergibt, s kann eine Rückzahlung der bereits erhaltenen Fördermittel verlangt werden. Für die Rückzahlung der EFRE-Mittel gelten die Regelungen in 10 des EU-Fördervertrags swie bezüglich der Schweizer Fördermittel die Regelungen in 14 des Schweizer Fördervertrags. 20

21 TEIL 5: Anhang 5.1 Glssar A Abrechnung Eine Abrechnung ist am Ende jedes Abrechnungszeitraums für das geförderte Interreg- Prjekt vrzulegen. Die einzelnen Abrechnungszeiträume und die Prjektlaufzeit sind im EFRE-Fördervertrag vereinbart. Unterschieden wird die Zwischen- und die Schlussabrechnung. Die Zwischenabrechnungen sind spätestens zwei Mnate nach Ende der einzelnen Abrechnungszeiträume vrzulegen, die Schlussabrechnung spätestens drei Mnate nach Abschluss der Prjektlaufzeit. Außerplanmäßige Zwischenabrechnungen sind nach Absprache mit dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat möglich. Abrechnungszeitraum Das ist der Zeitraum, der in der Anlage 2 zum Fördervertrag vereinbart wurde und über den eine Abrechnung beim Gemeinsamen Technischen Sekretariat vrzulegen ist. E EFRE Eurpäischer Fnds für reginale Entwicklung. G Gemeinsame Ksten Gemeinsame Ksten sind Ksten, die bei einem Partner entstehen, letztlich aber anteilig vn mehreren der allen Partnern, z.b. im Wege einer Umlage getragen werden (Bsp.: Ksten für die Prjektleitung, gemeinsame Finanzierung einer Studie, Erstellung einer Prjekt- Hmepage). Die Umlage erflgt entweder durch eine gegenseitige Verrechnung der durch eine knkrete Zahlung. Die Finanzierung der gemeinsamen Ksten sllte am besten in der Partnerschaftsvereinbarung geregelt werden. Der Zahlungsfluss der die gegenseitige Verrechnung ist transparent nachzuweisen. Gemeinsames Technisches Sekretariat (GTS) Das Gemeinsame Technische Sekretariat wurde vn allen Prgrammpartnern gemeinsam eingerichtet. Ihm bliegt die zentrale Prüfung der Förderanträge und der Abschluss der Förderverträge für die EU-Mittel im Namen der Prgrammpartner. Zugleich prüft es die Abrechnungen. Es leistet Unterstützungsarbeit für den Begleit- und den Lenkungsausschuss wie auch für die Verwaltungsbehörde, die Bescheinigungsbehörde und die natinalen Netzwerkstellen. Die Arbeit erflgt in engem Kntakt mit den natinalen Netzwerkstellen. Es hat seinen Sitz beim Regierungspräsidium Tübingen K Kstenplan Der Kstenplan des Antrags ist in vier verschiedene Kstengruppen unterteilt: Persnalksten: Hier sind sämtliche Persnalksten swhl des Prjektkrdinatrs als auch der Prjektpartner zu erfassen. Sachksten: Unter Sachksten fallen bsw. Ksten für Marketing, externe Dienstleistungen wie Gutachten, Planungen, Knzeptinen, Beratungen, Prt- und Telefnksten, Bürmaterial, Reiseksten, Veranstaltungsksten, Bewirtungsksten, snstiges Verbrauchsmaterial Investitinsksten: Hierbei handelt es sich vr allem um Einrichtungsgegenstände, EDV- Ausrüstung, bauliche Investitinen und Grunderwerbe. Unbare Leistungen: Diese Ksten wurden nicht in Frm vn Geldleistungen getätigt. Bei unbaren Leistungen handelt sich z.b. um ehrenamtliche Arbeit in Frm vn unbezahlten Eigenleistungen, die Bereitstellung vn Grundstücken der Immbilien, Ausrüstungsgüter der Material. N Natinale Finanzierungsmittel Anteil der Ksten, die vn den Prjektpartnern getragen werden. Mit der Antragstellung muss jeder Prjektpartner eine Finanzierungszusage in Höhe seines finanziellen Beitrags zum Prjekt abgeben.

22 n+2-regel Die EU-Kmmissin stellt ihre Fördermittel den EU-Prgrammpartnern in jährlichen Tranchen zur Verfügung. Gelingt es dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat, das für die Auszahlung der EU-Fördermittel verantwrtlich ist, nicht, die ihm in einem Haushaltsjahr zugewiesenen Fördermittel in diesem Jahr ( n ) und in den beiden Flgejahren mit Stichtag ( +2 ) an die Prjektpartner auszubezahlen, s fallen die nicht ausbezahlten Fördermittel an die EU-Kmmissin zurück und gehen smit dem Prgramm verlren. Ist ein Prjektträger aufgrund einer nicht rechtzeitigen Vrlage einer Abrechnung für den Mittelverlust verantwrtlich, s kann seine Förderung entsprechend gekürzt werden. P Partnerschaftsvereinbarung Eine Partnerschaftsvereinbarung ist ein Vertrag unter den Partnern eines Interreg- Prjekts. Die Vereinbarung enthält Regelungen über die Beziehungen zwischen den am Prjekt beteiligten Partnern, insbesndere Bestimmungen, die eine Verwendung der für das Prjekt bereitgestellten Mittel nach den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung gewährleisteten, wie auch die Mdalitäten für die Wiedereinziehung vn hne rechtlichem Grund gezahlten Beiträgen. Eine Ausfertigung der Partnerschaftsvereinbarung ist dem Gemeinsamen Technischen Sekretariat spätestens zusammen mit der ersten Zwischenabrechnung vrzulegen. Die Wirksamkeit der EU- und CH-Förderverträge ist vn der Wirksamkeit und dem (Frt-)Bestehen der Partnerschaftsvereinbarung abhängig. Prjektbezgene Einnahmen Prjektbezgene Einnahmen sind Leistungen (Geld der Geldeswert), die bei den Prjektpartnern während der Prjektlaufzeit anfallen und dem Prjekt zufließen (z.b. Spnsring) bzw. drt erwirtschaftet werden (z.b. Eintrittsgelder, Verkaufserlöse). Diese prjektbezgenen Einnahmen sind vn den förderfähigen Ksten nur abzuziehen, sweit die EU- Gesamtksten bei über einer Millin Eur liegen. Die Förderregeln des Prgramms enthalten hierzu unter Ziffer 5 nähere Details. Prjektkrdinatr Für jedes Prjekt wird aus der Mitte der Prjektpartner ein federführender Prjektpartner, der sgenannte Prjektkrdinatr bestimmt. Sweit der Prjektkrdinatr seinen Sitz in der Schweiz hat, ist im Rahmen der Antragstellung zu begründen, warum die Übernahme der Prjektkrdinatin durch einen Schweizer Prjektpartner gebten ist. Der Prjektkrdinatr fungiert als zentraler Ansprechpartner gegenüber den Prgrammbehörden (siehe dazu Frage 1.3) und übernimmt die Prjektverantwrtung. Er ist smit insbesndere der zentrale Ansprechpartner für das Gemeinsame Technische Sekretariat und für die rechtzeitige Vrlage der Prjektabrechnungen und -berichte verantwrtlich. Prjektlaufzeit Die Prjektlaufzeit wird im EU-Fördervertrag durch die Festlegung des Prjektbeginns und -endes definiert. Prjektpartner Prjektpartner sind alle an einem Prjekt mit einer verbindlichen Finanzierungszusage beteiligten Partner. T Territrialprinzip Das Territrialprinzip bedeutet, dass mit EU- Fördermitteln nicht Ausgaben gefördert werden dürfen, die der Schweiz der dem Fürstentum Liechtenstein zugute kmmen. Umgekehrt gilt, dass Fördermittel der Schweiz bzw. des Fürstentums Liechtensteins nicht der EU zugute kmmen dürfen. 22

23 5.2 Frmulare: Verbindliche Frmulare Abrechnungsfrmulare: Auszahlungsantrag A1, Kstenübersichten Anlagen 1a bis 1c, natinale Finanzierungsmittel Anlage 2, Einnahmen Anlage 3, Zwischenbericht, Schlussbericht. Frmulare für die Abrechnung vn Persnalksten: Arbeitszeitnachweis P1, Berechnung der förderfähigen Persnalksten P2, Stundenliste CH für Persnalksten (Variante 1) P3, Unverbindliche Muster Vergabevermerk zur freihändigen Vergabe Reisekstenabrechnung 23

24

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