Produktdokumentation SAP Business ByDesign Mai Allgemeine Konzepte

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1 Produktdokumentation Allgemeine Konzepte PUBLIC

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3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Konzepte Arbeiten mit Geschäftsbelegen Ausgabeverwaltung Ausgabehistorie Belegfluss Anlagen und Notizen Aufgabensteuerung Aufgabensteuerung Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen Arbeiten mit Rückfragen Termine und Fristen in der Aufgabensteuerung Konfiguration der Aufgabensteuerung Manuell angelegte Aufgabenarten Aufgabe: Manuell angelegte Aufgaben Benachrichtigung: Manuell angelegte Benachrichtigungen Alarm: Manuell angelegter Alarm Rückfrage: Manuell angelegte Rückfragen Analytics Übersicht über Analytics Sicht "Berichte" Arbeiten mit Berichten in einem Webbrowser Arbeiten mit Berichten und Plänen in Microsoft Excel Arbeiten mit Auswahl Kommunikation und Informationsaustausch Verwenden des Add-Ins für Microsoft Excel Mashups und Webdienste SAP-Business-ByDesign-Kommunikationsassistent SAP-Kommunikationsassistent Quick Guide Hochladen von gescannten Lieferantenrechnungen mithilfe des automatischen Uploadservice Microsoft-Outlook-Integration Betriebswirtschaftlicher Hintergrund Microsoft-Outlook -Integration Quick Guide Entscheidungstabellen Inhaltsverzeichnis P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 3

4 6.1 Entscheidungstabellen Geschachtelte Entscheidungstabellen Personalisieren von SAP Business ByDesign Personalisierung Quick Guide Aufgaben Sicht "Übersicht" personalisieren Personalisieren von "Meine Einstellungen" Personalisieren meines Hintergrundbilds Vorfälle Problem lösen oder Vorfall melden Arbeiten mit Vorfällen Arbeiten mit mobilen Anwendungen für SAP Business ByDesign Arbeiten mit mobilen Anwendungen für SAP Business ByDesign SAP Business ByDesign (für BlackBerry -Smartphones) Installation und Einstellungen (für robuste Geräte) SAP Business ByDesign Mobile Ausführung (für robuste Geräte) SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Inhaltsverzeichnis

5 1 Allgemeine Konzepte In diesem Abschnitt erhalten Sie weitere Informatioen zu Funktionen, die in verschiedenen Fachbereichen und Work Centern in SAP Business ByDesign verwendet werden. Funktionsumfang Unter "Allgemeine Konzepte" finden Sie folgenden Abschnitte: Arbeiten mit Geschäftsbelegen Aufgabensteuerung Analytics Kommunikation und Informationsaustausch Personalisieren von SAP Business ByDesign Vorfälle Übersicht Arbeiten mit mobilen Anwendungen für SAP Business ByDesign Allgemeine Konzepte P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 5

6 2 Arbeiten mit Geschäftsbelegen 2.1 Ausgabeverwaltung Übersicht Die Ausgabeverwaltung umfasst alle Aktivitäten, die sich auf die Ausgabe von Dokumenten auf Druckern, als oder als Fax beziehen. Formularbasierte Dokumente können ad hoc oder als integrierter Bestandteil eines Geschäftsbelegs ausgegeben werden. Eine Ad-hoc-Ausgabe wird generiert, wenn ein Benutzer eine Vorschau eines Belegs in Adobe Reader anzeigt und den Beleg entweder ausdruckt oder eine elektronische Kopie als PDF-Datei (Portable Document Format) speichert. Diese Art der Ausgabe erfordert keinerlei Konfiguration und kann jederzeit ausgeführt werden. Prozessintegrierte Ausgabe bedeutet, dass das System die Ausgabe eines Belegs im Rahmen eines Geschäftsprozesses auslöst und durchführt. Zum Beispiel legt ein Mitarbeiter eine Bestellung an und sendet sie zur Genehmigung an den Vorgesetzten. Bei der Genehmigung durch den Vorgesetzten wird der Beleg automatisch an den Ausgabekanal gesendet, der in den Ausgabeeinstellungen des Belegs angegeben ist. Der Ausgabekanal kann Druck, oder Fax sein. Administratoren können Standardausgabeeinstellungen sowie Ausgabekanal- und Formularvorlagenregeln anlegen, um festzulegen, wie bestimmte Belege vom System ausgegeben werden sollen. SAP stellt für jeden Beleg in Ihrer Lösung ein vorkonfiguriertes Ausgabeszenario bereit, das eine Ad-hoc-Ausgabe und/oder eine prozessintegrierte Ausgabe ermöglicht. In diesem Dokument wird nur die formularbasierte Ausgabe beschrieben. Beachten Sie auch die beim Anzeigen eines Geschäftsbelegs oder -objekts bestehende Möglichkeit zum Ausdrucken eines Bildes mithilfe der Drucktaste Drucken. Weitere Informationen finden Sie unter Bild drucken. In diesem Dokument werden keine Kommunikationsvereinbarungen oder Läufe zum Laden von Dateien beschrieben. Weitere Informationen zu diesen Themen finden Sie unter Kommunikationsvereinbarungen Quick Guide und unter Laden von Dateien Quick Guide. Ad-hoc-Ausgabe Benutzer können jeden formularbasierten Beleg in Adobe Reader anzeigen, indem Sie beim Anzeigen oder Bearbeiten des Belegs die Drucktaste Vorschau wählen. Eine Vorschau des Belegs wird als PDF-Datei angezeigt. Diese Datei kann mithilfe der integrierten Adobe-Reader-Funktionen angezeigt, gedruckt oder gesichert werden. Wenn der in der Vorschau angezeigte Beleg für die Verwendung der prozessintegrierten Ausgabe konfiguriert wurde, enthält die PDF-Datei ein Wasserzeichen, das angibt, dass es sich bei dem Beleg um einen Entwurf handelt. Dadurch wird sichergestellt, dass die endgültige Version des Belegs nicht manuell, sondern nur vom System ausgegeben werden kann. Beachten Sie, dass einige Geschäftsprozesse wie Einkaufswagen oder Wissensdatenbankartikel nur die Ausgabe über die Drucktaste Vorschau unterstützen. Prozessintegrierte Ausgabe Die prozessintegrierte Ausgabe gewährleistet, dass Belege, die im Rahmen von Geschäftsprozessen an Ihre Geschäftspartner gesendet werden, nur vollständige und genehmigte Daten enthalten. Zusätzlich kann die Ausgabehistorie des Belegs verfolgt werden SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Arbeiten mit Geschäftsbelegen

7 Die prozessintegrierte Ausgabe eines Belegs wird ausgelöst, wenn zum Beispiel ein Beleg vom Belegeigentümer freigegeben oder von einem Vorgesetzten genehmigt wird. Dieser Prozess kann abhängig von der Konfiguration des zugrunde liegenden Geschäftsprozesses variieren. Wenn die Ausgabe eines Belegs ausgelöst wird, ermittelt das System anhand der Ausgabeeinstellungen des Belegs, welcher Ausgabekanal und welche Formularvorlage beim Anlegen des Belegs verwendet werden soll. Abhängig von dem festgelegten Ausgabekanal wird der Beleg entweder an die Druckwarteschlange gesendet, per als PDF-Anlage geschickt oder per Fax gesendet. Das Aussehen und der Inhalt des Geschäftsbelegs werden durch eine Formularvorlage definiert. Der Administrator kann für jede Geschäftsbelegart einen Standardausgabekanal und eine Standardformularvorlage konfigurieren. Der für einen Beleg zuständige Mitarbeiter kann die Standardeinstellungen des Belegs vor dem Senden überschreiben. Weitere Informationen über die Konfiguration der prozessintegrierten Ausgabe finden Sie in der Hilfe Ihrer Lösung unter Prozessintegrierte Ausgabeeinstellungen. Prozessintegriertes Drucken In den Standardeinstellungen für das Drucken der SAP-Cloud-Lösung ist festgelegt, dass ein Mitarbeiter, der für die Ausgabe eines Belegs zuständig ist, auch für das manuelle Drucken des Belegs zuständig ist. Wenn Sie möchten, dass ein Beleg von einem anderen Benutzer als dem Belegeigentümer oder automatisch gedruckt wird, dann müssen Sie eines der unten beschriebenen Alternativszenarios einrichten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter Prozessintegriertes Drucken. Ausgabekanäle Die folgenden Ausgabekanäle werden unterstützt: Druckwarteschlangen Mithilfe von Druckwarteschlangen können Belege gesammelt werden, die entweder automatisch vom System oder manuell von einem Benutzer gedruckt werden sollen. Weitere Informationen über das Druckkonzept finden Sie in der Hilfe zu Ihrer Lösung unter Prozessintegriertes Drucken. Das System generiert den Beleg als PDF-Datei und sendet die Datei als Anlage per an die - Adresse Ihres Geschäftspartners. Die -Ausgabeeinstellungen werden während des Produktivstarts konfiguriert. Sie können die Einstellungen im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration ändern, indem Sie in der Phase Fine-Tuning in der Aufgabenliste die Aufgabe Einstellungen für und Fax wählen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter Konfiguration: Einstellungen für und Fax. Beachten Sie, dass eine insgesamt maximal 10 MB und eine Anlage maximal 8 MB groß sein darf. Zur Erhöhung der Sicherheit können Sie in der SAP-Lösung mithilfe des S/MIME-Standards (Secure/ Multipurpose Internet Mail Extensions) ausgehende s verschlüsseln und die Signatur eingehender E- Mails überprüfen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter -Sicherheit. Fax Das System generiert den Beleg als PDF-Datei und sendet ihn als an einen Faxdienstleister, der den Inhalt konvertiert und an die Faxnummer Ihres Geschäftspartners sendet. Die Faxeinstellungen werden während des Produktivstarts konfiguriert. Sie können die Einstellungen im Work Center Betriebswirtschaftliche Konfiguration ändern, indem Sie in der Phase Fine-Tuning in der Aufgabenliste die Aufgabe Einstellungen für und Fax wählen. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe unter Konfiguration: Einstellungen für und Fax. Anlagen Sie können festlegen, ob Anlagen bei der Ausgabe eines Geschäftsbelegs berücksichtigt werden sollen. Dies ist entweder beim Hinzufügen der Anlage zum Geschäftsbeleg möglich oder durch Anpassen der Ausgabeeinstellungen Arbeiten mit Geschäftsbelegen P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 7

8 eines Geschäftsbelegs, der bereits Anlagen enthält. Beachten Sie bei zu druckenden Belegen, dass der Druck- Manager nur PDF-Anlagen drucken kann. Bei Belegen, die per oder Fax versendet werden, können alle Arten von Anlagen hinzugefügt werden. Anlagen zu Geschäftsbelegen, die ad hoc über die Drucktaste Vorschau ausgegeben werden, stehen Ihnen im Bild Vorschau des entsprechenden Geschäftsbelegs zur Verfügung. Wenn Sie für Geschäftsbelege die prozessintegrierte Ausgabe wählen, wird die Anlage automatisch entweder der oder dem Fax hinzugefügt oder an die festgelegte Druckwarteschlange gesendet, sofern Sie die Belege drucken möchten. Beispiel Ein Verkaufsmitarbeiter hat einen Kundenauftrag angelegt und freigegeben. Das System ermittelt anhand der Ausgabeeinstellungen des Belegs, dass dieser per an den Kunden gesendet werden soll. Das System legt mithilfe der Formularvorlage, die in den Ausgabeeinstellungen festgelegt wurde, eine PDF-Datei an und sendet diese als -Anlage an den Kunden. Wenn der Mailserver keinen Fehler zurückgibt, wird der Ausgabestatus auf der Registerkarte Ausgabehistorie der Detailerfassung für Kundenaufträge als "Erfolgreich" verzeichnet. 2.2 Ausgabehistorie Übersicht Wenn ein Geschäftsbeleg vom System als prozessintegrierte Ausgabe ausgegeben wird, wird in der Ausgabehistorie des Belegs ein Datensatz zu den einzelnen Ausgaben gespeichert. Sie können in der Ausgabehistorie nachsehen, ob ein Dokument erfolgreich ausgegeben wurde. Anzeigen von Dokumentdetails Je nachdem, mit welcher Lösung Sie arbeiten, können Sie beim Anzeigen oder Bearbeiten eines Geschäftsbelegs auf der Registerkarte Ausgabehistorie oder der Registerkarte Ausgabe Details anzeigen. Es werden unter anderem der verwendete Ausgabekanal (Kommunikationsmedium), der Status der Übertragung sowie die Uhrzeit und das Datum angezeigt, an dem das Dokument ausgegeben wurde. Sie können auch die Details zum Empfänger, den Dokumentinhalt und die Anlagen anzeigen, die an den Empfänger gesendet wurden. Sie können den Beleg anzeigen, indem Sie auf den Link in Belegname klicken. Anlagen werden nicht ausgedruckt, wenn ein Dokument als gedruckte Kopie ausgegeben wurde. Ein Dokument kann die folgenden Ausgabestatus haben: In Bearbeitung Das Dokument wurde an den festgelegten Ausgabekanal gesendet, aber es wurde noch kein Status zurückgegeben. Fehler Vom Ausgabekanal, an den das Dokument gesendet wurde, wurde ein Fehler gemeldet. Erfolgreich Der Ausgabekanal hat gemeldet, dass die Ausgabe erfolgreich war. Oder der Status wurde manuell von einem Benutzer auf "Erfolgreich" gesetzt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn das Dokument manuell gedruckt wurde SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Arbeiten mit Geschäftsbelegen

9 Beachten Sie, dass dieser Status nicht garantiert, dass die Ausgabe ihr Ziel erfolgreich erreicht hat. Dies kann nicht garantiert werden, da es viele andere Schritte in der Lieferkette gibt, die fehlschlagen können und die nicht unbedingt einen Fehler melden. Hier bedeutet erfolgreich, dass die Dokumentausgabe erfolgreich an die nächste Komponente in der Lieferkette geliefert wurde. Ausstehend Dieser Status gibt an, dass das Dokument aus den folgenden Gründe ausstehend ist: Fehlende Informationen, Verzögerung oder Fehler im Kommunikationskanal und in den Batch-Jobs (Drucken) Wenn das Fax, der Druck oder die unvollständig ist, erfolgt kein Senden an den Empfänger. Erneutes Ausgeben eines Dokuments Wenn Sie ein Dokument erneut senden müssen, weil beispielsweise ein Geschäftspartner eine ausgedruckte Kopie eines Dokuments per Post erhalten hat und er außerdem eine elektronische Kopie davon per wünscht, können Sie das Dokument erneut ausgeben. Wählen Sie dazu Erneut ausgeben, und passen Sie die Ausgabeeinstellungen an. Sie können auch festlegen, dass das erneut ausgegebene Dokument ein Wasserzeichen enthalten soll, damit es als Dublette gekennzeichnet wird. Damit ein Dokument erneut ausgegeben werden kann, muss der Status auf Erfolgreich gesetzt werden. Wenn dies nicht der Fall ist, wählen Sie Auf "Erfolgreich" setzen und anschließend Erneut ausgeben. Fehlerbehandlung Wenn ein Fehler aufgetreten ist, wählen Sie den Link in der Spalte Status, um direkt zum Bild Ausgabefehler zu gelangen, wo Sie den Fehler beheben können. Weitere Informationen zur Behandlung von Ausgabefehlern finden Sie unter Aufgabe Ausgabefehler beheben. Wenn der Status Fehler lautet und Sie das Problem bereits gelöst haben, können Sie den Ausgabestatus manuell auf Erfolgreich setzen. Auf den Registerkarten Ausgabehistorie bzw. Ausgabe können Administratoren die XML-Daten für die ausgewählte Dokumentausgabe herunterladen. Diese können dann als Beispieldaten für die Formularanpassung verwendet werden. Weitere Informationen zur Ausgabe finden Sie unter Ausgabeverwaltung in der Hilfe Ihrer Lösung. 2.3 Belegfluss Übersicht Das System sichert die Daten der einzelnen Schritte in einem operativen Geschäftsprozess in Form eines Belegs, z. B. einer Opportunity, eines Angebots, eines Kundenauftrags, einer Auslieferung oder einer Kundenrechnung. Da die Schritte der Geschäftsprozesse oft auf vorhergehenden Schritten aufbauen, basieren die Belege aufeinander und bilden so eine fortlaufende Belegkette. Zur Überwachung und Analyse dieser Belegkette hat jeder Beleg einen Belegfluss, der eine grafische Darstellung der Belegkette ist. In der Einstiegssicht des Belegflusses wird der Beleg, von dem aus Sie die Anzeige starten, hervorgehoben dargestellt. Die Sicht enthält Vorgänger- oder Folgebelege des hervorgehobenen Belegs. Um die Übersicht zu einen bestimmten Geschäftsbeleg anzuzeigen, wählen Sie die entsprechende Nummer. Arbeiten mit Geschäftsbelegen P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 9

10 Beispiel einer detaillierten Anzeige eines Belegflusses Ein Belegfluss kann wie folgt angezeigt werden: Ein detailliertes Diagramm zeigt die Belegnummer, den Status, das Anlegedatum und alle für den Beleg relevanten Symbole. Ein einfaches Diagramm zeigt die Belegnummer und ggf. das Ankersymbol. Wenn ein Belegfluss viele Belege enthält, können Sie zu einem einfachen Diagramm wechseln. Um für einen Belegfluss zwischen detaillierten und einfachen Diagrammen zu wechseln, wählen Sie Details anzeigen oder Details ausblenden. Für einen Belegfluss mit mehr als 50 Links zwischen Belegen wird automatisch das einfache Diagramm ausgewählt. Beispiel einer einfachen Anzeige eines Belegflusses Erläuterungen zu den Symbolen Stellt die Sicht auf den Belegfluss für den Ankerbeleg um. Folgende Belege sind nicht Teil des Belegflusses: Zusätzliche Folgebelege eines Vorgängerbelegs Zusätzliche Vorgängerbelege eines Folgebelegs Zum Anzeigen dieser Belege müssen Sie zum Belegfluss des entsprechenden Belegs wechseln, indem Sie das Ankersymbol des Belegs wählen. Wenn Sie den Ankerbeleg wechseln, wird der entsprechende Beleg orangefarben hervorgehoben. Sie können zum ursprünglichen Ankerbeleg wechseln, indem Sie die Drucktaste Zur Einstiegssicht zurückkehren wählen. Öffnet den zugehörigen Ausgabebeleg, der erfolgreich übergeben wurde. Zeigt an, dass der Geschäftsbeleg als PDF-Datei übergeben wurde SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Arbeiten mit Geschäftsbelegen

11 Öffnet die entsprechende Liste offener Aufgaben. Wenn Sie dieses Symbol wählen, werden eine Liste der Tätigkeiten aus der Aufgabensteuerung mit Bezug zum festgelegten Geschäftsbeleg sowie der zuständige Mitarbeiter und der Bearbeiter angezeigt. Sie können die Details anzeigen, indem Sie die entsprechende Tätigkeit aus der Aufgabensteuerung wählen. Öffnet den entsprechenden Buchungsbeleg in der Finanzbuchhaltung. Zeigt an, dass der Beleg zu einem Buchungsbeleg in der Finanzbuchhaltung geführt hat. Weitere Informationen finden Sie unter Belegfluss in die Buchhaltung. Symbole mit Bezug zu Fehlern Öffnet Details zu Fehlern bei der Datenübertragung zwischen Belegen. Zeigt an, dass Fehler im Zusammenhang mit ein- und ausgehenden Daten aufgetreten sind. Öffnet Details zu Fehlern bei eingehenden Daten. Zeigt an, dass ein Beleg eine von einem anderen Beleg gesendete Aktualisierung nicht verarbeiten kann. In den häufigsten Fällen wird die Aktualisierung vom Vorgängerbeleg gesendet. Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg 854 kann keine von einer Bestellung gesendete Aktualisierung verarbeiten Öffnet Details zu Fehlern bei ausgehenden Daten. Zeigt an, dass ein Beleg einen anderen Beleg nicht anlegen oder aktualisieren kann. In den häufigsten Fällen handelt es sich beim Folgebeleg um den Beleg, der nicht angelegt oder aktualisiert werden kann. Bestellung 1234 kann Wareneingangs- und Serviceerbringungsbeleg 854 nicht aktualisieren Weitere Informationen zu Fehlersymbolen Wenn Sie ein Fehlersymbol wählen, zeigt das System eine Reihe von Fehlern im Zusammenhang mit dem festgelegten Geschäftsbeleg sowie den Empfänger des Fehlers an. Fehler können folgendermaßen übermittelt werden: Als Aufgabe Wenn der Fehler von einem Anwendungsbenutzer behoben werden kann, legt das System eine Aufgabe für einen Anwendungsbenutzer an. In diesem Fall werden eine Liste der Aufgaben mit Bezug zum festgelegten Geschäftsbeleg sowie der zuständige Mitarbeiter und der Bearbeiter angezeigt. Sie können die Details zur Aufgabe anzeigen, indem Sie die Aufgabe wählen. Arbeiten mit Geschäftsbelegen P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 11

12 Als Vorfall Wenn der Fehler nicht von einem Anwendungsbenutzer behoben werden kann, legt das System einen Vorfall für Ihren Dienstleister an. Anpassen der Anzeige Im Feld Anzeigen können Sie in eine Erweiterte Sicht wechseln, um weitere Belege wie Termine oder Aktivitätsaufgaben anzuzeigen. Beachten Sie, dass weitere Belege aus anderen Fachbereichen stammen können. Beispielsweise können Vorgänger- oder Folgebelege von Einkaufs- oder Bezugsquellenfindungsbelegen im Lieferantenbeziehungsmanagement aus dem Supply Chain Management oder aus dem Finanzmanagement stammen. Mithilfe der folgenden Symbole können Sie die Anzeige vergrößern oder verkleinern: Vergrößern Verkleinern Mithilfe des folgenden Symbols können Sie einen Teil des Belegflusses auswählen, den Sie anzeigen möchten: Navigationsfenster ein-/ausblenden Wenn der Belegfluss für den Bildschirm zu groß ist und Sie einen bestimmten Teil davon anzeigen möchten, wählen Sie das Handsymbol, um das Navigationsfenster zu öffnen. Sie können anschließend den Teil des Belegflusses auswählen, den Sie anzeigen möchten. Sie können den Belegfluss durch Auswahl der Drucktaste Aktualisieren aktualisieren. Weitere Informationen Problem in Geschäftsbelegen beheben Aufgabensteuerung [Seite 14] 2.4 Anlagen und Notizen Übersicht Benutzer haben die Möglichkeit, Notizen und Anlagen zu Geschäftsbelegen hinzuzufügen. Beim Entwurf eines Produktes können Benutzer durch Hinzufügen von Anlagen und Notizen z. B. spezielle Informationen zu einem bestimmten Material speichern, das verwendet werden soll. Anlagen Benutzer können in einem Geschäftsbeleg Anlagen wie Produktentwürfe oder -spezifikationen speichern. Diese Anlagen können von anderen Benutzern angezeigt, heruntergeladen, gelöscht oder ersetzt werden. Wenn Sie einen SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Arbeiten mit Geschäftsbelegen

13 Beleg bearbeiten, können Sie Kollegen darauf hinweisen, indem Sie Anlagen sperren und die Funktionen zum Ersetzen und Löschen vorübergehend deaktivieren. Anlagen können durch alle Benutzer gesperrt oder entsperrt werden. Wenn Sie einem Geschäftsbeleg eine Anlage hinzufügen, können Sie angeben, ob die Anlage beim Senden des Belegs an den Geschäftspartner berücksichtigt wird. Beachten Sie bei zu druckenden Belegen, dass der Druck-Manager und der Kommunikationsassistent nur PDF-Anlagen drucken können. Bei Belegen, die per oder Fax versendet werden, können alle Arten von Anlagen hinzugefügt werden. Notizen Benutzer können Notizen verwenden, um spezielle Informationen zu einem Geschäftsbeleg oder einem Geschäftsobjekt zu erfassen. Auf der Registerkarte Notizen können Sie Notizen hinzufügen und die Notizenhistorie anzeigen. Darüber hinaus können Sie in Abhängigkeit vom Notiztyp von Ihnen oder Kollegen eingegebene Notizen bearbeiten. Notizen können außerdem in verschiedenen Sprachen gespeichert werden. Sie können eine Materialbeschreibung z. B. auf Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch oder Chinesisch speichern. Sie können ausgewählten Geschäftsbelegen auch eine Haftnotiz hinzufügen, indem Sie das Symbol zum Hinzufügen von Notizen wählen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Haftnotizen. Arbeiten mit Geschäftsbelegen P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 13

14 3 Aufgabensteuerung 3.1 Aufgabensteuerung Übersicht Mithilfe der Aufgabensteuerung wird sichergestellt, dass Aufgaben, die mit einem Geschäftsprozess innerhalb oder außerhalb Ihrer Organisation in Zusammenhang stehen, abgeschlossen und dass definierte Unternehmensziele erfüllt werden. Die Aufgabensteuerung wird vom System dazu verwendet, Benutzern Aufgaben zuzuweisen, damit diese mit einem Geschäftsprozess verknüpfte Tätigkeiten auf effiziente Weise empfangen, verwalten und abschließen können. Das System legt Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung an, wenn es Eingaben von einem Benutzer zu einem Geschäftsbeleg benötigt. Diese Tätigkeiten werden angelegt, damit Benutzer im Rahmen eines Geschäftsprozesses Informationen prüfen, ändern oder klären sowie Tätigkeiten abschließen oder eine Entscheidung treffen können. Kategorien von Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung Jede Tätigkeit in der Aufgabensteuerung wird entsprechend einer vordefinierten Aufgabenart im System angelegt. Die Aufgabenart definiert eine Reihe von Eigenschaften für die Tätigkeit in der Aufgabensteuerung, z. B. Kategorie, zugehörige Geschäftsbelegart, Priorität, Arbeitsverteilung und Fristen. Das System legt Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung an, die auf einer der folgenden Kategorien für die Aufgabenart basieren. Aufgabe Alarm Benachrichtigung Klärungen Automatisierte Aufgabe Arbeitseinheit, die einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet ist. Aufgabe mit höchster Priorität - sofortige Benutzeraktion erforderlich. Mitteilung nur zur Information - normalerweise keine Benutzeraktion erforderlich. Eine manuell angelegte Aufgabe, die verwendet wird, wenn ein Benutzer einen anderen Benutzer um weitere Informationen über einen zugehörigen Geschäftsbeleg oder eine Tätigkeit in der Aufgabensteuerung bittet zusammen mit der entsprechenden Antwort; ein flexibler Prozess aus Frage und Antwort. Eine technische Aufgabe, die zur Ausführung einer Aktion für einen Geschäftsbeleg verwendet wird. Sie wird durch einen Vorgängerbeleg im Prozess ausgelöst und dann automatisch angelegt. Da die einzige benötigte Eingabe die Ausgabe aus dem vorhergehenden Geschäftsprozess ist, ist keine Eingabe des Benutzers erforderlich. Automatisierte Aufgaben werden nicht in den Arbeitsvorräten der Anwendungsbenutzern angezeigt. Anwendungsfälle für Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung Benachrichtigungen Eine Benachrichtigung wird an einen Benutzer gesendet, um ihn über vorangegangene Prozessschritte zu informieren, die im System ausgeführt wurden, oder über besondere Meilensteine, die in einem Geschäftsprozess erreicht wurden. Weder der Benutzer noch das System muss eine Aktivität ausführen, um die Ausführung des Geschäftsprozesses fortzusetzen. Benachrichtigungen werden immer in der Untersicht Eingang des Benutzers angezeigt, die sich in der Sicht Aufgaben auf der Startseite befindet SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Aufgabensteuerung

15 Wenn Benachrichtigungen vom Benutzer bestätigt werden, werden sie aus dem Eingang des Benutzers entfernt. Werden sie nicht vom Benutzer bestätigt, werden sie nach einer festgelegten Zeitdauer ungültig. Ein Beispiel ist die Benachrichtigung Benachrichtigung für die Genehmigung eines Abwesenheitsantrags. Prüfungen Eine Prüfaufgabe wird angelegt, damit der Benutzer prüft, ob der vorhergehende Geschäftsprozess den Erwartungen entsprechend ausgeführt wurde. Die Konfiguration im System lässt die Unterdrückung einer solchen Tätigkeit nicht zu. Unter Umständen müssen Sie diese Aufgaben manuell abschließen. Prüfungen werden in den Arbeitsvorräten der Benutzer als Aufgaben angezeigt. Ein Beispiel ist die Prüfaufgabe Abweichende Bestellbestätigung überprüfen. Eskalationen Eine Eskalationsaufgabe wird angelegt, um einen vorgesetzten Mitarbeiter in einen Geschäftsprozess einzubeziehen, wenn die Einhaltung von Fristen gefährdet ist. Da die Eskalation zusätzlich zur ursprünglichen Aufgabe angelegt wird, wird der Geschäftsprozess dadurch nicht unterbrochen. Sobald die ursprüngliche Aufgabe abgeschlossen ist, wird die Eskalation automatisch geschlossen. Eskalationen können in allen Aufgabenlisten angezeigt werden. Normalerweise werden sie nur erfahrenen Mitarbeitern zugeordnet. Eskalationsaufgaben können im System anhand des Betreffs identifiziert werden, wenn dieser mit Eskalation: oder Überfällig: beginnt. Ein Beispiel für eine Eskalationsaufgabe lautet Überfällig: Vergütungsdaten vervollständigen. Entscheidungen Eine Entscheidungsaufgabe wird angelegt, wenn für die Fortsetzung eines Geschäftsprozesses mindestens zwei Alternativen möglich sind. Das System benötigt eine Entscheidung vom Benutzer und wartet auf die Entscheidung, bevor der Geschäftsprozess fortgesetzt wird. Entscheidungsaufgaben werden in der Regel im Work-Center- Arbeitsvorrat des Benutzers angezeigt. Sie werden automatisch geschlossen, sobald die erforderlichen Änderungen für den entsprechenden Geschäftsbeleg vorgenommen wurden. Im Gegensatz zu Klärungs-, Änderungs- oder Vervollständigungsaufgaben erlauben Entscheidungsaufgaben dem Benutzer lediglich die Ausführung bestimmter Aktionen für die gegenwärtige Entscheidung, aber geben ihm keinen Zugriff für die Bearbeitung sonstiger Attribute des zugehörigen Geschäftsbelegs. Genehmigungsaufgaben sind eine Art von Entscheidungsaufgaben, die in Genehmigungsszenarios verwendet werden. Ein Beispiel ist die Genehmigungsaufgabe Genehmigung eines Abwesenheitsantrags. Klärungsaufgabe Das System legt eine Klärungsaufgabe an, wenn der Geschäftsprozess unterbrochen wird, weil die verfügbaren Daten für den folgenden Prozessschritt nicht mit den Anforderungen übereinstimmen. Dies ist z. B. der Fall, wenn ein Pflichtfeld nicht richtig ausgefüllt wurde. Das System legt eine Klärungsaufgabe an, um den Benutzer darüber zu informieren, die Daten zu prüfen. Klärungsaufgaben werden in der Regel in Work-Center-Arbeitsvorräten angezeigt. Sie werden automatisch geschlossen, sobald die erforderlichen Änderungen für den entsprechenden Geschäftsbeleg vorgenommen wurden. Ein Beispiel ist die Klärungsaufgabe Klärung von Lieferantenrechnungsausnahmen. Änderungen Eine Änderungsaufgabe wird angelegt, wenn die erforderlichen Daten für die Ausführung des folgenden Geschäftsprozessschrittes zwar vorhanden sind, aber geändert werden müssen. Änderungsaufgaben werden in der Regel in den Work-Center-Arbeitsvorräten des Benutzers angezeigt. Sie werden automatisch geschlossen, sobald die erforderlichen Änderungen für den entsprechenden Geschäftsbeleg vorgenommen wurden. Ein Beispiel für eine Änderungsaufgabe ist die Lösung einer Inkonsistenz der Produktdaten in einer Bestellanforderung. Eine Art von Änderungsaufgaben sind Überprüfungsaufgaben, die in Genehmigungsszenarios verwendet werden. Ein Beispiel ist die Überprüfungsaufgabe Überarbeitung eines Einkaufswagens. Aufgabensteuerung P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 15

16 Vervollständigungen Eine Vervollständigungsaufgabe wird angelegt, wenn die erforderlichen Daten für die Ausführung des folgenden Geschäftsprozessschrittes zwar korrekt, aber unvollständig sind und daher vervollständigt werden müssen. Vervollständigungsaufgaben werden für gewöhnlich in den Work-Center-Arbeitsvorräten des Benutzers angezeigt. Sie werden automatisch geschlossen, sobald die erforderlichen Änderungen für den entsprechenden Geschäftsbeleg vorgenommen wurden. Ein Beispiel ist die Fertigstellungsaufgabe Fertigstellung einer Bestellung. Zuordnen von Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung Geschäftsprozesse sind in der Lösung weitestgehend automatisiert. Restarbeiten, die eine Interaktion der Benutzer mit dem System erfordern, werden automatisch den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet. Das System verwendet das Arbeitsmodell nach dem Ausnahmeprinzip, um jedem Benutzer einen Arbeitsvorrat mit den ermittelten Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung zuzuordnen. Auf diese Weise wird mithilfe vordefinierter Ausnahmen vom automatisierten Prozess sichergestellt, dass die Aufmerksamkeit der Benutzer auf solche Geschäftsbelege gelenkt wird, die eine Benutzeraktion erfordern. Um den Benutzern die Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung zuzuordnen, verteilt das System den Arbeitsaufwand anhand folgender Kriterien: Art der Tätigkeit in der Aufgabensteuerung. Arbeitsverteilung innerhalb der Organisationsstruktur. Arbeitsverteilungsregeln auf Mitarbeiterebene. Zugriffsrechte des Benutzers. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeitsverteilung. Alle dem Benutzer zugeordneten Tätigkeiten werden in einem Work-Center-Arbeitsvorrat angezeigt. Work Center, einschließlich der Startseite, bieten dem Benutzer eine Übersicht über den Arbeitsvorrat für den Geschäftskontext im Work Center an. Das System teilt Aufgaben in einem Arbeitsvorrat Prioritäten zu, die für die Benutzer eine Orientierungshilfe bei Ihrer täglichen Arbeit darstellen und Aufschluss darüber geben, welche Aufgabe zuerst abgeschlossen werden sollte. Verarbeiten von Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung Nach erfolgter Zuordnung der Tätigkeiten in der Aufgabensteuerung werden die Positionen von den Benutzern bearbeitet, um den Ablauf des Geschäftsprozesses sicherzustellen. Weitere Informationen finden Sie unter: Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen [Seite 17] Arbeiten mit Rückfragen [Seite 19] Aufgaben können entweder automatisch anhand der definierten Geschäftslogik oder manuell von den Benutzern abgeschlossen werden. Automatischer Abschluss Für die meisten Aufgaben ist anhand der Geschäftslogik eine Bedingung zum automatischen Abschließen festgelegt. Sobald diese definierte Bedingung erfüllt ist, wird der Aufgabenstatus automatisch auf Abgeschlossen gesetzt. Wenn ein Vorgesetzter z. B. eine offene Aufgabe für eine Abwesenheitsantragsgenehmigung erhält und den Abwesenheitsantrag genehmigt, wird der Status des Abwesenheitsantrags auf Genehmigt gesetzt. Wenn der Vorgesetzte den Abwesenheitsantrag genehmigt, wird die Aufgabe automatisch geschlossen, der Status der SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Aufgabensteuerung

17 Aufgabe wird auf Abgeschlossen gesetzt, und die Aufgabe wird aus dem Arbeitsvorrat des Vorgesetzten entfernt. Manueller Abschluss Wenn keine Bedingung zum automatischen Abschließen festgelegt ist, müssen Aufgaben manuell abgeschlossen werden. Zunächst führt der Benutzer die erforderlichen Maßnahmen für den zur Aufgabe gehörenden Geschäftsbeleg durch. Dann wählt er Abschließen, um die relevanten Aufgaben abzuschließen. Dadurch wird der Status der Aufgabe auf Abgeschlossen gesetzt, und die Aufgabe wird aus der Liste der offenen Posten entfernt. Benutzer können auch abgeschlossene Aufgaben anzeigen. Wählen Sie auf der Startseite in der Work-Center-Sicht Aufgaben die Work-Center-Sicht Eingang, und wählen Sie hier in der Auswahlliste Anzeigen die Option Abgeschlossene Tätigkeiten. Bestätigen von Benachrichtigungen Benachrichtigungen werden nicht abgeschlossen, sondern bestätigt. Nachdem sie eine Benachrichtigung gelesen haben, können Benutzer Bestätigen wählen, um die Benachrichtigung zu bestätigen. Dadurch wird der Status der Benachrichtigung auf Bestätigt gesetzt, und die Benachrichtigung wird aus dem Arbeitsvorrat entfernt. Wenn eine Benachrichtigung an mehrere Benutzer gesendet wurde, wird der Status erst dann auf "Bestätigt" gesetzt, wenn sie von allen Benutzern bestätigt wurde. Wenn ein Benutzer eine Benachrichtigung nicht manuell bestätigt, wird die Benachrichtigung nach Erreichen des Ablaufdatums automatisch aus dem Arbeitsvorrat entfernt. Es ist vordefiniert und kann in der Konfiguration nicht geändert werden, ob eine Aufgabe automatisch oder manuell abgeschlossen wird. Weitere Informationen Termine und Fristen in der Aufgabensteuerung [Seite 21] 3.2 Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen Übersicht Mithilfe von Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen können Sie einen Benutzer darauf hinweisen, dass ein Geschäftsbeleg geprüft, geändert oder abgeschlossen werden muss. Sie können Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen mit Bezug zu Aufgabensteuerungstätigkeiten und Geschäftsbelegen anlegen. Vom System angelegte Aufgaben Eine vom System angelegte Aufgabe wird im Arbeitsvorrat des relevanten Benutzers mit dem Status Neu angezeigt. Es werden die Aufgabensteuerungstätigkeiten angezeigt, die mit den Work-Center-Sichten und Zugriffsrechten verknüpft sind, die Ihnen zugeteilt wurden. Sie können die Aufgabe öffnen und ausführen, den Link wählen, oder Sie rufen den zugehörigen Beleg auf, indem Sie Bearbeiten wählen. Damit werden Sie der Aufgabe als Bearbeiter zugeordnet. Ist eine Aufgabe mehreren zuständigen Personen zugeordnet, wird die Aufgabe bis zu ihrem Abschluss im Arbeitsvorrat aller zuständigen Personen angezeigt. Die verschiedenen zuständigen Personen können sehen, wer die Bearbeitung der Aufgabe übernommen hat. Status von Aufgabensteuerungstätigkeiten Aufgaben können die folgenden Status haben: Neu, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Abgesagt. Aufgabensteuerung P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 17

18 Benachrichtigungen können die folgenden Status haben: Neu, In Bearbeitung, Bestätigt, Abgeschlossen und Abgesagt. Alarmmeldungen können die folgenden Status haben: Neu, In Bearbeitung, Abgeschlossen und Abgesagt. Manuelles Anlegen von Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen 1. Markieren Sie die betreffende Aufgabensteuerungstätigkeit oder den Geschäftsbeleg, wählen Sie Neu und anschließend die entsprechende Option: Aufgabe, Benachrichtigung oder Alarmmeldung. 2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Geben Sie im Feld An die Personalnummer ein, oder suchen Sie den Mitarbeiter über die Eingabehilfe. Beachten Sie, dass Sie nur Mitarbeiter eingeben oder auswählen können, die über Zugriffsrechte für den entsprechenden Geschäftsbeleg der Aufgabe, Benachrichtigung oder Alarmmeldung verfügen. Für Aufgaben geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum ein Datum ein, bis zu dem Sie eine Antwort erwarten. Für Benachrichtigungen geben Sie im Feld Ablaufdatum das Datum ein, zu dem die Benachrichtigung ablaufen soll. Für Alarmmeldungen können Sie kein Fälligkeitsdatum eingeben, da diese eine sofortige Aktion erfordern. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff für die Aufgabe, die Benachrichtigung oder den Alarm ein. Der Betreff wird im Aufgabeneingang des Empfängers angezeigt. Geben Sie im Feld Priorität die Priorität mit Niedrig, Mittel, Hoch oder Sehr hoch an. Für Alarmmeldungen wird standardmäßig die höchste verfügbare Priorität festgelegt, zum Beispiel Sehr hoch. Diese Standardeinstellung kann nicht geändert werden. Auf der Registerkarte Notizen können Sie Details eingeben und auf der Registerkarte Anlagen relevante Anlagen hinzufügen. 3. Senden Sie die Aufgabe, die Benachrichtigung oder den Alarm, oder brechen Sie sie bzw. ihn ab. Um die Aufgabe, Benachrichtigung oder Alarmmeldung zu senden, wählen Sie Sichern und schließen. Um das Bild zu schließen, ohne die Änderungen zu sichern, wählen Sie Schließen. Sie können Ihre Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen in der Sicht Aufgaben der Startseite verfolgen. Wählen Sie in der Sicht Weitergegebene Aufgaben in der Auswahlliste Anzeigen die Option Von mir angelegt. Empfangen von Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen Sie erhalten manuell angelegte Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen in der Sicht Aufgaben der Startseite. Wählen Sie in der Untersicht Eingang in der Auswahlliste Anzeigen die Option Offene Tätigkeiten. Sie können auch Offene Aufgaben, Offene Benachrichtigungen oder Offene Alarmmeldungen wählen. Bearbeiten von Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen Um den entsprechenden Geschäftsbeleg anzuzeigen und die notwendigen Änderungen daran vorzunehmen, nachdem Sie die ausführlichen Anweisungen im Feld Beschreibung gelesen haben, wählen Sie den Titel der Aufgabensteuerungstätigkeit aus, oder wählen Sie Bearbeiten. Wenn Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe, Benachrichtigung oder Alarmmeldung begonnen haben, erhält die Aufgabe, die Benachrichtigung bzw. der Alarm den Status In Bearbeitung. Verfolgen von manuell angelegten Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen Sie können den Fortschritt von Aufgabensteuerungstätigkeiten, die Sie in der Sicht Aufgaben der Startseite angelegt haben, verfolgen. Wählen Sie in der Sicht Weitergegebene Aufgaben in der Auswahlliste Anzeigen die Option Von mir angelegt SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Aufgabensteuerung

19 Sie können auch alle abgeschlossenen Aufgaben in der Sicht Aufgaben der Startseite anzeigen. Wählen Sie in der Auswahlliste Anzeigen die Option Abgeschlossene Tätigkeiten. Allgemeine Aufgabendetails Um die Details der Aufgabe anzuzeigen, wählen Sie die Option Details öffnen aus dem Kontextmenü oder unter Aktionen. Zu den Details der Aufgabe gehören die zuständige Person, Fortschritt, Status usw. Über den Link Zugehöriger Beleg wird das Bild für den zugehörigen Geschäftsbeleg geöffnet. Die Registerkarte Notizen zeigt die Details der Tätigkeit und die Kommentare des Mitarbeiters an, von dem die Tätigkeit gesendet wurde, sowie die aller bisherigen Bearbeiter. Auf der Registerkarte Anlagen werden angehängte Dokumente angezeigt. Sie können auch Notizen und Anlagen hinzufügen. Je nach Aufgabe stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung. Priorität ändern Weiterleiten Weist das Element einer anderen Person zur Bearbeitung zu Beachten Sie, dass Sie Aufgaben nur an Mitarbeiter weiterleiten können, die über Zugriffsrechte für den Geschäftsbeleg der Aufgabe, Benachrichtigung oder Alarmmeldung verfügen. Abschließen Bestätigen Benachrichtigungen werden nicht abgeschlossen, sondern bestätigt. Abbrechen Wenn Sie weitere Informationen vor der Bearbeitung der Tätigkeit benötigen, können Sie eine Rückfrage anlegen, indem Sie Neu und dann Rückfrage wählen. Weitere Informationen Aufgabensteuerung [Seite 14] Arbeiten mit Rückfragen [Seite 19] 3.3 Arbeiten mit Rückfragen Übersicht Mit Rückfragen können Sie von einem anderen Benutzer Informationen über Aufgabensteuerungselemente oder Geschäftsbelege erbitten. Sie können Rückfragen mit Bezug zu Aufgabensteuerungselementen und Geschäftsbelegen anlegen. Beachten Sie, dass das Anlegen von Rückfragen keinen Einfluss auf den Ablauf des Geschäftsprozesses hat. Wenn Sie zum Beispiel eine Rückfrage zu einer Bestellung anlegen, kann die Bestellung trotz Rückfrage abgewickelt werden. Die Empfänger können Rückfragen unabhängig davon öffnen, ob Sie Zugriff auf den zugehörigen Geschäftsbeleg oder die jeweilige Aufgabe haben. Wenn Sie eine Rückfrage anlegen, wird diese im Arbeitsvorrat des relevanten Benutzers mit dem Status Neu angezeigt. Wenn der Empfänger die Rückfrage bearbeitet, ändert sich der Status der Rückfrage in In Klärung. Rückfragen können die folgenden Status haben: Neu, In Klärung, Geklärt und Abgeschlossen. Aufgabensteuerung P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 19

20 Anlegen von Rückfragen 1. Markieren Sie das betreffende Aufgabensteuerungselement oder den Geschäftsbeleg, wählen Sie Neu und anschließend Rückfrage. 2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus. Geben Sie im Feld An die Personalnummer ein, oder suchen Sie den Mitarbeiter über die Eingabehilfe. Geben Sie im Feld Fälligkeitsdatum ein Datum ein, bis zu dem Sie eine Antwort erwarten. Standardmäßig wird die Fälligkeit auf drei Tage ab dem aktuellen Datum festgelegt. Geben Sie im Feld Betreff den Betreff für die Rückfrage ein. Der Betreff wird im Aufgabeneingang des Empfängers angezeigt. Standardmäßig wird das Feld Betreff entweder mit der Bezeichnung des Aufgabensteuerungselements gefüllt, für das Sie eine Rückfrage stellen, oder bei der Rückfrage zu einem Geschäftsbeleg leer gelassen. Sie können die Standardeinstellung aber auch ändern. Geben Sie im Feld Priorität die Priorität mit Niedrig, Mittel, Hoch oder Sehr hoch an. Standardmäßig ist die Priorität auf Mittel festgelegt. Auf der Registerkarte Notizen können Sie die Details zur Rückfrage eingeben und auf der Registerkarte Anlagen relevante Anlagen hinzufügen. 3. Senden Sie die Rückfrage, oder brechen Sie den Vorgang ab. Um die Rückfrage zu senden, wählen Sie Sichern und schließen. Um das Bild zu schließen, ohne die Änderungen zu sichern, wählen Sie Schließen. Sie können Ihre Rückfragen in der Sicht Aufgaben der Startseite verfolgen. Wählen Sie in der Untersicht Weitergegebene Aufgaben in der Auswahlliste Anzeigen die Option Von mir angelegt. Beantworten von Rückfragen Sie erhalten Rückfragen in der Sicht Aufgaben der Startseite. Wählen Sie in der Untersicht Eingang in der Auswahlliste Anzeigen entweder Offene Tätigkeiten oder Offene Rückfragen. Wenn Sie die Bearbeitung einer Rückfrage beginnen, ändert sich der Status der Rückfrage in In Klärung. 1. Um mit der Bearbeitung einer Rückfrage zu beginnen, öffnen Sie die Details der Rückfrage, oder wählen Sie Bearbeiten. Über den Link Zugehöriger Beleg wird das Bild für den zugehörigen Geschäftsbeleg geöffnet. Über den Link Zugehörige Aufgabe, der nur angezeigt wird, wenn der Rückfragende auf eine bestimmte Aufgabe Bezug nimmt, werden die Details dieser Aufgabe geöffnet. Die Registerkarte Notizen zeigt die Details der Rückfrage und die Kommentare des Mitarbeiters an, von dem die Rückfrage gesendet wurde, sowie die aller bisherigen Bearbeiter. Auf der Registerkarte Anlagen werden angehängte Dokumente angezeigt. 2. Beantworten Sie die Rückfrage, leiten Sie sie weiter, oder schließen Sie sie. Um die Rückfrage zu beantworten, wählen Sie Antworten. Auf der Registerkarte Notizen unter Interner Kommentar können Sie relevante Informationen oder Kommentare eingeben. Auf der Registerkarte Anlagen können Sie auch Anlagen hinzufügen. Um die Rückfrage einem anderen Mitarbeiter zur Bearbeitung zuzuordnen, können Sie Weiterleiten wählen. Geben Sie im Feld An die Personalnummer ein, oder suchen Sie den Mitarbeiter über die Eingabehilfe. Sie können Ihre Rückfragen in der Sicht Aufgaben der Startseite verfolgen. Wählen Sie in der Untersicht Weitergegebene Aufgaben in der Auswahlliste Anzeigen die Option Von mir weitergeleitet. Um das Bild zu schließen, ohne die Änderungen zu sichern, wählen Sie Schließen SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Aufgabensteuerung

21 Empfangen von Antworten auf Rückfragen Die Rückfrage hat den Status Geklärt. 1. Um die Antwort auf Ihre Rückfrage anzuzeigen, öffnen Sie die Details der Rückfrage, oder wählen Sie Bearbeiten. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie Antworten wählen, um den Mitarbeiter zu kontaktieren, der die Antwort gegeben hat. Um die Rückfrage an einen anderen Benutzer weiterzuleiten, wählen Sie Aktionen und dann Weiterleiten. Sie können Ihre Rückfragen in der Sicht Aufgaben der Startseite verfolgen. Wählen Sie in der Untersicht Weitergegebene Aufgaben in der Auswahlliste Anzeigen die Option Von mir weitergeleitet. 2. Schließen Sie die Rückfrage ab, oder schließen Sie sie. Wählen Sie unter Aktionen die Option Abschließen. Das System schließt daraufhin die Rückfrage. Sie können abgeschlossene Rückfragen in der Sicht Aufgaben der Startseite verfolgen. Wählen Sie in der Auswahlliste Anzeigen die Option Abgeschlossene Tätigkeiten. Um das Bild zu schließen, ohne die Änderungen zu sichern, wählen Sie Schließen. Weitere Informationen Aufgabensteuerung [Seite 14] Arbeiten mit Aufgaben, Benachrichtigungen und Alarmmeldungen [Seite 17] 3.4 Termine und Fristen in der Aufgabensteuerung Übersicht Termine können sich auf einen Aspekt der Aufgabensteuerung selbst oder auf den referenzierten Geschäftsbeleg in der Aufgabensteuerungsposition beziehen, z. B. auf das in einen Abwesenheitsantrag eingegebene Beginndatum. Termine Folgende Termine sind für Aufgabensteuerungspositionen relevant: Aktivierungsdatum Das Aktivierungsdatum gibt das Datum an, an dem eine Position, die eventuell schon zu einem früheren Zeitpunkt angelegt wurde, aktiviert und in der Aufgabenliste eines Benutzers angezeigt wird. Es wird verwendet, wenn zwischen dem Ereignis, das die Position ausgelöst hat, und der tatsächlichen Ausführung der Position eine zeitliche Verzögerung auftritt. Jahresabschlussaktivitäten werden z. B. das ganze Jahr über ausgelöst, aber erst am Jahresende ausgeführt. Die meisten Aufgaben werden direkt beim Anlegen aktiviert und sofort dem Benutzer zugewiesen. Spätester Starttermin Der späteste Starttermin einer Position beschreibt das letztmögliche Datum, bis zu dem sich der Status einer Position spätestens von Neu in In Bearbeitung ändern muss. Er kann beispielsweise verwendet werden, um die Reaktionszeit zu überwachen und eine weitere Aktion auszulösen, falls die Frist ohne eine Änderung des Status abläuft. Fälligkeitsdatum Aufgabensteuerung P U B L I C 2015 SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. 21

22 Das Fälligkeitsdatum einer Position beschreibt das letztmögliche Datum, bis zu dem eine Position abgeschlossen werden oder sich der Status der Position in Abgeschlossen oder Abgebrochen ändern muss. Ablaufdatum Das Ablaufdatum einer Position beschreibt das Datum, an dem Positionen automatisch storniert werden, da sie nicht länger gültig oder relevant sind. Es wird in erster Linie für Benachrichtigungen verwendet. Mögliche Reaktionen bei Fristablauf Wenn bei Fristablauf die zum Status gehörenden bestimmten Bedingungen nicht erfüllt werden, sind die folgenden Reaktionen möglich. Keine Die Aufgabe wird nicht geändert, wenn die erforderlichen Bedingungen nicht bis zum Fristablauf erfüllt wurden. Aufgabenpriorität erhöhen Die Priorität der Aufgabe wird um eine Stufe erhöht, wenn die erforderlichen Bedingungen nicht bis zum Fristablauf erfüllt wurden. Wenn die Standardpriorität einer Aufgabe Sehr hoch ist, kann diese Option nicht als Reaktion bei Fristablauf ausgewählt werden. Priorität auf die höchste Stufe setzen Die Priorität der Aufgabe wird auf die höchste Stufe gesetzt, wenn die erforderlichen Bedingungen nicht bis zum Fristablauf erfüllt wurden. Wenn die Standardpriorität einer Aufgabe bereits Sehr hoch ist, kann diese Option nicht als Reaktion bei Fristablauf ausgewählt werden. Eskalationsaufgabe wird angelegt Zusätzlich zur ursprünglichen Aufgabe wird eine Eskalationsaufgabe angelegt, wenn die erforderlichen Bedingungen nicht bis zum Fristablauf erfüllt wurden. Dies ist nur für Aufgabenarten möglich, für die eine Eskalation angelegt werden kann. Die Eskalationsaufgabe ist mit der ursprünglichen Aufgabe verknüpft. Während die ursprüngliche Aufgabe in der Zuständigkeit des aktuellen Benutzers bleibt, wird die Eskalationsaufgabe an einen Mitarbeiter mit mehr Erfahrung gesendet. Zusätzlich erhält die ursprüngliche Aufgabe den Eskalationsstatus Eskaliert. Eskalationsaufgabenarten werden entweder manuell vom Empfänger der Eskalation oder automatisch vom System geschlossen, sobald die ursprüngliche Aufgabe abgeschlossen ist. Weitere Informationen Aufgabensteuerung [Seite 14] 3.5 Konfiguration der Aufgabensteuerung Übersicht Konfiguration ist eine optionale Fine-Tuning-Aufgabe für Aufgabenarten, die konfiguriert werden können. Optionale Fine-Tuning-Aufgaben für die Aufgabensteuerung sind automatisch als Teil Ihres festgelegten Lösungsumfangs verfügbar. Diese optionalen Fine-Tuning-Aufgaben gelten für eine Gruppe zusammengehöriger Aufgabenarten, die einen Teil Ihrer dedizierten festgelegten Funktionalität bilden. Aufgabenarten werden mit Voreinstellungen geliefert. Es ist nicht möglich, zusätzliche Aufgabenarten anzulegen. Einige Aufgabenarten sind automatisch in Ihrem Lösungsumfang enthalten und können nicht geändert werden. Sie können allerdings die Attribute einiger Aufgabenarten der Aufgabensteuerung entsprechend Ihren bestimmten Anforderungen anpassen. Somit wird unterstützt, dass Benutzer die richtigen Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt SAP SE oder ein SAP-Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten. P U B L I C Aufgabensteuerung