Projektmanagement Vertiefungsseminar

Transkript

1 Projektmanagement Vertiefungsseminar Seite 1

2 Was bedeutet zunehmende Eigenständigkeit? Seite 2

3 Projektmanagement als Handwerkzeug im Schulentwicklungsprozess Seite 3

4 Phasenkonzept für Projekte Seite 4

5 Phasenkonzept für Projekte Phasen und GATES Seite 5

6 Phase 1: Projekt-Idee Projekt- Bezeichnung: Projektziel zu liefernde Teilergebnisse Nutzen Differenziert nach den versch. Interssengruppen Rahmenbedingungen Stolpersteine / Risiken Seite 6

7 GATE 1 Seite 7

8 Phase 2: Projektplanung Planungsteam bilden und -basis schaffen Recherche / Analyse : Wissen / Herausfinden, was diejenigen erwarten und befürchten, die vom Projekt betroffen sind (= Erwartungen / Anforderungen der Interessengruppen) Wissen / Herausfinden, was alles schief laufen kann (= Stolpersteine) Ziel- und Qualitätsplanung: Woran werden wir erkennen, dass das Ziel erreicht ist? Seite 8

9 Phase 2: Projektplanung Aktivitätenplanung (Fundierte Projektplanung) Welche einzelnen Schritte sind erforderlich, um das Projektziel zu erreichen? Wie sind diese Schritte voneinander abhängig? Seite 9

10 Phase 2: Projektplanung (fundierte Projektplanung) Ressourcenplanung Welche Mitarbeiter sollen die einzelnen Schritte / Aktivitäten durchführen? Wie viel Zeit (Stunden / Tage) werden dafür benötigt? Welche weiteren Ressourcen sind erforderlich? Wie ist der Aufwand dafür (in )? Terminplanung Rückwärtsplanung der Termine ausgehend vom vorgesehenen Projektende Seite 10

11 Konkreter Projektplan Seite 11

12 GATE 2 Projekt-Auftrag Projekt-Nr.: Projekt-Bezeichnung: Übernommen aus der Projekt-Idee / Projekt-Planungs- Auftrag Projekt-Antrag Anlass / Quelle / Projektentstehung Kostenstelle Übernommen aus Projektplan Start des Projektes: Datum des Projekt- Planungs-Auftrages (= Projekt-Idee) Projekt-Auftrag erteilt: Datum der Unterschrift dieses Dokumentes In jedem Fall der Projektplan. Er wird mitgeltender Bestandteil des Projekt-Auftrages Projektziel / Ergebnis Nutzen des Projektes Interner Aufwand Kosten Termine Anlagen Projektleiter GATE 1 Start des Projektes GATE 2 Projektauftrag erteilt GATE 3 Design-Review GATE 4 Erprobungs-Review GATE 5 Projekt-Review GATE 6 Ende des Projektes Vertreter des Projektleiters Projekt-Auftrag (GATE 2) Hiermit beauftragt die Schulleitung den Projektleiter, das Projekt wie geplant umzusetzen. Design-Review: Die Vorgehensweise / Konzept ist erarbeitet. Das Projekt kann in die Erprobung Erprobungs-Review: Ende der Erprobungsphase, Start der Integrationsphase d.h. das Projekt wird als standardisierter Prozess in das Tagesgeschäft eingeführt und übernommen Projekt-Review: Die Ergebnisse des Projektes sind zusammen gefasst und dargestellt. Die noch anstehenden Aktivitäten sind geplant Name Datum Unterschrift Schulleitung Projektleiter Koordinator Der Koordinator nimmt den Projekt-Auftrag zur Kenntnis, erhält das Original, legt dieses bei sich im Projektmanagement- Ordner ab Seite 12

13 Wie geht es weiter? Aufgrund einer Projektidee entstand ein Projekt Für dieses Projekt wurde eine Planung erstellt Nun steht das Projekt vor der Umsetzung Seite 13

14 Phase 3: Design-Phase Die Umsetzung beginnt Erarbeitung eines Konzeptes Seite 14

15 Phase 3: Design-Phase WS Konzept erstellen (Beispielablauf) 1. Schritt: Erfahrungsaustausch Vorträge/Referate von bereits erfahrenen Kollegen/innen Seite 15

16 Phase 3: Design-Phase WS Konzept erstellen (Beispielablauf) 2. Schritt: Zusätzliche eigene Ideen sammeln 3. Schritt: Ideen strukturieren Seite 16

17 Phase 3: Design-Phase WS Konzept erstellen (Beispielablauf) 4. Schritt: Bewertungs- / Priorisierungskriterien festlegen 5. Schritt: Priorisieren Seite 17

18 Phase 3: Design-Phase WS Konzept ausarbeiten 6. Schritt: Das ausgewählte Konzept ausarbeiten Seite 18

19 Phase 3: Design-Phase WS Erprobungsphase ausarbeiten (Bsp.) 1. Schritt: Erprobungsphase planen Wie soll das Konzept konkret erprobt werden? Beteiligte auswählen/festlegen 2. Schritt: Evaluationsinstrument definieren 3. Schritt: Evaluationskriterien festlegen Z.B. Wurden die Regeln eingehalten? Welche Schwierigkeiten gab es? Welche Erkenntnisse haben wir gewonnen? Seite 19

20 Am Ende der Design-Phase die Frage: Wurde an alles gedacht? Die Vorgehensweise (= das Design) ist erarbeitet Vor der Freigabe des Konzeptes (GATE 3) zur Erprobung ist folgendes Review sinnvoll: Seite 20

21 GATE 3: Freigabe zur Erprobung Jetzt kann die Vorgehensweise in der Praxis hinsichtlich Tauglichkeit geprüft werden Seite 21

22 Phase 4: Erprobungs-Phase Zweiter Teil der Umsetzung Erprobung des Konzeptes hinsichtlich Tauglichkeit im Schulalltag Seite 22

23 Phase 4: Erprobungs-Phase Regelmäßige Treffen der Erprobungslehrer Regelmäßige Treffen der Projektgruppe Austausch Seite 23

24 Am Ende der Erprobungs-Phase der Rückblick Die Erprobung hat stattgefunden Die Erfahrungen und Erkenntnisse werden ausgewertet Seite 24

25 GATE 4: Freigabe zur Integration Das überarbeitete taugliche Konzept wird freigegeben Seite 25

26 Phase 5: Integrations-Phase Letzter Teil der Umsetzung Einführung des überarbeiteten Konzeptes in der Schule als künftig gültige Vorgehensweise Seite 26

27 Phase 5: Integrations-Phase WS Sicherung und Dokumentation der Projektergebnisse Arbeitsauftrag 1: Wie müssen Ergebnisse von Anderen aufbereitet sein, damit ich Sie als Dritter verstehe und anwenden kann? Vorgehen: Brainstorming / Karten Zeit: 30 Minuten Präsentation (Plakat) Seite 27

28 Phase 5: Integrations-Phase WS Sicherung und Dokumentation der Projektergebnisse Arbeitsauftrag 2: Überlegen Sie, inwieweit Ihre Arbeitsergebnisse bereits so aufgearbeitet sind, wenn nicht: Überlegen Sie: was noch getan werden muss, von wem, bis wann. Vorgehen: Plakat erstellen Zeit: 60 Min Präsentation Seite 28

29 Phase 5: Integrations-Phase WS Sicherung und Dokumentation der Projektergebnisse Arbeitsauftrag 3: Welche Erkenntnisse haben Sie durch diesen Arbeitsprozess gewonnen? Plenar ein Feedback-Plakat mit allen Erkenntnissen der Teilnehmer/innen erstellen Seite 29

30 Ende der Integrations-Phase und GATE 5 Aus diesem Review werden abgeleitet und dokumentiert: Aktivitäten für die Abschluss-Phase des Projektes Erkenntnisse für das Projektmanagement zukünftiger Projekte Seite 30

31 Phase 6: Abschluss-Phase Seite 31

32 Berichterstattung am Ende des Projektes Seite 32

33 GATE 6: Ende des Projektes Seite 33

34 Berichterstattung Zur kontinuierlichen Projekt-Berichterstattung Seite 34

35 Projektinformation Beispiel für einen strukturierten Aushang SET = Schul-Entwicklungs-Team 1 Monat Act 1 Monat Study Do 1 Monat Fortlaufend Wo wollen wir hin? Workshop 06. Feb Tag Vorbereitende Sitzungen 27. Jan Feb Feb ,5 Std Wo stehen wir heute? Workshop Mrz 04 2 Tage Leitbild Chancen / Risiken Workshop 24. Jan Tag Strategie Stärken / Schwächen SET 2 Tage SET 2 Tage Plan A P S D Kick-Off 15. Dez 03 2,5 Std SET 1 Tag SET 3 Tage (4x0,75) Planung der Projekte (pro Projekt 4 Stunden) Ziele und Pläne Unser Schulentwicklungsprozess Umsetzung und Umsetzungscontrolling Wie gehen wir vor? Workshop 14. Mai 04 1 Tag Wir tun es! Unser Leitbild Wozu gibt es uns? Mission Wir fördern die beruflichen und sozialen Fähigkeiten und Fertigkeiten unserer Wo wollen Vision Schüler/innen und stärken wir langfristig sie in ihrer persönlichen Als berufsbildende Schule hin? Entwicklung. bereiten wir junge Menschen ihrer Veranlagung und Schüler/innen in besonderen Begabung entsprechend auf Lebenslagen fühlen wir uns ihr soziales und berufliches besonders verpflichtet. Umfeld vor. Dadurch bieten wir ihnen die Chance als lebensbejahende und erfolgreiche Persönlichkeiten ihren Platz in der Gesellschaft einzunehmen. Unsere Werte und Spielregeln für die Zusammenarbeit nach innen und außen Wir gehen achtsam miteinander um. Unser Handeln soll dazu beitragen, die Lebensfreude und Leistungsbereitschaft zu stärken. Wir schaffen eine motivierende und angstfreie Lernatmosphäre. Wir fördern Kontakt-, Begegnungs- und Beziehungsfähigkeit. Wir ermutigen dazu, neue Ideen zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen. Wir pflegen die Zusammenarbeit nach innen und außen. Wir gehen mit Konflikten offen, respektvoll, gemeinsam und lösungsorientiert um. Wir unterrichten schüler- und situationsbezogen. Unsere Versprechen an die Interessengruppen Wir bereiten die Schüler/innen auf ihre Zukunft vor, damit sie selbstbewußt und qualifiziert ihre beruflichen, familiären und gesellschaftlichen Anforderungen bewältigen können. Wir bieten Schüler/innen und dem Kollegium ein zeitgemäßes Angebot an Schularten. Wir stimmen im Kollegium unsere pädagogischen Handlungsweisen ab. Wir bieten den Kolleginnen und Kollegen eine qualifizierte Aus- und Weiterbildung. Wir gehen im Sinne der Gesellschaft verantwortlich mit Ressourcen um. Wir gestalten für alle am Schulleben Beteiligten eine gesunde Arbeits- und Lebenswelt in der Schule. Wir versprechen allen am Schulleben Beteiligten einen offenen, wertschätzenden Umgang, der sich an von allen akzeptierten Regeln orientiert. Um unser Leitbild mit Leben zu füllen, verfolgen wir folgende Strategien: Strategien Perspektiven Finanzen und andere Ressourcen werden im Sinne der Gesellschaft bestmöglich genutzt Schüler sind lebensbejahende, qualifizierte und selbstbewußte Persönlichkeiten, die ihren Platz in der Gesellschaft finden Unternehmen/Betriebe, denen wir zuverlässiger und kompetenter Partner sind Prozesse Zielgerichtete, effiziente, klare, akzeptierte, eingehaltene Abläufe und Verfahren Potenziale die wir bei uns und in der Schule entwickeln: Mitarbeiter, Wissen, Innovationskraft Schüler in besonderen Lebenslagen Soziale Kompetenz Folgende Strategische Projekte waren in Planung: Projekt 1: Lernfelder im Unterricht Projekt 2: Einzelförderung Projekt 3: Teamarbeit Projekt 4: Multimediales Lernen in der 2BFP Projekt 5: Soziales Lernen Integriertes Lernen und Lehren Diese Strategien setzen wir in den unten aufgeführten Projekten um: Unsere Projektaufträge lauten: Projekt- Auftrag Projekt-Nr. 1 Projekt- Auftrag Projekt-Nr. 2 Projekt- Auftrag Projekt-Nr. 3 Projekt- Auftrag Projekt-Nr. 4 Status der Projekte alles im grün Plan gelb rot Planverzug Erreichung des Projektziels gefährdet Sitzungen des Schulentwicklungsteams Projekt 1: XX P-leiter:... P-team:... Projekt 2: XY P-leiter:... P-team:... Projekt 3: YZ P-leiter:... P-team:... Projekt 4: ZZ P-leiter:... P-team:... Mai Juni Juli August 29. Mai 20.. Projekt 2: Design- Review u. Freigabe zur Erprobung Stand der übrigen Projekte 19. Mai 20.. Erfahrungsaustausch Einigung auf gemeinsames Vorgehen 15. Mai 20.. Erarbeitung eines Konzeptes 27. Mai 20.. Planung der Erprobungsphase 28. Mai 20.. Erarbeitung eines Konzeptes 12. Juni 20.. Projekt 1: Design- Review u. Freigabe zur Erprobung Stand der übrigen Projekte 02. Juni Konzept Erprobungsphase erstellen 09. Juni Evaluationsinstrument/-kriterien 08. Juni 20.. Ausarbeitung der Evaluationskriterien 17. Juni 20.. Projektteam festlegen Terminierung der WS und Sitzungen 07. Juli 20.. Projekt 3: Design- Review Stand der übrigen Projekte 20. Juli 20.. Briefing der Erprobungslehrer 02. Juli 20.. Ausarbeitung der Erprobungsphase Sommerferien Sommerferien Sommerferien Sommerferien Sommerferien September Oktober November Dezember 29. September 20.. Projekt 3: Freigabe des Konzeptes zur Erprobung Stand der Projekte 15. September 20.. Erprobungsphase planen/ausarbeiten 15. September 20.. Start der Erprobung 13. September 20.. Erarbeitung eines Konzeptes 17. September 20.. Planung der Erprobungsphase 05. November 20.. Stand der Projekte 01. Oktober 20.. Start der Erprobung 09. Oktober Sitzung 04. Oktober 20.. Sitzung: Wie läuft alles? 05. Oktober 20.. Ausarbeitung der Evaluation der Erprobungsphase 02. Oktober 20.. Ausarbeitung der Erprobungsphase 05. November 20.. Stand der Projekte 02. November Sitzung 20. November Sitzung mit den Erprobungslehrern 06. Dezember 20.. Stand der Projekte 05. Dezember Aktueller Stand 05. Dezember 20.. Workshop mit den Erprobungslehrern 08. Dezember 20.. Letzte Besprechung Erprobungsphase 01. Dezember Sitzung mit den Erprobungslehrern Alles im Plan Alles im Plan Kein Plan für Erprobungsphase Alles im Plan 1 2 Seite 35

36 Bewertung der Projekte Seite 36

37 Änderungsauftrag Bei Änderungen Seite 37

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für vertiefende Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: Seite 38